Содержание
- Введение
- Глава I. Технико-экономическая характеристика предметной области. Анализ деятельности
- 1.1. Характеристика ООО «ВИНСИТ»
- 1.2. Организационная структура управления ООО «ВИНСИТ»
- 1.3. Трудовые кадры ООО «ВИНСИТ»
- 1.4. Анализ предметной области
- 1.5. Анализ существующих разработок
- 1.6. Функции отдела кадров, подлежащие автоматизации
- 1.7. Техническая и программная архитектура информационной системы ООО «ВИНСИТ»
- Глава II. Проектная часть
- 2.1. Цель разработки
- 2.2. Функции
- 2.3. Назначение
- 2.4. Преддипломная стадия
- 2.5. Техническое задание и проектирование автоматизированной информационной системы отдел кадров
- Глава III. Реализация проектной части
- 3.1. Обоснование и выбор состава автоматизируемых задач
- 3.2. Выбор программного продукта для реализации проекта
- 3.3. Структура автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»
- 3.4. Экономические расчеты эффективности внедрения автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»
- Заключение
- Список литературы
- Глоссарий
- Список аббревиатур
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день не мыслимо представить себе деятельность фирмы без применения компьютерной технологии. Деятельность любой фирмы постоянно сопровождается горой документацией, которая как всегда неиссякаемый. Массовое накопление кадровой документации, персональных данных сотрудников отдела кадров, ведет к затруднению и к снижению эффективность доступа к нужной информации и затормаживает время обработки и подготовки отчетности.
Автоматизация процесса работы отдела кадров является самым важным критерием для деятельности фирмы по учету персональных данных. Любая ошибка в кадровом учете влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы.
Из-за этого и возникает необходимость автоматизации процесса кадрового учета, с последующей автоматизацией рабочих мест сотрудников отдела кадров. Автоматизация отдела кадров позволит сократить время необходимое для обработки персональных данных и ускорит документооборот. Поэтому такие факторы как оперативность формирования документов, отлаженность работы информационной системы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности фирмы, организации в целом. Результативная работа отдела кадров во многом зависит от созданного условий деятельности отдела и наличия автоматизированной информационной системы. В данной работе будет построена модель работы отдела кадров следующих видов:
— «как есть», на момент обследования и позволяющей понять. Что делает и как функционирует отдел кадров с позиций системного анализа, а также выявить ряд ошибок и узких мест, сформулировать ряд предложений по улучшению работы отдела кадров;
— «как должно быть», перспективные предложения. Позволяющие сформировать видение новой рациональной автоматизированной информационной системы по кадровому учету. В результате ознакомления с работой отдела кадров ООО «ВИНСИТ» было выявлено, что на данный момент в отделе отсутствует автоматизированная информационная систем, работа ведется вручную в бумажном виде и в электронной таблице Excel.
Заместитель Генерального директора по персоналу ООО «ВИНСИТ» Федоринова Н.В. поставила задачу по разработке единой автоматизированной информационной системы по учету и обработке персональных данных, процесса передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках, прежде всего, в этой службе. В виду выше сказанного в процессе создания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» необходимо учесть действующие правовые нормы РФ, требования, которые предъявляют законодательные органы к отделам кадров и общепринятые на всей территории Российской Федерации формы документов.
Исходя из выше сказанного, объектом исследования дипломной работы является проектирования автоматизированной информационной системы по кадровому учету. Смысл работы заключается в том, что создание автоматизированной информационной системы кадрового учета, поможет повысить эффективность работы сотрудника отдела кадров и позволит избежать неточностей и естественных ошибок.
Цели и задачи дипломного проекта.
Целью дипломной работы — создание информационной системы кадрового учет, автоматизирующей процессы создания приказов и других документов с помощью которой упростится ввод и поиск информации для специалистов отдела кадров.
Поставленные и решенные задачи:
1.Проведен сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и функционирования базы данных.
2.Построена информационно-логическая модель «Отдел кадров».
3.Проведен анализ всех информационных потоков входящих и исходящих документов в отделе кадров.
4.Автоматизированная информационная система разработана с помощью средств СУБД Microsoft ACCES 2013.
Методы исследования:
В самом начале работы, был проведен сбор всех необходимых данных о предметной области, о самой фирме, о деятельности отдела кадров, взаимодействии отдела с другими подразделениями. Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также были проведены встречи и беседы со специалистами отдела кадров. Для построения информационно — логической модели были применены методы объективно-ориентированного программирования и средства быстрого создания приложений.
Новизна работы: Проектирование автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» с самого начала проходило как отдельной единицы с учетом всех требований к локальной версии.
Разработанная автоматизированная информационная система»Отдел кадров» заменяет существующие методы работы отдела кадров.
Практическая ценность:
Автоматизированная информационная система «Отдел кадров» — автоматизирует документооборот в отделе кадров на ООО «ВИНСИТ». Данная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» служит для эффективной и быстрой работы с информацией о персональных данных сотрудников организации, а также для автоматического составления кадровых документов (все документы составляются согласно последним стандартам) на основе информации базы данных. Данная программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров при типичных операциях:
— прием и увольнение сотрудников;
-оформление кадровых приказов;
-личных карточек сотрудников;
-составление статистических отчётов;
-поиск информации из личного дела сотрудника.
Преимущества использования программы особенно высоки для данного предприятия, так как численность сотрудников довольна высока. Экономится время сотрудников отдела кадров благодаря автоматизации документооборота. Разработанная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» программа существенно снизила нагрузку при обработке информации, оформления необходимой кадровой документации.
На защиту выносятся:
1) Структура автоматизированной информационной системы «Отдел кадров», позволяющая:
— Храниение в базе личных данных о каждом сотруднике.
— Расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данной фирме.
— Учёт отпусков.
— Учёт работающих сотрудников, уволенных, совместителей.
— Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).
— Автоматическое составление кадровых приказов (в программе используются новейшие бланки приказов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001г. №26).
— Составление стандартных отчётов (список сотрудников, список сотрудников по отделам, список вакантных мест, список военнообязанных).
— Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.
— Автоматическое составление и ведение формы Т-2.
2) Алгоритмы программы.
3) Повышение экономической эффективности работы кадрового учета на ООО «ВИНСИТ».
4) Реализация результатов работы.
Разработанная автоматизированная информационная система внедрена на ООО «ВИНСИТ» в подразделении отдела кадров 03.06.2016г.
Структура выпускного квалификационного проекта состоит из трех глав, заключение и список литературы.
Глава I. Технико-экономическая характеристика предметной области. Анализ деятельности
1.1. Характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «ВИНСИТ» зарегистрирована 03 мая 2007 года регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве. Генеральный директор фирмы — Торхачев Андрей Викторович. ООО «ВИНСИТ» присвоен ИНН7718642952 КПП5077746754146. Активная деятельность ООО «ВИНСИТ» организации берет свое начало в качестве фирмы с небольшим штатом квалифицированных сотрудников, специализирующихся на предоставлении услуг по ремонту принтеров и заправки картриджей. Профессионализм и непрерывное стремление сотрудников к самосовершенствованию стали движущей силой к быстрому развитию компании.
И в 2008 году ООО «ВИНСИТ» начинает продавать климатическую технику, вентиляционное оборудования, компьютеры и комплектующие, постепенно создавая потребительскую ценность приобретения данного оборудования «умной» техники именно на ООО «ВИНСИТ». В течение 2009 года фирма было сосредоточена на сохранения постоянных клиентов и приобретении новых, поэтому спектр услуг неуклонно расширялся по мере запросов потребителей и рациональных предложений сотрудников. ООО «ВИНСИТ» развивается быстрыми темпами, свидетельством чего является получение сертификата и регистрация на установку кондиционеров промышленного назначения. В последующие годы команда ООО «ВИНСИТ» наращивала обороты, совершенствовала сервисное обслуживание и повышала уровень знаний для оказания компетентной бесплатной информационной поддержки клиентов.
1.2. Организационная структура управления предприятием.
Организационная структура управления ООО «ВИНСИТ» разрабатывается Генеральным директором по согласованию Учредителей Общества.
Структура управления отражает состав и подчиненность линейных и функциональных звеньев управления.
При данной организационной структуре Генеральный директор ООО «ВИНСИТ» избирается Общим собранием учредителей Общества. Срок работы Генерального директора утвержден в Уставе Общества.
Генеральному директору ООО «ВИНСИТ» непосредственно подчиняются:
Главный инженер, Главный бухгалтер и Зам.генерального директора по персоналу.
Генеральный директор Общества действует без доверенности от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
Генеральный директор Общества издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
— принимает решения о совершении крупной сделки;
— осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим уставом общества к компетенции общего собрания участников общества.
Главный бухгалтер подчиняется Генеральному директору.
В подчинении Главного бухгалтера находится бухгалтерия фирмы. Главный бухгалтер осуществляет организацию ведения бухгалтерского учета, формирует учетную политику компании, осуществляет контроль над соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, руководит сотрудниками бухгалтерии и координирует их действия.
Зам. генерального директора по персоналу подчиняется Генеральному директору. Зам. Генерального директора по персоналу возлагает работу по формированию кадровой политики компании, организует управление формированием, использованием и развитием персонала, организует и координирует работу сотрудников отдела кадров, а также разрабатывает методы мотивации сотрудников. Монтажники ООО «ВИНСИТ» подчиняются начальнику монтажного отдела. Монтажный отдел занимаются монтажом климатического и вентиляционного оборудования, сантехники, систем вентиляции.
На рисунке 1.1. представлена организационная структура ООО «ВИНСИТ», отражающая взаимосвязи между подразделениями и отдельными работниками компании.
1.3. Трудовые ресурсы предприятия.
Понятие «Трудовые ресурсы Общества» характеризует его потенциальную рабочую силу. Рабочая сила – это огромный потенциал, как и материальные, технические и финансовые ресурсы предприятия. Однако, рабочая сила имеет отличия, которые заключаются в следующем:
- Если со временем материальные, технические ресурсы стареют (физически, морально), то трудовые дорожают (улучшается квалификация рабочего, растет опыт).
- Наемный работник может отказаться от условий, на которых предприятие предполагает его использовать.
- Работник может уволиться с предприятия по собственному желанию.
- Работники могут повышать квалификацию.
На данный момент при трудоустройстве человека на работу его физические данные не имеют большого значения. Развитие технологии позволило значительно сократить ряд работ, для которых были необходимы физическая выносливость и сила. Умственные способности личности включают в себя возможности эффективно использовать свой интеллект – сумму общих умственных функций понимания, мышления, обучения, наблюдения, решением проблем, вступление во взаимные отношения.
При приеме на работу личные свойства обычно означают комбинацию эмоций, мотивации, интересы и социальные пропорции. Существуют различные тесты для определения характерных черт индивидуума, но обычно тесты не считаются хорошими предсказателями успеха в будущей работе.
1.4. Анализ предметной области
В структуре предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных позиций. Даже иногда говорят, что отдел кадров является лицом или визитной карточкой предприятия. Отдел кадров – это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации. Отдел кадров возглавляет руководитель, назначаемый на должность приказом Генерального директора предприятия в согласовании с зам.генерального директора по персоналу. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется Зам.генарального директора по персоналу. В своей работе отдел кадров руководствуется Трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по фирме. К основным функциям отдела кадров относятся:
— определение потребности в кадрах;
— анализ текучести кадров;
— оформления личных дел сотрудников;
— ведение учета отпусков;
— составления графика отпусков;
В состав отдела кадров входят: группа личного состава, группа приема, группа инженерно-технических работников, пенсионная группа и табельная группа.
1. Группа приема. В обязанности этой группы входит:
1.1. Осуществление прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
1.2. Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников.
1.3. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников.
1.4. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.
1.5. Оформляет договора с учебными заведениями, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников ОУ, следит за их трудоустройством.
1.6. Направляет вновь принимаемых рабочих, ИТР и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.
1.7. Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на фирму.
Одну из важнейших ролей на фирме играет
2. Группа учета личного состава, которая выполняет ряд следующих функций:
2.1. Ведет учет личного состава фирмы, картотеку личных карточек, реестр кадров.
2.2. Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
2.3. Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
2.4. Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
2.5. Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения фирмы
2.6. Готовит приказы и поощрении на работников фирмы, которым исполняется 50–60 лет согласно существующему положению.
2.7. Готовит сведения, отчеты по обороту кадров фирмы
2.8. Оформляет и выдает работникам фирмы необходимые справки и другие документы, связанные с работой на фирмы
2.9. Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
2.10. Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников фирмы.
2.11. Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
2.12. Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
2.13. Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам фирмы.
2.14. Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив фирмы
Инженерно-техническая группа выполняет следующие функции:
2.15. Ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и правильное использование ИТР в подразделениях.
2.16. Готовит материал для конкурсов на замещение вакантных должностей, отбирает кандидатов и комплектует резерв на выдвижение.
2.17. Готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия. Проводит отбор специалистов с заключением договоров в ВУЗах и техникумах.
2.18. Готовит документы для предоставления работников фирмы к правительственным наградам, званиям.
2.19. Составляет графики очередных отпусков генеральной дирекции фирмы.
2.20. Ведет картотеку ИТР по образованию по должностям. Ведет учет специалистов с высшим и средне специальным образованием, научных работников.
2.21. Готовит и оформляет приказы на перемещение, замещение, поощрение ИТР и нарушителей трудовой дисциплины среди ИТР.
3. Табельная группа:
3.1. Организует табельный учет в подразделениях фирмы.
3.2. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.
3.3. Готовит приказы о наказании за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
3.4. Организует обязательное медицинское страхование в подразделениях предприятия.
3.5. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия.
На фирме утверждены все требуемые документы по вопросам регламентации работы с персоналом
— разработан альбом унифицированных форм документов,
— положение по оплате труда, на базе типовых форм разработаны должностные инструкции на все должности,
— инструкции по ведению кадрового учета и делопроизводства,
— инструкции по охране труда.
— положение о персональных данных, которое тоже применяется в целях обеспечения сохранности информации о сотрудниках фирмы.
Ответственность отдела кадров:
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.
2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность:
— за организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций;
— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
— соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
— обеспечение сохранности имущества, находящего в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;
— подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела;
— соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;
Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается по должностным инструкциям.
1.5. Анализ существующих разработок
При анализе существующих разработок, можно сделать выводы, что система учета кадров ООО «ВИНСИТ» не соответствует требованиям сотрудников отдела кадров и имеет ряд недостатков:
— минимально учитывается контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;
— процесс оформления нового сотрудника на фирме производится длительное время;
— используются бумажные архивы, которые приводят к затяжному поиску нужного документа;
— отсутствие стабильного кадрового учета;
— завышены трудовые и материальные затраты, на проведение учета кадров;
— наблюдаются правовые неточности в документах и в произведении учета кадров;
— оперативность, надежность и правовая сторона документов находится на не высоком уровне;
— поиск и обработка информации занимают у сотрудников много времени и приводит к торможению работы отдела;
— имеется полный доступ и отсутствует защита персональных данных сотрудников, что противоречит Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных».
Исходя из вышеперечисленных проблем системы кадрового учета на фирме, было принято решение о разработке автоматизированной информационной системы на наиболее актуальной платформе.
1.6. Функции отдела кадров, подлежащие автоматизации.
На основе анализа ООО «ВИНСИТ» можно выделить основные функции отдела кадров, подлежащие автоматизации:
– ведение базы сотрудников;
– прием на работу новых сотрудников;
– увольнение сотрудников;
– кадровое перемещение;
– оформление отпусков;
– оформление больничных листов;
– ведение штатного расписания;
– ведение страховых номеров пенсионного фонда;
– ведение ИНН сотрудников;
– информационно-справочное обслуживание;
– отчетность (перед бухгалтерией, перед статистическими органами, перед руководством).
Автоматизированная система «Отдел кадров» позволит:
— вести учет кадров для произвольного количества организаций с возможностью импорта сведений из базы данных другой организации;
— хранить сведения из личных карточек работников и выводить их на печать;
— оформлять трудовые договоры с работниками.
Методологической основой исследования является разработки концептуальных моделей вышеперечисленными авторами, а основой для реализации автоматизированной системы стали разработки различных фирм на современном рынке автоматизированных систем для кадровых служб.
Практическая значимость результатов данной работы заключается в разработанном на базе MS Access приложения, которое соответствует основным требованиям предъявляемым кадровым службам для автоматизированной информационной системы. Теоретическая значимость выражена в проработанном теоретическом материале, представленным в данной работе.