Совершенствование системы документооборота в университете

Страницы:   1   2   3

---

Содержание

• Введение
• ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УНИВЕРСИТЕТЕ
• 1.1. Понятие и особенности классификации документооборота
• 1.2. Организация и осуществление делопроизводства в учреждении образования
• 1.3. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения
• ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГБОУ ВО РГАЗУ
• 2.1. Краткая характеристика деятельности ФГБОУ ВО РГАЗУ
• 2.2. Структура ФГБОУ ВО РГАЗУ. Анализ организационной структуры Отдела административной работы
• 2.3.Анализ документооборота в системе делопроизводства
• ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА
• 3.1. Предложения по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота
• 3.2. Безопасность жизнедеятельности
• Заключение
• Список литературы

 

Введение

Эффективность работы любой организации в большей степени зависит от рациональной организации документооборота в ней – правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

Высокий уровень профессионализма, умение оперативно проанализировать большой массив информации, сделать необходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах – обязательные требования к сотрудникам любой организации, любого предприятия, так или иначе причастных к составлению документа.

Объектом исследования выступает Отдел административной работы федерального государственного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный аграрный заочный университет».

Предметом исследования является система документооборота отдела административной работы, организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является анализ системы документооборота ОАР ФГБОУ ВО РГАЗУ и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;
• охарактеризовать объект исследования, показать организационную структуру как университета в целом, так и отдела отдельно;
• провести анализ системы документооборота, выявить проблемы документооборота;
• разработать на основе анализа существующей системы документооборота конкретные мероприятия по ее совершенствованию.

Цели и поставленные задачи исследования обусловили выбор структуры работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений к работе.

В первой главе подробно раскрыты теоретические основы построения системы документооборота. Во второй главе проводится анализ документационного обеспечения деятельности ФГБОУ ВО РГАЗУ. Третья глава раскрывает мероприятия по совершенствованию и рационализации делопроизводства.

При написании работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы периодические публикации в журналах. Так же для написания работы использовались действующие законодательные и нормативно-методические акты, новейшая литература. Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период преддипломной практики.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Понятие и особенности классификации документооборота

Термин «делопроизводство» вошел в оборот административных органов РФ еще во второй половине XVIII в., обозначив деятельность, связанную с принятием решений, или производством дел.

Делопроизводство, которое обеспечивает документирование и процесс организации работы с официальными документами, создание информационной базы документов на различного рода носителях определяется как отрасль административно-управленческой деятельности организации.

Документирование является важнейшей частью документационного обеспечения управления. Оно представляет собой определенный процесс фиксации информации на различных материальных носителях и ее оформление на основании установленных требований и норм.

В результате процесса документирования появляется «документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»[17]. В п. 3.3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, разработанного на основе международного стандарта, определение данного термина дано в следующем виде: «Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная или сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»[18].

Документ обеспечивает: закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Документ имеет внешние признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Обязательным элементом оформления документа, является реквизит, например подпись, текст, дата и др.

Документ выполняет ряд функций (рис. 1):

• информационную (документирование, хранение, предоставление информации);
• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
• управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняются исторические, научное и культурное наследие)[27].

 

Таким образом, документ объединяет функции, которые взаимосвязаны между собой, вместе с тем роль каждой из них различна. Это зависит от сферы деятельности, в которой он используется, от периода времени и т.д. К примеру в управленческих документах преобладает управленческая функция, но также эти документы выполняют и другие функции – информационную, коммуникативную, правовую, научно-историческую. Роль функций документа может меняться в то время, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и регулятивное значение утрачивается.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (управленческая, коммуникативная, политическая, правовая), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (культурная, информационная, научно-историческая).

Документ несет за собой юридическую силу, под которой понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, называют системой документации.

Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации (УСД). Для удобства использования документов их классифицируют. Взаимосвязь рассмотренных понятий можно предстать следующим образом (рис. 2).

 

В настоящее время созданы и функционируют 9 УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система внешнеторговой документации;
• унифицированная система первичной учетной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

Каждая из УСД входит отдельным разделом в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Документы, входящие в определенную УСД, имеют номер унифицированной формы, код формы по ОКУД и наименование вида документа.

Распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними, является классификацией документов (рис. 3).

 

Документы классифицируются по следующим группам:

• по способу документирования: рукописные, машинописные, электронные, графические, кинофотофонодокументы;
• по сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.
• по месту составления:

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации);

— внутренние (составляемые и используемые в самой организации).

• по категории доступа к информации, содержащейся в документах:

— на общедоступную информацию (открытые, несекретные документы);

— на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Это – документы, содержащие государственную тайну (грифы «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») и документы, содержащие конфиденциальную информацию (грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.);

• по происхождению: служебные, официальные, документы личного происхождения;
• по юридической значимости:

— оригиналы или подлинники (первые и единичные экземпляры);

— копии (не имеют юридической силы);

— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими юридическую силу);

— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

• по форме изложения:

— индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

— трафареты, когда часть документа заранее подготовлена, а другая часть заполняется при составлении;

— типовые, создание для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях;

• по срокам хранения:

— постоянного хранения;

— временного хранения (до 10 лет);

— долговременного хранения (свыше 10 лет).

Большую часть кадровых документов составляют организационно-распорядительные документы – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, предприятий, учреждений, их подразделений и должностных лиц[30].

1.2. Организация и осуществление делопроизводства в учреждениях образования

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения образования, как и любого другого учреждения, делится на три документопотока:

• исходящие (отправляемые) документы;
• входящие (поступающие) документы;
• внутренние документы.

Исходящие документы – это, те документы, которые учреждение образования направляет другим предприятиям, организациям и учреждениям. Примерами исходящих документов являются:

• документы, адресованные федеральным, территориальным, местным и ведомственным органам управления (например, доклады об исполнении поступивших ранее на предприятие распоряжений, приказов и т.п.);
• документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям (например, ответное письмо на обращение, запрос и т.п.);
• документы, адресованные партнерам организации в лице других предприятий, организаций и учреждений (например, деловые письма и т.п.);
• документы, адресованные прочим предприятиям, организациям и учреждениям (например, в порядке соглашения содержания того или иного документа (проекты планов, договоров и др.));
• документы, адресованные отдельным гражданам (например, ответное письмо на заявление, жалобу, просьбу и т.п.).

Входящие документы – это документы, которые поступают в учреждение из-за его пределов. Примеры входящих документов:

• документы органов законодательной, исполнительной и судебной власти (решения суда, постановления трудового арбитража и др.);
• документы федеральных, территориальных, местных и ведомственных органов управления, решения которых имеют для учреждения образования обязательную силу (приказы, распоряжения и др.);
• документы общественных организаций и представляющих их общественных деятелей (обращения, запросы и др.);
• документы прочих предприятий, организаций и учреждений (документы, требующие согласования и адресованные предприятию вместе с сопроводительным письмом, листом согласования и т.п.);
• документы отдельных граждан (заявления, жалобы, предложения и т.п.).

Внутренние документы – это документы, циркулирующие исключительно внутри учреждения образования (между его структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия. Примерами внутренних документов являются приказы (по основной деятельности и по кадрам), а также служебные записки, в том числе:

• докладные записки;
• пояснительные записки;
• записки о состоянии дел за период времени;
• информационные записки (меморандумы);
• аналитические записки;
• записки-расчеты;
• записки аdhос (подготовленные по конкретному поводу);
• записки-разрешения;
• записки-резюме;
• объяснительные записки.

При обработке и движении документов выделяют следующие этапы:

• приём и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

Приём производится уполномоченным работником отдела делопроизводства на основании документов, удостоверяющих его личность, и достоверности на право приёма (получения) корреспонденции, поступившей в почтовое отделение и адресованной предприятию.

После подсчета документы, адресованные учреждению образования, доставляются непосредственно на предприятие. Последующая первичная обработка входящих документов включает: проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности её адресования; вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей). Конверты от поступающих документов не уничтожаются. Документы с пометкой «Лично» при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов производится посредством распределения входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые, на подлежащие последующему рассмотрению руководителем учреждения образования или прочими должностными лицами.

Регистрация документов – важнейший этап работы с ними. Регистрация придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Регистрация несет три цели: учёт документа, контроль их исполнения и проведение справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Существует несколько систем регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном отделе (канцелярии) или одним работником (секретарем-референтом). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения образования и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система регистрации является наиболее эффективной.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Смешанная система предполагает регистрацию части документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях), другая часть документов регистрируется централизованно. Такая система функционирует в крупных организациях, ведомствах.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при перемещениях внутри предприятия.

Зарегистрированные входящие документы передаются по назначению в установленном порядке.

Рассмотрение входящих документов должностными лицами учреждения предполагает:

• изучение содержания документов;
• в необходимых случаях – уточнение обстоятельств, являющихся существенными для надлежащего исполнения документа;
• документирования порядка исполнения документа в резолюции;
• передачу рассмотренного документа в службу делопроизводства для последующей работы с ним.

Исполненные входящие документы подлежат возврату в места хранения, что предполагает прием исполненного документа и его помещение в дело в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования. Последующее хранение и работа с указанными документами производится в соответствии с общими правилами обращения с документами, состоящими на оперативном хранении.

Обработка и отправка исходящих документов, так же как и обработка входящих документов, проводится централизованно – секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты и номера; наличие заголовка; правильность адресования; наличие отметки об исполнителе; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полно комплекте, он возвращается исполнителю для доработки[25].

1.3. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения

Под законодательной базой документационного обеспечения управления (ДОУ) понимают совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных нормативно-правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, которые регулируют:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы ДОУ (функции, структура, штаты);
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами;
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами и др.

 

Из структуры законодательной базы ДОУ (рис. 4), можно сделать вывод, что вопросами документационного обеспечения управления регулируются:

• законами РФ;
• общественными классификаторами;
• государственными, национальными и отраслевыми стандартами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по ДОУ;
• инструкциями по ДОУ конкретной организации.

К законам Российской Федерации, регламентирующим трудовые отношения и работу с документами, относятся:

«Трудовой кодекс Российской Федерации». Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями (в ред. от 30.12.2015) – содержит нормы и права и требования к документам сферы трудовых правоотношений, определяя необходимые виды и их состав, сроки создания (например, трудовой договор, трудовая книжка и т.д.)[2].

«Уголовный кодекс Российской Федерации». Федеральный закон от 13.06.1996 №63-ФЗ (ред.  от 30.03.2016) устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией, если такие действия были совершены:

• предоставили права или освободили от ответственности;
• из корысти или другой личной заинтересованности;
• с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение;
• причинили ущерб или повлекли за собой тяжкие последствия и т.д.[3].

«Гражданский кодекс Российской Федерации». Федеральный закон. Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 31.01.2016); Часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015); Часть третья от 28.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 09.03.2016); Часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 28.11.) – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений. В практике трудовых отношений встречается не только заключение трудовых договоров работодателя и работника, но также гражданско-правовых договоров. Которые имеют разграничение по целому ряду оснований и регулируются нормами ГК РФ[4].

«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Федеральный закон от 30.12.2001 № 195-ФЗ (с изм. и доп., с изм., внесенными Федеральным законом от 05.04.2016).

Основные задачи Кодекса:

• защита личности;
• охрана прав и свобод человека и гражданина;
• охрана здоровья гражданина;
• защита общества и государства от административных правонарушений и их предупреждение со стороны юридических лиц (например, за поддержку документов, штампов, печатей или бланков, их использование или сбыт – ст. 13.23 КОАП РФ)[5].

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)регулирует отношения, возникающие при:

• осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• применение информационных технологий;
• обеспечение защиты информации[6].

«Об электронной подписи». Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ (ред. от 29.12.2015) –данный закон регулирует правовые условия использования ЭП в электронных документах, виды ЭП, работу удостоверяющих центров по созданию ключей ЭП, ключей проверки ЭП, сертификатов ключей проверки электронных подписей, средств ЭП, ведению реестра выданных и аннулированных сертификатов ключей и т.д. [7].

«Об архивном деле в Российской Федерации». Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016). Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства[8].

Некоторые виды документов утверждаются указами Президента РФ и постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, например:

— «Об утверждении положения о воинском учете». Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 №719 (в ред. от 15.10.2014), в разделе III которого регламентируется порядком осуществления воинского учета  организациях[9];

— «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609  (ред. от 01.07.2014) [10];

— «О трудовых книжках». Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013), утверждающее Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [11].

К нормативной документации по организации делопроизводства можно отнести инструкции и правила, устанавливающие требования к организации делопроизводства и документирования в министерствах и ведомствах, например:

— «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011). Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и на их основе федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Данные Правила, рассматривают также особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти[12].

На основании типовых инструкций (правил) разрабатываются отраслевые инструкции (правила) по делопроизводству однотипных организаций и инструкции (правила) конкретных организаций.

Как правило, инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

• общие положения;
• порядок составления и оформления служебных документов;
• порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
• контроль исполнения документов;
• порядок работы с внутренними документами;
• порядок работы с исходящими документами;
• составление номенклатуры дел, правила формирования дел, порядок обеспечения сохранности документов, проведение экспертизы ценности документов;
• порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, например:

«Об утверждении форм документов необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73 (ред. от 20.02.2014) [13].

Нормативная документация по организации архивного хранения документов базируется на нормах Федерального закона «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016). К таким документам относятся:

• «Основные правила работы архивов организаций», которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. (ред. от 16.02.2016) [8].

Нормативно-методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по делопроизводству составляются с учетом общегосударственных требований и базируются на перечисленных выше документах, но учитывают специфические особенности отрасли, сферы деятельности, форма собственности и др.

---

Страницы:   1   2   3