Исследование технологии ведения секретарской деятельности, методов и способов ее рационализации и автоматизации

Страницы 1 2

---

О Г Л А В Л Е Н И Е

 

1. В В Е Д Е Н И Е
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  СЕКРЕТАРЯ
3. 1.1.   Понятие секретарской деятельности
4. 1.2.   Виды секретарских должностей. Современные категории секретарей
5. 1.3.   Профессиональные и личные качества секретаря
6. 1.4.   Нормативная база деятельности секретаря
7. 1.5.   Роль и функции секретаря в системе управления современной организацией
8. 1.5.1.   Функции секретаря  по бездокументному обслуживанию руководителя
9. 1.5.2.   Функции секретаря  по документационному обеспечению управления
10. 1.6.   Направления совершенствования секретарской деятельности
11. 1.6.1.   Рациональное планирование рабочего времени секретаря
12. 1.6.2.   Рациональная организация рабочего места секретаря
13. 1.6.3.   Современные информационные технологии (ИТ)  в секретарской деятельности
14. 1.6.4.   Эффективность применения ИТ в деятельности секретаря
15. ТЕХНОЛОГИИ ВЕДЕНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЕЕ РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ В ООО «КЬЕЗИ ФАРМАСЬЮТИКАЛС»
16. З А К Л Ю Ч Е Н И Е
17. СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

 

В В Е Д Е Н И Е

 

На сегодняшний день ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу. В современном профессиональном мире успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря. Также следует отметить, что секретарь – это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме. Секретарь XXI века – это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом.

Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря.

Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным. Все сказанное выше определило актуальность дипломного исследования.

Секретарская деятельность на сегодняшний день является распространенной темой для изучения. Наиболее общие вопросы деятельности секретаря, которая включает в себя вопросы правового регулирования в работе данной сферы, уровня коммуникационной и информационной культур и т.п., хорошо рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной и мн. др.

Вопросы по направлению использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович и Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и многих др.

Работы перечисленных выше исследователей содержат фундаментальные основы по работе секретаря в организации. Но, на наш взгляд, степень изученности технологии ведения секретарской деятельности недостаточно проработан и обобщен из-за постоянно меняющихся условий работы коммерческих организаций.

Объектом исследования дипломной работы является секретарская деятельность в коммерческой организации.

Предметом – технология ведения секретарской деятельности.

Целью дипломной работы является изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Цель работы определяет и тот круг задач, которые необходимо решить в процессе исследования:

— рассмотреть понятие секретарской деятельности;

— изучить виды и категории секретарских должностей;

— охарактеризовать профессиональные и личные качества секретаря;

— проанализировать нормативную базу деятельности секретаря;

— рассмотреть роль и функции секретаря в системе управления современной организацией;

— изучить направления совершенствования секретарской деятельности;

— охарактеризовать эффективность применения ИТ в деятельности секретаря.

При написании работы в качестве нормативно – правовой базы использовались Конституция РФ, Федеральные законы РФ, Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, которые касаются делопроизводства, ГСДОУ и прочие правовые акты.

Для решения поставленных задач в работе были использованы следующие методы:

— элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);

— анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);

— опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);

— наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).

Практическая значимость исследования заключается в повышении эффективности секретарской деятельности за счет совершенствования технологии ее ведения в ООО «Кьези Фармасьютикалс».

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

1.     ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  СЕКРЕТАРЯ

1.1.          ПОНЯТИЕ  СЕКРЕТАРСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

От теоретической и практической подготовки секретаря зависит эффективность и качество работы всего управленческого сектора организации или фирмы. Поэтому в последнее время так много внимания уделяется профессиональной подготовке и переподготовке секретаря.

Т.В. Кузнецова определяет понятие «секретарь» как достаточно сложное, которое имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

В этимологическом словаре русского языка указано, что слово «секретарь» заимствовано в XVI в. – вероятно, через польское посредство –  из латинского языка, где secretarius — «участник тайных совещаний» (лат. secreto – отдельно, особо, тайно).

На сегодняшний день наиболее полно понятие «секретарь» раскрывается в словаре иностранных слов. «Секретарь» (от средневекового лат. secretarius, первоначально – доверенное лицо) –

1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения;

2) ранг государственного служащего (напр. дипломата);

3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания;

4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения».

В России пост секретаря впервые возник в XVIII веке. И, изначально, как должность личного секретаря Императора Российского. Примерно в первой четверти XVIII в. секретарь постепенно становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

Очень интересное определение понятию «современный секретарь» дал Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International). На взгляд клуба, «современный секретарь — это инициативный и  здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя». В этом определении сочетаются актуальность профессии и общие требования к специалисту.

Стоит отметить, что полностью поменялось традиционное отношение к секретарю как техническому исполнителю при руководстве. Теперь это сотрудник со специальным профессиональным образованием, высоким IQ, который без лишних проблем умеет находить подход к любому человеку (будь то коллега по работе или клиенту организации). Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком.

 

ВИДЫ СЕКРЕТАРСКИХ  ДОЛЖНОСТЕЙ.  СОВРЕМЕННЫЕ  КАТЕГОРИИ  СЕКРЕТАРЕЙ

 

Многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах. Это объясняется тем, что на практике в данной деятельности существуют различные виды работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), который предназначен  для тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, включает в себя следующий перечень должностей,  начинающихся со слова «Секретарь»:

− Секретарь незрячего специалиста;

− Секретарь руководителя;

− Секретарь учебной части;

− Секретарь-машинистка;

− Секретарь-стенографистка.

Кратко рассмотрим каждую из заявленных позиций справочника.

Особенности функций секретаря незрячего специалиста отличаются тем, что он работает с определенной категорией людей. Ему необходимо для незрячего специалиста делать то, что сам специалист по известным причинам не может. Например, читать вслух, печатать информацию рельефно-точечным шрифтом Брайля, переписывать от руки или печатать на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст, под его руководством чертить схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносить информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке и т.д. Так же в его функции входит информирование о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями и сопровождает в служебных командировках.

Одной из важных функциональных обязанностей секретаря руководителя является организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Так же он контролирует все этапы прохождения документации в компании.

Соответственно, контролирует подразделения компании на своевременное рассмотрение и представление документов, которые поступают на исполнение от руководителя компании. Но внушительный объем рабочего времени  у данного вида секретаря занимает организация рабочего времени своего непосредственного руководителя и выполнение его поручений.

Функции секретаря учебной части отличаются тем, что он работает  в определенной сфере – сфере образования. Поэтому все делопроизводство, которое ведет секретарь данной категории, связано со спецификой образовательного учреждения. Секретарь учебной части тесно работает  с руководителем образовательного учреждения (его заместителями),  педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений,   а также с обучающимися данного учреждения.

Профессиональные функции секретаря-машинистки  во многом схожи  с функциями секретаря руководителя. Отличительной особенностью может служить большой объем работы с техническими средствами предприятия. Секретарь-машинистка непосредственно подготавливает документы  для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы  на персональном ксероксе.

Секретарь-стенографистка, кроме уже привычных общих функций, которые закреплены за секретарем, в основном выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его структурных подразделений.

Можно отметить, что перечисленные профессиональные и должностные умения требуют от секретаря качеств, которые обеспечивали бы четкие и гармоничные отношения с руководством, коллегами по работе, партнерами и заказчиками любой коммерческой организации.

В наше время, когда свои условия на рынке диктуют различные формы малого и среднего бизнеса, спросом пользуются секретари-референты, которые не включены в Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Референт (от лат. referens – относящий, сопоставляющий) – производное  от слова реферат, определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком,          консультантом    по      определенным     вопросам.

Референт докладывает руководителю определенный материал, предварительно его изучив и кратко изложив. Таким образом, если секретарь руководителя только докладывает        полученные документы, их систематизируя и подбирая необходимые дополнительные документы, то секретарь-референт просматривает периодические издания и Интернет, выбирая информацию, которая может потребоваться руководителю, и сообщает о ней в реферированной форме. На него падает обязанность подбирать материалы  к докладу или выступлению руководителя, продумывать и предлагать возможный план выступления руководителя, составлять варианты текстов документов, сообщений и докладов.

Отсюда значительно более высокие  требования к претенденту на должность секретаря-референта. Безусловно, это всегда специалист, получивший высшее образование. В определенных случаях от него требуется образование, профильное направлению деятельности руководителя. Деятельность секретаря-референта, конечно, не ограничивается только второй частью его должности – референт.

Секретарь-референт выполняет и всю другую работу, возлагаемую на секретаря руководителя. Он, прежде всего, его опора, доверенное лицо. Его главная цель – максимально освободить руководителя от подготовительных стадий важных мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

На наш взгляд, должность секретаря-референта на сегодняшний день является самой совершенной среди всего известного нам списка в этой сфере. Ведь этот специалист должен уметь  выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь-референт – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Следует, отметить, что до сих пор в нашей стране не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Он помог бы регламентировать секретарские должности  от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.

Впервые    подобный    документ    разработан    скандинавской   группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS). Он называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря». Это документ определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей. EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (Таблица 1).

Таблица 1 – Профессиональные уровни секретарей

 

В последней редакции этого документа был отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

Итак, секретарь в наше время стал своего рода связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от  масштаба организации и ее структуры. Изучив литературу по данному вопросу, можно смело сказать, что секретари занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит потенциал, успех и перспективное развитие любой фирмы, организации и предприятия.

1.3.          ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ  И  ЛИЧНЫЕ  КАЧЕСТВА  СЕКРЕТАРЯ

 

Работа секретаря представляет собой набор различных обязанностей, которые связаны не только с документной работой, но и с общением на разных уровнях.

Личные качества секретаря

Работа секретаря (офис-менеджера, личного помощника) связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с большим кругом обязанностей, которые требуют наличия определенных качеств. Как известно, личностно важные качества (ЛВК) играют большую роль в исполнении многих трудовых обязанностей.

Так, секретарю являются необходимыми следующие деловые и личные качества:

— Аккуратность.

Именно наличие данного качества у сотрудников секретариата высоко ценится руководителями. Аккуратное отношение к деловой документации станет залогом того, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы. Более того, аккуратист всегда содержит свое рабочее место в идеальном порядке. Это не только создает положительное впечатление о работнике, но и говорит о его профессионализме. Давно доказано, что порядок на рабочем столе положительно влияет на личную эффективность и трудовую деятельность. Поэтому именно аккуратный сотрудник сможет навести полный порядок в документации.

Не стоит забывать и про то, что секретарь является визитной карточкой любой компании (и самого руководителя, если речь идет о личном помощнике). В этом случае деловой наряд сотрудника должен быть всегда аккуратным и опрятным, а прическа и макияж сдержанными и лаконичными. Это не только создаст положительное мнение, но и скажет о вашем профессионализме и серьезности.

— Ответственность и организованность.

Именно эти качества помогают секретарю в выполнении многих рабочих обязанностей, таких как: организация деловых встреч, совещаний, заседаний, подготовка различных мероприятий и т.д. Важно понимать, что ответственный сотрудник всегда помнит о предстоящих событиях, серьезно относится к своей работе и хорошо выполняет положенные обязанности. Кроме того, такому сотруднику можно давать различные поручения не боясь, что он их забудет выполнить.

— Лидерские качества.

Их наличие делает секретаря отличным организатором и инициативным работником. Лидерские навыки помогают не только в организационной работе, но и при подготовке командировок руководителя и других сотрудников. Также являются хорошим подспорьем для продвижения по карьерной лестнице, ведь инициативный сотрудник всегда выделяется в коллективе.

— Трудолюбие и усидчивость.

Данные ЛВК помогают успешно справляться с большим объемом документной работы. Необходимо понимать, что работа с документами бывает очень долгой и нудной, следовательно, требуется немало усидчивости, чтобы справляться с ежедневными обязанностями. А трудолюбие поможет не возненавидеть свою работу.

— Доброжелательность.

Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнеры и т.д. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, — секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.

— Многозадачность.

Для любого офис-менеджера многозадачность является важным преимуществом, так как позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания. Это очень важно ввиду того, что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приемной. Именно многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом также легко вернуться к работе.

Следует отметить, что данным качеством обладают по большей части женщины. Это обуславливается лабильностью психики, которая присуща именно женскому полу. По этой причине большая часть сотрудников секретариата женщины. Они могут с легкостью переключаться на выполнение различных задач, не теряя при этом времени и без ущерба качеству.

Профессиональные качества секретаря

Профессиональные качества секретаря во многом зависят не только от образования, но и от опыта. Не случайно Перечень профессиональных стандартов содержит требование к сотрудникам секретариата о наличии опыта работы не менее двух лет. Именно трудовой стаж позволяет развить многие ПВК (профессионально важные качества), которые мы рассмотрим далее.

— Знание законов и ГОСТов.

Несомненно, данное ПВК является основным при работе с документами. Как известно, весь документооборот и все делопроизводство полностью подчиняется различным законодательным актам и нормативным документам. Проще говоря, не имея данной базы знаний, не получится создать документ, который бы отвечал всем требованиям и обладал юридической силой. Кроме того, ГОСТы со временем обновляются, в них вносятся изменения, а значит, требуется постоянно следить за актуальностью тех или иных требований к документам.

Организаторские навыки. В работе секретаря данное ПВК имеет немаловажное значение. Именно организаторская работа поручается более ответственным и инициативным работникам. Кроме того, она является неотъемлемой частью работы личного помощника. Организовать деловую встречу руководителя, подготовить план мероприятия, спланировать командировку – вот тот минимум, который требует хороших организаторских способностей.

Также существует ряд ПВК, наличие которых может существенно пригодиться секретарю в его работе:

— наличие дополнительного образования (как правило, в области юриспруденции);

— знание иностранного языка;

— знание международного этикета;

— знание основ психологии;

— знание основ психологии руководства и подчинения;

— знание основ конфликтологии;

— знание особенностей невербального поведения.

Именно наличие определенных ЛВК позволяет оценить, насколько хорошо данный сотрудник сможет справляться со своей работой и в каком направлении ему необходимо развиваться. Совокупность определенных личных качеств может стать хорошей основой для развития деловых и профессиональных навыков сотрудника. Ниже в таблице 2 представлена зависимость ПВК от наличия определенных ЛВК.

Таблица 2 — Зависимость ПВК от наличия определенных ЛВК

 

Таким образом, профессиональные и личностные качества секретаря проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Секретарь по роду своей деятельности работает не только с бумагами, компьютерной техникой, но и с людьми. Поэтому такой сотрудник является «визитной карточкой» организации и «лицом компании». Следовательно, к такому специалисту предъявляется большой список требований относительно обязанностей, справиться с которыми он может благодаря определенному набору профессиональных и личностных качеств.

 

1.4.          НОРМАТИВНАЯ  БАЗА  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  СЕКРЕТАРЯ

 

Законодательная и нормативная база деятельности секретаря представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Как и любое должностное лицо, секретарь осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны Федеральный законы:

— «Об информации, информатизации и защите информации»

— «Об электронной цифровой подписи»

— «Об архивном деле»

— «О бухгалтерском учете»

— «Об акционерных обществах»

— «О коммерческой тайне»

— «Об обществах с ограниченной ответственностью»

— «О языках народов Российской Федерации»

— «О государственном языке Российской Федерации»

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов.

Гражданский кодекс Российской Федерации регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении).

В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ).

В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора).

Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) — все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Огромное значение при работе секретаря имеют нормативно-методические акты.

Одними из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства являются:

— «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», разработанная Росархивом в 1991 году.

— «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

— Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное Указом Президента от 17.03.1994 № 552

— Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290.

— «Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

— «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

— «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51.

— «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

— «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1

— «Правила оказания услуг почтовой связи» (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221)

— «Правила оказания услуг телеграфной связи» (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222)

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены старых нормативно- методических актов новыми.

Должностная инструкция секретаря — это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико.

Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Итак, секретари в своей профессиональной деятельности руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Ответственность за общее состояние делопроизводства  в организации, правильность оформления документов и общая культура бездокументного обслуживания полностью лежит на плечах секретаря.

Поэтому неоспоримым является необходимость и важность осведомленности специалистов данного уровня в вопросе знаний и ориентированности в области законодательных и нормативных документов.

 

1.5.          РОЛЬ  И  ФУНКЦИИ  СЕКРЕТАРЯ В  СИСТЕМЕ  УПРАВЛЕНИЯ  СОВРЕМЕННОЙ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.5.1.   Функции секретаря  по бездокументному обслуживанию руководителя

 

Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель — секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работа.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.

В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан:

При проведении плановых совещаний:

• совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
• оповестить участников;
• уточнить с руководителем регламент совещания;
• обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;
• произвести регистрацию участников;
• обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан:

• иметь график приема;
• вести учет посетителей;
• контролировать принимаемые в ходе приема решения;
• следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

• оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;
• сэкономить время руководителя;
• спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

При подготовке командировок руководителя секретарь:

• подбирает необходимую для командировки информацию;
• готовит совместно с руководителем программу командировки;
• оформляет командировочное удостоверение и другие документы;
• по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;
• информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

• поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
• при необходимости размножение информации;
• составление информативно-обзорных рефератов;
• ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.

 

1.5.2.   Функции секретаря  по документационному обеспечению управления

 

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

• первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;
• предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;
• составление проектов резолюций для важнейших документов;
• направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;
• обработку и отправку корреспонденции;
• организацию передачи документов внутри организации;
• составление номенклатур дел;
• формирование дел;
• контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);
• участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов;
• составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;
• составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;
• оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является:

• решение вопросов оптимизации документооборота организации;
• эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

 

1.6.          НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  СЕКРЕТАРСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.6.1.   Рациональное планирование рабочего времени секретаря

 

Необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

• постепенное вхождение в работу;
• ритмичность труда;
• обязательное чередование труда и отдыха;
• планирование работы.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования — это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После этого она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в них ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

 

1.6.2.   Рациональная организация рабочего места секретаря

 

Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:

• средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
• средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
• средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
• средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
• средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
• копировальные средства и аппараты;
• офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.

 

1.6.3.   Современные информационные технологии (ИТ)  в секретарской деятельности

 

Ни одна организация, предприятие, фирма не обходится без секретаря (делопроизводителя). Секретарь руководителя – это его правая рука и помощник во всех организационных моментах организации. Работа секретаря директора зависит от умения рационально планировать свое время, быстро и четко выполнять порученные задания, вести документооборот организации, телефонные переговоры, подготовку встреч и совещаний директора фирмы. Помимо профессиональных и личных качеств секретарю необходимо владеть и компьютерными технологиями. Благодаря современным информационно-компьютерным технологиям работа секретаря осуществляется намного быстрее.

С появлением персональных компьютеров, обработка информации стала проходить намного удобнее и быстрее. Движение документов стало сокращать свой путь от секретаря до исполнителей. Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения — распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал документа при этом помещается в дело и больше не используется.

Внедрение данных технологий позволяет сделать следующее:

• ускорить движение документов по организации;
• гарантировать своевременное рассмотрение документов;
• обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
• повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
• снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
• предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.

Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать: они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства для секретаря приемной директора на данный момент являются:

• быстрое доведения информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;
• комплексность в проработке коммерческой документации;
• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;
• установление четких направлений потоков документации и определение мест хранения ее оригиналов;
• уменьшение бумажных потоков документов.

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

С появлением сети Интернет, этот процесс ускорил передачу данными между подразделениями организации и ее партнерами и вышестоящим руководством.

Но, несмотря на все разнообразие компьютерных технологий, подобрать идеально подходящую для конкретной организации компьютерную программу практически невозможно. На данный момент времени проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно.

Тем самым внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда секретаря руководителя за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия – финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому прежде чем внедрить программу следует проанализировать все системы электронного документооборота, что в свою очередь позволит избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

Современные информационные технологии – это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. С помощью данных программ можно решать ряд задач, которые типичны для деятельности в офисе:

• обработка и оформление различных текстовых документов;
• рассылка тестовой и графической информации удаленным адресатам, прием входящей документации;
• подготовка презентаций на разнообразные темы;
• ведение разнообразных баз и многое другое.

В состав офисных приложений входят также системы электронного делового документооборота, а также электронные архивы. Последнее значительно упрощает работу с архивными документами.

 

1.6.4.   Эффективность применения ИТ в деятельности секретаря

 

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий:

• совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;
• комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов. Благодаря появлению новых программ, которые помогают улучшить качество работы с документами и дальнейшего их хранения в электронной форме, секретарю необходимо постоянно повышать свои знания и умения. Тем самым, информационно-компьютерные технологии не только помогают в обработке документов, но и позволяют совершенствоваться и самому секретарю.

В современном обществе не только на персональных компьютерах, ноутбуках имеются ИКТ для помощи секретаря, но и на многих телефонах, что в свою очередь весомо помогает в работе секретаря при присутствии на совещаниях, для дальнейшего оформления протокола.

Таким образом, рассмотрев данную тему, можно сделать следующие выводы: во-первых, чем быстрее налажен процесс электронной обработки документов, тем быстрее принимаются и решаются многие производственные задачи фирмы; во-вторых, ни одна организация не обходится без информационно-компьютерных технологий и совершенствование их не стоит на месте; в-третьих, это помогает защищать информацию, и помогает быстрому поиску нужного документа.

---

Страницы 1 2