Контрольная работа по дисциплине «Документоведение и архивоведение»

Контрольная работа на тему порядок хранения документации акционерного общества

Введение

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Хранение документации в акционерном обществе ведется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек и другими нормативными актами.

Огромное значение имеет организация работы по хранению и передаче кадровых документов в архив, организации ответственных за ее сохранность согласно российскому законодательству.

Цель работы — освоить порядок хранения документов акционерного общества.

Задачи работы:

— изучить порядок организации хранения кадровых документов;

— определить порядок подготовки документов к архивному хранению.

Систематизация кадровой документации

Кадровую документацию акционерного общества можно систематизировать по различным признакам. Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

Документы по учету личного состава работников.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [3].

Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» [4].

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу).
2. Документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу).
3. Документация по увольнению (заявление об увольнении, приказ об увольнении, протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении).
4. Документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска).
5. Документация по оформлению поощрений (представление о поощрении, приказ о поощрении, протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении).
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания).

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о структурном подразделении, график отпусков, должностные инструкции).
2. Персональная документация (трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника).
3. Договорная документация (коллективный договор (соглашение), трудовой договор).
4. Распорядительная документация (приказы по личному составу).
5. Учетная кадровая документация (учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации, документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом).
6. Информационно-справочная документация. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.