Совершенствование системы документооборота в университете. Часть 3.

Страницы:   1   2   3

---

ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Предложения по рационализации делопроизводства и совершенствования документооборота

Совершенствование документооборота во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в университете.

Работа с документами  должна иметь отработанный документооборот, чтобы работа была более быстрой и эффективной.

Рациональная организация документопотока – это одно из основных условий правильного документооборота.

Все документы в университете проходят после регистрации через руководителя к исполнителю.

Как показал анализ документооборота университета, значительная часть документов приходиться на внутренний документопоток, т.к. в университете ручная система документооборота и недостаточно хорошо отлажена система контроля над исполнением и для более эффективной работы университета необходимо ввести электронную систему документооборота.

На рынке программного обеспечения имеется много программ для организации документооборота. Большинство дорогих продуктов громоздкие, содержат много ненужной информации. На их заполнение, уходит большая часть рабочего времени, что негативно сказывается на рабочем процессе.

Изучив рынок предложений в сети интернете и проанализировав несколько программных продуктов, пришли к выводу, что для организации документооборота в университете подойдет программа электронный документооборот МикроДок-3.

Ключевыми особенностями программы являются:

• интуитивно понятный интерфейс,
• простота установки и обслуживания,
• отсутствия ненужных функции,
• минимальные затраты на внедрение.

Исходя из данных официального сайта (http://www.miсrоdос.ru/) программа МикроДок позволит нам быстро, без особых затрат организовать и внедрить в университете электронный документооборот.

Электронный документооборот на предприятии MiсrоDос-3 даёт больше возможностей. При работе с программой, сможем создавать рабочую группу для обработки поступающей корреспонденции. При этом каждый исполнитель увидит документы, адресованные только для него. Удобные полномочия для пользователей, позволяют гибко настраивать уровень доступа для работы в программе. Также можно устанавливать связи между любыми зарегистрированными документами. Сетевая версия программы, разработана на MySql сервере и поддерживает до 4000 пользователей, данный сервер является бесплатным, поэтому значительно сокращаются затраты на покупку серверного программного обеспечения.

Для работы с программой, необходимо установка и настройка в сети.

Для первоначального входа в программу нужно выбрать:

• Пользователя: «Администратор-Контролер»
• Пароль: 156357

В дальнейшем можем удалить или изменить всех пользователей.

Для начала работы с программой необходимо настроить необходимые справочники и раздать полномочия вашим пользователям.

В программе МикроДок-3 предусмотрена работа с «входящими», «исходящими», «внутренними» документами, в ней можно наладить учет и контроль за обработкой любых документов в университете.

Работа с документами подразумевает три этапа их обработки:

1. Регистрация.
2. Передача на исполнение сотрудникам.
3. Проверка исполнения и снятие с контроля.

Для организации работы в программе имеются три вкладки каждая для своего типа документов. В них по порядку регистрации сортируются и отмечаются индикаторами зарегистрированные документы.

Цветовыми обозначениями на главной форме являются:

1. Синийтекст документа — Документ зарегистрирован и находится на контроле.
2. Зеленыйтекст документа — Документ снят с контроля.
3. Красныйтекст документа — У документа истёк срок исполнения.
4. Серый текст документа – Документ отправлен корреспонденту и ждет ответа, или у документа продлён срок исполнения.

 

Пользователи в системе МикроДок-3 делятся на 4 типа.

Регистратор – может регистрировать устанавливать сроки исполнения, имеет возможность удаления документов, может добавлять новых исполнителей. Не может снимать с контроля документы

Исполнитель – может работать с документами, в которых он является исполнителем, имеет возможность добавлять свои вложения и оставлять комментарии под ними. Не может удалять или изменять карточки документов, а также файлы вложений, добавленные другими пользователями. Должен иметь ограничения и видеть только свои документы.

Контроллер – имеет неограниченные полномочия, не имеет право добавлять новых пользователей и менять настройки программы.

Администратор – имеет доступ к настройкам программы, редактирует справочник сотрудников и справочник дел.

 

Все полномочия наслаиваются, так например, для неограниченных прав должны быть установлены переключатели из всех типов.

Для удобства настройки полномочий используется «Быстрый выбор настроек» в справочнике пользователей.

Все документы, подлежащие регистрации приписываются к своему делу. Дело можно представить, как физическую папку, куда будут подшиваться документы для хранения после их обработки. В каждом деле есть поле «Нумератор» в нём определяется порядковый номер, с которого идёт нумерация в данном деле. Во «входящих» и «исходящих», в каждом типе должно быть только одно дело нумератор. Для внутренних можно создавать несколько дел и по каждому будет идти своя нумерация. Рекомендуется не создавать дела с длинным «номером дела», так как впоследствии будет неудобно работать с длинным индексом документа. Индекс документа формируется из номера дела и порядкового номера регистрации. Порядок состава индекса можно изменить в «настройках» — «индексы и файлы».

При наступлении нового календарного года менять нумерацию или номер дела ненужно.

При имеющихся компьютерных ресурсах в университете предлагаю протестировать программу электронного документооборота МикроДок-3, пробная версия программы устанавливается бесплатно. При положительных результатах тестирования и освоения программы можно приобрести программу у официального поставщика, ориентировочная стоимость составит 150000 рублей, дальнейшее обслуживание и обновления бесплатны.

Таким образом, использование такой программы в университете позволит оптимизировать и упростить работу отдела административной работы, повысить эффективность работы, улучшить и систематизировать работу с документами, сэкономить время прохождения документов и затраты на бумагу.

3.2. Безопасность жизнедеятельности

Сегодня компьютеры используются в самых различных областях деятельности человека. Во многих профессиях они являются либо объектом труда, либо основным орудием труда, рабочим инструментом.

К сожалению, многочисленные пользователи персональных компьютеров часто забывают, а порой и просто не знают о том, что компьютеры вместе с пользой и удовольствием несут в себе и ряд факторов, отрицательно складывающихся на здоровье человека.

Больше всего подвержены компьютерной опасности зрительная система и опорно-двигательный аппарат, но также страдает эмоциональное состояние и гормональный фон.

Вследствие того что человек долго концентрирует свой взгляд на экране монитора, происходит переутомление глаз. И после длительного пользования ПК зрение начинает ухудшаться.

Сидя за компьютером, люди постепенно переходят на малоподвижный образ жизни и, как следствие, получают ожирение, одышку, искривление позвоночника и осанки.

Пагубным оказывается также и влияние электромагнитных волн, которые испускаются ПК. Из-за их длительного воздействия могут начаться головные боли, упадок сил и настроения, переутомления. А такие нагрузки могут привести даже к депрессии.

Из вышесказанного следует, что при работе с компьютером стоит минимизировать вред компьютера при правильном режиме работы.

Во-первых, следует правильно организовать свое рабочее место. Существуют санитарные требования и нормы, касающиеся условий труда, обязательные для выполнения в офисах.

Например, в офисном помещении должно быть как естественное, так и искусственное освещение.

В офисе обязательно должна иметься вентиляция либо кондиционер, а лучше то, и другое.

Если центральное отопление отсутствует, офисное помещение должно быть оснащено обогревателями соответствующего типа.

Влажная уборка в офисе должна проводиться ежедневно.

По правилам, площадь рабочего места должна быть не менее 6м².

Рабочий стол должен быть достаточно большим — так, чтобы на нем можно было установить монитор на достаточном расстоянии от глаз, для клавиатуры и мыши тоже должно быть достаточно места — рабочая рука должна иметь опору.

Офисный стул должен быть эргономичным, позволяющим телу занять правильное положение.

Он должен регулироваться по высоте, угол наклона сиденья и спинки также должен регулироваться.

У человека, сидящего на стуле, ноги обязательно должны касаться пола, желательно, чтобы бедра находились чуть выше колен, можно 27-29″пользоваться подставкой для ног.

Локти должны быть параллельны поверхности стола, монитор должен находиться на расстоянии не менее 30 см от глаз (рис.11).

 

Во-вторых, нужно постоянно контролировать осанку и положение тела во время работы за компьютером.

При правильном положении тела мышцы не подвергаются перегрузкам.

Нельзя сутулиться, горбиться, вытягивать шею.

При этом страдает позвоночник и, как следствие, развивается остеохондроз, возникает головная боль.

В-третьих, работу нужно обязательно чередовать с отдыхом.

Практически неподвижное сидение в течение всего дня, даже если это в правильной позе, все равно очень утомительно.

Нужны хотя бы 10-ти минутные перерывы после каждого часа работы.

Рекомендуется выполнять, несколько упражнений и специальную зарядку для глаз.

В-четвертых, нужно правильно составлять меню с учетом особенностей офисной работы.

Не злоупотреблять слишком калорийными продуктами просто нигде

будет израсходовать эти калории в течение рабочего дня.

Не отказываться полностью от сладкого при умственной работе мозг требует глюкозы.

Стоит отдавать предпочтение овощам и фруктам, легкоусвояемым белкам.

Кроме того, следует следить за чистотой своего рабочего места.

Не допускать скопления пыли на столе, мониторе.

Регулярно проветривать помещение, в котором работают — недостаток кислорода в воздухе вызывает сонливость, мозг работает в замедленном темпе.

 

Заключение

В заключении подведем итоги работы. Дипломный проект был посвящен анализу системы документооборота ОАР ФГБОУ ВО РГАЗУ и рационализации делопроизводства и совершенствования документооборота.

РГАЗУ имеет статус образовательного учреждения и является Федеральным государственным образовательной организацией высшего образования. Университет является юридическим лицом и осуществляет образовательную и научную деятельность.

Деятельностью университета руководит  ректор, ООН избирается на должность Конференцией Университета с последующим утверждением Учредителем Университета, т.е. Министерством сельского хозяйства Российской Федерации.

Университет самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, реорганизации, переименования и ликвидации филиалов и состоит из линейных подразделений (например: первый проректор по учебной работе, учебно-организационное управление, издательство)

Документационное обеспечение управленческой деятельности Университета, а также контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на отдел административной работы.

Основными задачами отдела административной работы являются:

• ведение делопроизводства в университете;
• организация административной работы;
• контроль за исполнением документов.

Отдел выполняет следующие виды функций:

• обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению;
• осуществление контроля сроков исполнения и правильность оформления документов;
• организация работы по регистрации и хранению документов;
• передача в соответствующие структурные подразделения университета документов, приказов и распоряжений ректора и т. п.;
• разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях университета и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив;
• разработка инструкций по делопроизводству в университете и их внедрение;
• разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства;
• участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания

Структурная организация Университета определяет тип его делопроизводства. В данном случае, используется централизованная форма докумнтооборота, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает отдел административной работы, в частности, начальник отдела.

Документы, поступающие в университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и потом передаются исполнителям.

Документы, поступающие в университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и потом передаются исполнителям.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню.

В университете в настоящее период используется ручная форма контроля документооборота. Контроль исполнения документов Университета, в том числе состав форм контроля и анализ исполнения определяется «Инструкцией по делопроизводству ФГБОУ ВО РГАЗУ»

В качестве предложений по совершенствованию документооборота и рационализации делопроизводства в РГАЗУ предложена система электронного документооборота «МикроДок-3» как основа электронного документооборота Университета.

Внедрение системы электронного документооборота позволит оптимизировать и упростить работу отдела административной работы, повысить эффективность работы, улучшить и систематизировать работу с документами, сэкономить время прохождения документов и затраты на бумагу.

 

Список литературы

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерацииот 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ,от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ): Режим электронного доступа — httр://www.соnsultаnt.ru./
2. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 30.03.2016): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
4. Гражданский кодекс Российской Федерации. Федеральный закон. Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 31.01.2016); Часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015); Часть третья от 28.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 09.03.2016); Часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 28.11.): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (с изм. и доп., с изм., внесенными Федеральным законом от 04.2016): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
7. Федеральный закон «Об электронной подписи»от 06.04.2011 №63-ФЗ (ред. от 29.12.2015): Режим электронного доступа: httр://www.соnsultаnt.ru./
8. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
9. Постановление Правительства РФ«Об утверждении положения о воинском учете» от 27.11.2006 №719 (в ред. от 15.10.2014): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
10. «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609  (ред. от 01.07.2014): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
11. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (ред. от 03.2013): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
12. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
13. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении форм документов необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» от 24.10.2002 № 73 (ред. от 20.02.2014): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
14. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016): Режим электронного доступа- httр://www.соnsultаnt.ru./
15. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке
16. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»: Режим электронного доступа — httр://www.соnsultаnt.ru./
17. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28): Режим электронного доступа- httр://bаsе.gаrаnt.ru
18. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст): Режим электронного доступа:- httр://bаsе.gаrаnt.ru
19. Устав федерального государственного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный аграрный заочный университет» Утвержден приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 22.05.2015 № 59-у.
20. Инструкция по делопроизводству федерального государственного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный аграрный заочный университет» утверждена ректором ФГБОУ ВО РГАЗУ В.А. Дубовиком приказ от 04.06.2015 г. №91.
21. Положение об Отделе административной работы, утвержденное ректором ФГБОУ ВО РГАЗУ В.А. Дубовиком от 07.07.2015 г.

Литературные источники

1. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб.пособие для вузов по направлению 037700 «Документоведение и архивоведение» и спец. 032001 «Документоведение и документ. обеспечение упр.» / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. 15 11Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : ИНФРА-М, 2013. – 304 с
2. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск.гос. ун-т, 2014. – 71 с.
3. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие/ О.П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2013 – 84 с.
4. Кравченя Э.М. Делопроизводство в учреждениях образования (с использованием информационных технологий): учеб.пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего педагогического образования/ Э.М. Кравченя, Т.А. Цесарская. – Мн.: Тетра системс, 2006 – 112 с.
5. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Справочное пособие для вузов / И. Н. Кузнецов. — Ростов н/Д: Феникс, 2014. — 396 с.
6. Ларионова Т.М., Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина. – М.: ФОРУМ, 2012. – 416 с.;
7. Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. 3-е изд., перераб. и доп. – М.: «Проспект» ,2016 — 416 с.
8. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., Стереотип. – М.: МГИУ, 2008. 83 с.;
9. Пшенко А.В. Документоведение. Учебник и практикум для академического бакалавриата [Электронная книга] – М.: «Издательский центр ЮРАЙТ-Восток», 2015. -416 с.
10. Рогожин М.Ю. делопроизводство. Курс лекций: учеб.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспекс, 2010. – 240 с.;
11. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря [Электронный ресурс]: учебное пособие / Е. П. Смирнова, Ю. А. Петрова. – Саратов: Корпорация «Диполь», 2012. – 165 с. – Режим доступа: httр://www.iрrbооkshор.ru/

---

Страницы:   1   2   3