1.5. Документальное оформление движения основных фондов
Для того чтобы эффективно управлять основными фондами необходимо изучить: как на предприятии происходит документальное оформление поступления внутреннее перемещение и выбытие основных фондов. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.
Операциями по поступлению основных средств являются:
- ввод в действие в результате осуществления капитальных вложений,
- возмездное поступление основных средств,
- аренда,
- лизинг,
- оприходование неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации,
- внутреннее перемещение.
Причинами выбытия основных средств из предприятия могут быть:
- продажа;
- прекращение использования вследствие морального или физического износа;
- ликвидация при аварии, стихийном бедствии и иной чрезвычайной ситуации;
- передача в счет вклада в уставный (складочный) капитал другой организации;
- передача по договору мены, дарения;
- внесение в счет вклада по договору о совместной деятельности;
- выявление недостачи или порчи активов при их инвентаризации;
- частичная ликвидация при выполнении работ по реконструкции;
- передача на условиях (обмена) бартера;
- безвозмездная передача;
- сдача в аренду;
- в иных случаях
Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладную) приемки-передачи основных средств (ф.№ ОС-1 – для всех основных средств, кроме зданий, ф.№ ОС-1а — на здания) на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.
В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения.
После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).
На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия. Акт утверждает руководитель организации.
При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации, сдающей, и организации, принимающей основные средства).
Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.
Передачу оборудования монтажным организациям оформляют актом приемки-передачи оборудования в монтаж с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах. Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации и материально ответственное лицо, принявшее переданное оборудование на хранение.
На дефекты, выявленные в процессе ревизий, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В нем указывают по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации -исполнителя.
Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией (стоимость выполненных работ — по договору и фактическую). Акт подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представитель цеха (предприятия), производящего реконструкцию и модернизацию, после чего акт сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).
Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют актам (накладной) приемки-передачи основных средств. Акт-накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.
Операции по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа — актом на списание автотранспортных средств. Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия.
В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей , полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.
На основании акта, утвержденного руководителем организации, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в инвентарной книге дату выбытия объекта и номер акта.
Также акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома.
Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения. Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств. Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки (ф.№ОС-6).На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.
На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.
Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно -хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями. Предприятиям, имеющим небольшое количество основных средств, разрешается вести их пообъектный учет в инвентарной книге (ф. № ОС-6б).
Инвентарные карточки и инвентарные книги заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.
По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) — дату и номер документа, и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах, и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.
В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.
Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.
Глава 2. Основные подходы к анализу основных фондов для эффективного их использования и управления
2.1. Информационное обеспечение при управлении основными фондами предприятия
Формирование рынка поставило хозяйствующие субъекты в жесткие экономические условия, которые объективно обусловливают проведение ими сбалансированной политики по поддержанию и укреплению финансового состояния его платежеспособности и финансовой устойчивости. В условиях формирования рыночных отношении и обострения конкурентной борьбы побеждают те товаропроизводители, которые могут эффективно использовать все виды имеющихся ресурсов.
Финансовое состояние хозяйствующих субъектов определяется эффективностью использования всех элементов процесса труда: средств труда, предметов труда и самого труда. Эффективность применения находит отражение в уровне затрат на 1 рубль товарной продукции, а следовательно, и в уровне рентабельности производства, что определяет финансовую устойчивость хозяйствующего субъекта.
Состояние производственного потенциала — важнейший фактор эффективности основной деятельности хозяйствующих субъектов, а следовательно, и финансовой устойчивости. Формирование рыночных отношений, условия перехода к рынку побуждают трудовые коллективы к постоянному поиску резервов повышения эффективности использования всех факторов производства. Выявить и практически использовать эти резервы можно только на основе аналитических исследований.
Чтобы провести эффективный анализ необходимо использовать большое количество различной информации. Полнота и достоверность результатов анализа основных фондов зависят от качества, содержания экономической информации, используемой в анализе. Возможности анализа основных средств на предприятиях ограничены низким уровнем организации оперативно-технического учета времени и простоев оборудования, их производительности и степени загрузки, отсутствием аналитических, финансовых результатов по операциям с объектами основных фондов.
В качестве источников данных для анализа основных фондов используются данные бухгалтерской и статистической отчетности, формы отчетности №1,5 годовой и квартальной бухгалтерской отчетности. К источникам анализа относятся форма № 1-11 «Отчет предприятия по продукции», форма № II «Отчет о наличии и движении основных фондов и других нематериальных активов», форма № П-ф «Отчет о наличии и движении основных средств» (для предприятий всех отраслей народного хозяйства, кроме промышленности и строительства), форма БМ «Баланс производственной мощности», форма № 7 «Отчет о запасах неустановленного оборудования, находящегося на складах, в капитальном строительстве», форма № НО-1 «Бланк переписи неустановленного, излишнего оборудования»,, форма № 1 — переоценка, форма № 2-КС «Отчет о выполнении плана ввода в действие объектов основных фондов и использовании капитальных вложений», инвентарные карточки и другие источники информации.
И так подведем итог, анализ и управление основными фондами необходимо проводить по нескольким направлениям, разработка которых в комплексе позволяет дать оценку структуры, динамики и эффективности использования основных фондов. Полнота и достоверность результатов анализа основных средств зависят от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с объектами основных средств, полноты заполнения учетных документов, точности отнесения объектов к учетным классификационным группам, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.
Таблица 1. Основные направления анализа основных средств
| Основные направления анализа | Задачи анализа | Виды анализа |
| Анализ структуры и динамики ОС | Определение характера и размера влияния стоимости ОС на финансовое положение и структуру баланса | Финансовый анализ |
| Анализ эффективности использования ОС | Анализ движения ОС
Анализ показателей эффективности использования ОС Анализ использования времени работы оборудования |
Управленческий анализ |
| Анализ эффективности затрат по содержанию и эксплуатации оборудования | Анализ затрат на капитальный ремонт
Анализ затрат по текущему ремонту Анализ взаимосвязей объема производства, прибыли и затрат по эксплуатации оборудования |
Управленческий учет |
Выбор направлений анализа и реальных аналитических задач определяется потребностями управления, что составляет основу финансового и управленческого анализа основными средствами.
2.2. Анализ обеспеченности предприятия основными фондами
Управление основными фондами в первую очередь подразумевает проведение анализа обеспеченности хозяйствующих субъектов основными фондами необходимо изучить, достаточно ли у предприятия основных фондов, каковы их наличие, состав, динамика структура, качественное состояние, уровень производства и его организации.
По своему функциональному назначению основные фонды промышленных предприятии подразделяются на три группы: промышленно-производственные основные фонды, производственные основные фонды других отраслей, непроизводственные основные фонды. Наибольший удельный вес в составе основных фондов приходится на промышленно-производственные основные фонды, которые непосредственно связаны с производством продукции.
При определении наличия фондов необходимо учитывать ввод и выбытие основных фондов по их группам.
Анализ основных фондов начинается с определения абсолютной величины стоимости основных фондов на начало и конец периода. Изменения размера основных фондов определяются сопоставлением наличия их на конец года с наличием на начало года, с отчетными данными предыдущих лет.
Наряду с промышленно-производственными основными фондами в составе фондов хозяйствующего субъекта имеются непроизводственные основные фонды. Это свидетельствует о том, что на балансе предприятия имеются объекты социально-культурного и бытового назначения, которые содержатся за счет доходов хозяйствующего субъекта, что является положительным моментом, так как подтверждает достаточную доходную базу.
Повышение удельного веса активной части основных фондов является свидетельством технической оснащенности, увеличения производственной мощности хозяйствующего субъекта, способствует возрастанию фондоотдачи. Однако роль пассивной части основных фондов нельзя умалять, так как отсутствие нормальных условий труда приводит к болезням, травматизму, текучести кадров, снижению производительности, увеличению затрат и снижению прибыли и платежеспособности.
Наличие непроизводственных основных фондов является свидетельством расширения сферы услуг, оказываемых работникам предприятия, что способствует улучшению их благосостояния и влияет на повышение эффективности производства.
Для определения изменений, наблюдаемых в составе основных фондов, необходимо проанализировать структуру основных фондов, для этого надо определить удельный вес каждого вида основных производственных фондов на начало и конец периода (года). Определить отклонение абсолютное и по удельному весу. Анализ конкретных причин изменения состава промышленно-производственных основных фондов требует углубленного анализа. Целесообразно использовать не только регистры синтетического учета по основным фондам, но и аналитического учета, а также оперативно-технического учета.
Изменение величины основных фондов определяется величиной их поступления и выбытия.
Прирост основных производственных фондов в стоимостном выражении может происходит за счет:
- ввода в эксплуатацию новых объектов основных фондов;
- приобретения бывших в эксплуатации основных фондов;
- безвозмездного поступления основных фондов от юридических и физических лиц;
- аренды;
- переоценки.
Уменьшение стоимости основных производственных фондов может происходить в результате:
- выбытия вследствие ветхости и износа;
продажи; - безвозмездной передачи на баланс других предприятий;
- переоценки;
- передачи основных фондов в долгосрочную аренду.
Анализ обеспеченности, объема, структуры и движения является исходной информацией для анализа технического состояния, фондоотдачи, производственной мощности и изменения объема выпуска продукции. В заключение составляется баланс основных фондов. Балансы основных фондов показывают динамику за год. Они строятся либо по балансовой стоимости, либо по их остаточной стоимости. Баланс основных фондов, составляемый по балансовой стоимости, является исходным для составления баланса в постоянных среднегодовых и других ценах.
Баланс основных фондов, определяемый по остаточной стоимости, составляется за вычетом износа за год. Также в балансе основные фонды на начало года показываются по восстановительной стоимости за вычетом износа по данным переоценки; ввод в действие новых основных фондов по — полной первоначальной стоимости; стоимость купленных и проданных основных фондов — по рыночной стоимости основных фондов, которая может быть больше или меньше или равна восстановительной стоимости основных фондов за вычетом износа; основные фонды, полученные от других предприятий и организаций, и фонды, переданные безвозмездно другим организациям, предприятиям, — по остаточной стоимости; фонды списываются из-за ветхости и износа по ликвидационной стоимости.
На основе данных балансов, как по балансовой, так и по остаточной стоимости за вычетом износа, можно рассчитать и проанализировать ряд показателей, характеризующих качественное состояние и воспроизводство основных фондов.
2.3. Анализ технического состояния основных фондов
Также при управлении основными фондами необходимо знать каково реальное техническое состояние основных фондов. Для этого проводится анализ движения и технического состояния основных средств. Данные для анализа берутся из Формы № 5. При анализе технического состояния рассчитываются следующие показатели: коэффициент обновления, коэффициент прироста, коэффициент выбытия, коэффициент износа, коэффициент годности, коэффициент автоматизации.
Анализ качественного (технического) состояния основных фондов начинают с определения уровня их физического износа. Физический износ основных фондов неизбежен. Однако размер его можно сократить, сберегая основные фонды, проводя профилактические осмотры и ремонт, рационально используя основные средства.
Уровень физического износа определяется через коэффициент износа (Ки) по формуле:
Ки = Сумма износа / Первоначальная стоимость ОФ
С показателем, характеризующим степень износа, тесно связан показатель годности (Кг,):
Кг = Остаточная стоимость ОФ / Первоначальная стоимость ОФ , или Кг = 1 — Ки
Чем выше коэффициент (процент) износа, тем хуже качественное состояние основных фондов, а следовательно, ниже коэффициент годности, характеризующий удельный вес неизношенной части основных фондов в общей стоимости основных фондов.
Анализ осуществляется в определенной последовательности:
- Выявляются коэффициенты износа и соответственно годности на начало и конец отчетного периода, а также за предыдущий год.
- Определяется изменение этих показателей соответственно по периодам.
- Дается оценка изменения показателей по периодам.
- Выявляются причины изменения данных показателей.
Сопоставление показателей позволяет проследить изменения уровня изношенности (соответственно и годности) основных фондов за анализируемый период.
Возрастание коэффициента износа (соответственно снижение коэффициента годности) может быть обусловлено:
- использованием метода начисления износа;
- приобретением или получением от других хозяйствующих субъектов основных фондов с уровнем износа больше, чем в среднем по предприятию;
- низкими темпами обновления основных фондов;
- невыполнением задания по вводу в действие основных фондов и модернизации.
На практике коэффициент износа не отражает фактической изношенности основных фондов, а коэффициент годности не дает точной оценки их текущей стоимости. Это происходит по ряду причин:
- На сумму износа основных фондов большое влияние оказывает принятый на предприятии метод начисления износа.
- Стоимостная оценка основных фондов зависит от состояния конъюнктуры спроса, а следовательно, может отличаться от оценки, полученной при помощи коэффициента годности,
- На законсервированное оборудование начисляется амортизация на полное восстановление, однако физически эти основные фонды не снашиваются, а общая сумма износа увеличивается.
Одним из обобщающих показателей, характеризующих техническое состояние основных фондов, является коэффициент обновления. Он отражает интенсивность обновления основных фондов (Кобн) и рассчитывается по следующей формуле:
Кобн = Стоимость поступивших основных фондов / Стоимость обновления фондов на конец года
Коэффициент обновления рассчитывается по всем основным фондам и по активной части основных фондов (по периодам). Полученные показатели сравниваются, что позволяет выяснить, за счет какой части основных фондов в большей части происходит обновление. Если коэффициент обновления по активной части выше, чем в целом по основным фондам, то обновление на предприятии осуществляется за счет активной части, которая определяет выпуск и качество продукции, что является положительным моментом, а следовательно, влияет на величину фондоотдачи. Обновление основных фондов может происходить как за счет приобретения новых, так и за счет модернизации имеющихся, что более предпочтительно, так как сохраняется овеществленный труд в конструктивных элементах и узлах, не подлежащих замене.
Коэффициент выбытия (Квыб):
Квыб = Стоимость выбывших основных средств / Стоимость основных средств на начало года
Коэффициент выбытия характеризует степень интенсивности выбытии основных фондов из производства и определяется в целом по всем основным фондам, активной части и отдельным видам по периодам. Определяется изменение данного показателя за анализируемый период, выясняются причины выбытия, за счет какой части оно происходит. При прочих равных условиях высокий коэффициент выбытия по активной части по сравнению со всеми основными фондами свидетельствует об отрицательном влиянии на фондоотдачу.
Коэффициент прироста
Кпр = Сумма прироста основных средств / Стоимость основных средств на начало периода
Коэффициенты обновления, выбытия и прироста следует рассматривать взаимосвязано. Показатели рассчитываются по периодам, определяются изменения, дается оценка изменения состава и технического состояния основных средств.
Кроме того. При анализе состояния основных фондов необходимо понимать, что хозяйственные операции с основными средствами многопланово и разносторонне влияют на финансовые результаты деятельности предприятия. Рассмотрю это подробнее в таблице 2.
Таблица 2.
| Содержание хозяйственной операции | Влияние на имущественное состояние и финансовые результаты деятельности предприятия |
| Поступление основных средств | |
| Получено безвозмездно от физических лиц | Увеличивается размер собственного капитала предприятия за счет роста фонда специального назначения (за вычетом расходов по доставке). Это ведет к росту устойчивости финансового положения. С другой стороны, это ведет к повышению удельного веса амортизационных отчислений и расходов на ремонт в себестоимости продукции, что при низкой фондоотдаче безвозмездно полученных основных средств может привести к уменьшению прибыли и рентабельности. |
| Получено безвозмездно от юридических лиц | Увеличиваются внереализационные доходы предприятия на величину первоначальной или остаточной стоимости объектов. Одновременно на сумму износа увеличиваются внереализационные расходы(убытки). На сумму расходов по доставке уменьшаются спецфонды, либо чистая прибыль, либо нераспределенная прибыль прошлых лет. В целом на сумму поступивших основных средств (за вычетом расходов по доставке) увеличивается балансовая прибыль. |
| Приобретение основных средств за плату | Увеличиваются внеоборотные активы предприятия, изменяется структура капитала предприятия. В целом замедляется оборот капитала, сокращаются размеры наиболее ликвидных активов ухудшается платежеспособность. На величину расходов по доставке и монтажу объектов уменьшается чистая прибыль или фонд накопления. Оборотные средства увеличиваются на сумму уплаченного НДС (списываются на уменьшение задолженности бюджету по НДС на реализованную продукцию в течении 6 месяцев). По приобретенным транспортным средствам, помимо НДС, уплачивается налог на приобретение транспортных средств. Издержки производства увеличиваются на сумму налога с владельцев транспортных средств. |
| Долгосрочная аренда основных средств | Увеличивается сумма внеоборотных активов и сумма задолженности арендодателям. Периодически уменьшается денежная наличность на сумму арендной платы и % за аренду. На сумму % уменьшается чистая прибыль или фонд накопления. |
| Текущая аренда основных средств | Издержки арендатора увеличиваются на сумму арендной платы, а также на сумму расходов по капитальному ремонту (если это оговорено условиями договора аренды). |
| Выбытие основных средств | |
| Безвозмездная передача основных средств | На величину потерь от безвозмездной передачи основных средств (их остаточная стоимость плюс расходы по выбытию, плюс НДС) уменьшается чистая прибыль или фонд накопления, или нераспределенная прибыль прошлых лет. Уменьшается сумма основных средств. |
| Внесение вклада в уставный капитал дочернего предприятия | Вклад по цене соглашения выше остаточной ведет к росту внереализационных доходов предприятия. В противном случае убытки относят на уменьшение чистой прибыли или фонда накопления. |
| Продажа основных средств | Формируется финансовый результат (прибыль, убыток) от прочей реализации, который увеличивает (уменьшает) балансовую прибыль предприятия. Уменьшается размер основных средств, повышается ликвидность баланса, ускоряется оборот всего капитала, Оптимальным вариантом продаж для налогообложения прибыли являются реализация основных средств по рыночной стоимости. Но оценка данной операции должна в первую очередь производится с точки зрения производственной потребности предприятия в реализуемых объектах основных средств, возможности их замещения более производительными. |
| Ликвидация основных средств | Финансовый результат выявляется по каждому ликвидируемому объекту. Собственные источники предприятия уменьшаются на сумму недовнесенного в бюджет НДС и на сумму недоамортизации ликвидируемого объекта. |
Эффективность использования основных фондов характеризуется показателем амортизационноемкости, т.е. доли амортизации в стоимости продукции. С ростом и совершенствованием техники сумма ежегодной амортизации возрастает, увеличивается доля себестоимости продукции, но поскольку увеличивается и выпуск продукции, изготовленной на более производительном оборудовании, то сумма амортизации в стоимости единицы изделия обычно уменьшается. Экономия на амортизации особенно ощутима при перевыполнении планов выпуска продукции при постоянной величине основных производственных фондов. В условиях НТП доля амортизации растет и себестоимости. Однако величина амортизации снижается за счет других элементов затрат.