Глава 2. Обзор литературы по теме исследования и формирование методов исследования
2.1. Обзор научно-методической литературы по теме исследования
Для того, чтобы провести исследования, нами был изучен ряд нормативно-правовых и научно-методических источников.
Книга Уилла Ганта «Найдите работу или сделайте карьеру, работая из дома» является подробным руководством удаленной работе и обеспечению свободы и гибкости образа жизни.
Уилл Гант — проверенный автор, разработчик программного обеспечения и профессиональный консультант. Обладает более чем 20-летним опытом работы на различных должностях. Он продолжает делиться своим опытом в удаленной работе и разработке программного обеспечения. Удаленная работа и ведение сбалансированного образа жизни очень востребованы.
В книге рассмотрены следующие вопросы:
- преимущества удаленной работы. Как можно ежегодно экономить время, деньги и умственную энергию
- как удаленная работа может дать вам и вашей компании конкурентное преимущество
- развенчание всех мифов об удаленной работе и способы противодействия каждому возражению
- подробный список необходимых вещей, которые вам нужно сделать, чтобы избежать неудач
- смягчение недостатков и использование преимуществ удаленной работы
- убеждение босса и создание эффективных презентаций;
- формирование прочных привычек для сбалансированного образа жизни.
- управление своим физическим здоровьем, психическим здоровьем, карьерные цели и взаимоотношения
И другие вопросы перехода и организации удаленной работы.
В книге Карена Мангиа «Заставить новую нормальную работу работать на вас» автор предлагает стратегии и практические советы по переходе на удаленную работу. Благодаря рекомендациям о том, как создать культуру работы на дому, рассчитанную на успех, это идеальный выбор для начинающих профессионалов, руководителей продаж, менеджеров групп и руководителей предприятий, которые ищут свежие идеи о будущем работы.
В книге Керри Э. Хэннон «Отличные пижамные вакансии» рассмотрены преимущества удаленной работы и изучены особенности организации рабочих мест дома.
В книге Герарда Блокдык «Удаленная работа. Полное руководство» представлены основные вопросы перехода на удаленную работу. По данным вопросам можно сделать анализ компании и возможностей по перехода сотрудников компании на удаленную работу.
Так же были изучены статьи по организации работы в компании Google. Кроме того, было изучено трудовое законодательство Ирландии.
2.2. Философская позиция исследования
Пандемия Covid-19 показала, что современная система управления персоналом оказалась не готова к экстренным мерам и необходимости перестройки системы работы с персоналом. Так же развитие информационных технологий не стоит на месте, с каждым годом процессы работы становятся все более автоматизированные и не привязанные к конкретному месту работы.
Однако, процессы работы и управления персоналом остаются в большинстве компаний на прежнем уровне, не учитывают возможности и новшества современного мира.
Удаленная работа – это не только хорошая настройка IT-системы, но иная, новая философия труда, ориентированная на результат, а не на обязательные часы присутствия в офисе. А также и для сотрудников, и для руководителей это ещё и формирование культуры доверия. Очень правильный подход, при котором руководитель из надсмотрщика превращается в товарища, а у сотрудника улучшаются настроение и мотивация, когда он чувствует, что ему доверяют.
Для сотрудников это такие очевидные плюсы, как экономия времени, а также экономия денег, когда не нужно тратиться на проезд и обеды в офисе. Но главный плюс – это возможность выстроить баланс работы и личной жизни.
Для работодателя плюсов от удаленной работы ещё больше:
- Обеспечение непрерывности бизнес-процессов
- Повышение фокуса на результат
- Возможность привлекать талантливых людей к разным проектам вне зависимости от географии
- Гибкий график – это серьезное конкурентное преимущество при найме новых сотрудников
- Экономия на офисных помещениях
Появление удаленных рабочих мест — яркое свидетельство гуманизации производственных отношений, проявления антропоцентрических тенденций в организации человеческого труда. Учет индивидуальных особенностей личности в русле гуманизаторских теорий приводит к переосмыслению отношения к человеку и его труду и знаменует практический поворот менеджмента к работнику не только как к профессионалу, но и как к человеку с его нуждами и потребностями. А это, в свою очередь, привело к появлению новых форм организации человеческого труда, в частности, к появлению удаленных рабочих мест.
2.3. Формирование методов исследования
Исходным моментом научного исследования является выявление проблемы. В общем случае под термином «проблема» противоречие в познании, характеризующееся несоответствием между новыми фактами и данными и старыми способами их объяснения . Именно желание устранить имеющееся рассогласование является побудительным мотивом, импульсом для начала исследования. В научных исследованиях решение проблемы предполагает получение новых знаний для развития теории и совершенствования практики в экономической деятельности и менеджменте.
Однако в этом случае перед исследователем встает задача определить, каким путем необходимо идти для устранения проблемы, то есть выбрать подход, позволяющий осуществить ее полное или частичное решение. При выявлении проблемы исследователь уже формирует некоторое априорное знание об объекте исследования, что позволяет ему сформулировать возможные варианты решения проблемы. Такое научное предположение, вытекающее из теории или практики, которое еще не подтверждено и не опровергнуто и нуждается в научном доказательстве (опровержении) получило название гипотезы (от греч. hypotheses — основание, предположение). Гипотеза не является догмой и в процессе исследо вания может уточняться, дополняться, изменяться. Начальную версию гипотезы называют рабочей гипотезой.
Гипотезой данного исследования является предположение, что внедрение в практику управления персоналом компании Apple методов дистанционной работы (удаленная работа сотрудников) позволит повысить качество управления персоналом компании и увеличит уровень удовлетворенности работой сотрудников.
Выдвижение гипотезы — лишь начальный шаг исследования, который является идей решения проблемы. Выбор подхода к научному исследованию определяет путь решения проблемы. При его выборе значительную роль играют знания, накопленные об объекте исследования, свойства и характеристики объекта, цели и задачи исследования, допущения и ограничения, возможные при проведении исследований.
Для исследования возможности применения инновационных методов работы в компании Apple в ходе данной работы были изучены нормативные документы по организации и регулировании труда в Ирландии, статьи и публикации на тему организации удаленной работы, а так же изучен опыт похожих организации по организации, в частности корпорации Google.
Любое научное исследование базируется на методологии, определяющей последовательность привлечения различных форм знаний, позволяющая осуществить основные принципы научных исследований: объективность, воспроизводимость, доказательность (верификацию) и точность полученных результатов.
Дословный перевод с греческого термина «методология» (от греч. methodos — путь logos — слово, учение) ─ «учение о методах», однако в литературе под этим термином понимают как учение о научном методе познания, так и совокупность методов, применяемых в какой-либо области науки.
Методология как способ изучения какой-либо реальности многовариантна и многомерна и также как подходы к научным исследованиям может быть классифицирована с использованием различных признаков. Первая самая распространенная классификация методологий — их разделение по принадлежности к той или иной области знаний (например, философская методология, историческая методология, экономическая методология и т.д.).
Популярным является разделение методологий по трем уровням ее общности:
- всеобщая;
- общая;
- частная.
К всеобщей методологии можно отнести философию. Именно эта наука дает ученым различных направлений ориентиры о сущности познавательного процесса, его формах, уровнях, исходных предпосылках, об условиях его достоверности и истинности, о социальноисторическом контексте познания.
Философия формулирует общие принципы, используемые учеными в явном или неявном виде при реализации исследовательского процесса, в том числе в экономике и менеджменте. Например, философский принцип познаваемости мира относится к познаваемости любых экономических явлений и процессов, и означает, что исследуемый экономический феномен познаваем. В менеджменте повсеместно используется философский принцип практической осуществимости: «Все, что теоретически возможно и не запрещено законами природы, то практически осуществимо».
Это принцип лежит в основе исследований, направленных на управление хозяйственными процессами и явлениями путем целенаправленного воздействия на них. Общая методология ориентирована на применения в нескольких науках
Частные методологии применяются только в одной конкретной науке, например, экономическая методология ориентирована на познавательную деятельность в экономике. Выбор методологии, как и определение проблемы, есть в некотором роде «искусство», осваивать которое необходимо с первых шагов исследовательской деятельности. Успехи в этом направлении базируются интуиции, сформированной под воздействием:
- знаний дисциплины и умений работать в различных направлениях;
- фундаментальных знаний не только в области своей дисциплины, но и в других смежных дисциплинах (для экономистов и менеджеров — математика, информационные технологии, социология, психология и т.д.);
- анализа современной научной периодики;
- знания круга авторов, работающих по исследуемой проблеме, и объективной оценке результатов их исследований.
При написании данной работы были использованы следующие методы:
- Научные методы — методы, основанные на рациональном, доказательном и системном исследовании. Облают свойствами строгости, однозначности, эффективности, простоты, эвристичности. Методы исследования научных статей и публикаций на тему работы.
- Общие — математика, статистика, виды эксперимента, виды наблюдений, моделирование и др. В ходе исследования были проведены наблюдения за системой организации удаленной работы в компании Google, сформирована модель применения разработанных рекомендаций в корпорации Apple.
- Эмпирические методы — Наблюдение, сравнение, описание, измерение, анкетный опрос, собеседование, тестирование, эксперимент.
Выводы по главе 2
Рассматривая философскую позицию вопроса, необходимо уточни следующие моменты.
Пандемия Covid-19 показала, что современная система управления персоналом оказалась не готова к экстренным мерам и необходимости перестройки системы работы с персоналом. Так же развитие информационных технологий не стоит на месте, с каждым годом процессы работы становятся все более автоматизированные и не привязанные к конкретному месту работы.
Удаленная работа – это не только хорошая настройка IT-системы, но иная, новая философия труда, ориентированная на результат, а не на обязательные часы присутствия в офисе. А также и для сотрудников, и для руководителей это ещё и формирование культуры доверия.
Появление удаленных рабочих мест — яркое свидетельство гуманизации производственных отношений, проявления антропоцентрических тенденций в организации человеческого труда. Учет индивидуальных особенностей личности в русле гуманизаторских теорий приводит к переосмыслению отношения к человеку и его труду и знаменует практический поворот менеджмента к работнику не только как к профессионалу, но и как к человеку с его нуждами и потребностями.
Гипотезой данного исследования является предположение, что внедрение в практику управления персоналом компании Apple методов дистанционной работы (удаленная работа сотрудников) позволит повысить качество управления персоналом компании и увеличит уровень удовлетворенности работой сотрудников.
Для исследования возможности применения инновационных методов работы в компании Apple в ходе данной работы были изучены нормативные документы по организации и регулировании труда в Ирландии, статьи и публикации на тему организации удаленной работы, а так же изучен опыт похожих организации по организации, в частности корпорации Google.
Глава 3. Анализ практики внедрения удаленной работы в корпорации Google и разработка предложений по внедрению удаленной работы в компанию Apple Distribution International
3.1. Обзор системы применения удаленной работы в компании Google – преимущества и недостатки
Прежде чем изучать политику управления сотрудниками в компании Google необходимо рассмотреть историю создания и политику работы компании на рынке.
В 1995 году Ларри Пейдж собрался поступать в магистратуру Стэнфордского университета. Студентом, который должен был показать Ларри университет, выбрали Сергея Брина.
По некоторым данным, в день знакомства они разошлись во мнениях почти по всем вопросам, но уже через год начали работать над совместным проектом – поисковой системой Backrub. В ее основе лежала идея о том, что важность отдельной веб-страницы тем выше, чем больше других страниц на нее ссылаются.
Вскоре систему Backrub переименовали в Google. Это название представляет собой отсылку к числу «гугол» – единице с сотней нулей. Оно символизирует стремление создателей упорядочить всю информацию в Интернете и обеспечить удобный доступ к ней.
Всего за пару лет система Google привлекла внимание не только научного сообщества, но и инвесторов Кремниевой долины. В августе 1998 года соучредитель Sun Microsystems Энди Бехтольшайм выписал Ларри и Сергею чек на 100 000 долларов. На эти деньги была основана компания Google Inc. Молодым предпринимателям больше не нужно было ютиться в общежитии, и они обустроили свой первый офис – гараж на окраине Менло-Парка в штате Калифорния. Гараж принадлежал Сьюзан Воджиски, которая сейчас занимает должность генерального директора YouTube. Интерьер нового офиса состоял из громоздких компьютеров, стола для пинг-понга и ярко-синего ковра. Традиция красочного оформления офисов Google сохраняется и по сей день.
Компания Google всегда отличалась от других. Первый сервер был сделан из деталей конструктора Lego, а первый дудл (1998 г.) сообщал посетителям сайта о том, что все сотрудники Google взяли выходной и уехали на фестиваль Burning Man. При всем неординарном подходе к работе мы неукоснительно следуем нашему девизу «Не делай зла» (Don’t be evil) и десяти принципам Google. На рубеже тысячелетий компания стремительно расширялась. Было принято на работу множество разработчиков, сформирована команда специалистов по продажам и даже появился первый корпоративный питомец – собака по кличке Йошка. В гараже стало тесно, поэтому компания переехала в новый офис в Маунтин-Вью. Сегодня там находится штаб-квартира Google, также известная как Googleplex. Мы взяли с собой на новое место нестандартный подход к работе. И Йошку.
Сегодня, как и 20 лет назад, мы занимаемся поиском лучших решений. У нас более 60 000 сотрудников в 50 странах. Нашими продуктами, среди которых YouTube, Android, Gmail и Google Поиск, пользуются миллиарды людей по всему миру. Конечно, мы перестали делать серверы из кубиков Lego и завели ещё несколько собак, но не сомневайтесь – наше желание изменить мир к лучшему осталось прежним.
Компания Google подтвердила, что разрешит своим сотрудникам работать удалённо до конца июня 2021 года из-за пандемии коронавирусной инфекции COVID-19. Об этом говорится в корпоративном письме руководства, разосланном работникам Google.
Ранее компания заявляла, что большинство сотрудников будут работать удалённо до конца 2020 года, при этом некоторым из них будет разрешено вернуться в офис ещё раньше. Теперь же все работники Google, которым не обязательно появляться на рабочем месте, смогут остаться дома до следующего июня.
«Чтобы дать сотрудникам Google возможность заботиться о своём здоровье и своих близких, мы приняли решение разрешить работать из дома до 30 июня 2021 года всем, кому не нужно появляться в офисе. Мы надеемся, это обеспечит гибкость, которая позволит нашим сотрудникам сбалансировать работу с заботой о себе в течение следующих 12 месяцев», — говорится в письме генерального директора компании Сундара Пичаи.
Подобное решение от одной из крупнейших технологических компаний мира может свидетельствовать о том, что в ней готовятся к длительной, многомесячной пандемии, пишет CNN. Ранее руководство Google проявляло осторожный оптимизм, предполагая, что в течение пары месяцев всё может вернуться в норму — однако этого не произошло, отмечает TechCrunch. По причине того, что пандемия не сходит на убыль, компания и приняла такое решение. Это означает, что другие компании могут последовать примеру Google — так, Facebook и Twitter уже объявили, что переводят своих сотрудников на удалённую работу на неопределённый срок
Главный исполнительный директор Сундар Пичаи недавно объявил, что из-за второй волны пандемии Covid-19 Google продлит свою работу в удаленном формате по крайней мере до июля 2021 года.
Команда опросила более 5000 сотрудников Google и провела фокус-группы с примерно сотней сторонних респондентов, чтобы лучше понять влияние распределенной работы.
Они сосредоточились на измерении показателей:
- благополучия,
- производительности,
- средств для эффективной работы.
Google придумал несколько рекомендаций о том, как организовать работу для распределенных команд. Многие из этих практик основаны на эмоциональном интеллекте — способности распознавать, понимать и управлять эмоциями.
Вот некоторые из основных моментов.
1. Компания Google уделяет большое внимание командным конференциям.
Командные встречи – почти единственное взаимодействие, которое компания осуществляет со всей командой, поэтому в Google тщательно планирует их, расставляет приоритеты, даже если это не является чем-то срочным. В то время как письменная коммуникация является движущей силой удаленной рабочей среды, многое может просто потеряться. Юмор и тон могут быть неверно истолкованы, и нет никакой возможности услышать голос человека, увидеть выражение его лица или прочитать язык его тела.
Напротив, виртуальные встречи — это шанс получить эти эмоциональные сигналы и построить взаимопонимание с вашими товарищами по команде.
2. Компания Google уделяет большое внимание обустройству рабочего места сотрудников.
По мнению руководства Google, очень важно — работа в пижаме и кровати — плохой вариант. Это не мотивирует работать и не заряжает на продуктивность, не создает рабочий настрой. А даже если и создает, то, скорее всего, сотрудник будет часто отвлекаться, лениться и прокрастинировать. Идеальный вариант, транслирующийся для сотрудников Google — оформить отдельное рабочее место.
3. Компания Google считает важным улучшить онлайн-взаимодействие с коллегами.
Когда сотрудники работают удаленно, бывает, не так легко быстро освоится наладить отношения со всеми участниками команды. Google предлагает пообщаться в личном диалоге, либо за онлайн-кофебрейком с людьми, которые работают вместе, чтобы повысить эффективность совместной работы и взаимопонимание.
4. Компания Google считает важным установить командные нормы при организации удаленной работы своих сотрудников.
«Нормы устанавливают четкие ожидания относительно того, как вы работаете вместе со своей командой», — говорит Google.
В большинстве случаев никто не озвучивает эти правила для удобного взаимодействия, и всей команде приходится работать по интуиции, что очень часто приводит к путанице и негативно влияет на выполнение задач
Исследователи Google рекомендуют обсуждать следующие нормы работы команды с коллегами:
- в течении какого времени коллега готов отвечать на электронные письма/сообщения принимая во внимание нерабочие часы и часовые пояса
- какой лучший способ поделиться новой информацией
- как часто готов обсуждать возникающие задачи
Как только компания устанавливает эти нормы, необходимо их задокументировать и распространить среди всех членов команды. Это уменьшит стресс и может победить проблему низкой производительности, потому что часто случается ситуация, когда один член команды тормозит свою работу, ожидая чего-то от своих коллег.
Компания Google считает важным выделить конкретное время на работу сотрудников.
На удаленной работе важен четкий график и умение разделять личное и рабочее. Даже если сотрудник компании делает супер-важные и срочные продукты для веб-разработки, это не отменяет строгую дисциплину. Компания Google пропагандирует сохранение офисного графика (особенно если после карантина сотрудник планирует вернуться в офис или сейчас действия компании зависят от других членов команды).
Сотрудники компании Google заранее согласовывают график своей работы, а также утверждает с руководством список задач, по которому будет отчитываться. Руководителю необходимо подписать дополнительное соглашение и убедиться, что у сотрудника есть необходимое техническое оснащение.
На рисунке 1 представим распределения обязанностей по организации удаленной работы у сотрудника и руководства.
Рисунок 1 – Организация дистанционной работы в Google
Компания Google пытается сделать благополучие своих сотрудников своим приоритетом.
В разгар пандемии благополучие сотрудников Google для их руководства важнее, чем когда-либо.
Для своих сотрудников Google рекомендует:
- создать комфортное офисное пространство для физического разделения работы и домашней жизни;
- установить определенные ограничения на рабочий день, чтобы не перерабатывать и не выгорать;
- делать короткий перерыв, как минимум, каждый час.
Возможность обучаться на дистанционной форме работы процессу работы на дистанционной форме организации труда.
Google придумал онлайн-курсы как для рядовых сотрудников, так и для руководителей. Курсы посвящены тому, как правильно организовать и контролировать удаленную работу.
Таким образом, можно свести данные на рисунок 2.
Рисунок 2 – Изменения в работе компании Google во время организации удаленной работы сотрудников
Следуя этим предложениям, подкрепленным исследованиями, компания Google делает эмоциональный интеллект основой своей стратегии управления удаленной работой, а также помогаете своим коллегам заставить эмоции работать на них, а не против них.
Исследуя практику организации удаленной работы в Google можно отметить высокую эффективность данной системы и популярность для сотрудников. Это позволяет применять данный опыт и на других корпорациях, в частности в Apple Distribution International.
3.2. Построение системы управления персоналом на удаленном режиме работы в Apple Distribution International
Современные реалии бизнеса и развитие информационных технологий предполагают возможность удаленной работы некоторых категорий сотрудников компании Apple Distribution International. Данная возможность возможна не только из-за характера деятельности сотрудников организации, но и из-за технической возможности организации удаленного рабочего места и организации удаленной работы.
В Ирландии действуют ограничения уровня 5 до 31 января 2021 года. Согласно уровню 5 только основные работники должны ездить на работу. Сотрудникам следует работать из дома, если они не оказывают важные услуги и не должны присутствовать физически.
План « Жизнь с COVID-19» определяет, как люди должны жить и работать. План устанавливает 5 уровней, которые соответствуют тяжести COVID-19 в конкретном месте. В разных местах страны могут быть разные уровни.
Работодатели должны обеспечивать безопасность, здоровье и благополучие на работе всех своих сотрудников. У сотрудников также есть обязанности, когда они работают из дома.
В январе 2021 года правительство опубликовало Национальную стратегию удаленной работы, чтобы помочь сделать удаленную работу постоянным вариантом в Ирландии. Он планирует предоставить сотрудникам законное право требовать удаленной работы и ввести свод правил о праве на отключение. Стратегия предусматривает инвестиции в центры удаленной работы и разработку национального плана широкополосной связи. Обзор налоговых льгот для работы на дому будет завершен в бюджете на 2022 год. Стратегия устанавливает цель, согласно которой 20% сотрудников государственного сектора должны работать удаленно в 2021 году. Вы можете прочитать полную стратегию «Обеспечение удаленной работы: национальная стратегия удаленной работы».
В этом документе излагаются обязанности работодателей и сотрудников во время работы на дому, даются общие советы по работе из дома, информация о налоговых льготах для электронных работников.
Если рассматривать обязанности работодателя в новых условиях и системе перевода на дистанционную форму работы, можно выделить основные моменты.
Работодатели имеют особые обязанности по обеспечению безопасности, здоровья и благополучия на работе всех своих сотрудников. Эти обязанности включают рабочее место сотрудника, если сотрудники работают из дома. Ключевые обязанности включают:
- Управление и выполнение всей рабочей деятельности для обеспечения, насколько это практически возможно, безопасности, здоровья и благополучия сотрудников;
- Обеспечение безопасной работы, которая запланирована, организована и поддерживается;
- Оценка рисков и применение соответствующих мер контроля;
- Предоставление безопасного оборудования, включая средства индивидуальной защиты, при необходимости
- Предоставление информации, инструктаж, обучение и надзор за безопасностью и здоровьем сотрудников;
- Наличие планов на случай чрезвычайных ситуаций.
Если работники имеют инвалидность, являются молодыми работниками или беременны, работодатели должны убедиться, что выполняемые задания и условия труда не влияют отрицательно на их здоровье.
При организации удаленного рабочего места работодатель обязан уточнить у сотрудника наличие технологической возможности (наличие компьютера необходимой мощности, принтера, стабильной сети Интернет). Так, например, для того, чтобы разрабатывать дизайны и работать в графических программах, необходимы компьютеры высокой мощности и лицензии на программы. Сотрудник может не обладать этим на рабочем компьютере. Для этого рекомендуется оснастить рабочее место сотрудника корпоративным оборудованием, предоставить технику и программное обеспечение необходимой мощности.
Рассмотрим систему организации удаленной работы на базе примера методик, рассмотренных на примере компании Google, а так же в соответствии с законодательством.
Для того, чтобы организовать удаленную работу в Apple Distribution International необходимо сформировать оборудование рабочего места сотрудников, работающих на удаленке.
Если работодатель предоставляет оборудование, например ноутбук, мышь, клавиатуру и гарнитуру, оно должно быть в хорошем состоянии и подходить для работы. Если у сотрудника уже есть подходящее оборудование дома, его можно использовать временно.
Работодатели должны убедиться, что временное домашнее рабочее место подходит для работы. Это включает в себя такие вещи, как безопасный доступ в пространство, основное оборудование, достаточное пространство и отсутствие беспорядка, надлежащее освещение, вентиляция, отопление, а также электрические розетки, вилки и шнуры в хорошем состоянии.
Работодатели должны регулярно общаться с сотрудниками и следить за тем, чтобы сотрудники делали достаточные перерывы.
Работодатели также должны:
- Поддерживать связь с сотрудниками
- Регулярно сообщать новости каждому сотруднику
- Иметь контакты и процедуры для экстренных случаев
Даже если сотрудники работают из дома, у них должен быть такой же доступ к возможностям обучения и продвижения по службе, что и у сопоставимых коллег, работающих в офисе.
Кроме этого, необходимо четко прописать обязанности сотрудников на удаленной работе.
Рекомендуется внести в документы по организации труда сотрудников Apple Distribution International следующие пункты:
При работе из дома сотрудник обязан проявлять разумную заботу о себе и других людях, на которых может повлиять выполняемая ими работа.
Сотрудники должны:
- сотрудничать со своим работодателем и следовать его инструкциям;
- защитить себя и других от вреда во время работы. Сотрудник должен позаботиться о своем оборудовании и немедленно сообщать о любых проблемах своему работодателю;
- немедленно сообщать о травмах своему работодателю;
- соблюдать все процедуры, установленные работодателем, например, при регулярной регистрации.
При переходе на удаленную работу необходимо:
- согласовать временные условия удаленной работы с работодателем, включая регулярное общение с ним;
- определить работу, которую нужно выполнять дома с работодателем
- определить оборудование, необходимое для создания безопасного рабочего места дома, и согласовывать это с работодателем.
- найти подходящее безопасное место в доме для работы на дому;
- согласовать планы и контакты, которые будут использоваться в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Сотрудники Apple Distribution International, работающие на дому, могут неохотно сообщать своему работодателю, что они нездоровы. Важно отметить, что если он плохо себя чувствуете, действуют обычные правила отпуска по болезни.
Разработаем рекомендации для сотрудников Apple Distribution International для помощи перехода на удаленный режим работы. Представим данные предложения в Приложении 1.
Рассмотрим мероприятия по организации дистанционной работы в компании Apple Distribution International.
Организация рабочих мест сотрудников Apple Distribution International.
Всерьез концепцию удаленного рабочего места начали применять именно после введения режима самоизоляции. Предполагается, что это утверждение касается в первую очередь компаний таких отраслей, в которых есть возможность вести бизнес полностью или в большей части в онлайн-пространстве: ИТ, ритейл, консалтинг. При этом эксперт утверждает, что катализатором автоматизации процессов стала не пандемия, а четвертая промышленная революция, начавшаяся еще в начале XXI [концепция, согласно которой происходит переформирование производства на полностью автоматизированный: получила свое название после введения Германией термина в 2011 г.], а разговоры о приоритетных направлениях формирования рабочих мест ведутся на протяжении последних пяти лет. Спикер выделяет следующие тенденции в организации рабочих мест:
- Приоритет онлайн-организации рабочих процессов(в идеале – полный переход в онлайн-пространство). Территориальные различия сотрудников и клиентов компании, смещение рабочего дня диктуют новые правила для решения рабочих вопросов и ведению проектов, где общение в онлайн-среде является наиболее выгодным решением. Отдельные секторы бизнеса представить без онлайн-среды уже представляется невозможным: так крупные B2C компании в обязательном порядке имеют интернет-магазин и круглосуточную поддержку клиентов. При этом трансформация процессов происходит не только при взаимодействии с клиентами, но и при реформировании процессов внутри компании: такие понятия, как agile-офисы (организация работы сотрудников, предполагающая переход к нестандартной структуре офиса, «гибкий офис»), ускорение time-to market (срок вывода продукта на рынок) позволяют компаниям выводить продукты на рынок и реализовывать потребности клиентов быстрее.
- Кросс-географические команды позволяют привлекать таланты по всему миру вне зависимости от местонахождения офиса.
- Кросс-функциональные команды помогают ускорить бизнес-процессы.
- Удаленный доступ как обыденный подход к организации рабочих мест компании.
Предпосылки к более активному переходу определяются факторами, оптимизирующими расходы компании:
- сокращение себестоимости товаров и услуг за счет снижения стоимости аренды помещения для офиса;
- привлечение лучших специалистов: сотрудников в команду можно выбирать исходя из их навыков, необходимых для эффективной работы компании, а не в зависимости от местонахождения сотрудника;
- качество работы не ухудшается;
- сокращение бумажного документооборота;
- дистанционная организация совещаний и конференций.
При работе в офисе предоставление рабочего места подразумевает в том числе обеспечение сотрудника техническим устройством для работы (например, настольным компьютером), в то время как при работе вне офиса вопрос технического Например, Google решает соответствующую задачу путем предоставления корпоративных устройств или частичной компенсацией стоимости личных устройств сотрудников. Данную практику рекомендуется внедрить и в систему организации дистанционной работы в компании Apple Distribution International.
Немаловажным является вопрос и об информационной безопасности: большинство компаний оказалось не готово к отражению возникших проблем хищения и утечки информации, рисков взлома ИТ-инфраструктуры компании и отказа в обслуживании. При этом сложность с техническим обеспечением проявилась не только с точки зрения технического оснащения сотрудников, но и с точки зрения оперативного реагирования на возникшие сложности удаленно. Как отмечают эксперты, оценивать риски и предпринимать действия для решения проблем информационной безопасности следует заранее, а не в момент непосредственного возникновения проблемы. Следует выявлять соответствующие риски не только с технической точки зрения, но и учитывать человеческий фактор: отсутствие непосредственного контроля за сотрудником может способствовать передачи данных, в том числе коммерческой тайны третьим лицам.
Сотрудник, получивший доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации привлекается к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в зависимости от обстоятельств. Несмотря на то, что закон предусматривает ответственность за утечку информации, на практике привлечь сотрудника к ответственности бывает затруднительно, а в случае привлечения иногда несоразмерно.
Учитывая, что раскрытие коммерческой тайны может повлечь не только существенные убытки для компании, но и полную потерю бизнеса, соответствующие штрафы не могут компенсировать ее расходы.
Рассмотрим технологические и организационные шаги перехода к новому формату организации рабочих мест:
- организация компенсации за использование личного оборудования сотрудников;
- пересмотр трудовых договоров, позволяющих работать вне офиса: например, заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменениями его условий
- разработка инструментов для облегчения организации труда в цифровом пространстве (например, выстраивание системы общения между коллегами);
- разработка и проведение мероприятий по информационной безопасности (обеспечение баланса защиты данных и комфортной работы);
- проведение онлайн-обучения сотрудников с целью обучения пользованием программным обеспечением для удаленной работы.
Однако стоит обратить внимание на то, что организация рабочих мест в формате «гибкого офиса» не является полноценным переходом на удаленный режим работы, а представляет собой скорее гибрид дистанционной работы и работы в офисе. Поэтому полноценно судить о достоинствах удаленной работе, приводя в пример опыт внедрения agile-офисов, нельзя.
Негативное отношение некоторых менеджеров к удаленной работе зачастую вызвано опасениями того, что они не смогут руководить сотрудниками на расстоянии. Эта проблема может быть решена, если ориентироваться на управление результатами труда, а не присутствием персонала. Исследования показали, что у сотрудников, которым разрешено трудиться автономно, зачастую производительность труда повышается, так как они могут выполнять задание тогда, когда для этого имеются наилучшие условия.
Но в случае ориентации на конечные результаты очень важно, чтобы все участники трудового процесса точно представляли себе, чего от них ждут. Необходимо совершенно четко определить порядок работы: от кого работник получает задания, как он их выполняет и как контролируется процесс выполнения.
Один из наиболее эффективных способов формулирования требований заключается в подготовке документа с описанием правил удаленной работы и соответствующего соглашения с сотрудниками. Формализованные правила и соглашение с сотрудником позволяют также стандартизировать требования к информационному оборудованию и объем зарплаты. Кроме того, эти Документы охватывают вопросы безопасности, ответственности и защиты корпоративной информации.
Для получения желаемых результатов важно проводить обучение дистанционной работы. По словам Голдена, наиболее передовые компании даже создают для этого целые программы, включающие обучение в классах, в которых сотрудники могут потренироваться в удаленной работе, прежде чем приступить к ней на практике. Но обучение должно охватывать не только удаленных сотрудников. Также является важным организовать подготовку менеджеров и офисных работников эффективно взаимодействовать с персоналом, который трудится дистанционно.
Менеджеров следует научить управлять результатами такого труда, а офисных сотрудников — поддерживать контакт с удаленными специалистами. Если не уделить этому должного внимания, то вряд ли удастся избежать проблем. Поскольку менеджеры и офисные работники не могут просто подойти удаленному коллеге для обсуждения того или иного вопроса, необходима надежная связь, чтобы дело шло без сбоев.