Введение
Глава 1. Разработка концептуальной модели АИС
1.1. Идентификация предметной области автоматизации
1.2.Обоснование выбора методологии и технологии концептуального моделирования АИС
1.3.Разработка и анализ управления библиотекой
1.4.Выявление недостатков и рекомендации по усовершенствованию с помощью ИТ
1.5.Разработка модели и формулировка требований к внедряемой АИС
1.6. Анализ известных ИТ-решений АИС
1.7. Обоснование и постановка задачи на разработку новой АИС
Глава 2. Разработка логической модели АИС
2.1. Обоснование выбора методологии и технологии логического моделирования АИС
2.2. Разработка объектной модели АИС
2.3. Разработка логической модели данных АИС
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Необходимо сказать о том, что личной и деловой сфере чаще всего приходится работать с данными из разнообразных источников, связанных с определенным видом деятельности. Для координации всех указанных данных нужны определенные навыки и знания.
Рассмотрим определение понятия база данных — это информации об определенных объектах реальности в различных предметных областях либо разделах предметной области.
Непосредственное увеличение размера и структурной сложности хранимой информации, расширение диапазона пользователей информационных систем выдвинуло требование формирования удобных средств интеграции хранимой информации и управления ей.
Использование «ИС Библиотека» является необходимым в момент организации работы в библиотеках. Регулярно увеличивающийся библиотечный фонд требует оперативного применения данных и использование «ИС Библиотека» в данном обстоятельстве является весьма актуальным вопросом.
Объект исследования — «ИС Библиотека»
Предмет исследования — проблема организации и хранения данных в данной ИС.
Цель данной работы является разработка эффективной и удобной базы данных.
Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
1. Создать и заполнить таблицы соответствующими данными.
2. Определить тип связей в таблице.
3. Разработать запросы для вывода необходимых полей.
4. Создать формы, отчеты и макросы.
Глава 1. Разработка концептуальной модели АИС
1.1. Идентификация предметной области автоматизации
Данное техническое задание распространяется на разработку программы «Библиотека», которая предназначена для сбора и хранения сведений о читателях и книгах. Подразумевается, что при помощи указанной программы можно облегчить работу библиотекаря, так как это даст возможность получать необходимые сведения о читателях и книгах, а также обеспечит более быстрый поиск книг.
В данной работе нужно создать базу данных «Библиотека», которая будет предназначена для автоматизации рабочего места сотрудника библиотеки. Она должна обеспечивать просмотр, обработку, ввод новой информации, поиск информации по определённым показателям.
1.2. Обоснование выбора методологии и технологии концептуального моделирования АИС
Самым популярным средством формализованного представления предметной области систем, которые ориентированы на обработку фактографических данных, считается модель «сущность — связь».
Основой ER-модели являются следующие предположения: [5] 1) Та часть действительности (комплекс взаимосвязанных объектов), информация о которых должна быть помещена в базу данных, может быть представлена в качестве совокупности сущностей;
2) Каждая сущность имеет свои свойства (атрибуты), которые отличают ее от других сущностей и дают возможность ее идентифицировать;
3) Существует классификация по типам сущностей: каждая сущность (представляющая определенный объект) может быть отнесена к типу — классу сущностей, каждый экземпляр которой имеет общие для них и отличающие их от сущностей иных классов свойствами;
4) Непосредственная систематизация представления, которая основана на классах, в едином виде подразумевает иерархическую зависимость типов: сущность типа А считается подтипом сущности В, если каждый элемент типа А считается элементом сущности типа В;
5) Взаимосвязи объектов могут быть представлены в качестве связей — сущности, служащих для фиксирования взаимозависимости 2 либо нескольких сущностей.
Каждый объект предметной области имеет свойства, некоторые из которых выделяются в качестве характеристические – значимые со стороны прикладной задачи. При всем при этом, к примеру, в ходе систематизации и анализа предметной области чаще всего выделяют классы – комплексы объектов, которые обладают одинаковым набором свойств, создаваемых в форме наборов атрибутов. Соответственно, на уровне представления предметной области (говоря другими словами, ее мифологической модели) объекту, которое рассматривается в качестве термина (объект в человеческом сознании), соответствует термин сущность; объекту, в качестве части материального мира (и существующему независимо от человеческого сознания), соответствует термин экземпляр сущности; классу объектов соответствует термин тип сущности.
В последующем, так как в инфологической модели изучаются не отдельные элементы объектов, а классы, мы не будем различать соответствующие термин данных двух уровней, говоря другими словами, будем предполагать тождественность терминов сущность и объект, свойство сущности и свойство объекта.
ER-модель, в качестве описания предметной области, должна установить объекты и взаимосвязи между ними, говоря другими словами определить связи следующих несколько типов.
1. Связи между объектами и комплексом характеристик, и подобным способом непосредственно определить сами объекты.
2. Связи между объектами, которые задают характер и функциональную сущность их взаимной зависимости. [3] 
Рисунок 1 — Er-модель БЗ Библиотека
Стоит отметить, что ER-моделирование предметной области основывается на применении графических диаграмм, как простого, наглядного и в тот же самый момент информативного и многоаспектного способа отображения элементов проекта.
Сущность. Сущность, при помощи которой моделируется класс однотипных объектов, понимается в качестве «предмета, который может быть четко идентифицирован». Так же как каждый объект уникально обуславливается комплексом значений свойств, сущность должна устанавливаться таким способом атрибутов, который давал бы возможность различать отдельные модели сущности. Каждая модель сущности должна быть отличимой от любой другой модели той же самой сущности. Также необходимо отметить, что сущность обладает именем, которое в рамках модели является уникальным. При всем этом имя сущности — это имя типа, а не определенной модели.
Существуют сильные и слабые сущности. Сущность считается слабой, в случае если ее существование зависит от иной сущности, которая является сильной по отношению к ней.
Свойства. Природа свойства, в качестве характера связи свойства с сущностью, является разнообразной. Перейдем к основным видам свойств.
Свойство может быть единоличным либо множественным, говоря другими словами, атрибут, который задает свойство, может одновременно обладать несколькими значениями либо, соответственно, только одно. Свойство может быть простым либо составным — если его значение формируется за счет значений простых свойств. При определенных обстоятельствах является полезным различать производственные и базовые и свойства.
Если присутствие определенного свойства для всех моделей сущности не считается обязательным, то такое свойство имеет условный характер.
Значения свойств могут носить постоянный — статический либо динамический характер, говоря другими словами со временем, они могут меняться. Также свойство может быть неопределенным, в случае, если оно является динамическим, однако еще не задано его текущее.
Стоит отметить, что свойство можно рассматривать в качестве основного, в случае, если его значение является уникальным и, вероятно, в определенном контексте, однозначно идентифицирует сущность.
Связи. Помимо связей между объектом и его свойствами, инфологический экземпляр отображает связи между объектами различных групп. Связь выступает в качестве «ассоциации, которая объединяет несколько сущностей».
Данная ассоциация всегда может быть между различными сущностями либо между сущностью и ею же самой (связь рекурсивного характера).
Как и сущность, связь считается типовым термином, говоря другими словами, все модели связываемых сущностей подчиняются правилам связывания типов. Сущности, которые имеют связь, именуются участниками. Уровень связи определяется числом участников связи.
Если каждая модель сущности участвует, в одной модели связи, то такое участие данной сущности называется полным (либо обязательным); либо наоборот — неполным (либо необязательным).
Количественный характер участия моделей сущностей (один либо большое число) определяется типом связи (либо силой связи). Существует следующие типы: «один к одному», «один ко многим», «многие к одному», «многие ко многим».
Необходимо подчеркнуть, что механизм связей — это устройство представления сложных объектов, каждый из которых может рассматриваться в качестве большого количества простых объектов, которые взаимосвязаны между собой. Разделение на сложные и простые объекты, также как и характер взаимосвязи, считается условным и устанавливается особенностями анализа предметной области, говоря другими словами, и в завершении — характером применения информации о предметах в решаемых прикладных задачах.
Как уже было сказано выше, одной из главных целей семантического моделирования является отражение результатов анализа предметной области в весьма простом, наглядном, однако в тот же момент информативном и формализованном виде. [7] Стоит отметить, что в этом смысле ER-диаграмма считается очень успешным решением. В ней сосредоточен информационный и функциональный подходы, что дает возможность представлять в качестве совокупности осуществляемых функций, так и отношения между компонентами системы, которые задаются структурой информации. При всем при этом графическая форма дает возможность отразить в компактном виде (при помощи наглядных условных значений) свойства и типологию связей и сущностей, а формализмы, которые лежат в основе ER-диаграмм, позволяет применять на следующем этапе проектирования логической структуры базы данных строгий аппарат нормализации.
Сущности. Все типы сущности в ER-диаграммах представляются в качестве прямоугольника, который содержит имя сущности.
Свойства. Свойства выполняют функцию уточнения, идентификации, характеристики или выражения состояния связи либо сущности. Свойства отражаются в форме эллипсов, которые содержат имя свойства. Эллипс соединяется с соответствующей линией сущности либо связи.
Контур эллипса рисуется двойной линией, в случае если свойство является многозначным.
Эллипс соединяется пунктирной линией, в случае если свойство является условным.
Связи. Связь — это графически изображаемая ассоциация, которая устанавливается между сущностями. Все типы связи на ER-диаграмме изображаются в форме ромба с именем связи внутри. [4] Стороны ромба рисуют при помощи двойных линий, если это связь сущности слабого типа с сущностью, от которой она зависит.
1.3.Разработка и анализ управления библиотекой
Перечислим основные требования, которые предъявляются к программе либо к программному продукту.
а) Программа должна выполнять следующие функции:
— Ввод сведений о читателях;
— Ввод сведений о книгах;
— Добавление, удаление и редактирование данных;
-Получение необходимых сведений о долгах читателя, осуществляемых операциях с определенными книгами;
б) Исходная информация.
— Информация о читателях;
— Информация о книгах;
в) Итоги выполненной работы.
— перечень долгов читателя;
— перечень операций, которые совершаются с определенной книгой;
— перечень операций, которые совершаются со всеми книгами;
— перечень операций, которые совершаются с участием определенного читателя;
— перечень выданных книг;
— перечень свободных книг;
Требования, предъявляемые к надежности.
а) Предусмотреть контроль вводимых сведений;
б) Предусмотреть блокировку действий пользователя, которые являются некорректными;
в) Обеспечить целостность хранимых данных.
Требования, предъявляемые к составу и параметрам технических средств.
а) Система должна функционировать на IBM совместимых компьютерах.
б) Наименьшая конфигурация:
— центральный процессор класса Pentium 4 433 МГц;
— размер оперативной памяти не меньше 64 Mb;
— минимальный объем жесткого диска 3 Gb;
— стандартный манипулятор «мышь»;
— стандартная клавиатура;
— стандартный SVGA монитор;
— операционная система типа Windows, XP,7, 8;
— стандартный дисковод FDD;
— стандартный привод CD-ROM.
1.4.Выявление недостатков и рекомендации по усовершенствованию с помощью ИТ
Большинство организаций, которые занимаются созданием программного обеспечения до 50% средств, которые выделены на создание программ, тратят на тестирование, что составляет миллиарды долларов во всем мире. И все же, невзирая на большие капиталовложения, знаний о сути тестирования явно не хватает и многие программные продукты не приемлемы, ненадёжны даже после проведения основательного тестирования.
О состоянии деятельности лучше всего говорит то обстоятельство, что многие люди, которые работают в сфере обработки информации, даже не могут верно, установить термин тестирование, и это на самом деле является главной причиной неудач. Если попросить любого профессионала определить термин «тестирование» или открыть (обычно, слишком краткую) главу о тестировании любого учебника программирования, то, скорее всего можно встретить следующие определение: «Тестирование – это непосредственный процесс, который подтверждает правильность программы и показывает, что ошибки в программе отсутствуют». Главным недостатком такого определения является то, что оно совершенно неверно, тактически это практически определение антонима слова «тестирование». По этой причине определение показывает невыполнимую задачу, а поскольку тестирование чаще все же осуществляется с успехом, то подобное определение является со стороны логики не корректным. Рассмотрим верное определение тестирования: «тестирование – это непосредственный процесс выполнения программы, намерением которой является обнаружение ошибок». [6] Тестирование является весьма необычным процессом, поскольку данный процесс разрушительный. Ведь основной целью проверяющего заключается в том, чтобы заставить программу сбиться. И если ему удается это сделать, он остается доволен своим результатом, а если наоборот то нет. Является невозможным гарантировать отсутствие ошибок в программе, в лучшем случае можно постараться показать присутствие ошибок. В случае, если программа правильно ведет себя для большого количества тестов, нет причин утверждать, что в ней ошибок нет. Со всей уверенностью можно только говорить о том, что неизвестно когда данная программа не работает, конечно, если есть основания считать этот комплекс тестов способным с большой вероятностью найти все вероятные ошибки, то можно утверждать, что есть некая уверенность в правильности программы, которые устанавливаются данными тестами.
Стоит отметить, что роль тестирования заключается в том, чтобы выявить местоположение не большого числа ошибок, которые остались в хорошо спроектированной программе.
Отладка — это деятельность, которая направлена на выявление и исправление ошибок с применением процессов осуществления каждой программы.
Тестирование ПС — это непосредственный процесс осуществления программы на определенном наборе данных, для которого заранее известен результат использования либо известно, как программа себя поведёт. Данный набор данных называют тестом. Так, отладку можно показать в форме многократного повторения 3 процессов, а именно:
· Тестирование результатом, которого является обнаружение ошибок;
· Поиск места ошибки в документации и программе;
· Непосредственное редактирование документации и программы для, того чтобы устранить ошибки. [2] Процесс тестирования
После того, как работа с программой была завершена, было проведено тестирование данной программы. Стоит отметить, что процесс тестирования осуществлялся в ходе работы с программой. Он состоит в следующем: в момент работы вводились необходимые сведения с клавиатуры, затем мы наблюдали, как будет себя вести программа на определенной стадии работы. В момент возникновения недочетов и ошибок, они были исправлены. Во время нажатия некоторых кнопок и клавиш в самой программе либо осуществляются определенные действия, либо выводятся соответствующие сообщения касательно неправильного ввода или ошибки в коде программы.
1.5.Разработка модели и формулировка требований к внедряемой АИС
Основные этапы и стадии разработки:
а) Работа подготовительного характера;
б) Непосредственное проведение анализа требований к системе;
в) Непосредственное проектирование архитектуры к системе;
г) Проведение анализ требований касательно программной системы;
д) Непосредственное проектирование архитектуры системы программы;
е) Осуществление проектирования системы программы;
ж) Тестирование и кодирование программных средств;
з) Непосредственная установка программных средств.
Принцип приемки и контроля
Программу необходимо испытать при помощи различных методов тестирования.
Принцип непосредственного проведения тестирования:
а) Непосредственный запуск программы.
б) Ввод данных в специальные поля для ввода.
в) Применение разнообразных кнопок и меню, которые находятся в программе.
г) Непосредственная оценка правильности осуществления работы.
д) Принятие решения о последующем проведении испытаний[1].
1.6. Анализ известных ИТ-решений АИС
Требования, предъявляемые к программной и информационной совместимости.
Для, того чтобы программа работала необходимо инсталлировать на компьютер систему программ 1С: Предприятие.
Требования, предъявляемые к программным документам.
Существует следующий состав сопровождающих документов: руководство пользователя, руководство программиста.
1.7. Обоснование и постановка задачи на разработку новой АИС
АИС должна позволять автоматизировать все библиотечные процессы. Теперь библиотека должна взять на себя функции хранения и распространения не только печатной, но и электронной информации, полученной из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.).
Система должна позволить вести всю документацию «на современном уровне», поддерживать базу данных читателей, каталог художественной и учебной литературы, производить поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводить списание устаревшей и испорченной литературы и ряд других операций.
В данной модели представлены группы работников и их связи.
Модель состоит из четырех уровней:
1 уровень: Директор библиотеки;
2 уровень: Зам. директора по персоналу, зам. директора по обслуживанию и начальник отдела кадров;
3 уровень: Научно-методический отдел, абонемент, сектор регистрации пользователей, отдел автоматизации и читальный зал;
4 уровень: Заведующие отделами и сотрудники.
Сектор регистрации пользователей. Функции отдела
— Предоставление информации о составе библиотечного фонда, о наличии в фонде конкретного документа;
— каталогов;
— Доступ к электронным каталогам «Статьи», «Новые поступления литературы», «Краеведение»;
— Консультационная помощь в поиске информации.
Абонемент. Функции отдела
— Обеспечение свободного доступа к универсальному документному фонду отдела обслуживания;
— Предоставление документов для использования вне библиотеки на определенных условиях;
— Организации комфортного пространства для обслуживания пользователей;
Отдел автоматизации. Функции отдела
— Повышение качества библиотечных услуг на основе автоматизации библиотечно-информационных процессов.
— Организация функционирования автоматизированной информационно-библиотечной системы
— Воспитание компьютерной грамотности сотрудников, умения ориентироваться в информационных системах и базах данных.
— Взаимодействие с библиотеками и другими учреждениями по вопросам внедрения и эксплуатации автоматизированных библиотечных систем.
Читальный зал. Функции отдела
— Предоставление документов для работы в помещении библиотеки в ее рабочее время;
— Организация книжных выставок-просмотров;
— Обслуживание иногородних пользователей;
— Предоставление в пользование справочного фонда (Энциклопедии, словари, справочники…) и последних номеров периодики за текущий год;
— Содействие повышения информационной культуры.
Основным объектом проектирования являются процессы в библиотеке, которые нужно описать и автоматизировать их в дальнейшем. Работа с посетителями организована так: каждый человек, который пользуется услугами библиотеки, должен иметь билет читателя. Затем библиотекарь выясняет, какая книга необходима и проверяет, есть ли она в наличии.
Потом сотрудник библиотеки указывает сроки, в которые книга должна быть возвращена обратно. Также читатель может забронировать книгу либо продлить ее нахождение «на руках» по телефону.
Благодаря данной программе все расходы, которые были затрачены на нее, быстро окупятся, поскольку она не требует больших компьютерных ресурсов, и будет иметь спрос на рынке. Данная программа имеет аналоги, однако если ее сравнивать с ними, то она является более доступной, с удобным интерфейсом, и ей сможет пользоваться даже начинающий пользователь.
Приступим к ее разработке в Access.
Глава 2. Разработка логической модели АИС
2.1. Обоснование выбора методологии и технологии логического моделирования АИС
Созданная база данных «Библиотека» специально предназначена для использования в библиотеках. Главной функцией считается хранение информации и простота поиска взятых книг по их типам, авторам, либо по определенной дате.
Основными объектами являются читатели и книги.
Перечислим ресурсы, которые необходимы для функционирования базы данных:
• процессор Pentium 4 либо выше;
• минимальный размер оперативной памяти — 32 Мбайт;
• жесткий диск с размером свободного пространства не меньше 100 Мбайт;
• монитор типа VGA либо с лучшим разрешением;
• CD-ROM, мышь, клавиатура.
Для того, чтобы запустить данную базу данных необходима Visual Fox Fox Pro 6 и операционная система: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP.
Основными объектами указанной информационной системы являются:
• «Информация о книге» — хранит сведения о книгах;
• «Информация о читателе» — содержит в себе личные данные читателей;
• «Учет выдачи» — содержит сведения касательно выдачи и возврата книг.
2.2. Разработка объектной модели АИС
Access 2007 дает возможность создавать реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть взаимосвязаны друг с другом.
Простым и более редким видом связи между таблицами считается связь «1:1», при котором для всех записей в одной таблице есть в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.
Стоит отметить, что чаще всего встречается связь «один ко многим», в момент данной связи для всех записей в одной таблице есть одна, несколько либо вообще нет записей в другой таблице.
Также, встречаются связи «многие ко многим», при данном виде связи нет ограничений на многие пары записей, которые принадлежат связи. Подобную связь в Access не используют. Ее нужно изобразить в форме 2 связей «один ко многим».
В базе данных «Библиотека» таблицы связаны между собой при помощи двух связей «один ко многим» и представляют, таким образом, связь «многие ко многим».
Рис. 1. Связи
2.3. Разработка логической модели данных АИС
Запросы
Запрос является специальной функцией, которая позволяет выводить нужные поля из таблицы, а в том числе осуществлять операции с этими полями в режиме конструктора, к примеру, расчет суммы, выбор полей, вычисление среднего результата. Запросы бывают нескольких видов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на формирование таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.
Таблица 1 «Функции и выполняемые операции»
Функция Выполняемая операция
Sum Суммирование значений определенного поля
Avg Вычисление среднего значения
Min Вычисление минимального значения
Мах Вычисление максимального значения
Count Вычисление количества записей в определенном поле
First Определяется первое значение в указанном поле
Last Определяется последнее значение в указанном поле
StDev Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var Вычисляется вариация значений данного поля
Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.
Рис. 2. Запрос «История прочитанных книг»
Запрос «История прочитанных книг» отображает все книги, бравшиеся читателем в данной библиотеке.
Рис. 3. Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями»
Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями» показывает номер книги, которая неоднократно бралась читателями.
Рис. 4. Запрос «Книги, выданные зимой»
Запрос «Книги, выданные зимой» показывает, какие книги были выданы в зимние месяцы.
Рис. 5. Запрос «Поиск книги по автору»
Запрос «Поиск книги по автору» позволяет отыскать книгу по ФИО автора.
Рис. 6. Запрос «Книги изданные раньше 2015 года»
Запрос «Книги изданные раньше 2015 года» отображает все книги, год издания которых раньше 2015 года.
Рис. 7. Запрос «Книги, находящиеся на руках»
Запрос «Книги, находящиеся на руках» показывает те книги, которые были выданы читателю но не возвращены им.
Рис. 8. Запрос «Поиск книги по интересующему жанру»
Запрос «Поиск книги по интересующему жанру» позволяет найти книгу по интересующему жанру.
Рис. 9. Запрос «Постоянные читатели»
Запрос «Постоянные читатели» показывает тех читателей, которые брали книги в данной библиотеке 3 и более раз.
Рис. 10. Перекрестный запрос «Учет выдачи»
Перекрестный запрос «Учет выдачи» выводит читателей и номер книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.
Формы
Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.
После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.
Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.
В Access 2007 существует несколько способов создания форм:
Таблица 2 Способы создания форм
Автоформа
Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки готовых форм.
Сводная диаграмма Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP
Существует несколько разновидностей автоформ:
Форма — создание формы для ввода данных по одной записи за раз
Разделенная форма — создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.
Несколько элементов — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку
При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.
Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:
Рис. 11. Форма «Личные данные о читателе»
Форма «Личные данные о читателе» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.
Рис. 12. Форма «Сведения о книге»
Форма «Сведения о книге» выполнена в ленточном виде и позволяет просматривать большое количество полей одновременно.
Рис. 13. Форма «Учет выдачи»
Форма «Учет выдачи» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.
Рис. 14. Форма «Читатель и бравшиеся им книги»
Форма «Читатель и бравшиеся им книги» представляет собой подчиненную форму, включающую в себя таблицу «Учет выдачи» и позволяет просмотреть данные о читателе и книгах, взятых им.
Рис. 15. Главная кнопочная форма
Главная кнопочная форма представляет собой форму, которая позволяет производить операции открытия запросов, форм и отчетов, путем нажатия соответствующей кнопки в области формы.
Отчеты
Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).
Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.
Использование отчетов имеет следующие достоинства:
• данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.
Отчеты можно создавать двумя способами:
1) при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;
2) «вручную».
Рис. 16. Отчет «Полная информация о книге»
Отчет «Полная информация о книге» выводит полную информацию о книге и представлен в виде столбца.
Рис. 17. Отчет «Сведения о читателе»
Отчет «Сведения о читателе» сортирует читателей по номеру читательского билета и представлен в ленточном виде.
Рис. 18. Отчет «Учет выданных книг»
Отчет «Учет выданных книг» позволяет просмотреть данные о выдачах книг, сроках использования.
Макросы
Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.
При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.
Так, была создана функционирующая база данных управления библиотекой. Полное внедрение автоматизированной библиотечной системы позволило говорить об эффективности, так как:
1) появляется система, которая структурирует различные информационные ресурсы и управляет ими для достижения целей качества образования;
2) появляются управленческие связи нового типа между структурными подразделениями университета, и расширяется круг предоставляемых информационных услуг;
3) обеспечивается развитие информационной грамотности;
Поэтому необходимо было усилие информационно-управленческой роли библиотеки.
Заключение
Таким образом, в процессе проектирования базы данных, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования базы данных. Огромную роль в построении базы данных в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.
Формы играют существенную роль в организации баз данных, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных.
Список используемой литературы
1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 2013.
2. Замулин А. В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2012.
3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2011.
4. Романов Б. Л., Кушниренко А. С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 2012.
5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2013.
6. Бородаев В. А., Кустов В. Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2013.
7. Кузнецов С. Д. Введение в СУБД: часть 4.// Системы Управления Базами Данных, №4, 2013. — С. 114-122.