Контрольная работа по правоведению

СОДЕРЖАНИЕ

1. Задание 1. Составить опорный конспект по следующим темам курса
2. Задание 2. Раскройте содержание следующих понятий
3. Задание 3. Практическое задание
4. Список использованной литературы

 

Задание 1. Составить опорный конспект по следующим темам курса

Формуляр образец организационно-распорядительного документа

Общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа — приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге формата А4и А515 (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом –

• реквизит 01 «Государственный герб РФ»;
• реквизит 02 «Герб субъектов федерации»;
• реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК.

На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК

Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210×297 мм).

С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале.

С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов — 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например, приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов.

Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково — на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

 

Общие сведения о реквизитах

 

Формуляром-образцом, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов.

В их состав входят:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — код формы документа;
• 06 — наименование организации;
• 07 — справочные данные об организации;
• 08 — наименование вида документа;
• 09 — дата документа;
• 10 — регистрационный номер документа;
• 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 — место составления или издания документа;
• 13 — гриф ограничения доступа к документу;
• 14 — адресат;
• 15 — гриф утверждения документа;
• 16 — резолюция;
• 17 — заголовок к тексту документа;
• 18 — отметка о контроле;
• 19 — текст документа;
• 20 — отметка о наличии приложения;
• 21 — подпись;
• 22 — гриф согласования документа;
• 23 — визы согласования документа;
• 24 — печать;
• 25 — отметка о заверении копии;
• 26 — отметка об исполнителе;
• 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 — идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Государственным стандартом устанавливаются два способа расположения реквизитов: угловой, продольный.

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально и экономично, прежде всего, для документов, направляемых в другие организации, т.е. для внешних, исходящих. Размещение заголовочных (надтекстовых) реквизитов в левом углу бланка экономит до 20% рабочей площади документа. При этом правый угол документа остается свободным для размещения адресата, резолюции, грифа утверждения. Допускается два варианта оформления угловых реквизитов — флаговое (все строки выровнены по левой вертикальной линии) и центрованное (строки центрируются по отношению к самой длинной строке).

При продольном способе все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине строки, либо по центру. Продольный бланк применяется в том случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержат большое количество печатных знаков. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при создании любых видов документов, но в первую очередь — внутренних.

 

Бланк документа

Бланк документа – это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа адресат, прежде всего, акцентирует внимание на содержащейся в нем информации, на существе рассматриваемого вопроса. Однако неизбежно в поле зрения попадает и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Поэтому при разработке бланка необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления об организации.

Требования к форматированию бланка могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).

К жестким (регламентируемым) требованиям относятся:

• функциональные (место организации в ведомственной иерархии);
• конструкционные (использование твердых форматов бумаги);
• юридические (достаточность состава реквизитов).

Мягкие(эстетические) требования включают:

• дизайн эмблемы или товарного знака;
• цветовое решение;
• качество бумаги;
• продольное или угловое расположение реквизитов.

Бланки документов создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены в ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении управленческих документов используются принятые в нашей стране стандарты форматов бумаги. Документы изготавливаются главным образом на бумаге формата А4 (210 × 297) и А5 (148 × 210). Бланки формата А3 (297 × 420) отменили в основном из-за технических возможностей принтера. Для оформления резолюций (поручений) допускается использование бланков формата А6 (105 × 148). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Для управленческих документов организации определены три основных вида служебных бланков:

• общий бланк — бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
• бланк конкретного вида документа (кроме письма);
• бланк для письма.

Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета типографским способом, а также с помощью средств оперативной печати или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

 

Распорядительные документы. Их виды, требования к оформлению

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих.; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

 

Понятие и оформления приказа

Приказ — основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов: В целях…, С целью…, В соответствии с … (ссылка на нормативный документ), На основании… (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи… и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя

 

Задание 2. Раскройте содержание следующих понятий

Срок исполнения документа

Срок исполнения документа — это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

 

Внутренний документ

Понятие «внутренние документы» объединяет все служебные бумаги, предназначенные для внутреннего употребления. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота.

До недавнего времени определение данного можно было встретить в национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.0.8-2013 определение исчезло из нормативно-методической документации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутрифирменных актов диктуется действующим законодательством.

Внутрикорпоративные акты способствуют решению задач в пределах конкретной организации. Существует множество видов подобной документации. Как правило, ее классификация выстраивается по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.

 

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

 

Коммерческая тайна

Коммерческая тайна – это законодательно охраняемое право каждого предпринимателя на скрытие информации. выделяют несколько категорий секретной информации, которую считают коммерческой тайной:

 

Личная карточка

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов.

 

Индекс дела

Каждое дело, заголовок которого включается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой графе номенклатуры дел.

Индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Если номенклатура дел строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

 

Дубликат документа

Дубликат — выдача нового экземпляра юридического акта.

Термин «дубликат» следует отличать от сопряженных с ним понятий: «оригинал» и «копия» документа.

Дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре. Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги.

На дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно.

 

Архивная выписка

Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивная выписка – 1)копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке; 2) согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

 

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

 

Гриф согласования

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

 

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа (реквизит 12) (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

 

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные; информационные; отчетные

 

Распоряжение — распространенный в управленческой практике документ. Правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

 

Стенограмма

Стенография — способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь. Скорость стенографического письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз.

Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

 

Справка

Справка — документ, который содержит описание и подтверждение юридических и биографических фактов.

Справки делятся на две группы:

• личностные — подтверждают биографические или юридические факты конкретного лица;
• служебные — содержат информацию про факты и события служебного характера.

Справки также могут быть:

• внешними — составляются для подачи в другие учреждения; подписываются, кроме составителя, также руководителем учреждения, удостоверяются печатью;
• внутренними — составляются для подачи руководству учреждения или на рассмотрение коллегиальных органов; подписываются только исполнителем и не удостоверяются печатью.

Многочисленными (особенно среди личностных) есть справки, которые удостоверяют какой-либо юридический факт (например, факт работы или обучения, данные о занимаемой должности, размер заработной платы, место проживания и др.). Однотипные справки часто изготавливаются на трафаретных бланках.

 

Положение

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами. В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений

 

Документы постоянного хранения

Документы постоянного срока хранения образуются в деятельности любой организации. Это самые важные ее документы, поэтому им и предписано существовать столько же, сколько существует сама организация.

Документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

 

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации. Состав ЭК назначается директором в количестве 5-7 человек

ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.

 

Персональные данные

Персональные данные (ПД) или личностные данные — любые сведения, относящиеся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), которые предоставляются другому физическому или юридическому лицу либо лицам.

 

Решение —  распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

 

Задание 3. Практическое задание

Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Унитарное предприятие «Сайл»

ПРИКАЗ

22.10.2018                                                                                    №135

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

В соответствии с результатами ревизии, проведенной на основании Приказа от 12.10.2018 №112 и учитывая обнаруженные факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Ивановой И.П., главному бухгалтеру УП «Сайл»:

1.1. предоставить объяснение выявленных нарушений в срок не позднее 24.10.2018;

1.2. предоставить план мероприятий по организации учета и отчетности командировании работников в срок не позднее 29.10.2018.

2.Сидорову И.И., начальнику юридического управления, завести журнал учета доверенностей.

3.Ответственность за обеспечение сохранности журнала учета доверенностей возложить на юрисконсульта Т.К.Жукову.

Директор                                                  Подпись З.К. Косигин

С приказом ознакомлены:  Подписи

Список использованной литературы

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]: ГОСТ Р 51141-98 // СПС КонсультантПлюс, 2018.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : [Текст], утверждена Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г. № 68// СПС КонсультантПлюс, 2018.
3. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти : [Текст], утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452// СПС КонсультантПлюс, 2018.
4. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие[Текст] / Н.Н. Анодина.  – М. : Омега-Л, 2015. – 312 с.
5. Басаков, М. И. Как правильно подготовить приказ. Учебно-практическое пособие [Текст] / М.И. Басаков. — М. : Издательский дом Дашков и К, 2016. – 104 с.
6. Басаков, М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003. Учебное пособие  [Текст]/ М.И. Басаков. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2016. – 400 с.
7. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст]. -4-е изд./ М.В. Кирсанова. –М.:ИНФРА-М, 2015. –С. 157.
8. Управление документами: Учебник для студентов вузов, обучающихся по спец. 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления», УМО вузов России по [Текст]..-М.: ИНФРА-М, 2015. — 300 с.
9. Якушев А. В. Делопроизводство. Конспект лекций. [Текст]. / А.В. Якушев. – М. : А-Приор, 2016. – 376 с.