ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты
1.2 Международный опыт в области стандартизации
1.3.Развитие отечественной стандартизации
ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация документов
2.2 Стандартизация документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Система управления общественным производством находится под контролем государства. Необходимо обозначить, что современное производство можно охарактеризовать как высокие темпы научно-технического прогресса. Ее масштабы увеличиваются, отсюда – экономические отношения требуют усложнения. Таким образом, аппарат управления требует совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективное функционирование управления тесно связано с надлежащим управлением документацией. Практически ни одна технологическая функция управления, которая связана с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документации-процесса создания, обработки и оформления документов.[ Логинов, В.Н. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие / В.Н. Логинов. — М.: КноРус, 2013. — 216 c] Документация связана с деятельностью всех сотрудников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех уровней. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи-руководствуются этими документами и на их основе принимать решения[ Памбухчиянц, О.В. Организация коммерческой деятельности: Учебник для образовательных учреждений СПО / О.В. Памбухчиянц. — М.: Дашков и К, 2014. — 272 c.
] Понятие «документ» может быть определено как государственный стандарт Российской Федерации как терминология делопроизводства и архивов. Она обязательна для использования во всех видах документации: учебниках, учебных пособиях, технических и справочниках.
Документ-это средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека различными способами на специальном материале. Таким образом, понятие «документ» вытекает из понимания информации как сведений. Информация содержит сведения о некоторых событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и другие документы, которые составляются на предприятиях, это называется переписка.
Комплекс работ, связанных с созданием документов, их Регистрация, классификация, движение, учет и хранение, сервис.
Успех предприятия зависит от правильной организации офисной работы. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены постановлением Государственного комитета Совета Министров Российской Федерации.[ Базилевич, А.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / А.И. Базилевич, Л.В. Бобков, Л.В. Бесфамильная; Под ред. В.Я. Горфинкель.. — М.: Проспект, 2013. — 544 c.
] Государственная система делопроизводства дает возможность избегания излишков, включая дублирование работы, так она формулирует требования и рекомендации, которые являются едиными в отношении подготовки документов, организаций документооборота, включая учет и поиск информации, контроль за использованием документов и группировке их по делам.
С точки зрения науки – под организацией делопроизводства и культуры – положительное влияние на экономическую деятельность организации. Офисная работа должна быть удобной и оперативной. Не может быть места бюрократии.
В современных условиях основной задачей является обеспечение дальнейшего развития и повышения эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в национальные системы сбора и обработки информации; расширить производство и применение оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой проблемы обязательно должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документооборота. Наибольшей эффективности от использования электронно-вычислительной техники можно добиться, заказав всю исходную информацию, средствами массовой информации которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документооборота на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.[ Базилевич, А.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / А.И. Базилевич, Л.В. Бобков, Л.В. Бесфамильная; Под ред. В.Я. Горфинкель.. — М.: Проспект, 2013. — 544 c.
] Данная тема является актуальной, это обусловлено тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации, огромный интерес представляет собой обоснование проблемы унификации и стандартизации коммерческих документов, в качестве одного из факторов, при котором повышается производительность управленческого труда. Таким образом, объяснение выбора темы нашего исследования можно объяснить: «унификация и стандартизация документов».
Объект управления документами.
Предмет — особенности унификации и стандартизации управленческих документов.
Целью работы является описание особенностей унификации и стандартизации документов управления.
Задачи:
1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;[ Валигурский, Д.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / Д.И. Валигурский. — М.: Дашков и К, 2013. — 520 c.
] 2. Изучение международного и отечественного опыта в области стандартизации;
3. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
4. Сделать вывод о исследовании.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты
Под стандартизацией понимается деятельность, которая направлена на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик которые являются обязательными. Они обеспечивают право потребителя на приобретение товара необходимого качества по выгодной цене, а также право на обеспечение безопасности и комфорта труда.
Стандартизация имеет цель, при которой достигается оптимальная степень регулирования в требуемой области, которая достигается посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения существующих, планируемых или потенциальных проблем.
Результатом деятельности в отношении процессов стандартизации должны быть приняты следующие меры: повышение продукта, а также — процессов их функциональному назначению, а также — устранение технических барьеров в международной торговле, включая содействие НТП и сотрудничеству в различных областях.
Цели стандартизации разделяют на общее и узкие. К Общим целям, в первую очередь, относят содержание и понятие.
Исследуя конкретизацию общих целей с целью проведения стандартизации в российской федерации – это следует связывать с выполнением этих стандартов, которые являются обязательными. [ Валигурский, Д.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / Д.И. Валигурский. — М.: Дашков и К, 2013. — 520 c.
] К ним относят: разработку норм, требований, правил, которые будут обеспечивать: безопасность продукции, работ, услуг для жизни и здоровья человека, окружающей среды и имущества; совместимость и взаимозаменяемость продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития научно-технического прогресса; единство измерений; экономия всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов связана с возможностью возникновения различных катастроф (природного и техногенного характера) и чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны. Это положение определено законом РФ «о стандартизации», который был принят в 1993 году.
Конкретные цели в отношении стандартизации относятся к определенной области деятельности, производства товаров и услуг, конкретный Тип продукции, компании и т. д.
Стандартизация в первую очередь связана с определением понятиями, как объект стандартизации и его область. Предмет, как правило, называют стандартизацией продукции, а также — процесс или услугу, для которых разрабатываются требования, характеристики, параметры, правила и пр..
Стандартизация предполагает воздействие на ее объект в целом или же ее отдельных составляющих. Область стандартизации представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов. Например, в области машиностроения – областью является стандартизация, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т. д.
Стандартизация, как правило, осуществляется на различных уровнях. Уровень определяется исходя из географического, экономического и политического региона мира принимают стандарт. Таким образом, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация
Региональная стандартизация-деятельность, которая открыта только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.
Национальная стандартизация разрабатывается непосредственно под конкретное государство. Отсюда, под национальной стандартизацией понимается процесс, который осущетсвляется на разных уровнях: на государственном, отраслевом, экономическом (например, на уровне министерств), на уровне объединений, производственных фирм, предприятий (фабрик) и учреждений.
Таким образом, в данном параграфе было рассмотрено понятие «стандартизации», цели стандартизации и уровни, на которых применяется данный процесс в деятельности фирм, организаций и государственных учреждений.
В следующем параграфе, мы рассмотрим международные положения о стандартизации качества, которые были введены для единого понимания данного процесса и соблюдения, обеспечения стандартов качества.
1.2 Международный опыт в области стандартизации
В 1946-м году была создана международная организация по стандартизации. Фактически работа ее началась только в 1947 году. Дважды представитель Госстандарта избирался председателем ISO (ISO ) — организации внутреннего стандарта.
Сфера деятельности ИСО – это определение стандартизации во всех областях, включая электротехническую технику, включая входящую в компетенцию международной электротехнической комиссии (МЭК). Некоторые мероприятия осуществляются совместно с данными организациями.
ИСО ставит перед собой следующие цели: обеспечение содействию стандартизации и связанной с ней деятельности на международном уровне и с целью содействия международному обмену товарами и услугами. Второй целью является обеспечения сотрудничества в интеллектуальной, научной, технической и экономической сферах.
В крайние годы ИСО уделяет огромное количество внимания стандартизации систем обеспечения качества. Главными результатами данных усилий существующей организации – является организация разработки и публикации международных стандартов.
В ходе этого процесса — ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон, включая производителей продукции (услуг), потребителей, правительственных, научно-технических и общественных организаций.
120 стран на данный момент являются членами ИСО.
Непосредственно работа по созданию международных стандартов ведется техническими комитетами (ТК), подкомитетами (ПК) и рабочими группами (РГ) по конкретным видам деятельности. Стандарты, которые представлены в ИСО – имеют перевод на русский язык.
Схема разработки международного стандарта заключается в следующем: заинтересованная сторона в лице Комитета-члена, технического Комитета, направляет в ИСО заявку c целью осуществления разработки стандарта. Генеральный секретарь в консультации с комитетами-членами представляет техническому руководящему Бюро предложение об учреждении соответствующего ТС.
Это будет определено большинством голосов в пользу и, если техническое Бюро может быть убеждено в международной значимости будущего стандарта, то в таком случае, любые вопросы в процессе работы обычно решаются на основе консенсуса комитетов-членов, активно участвующих в деятельности ТК.
После достижения консенсуса в отношении проекта стандарта ТК передает его в ЦС, чтобы пройти его регистрацию и осуществить рассылку информации всем комитетам-членам для предстоящего голосования.
Если законопроект одобрен более чем 75% избирателей, то тогда, он может быть опубликован в качестве международного стандарта.
Более 30 000 экспертов со всего мира участвуют в технической разработке ИСО.
Любые стандарты ISO – это те, которые используются во всем мире, более 10 тысяч. и ежегодно пересматривается и принимается вновь 500-600 стандартов. Стандарты ISO-это тщательно продуманный вариант технических требований к продукции (услугам), который значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.
Деловые контакты ИСО являются достаточно широкими: они контактируют с 500-та международными организациями, в том числе включая специализированные учреждения ООН, которые работают в смежных областях. Наиболее плотное сотрудничество поддерживается между ИСО и Европейским Комитетом по стандартизации (ЕКС). Крупнейший партнер ИСО-Международная электротехническая комиссия (МЭК)
Больше половины международных стандартов ИСО можно применить в Российской системе стандартизации. В отношении принятых стандартов ИСО отличаются тем, что только приблизительно 20% из них включают в себя требования к конкретной продукции, большая часть нормативных документов, требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытаний продукции, а также других общих и методических вопросов.
Многие международные стандарты в ИСО предполагают, что конкретные технические требования устанавливаются в процессе заключения договорных отношениях.
В данном параграфе мы рассмотрели международные стандарты, которые были разработаны в 1947-году, имеют перевод на русский язык и активно применяются странами-участницами соглашения о международных стандартах качества.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что Стандарты ИСО — это стандарты качества товаров, услуг и иных документов, которые применяются в более чем 120-ти странах мира.
В следующем параграфе мы рассмотрим иные вопросы стандартизации, которые были разработаны Российской Федерацией и обеспечивают необходимые ей функции.
1.3.Развитие отечественной стандартизации
Национальный орган по вопросам стандартизации в Российской Федерации — это Государственный комитет РФ по вопросам стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Госстандарт России выполняет следующие функции:
— координацию деятельности органов государственного управления в области стандартизации, сертификации, метрологии;
— взаимодействия с органами власти республик РФ и других субъектов Федерации в области стандартизации, сертификации, метрологии;
руководит деятельностью технических комитетов и хозяйствующих субъектов по разработке, применению стандартов, другим вопросам в соответствии со своей компетенцией;
готовит проекты законов и иных правовых актов в пределах своей компетенции;
устанавливает порядок и правил, которые касаются стандартизации, метрологии, сертификации;
принимает огромную часть стандартов государственного характера и общероссийского классификатора технико-экономической информации;
осуществляет государственную регистрацию норм, документов, а также стандартных образцов веществ и материалов;
управляет процессом при которых происходит аккредитация испытательных лабораторий и органов по сертификации;
осуществляет государственный надзор за соблюдением необходимых стандартов и требований, включая правила по метрологии и обязательной сертификации;
представляет Россию в международных организациях по стандартизации, сертификации, метрологии и в межгосударственном Совете СНГ;
сотрудничает с соответствующими национальными органами зарубежных стран;[ Логинов, В.Н. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие / В.Н. Логинов. — М.: КноРус, 2013. — 216 c.
] руководит работой научно-исследовательских институтов и территориальных органов, выполняющих функции Госстандарта в регионах;
осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, правил обязательной сертификации;
принимает активное участие в работе по международной, региональной и межгосударственной (в рамках СНГ) стандартизации;
осуществляет правила применения в России международных, региональных и межгосударственных стандартов, норм и рекомендаций;
при разработке государственных стандартов определяет организационно-технические правила, формы и методы взаимодействия субъектов хозяйственной деятельности как между собой, так и с органами государственного управления, которые будут включены в нормативные документы;
организует подготовку и повышение квалификации специалистов в области стандартизации.
Управление и координацию работ по стандартизации в области строительства осуществляет Госстрой России. Работы по государственной стандартизации планируются. Планы находятся в ведении Госстандарта и Госстроя Российской Федерации. Госстандарт осуществляет определение стратегического характера на предмет стандартизации, проводит анализ существующих заказов, планов работ технических комитетов, включая предложения субъектов хозяйственной деятельности и разрабатывает годовые планы по стандартизации.
Технические комитеты по стандартизации.
Технические комитеты (ТК) являются постоянными рабочими органами по стандартизации. Они специализируются в зависимости от объекта стандартизации.
Основные функции ТК:
определение концепций развития стандартизации в своей области;
подготовка данных для годовых планов по стандартизации;
разработка новых стандартов и обновление существующих;
оказание научно-методической помощи организациям, участвующим в разработке стандартов и применение нормативных документов, в частности по анализу эффективности стандартизации;
привлечение потребителей через союзы и общества потребителей.
Научно-технической базой для создания ТК служат предприятия или организации, профиль деятельности которых соответствует специализации ТК.
Иные услуги в отношении стандартизации. Иные хозяйствующие субъекты, которые разрабатывают нормативные документы (стандарты отраслей и компаний), создают в своей организационной структуре специальные службы, координирующие работу по установлению стандартов.
Таким образом, в этой главе — мы рассмотрели понятие «стандартизация», его цели и сферы применения, а также – международные положения в отношении стандартов качества и их применении в Российской Федерации.
Также, нами были рассмотрены этапы становления стандартизации в России, функции Технического комитета и его деятельность.
В следующей главе нами будут рассмотрены – понятие «унификация стандартизации документов», а также – необходимые требования к коммерческим документам, согласно оформления их по действующим стандартам ГОСТ и ОСТ и др.
ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация документов
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация-это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Единая форма документа-это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с задачами, решаемыми в данной сфере деятельности и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав России входят:
— Организационно-распорядительная документация России;
— Банковская документация России;
— Нас финансово-бухгалтерская и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;[ Базилевич, А.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / А.И. Базилевич, Л.В. Бобков, Л.В. Бесфамильная; Под ред. В.Я. Горфинкель.. — М.: Проспект, 2013. — 544 c.
] — Отчетность и статистическая документация России;
— Американская бухгалтерская и отчетная бухгалтерская документация предприятия;
— Документы о работе;
— Документация Пенсионного фонда России;
— Внешнеторговая документация России.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однородных административных функций. Унификация документов осуществляется с целью уменьшения количества инструментов, классификации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одинаковым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по объединению включает:
— разработка единой системы документооборота (СМД), реализуемой министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документооборота;
— реализация межотраслевого (межведомственного) УСД в рамках национального и отраслевого ЛСД;
-ведение УСД и отраслевого классификатора технико-экономической документации для поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработка комплексных отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не включенных в USD, а также их государственная регистрация;
— разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТАЙ в стране. На отраслевом уровне эта работа проводится головной организацией по внедрению и сопровождению УСД и ОКТАЙ в отрасли.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.
Стандартизация-это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на административную документацию устанавливается структура отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов-это форма правового закрепления унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Целями стандартизации являются:
— повышение безопасности жизни и здоровья граждан, а также их имущества, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;
— обеспечение конкурентоспособности и качества продукции( работ, услуг), измерений, включая рациональное использование данных ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их компонентов, комплектующих и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технико-экономических статистических данных, проведение анализа характеристик продукции( работ, услуг), выполнение государственных заказов, добровольное подтверждение соответствия продукции (работ, услуг);
— содействие соблюдению технических регламентов;
— создание систем классификации и кодирования технической, экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие унификации работ.
Таким образом, целью стандартизации является достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения существующих, планируемых или потенциальных проблем. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть
совершенствования товара (услуги соответствия), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международной торговле, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.
Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Предмет (объект) обычно называют стандартизации продукции, процесс или услугу, для которых разрабатывают требования, характеристики, параметры, правила и т. д. [ Памбухчиянц, О.В. Организация коммерческой деятельности: Учебник для СПО / О.В. Памбухчиянц. — М.: Дашков и К, 2016. — 272 c.
] Стандартизация может быть в отношении объекта в целом или его отдельных составляющих (характеристик). Область стандартизации представляет собой совокупность объектов стандартизации взаимосвязанных между собой. В качестве примера , рассмотрим область машиностроения-области стандартизации, а объектом стандартизации в данной области выступают технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т. д.
Стандартизация проходит на различных уровнях. Уровень стандартизации может существенно от географического, экономического и политического региона мира принимают стандарт. Таким образом, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.
Региональная стандартизация- это такой вид деятельности, который открыт только в отношении соответствующих органов государств одного географического, политического или же экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами различных стран, которые представлены в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.
Национальная стандартизация- вид при котором в одном определенном государстве она осуществляется. При этом, под национальной стандартизацией может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом, в конкретном секторе экономики, на уровне объединений, производственных фирм, предприятий и учреждений.
В данном параграфе курсовой работы нами было рассмотрено понятие «Унифицированная система документации», объекты данного понятия, которые входят в ведение Российской Федерации.
А также, нами были рассмотрены положения в отношении международной унификации документов и региональной и их отличия.
В следующем параграфе курсовой работы будут рассмотрены типовые документы и правила их оформления на практике.
2.2 Стандартизация документов
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, государственных нормативных актов. Соблюдение правил оформления документов обеспечивает их:
юридическая сила;
оперативная и качественная подготовка и исполнение;
организация быстрого поиска;
обработка компьютера для уменьшения стоимостей труда и времени;
Стандарт-документ, устанавливающий характеристики продукции, правила реализации и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, транспортировки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг многократного использования. Бланк документа-набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа представляет собой набор реквизитов, которые идентифицируют автора официального письменного документа.
Любой документ содержит ряд элементов для оформления (дату, подпись, печать и т. д.). Эти элементы называются реквизитами.
Правила оформления реквизитов:
Реквизиты — обязательные элементы официального документа.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, они в свою очередь располагаются и выдаются на документе в соответствии с требованиями, установленными Госстандартом России.
Некоторые реквизиты нельзя изменить при оформлении различных документов одного предприятия, например, к таким относится: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому, данные реквизиты можно назвать постоянными.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части:
1) часть заголовка (включает в себя детали, расположенные перед текстом);
2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
3) формализуя часть (детали под тестом и применением).
В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны располагаться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
Реквизиты «государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
«Эмблема организации или товарный знак организации» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (Положением об организации). Вы не можете заменить название компании или логотип заведения.
Товарный знак (логотип) размещается в верхнем поле документа по центру названия организации.
«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа.
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
«Наименование организации», являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием организации указывается Сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (если таковые имеются). Название организации располагается под реквизитом «эмблема организации».
Сокращенное наименование организации приводят в случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного наименования.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и т. д.). Этот реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».
Написание адреса получателя:
1) Наименование адресата (для физических лиц — фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер квартиры и дома ;
3) название пункта – город/ поселок;
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) для международных отправлений указывается страна;
6) обязательно нужно указать почтовый индекс;
7) телефон, факс, электронную почту и адрес вебсайта компании в сети интернет;
8) банковские реквизиты (письма, касающиеся расчетных операций).[ Памбухчиянц, О.В. Организация коммерческой деятельности: Учебник для СПО / О.В. Памбухчиянц. — М.: Дашков и К, 2016. — 272 c.
] Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля — на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.
«Дата» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
1) дата его подписания или утверждения;
2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2015 г. следует оформить 17.03.2015. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно_цифровой способ оформления дат: 17 марта 2015 г.
Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2018.
«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, которые проставляются косой чертой для указания авторов в документе.[ Гукова, О.Н. Организация и планирование деятельности предприятий сферы сервиса: Учебное пособие / О.Н. Гукова. — М.: Форум, 2012. — 160 c.
] Порядковые номера присваиваются отдельным входящим и исходящим сообщениям.
В зависимости от видов документов, типа используемых системного администрирования, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие компоненты, такие как регистрация официальных писем Порядковый номер добавляется в случае индекса по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематической классификации, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер на документе указывает, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из части экрана «____№____», который заполняется вручную датой и регистрационным номером.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который ответ дается. Это деталь от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа» ставится.
Место составления или издания документа.
Реквизиты используются только в общих формах и формах конкретных видов документа (кроме письма). При регистрации данной детали учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.[ Кузьмина, Е.Е. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие для бакалавров / Е.Е. Кузьмина, Л.П. Кузьмина. — М.: Юрайт, 2013. — 475 c.
] Существует два вида срока исполнения документа :
1) образец срока документ для типовых документов (например, граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный поступившим документом, порядком или указанным в постановлении. Все документы, требующие исполнения подлежат контролю.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «к», словом или штампом «контроль». Для наглядности этот реквизит можно выделить.
«Текст» — основная и самая важная деталь документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или сочетания этих структур. Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже.
Если Таблица печатается на нескольких страницах, столбцы таблицы нумеруются, и на следующих страницах отображаются только номера графиков.
Текст связанного документа обычно состоит из двух частей:
1) вводный, с указанием оснований, цели документа;
2) по существу, с изложением решений, просьб, предложений, рекомендаций.
Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., он должен быть разделен на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые пронумерованы арабскими цифрами: раздел, подраздел, пункт, подпункт.
В письмах используются следующие формы представления:
• от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);
* от первого лица множественного числа (просим направить);
• от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает, НИИ считает возможным).[ Яковлев, Г.А. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие / Г.А. Яковлев.. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 313 c.
] Текст, который выполнен в форме анкеты, может содержать постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Тексты анкеты, как правило, используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы, особенно, если он содержит информацию о нескольких объектах, имеющих несколько признаков. Таблицы достаточно часто используются в отчетных, плановых, финансовых и других документов.
Когда Таблица размещается на нескольких страницах, то в таком случае, все графики нумеруются, и только номера графиков печатаются на следующих страницах.
Когда документ содержит несколько видов таблиц, то в таком случае, делается справка, в которой записывается слово «Таблица» и обозначается ее порядковый номер без знака.[ Родионова, Н.В. Методы исследования в менеджменте. Организация исследовательской деятельности. Модуль I: Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент» / Н.В. Родионова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 412 c.] Текст должен относиться ко всем таблицам в документе.
В связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при устранении стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:
Когда документ имеет некоторые приложения, которые не называются в тексте, то, таким образом, следует указать его наименование, количество листов и количество экземпляров. В случае, когда приложений несколько, их следует нумеровать.[ Асаул, А. Организация предпринимательской деятельности: Учебник для вузов / А. Асаул. — СПб.: Питер, 2013. — 352 c.
] Когда документ был составлен комиссией, то следует указать должности тех лиц, которые подписали документ, а также – их обязанности в составе комиссии по распределению.
Все копии документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют только копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится печать на нотариально заверенных копиях. При подписании документа должностным лицом необходимо указать фактическую должность и его лица, который подписал данный документ. Исправления «депутатские» или «действующие» вносятся вручную или же посредством использования пишущей машинки, не допускается ставить косую черту или предлог » за » перед названием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. д.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
Б документы, подготовленные комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в Комиссии (председатель, члены комиссии).[ Никулина, Н.Н. Организация коммерческой деятельности предприятий. По отраслям и сферам применения: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению «Торговое дело» / Н.Н. Никулина, Н.Д. Эриашвили. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 319 c.] Требуемая «подпись» проставляется после слов «текст»и » заявление».
В реквизите «подпись печать» документа состоит из слов согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, в грифом утверждения, вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа, указанный.
Реквизит должен располагаться в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подписи.
Визовый документ-реквизит, который будет свидетельствовать о согласии или несогласии должностного лица организации — автора документа с его содержанием.[ Гукова, О.Н. Организация и планирование деятельности предприятий сферы сервиса: Учебное пособие / О.Н. Гукова. — М.: Форум, 2012. — 160 c.
] Документ должен быть подписан в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, который заинтересован в нем, включая ответственных лиц и юридических, финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, курирующей данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает в себя — подпись ее владельца, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости следует указать должность владельца визы.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).
Если в процессе просмотра в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному просмотру. Повторное чтение документа не требуется, если в процессе доработки проекта документа внесены уточнения, которые не меняют сути документа.
«Печать» подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми ресурсами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.
Печать штамп наносится таким образом, что он захватывает часть личной подписи реквизита «подпись» лица, подписавшего документ.
Тюлени травянистые и простые.
Печать штампа круглая, в центре изображения герба, а на окружности указано полное наименование учреждения.
Простая форма пломбы может быть: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На таких печатях изображения герба нет, существует только название учреждения или же его структурного подразделения.
Оттиск печати должен наноситься таким образом, чтобы вид печати и личная подпись отлично считывались.
Письма, которые были выполнены на бланках не требуют заверения печатью.
Данная деталь проставляется с целью придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «подлинный» и названия должности сотрудника, который эту копию заверил своей личной подписью, ее толкования и даты заверения.
Если копия документа направляется в другое учреждение или выдается на руки, заверенную отметку удостоверяют печатью.
Документ посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.[ Базилевич, А.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / А.И. Базилевич, Л.В. Бобков, Л.В. Бесфамильная; Под ред. В.Я. Горфинкель.. — М.: Проспект, 2013. — 544 c.
] «Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает в себя:
Ссылка на дату и номер документа, удостоверяющего его исполнения. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Если документ подлежит размножению, отметка исполнителя размещается на лицевой стороне.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненные документы, которые подаются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
В данном параграфе были рассмотрены такие положения и определения как: «реквизиты предприятия», «герб организации», необходимые подписи и визы документа, а также – понятие «печать».
Нами были рассмотрены положения и стандартны для документов коллегиального органа, письма, таблицы и правила их оформления.
Можно сделать вывод к данной главе курсовой работы о том, что Стандартизация документов — это форма правового закрепления унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, процесс унификации документов — это установление некого стандарта состава и форм управленческих документов, которые фиксируют осуществление однородных функций административного характера. Стандартизация документов — это в первую очередь правое закрепление унификации и уровня ее обязательности.
Следующие категории стандартов были установлены: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Процесс унификации документов необходим с той целью, чтобы уменьшилось количество инструментов, классификации их форм, а качество документов было намного выше.
Работа по объединению включает в себя:
— разработку единой системы документооборота (СМД), данная система будет реализовывана министерством и ведомством, что будет соответствовать системе документооборота;
— реализация межотраслевого (межведомственного) УСД в рамках национального и отраслевого;
— ведение УСД и отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТАЙ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
— разработка комплексных отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не включенных в УСД, а также их государственная регистрация;
— разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, которые будут отражать специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, которые соответствуют работ и контроль осуществляет главная организация на координацию и внедрение и ведения УСД и ОКТАЙ в стране. На отраслевом уровне эта работа проводится головной организацией по внедрению и сопровождению УСД и ОКТАЙ в отрасли.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Акопов, В.С. Организация деятельности центрального банка: Учебник / Е.А. Звонова, В.С. Акопов, Д.В. Домащенко . — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 400 c.
2.Асаул, А. Организация предпринимательской деятельности: Учебник для вузов / А. Асаул. — СПб.: Питер, 2013. — 352 c.
3.Асаул, А.Н. Самоорганизация, саморазвитие и саморегулирование субъектов предпринимательской деятельности в строительстве / А.Н. Асаул. — М.: АНО ИПЭВ, 2014. — 320 c.
4.Асаул, А.Н. Организация предпринимательской деятельности: Учебник для вузов. Стандарт третьего поколения / А.Н. Асаул.. — СПб.: Питер, 2013. — 352 c.
5.Базилевич, А.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / А.И. Базилевич, Л.В. Бобков, Л.В. Бесфамильная; Под ред. В.Я. Горфинкель.. — М.: Проспект, 2013. — 544 c.
6.10. Богачева, М.Ю. Организация деятельности коммерческого банка: Учебник / Е.А. Звонова, М.А. Белецкий, М.Ю. Богачева, О.Ю. Дадашева; Под ред. Е.А. Звонова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 632 c.
7.Валигурский, Д.И. Организация предпринимательской деятельности: Учебник / Д.И. Валигурский. — М.: Дашков и К, 2013. — 520 c.
8.Гукова, О.Н. Организация и планирование деятельности предприятий сферы сервиса: Учебное пособие / О.Н. Гукова. — М.: Форум, 2012. — 160 c.
9.Кузьмина, Е.Е. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие для бакалавров / Е.Е. Кузьмина, Л.П. Кузьмина. — М.: Юрайт, 2013. — 475 c.
10.Кузьмина, Е.Е. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие для бакалавров / Е.Е. Кузьмина, Л.П. Кузьмина. — Люберцы: Юрайт, 2016. — 508 c.
11.Логинов, В.Н. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие / В.Н. Логинов. — М.: КноРус, 2013. — 216 c.
12.Логинова, Н.А. Организация предпринимательской деятельности на транспорте: Учебное пособие / Н.А. Логинова, Х. Първанов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 262 c.
13.Никулина, Н.Н. Организация коммерческой деятельности предприятий. По отраслям и сферам применения: Учебное пособие / Н.Н. Никулина, Л.Ф. Суходоева, Эриашвили . — М.: ЮНИТИ, 2012. — 319 c.
14.Никулина, Н.Н. Организация коммерческой деятельности предприятий. По отраслям и сферам применения: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению «Торговое дело» / Н.Н. Никулина, Н.Д. Эриашвили. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 319 c.
15.Памбухчиянц, О.В. Организация коммерческой деятельности: Учебник для образовательных учреждений СПО / О.В. Памбухчиянц. — М.: Дашков и К, 2014. — 272 c.
16.Памбухчиянц, О.В. Организация коммерческой деятельности: Учебник для СПО / О.В. Памбухчиянц. — М.: Дашков и К, 2016. — 272 c.
17.Родионова, Н.В. Методы исследования в менеджменте. Организация исследовательской деятельности. Модуль I: Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент» / Н.В. Родионова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 412 c.
18.Родионова, Н.В. Методы исследования в менеджменте. Организация исследовательской деятельности. Модуль I: Учебник / Н.В. Родионова. — М.: ЮНИТИ, 2012. — 415 c.
19.Яковлев, Г.А. Организация предпринимательской деятельности: Учебное пособие / Г.А. Яковлев.. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 313 c.