Индивидуальное задание на производственную практику по «Организация секретарского обслуживания»

1. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации. ПК 1.7

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу секретарской службы в организации (Федеральные

законы, правила, положения, методические рекомендации). После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по следующему плану:

— наименование организации;

— основные виды нормативных документов, регламентирующих деятельность секретарской службы, в том числе локальные нормативные акты;

— рекомендации по пополнению нормативной базы;

2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации. ПК 1.4

Для выполнения этого задания необходимо нарисовать схему рабочего места секретаря и руководителя организации и представить схемы в отчете.

В отчете необходимо отразить особенности организации рабочего места секретаря и руководителя, проанализировать положительные и отрицательные моменты.

3. Составить план рабочего дня секретаря. ПК 1.1, ПК 1.2, ПК 1.3

Для выполнения этого задания необходимо составить фотографию рабочего дня секретаря, с указанием всех видов работ в течение дня и времени (в минутах), затраченного на выполнение каждого из видов.

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности организации рабочего дня секретаря; — регламентация времени на отдельные виды работ;

— отметить виды деятельности, на которые затрачивается наименьшее и наибольшее количество времени;

— дать рекомендации по усовершенствованию графика рабочего дня секретаря. В приложении необходимо представить фотографию рабочего дня секретаря.

4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку. ПК 1.3

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать документы, которые оформляются в организации при направлении сотрудников в командировку.

В отчете необходимо отразить следующее:

— виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку; — особенности оформления документов;

— соответствие оформляемых документов, требованиям нормативных документов. В приложении необходимо представить копию приказа о направлении в

командировку.

5. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан. ПК 1.1

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать организацию работы с обращениями граждан в организации.

В отчете необходимо отразить следующее: — виды обращений граждан;

— организация приема граждан (наличие графика, кто ведет прием, оформление приема граждан);

— сроки ответов на обращения граждан (соблюдаются или не соблюдаются).

В приложении необходимо представить копию одного из обращений граждан, журнал регистрации обращений и отчет об исполнении обращений граждан.

6. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания. ПК 1.2

Для выполнения этого задания необходимо указать особенности проведения различных видов совещаний (собраний, заседаний комиссии) в организации и запротоколировать одно из таких заседаний.

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности проведения совещаний (виды совещаний, периодичность их проведения, круг участников)

— отразить функции секретаря в организации проведения совещаний; — особенности оформления протоколов совещаний;

В приложении необходимо представить копию протокола.

7. Осуществлять телефонное обслуживание. ПК 1.8

Для выполнения этого задания необходимо в течение прохождения практики участвовать в телефонном обслуживании, передавать и принимать документы при помощи факса.

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности организации телефонного обслуживания в организации; — отразить темы, по которым обращаются по телефону в организацию;

— отразить особенности передачи документов при помощи факсов (частота использования, виды документов и т.д. т.п.)

В приложении к отчету могут быть представлены копии документов, полученные при помощи факса, а также регистрационные записи ведения телефонного обслуживания.

8. Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.