Исследование технологии ведения секретарской деятельности, методов и способов ее рационализации и автоматизации. Часть 2

Страницы 1 2

---

ТЕХНОЛОГИИ ВЕДЕНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЕЕ РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ В ООО «КЬЕЗИ ФАРМАСЬЮТИКАЛС»

 

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью ООО «Кьези Фармасьютикалс».

Сокращенное наименование: ООО «Кьези Фармасьютикалс».

ООО «Кьези Фармасьютикалс» зарегистрирована 16 ноября 2005 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.

Руководитель организации: генеральный директор Варниер Маттео .

Юридический адрес ООО «Кьези Фармасьютикалс» — 127055, город Москва, Лесная улица, дом 43.

Основным видом деятельности является «Научные исследования и разработки в области естественных и технических наук прочие, не включенные в другие группировки».

Дополнительные виды деятельности:

— Производство лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях;

— Торговля оптовая фармацевтической продукцией;

— Научные исследования и разработки в области естественных и технических наук прочие;

— Деятельность рекламных агентств;

— Исследование конъюнктуры рынка и изучение общественного мнения и др.

Структурно предприятие состоит из крупных структурных подразделений:

1. Административный дивизион    (Дирекция, Бухгалтерия, Кадры, Канцелярия, Архив);
2. Сметно-договорной дивизион;
3. Проектный дивизион;
4. Аналитический дивизион;
5. Дивизион АСУП        (автоматизированная    система управления  предприятием);
6. Дивизион АСУТП (автоматизированная система управления технологическими процессами);
7. Производственный дивизион.

Канцелярия в группе компаний ООО «Кьези Фармасьютикалс» относится  к Административному дивизиону и состоит из руководителя отдела (административного секретаря) и трёх секретарей-референтов, между которыми четко закреплен свой функционал. Двое секретарей-референтов территориально находятся на первом этаже (зона ресепшен, от английского слова reception – приемная). За первым этажом закреплены такие обязанности как: прием посетителей, телефонные переговоры, получение и распределение почтовой корреспонденции, административно-хозяйственные функции (снабжение сотрудников канцелярскими товарами, оперативное доведение информации до ответственных лиц в случае хозяйственных проблем в офисе и т.д.). Третий секретарь-референт и руководитель отдела (административный секретарь) территориально располагаются на втором этаже (зона приемной руководителей организации). На этих сотрудников возлагают обязанности  по организации служебных командировок, в том числе заграничных поездок, а также административно-хозяйственные функции в зоне приемной и планирование рабочих встреч и совещаний руководителей ООО «Кьези Фармасьютикалс». Административный секретарь помимо перечисленного занимается кадровыми и управленческими вопросами Канцелярии.

Существуют и общие обязанности для секретарей-референтов компании, такие как работа в специальных рабочих программах (DIRECTUM, JIRA, Outlook), ведение документооборота компании.. Важно отметить, что секретариреференты взаимозаменяемы в своем отделе в случае отпуска, командировки, болезни или другой уважительной причины.

Канцелярия тесно взаимодействует со всеми структурными  подразделениями организации. Но постоянная совместная работа происходит  с Административным дивизионом (Дирекция, Бухгалтерия, Кадры, Архив).

Таким образом, ООО «Кьези Фармасьютикалс» представляет собой современное коммерческое предприятие с определенной структурой, внутренними связями, которые обеспечивают взаимодействие между руководством, структурными подразделениями и сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи можно  рассматривать как информационные, а носителем информации является документ. А правильное составление документов помогает организации уйти от мелких и крупных потерь, добиваться отличных результатов, иметь стабильные материальную и финансовую базы и соответственно укрепить свою позицию на рынке.

Правильная организация документооборота в ООО «Кьези Фармасьютикалс»  полностью зависит от Канцелярии.

Документы в ООО «Кьези Фармасьютикалс» поступают по почте России, с помощью курьера или посетителей, по факсу и по электронной почте. Они  в обязательном порядке проходят через  Канцелярию, где  осуществляется первичная обработка входящих документов. Если корреспонденция получена ошибочно, то она возвращается отправителю. Документы, поступившие  по почте, вскрываются, кроме тех, которые имеют отметку «лично». Перед вскрытием обязательно проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Если упаковка повреждена, то секретарь-референт фиксирует выявленные дефекты. После вскрытия вся упаковка, как правило, уничтожается. Исключения составляет полученная корреспонденция с новым адресом для ответа.  Далее в Канцелярии происходит предварительное рассмотрение и распределение документов. Предварительно документы рассматривают в Канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Таким образом, руководители в  компании  освобождаются от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируются. Эту работу в ООО «Кьези Фармасьютикалс» поручают секретарям-референтам, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов  на регистрируемые и нерегистрируемые. Нужно отметить, что в ООО «Кьези Фармасьютикалс» используют компьютерную регистрацию с помощью программы DIRECTUM. Секретарями-референтами карточка на документ сначала заполняется не полностью, т.е без резолюции, срока исполнения и исполнителя. Когда программа присвоит документу регистрационный номер, специальным штампом на документе фиксирую номер и дату регистрации (например, Вх-545/2019 от 11.11.2019).

Далее зарегистрированные документы попадают на рассмотрение  к генеральному директору. В приемной руководителя существует специальная папка, куда попадают документы с помощью секретарей-референтов и других сотрудников. Задача секретарей отслеживать своевременность попадания и своевременность отдачи документов. Но если документ требует достаточно срочного принятия решения от руководства, секретарь-референт может вне очереди лично подписать его.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д. Но это нужно проконтролировать. Только действенный контроль содействует своевременному и качественному исполнению документов. Наиболее часто компания сталкивается со сроковым контролем, контролем соответствия формы создаваемых документов и их содержания, контролем, включающим анализ полноты исполнения поручений, ответов на запросы. Контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. в компании осуществляет только Канцелярия. Остальной контроль осуществляется наделенными определенными полномочиями сотрудниками фирмы. Нужно отметить, что в ООО «Кьези Фармасьютикалс» используется автоматизированная система контроля исполнения документов с помощью программ DIRECTUM и JIRA.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в Канцелярию. В том числе сотрудники не должны забывать отчитываться об исполнении документов в программах DIRECTUM и JIRA.

Исходящие документы также проходят через этот отдел. Но сначала для подготовки проекта документа специалисты собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации. Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций). Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. И только после подписания исходящий документ передают в Канцелярию для регистрации, затем – на отправку. Регистрация исходящих документов производится  с помощью программы DIRECTUM .Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении. Перед отправкой делопроизводители компании проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования. На отправляемую корреспонденцию делопроизводители составляют почтовые реестры, обрабатывают документы и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дня после подписания почтой России или сразу по электронной почте.

Работа с внутренними документами в ООО «Кьези Фармасьютикалс» на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов в компании совпадают с входящим документопотоком.

Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов в ООО «Кьези Фармасьютикалс» происходит с помощью системы DIRECTUM. Это система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Она поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Именно этой системой пользуется ООО «Кьези Фармасьютикалс»  с 2008 года.

Можно сделать вывод, что именно с 2008 года в организации закрепился смешанный документооборот.

Итак, важной составляющей секретарской работы в ООО «Кьези Фармасьютикалс» является информационно-документационное обеспечение деятельности этой коммерческой организации. Именно грамотно организованное и налаженное документное обслуживание, к которому относится:  составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление документов на компьютере  и т.д., является основой для успешной и прогрессивной работы современной коммерческой компании.

К бездокументному обслуживанию, которое выполняет секретарь-референт в ООО «Кьези Фармасьютикалс» можно отнести:

1. Работу со средствами связи. Ведение телефонных переговоров. Телефонные переговоры в компании происходят в течение всего рабочего дня и занимают значительное время (примерно 40 %, а иногда доходит и до 50 % от всех профессиональных обязанностей). Ведь именно благодаря телефону можно решить большое количество вопросов, касающихся принятия решений по всей организации. В должностные обязанности секретаря-референта ООО «Кьези Фармасьютикалс»   входят прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя  с абонентом. Задача секретаря-референта – освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации. Если руководитель отсутствует на рабочем месте секретарь-референт записывает фамилию и телефон звонившего абонента и обязательно интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений  по электронной почте. Секретарь-референт обязан также следить  за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности;
2. Работу с посетителями. Прием посетителей для ООО «Кьези Фармасьютикалс» является одним из приоритетных видов работы с клиентами. Так как организация является коммерческой, то она во многом заинтересована  в качественном, своевременном приеме посетителей. Ежедневно компанию посещает огромное количество людей. Это могут быть и постоянные заказчики, и потенциальные клиенты, которые обратились в организацию по каким-либо вопросам, а также сотрудники-коллеги организации, которые могут обратиться за помощью к секретарю-референту. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (необходима предварительная запись на прием к руководителю). Нужно отметить, что прием посетителей ведется на высшем уровне по всем нормам делового этикета. Так как компания, в частности Дирекция фирмы, уделяет большое значение своей репутации и позиционирует себя гостеприимной, радушной и заинтересованной во взаимовыгодном партнёрстве. Большая организаторская работа по приёму вип-гостей в ООО «Кьези Фармасьютикалс» ложится на секретарей-референтов. Особенно это касается деловых переговоров не в ресторане, а в зоне Дирекции. Это стало многолетней традицией, которую закрепило Руководство фирмы.
3. Подготовка и проведение совещаний. В ООО «Кьези Фармасьютикалс» каждый понедельник проводится плановое совещание по результативности минувшей недели. Длится оно 1,5 часа. Секретарь-референт ООО «Кьези Фармасьютикалс» должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя с помощью электронной рассылки по почте Outlook, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Нужно отметить, что на плановое «понедельничное» совещание приглашается весь руководящий состав компании, менеджеры по работе с клиентами. Предварительно секретарь-референт должен подготовить конференц-зал (проветрить помещение, проверить наличие необходимых канцтоваров, проверить работу компьютера и экрана для презентации). Также во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

Кроме этого, в конференц-зале также проводятся совещания-оперативки по текущим вопросам с приглашенными гостями из сторонних организации. Для этого секретари-референты компании отправляют телефонограмму, предварительно оформленную и подписанную генеральным директором, а потом делают контрольный звонок для удостоверения;

4. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинетов руководства, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководства и сотрудников всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
5. Информирование сотрудников обо всех корпоративных событиях, мероприятиях. Руководство ООО «Кьези Фармасьютикалс» большое внимание уделяет корпоративной культуре. И это не только четко разработанная интеллектуальная концепция организации, включая ее миссию, ценности, цели существования. И не только символы организации, включая элементы корпоративного стиля (логотип, гимн, фирменные цвета и т.п.). Еще это корпоративные мероприятия, которые сближают сотрудников, а тем самым укрепляют ее дух. За шестнадцатилетнее существование на рынке в компании сложились некоторые традиции. Это обязательное поздравление каждого сотрудника с его Днем рождения презентацией и памятным подарком от организации; масштабное празднование Нового года; празднование всем коллективом Масленицы и праздника урожая. Планирование и организация перечисленных событий входит в обязанности секретаря-референта компании.

Кроме перечисленных пунктов по бездокументному обслуживанию нужно отметить, что одной из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской  работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и  сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

Таким образом, к бездокументному обслуживанию деятельности секретаря-референта ООО «Кьези Фармасьютикалс» входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие  в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, информационная и хозяйственная деятельность. Этот вид деятельности очень важен и ответственен, занимает большую часть рабочего времени.

Работа секретаря в современной коммерческой организации заключается не только в бездокументном обслуживании предприятия. Огромную долю всей секретарской деятельности занимает автоматизация делопроизводства. Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их  исполнением.

Так как осуществление документационных процессов связано  с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации, то сокращение трудозатрат, связанных  с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Применение таких технических средств необходимо направлять на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и т.д. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать большинство процедур технологического процесса обработки документов в организации.

Только прогрессивное развитие средств информационных технологий,  в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д. Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса

Автоматизированный офис – это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее передачу, обработку преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности.

Внедрение в различные сферы таких автоматизированных офисов на сегодняшний день оказалось возможным благодаря широкому распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Современный этап развития автоматизированных офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса).

Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Внедрение автоматизированного офиса на сегодняшний день является наиболее оптимальным и эффективным в работе всех подразделений, в том числе и Канцелярии, для большинства коммерческих предприятий. Не исключением стала и ООО «Кьези Фармасьютикалс».

ООО «Кьези Фармасьютикалс» объединяет в своем составе несколько профильных предприятий общей численностью персонала более 450 человек. Поэтому для ведения электронного документооборота в фирме наиболее продуктивной и рентабельной является система  DIRECTUM. Это система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.  Схема эффективности работы системы DIRECTUM представлена в соответствии с рисунком.

Рисунок 2.1 – Схема эффективности работы системы DIRECTUM  в организации

 

В ООО «Кьези Фармасьютикалс» через систему DIRECTUM регистрацию проходят входящие, внутренние и исходящие документы. Рассмотрим каждый процесс отдельно.

Регистрация входящей документации распространяется на регистрацию официальных документов, поступающих от сторонних организаций и официальных документов, поступающих от своих организаций. Регистрируются документы, пришедшие в ООО «Кьези Фармасьютикалс» по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Если  в организацию поступил новый документ, то делопроизводитель выполняет следующие действия:

— создает новую РКК в справочнике Входящие РКК (РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА – карточка на один или комплект из нескольких взаимосвязанных бумажных документов, которая  содержит всю первичную информацию о документе и его состоянии.

— заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК;

— сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически заносится  регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом;

— если бумажный документ пойдет на рассмотрение руководителю,  то делопроизводитель на закладке «Местонахождение» указывает фамилию руководителя. Если бумажный документ остается в отделе делопроизводства/канцелярии, закладка «Местонахождение» не заполняется;

— на регистрируемый бумажный документ проставляет штамп о поступлении и указывает дату поступления и регистрационный номер из РКК;

— если в организацию поступил оригинал документа, который раньше приходил по электронной почте или факсом (на который уже заведена РКК), то делопроизводитель выполняет следующие действия:

— находит    РКК, созданную при    регистрации        предварительного  документа;

— если необходимо – сканирует документ и прикрепляет к РКК регистрируемого документа;

— в РКК в поле Примечание записывает, что поступил оригинал документа;

— отправляет уведомление о поступлении оригинала документа заинтересованным работникам;

— оригинал документа подшивает к первоначальному экземпляру.

Далее выносится резолюция, документы отправляются на исполнение, происходит процесс исполнения, если необходимо продляются сроки, происходит мониторинг исполнения, приемка работ. Схему всего процесса можно наблюдать в таблице, которая представлена в Приложении 2 (схема А).

Регистрация внутренних документов предназначена для регистрации приказов по основной деятельности в ООО «Кьези Фармасьютикалс» (создание, согласование, подписание, ознакомление и контроль исполнения), которые подписываются руководителем высшего звена, регистрируются делопроизводителем   и          рассылаются        на      исполнение.         Регистрация осуществляется по следующей схеме:

1.1. Инициатор создает проект приказа с видом электронного документа «Приказ по основной деятельности», выбирает шаблон приказа организации. Поля № документа и Дата документа в карточке электронного документа оставляет пустыми (в соответствии с рисунком 2):

Рисунок 2.2 – Создание проекта приказа с помощью системы DIRECTUM

1.2. Инициатор отправляет документ вложением в задачу  с использованием типового маршрута «Согласование официальных документов». При выборе данного маршрута появляется окно «Параметры маршрута», в котором указываются следующие параметры (в соответствии  с рисунком 3):

Рисунок 2.3 – Параметры маршрута в системе DIRECTUM

Руководитель      подразделения     –        указывается         руководитель подразделения, инициирующего документ, по умолчанию – руководитель инициатора; не заполняется, если задачу формирует сам руководитель подразделения;

− Рецензенты – указываются специалисты, деятельность которых затрагивается документом; необязательно для заполнения;

− Подписывающий – указывается руководитель, который  ставит подпись на бумажном документе; по умолчанию первый руководитель организации;

− Секретарь – секретарь, который будет распечатывать документ, и подписывать ЭЦП руководителя на основании подписанных бумажных документов; по умолчанию секретарь первого руководителя организации. Если подписывающий – руководитель без секретаря, то значение поля необходимо очистить.

Далее Руководитель подразделения получает задание на согласование проекта документа (в соответствии с рисунком 4):

Рисунок 2.4 – Согласование проекта документа в системе DIRECTUM

Далее руководитель подразделения действует по следующей схеме:

− если нет глобальных замечаний к выполненному документу, то он выполняет задание с результатом «Согласен».

− если есть замечания к выполненному документу, то он вставляет примечания в документ и/или в текст задания, выполняет задание  с результатом «На доработку.

Параллельно Рецензенты получают задания на согласование проекта документа:

− если у рецензента нет замечаний к выполненному документу, то он выполняет задание с результатом «Согласен». Документ пройдет этап согласования только после выполнения заданий всеми рецензентами  с результатом «Согласовано».

− если у рецензента есть замечания к выполненному документу, то он вставляет примечания в документ и/или в текст задания и выполняет задание  с результатом «На доработку».

Далее Руководитель подразделения и рецензенты параллельно получают задания на визирование проекта документа. Происходит подписание приказа. Только тогда делопроизводитель получает подписанный бумажный документ для регистрации и выполняет следующие действия:

− находит в своей папке «Входящие» соответствующее задание  на регистрацию документа и открывает задание;

− из карточки вложенного в задание электронного документа по кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие поля внутренней РКК, в том числе:

− если документ подшивается в дело, то в поле «Направлен в дело» проставляет соответствующую дату;

− на закладке «Местонахождение» отмечает местонахождение оригинала приказа;

− если приказ требует контроля исполнения, то делопроизводитель  по нажатию на кнопку Поручения (или из шаблона, если поручение типовое) создает карточку справочника Поручения по РКК, в которой:

− заполняет необходимые поля (текст резолюции, исполнителей, сроки, необходимость контроля и т.д.);

− если есть необходимость в контроле исполнения документа, то в поле «На контроле» выбирает вариант «Да», а в поле Контролер указывает специалиста, который будет осуществлять приемку работ от исполнителей;

− в табличной части Исполнители указывает исполнителей по данному поручению (для каждого исполнителя делопроизводитель создает отдельную строку в табличной части). Если необходимо выделить основного (одного) исполнителя, для него устанавливает поле *Ответственный=Да;

− сохраняет карточку справочника Поручения по РКК;

− по кнопке Задача в карточке Поручения по РКК создает задачу исполнителям по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК».  При этом происходит автоматическое заполнение параметров данными  из поручений по РКК, в задачу вкладываются поручение и документы, связанные с РКК. (Если  для одного из исполнителей было установлено поле *Ответственный=Да, то он получит задание, остальные – уведомление. Если ответственный не был выделен – все получат задание);

− по кнопке Старт стартует задачу;

− если поручений несколько, то для каждого из них создается своя запись Поручения по РКК;

− сохраняет РКК, при этом регистрационный номер автоматически записывается в карточку электронного документа. Делопроизводитель проставляет регистрационный номер и дату в соответствующих реквизитах бумажного документа.

Если есть необходимость ознакомления подразделений организации  с документом, то делопроизводитель заполняет закладку «Список рассылки»  в РКК. Сделать это возможно двумя способами: либо вручную заполняя табличную часть, либо с помощью механизма, вызываемого по кнопке Заполнить. После формирования списка рассылки, нажатием на кнопку Задача и выбором типового маршрута «Ознакомление с документом» необходимо отправить документ на ознакомление. Делопроизводитель выполняет задание на регистрацию документа. Инициатор получает уведомление о подписании и регистрации приказа по основной деятельности. Схему всего процесса можно наблюдать в таблице, которая представлена в Приложении 2 (Схема Б).

Регистрация исходящих документов в ООО «Кьези Фармасьютикалс» с помощью системы DIRECTUM распространяется на регистрацию официальных документов, отправляемых организацией сторонним юридическим и физическим лицам, официальных документов (писем). Исходящая документация отправляемых  своиморганизациям регистрируется в справочнике «Исходящие документы» модуля «Канцелярия».

Основанием для регистрации является получение задания на регистрацию исходящего документа с вложенным документом в электронном виде. Для того, чтобы зарегистрировать исходящую документацию необходимо следующее. Создается проект и задачи на согласование  (в соответствии с рисунком 5).

Рисунок 2.5 – Создание проекта и задач на согласование  в системе DIRECTUM

Сначала руководитель подразделения и рецензенты параллельно получают задание на согласование проекта документа, потом – на визирование проекта документа. Если у них имеются претензии к выполненному документу, то инициатор получает задание на доработку документа.

 

Далее Секретарь распечатывает документы для подписывающего и выполняет следующие действия:

− печатает вложенные в задачу документы;

− для исходящего письма печатает список ЭЦП (лист согласования), заверяет его своей подписью;

− передает документы с листом согласования подписывающему; − выполняет задание на подготовку документов.

Подписывающий получает бумажные документы на рассмотрение: рассматривает          исходящее письмо, проверяет наличие ЭЦП всех заинтересованных сотрудников на      листе согласования, подписывает бумажный документ или пишет замечания, бумажные документы возвращает секретарю. Секретарь получает бумажные документы с рассмотрения  от подписывающего, находит в своей папке «Входящие» задание на подписание ЭЦП документа и открывает его. Если подписывающий подписал бумажный документ, то секретарь подписывает электронный документ утверждающей ЭЦП от лица руководителя и выполняет задание с результатом «Подписано».

Если секретарь не поставил   утверждающую   ЭЦП на согласуемый документ и выполнил задание с результатом «Подписано», то возникнет предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить задание с результатом «Подписано». Бумажный документ секретарь передает делопроизводителю. После этого задание получает делопроизводитель. Если у подписывающего есть замечания по документу, то секретарь заносит замечания в текст задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет задание  с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает инициатор.

И только потом можно переходить к регистрации исходящей документации. Когда делопроизводитель получает подписанный бумажный документ для регистрации и отправки и выполняет следующие действия:

− находит в своей папке «Входящие» соответствующее задание на регистрацию документа и открывает задание;

− из карточки вложенного в задание электронного документа по кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие поля РКК, в т.ч.:

− если документ подшивается в дело, то в поле Направлен в дело проставляет соответствующую дату;

− если второй экземпляр документа остается в подразделении организации или подлежит возврату, то переходит на закладку «Местонахождение» и делает там соответствующую отметку;

− если документ отправляется по нескольким адресам, то на закладке «Список рассылки» указывает остальных адресатов;

− сохраняет РКК, при этом документу будет присвоен регистрационный номер, который при закрытии РКК автоматически записывается в карточку электронного документа;

− проставляет номер и дату в соответствующих графах бумажного документа;

− организует отправку бумажного документа адресату;

− выполняет задание на регистрацию документа, при этом (если документ не стоял на контроле возврата от контрагента) инициатор получает уведомление об окончании работ по документу.

Схему всего процесса можно наблюдать в таблице, которая представлена в Приложении 2 (Схема В).

Программа DIRECTUM,        которую     использует ООО «Кьези Фармасьютикалс» с 2008 года для регистрации и хранения документации, отвечает всем требованиям современной системе электронного документооборота. Система позволяет создавать и хранить различные неструктурированные документы (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддерживает версии документов и  ЭЦП; структурирует документы по папкам; назначает права доступа на документы; фиксирует историю работы с документами.

Итак, система DIRECTUM – эффективный процесс для ООО «Кьези Фармасьютикалс», т.к. предприятие удовлетворяет следующим условиям:

1. Аппарат управления и документооборот достаточно большой и сложный;
2. Руководство готово к перестройке бизнес-процессов, направленной на оптимизацию и четкую регламентацию, поскольку без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно;
3. Руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не только облегчения работы отдельных подразделений (например, канцелярии).

Кроме этого, весь текущий год руководство ООО «Кьези Фармасьютикалс» внедряет на предприятии совершенно новую систему для управления проектами, информацией, задачами  – JIRA. Это система, которая подходит для отслеживания ошибок и управления проектом в компании любого размера. Это инструмент для всех сотрудников в команде и руководителей  проектов JIRA помогает команде обмениваться информацией и легко вовлекать разных сотрудников в проекты и задачи, отслеживать и фиксировать ошибки пользователей в работе с программными продуктами, обеспечивать соблюдение работы точно в срок и в рамках регламента рабочего процесса, проверять и планировать эффективность работников и назначать определённые задачи, работать вместе с коллегами с помощью инструментов совместного редактирования файлов, а также отслеживать прогресс и обновление каждой задачи команды.

Динамичные инструменты системы для управления проектами JIRA дают возможность руководителям обнаружить препятствия, которые не дают команде работать эффективнее, принимать целенаправленные действия по их устранению и определять области улучшения рабочего процесса.

Основные возможности JIRA:

− отслеживание и работа с проектами – просмотр процесса работы разработчиков над проектом, какие возникают ошибки в его использовании клиентами, быстрое их устранение;

− решение вопросов – документы, почта, общение – всё в одном месте, решение каждого вопроса происходит быстро и легко;

− планирование рабочего процесса – построение рабочего процесса эффективнее и удобнее;

− отслеживание эффективности – постановка задач, приоритетов, помощь команде в выделении важного в работе и отслеживание выполнения задач;

− совместная работа – обмен информацией по проекту, совместное решение вопросов и обращение за помощью к коллегам;

− видимость-онлайн – новости, почта, просмотр работы в режиме реального времени в одном месте.

Для любой коммерческой компании эта система является удобной, гибкой, лаконичной. Она полезна для постановки и выполнения задач. Позволяет составлять план работы на день, неделю, месяц, планировать время на решение рабочих задач для всех рабочих структур организации.

Несомненно, любые технические средства и информационные технологии помогают обеспечить высокую производительность труда  в коммерческой фирме. Но нельзя не отметить тот факт, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в основном вспомогательные работы, которые связаны  с обработкой информационных массивов. Все-таки принятие решение остается за человеком. Но благодаря автоматизации управления многих важных процессов в офисе и рутинных вопросов для персонала, остается время для повышения эффективности труда и аналитических возможностей, что благоприятно сказывается на работоспособности предприятия в целом.

Для успешного развития коммерческой организации, которая стремится к стабильному положению на рынке в своей сфере, необходимо обращать внимание на факторы, от которых зависит рационализация работы всей фирмы. Можно дать следующие рекомендации для совершенствования деятельности секретаря-референта в ООО «Кьези Фармасьютикалс».

Перспектива финансового и имиджевого роста  организации напрямую зависит от личностного и профессионального роста его сотрудников. Не является и исключением должность секретаря-референта. Ведь именно он  является лицом компании и незаменимым помощником руководителя. Однако многие сотрудники ошибочно считают, что при трудоустройстве на должность секретаря, перспектива должностного роста остается позади. На самом деле это вовсе не так.

Повышение квалификации —  это повышение уровня информационной культуры. Профессиональная подготовка является важным связующим звеном между теоретическими и практическими знаниями. Целью повышение квалификации является расширение, углубление и закрепление новой информации, необходимой секретарю-референту для соответствия  с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями.

Нужно отметить, что повышение квалификации должно быть систематическим. А главное, чтобы в этом был заинтересован не только работник, но и работодатель. Именно он должен создавать условия для обучения и развития своих сотрудников.

Для секретаря-референта самыми удобными формами получения новых знаний могут быть семинары, круглые столы, научно-практические конференции для обмена опытом, деловые игры, тренинги. Самыми актуальными темами для обучения секретарей-референтов являются: «Новые методы и подходы в компьютерном делопроизводстве», «Интернет и технология работы секретаря-референта», «Современная оргтехника  в практической деятельности секретаря-референта», «Деловой английский язык для секретаря-референта». Последняя тема  является очень актуальной. Ведь английский язык – прямая дорога к карьерному росту для секретаря. Этот навык дорого ценится работодателями. А если секретарь обладает способностью переводить синхронно, ему прямая дорога открыта  в персональные ассистенты первых лиц международных компаний.

Еще одной из значимых рекомендаций  по рационализации деятельности секретаря-референта в ООО «Кьези Фармасьютикалс» является организация и оборудование рабочего места сотрудника Канцелярии. Работодатель не должен пренебрегать данным вопросом. Ведь от комфортных условий труда зависит качественная и продуктивная работа специалиста любой организации. Условия труда — совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.

Рациональная организация рабочих мест и труда работников Канцелярии предприятия может включать:

− планировку служебных помещений в соответствии с выполняемыми обязанностями и функциями;

− рациональное   размещение мебели и специализированного  оборудования;

− создание и поддержание работодателем соответствующего  комфортабельного пребывания на рабочем;

− своевременное информирование работников о необходимости качественного выполнения поручений;

− установление гармоничного соотношения режима труда и отдыха;

− создание и поддержание соответствующего микроклимата и защиты от воздействия вредных факторов производственной среды на рабочих местах;

− систематическое и качественное проведение на рабочих местах санитарно-гигиенических мероприятий.

Для нормальной профессиональной деятельности служебное помещение должно быть соответствующим по планировке (на одно автоматизированное место рассчитывается не менее (6 кв. м.), освещению.

Так же для комфортной и эффективной работы в отделе Канцелярии секретарь должен иметь рабочее место, которое оснащено однотумбовыми столами (с приставкой), на которых удобно можно разместить необходимые для работы ПК, оргтехнику. Также рабочее место секретаря следует оборудовать системой хранения для специальной и справочной литературы (специальные шкафы). На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:

− инструкции и нормативно-методические документы по делопроизводству;

− справочники по законодательству;

− справочники по административно-территориальному делению;

− орфографические и терминологические словари (справочники  по написанию отдельных слов);

− картотеки-указатели к сборникам нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);

− списки работников предприятия с указанием структурных подразделений, номеров телефонов и адресов для направления деловой корреспонденции.

Не стоит пренебрегать работодателю и нормальной продолжительностью рабочего времени (8 часов отведено на работу с документами, при этом только 2 часа должно составлять непрерывная работа на ПК). Время перерывов  в течение рабочего времени следует устанавливать в зависимости от сложности и напряженности труда.

Важной рекомендацией для рационализации деятельности секретаря-референта в ООО «Кьези Фармасьютикалс» является обращение внимания работодателя на разработку локальных нормативных актов для Канцелярии. ООО «Кьези Фармасьютикалс» на сегодняшний день занимает одну из ведущих позиций в своей сфере и не только в России. Компания вышла на международный уровень. Делопроизводство – сложный процесс. Он требует предельной внимательности, аккуратности и знания многих нюансов. А разработка инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря-референта могут быть чрезвычайно полезны не только для работника, но они могут дать  работодателю возможность конкретизировать для подразделения, департамента или отдела его цели и поставленные задачи.  

В частности, инструкция по делопроизводству — это основной локальный нормативный акт, который регламентирует технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. В ООО «Кьези Фармасьютикалс» инструкция по делопроизводству рассчитана в основном на кадровое делопроизводство. Это является существенным недостатком, т.к. основной документооборот контролирует Канцелярия, через которую проходит огромный и непрерывный поток документов.

Так же имеет огромное значение должностная инструкция секретаря-референта. Во многих коммерческих фирмах такой документ считают не обязательным. Здесь составление подобных документов – свободная воля руководителя. Но на практике получается, что в подобных актах описывается организационная структура, функционал и порядок взаимодействия, формы и порядок представления отчетности, а также отпущенные на это сроки. А при грамотном использовании данных актов — это инструмент построения  в компании бизнес-процессов, которые разъясняются и закрепляются в данных документах. Коммерческой организации нужно знать, что цель разработки актуальных для компании локальных актов – построение базы для взаимодействия отдельного работодателя и конкретного сотрудника.

Для рационализации деятельности секретаря-референта в ООО «Кьези Фармасьютикалс» руководству компании следует уделить внимание регламентации документооборота. Многие коммерческие организации по мере роста количества сотрудников и партнеров сталкиваются с увеличением потока информации. А при отсутствии регламента документооборота у организации могут возникать проблемы с запутанными маршрутами прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов в организации. Например, вся входящая документация  регистрируется в автоматизированной программе Directum в Канцелярии. А далее идет на рассмотрение генеральному директору или в другие подразделения. Часто возникают проблемы с отдачей документов обратно из-за огромного объема работы у руководителя и отделов. Документы таким образом могут затеряться. Чтобы этого не произошло, организации можно предложить внедрить в работу Канцелярии особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и т.к. Заполнять бланк должен секретарьреферент (Таблица 2.1).

Таблица 2.1 – Пример реестра приема и передачи документов

 

Это внедрение поможет застраховать компанию от тормозящего рабочий процесс потери документов и поиска ответственного за него лица.

Таким образом, важным условием рационализации и совершенствования деятельности секретаря-референта в ООО «Кьези Фармасьютикалс» является регулярное повышение уровня их профессиональной квалификации. А также от условий труда, которые предоставляет сотруднику работодатель, во многом зависит качественная и эффективная работа секретаря-референта. От этих условий будет зависеть состояние работника, как физическое, так и психологическое. Чем лучше условия труда, тем лучше состояние сотрудника, а, следовательно, его работоспособность выше, что позволяет получить на выходе высокую производительность. Организация должна поддерживать условия труда на приемлемом уровне, а также их улучшать в целях получения большей пользы от сотрудников и создания комфортной обстановки  для последних. Так же работодатель не должен пренебрегать наличием локально нормативными актами для сотрудников Канцелярии. Ведь они фиксируют нормы и обстоятельства, на которые могут ссылаться стороны договора при возникновении любых разногласий, взаимных требований, претензий или при поощрении сотрудников. Что важно и для работодателя и для работника фирмы.

Грамотное и правильное внедрение регламента документооборота не только упрощает работу всех департаментов фирмы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.

 

З А К Л Ю Ч Е Н И Е

 

Секретарь является лицом компании. Это человек, который владеет большим количеством информации, от качественной и успешной работы которого во многом зависит нормальное функционирование всей организации.

В наши дни профессия секретаря считается оправданно распространенной. Но это не говорит о том, что деятельность секретаря не требует никаких умственных и физических усилий. Наоборот, круг обязанностей данного сотрудника достаточно широк и ответственен. Секретарь всегда находится на виду, как и работа, которую он выполняет. Секретари занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех любой фирмы, организации и предприятия. Данный сотрудник всегда в курсе дел фирмы гораздо больше, чем сотрудники других отделов. Поэтому каждый работник Канцелярии коммерческой фирмы, например, такой как ООО «Кьези Фармасьютикалс» должен знать и придерживаться основных правил хорошего секретаря:

− обладать определенными личностными и профессиональными качествами. Иметь презентабельный внешний вид. Помнить, что официально-деловой стиль помогает в общении с коллегами, посетителями, заказчиками фирмы;

− иметь правильно организованное рабочее место для продуктивной и качественной работы;

− уметь работать или без проблем освоить технику, которая необходима в секретарской деятельности (компьютер, факс, копировальный аппарат и т.д.);

− обладать психологической подкованностью, т.е. быть готовым адаптироваться к любой стрессовой, форс-мажорной ситуации, которые часто возникают при рабочем процессе.

Основная составляющая деятельности секретаря в коммерческой организации – информационно-документационное обеспечение. Для этого  в своей работе секретарь должен опираться на законодательные и нормативные акты, которые регламентируют технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства.

Кроме документного обслуживания коммерческой организации (составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов) секретарь выполняет и работу, связанную с бездокументной деятельностью (подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы и т.д.). Последняя может занимать основную часть рабочего времени и требовать от сотрудника определенных навыков в общении с людьми.

ООО «Кьези Фармасьютикалс» — современная коммерческая организация, которая давно внедрила и закрепила в рабочем процессе новейшие автоматизированные информационные системы с целью  повышения эффективности управления предприятием. Это и новая система для управления проектами, информацией, задачами  – JIRA,  и проверенная система электронного документооборота – DIRECTUM. Именно они помогают справиться с рутинными проблемами для персонала и обеспечить высокую производительность труда в коммерческой фирме.

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации Канцелярии и применении организационной и вычислительной техники в компании.

В настоящее время для многих коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

При рационализации работы секретаря и всей Канцелярии руководству ООО «Кьези Фармасьютикалс» необходимо использовать следующие рекомендации:

• Регулярно организовывать для сотрудников Канцелярии повышение уровня их профессиональной квалификации. От этого во многом зависит качественное выполнение сотрудников возложенных на них управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
• Обратить внимание на условия труда и организацию рабочего места секретаря-референта. Не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д.
• Необходимо разработать локальные нормативные акты, которые касаются технологии работы секретаря-референта и всей Канцелярии (инструкция по делопроизводству, должностная инструкция секретаря), для эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.
• Существенно улучшить рационализацию деятельности секретаря можно благодаря регламентации документооборота, который предусматривает систему контроля потоков документов в организации.

Таким образом, предложенные нами рекомендации смогут позволить руководителям коммерческих организаций, в частности в ООО «Кьези Фармасьютикалс», наиболее грамотно  спланировать и распределить рабочую нагрузку среди секретарей-референтов  своей фирмы, что будет только положительно сказываться на общей производительности  труда компании.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

 

Источники 

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2014. № 31. Ст. 4398.
2. Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1994. № 32. Ст. 3301.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12. 2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ст. 3.
4. О языках народов Российской Федерации: Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД И ВС РСФСР. – 1991. – № 50. – Ст. 1740; Собрание законодательства РФ. 2002. № 50. Ст. 4926.
5. Об акционерных обществах: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1996. № 1. Ст. 1.
6. Об обществах с ограниченной ответственностью: Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1998. № 7. Ст. 785.
7. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст. 127.
8. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004. 32. Ст. 3283.
9. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004.  № 43. Ст. 4169.
10. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01.06. 2005 № 53-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2005. № 23. Ст. 2199.
11. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (часть I). Ст. 3448.
12. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2011. № 50. Ст. 7344.
13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) // Собрание законодательства РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
14. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры РФ № 536 от 08.11.2005) // Собрание законодательства РФ. 2005. № 4. Ст. 305.
15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИДАД документоведения и архивного дела. – М., 1991. – 78 с.
16. Система электронного      документооборота и управления  взаимодействием DIRECTUM версия 4.6: учебн. пос., 2019. – 66 с.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие. – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: АЗО «Бизнес-школа», 2020. – 192 с.
2. Барсуков М.И. Справочник секретаря-референта: практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2019. – 512 с.
3. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и  доп..  – М.: Проспект, 2018. – 480 с.
4. Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – СПб.: Питер, 2018. – 224 с.
5. Домникова М., Привалова Е. Профессия секретарь // Служба персонала. – 2017. – № 8-9-10. – С. 29-30.
7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: Инфра-М; Новосибирск: НГРАЭиУ, 2018. – 272 с.
9. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства // Делопроизводство. – 2020. – № 1. – С. 34-39.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). – М.: Юнити, 2019. – 198 с.
11. Максимович Г.Ю. Применение технологии баз данных в работе секретаря // Секретарское дело. – 2017. – № 1. – С. 82-87.
12. Меркулова О.С. Психология труда. – М.: Приор, 2018. – 77 с.
13. Назаренко О.Б. Оформление документов в современных текстовых редакторах // Секретарское дело. – 2018. – № 2. – С. 77-83.
14. Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2019. – 192 с.
15. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 304 с.
16. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта: (Рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2017. – № 4. – С.19-24.
17. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Приор, 2020. – 192 с.
18. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. – М.: Экономика, 2015. – 120 с.
19. Черняк Т.В. Проектирование рабочих мест служащих. – Новосибирск: СибАГС, 2019. – 108 с.

---

Страницы 1 2