Совершенствование системы документооборота в университете. Часть 2.

Страницы:   1   2   3

---

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГБОУ ВО РГАЗУ

2.1. Краткая характеристика ФГБОУ ВО РГАЗУ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный аграрный заочный университет», создано как Всесоюзный сельскохозяйственный институт образования приказом Наркомзема СССР от 24 июня 1930 г. № 145 «О реорганизации ТСХА».

Университет является федеральной государственной образовательной организацией высшего образования.

Университет находится в ведении Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, на основании Положения о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. № 450, и распоряжения Правительства Российской Федерации от 22 июля 2006 г. № 1041-р.

Являясь юридическим лицом, Университет осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, другими нормативно-правовыми актами и Уставом.

Университет является федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего образования, имеет лицевые счета в валюте Российской Федерации для учета операций с субсидиями на возмещение нормативных затрат на выполнение государственного задания, а также со средствами от приносящей доход деятельности и средствами во временном распоряжении; счета для учета операций с субсидиями на иные цели и бюджетными инвестициями; счета для учета операций со средствами по исполнению публичных обязательств перед физическими лицами; иные лицевые счета, открытые в установленном порядке в территориальных органах Федерального казначейства.

Также Университет вправе иметь счета по учету средств в иностранной валюте, открытые в кредитных организациях, в соответствии с законодательством Российской Федерации, обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации со своим полным наименованием, штампы, бланки, собственную символику. Университет может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести ответственность, быть истцом и ответчиком в суде[19].

Основные цели деятельности Университета являются образовательная деятельность и научная деятельность.

Основными задачами Университета являются:

• подготовка высококвалифицированных кадров по основным направлениям общественно полезной деятельности, удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, углублении и расширении образования, научно-педагогической квалификации;
• создание условий для непрерывного образования посредством реализации основных образовательных программ и различных дополнительных образовательных программ, предоставления возможности одновременного освоения нескольких образовательных программ;
• организация деятельности обучающихся по овладению знаниями, умениями, навыками и компетенциями, приобретению опыта деятельности, развитию способностей, приобретению опыта применения знаний в повседневной жизни и формированию у обучающихся мотивации получения образования;
• интеграция образовательной и научной (научно-исследовательской) деятельности в высшем образовании с целью кадрового обеспечения научных исследований, повышения качества подготовки обучающихся по образовательным программам высшего образования, привлечения обучающихся к проведению научных исследований под руководством научно-педагогических работников, использования новых знаний и достижений науки и техники в образовательной деятельности;
• развитие науки и техники посредством научных исследований научно-педагогических работников и обучающихся, направленных на решение актуальных проблем, в том числе по проблемам образования;
• воспитание обучающихся, направленное на развитие личности, создание условий для их самоопределения и социализации на основе социокультурных, духовно-нравственных ценностей и принятых в обществе правил и норм поведения в интересах человека, семьи, общества и государства;
• воспитание у обучающихся чувства патриотизма, любви и уважения к народу, национальным традициям и духовному наследию России, бережного отношения к репутации Университета;
• формирование у обучающихся гражданской позиции, развитие ответственности, самостоятельности и творческой активности;
• подготовка, переподготовка и повышение квалификации специалистов, руководящих и научно-педагогических работников;
• сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества;
• распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и культурного уровня.

Университет осуществляет следующие основные виды деятельности:

• реализацию в соответствии с лицензией на право осуществления образовательной деятельности следующих образовательных программ:

а) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ бакалавриата);

б) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ специалитета);

в) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ магистратуры);

г) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ подготовки научных программ бакалавриата);

б) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ специалитета);

в) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ магистратуры);

г) основных профессиональных образовательных программ высшего образования (программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре);

д) основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования (программ подготовки специалистов среднего звена);

• подготовку научных кадров (в докторантуре);
• проведение прикладных научных исследований, выполнение экспериментальных научных разработок[19].

2.2. Структура ФГБОУ ВО РГАЗУ. Анализ организационной структуры Отдела административной работы

Университет самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, реорганизации, переименования и ликвидации филиалов.

В состав Университета входят филиалы, представительства, институты, в том числе научно-исследовательские, факультеты, кафедры, аспирантура и докторантура, учебные, научные, информационно-аналитические подразделения, структурные подразделения дополнительного профессионального образования, внеучебной и воспитательной работы, довузовской подготовки, учебные базы практик, научная библиотека, издательство, управления и иные структурные подразделения, осуществляющие образовательную, научную, научно-исследовательскую, методическую, редакционно-издательскую, финансово-экономическую, информационно-аналитическую, производственную и иную деятельность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и Уставом Университета [19].

В состав Университета также входят объекты производственной и социальной инфраструктуры, в том числе общежития, физкультурно-спортивные клубы, и другие структурные подразделения(рис.5).

 

Документационное обеспечение управленческой деятельности Университета, а также контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на отдел административной работы(рис. 6).

Организационно-штатная структура Отдела утверждается ректором Университета. Прием, увольнение или перевод (перемещение) работников Отдела, установление им должностных окладов и персональных надбавок в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием производиться на основании приказа ректора.

 

Основными задачами отдела административной работы являются:

• ведение делопроизводства в университете;
• организация административной работы;
• контроль за исполнением документов[21].

Отдел выполняет следующие виды функций:

• обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению;
• осуществление контроля сроков исполнения и правильность оформления документов;
• организация работы по регистрации и хранению документов;
• передача в соответствующие структурные подразделения университета документов, приказов и распоряжений ректора и т. п.;
• разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях университета и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив;
• разработка инструкций по делопроизводству в университете и их внедрение;
• разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства;
• участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания[21].

2.3. Анализ документооборота в системе делопроизводства

Документооборот является важной составляющей частью делопроизводства в Университете. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и использование документов.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентируется инструкцией по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования Российского государственного аграрного заочного университета [20].

Университет организует и ведет делопроизводство на основании Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 № 536, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Приказа Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. №38 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию»[20].

Документация, поступающая в университет при помощи факсимильной связи, по электронной почте, доставленная курьером, а также по почте через экспедицию, является входящей корреспонденцией. Входящая корреспонденция обрабатывается в отделе административной работы.

Документы, поступающие в университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и потом передаются исполнителям.

Корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется сотрудниками отдела административной работы (прил. 3,4).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с курьером, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения университета производится под расписку.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (прил.5).

На всех входящих документах на свободном от текста, нижнем поле первой страницы поступившего документа отдел административной работы ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.

Правительственная корреспонденция, телеграммы и другие срочные документы доставляются адресатам с экспедитором немедленно с указанием даты и времени получения[20].

Документы, адресованные ректору, проректорам университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в отделе административной работы, затем направляются ректору, проректорам или в структурное подразделение.

для исполнения передаются ксерокопии поступивших документов, а оригиналы документов остаются в отделе административной работы для хранения.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение ректору.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Факсограммы и электронная почта принимается в отделе административной работы, и регистрируются как входящая корреспонденция[20].

Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой связью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку, а также соответствующих списков.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

• для юридического лица — полное или краткое наименование, для гражданина — фамилия, имя, отчество;
• наименование улицы, номера дома, номера квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области;
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс [15].

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем, с помощью факсограмм и электронных писем – по телефаксу и электронной почте.

Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного их исполнения.

Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет отдел административной работы совместно с ответственными за делопроизводство в подразделениях университета.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва исполнителей.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в организацию или с даты подписания документа. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены нормативно — правовыми актами. Индивидуальные сроки устанавливаются ректором (проректором) при вынесении резолюции.

Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии – дата, названная в тексте документа. При отсутствии контрольной даты исполнение документа должно быть произведено в месячный срок, а документов с пометкой «Срочно» — в трехдневный срок.

Hа документах, поставленных на контроль, проставляется отметка «Контроль».

Контроль исполнения документов строится на основе регистрационных данных, вносимых в базу данных «Входящая корреспонденция».

Документ считается исполненным после выполнения поручений, запросов и подготовки документа-ответа.

Основанием для снятия документа с контроля являются:

• по документам, требующем письменного ответа, — письмо-ответ, оформленное в соответствии с установленными правилами и подписанное ректором (проректором) университета;
• по документам, не требующим письменного ответа, — справка руководителя подразделения о результатах решения вопроса.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или автором дан ответ по существу

Подготовка документов к передаче на хранение в архив университета включает работу сотрудников, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, при методической помощи архива университета.

В архиве университета составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной (порядковой) нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел структурных подразделений университета составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив университета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

В архив университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Передача дел в архив университета осуществляется при согласовании заведующим архивом с руководителями структурных подразделений.

Прием каждого дела производится сотрудником архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива университета и сотрудника, передавшего дела.

Вместе с делами в архив университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения является экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению или уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов отбираются дела для передачи в архив университета. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Запрещается уничтожать документы с истекшим сроком хранения без предварительного утвержденного акта[20].

Таким образом, основной цепочкой движения и обработки документов в Отделе административной работы  ФГБОУ ВО РГАЗУ состоит из следующих этапов:

• первичная обработка;
• предварительное рассмотрение; регистрация;
• передача на рассмотрение руководству;
• рассмотрение руководством;
• фиксация резолюции руководства;
• передача исполнителям;
• исполнение документа;
• рассмотрение и согласование документа;
• рассмотрение и утверждение документа руководством;
• оформление документа для отправки;
• отправка документа.

Первичная обработка документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес университета. На основании рассмотрения этапов документооборота методом наблюдения и участия в работе с документацией в ОАР ФГБОУ ВО РГАЗУ построим схему движения входящих документов(рис.7).

 

По рисунку 7 можно сделать вывод, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение движение документов проходит последовательно от руководителя к исполнителю.

 

Как видно по рисунку 8, движение исходящих документов идет от исполнения документа до отправки заявителю, движение документов проходит от исполнителя к руководителю. Также видно, что подготовка исходящих документов складывается из исполнения документа, его согласования, утверждения руководством, регистрации и отправки.

Из рисунка 9, можно сделать вывод: внутренний документопоток состоит из документов, создаваемых в самом университете и не выходящих за его пределы. Движение документов происходит от руководства через исполнителей обратно к руководству.

Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов, для этого следует отличать документооборот как движение от объема документооборота, который в свою очередь выражается общим количеством документов, поступивших в университет и создаваемых в нем за определенный промежуток времени.

 

Чтобы сделать анализ количественных характеристик документооборота в ОАР ФГБОУ ВО РГАЗУ рассмотрим документооборот за последние2 года (табл.1).

Таблица 1. Анализ документооборота ОАР ФГБОУ ВО РГАЗУ за 2014-2015 гг.

 

Как видно из таблицы 1, в 2015 году по сравнению с 2014 годом общее количество документов уменьшилось на 7%.

Таким образом, за период 2014-2015 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 10.

 

Сделав группировку документов ОАР можно наглядно рассмотреть и сделать вывод, какие из видов документов наиболее сильно загружают документооборот.

Так рисунка 10 видно, что более 30% объема документооборота приходится на внутренний документопоток. Это объясняется тем, что данный документопоток включается в себя не один вид документов (приказы по основной деятельности, по студентам, по личному составу и др.).

Сделаем сравнительный анализ объема входящего, исходящего и внутреннего документооборота за 2015 г (табл. 2.).

Таблица 2. Сравнительный анализ входящего, исходящего и внутреннего документооборота за 2015 г.

 

Сравнительный анализ входящего, исходящего и внутреннего документооборота показал определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа выявлено, что плотность документооборота меняется в пределах года. Как правило, это связано с отчетными периодами, предоставление информации по запросам министерств,с количеством запросов, обращений организаций в отношении студентов.

Так как существующая система работы с документами является «ручной», то при большом объеме поступающего документопотока, отдел иногда не справляется с работой и вызывает длительную задержку процесса передачи документов на рассмотрение. В связи с этим можно ввести электронную систему документооборота, которая позволит наиболее эффективно и быстро решать поставленные задачи.

---

Страницы:   1   2   3