ВВЕДЕНИЕ.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.

1.1 Понятие номенклатуры дел организации  и ее роль в управлении организационной работе с документами.

1.2 Основные требования к составлению, оформлению и использованию номенклатуры дел в организации.

2 АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МБУДО «ДЮСШ» И ПУТИ ЕЁ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ.

2.1 Анализ нормативной базы МБУ ДО «ДЮСШ», регламентирующий составление, оформление и использование номенклатуры дел.

2.2 Анализ и разработка рекомендаций по совершенствованию оформления номенклатуры дел  в МБУ ДО «ДЮСШ» на основе автоматизации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.

ПРИЛОЖЕНИЯ.

ВВЕДЕНИЕ

 Актуальность (современность и важность) темы. Актуальность темы характеризует ее современность и значимость. В современном обществе образовательные учреждения требуют системного подхода к организации управления, поэтому возникает необходимость в документальном обеспечении управленческой деятельности. Каждый этап процесса принятия управленческих решений в образовательном учреждении дополнительного образования тесно связан с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решение задач планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Без правильной организации делопроизводства невозможно справиться с потоком документов, которые в нем крутятся, быстро найти нужный документ и сделать по нему запросы, проконтролировать его исполнение и обеспечить его сохранность.

Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. В то же время с ростом числа учреждений дополнительного образования и численности работников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Для повышения эффективности и качества управления необходимо совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства являются: оперативность в подготовке и прохождении документов; высокое качество документов; оптимальное документооборотное управление; широкое использование безбумажных технологий.

Правильная подготовка и оформление документов является важнейшей обязанностью не только сотрудников офисных служб, но и всего персонала организации.

Степень изученности. Вопросы, связанные с этой проблемой, освещены в ряде работ, которые можно разделить на несколько направлений.

Первое направление представлено работами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы Митяева К. Г., Лившица Я. З., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева В. С., Магидова В. М., Пшенко А. В., Бачило И. Л., Банасюкевича В. Д., Красавина А. С., Ильюшенко М. П., Андреевой В. И., Яньковой В. Ф., Кузнецова С. Л. и др.

Вопросам документационного обеспечения управления посвящены работы Ларькова Н. С., Стенюкова М. В., Рогожина М. Ю. и др.

Информационная составляющая документирования процесса принятия управленческих решений раскрывается в работах Кукора Б. Л., Нестерова В. П.

Роли информационных технологий в процессах управления посвящены работы Атаманчука Г. В., Багриновского К. А., Титоренко Г. А. и др.

Проблемы управления образованием в целом, в том числе вопросы документационного и информационного обеспечения управления образованием в контексте их реформирования, рассматриваются Ефремовым А. В., Балыхиным Г. А., Аграновичем М. Л., Полетаевым А. В., Фатеевой А. В. и др.

Однако, несмотря на важность существующих работ, они были написаны в период значительных и постоянных изменений в системе среднего специального образования и отражали научные концепции и практические подходы, существовавшие в то время. В то же время они не утратили своего значения и в настоящее время, являясь основой для дальнейших исследований проблем документационного обеспечения управления в целом. Учет этого обстоятельства, а также степени разработанности данной проблемы послужил основанием для проведения специального комплексного исследования по документированию деятельности образовательной организации образовательного учреждения.

Объект исследования курсовой работы – номенклатура дел.

Предмет исследования — особенности составления, оформления и практического применения номенклатуры дел в деятельности учреждения дополнительного образования «Детско-юношеская спортивная школа».

База исследования – служба делопроизводства Муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования ДЮСШ.

Цель – изучение организации документирования, обобщения полученных знаний, выдвижения и обоснования собственных суждений,  а также разработка рекомендаций по усовершенствованию номенклатуры дел МБУДО «ДЮСШ».

Для достижения данной цели и в соответствие с определенным объектом и предметом исследования поставлены следующие задачи:

1. изучить понятие, виды, функции номенклатуры дел предприятия. Определить ее роль в делопроизводстве;
2. описать правила составления номенклатуры дел предприятия и его структурных подразделений;
3. проанализировать организационную структуру, документооборот, ошибки в составлении номенклатуры дел МБУДО «ДЮСШ»;
4. разработать рекомендации по составлению номенклатуры дел МБУДО «ДЮСШ» в соответствии с правилами делопроизводства;

Источниковую базу исследования составили законодательные и нормативно-методические документы, в частности Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ (в ред. от 29.12.2017), регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Федеральный закон определяющий статус образовательного учреждения и направления его деятельности; ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов и др.

Структура работы определена с учётом объекта, цели и задач исследования и представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованных источников и литературы.

В первой главе работы дана общая характеристика объекта исследования – МБУДО «ДЮСШ», в частности, рассмотрены история создания, структура управления, а также организация документооборота.

Во второй главе работы изучаются основные организационно-распорядительные и учебно-педагогические документы, используемые в деятельности МБУДО «ДЮСШ», и разрабатываются основные направления совершенствования систематизации документационного обеспечения управления образовательным учреждением.

В заключение подводятся итоги проделанной работы, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

1.1 Понятие номенклатуры дел организации  и ее роль в управлении организационной работе с документами

Номенклатура дел обязательна для составления документов в государственных органах, территориальных организациях и подведомственных им муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы. В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документарным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или в результате сделки слияния и поглощения, когда формируется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, еще до инструкций по делопроизводству). В противном случае он играет только роль бухгалтерского документа. По ГОСТ Р 7.0.8-2013 » СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочного файла неиспользуемых документов. Кроме того, он является учетным документом в канцелярии и архиве учреждения для временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. Эффективность работы с документами и их сохранность зависят от того, насколько хорошо они составлены. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии является обязательным. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Существуют стандартные, приблизительные и индивидуальные номенклатуры.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру своей деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру своей деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от того, существует ли стандартная и типовая номенклатура, каждая организация должна создать свою индивидуальную номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного подразделения, составляется единая номенклатура, представляющая собой систематизированный перечень наименований всех дел, возбужденных в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется по каждому структурному подразделению, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Если существует стандартная номенклатура, то заголовки дел полностью переносятся в индивидуальную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении отдельного дела выбираются наименования тех дел, которые формируются в данной организации. При этом некоторые случаи, предусмотренные примерной номенклатурой, могут быть объединены или разделены в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные стандартной или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Подготовке номенклатуры дел в организации предшествует подготовительная работа, целью которой является обеспечение учета дел, возбужденных в отделе, их соответствия видам и содержанию отложенных документов, а также их правильной классификации в соответствии с направлениями работы и вопросами организации.

Работа по составлению номенклатуры дел, как структурных подразделений, так и учреждений в целом, координируется канцелярской службой и, как правило, включает в себя изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основе которых будут сформулированы наименования дел и определены принципы их формирования. Номенклатура дел включает заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования», справочные материалы.

Утвержденные экземпляры номенклатуры дел являются документами постоянного хранения и включаются в дела делопроизводственной службы организации. Если такой службы нет, они включаются в досье помощника секретаря.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих разделов для использования в своей работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, утвержденная экспертной комиссией (ЕК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий-находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый-в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае кардинального изменения функций и структуры учреждения оно составляется, согласовывается и утверждается заново.

Номенклатура дел учреждения, согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы, уточняется в конце каждого года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года утвержденная номенклатура дел включает сведения об установлении дел, включении новых дел и т. д.

1.2 Основные требования к составлению, оформлению и использованию номенклатуры дел в организации

 Систематизация документов — одна из важнейших задач в процессе документооборота.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы.

Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами-Государственной системой документационного обеспечения управления, основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел. Эта работа обычно поручается секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения).

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Общества. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять названия структурных подразделений в виде секций. Первым отделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть Служба документационного обеспечения департамента (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения департамента создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства учреждения.

Номенклатура дел должна охватывать все документированные области работы организации. Это означает, что любой документ, созданный или полученный в организации, должен иметь свое «дело» в той номенклатуре, в которую он должен быть помещен. Кроме того, в перечень дел должны быть включены все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как поступающие, так и создаваемые в ходе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлекать руководителя структурного подразделения, его заместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь — разъяснять методику составления и регистрации. В унифицированную форму номенклатуры дел необходимо включить следующие сведения::

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— наименование типа документа;

— место составления;

— за какой год составлена номенклатура дел;

— названия разделов;

— панель утверждения;

— фирменный штамп.

При составлении номенклатуры дел организации необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем номенклатуры дел.

Формирование дел — группировка исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется по наименованиям видов документов (приказов, актов, договоров). В отделах с большим объемом документов предлагается ввести другие классификационные критерии для быстрого поиска.

Также при формировании дел сотрудники службы делопроизводства обязаны размещать в деле только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с категориями дел в номенклатуре; объединять все документы, связанные с решением одного вопроса; размещать приложения вместе с основными документами; группировать документы одного календарного года в деле, за исключением проходных дел; группировать документы постоянного и временного хранения отдельно в делах.

После составления и утверждения номенклатуры дел рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

Опись дел представляет собой архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации в рамках фонда и учета дел.

Выводы по главе 1

Таким образом, роль номенклатуры дел в организации заключается в систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения по делам и тем самым определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основой как для распределения документов на бумажном носителе в физических делах, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных.

Каждый случай, включенный в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения помещенных в нее документов. Распределяя документы по корпусам в соответствии с номенклатурой, они одновременно планируют, хотя и условно, срок хранения документов.

Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие данного поля (показателя) в автоматизированных системах документооборота облегчает создание описей документов постоянного и длительного хранения, для персонала, а также актов выделения на уничтожение документов с истекшими сроками хранения

 

2 АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МБУДО «ДЮСШ» И ПУТИ ЕЁ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

 

2.1 Анализ нормативной базы МБУ ДО «ДЮСШ», регламентирующий составление, оформление и использование номенклатуры дел

 Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования «Детско — юношеская спортивная школа» (далее-Учреждение) — некоммерческая образовательная организация, созданная в 1990 году для реализации прав граждан на получение дополнительного образования, направленного на всестороннее удовлетворение образовательных потребностей человека в интеллектуальном, духовно-нравственном и физическом совершенствовании.

Местонахождение и юридический адрес: 663700, Красноярский край, с. Дзержинское, ул. Пограничников, д. 2.

Учредителем и собственником имущества МБУДО «ДЮСШ» является муниципальное образование Дзержинский район Красноярского края. От имени муниципального образования полномочия собственника, функции и полномочия учредителя МБУДО «ДЮСШ» осуществляет администрация Дзержинского района Красноярского края (далее-Учредитель).

Учреждение осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Федеральным законом «О некоммерческих организациях», иными нормативными правовыми актами в области образования, физической культуры и спорта, решениями Учредителя, Уставом и локальными актами Учреждения.

Учреждение является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, закрепленное на праве оперативного управления или на ином законном основании, может иметь самостоятельный баланс, может приобретать и осуществлять от своего имени имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Учреждение имеет лицевые счета в органах казначейства, может иметь стандартную печать, штамп и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства индивидуализации.

Несмотря на то, что МБУДО «ДЮСШ» существует уже несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальник Главного управления работает над сбором информации для составления номенклатуры дел.

При его составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно — методическими документами-Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными Правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием срока хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Кроме того, используются положения о структурных подразделениях Общества, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как полученные, так и созданные в ходе деятельности подразделений.

Примерная номенклатура зданий, разработанных для МБУДО «ДЮСШ», представлена в табл. № 1.

В ходе наблюдения выяснилось, что регистрации дел в МБУДО «ДЮСШ» был придан лишь формальный смысл, не были указаны обязательные реквизиты регистрации обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основным Правилам работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как длительного хранения, так и временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «контракты»). В связи с этим секретарям и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, необходимо оформить все детали прикрытия дела:

— наименование организации;

— структурное подразделение;

— бизнес-индекс;

— номер корпуса (объем, часть);

— название дела;

— дата возбуждения дела (тома, части);

— количество листов в файле;

— срок хранения дела.

Составление описей дел. (см. Табл. приложения 5-11)

МБУДО «ДЮСШ» — это организация с большим объемом документации, который увеличивается из года в год. В связи с этим всем сотрудникам, ответственным за делопроизводство на предприятии, рекомендуется ежегодно проводить инвентаризацию дел и согласовывать ее с начальником Главного управления МБУДО «ДЮСШ».

В результате работы комиссии по экспертизе ценности документов все документы делятся на две группы:

— дела по основной (производственной) деятельности;

— кадровые вопросы компании.

Для каждой группы дел предлагается создавать отдельные описи:

— в опись № 1 (дела по основному виду деятельности) дела вносятся в следующем порядке: устав, протоколы общих собраний, приказы по основному виду деятельности, долгосрочные и годовые планы, отчеты, договоры;

— в опись № 2 дела по личному составу вносятся в следующем порядке: трудовая книжка работника, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, личные расчетные счета, невостребованные трудовые книжки.

По документам, выделенным для уничтожения в результате проведенных работ, комиссии по экспертизе ценности документов предлагается составить акт (табл. Приложения № 4). Отчет и опись должны быть составлены членами экспертной комиссии и подписаны председателем, рассмотрены и утверждены Генеральным директором учреждения.

2.2 Анализ и разработка рекомендаций по совершенствованию оформления номенклатуры дел  в МБУ ДО «ДЮСШ» на основе автоматизации

Повышение эффективности аппарата управления может быть достигнуто путем совершенствования его структуры, повышения квалификации персонала, совершенствования организации, механизации и автоматизации наиболее трудоемких процессов управления.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что благодаря внедрению электронно-вычислительной техники эффективность работы значительно возросла, но с момента внедрения ВТ происходит постепенное (это связано с большими финансовыми, организационными и человеческими затратами), то есть направления, где работа строится с использованием традиционных методов.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники и средств связи, позволяют перейти к принципиально иным и гораздо более эффективным информационным технологиям в органах управления, основанным на органичном включении комплекса технических средств в процесс управления.

Для такой крупной организации, как МБУДО «ДЮСШ», имеющей разветвленную структуру и филиалы на определенных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регулирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы представить все перечисленные материалы в виде электронных текстов, доступ к которым можно получить с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи стало возможным предусмотреть правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически эквивалентной собственноручной подписи лица (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в бумажном документе.

Учитывая территориальную разбросанность филиалов и отдельных подразделений МБУДО «ДЮСШ», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводства.

К основным автоматизированным функциям, которые должна обеспечивать система, относятся следующие:

— регистрация всей входящей корреспонденции, в том числе писем, с последующей отправкой корреспонденции на рассмотрение руководству организации или ее структурным подразделениям;;

— регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

— списание документов по делу в соответствии с номенклатурой дел, принятых в организации;

— контроль за исполнением поручений;

— поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем очень широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

Выбор системы электронной документации (ЭЦП) должен основываться на потребностях организации. Во-первых, вам нужно определиться со следующим набором классификационных критериев:

— на каких технических платформах работает система и как она соответствует политике компании в этой области;

— на какие объемы хранимой информации ориентирована система и соответствуют ли эти объемы ожидаемому потоку документов в организации;

— какова организация распространения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

— определите финансовые затраты.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, которая должна быть включена в корпоративную информационную систему. Поэтому при выборе системы следует обращать внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

С точки зрения эффективности наилучшей мерой является повышение производительности в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокой скорости работы системы, но и ее широкого функционала. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любого типа и практически на всех этапах жизненного цикла-от разработки задач до архивирования. Кроме того, это качество дает возможность настраивать систему под различные конкретные направления, будь то классическая офисная работа (с параллельной обработкой электронных и бумажных документов) или разработка конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексации), что немаловажно для МБУДО «ДЮСШ».

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты документооборота (последовательно-параллельные, с условными ветвями, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их выполнение, проводить аудиты, оптимизировать рабочую нагрузку сотрудников и многое другое.

Исходя из этого, система должна, по крайней мере, обеспечивать:

1. Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, в том числе писем и обращений граждан, с последующей передачей документов на рассмотрение руководству организации или ее структурным подразделениям;
2. Единая регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, в том числе постановлений, отчетов об исполнении, утверждения (утверждения) документов;
4. Списание документов по делу в соответствии с номенклатурой дел, принятых в организации;
5. Контроль за своевременным исполнением распоряжений, обращений граждан, организаций, постановлений и распоряжений руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов и получение статистических отчетов о документообороте организации;
7. Создание диспетчерских реестров для экспедиции учреждения или отправка документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводства.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями заказчиков. Это касается, например, как визуального оформления регистрационных и контрольных карточек — важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Эта гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует только часть взаимосвязанных функций, но может бесперебойно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует длительный срок службы информационного комплекса на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит вам:

— Централизованно контролировать ход делопроизводства-вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;;;

— При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключите возможность их потери и сократите поиск документа до запроса, выполняемого системой в течение нескольких секунд. При этом вам даже не нужно запоминать название или регистрационный номер документа — достаточно указать тему или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными документами к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по данным DELPHI, разработчика компьютерного программного обеспечения, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряются, а сотрудники тратят на их поиск до 30% своего рабочего времени;

— Увеличить рост производительности труда сотрудников за счет оптимизации технологии работы с документами, резко сократив время передачи документов по локальной сети или по электронной почте.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе введения единой дисциплины для всех работников предприятия по работе с офисной и производственной информацией. В конечном итоге внедрение электронных систем управления офисом повышает эффективность управления ресурсами организации, раскрывает ее резервы и перспективы роста для укрепления своих позиций на рынке.

Выводы по главе 2

Таким образом, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления МБУДО «ДЮСШ» были выявлены недостатки, которые послужили основой для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Документы были разработаны с целью улучшения и оптимизации работы с документами:

— разработаны нормативные документы по делопроизводству: инструкция по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

— были внесены предложения по оптимизации процедуры регистрации документов;

— разработан перечень незарегистрированной документации (Приложение № 6);

— предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

— Разработана должностная инструкция Секретаря Генерального директора;

— составлена номенклатура дел Общества с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;

— предлагается предоставить секретарю-делопроизводителю главного управления дополнительное право самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;

— при распространении входящей документации передайте оригиналы ответственному исполнителю.;

— рекомендуется регистрироваться только в компьютерной форме;

— предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;

— при формировании дел заявления должны подаваться в дело вместе с документами, объединяющими все документы, связанные с разрешением одного вопроса;

— правильно оформить обложки чехлов-указать все необходимые детали;

— при составлении описи дел необходимо поставить подпись составителя с указанием должности и отметку об утверждении с руководителем делопроизводственной службы МБУДО » ДЮСШ»;

— во внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только служебные записки и только по вопросам, которые не могут быть решены путем устных переговоров;

— предлагается приступить к созданию архива документов ДЮСШ.

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Таким образом, можно сделать следующие выводы: поставленные во введении задачи выполнены и поставленная цель достигнута.

В настоящее время «Детско-юношеская спортивная школа» является организационно-методическим центром для общеобразовательных школ района в области физического воспитания детей и подростков.

Спортивная школа работает с учетом выбранного направления работы, специфики спортивного, материально-технического и финансового обеспечения, особенностей социально-экономического развития села, а также сложившихся традиций.

Школа выполняет свою социальную роль, исходя из целей, задач, видов деятельности, определенных педагогическим коллективом и требований законодательства к системе дополнительного образования детей, основой которого является привлечение максимального количества детей и подростков к систематическому занятию физической культурой и спортом. Современный этап развития ДЮСШ-это переход на еще более высокий уровень; более тщательный подход к работе с документами; увеличение объема работ.

Эффективность этого перехода зависит от эффективности структуры управления молодежной школой, которая основана на производстве и использовании информации, большая часть которой ориентирована на документы.

В наше время любая работа совершенствуется за счет внедрения компьютерных технологий. В области менеджмента можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления и представлению текста обрабатываемых документов.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации офисного обслуживания учреждения:

1. Необходимо разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по экспертизе ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

— первичная обработка входящих документов (разработка и использование перечня незарегистрированных документов; при распространении входящих документов передача оригиналов ответственному исполнителю; предлагается предоставить секретарю-делопроизводителю дополнительное право самостоятельно распространять входящую корреспонденцию);

— регистрация документов (рекомендуется регистрироваться только в компьютерной форме);

— формирование и регистрация дел (необходимо сформировать все документы в деле и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел заявления должны подаваться в дело вместе с документами, собрать воедино все документы, связанные с разрешением одного вопроса; при составлении описи дел необходимо поставить подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ДЮСШ);;

— при составлении описи дел необходимо поставить подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником канцелярской службы ДЮСШ;

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением установленных законом правил регистрации и подготовки документов.
4. Необходимо составить номенклатуру дел учреждения с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.
5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо сократить количество внутренних документов (для внутренней переписки работников организации предлагается использовать только служебные записки и только по вопросам, которые не могут быть решены путем устных переговоров).
7. Необходимо приступить к созданию архива документов Детско — юношеской школы.
8. Необходимо перейти на автоматизированную систему управления офисом. Первоначально обработка документов в ДЮСШ осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение числа филиалов и появление новых функций привели к поиску новых форм организации делопроизводства и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования новых методов работы с документами. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологии организации документооборота позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводства МБУДО «ДЮСШ», значительно повысить эффективность документооборота, что особенно важно для такого крупного учреждения.

Также эффективно использовать нормативные и методические документы по управленческой документации в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные коммуникации являются наиболее эффективным, удобным и надежным средством документирования управления.

Компьютерная система, автоматизирующая не только традиционные функции делопроизводства, но и внедрение принципиально новых возможностей документооборота в Компании в целом, выполнение справочной и аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, поднимет работу Кейс-менеджмента на качественно иной уровень и будет способствовать повышению его эффективности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения компьютерных технологий в организацию делопроизводства, можно сделать вывод, что уровень обработки больших объемов информации, отвечающий предъявляемым требованиям, а также эффективность делопроизводства, возможны только при внедрении современных компьютерных технологий в делопроизводство.

 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 – ФЗ.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело Термины и определения».
5. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно- распорядительной документации. М., 2008.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., — 2008
7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002.
8. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).
10. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно- технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).
11. Устав МБУДО «ДЮСШ»
12. Номенклатура дел МБУДО «ДЮСШ» на 2020 год