Проектирование и разработка информационной системы учета заявок на рекламу

---

Страницы:   1   2   3   4

---

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
• 1.1. Краткая характеристика ЗАО «АБРОН»
• 1.2. Основные виды деятельности
• 1.3. Организационная структура ЗАО «АБРОН»
• 1.4. Организационная структура рекламного отдела ЗАО «АБРОН»
• 1.5. Моделирование процесса обработки заявки на размещение рекламного объявления в печатных изданиях. Модель AS-IS
• 1.6. Моделирование движения потоков данных в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления. Модель AS-IS
• 1.7. Уровень технического и программного оснащения процесса
• 1.8. Обоснование разработки информационной системы
• ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
• 2.1. Обзор программных аналогов
• 2.2. Обзор средств разработки информационных систем
• 2.3. Обзор средств проектирования
• 2.3. Обоснование проектирования собственной ИС и выбора средств разработки
• ГЛАВА 3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
• 3.1. Разработка технического задания
• 3.2. Моделирование процесса обработки заявки на размещение рекламного объявления в печатных изданиях. Модель TO-BE
• 3.3. Моделирование движения потоков данных в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления. Модель TO-BE
• 3.3. Объектно-ориентированное моделирование информационной системы по обработке заявок на размещение рекламных объявлений в печатных изданиях
• 3.4. Моделирование структуры реляционной базы данных
• ГЛАВА 4. РАСЧЕТ СЕБЕСТОИМОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТА
• 4.1. Нормативы трудоёмкости
• 4.2. Определение цены программного продукта
• 4.3. Расчёт показателей экономической эффективности. Определение затрат до внедрения информационной системы
• 4.4. Расчёт показателей экономической эффективности. Определение затрат после внедрения информационной системы
• 4.5. Сравнительная характеристика до и после внедрения информационной системы
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

Значение информационных технологий в современном мире трудно переоценить, так как ни одна из компаний или организаций не обходится без информационных систем, которые позволяют улучшить работу компании, повысить эффективность и функциональность, улучшить производительность труда сотрудников, тем самым, подняв и уровень производительности компании в целом.

«ЗАО «АБРОН»» – одно из немногих независимых общественно–политических изданий, которое отличается такими качествами, как объективность, взвешенность, демократичность. Основной принцип журналистов – не навреди, поскольку неосторожное слово может обернуться для кого-то болью, для кого-то бедой, а то и социальным взрывом. Один из самых важных показателей признания газеты – высокий индекс цитирования. Качественные материалы, подготовленные нашими журналистами, ежедневно цитируют десятки средств массовой информации (СМИ): телеканалы, радиостанции, новостные сайты. Газета входит в десятку самых цитируемых изданий в Интернете.

ЗАО «АБРОН» (НИ) – это не только газета. Это целый издательский дом (ИД), выпускающий серию глянцевых журналов для самой разной аудитории. Их три – «Театрал», «Pro Здоровье», «Мир выставок».

Однако несмотря на востребованность, доходы от продажи тиража едва компенсируют затраты на его выпуск, поэтому для успешной работы печатного СМИ необходимы дополнительные источники дохода. Реклама является одним из основных источников. В издательстве функционирует целый рекламный отдел, сотрудники которого занимаются разработкой рекламы для рекламодателя, приема обращений по размещению рекламы на страницах печатных изданий, анализом особенностей рекламирования продуктов, подбором наиболее эффективных видов рекламы, а также созданием новых или ревизией уже имеющихся рекламных материалов. В настоящий момент времени данный процесс является весьма сложным и трудоемким процессом, занимает много времени у работников отдела, а также требует предоставления различных отчетов в кратчайшие сроки, поэтому использование автоматизированной информационной системы (АИС) при обработке информации и формировании отчетов просто необходимо. Важную роль играет и то, что использование информационных систем повышает эффективность и достоверность предоставляемой информации.

В ходе выполнения дипломного проекта предусмотрено решение следующих задач:

1. Анализ предметной области и процесса функционирования отдела

рекламы;

2. Построение функциональной модели процесса обработки заявок на размещение

рекламных объявлений в печатных изданиях издательства;

3. Выявление недостатков существующей информационной системы;
4. Проведение анализа возможных путей устранения выявленных недостатков с

помощью сравнения программ–аналогов, существующих на рынке;

5. Моделирование, с учетом недостатков процесса обработки заявок, опираясь

на спроектированную информационную систему, представление процесса в виде UML–диаграмм, разработка структуры реляционной базы данных на логическом уровне, и на основе этого представление пользовательского интерфейса проектируемой информационной системы;

6. Расчет себестоимости разработки и внедрения программного продукта.

Таким образом, цель данного дипломного проекта – добиться сокращения времени и затрат труда, повысить эффективность работы сотрудников издательства ЗАО «АБРОН» за счет проектирования и последующего внедрения  информационной системы.

 

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Краткая характеристика ЗАО «АБРОН»

«ЗАО «АБРОН»» – полноцветная ежедневная общественно-политическая газета.
На страницах газеты  можно увидеть то, что актуально на сегодняшний день, а именно все самые последние новости, анализ произошедших событий, журналистские расследования. Газета выходит ежедневно. С понедельника по четверг – форматом А2 на 8 полосах, а по пятницам – форматом А3 на 32 полосах с телепрограммой на неделю.
Тираж – 108 200 экземпляров.

В таблице 1.1 представлены основные реквизиты ЗАО «АБРОН».

Аудитория газеты различная. Женщины составляют более трети аудитории газеты, мужчины – две трети читателей. Средний возраст читателей – 43 года. Самую большую группу в аудитории газеты составляют мужчины и женщины в возрасте 35–54 года – 52%. Достаточно высокий процент читателей в возрасте 18-34 года – 36%. Оставшиеся 12% приходится на группу людей старше 55 лет. Высшее образование имеют 59% читателей. Нельзя не отметить социальный статус аудитории: руководители – 47,5%, служащие – 37,5%,студенты – 4%, рабочие – 11 %.

Газета «ЗАО «АБРОН»» имеет широкое распространение в Москве, Санкт-Петербурге, Владимирской, Ивановской, Костромской, Московской, Ростовской, Ярославской областях, Краснодарском и Ставропольском краях, в Ингушетии, Чеченской Республике, ближнем и дальнем зарубежье.

Разница составляет около 80% от тиража, подписка – около 20% от тиража. В числе подписчиков – администрация Президента, Госдума, Совет Федерации, федеральные министерства, администрации регионов, иностранные миссии и представительства, ведущие компании и предприятия России.

Газета «ЗАО «АБРОН»» была основана Игорем Голембиовским в 1997 году, после его ухода вместе с некоторыми журналистами из газеты «Известия». В 1999 и 2001 годах в качестве еженедельного приложения к ежедневной газете выходил таблоид «Московская комсомолка». По данным на 2003 год 76 % акций газеты принадлежали российскому предпринимателю Олегу Митволю. Однако в марте 2003 года произошел конфликт между предпринимателем и инвестором Борисом Березовским, после которого газету закрыли.

Бренд «ЗАО «АБРОН»» был передан журналистскому коллективу во главе с Яковым Валерием Васильевичем, работавшим заместителем главного редактора. В июне 2003 года газета «ЗАО «АБРОН»» вышла вновь.

В настоящее время издательский дом «ЗАО «АБРОН»», помимо газет, выпускает несколько цветных тематических журналов: журнал для настоящих ценителей театра «Театрал», журнал о здоровом образе жизни «PRO Здоровье» и журнал для профессионалов Экспо–индустрии «Мир Выставок». Все издания наращивают тиражи, покоряют все новые торговые точки, активно привлекают рекламу.

«ЗАО «АБРОН» «Театрал» – единственное в своем роде издание, из месяца в месяц информирующее читателей о том, что происходит на сцене и за ее кулисами. В журнале публикуются интервью с ведущими артистами и режиссерами театров Москвы, Санкт-Петербурга. Много о провинциальном театре. Сегодня журнал распространяется практически во всех театрах обеих столиц и крупных российских городов, именно поэтому его можно с полным правом назвать востребованным изданием.

«ЗАО «АБРОН» «PRO Здоровье» – красивое глянцевое издание о здоровье и здоровом образе жизни. Журнал написан интересно, в нем рассказывается о человеке, о его внутреннем мире, о гармонии с природой и любви. Также, на страницах журнала можно найти много практических советов о том, как быть красивым, здоровым и счастливым. Эксперты и консультанты журнала – это ведущие российские специалисты в различных областях медицины, фармакологии, косметологии и фитнеса. Купить «PRO Здоровье» сегодня можно в газетных киосках Москвы и Подмосковья, в газетных автоматах, на станциях метро, в крупных сетях аптек. Журнал можно встретить на бортах всех крупных авиакомпаний, в клиниках, центрах красоты и здоровья.

«ЗАО «АБРОН» «Мир Выставок» – журнал, рассказывающий о событиях и новостях отрасли, о новых технологиях выставочной деятельности. Авторитетные специалисты дают рекомендации по эффективному участию в выставках и их юридическому обеспечению, публикуются эксклюзивные материалы по выставочному маркетингу. Профессионалы в обеих столицах и в российских регионах уже хорошо знают журнал и называют его авторитетным отраслевым изданием. Журнал «Мир выставок» получают все органы федеральной власти, включая Администрацию президента РФ, аппарат правительства РФ, Государственную думу, министерства и ведомства, правительство Москвы. Журнал можно почитать и на борту самолетов ведущих российских и мировых авиакомпаний – Austrian, Air France, Japan Airlines, Finnair, Korean Air, Lufthanza, «Ист-Лайн».

Издательский дом «ЗАО «АБРОН»» провел и ряд собственных проектов среди которых:

• Операция «Зебра» – акция, в ходе которой «ЗАО «АБРОН»» при поддержке ГИБДД, некоторых радиостанций и телеканала ТВ-центр стремилась привить водителям Москвы уважение к пешеходам.
• «Звезда театрала» – независимая театральная премия, где в качестве жюри выступают сами зрители.
• Благотворительный аукцион в пользу детей, больных лейкемией «Звёздные игры».
• «Книгу – школе» – акция за поддержку издания антологии «Десять веков русской поэзии».

В штате издательского дома состоит более 100 человек. «ЗАО «АБРОН»» входят в 20 самых цитируемых изданий страны. В разные годы в «Новых Известиях» работали знаменитые журналисты и публицисты. С 2003 года политическим художником-обозревателем работает Михаил Златковский, который вот уже тридцать лет является ведущим в своей сфере деятельности не только в СССР и России, но и в мировой культуре.

Таблица 1.1. Реквизиты ЗАО «АБРОН»

 

1.2. Основные виды деятельности

Издательская деятельность — специфический вид производства, подразумевающий подготовку, а также подготовку и выпуск печатных изданий любого вида.

Печатным изданием признается газета, книга, журнал, брошюра, альбом, плакат, буклет, открытка, иное изделие полиграфического производства независимо от тиража и способа изготовления, предназначенное для передачи содержащейся в нем информации.

Деятельность издательского дома ЗАО «АБРОН» имеет некоторые особенности.

Деятельность газеты осуществляется по трем направлениям: редакционное, техническое и коммерческое.

Редакционное направление деятельности газеты подразумевает под собой публикацию новостных материалов. На долю редакционных отделов приходится написание новостных сообщений, юмористических заметок, колонок комментаторов и бытовой информации – кулинарные рецепты и медицинские советы. Подготовкой этих материалов занимается редакторский состав.

В обязанности технических подразделений входит производство газеты. Эта работа включает два этапа: верстку – размещение на площади газеты текстовых и изобразительных материалов, как рекламного, так и информационного характера и изготовление формы для печати – второго этапа производства газеты. При верстке могут использоваться рельефные металлические литеры и клише с изобразительными материалами, из которых затем и верстается полоса.

Перед коммерческими отделами стоит важная задача поиска рекламодателей, поскольку именно за счет поступлений от рекламы газета может существовать в качестве независимой финансовой единицы. Они также занимаются привлечением подписчиков и обеспечением роста тиража, ведут бухгалтерский учет издания, включая страхование и налоги.

Деятельность газеты регламентируется законодательством Российской Федерации о Средствах Массовой Информации, а также уставом редакции издательства.

В связи с тем, что СМИ являются основным источником получения информации для физических и юридических лиц, Правительство РФ уделяет особое внимание вопросам регулирования деятельности данных организаций. В законе о СМИ изложены основные положения организации деятельности средств массовой информации. Так, согласно Закону о СМИ не допускается использование средств массовой информации в целях совершения уголовно наказуемых деяний, для разглашения сведений, составляющих государственную или иную тайну, призыва к захвату власти, классовой, социальной, религиозной нетерпимости или розни, пропаганды войны.

Деятельность издательства строится на основе устава редакции, в котором должны быть определены:

• Взаимные права и обязанности учредителя, редакции, главного редактора;
• Полномочия коллектива журналистов – штатных сотрудников редакции;
• Порядок назначения главного редактора, редакционной коллегии и (или) иных

органов управления редакцией;

• Основания и порядок прекращения и приостановления деятельности средства

массовой информации;

• Передача и (или) сохранение права на название, иные юридические последствия

смены учредителя, изменения состава соучредителей, прекращения деятельности СМИ, ликвидации или реорганизации редакции, изменения ее организационно-правовой формы;

• Порядок утверждения и изменения устава редакции, а также иные положения,

предусмотренные Законом о СМИ и другими законодательными актами;

• Устав редакции утверждается учредителем самостоятельно.

Для осуществления деятельности наличия устава недостаточно, издательству необходимо иметь свидетельство о регистрации на каждый вид издания.

 

1.3. Организационная структура ЗАО «АБРОН»

Организационная структура предприятия – совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Она отражает сложившееся разделение прав, полномочий, ролей и видов деятельности персонала, объединение их в рамках подразделений различных уровней управления, интеграцию этих подразделений в единое целое. Все работники действуют на основании должностных инструкций, согласно которым определяются — место, роль в системе функционирования управления издательства, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу.

Организационная структура управления издательства ЗАО «АБРОН» наглядно представлена в виде схемы на рисунке 1.1, и по основным характеристикам может быть отнесена к линейно-функциональному типу.

Руководство или по газетной терминологии «редакторат редакции» главенствует над издательским домом. Все самые важные вопросы, касающиеся работы издательства направляются им.

Должности Генерального директора и главного редактора печатного периодического издания совмещает Яков Валерий Васильевич. Он осуществляет свои полномочия в соответствии с законом РФ о средствах массовой информации и уставом редакции; представляет редакцию в отношениях с учредителем периодического издания, издателем, распространителем, гражданами и их объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, государственными органами, а также в суде; определяет информационную политику газеты, а именно ее общественную позицию, отношение к событиям и процессам, которые происходят в различных сферах жизни общества – политике, экономике, культуре и др.

Первый заместитель главного редактора – его основной помощник на всех направлениях руководства редакционным коллективом. В издательстве эту должность занимает Вячеслав Ширяев — опытный журналист, обладающий качествами управленца, пользующийся авторитетом у работников редакции. Он замещает главного редактора во время его отсутствия – отпуска, болезни, командировки и т.п., получая на этот период все его полномочия – право подписи газеты в печать, в свет, издания приказов по редакции и др. В другое время он обычно отвечает за обеспечение газеты оперативной информацией.

Заместители главного редактора – Игорь Ванденко, Альмира Кожахметова и Александр Корзун. В большом коллективе крупного периодического издательства главному редактору требуется поддержка нескольких – двух, трех и больше заместителей. Так, в редакции «ЗАО «АБРОН»» четыре заместителя главного редактора, включая первого заместителя главного редактора. Иногда он поручает каждому своему заместителю курирование нескольких отделов редакции, ведущих важнейшие тематические направления издания. Нередко главный редактор использует своих заместителей и в качестве сменных редакторов. Тогда каждый из них поочередно ведет номер газеты – формирует его и руководит процессом его подготовки и выпуска.

Главный бухгалтер руководит финансовой службой: осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно–финансовой деятельности и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также контролирует исполнение редакционного бюджета. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля над проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Осуществляет взаимодействие с банками. Так же бухгалтер выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный бюджет, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

Директор по распространению стоит во главе дирекции по распространению, основной функцией которой является обеспечение распространения и реализации тиража периодического издания.

Отдел рекламы обеспечивает сбор и публикацию рекламных материалов и объявлений в печатном издании в соответствии требованиям закона «О рекламе», контролирует оформление и размещение собранных рекламных заказов и материалов, осуществляет обратную связь с рекламодателями, разрабатывает комплекс мероприятий по привлечению новых рекламодателей, также осуществляет самостоятельный поиск рекламодателей, возглавляется директором по рекламе.

Во главе издательского отдела стоит директор по производству-печати газеты в типографии. Отдел занимается изданием подготовленной внутри издательства литературы (непосредственно газеты, журналов, брошюр, буклетов, библиографических указателей, справочников, отчетов).

Директор отдела PR руководит отделом по связям с общественностью, который занимается работой со СМИ и налаживанием контактов в аналогичных отраслях деятельности, проведением исследовательских работ в области маркетинга конкурирующих печатных изданий, расширением рынка сбыта и увеличением тиража печатного издания, а также участием в подготовке, разработке и проведении рекламных акций издания.

Административная служба занимается приемом входящих звонков, а также регистрацией входящей и исходящей почты, обеспечивает редакцию необходимыми для работы хозяйственными материалами, решает вопросы кадрового обеспечения, обеспечивает юридическое сопровождение деятельности редакции, создает дизайн проектов и подчиняется управляющему делами административной службы.

Хозяйственной службой руководит управляющий делами хозяйственной службы, основной задачей службы является следить за чистотой и порядком в редакции, также она занимается вопросом курьерской доставки.

Компьютерный центр подчинен директору компьютерного центра. Здесь работают операторы, которые производят компьютерный набор номера и затем компьютерную верстку его полос. Нередко операторами работают бывшие машинистки упраздненного машинописного бюро редакции, освоившие технику компьютерного набора. Здесь же размещается и редакционно-издательский комплекс, с помощью которого в редакции могут изготавливать печатные формы, направляемые в типографию для печатания тиража газеты.

Дежурный редактор выпуска руководит большим отделом выпуск, который в свою очередь разделяется на множество маленьких отделов. Дежурная служба выпуска функционирует только в редакциях крупных ежедневных газет, где выпуск номеров идет по напряженному графику, с учетом времени каждой производственной операции. Работа этого отдела строится по сменам, состав которых меняется с каждым очередным номером.

Редакция газеты «ЗАО «АБРОН»», как и большинство современных редакций, работает по принципу разделения на отделы со своим штатом, тематикой, авторами, нештатными корреспондентами. В структуре редакции существуют такие отделы,  как отдел иллюстраций, отдел культуры, отдел чрезвычайных ситуаций,  отделы внутренней и внешней политики, отдел экономики и отдел спорта. Каждый отдел, в котором работает штаб специалистов в своей области и занимающихся конкретными задачами, возглавляет редактор, курирующий определённую тематику.

Рассмотрим отдел иллюстрации (фотоотдел)  более подробно. Отдел занимается художественным оформлением, конструированием и художественным редактированием изданий, обеспечивает высокий художественно–профессиональный уровень оформления, соответствия его содержанию и назначению изданий. Отдел иллюстраций заказывает иллюстративно-графический материал художникам, принимает от художников выполненную ими работу, совместно с технической редакцией подготавливает к печати макеты художественного оформления и макеты внутренней конструкции изданий, оценивает качество пробных оттисков, верстки и дает указания типографии об устранении допущенных недостатков, а также создает иллюстрационный фонд издательства. Во главе фотоотдела стоит заведующий отделом иллюстраций.

Отдел корректуры (корректорская) непосредственно связан с процессом подготовки номера печатного издания.  Работники отдела предотвращают проникновение ошибок в текстах, выходящих на печатные полосы. Это относится не только к орфографическим и синтаксическим ошибкам. Корректор нередко замечает и смысловые ошибки и сообщает о них в редакторат редакции или журналисту – автору текста. Вопросительный знак, поставленный корректором на оттиске полосы рядом с публикацией, – сигнал о необходимости перепроверки текста. Никакой компьютер с заложенной в него корректорской программой не в состоянии заменить грамотного человека и разобраться в смысловых и стилистических тонкостях. Сотрудники обычно работают в помещении редакционной библиотеки и оперативно проверяют все фактические данные, содержащиеся в материалах очередного номера, – географические названия, даты, фамилии, имена, должности и др.

В редакции газеты функционирует большой отдел спецпроектов, во главе которого стоит директор отдела спецпроектов. Издательский дом «ЗАО «АБРОН»» выпускает серию глянцевых журналов: «Театрал», «Pro Здоровье», «Мир выставок». Также издательский дом провел и ряд собственных проектов, среди которых: операция «Зебра», «Звёздные игры», «Книгу – школе». Отдельно хочется выделить премию «Звезда театрала»– ежегодная независимая премия зрительских симпатий, которая проходит в четвертый раз в Москве. В течение месяца до вручения премии, на сайте «Театрала» и на сайте «Новых Известий» можно проголосовать за полюбившихся актеров, актрис и режиссеров, за лучшие спектакли столичной сцены и лучшие актерские ансамбли, затем из поступивших заявок формируется короткий список главных претендентов и выставляется для голосования на сайте. Лауреаты получают денежную премию и статуэтку, изображающую тянущуюся к звездам девушку с развевающимся над ее головой золотым листом. Таким образом, «Звезда театрала» является полностью народной премией.

Информационный центр находится в подчинении директора по информации и занимается разработкой официальных сайтов газеты «ЗАО «АБРОН»» и журналов: «Театрал», «PRO Здоровье», «Мир выставок», начиная с усовершенствования веб дизайна, размещения свеже вышедших статей и новостей, обновления информации о различных мероприятиях проводимых издательством, технической поддержкой, заканчивая оптимизацией и продвижением сайтов в поисковых системах. Также работники центра занимаются обновлением онлайн-панели, которая формируется по результатам опроса пользователей интернета и на основании социологических исследований. С помощью панели проводятся маркетинговые и социологические опросы, которые позволяют определить предпочтения реальной и потенциальной аудитории печатной продукции. Издательство заинтересовано в том, что написанные статьи были интересны читателям.

1.4. Организационная структура рекламного отдела ЗАО «АБРОН»

Рекламные объявления являются одним из основных источников дохода печатного издательства «ЗАО «АБРОН»». Примеры рекламных объявлений представлены в приложении 2.

Реклама в прессе – одно из наиболее часто используемых средств распространения рекламной информации. К ней прибегают и недавно образовавшиеся фирмы, и крупные предприятия с солидным опытом работы и устойчивым контингентом клиентов. В совокупности реклама в прессе занимает до 85 %  рекламного бюджета фирм. В силу своей оперативности, повторяемости, широкого охвата рынка она является одним из самых эффективных средств распространения рекламы.

Реклама в прессе включает в себя самые различные материалы, опубликованные в периодической печати. Их можно подразделить на две основные группы: рекламные объявления и публикации обзорно–рекламного характера. Последние представляют собой различные статьи, репортажи, обзоры, несущие иногда прямую, а иногда косвенную рекламу.

При выборе печатного издания рекламодатели интересуются географией распространения. С точки зрения распространения печатные СМИ бывают: локальные, региональные, национальные и транснациональные.

Локальные распространяются в пределах одного населенного пункта или его части, например, квартальные, районные, окружные или городские.

Региональные распространяются в пределах определенного крупного населенного пункта и прилегающих к нему территорий: район области, область, район.

Национальные распространяются на территории всей страны.

Транснациональные распространяются в некоторых странах мира, к ним и  относится печатная продукция издательского дома ЗАО «АБРОН».

Количество желающих разместить рекламные объявления на страницах печатных изданий огромно, что и подтолкнуло меня на оптимизацию работы отдела рекламы и создание автоматизированной информационной системы.

Рекламный отдел является значимым отделом в издательстве «ЗАО «АБРОН»». Организационная структура рекламного отдела представлена на рисунке 1.2.

В состав рекламного отдела входят: директор по рекламе, специалисты по верстке рекламных строк, специалисты по верстке рекламных модулей, оператор отдела рекламы.

Функции сотрудников рекламного отдела:

Директор по рекламе:

— отслеживание ценовой политики конкурентов, какие скидки и льготы они предоставляют;

—   постоянный сбор информации;

—  формирование собственной политики цен с помощью новых льгот, скидок, условий размещения рекламы;

— руководство всей деятельности отдела, персональная ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;

—   участие в перспективном и текущем планировании деятельности отдела;

— принятие необходимых мер для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;

—    совершенствование системы трудовой мотивации работников отдела;

—   оформление заявок на размещение рекламных объявлений.

Специалист по верстке рекламных строк:

—   осуществление ввода параметров набора;

—   осуществление верстки текста;

—   верстка таблицы;

—   внесение правки в текст на основании замечаний технического редактора;

—   осуществление записи файлов на внешние носители информации.

Специалист по верстке рекламных модулей:

—   создание графических элементов различной степени сложности;

—   осуществление ввода созданных графических элементов;

—   восстановление фотографий;

—   подбор фотографий из фотоархива, цветокоррекция, ретушь, коллаж.

—   проверка файлов перед печатью.

Оператор отдела рекламы:

—    организация работы по поиску рекламных площадей;

—    осуществление взаимодействия с деловыми партнерами с целью

совершенствования деятельности рекламы;

—   подписание договоров о намерениях с рекламодателями, а также последующее информирование о выполнении работы.

1.5. Моделирование процесса обработки заявки на размещение рекламного объявления в печатных изданиях. Модель AS-IS

Одним из значимых процессов выполняемых издательством, является процесс обработки заявок на размещение рекламных объявлений, т.к. от того как профессионально подойдут к этому вопросу работники отдела рекламы, от уровня обслуживания клиента, качества консультации и выполнения заказа, будет зависеть обратится он повторно в редакцию или нет.

Осуществление консультации по вопросам рекламы и размещения объявлений – главная функция и обязанность специалистов отдела рекламы. Согласно уставу редакции специалистам необходимо в кратчайшее время выявить потребность клиента и предоставить полную и исчерпывающую консультацию по всем возможным услугам и специальным предложениям, чтобы у клиента после консультации не возникло вопросов и в будущем, он вновь воспользовался услугами редакции.

Схематично процесс обработки заявки на размещение рекламного объявления, который на текущий момент осуществляется в издательстве ЗАО «АБРОН», представлен на рис. 1.3. Контекстная диаграммам состоит из одного функционального блока, а также стрелок вход, выход, механизм и управление.

Входной информацией является обращение клиента на размещение рекламного объявления в отдел рекламы редакции. Клиентами могут выступать физические и юридические лица, а также рекламные агентства.

Выходом является обработанная заявка.

Механизмом процесса являются редакционный коллектив, персональный компьютер (ПК) и программное обеспечение (ПО) – совокупность программ, процедур, правил и соответствующей документации системы обработки информации.

Управлением данного процесса являются законодательство РФ “О рекламе” от 13.03.2006 (ред. от 05.04.2011) , законодательство РФ «О средствах массовой информации» от 27.12.1991 N 2124-I (ред. от 11.07.2011), а также собственные требованиями к содержанию и оформлению всех заказов, предназначенных для размещения в соответствии с уставом редакции.

Для более подробного представления процесса, всех его шагов, контекстную диаграмму следует декомпозировать.

Процесс обработки заявки на размещение рекламного объявления разбивается на 5 этапов, как показано на рис. 1.4:

• анализировать намерения клиента: оператор отдела рекламы принимает обращение клиента, анализирует его намерения, формирует предварительный перечень услуг и заключает договор о намерениях, в случае если клиент согласился на сотрудничество и оплатил услуги;
• оформить заявку: после предоставления клиентом полного перечня данных по заявке директор отдела рекламы оформляет заявку на размещение рекламного объявления;
• рассмотреть заявку: назначенный директором отдела рекламы руководитель проекта подробно рассматривает заявку и в соответствии с изложенными в ней требованиями ставит задачу перед специалистами по верстке в подготовке макета рекламного объявления;
• подготовить объявление к публикации: полученный макет рекламного объявления отправляется в компьютерный центр для оформления объявления, после чего оформленное объявление, сформированное в номер печатного издания, записывается на электронный носитель и отправляется в отдел выпуска;
• отправить в типографию: проверяющий редактор отдела выпуска проверяет записанные на электронном носителе данные, затем дежурный редактор выпуска утверждает рекламный вкладыш или объявление в составе номера к публикации и отправляет его в типографию. После печати печатные издания из типографии отправляются в издательство, которое рассылает их по пунктам назначения: подписчики, киоски прессы и тд.

Наиболее важным этапом является первый этап обработки заявки,– анализировать намерения клиента т.к. на этом этапе происходит информирование потенциального клиента с целью заинтересовать его воспользоваться услугами именно издательства ЗАО «АБРОН». Консультация должна осуществляться в доступной понятной форме для клиента.    Грамотный подход к клиенту – залог успешного сотрудничества и заключения договора. Поэтому, именно данный этап необходимо рассмотреть подробнее.

Процесс анализа намерений клиента разбивается на 7 этапов (рис. 1.5):

• проконсультировать и проинформировать потенциального клиента: предоставить исчерпывающую информацию по всем аспектам деятельности издательства, провести консультацию в области рекламы. Данный этап включает информирование клиента по перечню услуг и специальных предложений, предоставляемых издательством, а также консультирование в выборе услуг соответствующих намерениям;
• вручную заполнить графу бланка печатное издание: в случае заинтересованности клиента в размещении рекламного объявления заполняется бланк расчета стоимости услуг. На данном этапе оператор заполняет графу бланка печатное издание, выбранного клиентом для размещения рекламного объявления;
• вручную заполнить графу бланка приоритет размещения: ознакомившись с возможными скидками и наценками на размещение объявлений в выбранном печатном издании, клиент останавливает свой выбор на приоритете размещения, который также фиксируется в бланке;
• вручную заполнить графу бланка параметры объявления: заполнение графы бланка параметры объявления, выбранные клиентом;
• рассчитать стоимость услуг: на основе заполненного вручную бланка расчета стоимости услуг рассчитывается структура цены. В тех случаях, когда клиента не устраивает стоимость услуг, он вновь обращается к оператору отдела рекламы, который заполняет новый бланк расчета стоимости услуг. Снижение цен осуществляется за счет выбора акций, специальных предложений или наиболее бюджетных услуг размещения, если те имеются в наличие. После заполнения всех граф нового бланка расчета стоимости услуг структура цены перерассчитывается;
• принятие платежа: при оплате клиентом услуг бухгалтер формирует квитанцию об оплате;
• согласовать условия сделки: после получения оператором квитанции об оплате услуг, условия сделки оговариваются, и составляется договор о намерениях.

Процесс оформления заявки также является одним из наиболее важных, т.к. в случае ошибок при оформлении, заказ будет выполнен некорректно, что повлечет за собой уточнение деталей заказа для повторного выполнения, недовольство клиента, а в некоторых случаях и отказ от дальнейшего сотрудничества.

Процесс оформления заявки разбивается на 3 этапа (рис. 1.6):

• зарегистрировать клиента: зафиксировать данные о клиенте для дальнейшего ввода в курс дела по состоянию выполненной работы;
• назначить руководителя проекта: назначить ответственного за выполнение заявки руководителя;

оформить бланк заявки: заполнение недостающих граф заявки на размещение объявления (текст объявления, цвет текста, количество выводов и тд.).

1.6. Моделирование движения потоков данных  в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления. Модель AS-IS

Для того чтобы лучше рассмотреть существующий процесс, необходимо смоделировать движения потоков данных в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления.

Наглядно информационные потоки процесса обработки заявки представлены в виде диаграммы на рис.1.7.

На DFD-диаграмме рассматриваются следующие элементы:

1. Функциональные блоки. Представленная диаграмма, содержит только один функциональный блок, – «Обработка заявки на размещение рекламного объявления».
2. Внешние сущности. В качестве внешних сущностей выбраны «Клиент», «Оператор отдела рекламы», «Финансовый отдел», «Директор по рекламе», «Руководитель проекта», «Специалист по верстке», «Компьютерный центр», «Выпуск». Более подробно их роль будет рассмотрена при описании декомпозированной диаграммы.
3. Стрелки, связывающие объекты диаграммы.

Заинтересованный в размещении рекламного объявления клиент обращается в отдел рекламы. Оператор отдела рекламы консультирует и информирует клиента, после чего формирует бланк расчета стоимости услуг на основании предпочтений клиента. Данный перечень направляется в финансовый отдел для формирования структуры цены. В тех случаях, если клиента не устраивает стоимость, оператором заполняется новый бланк расчета стоимости услуг, после чего клиент направляется в финансовый отдел для повторного формирования структуры цены. После принятия решения о размещении объявления клиент оплачивает услуги. С квитанцией об оплате клиент направляется к оператору отдела рекламы для составления договора о намерениях, после чего договор о намерениях передается директору по рекламе, который в свою очередь регистрирует клиента, назначает руководителя проекта и оформляет заявку. После оформления заявки, директор по рекламе ставит задачу перед назначенным им руководителем проекта обработать заявку на размещение рекламного объявления. В случае необходимости создания макета рекламного объявления оформленная заявка направляется специалисту по верстке. Далее руководитель проекта устанавливает требования к оформлению рекламного объявления. Компьютерный центр оформляет рекламное объявление и записывает оформленное рекламное объявление на электронный носитель и отправляет его в отдел выпуск. Проверяющий редактор отдела выпуска проверяет записанное на электронном носителе объявление в составе номера, сравнивая его с данными бланка заявки. Затем дежурный редактор выпуска утверждает объявление в составе номера к публикации и отправляет номер в типографию. После публикаций в отделе выпуск формируется отчетность, на основании которой руководитель составляет отчет о проделанной работе. Данный отчет направляется директору по рекламе и оператору отдела рекламы, первоначально работавшего с клиентом. Оператор связывается с клиентом и сообщает о том, что заявка обработана.

На рис.1.8 представлена декомпозиция диаграммы потоков данных в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления.

Клиент обращается в отдел рекламы с целью размещения рекламного объявления. Оператор отдела рекламы консультирует клиента по всем аспектам деятельности издательства, информирует об услугах и специальных предложений, предоставляемых издательством. Проанализировав намерения клиента, оператор вручную заполняет следующие графы бланка расчета стоимости услуг: печатное издание, приоритет размещения и параметры объявления. Далее клиент направляется в финансовый отдел для расчета стоимости и формирования структуры цены выбранных параметров. В тех случаях, если клиента не устраивает стоимость, оператором заполняется новый бланк расчета стоимости услуг, после чего клиент направляется в финансовый отдел для повторного формирования структуры цены. В случае окончательного решения клиента о размещении объявления услуги по размещению оплачиваются. Оплата может осуществляться как единовременно, так и по частям (обычно в процентах от полной стоимости) по мере готовности заказа. Квитанция об оплате предоставляется оператору отдела рекламы для составления договора о намерениях. Далее договор о намерениях передается директору по рекламе, который в свою очередь регистрирует клиента, назначает руководителя проекта, оформляет заявку и ставит перед руководителем проекта задачу рассмотреть оформленную заявку. В случае необходимости создания макета рекламного объявления оформленная заявка направляется специалисту по верстке. Далее руководитель проекта устанавливает требования к оформлению рекламного объявления. Компьютерный центр оформляет и записывает оформленное рекламное объявление на электронный носитель и отправляет его в отдел выпуск. Проверяющий редактор отдела выпуска проверяет записанное на электронном носителе объявление в составе номера, сравнивая его с данными оформленного бланка заявки. Далее дежурный редактор выпуска утверждает объявление в составе номера печатного издания или же рекламный вкладыш к публикации и отправляет номер в типографию. Печать рекламных объявлений в составе номера газеты на настоящий момент осуществляется в типографии «ВМГ – Принт». Печать рекламных вкладышей, объявлений в составе брошюр, каталогов, а также номера любого из журналов издательства,  выполняется в типографии Мосполиграф. После печати печатные издания из типографии отправляются в издательство, которое рассылает их по пунктам назначения: подписчики, киоски прессы и тд. После публикаций в отделе выпуск формируется отчетность, на основании которой руководитель составляет отчет о проделанной работе. Данный отчет направляется директору по рекламе и оператору отдела рекламы, первоначально работавшего с клиентом. Оператор связывается с клиентом и сообщает ему о том, что заявка обработана.

Подводя итоги моделирования, следует указать слабые места в процессе обработки заявки на размещение рекламного объявления в настоящий момент времени, а именно те сложности, которые возникают, у редакционного коллектива, при выполнении своих обязанностей.

Данная модель работы имеет следующие недостатки:

• система хранения данных, использующаяся в издательстве, имеет не большой функционал, в связи с чем, не отражает в полной мере всех тонкостей работы с заявками на размещение рекламных объявлений;

• оформление заявки на размещение рекламного объявления осуществляется вручную посредством заполнения граф бланка заявки;

• корректировка перечня услуг осуществляется путем повторного заполнения граф новой заявки, что отнимает у операторов отдела рекламы много времени;

• в процессе обработки заявки задействовано большое количество сотрудников редакции;

• передача данных о заявке между отделами издательства осуществляется в свободной форме;

• отсутствие информации о состоянии заявки «на текущий момент».

Очевидно, что процесс отнимает много времени, к тому же вероятность допущения ошибки, ее сложного обнаружения, потери документов, или утечки информации слишком велика.

1.7. Уровень технического и программного оснащения процесса

В ходе процесса обработки заявки на размещение рекламного объявления в ЗАО «АБРОН» используются персональный компьютер (ПК), принтер HP DeskJet F4283 для печати документов формата А4, сканер HP ScanJet G2710 для сканирования документов формата А4 и телефон. В рекламном отделе 10 компьютеров. Для компьютеров специалистов по верстке рекламных строк и модулей используется видеокарта – Geforce 8400 GS 512 Мб.

ПК следующей конфигурации:

• Монитор: 19.4″ LG Flatron W1934SBN,
• Процессор: Intel Dual Core E5300 /775,
• Материнская плата: ASUS M2A74-AM SE/C/SI,
• Оперативная память: 2Gb PC6400 Kingmax,
• Жесткий диск: 160Gb Samsung SP1654N SATA II,
• CD-ROM: DVD+/-RW Samsung SH-S223 SATA Black,
• Модем: D-Link DSL-200 ADSL ext,
• Клавиатура: Chiсony KB-9908,
• Мышь: Microsoft-S90,
• Корпус: 350W DLC-MD370.

Рекламный отдел состоит как сетевая многопользовательская система, что предусматривает возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких пользователей в одно время, к одним и тем же данным одновременно.

Операционная система нового поколения Windows XP SP3 ориентирована на разнообразные компьютеры: портативные, настольные, серверы и кластерные системы и обеспечивает тесную интеграцию с сетью Интернет. Она характеризуется следующими параметрами:

• имеет 32-разрядную файловую систему с открытой для дальнейшего развития архитектурой, работающую быстрее и реализующую множество новых возможностей;

• максимально упрощает установку и настройку оборудования за счет поддержки стандарта plug-and-play;

• имеет встроенные средства для работы со звуком, видео- и компакт-дисками (CD-ROM), диагностики, оптимизации и исправления ошибок, которые помогают устранять конфликты между устройствами и повышают эффективность функционирования всей системы;

• включает эффективные инструменты для работы с сетью Интернет, которые ускоряют работу и поиск информации в World Wide Web.

Вследствие наличия эффективных средств обеспечения защиты (сохранение состояния системы для ее восстановления после сбоев, модифицированная файловая система, шифрование, управление доступом и др.) Windows XP была признана одной из самых безопасных ОС.

В системе Windows XP реализованы решения, призванные уменьшить затраты на эксплуатацию системы в корпоративных сетях.

В качестве системного программного обеспечения, кроме операционных систем используются: MS Office 2007.

MS Word используется для набора любых текстовых документов (писем, договоров, сличительных актов и мн. др.). Удобен он широким набором возможностей по форматированию текста, также возможностью добавления в текст различных графических элементов (рисунки, графики, диаграммы и др.), возможностью связи с другими приложениями MS Office.

MS Excel. Это табличный процессор, используется для обработки данных представляемых в виде таблицы (прайс-листы, спецификации и пр.). Так же имеет широкий набор возможностей обработки информации и имеет связь с другими приложениями MS Office.

MS Access. Система управления базами данных. Также имеет возможность связи с другими приложениями MS Office.

MS Outlook. Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Internet Explorer v.6.0 – проводник Internet – это программа, которая позволяет работать с системой World Wide Web. Благодаря ее мощным возможностям доступ к информации сети Internet прост, как щелчок мышью. World Wide Web – это информационная система, к которой можно получить доступ через Internet. Отдельные информационные разделы этой системы называются страницами. Каждая страница может содержать связи или указатели на другие страницы World Wide Web. Перемещение по World Wide Web состоит в переходах от одной страницы к другой посредством связей.

— антивирусная программа – Антивирус Касперского 6.0 Workstations для Windows обеспечивает комплексную защиту компьютера от вирусов, хакерских атак, спама, шпионского программного обеспечения и других вредоносных программ;

— программы архивации данных – WinZip – одна из самых популярных утилит для сжатия данных. WinZip позволяет быстро сжимать и разжимать ваши файла в целях экономии дискового пространства и экономии времени при передачи их по сети. WinZip предлагает предварительный просмотр сжатых картинок плюс улучшенную компрессию для аудио файлов (WAV). Кроме ZIP файлов WinZip работает с BZ2 и RAR файлами;

— программа «ВДГБ: Издательство» позволяет автоматизировать деятельность отдела подписки, рекламного отдела и отдела маркетинга, бухгалтерии, отдела распространения печатной продукции.

Возможности программы:

— предусмотрена возможность предоставлять и учитывать скидки для определенных клиентов;

— контроль оплаты выставленных счетов;

— автоматический учет размещения рекламы в издании на основании заказов;

— пакетная печать комплектов документов (актов оказанных услуг и счетов-фактур) по всем рекламодателям;

— учет взаиморасчетов с рекламодателями в разрезе видов рекламных услуг или заказов;

— формирование отчета, отражающего количество рекламных полос и их распределение в издании.

— Adobe PageMaker 7.0 предлагает высококачественные инструменты для профессиональных дизайнеров и других специалистов, в чьи обязанности входит верстка и предпечатная подготовка различных публикаций.

С помощью PageMaker можно выпускать печатную продукцию различной сложности: от простых рекламных листовок до комплексных многостраничных отчетов; создавать собственные публикации «с нуля» или воспользоваться сотнями готовых шаблонов, которые могут быть модифицированы в соответствии с требованиями.

PageMaker поддерживает все ведущие стандарты печати. Подготовленные материалы могут выводиться на любых типах печатных устройств, включая высокотехнологические принтеры для печати коммерческой продукции.

Программное обеспечение сотрудников отдела рекламы ЗАО «АБРОН» приведено в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Программное обеспечение сотрудников отдела рекламы

---

Страницы:   1   2   3   4

---