Государственное делопроизводство

1.Роль документов в деятельности людей, управленческих структур, государства. Функции документов. Краткая характеристика направлений деятельности по документационному обеспечению управления организации

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую различную информацию о протекающих процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать.

Именно общество определяет так формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа. Соблюдение правил поощряется, а нарушение наказывается.

Функции документов:

1. Культурная функция– является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий марально-нравственный, языковой, научно-технически уровень состояния общества..
2. Социальная функция.К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д.
3. Информационная функция.Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передовать информацию.
4. Коммуникативная функция. Данная функция предназначена не только для решения передачи информации внутри социального пространства, но также способствует организации упорядочения и поддержания информационных связей в обществе
5. Функция сохранения информации. Данная функция так же носит важный харрактер, ведь не случайно, сохранением разного рода информации занимает колосальное колличество организаций и учереждений – музеи, архивы, информационные центры…
6. Функции исторического источника. В данном случае хранение информации не является самоцелью. 7.Управленческая функция. Основная часть документов создается в сфере управления и функцианируют преимущественно в оперативной среде.
7. Правовая функция. Данная функция очень тесно связана с управленческой. Она несет в себе закрепление правовых норм и правоотношений в обществе и предоставляюет управленческим документам юриридическую силу
8. Учетная функция. Так исторически сложилось, что одной из функций, которые изначально были востребованя, была учетная функция. Развитие экономических отношений и социальных связий еще на стадии аграрного одщества требовали ведения учета и регистрации населения, земли, скота, урожая, долгов и т.д.
9. Политическая функция.Данная функция тесно связана с функцией управления. К сфере политик относится деятельность органов государственной власти и государственного управления
10. Идеологическая функция.Еще в древности у человека возникала потребность в сохранении и фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, филосойских и иных идей и взглядов. В них отражалось отношение людей к окружающей их действительности, интересы различных социальных слоев и групп населения. До наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

2.Исторические этапы развития государственного делопроизводства в период до 1917

Первый этап развития советского делопроизводства, создание Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973гг.) – от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991гг.) – годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд следующих законодательных актов:

— декрет Совета народных комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан и в переписке указания на чины и титулы;

— декрет СНК от 24 декабря 1917г. «О порядке издания приказов или распоряжений»;

— постановление СНК от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;

— постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.

3.Характерные особенности современного государственного дело­производства

В России к началу XVII в. первым сложилось Приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась журнальная форма регистрации документов. В начале в XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов, установлен типовой состав их информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники в ряде отраслей были освоены унифицированные системы документации, пригодные и для традиционных методов обработки документов.

Современное делопроизводство определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи в архив.

Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Данное понятие включает в себя два тесно связанных и взаимодополняющих направления:

Ø документирование;

Ø организацию работы с документами

Поэтому делопроизводство предприятия включает в себядокументирование управленческой деятельности предприятия и управление документацией предприятия (схема.1)

Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

Под документом следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами – совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими её идентифицировать» (ГОСТ Р 51141-98).

В свою очередь, управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения).

Документация – это упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

Существуют еще и «неофициальные» определения делопроизводства.

1.) Делопроизводство – это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности управления документацией предприятия.

2) Делопроизводство – это участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещении документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Т.е. это — одно или несколько помещений соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и, прежде всего, для учета, систематизации, хранения и перемещения документов[3].

Цель делопроизводства – неотъемлемая составляющая деятельности по документационному обеспечению управления предприятием, которая заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами, и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном достижении предприятием ближайших и перспективных целей своего функционирования и

4.Основополагающие нормативно-методические документы — база организации современного делопроизводства

НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение.

НМБ включает в себя:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;

правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций;

ГОСТы на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственная система документообеспечения управления, основные требования к документам и службам документального обеспечения;

Нормативные документы по организации управления труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственная система ДОУ.

ГС ДОУ – совокупность принципов и правил устанавливающая единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятии.

Цели ГС ДОУ

упорядочивание документооборота на предприятии;

сокращения количества и улучшения качества документов

создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора информации

совершенствование работы аппарата управления

ГС ДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включающих документы создаваемые ВТ.

Основные положения ГС ДОУ охватывают:

• вопросы документирования управленческой деятельности;
• организацию работы с документами;
• механизацию и автоматизацию работы с документами;
• организацию службы ДОУ.

Содержит:

• положение, определяющее состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации, требования к составлению текстов;
• организацию работы с документами, которая устанавливает принципы и порядок организации документооборота предприятия, построение информационно-поисковой системы, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

5.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. Область применения. Виды бланков документов и требования к их конструированию

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правила обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению документации организации устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, образующихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ГОСТ Р. 511141-98 понятие организационно-распорядительные документы трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации

(ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• создание организации, предприятия;
• реорганизация организации, предприятия;
• ликвидация организации, предприятия;
• приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• распорядительная деятельность организации, предприятия;
• организационно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы:

• организационная документация– уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания;
• распорядительная документация– приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;
• информационно-справочная документация– письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, и т.д.

ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам) – заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

2. Под реквизитом документа ГОСТ Р 51141-98, понимается «обязательный элемент оформления официального документа». Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность: содержания информации; реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, ее достоверности, принадлежность и другие параметры; материальные носители информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации: Комментарий / Институт государства и права РАН. М., 1996).

В данном случае, однако, следует иметь в виду, что зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких как «дата документа, регистрационный номер документа, подпись, оттиск печати» и др. основную содержательную нагрузку несет реквизит «текст документа».

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и др.).