Введение
1. Учет конфиденциальных документов и документооборот
1.1. Сущность учета конфиденциальных документов
1.2. Документооборот как объект защиты
2. Порядок организация учета конфиденциальных документов
2.1. Организация учета конфиденциальных документов
2.2. Система доступа к конфиденциальным документам
2.3. Организация исполнения конфиденциальных документов
Заключение
Список источников и литературы

Введение

 

Актуальность темы настоящего исследования обусловлена тем, что в условиях рыночной экономики обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность.

В современных условиях информацию очень сложно сохранить, не дать ей уйти за пределы организации.

С появлением новых технологий (компьютеры и оргтехника) защитить информацию становится все труднее. Множество конкурентов не упустят малейшей возможности получить конфиденциальную информацию фирмы-конкурента и использовать ее в своих целях. Для того чтобы избежать утечки информации, составляющей тайну фирмы, создаются службы по контролю за документами конфиденциального характера, их передвижением и хранением в организации.

Безопасность ценной документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение. Объект исследования: учет конфиденциальных документов.

Предмет исследования: порядок осуществления учета конфиденциальных документов.

Цель работы: рассмотреть организацию учета конфиденциальных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

— рассмотреть учёт носителей информации;

— разобрать документооборот как объект защиты;

— привести понятие организация учета конфиденциальных документов;

— проанализировать систему доступа к конфиденциальным документам;

— выполнить анализ порядка организации исполнения конфиденциальных документов.

Предмет исследования – конфиденциальное делопроизводство.

Объект исследования – процесс учета конфиденциальных документов.

Для достижения цели были использованы следующие методы: изучение, анализ, обобщение.

Теоретической базой исследования послужили труды отечественных ученых и специалистов в области делопроизводства: С.К.Варлатая, М.А.Колганова, Ю.М.Данилова  и др.

В структурном отношении настоящая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы

1.     Учет конфиденциальных документов и документооборот

1.1. Сущность учета конфиденциальных документов

 

Важнейшей целью регистрации учетных данных является обеспечение сохранения конфиденциальных документов и, таким образом, предотвращение утечки информации, содержащейся в документах. Для этого необходимо регистрировать в регистрационных формах не только данные о самом документе, в том числе количество копий и листов, поскольку потеря экземпляра или отдельных листов, если они не отмечены, часто приводит к утечке конфиденциальной информации, а также любое перемещение и расположение документа, что позволяет, помимо расширения ссылочных и поисковых данных в документе, обеспечить личную ответственность за его безопасность и провести проверку качества наличия документов в целях своевременное обнаружение возможных потерь[1]. Поэтому в отношении конфиденциальных документов используется термин «учет», так как он более емкий и не ограничивается фиксированием данных о реквизитах документа.

Учет конфиденциальных документов осуществляется путем разделения конфиденциального делопроизводства.

Учет распространяется на всех без исключения, изготовленных на предприятии и получивших конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов делится на 3 типа:

1 выданная документация;

поступивших документов;

3 документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, созданные этим предприятием в рукописных, печатных или машинописных устройствах компьютера, независимо от того, отправлены ли эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, полученные от других предприятий, за исключением тех, которые, не присваивая им регистрационный номер для этого типа учета, немедленно переносятся в записи выделенного хранилища.

Учет документов выделенного хранилища охватывает все документы, которые не подлежат регистрации. В открытой отчетности такой учет отсутствует. Документы, которые по различным причинам не поданы, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные единицы. Эти документы можно разделить на две категории[2].

Первый включает документы, которые непрактично подавать в соответствии с производственными условиями. Например, различные технологические инструкции, с которыми работают несколько исполнителей. При подаче заявки по делу исполнитель, который принял это дело, лишает других исполнителей возможности использовать необходимые им инструкции.

Вторая категория включает документы, которые в соответствии с их внешними особенностями невозможны или непрактичны для дел в случаях (большой формат, сшивание, рисование и графика и т. д.). Этот тип учета может быть размещен на этапе их создания или получения или переведенных документов, уже принятых на учет опубликованных или полученных документов.

Независимо от типа учета, конфиденциальные документы могут быть приняты во внимание в журналах или карточках.

При карточном способе записи документов (а также носителей) необходимо вести журнал контроля, предназначенный для регистрации кар точек и обеспечивать последовательность их ввода, отслеживать расположение документов в обращении, ускорять их поиск, а также маркировка доступности документов. Контрольный журнал создается для каждого типа учета документов.

Вместо контрольного журнала допустимо поддерживать валовую картотеку, сформированную из других копий регистрационных карточек, в которых записываются данные, предоставленные для контрольного журнала, но материальные затраты однако увеличиваются за счет производства вторых копий карточек.

Журналы или картотеки учета выданных и полученных документов проводятся на ежегодной основе; не исполненные в документах текущего года, подлежат передаче на учет следующего. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранилища поддерживается постоянно, номера каждого года продолжаются на номера прошлых лет. Это связано с тем, что, как правило, документы постоянного и долгосрочного хранения подлежат распределению, а их ежегодная перерегистрация приведет к увеличению сложности обработки документов и созданию трудностей для их пользователей.

 

1.2. Документооборот как объект защиты

 

Документооборот как объект защиты является совокупность (сеть) каналов распространения задокументированной конфиденциальной информации о потребителях в процессе управленческой и производственной деятельности.

Движение задокументированной информации не может рассматриваться только как механическое перемещение документов в случаях, в зависимости от почтовой доставки корреспонденции адресатам. Главной характеристикой этого движения является его технологическая сложность, т. е. соединение в единое целое управленческих, офисных и почтовых задач, которые в совокупности определяют смысл движения документа.

Когда документы (в том числе электронные) перемещаются по инстанциям, потенциальные возможности для потери этой информации создаются путем расширения количества источников, имеющих ценную информацию.

В любой версии построения безопасного защищенного документооборота меры, принятые для обеспечения безопасности информации, не должны увеличивать сроки перемещения и оформления документов.

Одним из наиболее важных требований для безопасного документооборота является избирательность при доставке и использовании ценной информации персоналом.

Избирательность предназначена не только для обеспечения быстрого получения пользователем полезной информации, но и для ограничения доставки ему информации, с которой он уполномочен в соответствии со своими функциональными обязанностями. В основе избирательности при доставке и использовании конфиденциальных документов лежит разрешающая (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам, делам и базам данных[3].

Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения (ценные, заказные и простые поставки), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также поступать по факсу, электронной почте, телеграфу и телетайпному общению.

Трудность отделения конфиденциальных документов от общего потока корреспонденции заключается в том, что пакеты, конверты и часто сами документы не ставят печать конфиденциальности. Это объясняется не только чисто индивидуальным подходом к передаче конфиденциальной информации, но и нежеланием отправителя привлекать внимание неавторизованных лиц на гриф ограничения доступа.

При отправке конфиденциальных документов по почте или по факсу или другой оперативной связи текст документа зашифровывается.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т.е. они имеют двойную упаковку. Внутренний пакет определяет: метку конфиденциальности, имя лица, которому адресован документ, номера прилагаемых документов и, при необходимости, примечание «Лично». Внутренняя упаковка запечатана бумажными наклейками, которые обозначены буквой «Для упаковок» или печатью конфиденциальной документации компании.

Внешний пакет выдается в соответствии с почтовыми правилами, вышеуказанная информация о нем не выполняется.

Пакеты с конфиденциальными документами отправляются ценными товарами. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами отправляются адресатам курьерами (нарочными) фирмами. В этом случае двойное преобразование, как правило, не применяется. Все необходимые метки производятся на одной непрозрачной упаковке, которая запечатана. Передача документов курьером записывается в свободную книгу или реестр, квитанцию[4].

Таким образом, обработка входящих и исходящих конфиденциальных документов включает в себя реализацию ряда дополнительных процедур и характеризуется сложной технологией, которая позволяет решать не только задачи пересылки, но и задачи защиты информации и медиа от возможного несанкционированного доступа.

Учет конфиденциальных документов предусматривает как регистрацию факта создания (публикации) или получения документа, так и обязательную регистрацию всех движений документа по инстанциям, исполнителями и руководителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или от референта первого руководителя.

Основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечить их физическую безопасность. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

• установление факта получения или публикации документа;
• определение местоположения документа;
• ведение справочно-информационной и контрольной работы с документами;
• обеспечение поиска документов, когда они доступны, или когда необходимо обратиться к документу;
• предотвращение потери копий документа, проектов и изменений, заявлений и отдельных листов.

Для решения этих проблем целесообразно поддерживать следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

— учет входящих (входящих, поступивших) документов;

— учет подготовленных, опубликованных исходящих (выписных, отправленных) и внутренних документов;

— инвентаризация (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

Для любого вида учета индексация конфиденциальных документов основана на общей нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимуществом валовой нумерации является гарантированная безопасность номера, выделенного для этого документа, запись исходной информации о документе на карточке, которая вводится в документе. Никакое число не может исчезнуть, и карта выпадает из пронумерованного массива чисел.

Серьезным недостатком валовой нумерации документов является отсутствие ее привязки к месту нахождения документа. Тем не менее, семантический индекс может быть добавлен к валовому номеру документа, обозначая номер файла документа номенклатурой, в которой будет храниться документ, номер исполняющего отдела и т. д.

В журналах и карточках записываются не только исходные данные о документе, но также информация о его движении с момента получения или публикации до завершения исполнения и подачи, пересылка адресату или уничтожение. Каждая запись заверяется подписями сотрудника службы конфиденциальной документации, а также исполнителем или вторым сотрудником этой службы[5].

При заполнении одной копии регистрационной карточки в конфиденциальном документе возникает необходимость в ведении контрольного журнала. Журнал призван обеспечить последовательность присвоения документам порядковых номеров, контролировать доступность документов и карточек, ускорить поиск документов.

В отношении регистрационного номера документа в журнале указывается имя лица, подписавшего карточку для получения документа, то есть запись документа записывается. Когда в документе заполняются две или более копий картона, валовой файл журнала функционирует как журнал управления.

Традиционная база данных учета и справочной информации по конфиденциальным документам обычно включает:

— файл справочной карты для незавершенных документов, в которых первые копии карт расположены в соответствии по исполнителям;

— валовую картотеку с разделами незавершенных (для вторых копий карт) и выполненных (для первых копий карт) документов, в которых карты расположены в последовательности номеров учетных документов;

— файл контрольной карты, в котором размещаются дополнительные копии карточек в соответствии с условиями исполнения документов;

— файл контрольной карты для выполненных документов, в котором выпущенные (второй) копии карт расположены по корреспондентам.

Если файл контрольной карты, аналогичный файлу карты для открытых документов, хранится в конфиденциальных документах, часть файла карты для необработанных документов формируется в соответствии по исполнителям, а в части для выполненных документов карты расположены под заголовки номенклатуры дел (если нумерация документов хранится отдельно для каждого случая) или в валовой последовательности номеров документов.

В обеих версиях копии карты размещаются одновременно в обеих частях файлового шкафа.

В конце рабочего дня второй сотрудник по конфиденциальной информации проверяет правильность оформления документов и их доступность.

Передача конфиденциальных документов между сотрудниками службы конфиденциальной информации записывается в журнал переноса.

Выдача документов исполнителям осуществляется на основе распечаток журнала учета (учетных карточек) документов, в которых регистрируется регистрация для получения и возврата документов. Документы (например, инвентарные записи) также могут быть выданы против подписи в распечатке карты, выдающей документ[6].

В крупных бизнес-структурах метод «электронной подписи» иногда используется для получения и возврата электронного документа. Однако такие автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах определения доступа к информации и обеспечения полной защиты от злоумышленника.

Для учета опубликованных конфиденциальных документов исполнитель передает работнику службу конфиденциальной документации:

— все копии документа (если есть):

— приложения к документу (если имеется);

— черновики основного документа и приложений, версий и вариантов документа, рабочих документов;

— документ, который послужил основой для подготовки этого документа.

При доставке и уничтожении этих материалов сотрудник службы конфиденциальной информации делает запись в регистрационных карточках документов и во внутренней описи документов, которые находятся у исполнителя. Отметка в учетной карточке удостоверяется подписями указанного сотрудника и исполнителя.

Факт уничтожения черновиков и других материалов также подтверждается запиской о копии документа, оставшейся в случае службы конфиденциальной документации.

Регулируемые, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и в конце календарного года. Неконтролируемые проверки проводятся в конце чрезвычайной ситуации, раскрывая факты утечки информации и т. д. Если обязательная проверка наличия конфиденциальной документации охватывает все конфиденциальные документы компании, то при нерегулируемой проверке они ограничены к определенной части документации.

Проверки на наличие документов осуществляются специально назначенной комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, начальник службы безопасности и другие лица. По результатам аудита составляется акт.

Ежедневные проверки наличия документов (самопроверка) проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами.

Таким образом, основной целью учета конфиденциальных документов является, прежде всего, формирование информационной базы, которая обеспечивает непрерывный мониторинг безопасности каждого документа и своевременную регистрацию его местонахождения.

Когда документы выходят за пределы конфиденциальных документов, их безопасность резко сокращается из-за официального ознакомления с ними значительного числа сотрудников компании. В этой связи чрезвычайно важна надлежащая организация работы персонала с этими документами.

Особенно велика угроза для электронных документов из-за потенциальной доступности информации большому числу сотрудников и сложности определения самого факта кражи информации.

Руководители и исполнители фирмы при работе с конфиденциальными документами должны:

• знакомиться только с теми конфиденциальными документами, которым они получили разрешение в силу своих должностных обязанностей;
• предоставить сотруднику службы конфиденциальных документов документы для их проверки их доступности и полноты;
• вести учет своих конфиденциальных документов;
• ежедневно в конце рабочего дня, проверять наличие документов, размещать их в службе конфиденциальных записей;
• немедленно информировать непосредственного руководителя и службу конфиденциальных документов об утрате или нехватке документов, обнаружении ненужных или неучтенных документов, отдельных листов;
• передать в службу конфиденциальных записей все документы, которые указаны для них, когда они уходят, уйти, уехать в командировку.

Все случаи передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны быть зарегистрированы в записях документов. Прием и выдача документов осуществляются под подписью, что необходимо для установления факта личной ответственности за документ для конкретных сотрудников.

Печать конфиденциальных документов на бумажных носителях осуществляется сотрудником конфиденциальной информации на письменной машине или с помощью компьютера. Документы могут быть созданы самим исполнителем на рабочем месте при условии сохранения секретов фирмы.

Воспроизведение конфиденциальных документов и удаление копий из них производится по письменному разрешению руководителя подразделения, в котором работает исполнитель.

Кроме того, множимые экземпляры учитываются в службе конфиденциальной документации для исходного номера и в той же форме учета. Выписки из конфиденциальных документов также производятся с разрешения начальника отдела и учитываются для новых номеров на карточках записей подготовленных (опубликованных) документов.

Целенаправленное использование копировального оборудования сотрудниками компании должно строго контролироваться. Копировальные машины могут быть помещены в специальную комнату для конфиденциальных документов и, при необходимости, в офисе руководителя. В конце рабочего дня эти помещения должны быть заперты, запечатаны и сданы под охрану.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопровождается дополнительными требованиями к их системе безопасности. Для персонала иерархическая система идентификации паролей, кодов и ключей разрабатывается централизованно, чтобы обеспечить разграничение доступа к информации.

Система одобряется приказом первого руководителя и избирается в строго индивидуальном порядке по каждому сотруднику фирмы на против подписи. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частых изменениях персонала.

Ключи от сейфа и корпуса, металлические отпечатки постоянно хранятся в исполнителя или руководителя. Дубликаты ключей должны находиться в конфиденциальной документации.

Рабочее место сотрудника компании должно быть размещено таким образом, чтобы исключить возможность просмотра конфиденциальных документов на столе лицами, которые не имеют к ним никакого отношения. Рабочий стол не следует просматривать через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на компьютере, должны быть защищены от промышленного шпионского оборудования.

На рабочем столе всегда должен быть только тот конфиденциальный документ и материал, с которыми сейчас работает сотрудник. Если на рабочем месте руководителя или подрядчика нет необходимых условий для работы с конфиденциальными документами, документы проверяются и выполняются в специальном офисе службы конфиденциальной документации.

Все конфиденциальные документы, бумага, магнитные носители, файлы и другие материалы, полученные руководителем или исполнителем более одного дня, вводятся службой конфиденциального документа в опись (списке) документов, хранящихся исполнителем. Электронная копия описи находится в службе документации, и ее распечатка на бумаге передается исполнителю.

В конце рабочего дня руководители и исполнители должны проверить наличие конфиденциальных документов (в том числе на магнитных носителях), убедиться, что они завершены и передать их в службу конфиденциальной документации. Оставить конфиденциальные документы на рабочем месте запрещено.

Сдается, как правило, каждый документ отдельно. Если у сотрудника есть несколько конфиденциальных документов, которые необходимы ему для повседневной работы, их можно разместить вместе с описью в специальный кейс, который запирается, запечатан с личной печатью этого сотрудника и передан в службу конфиденциальной документации.

Таким образом, работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами регулируется достаточно строгими требованиями к соблюдению существующего порядка в фирме для обеспечения безопасности коммерческой тайны. Однако вытекающие из этого ограничения в работе с информацией не могут считаться следствием недостаточной уверенности в персонале. Соответствие этим требованиям позволяет правильно организовать довольно сложную работу с конфиденциальными документами и, что очень важно, дает уверенность сотрудникам в правильности их действий[7].

Основной формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которыми организуется формирование, хранение и проверка наличия дел. Кроме того, номенклатура является неотъемлемой частью набора нормативных материалов, обеспечивающих функционирование системы разрешений для доступа персонала к конфиденциальным документам. Она составлена таким образом, чтобы каждый исполнитель будет работать только с теми задачами, которые необходимы ему для выполнения своих служебных обязанностей и к которым другие исполнители не имеют доступа.

Номенклатура дел, предназначенных для систематизации конфиденциальных документов, может быть неотъемлемой частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве независимого документа. По форме он не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Тем не менее, он дополнительно указывает: фамилию исполнителя (ов), которому было предоставлено право использовать дело, имя лица, ответственного за формирование и сохранение дела, номер архивного архива дела, номер и дату действия уничтожения, записку об удалении отметки грифа конфиденциальности и передачу дела в открытое хранилище, другую информацию. Поэтому систематизация выполненных конфиденциальных документов в делах заключается не только в решении проблем обеспечения поиска и последующего использования архивных документов, но и в задачах различения личного доступа к архивным документам фирмы, мониторинге безопасности и доступности конфиденциальных документов и дел.

2. Порядок организация учета конфиденциальных документов

2.1. Организация учета конфиденциальных документов

 

В делопроизводстве документооборот предприятия определяется как перемещение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправки.

В соответствии с этим определением перемещение поступающих документов начинается с момента их получения, и до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распространения, определения документов, которые не подлежат регистрации, отчета документов к управлению и передаче некоторых из них структурным подразделениям.

В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача в пункт назначения и другая работа с входящими документами также принимаются с момента их получения, и до начала движения они должны быть приняты во внимание. Следовательно, перемещение входящих конфиденциальных документов начинается после их принятия.

Имея это в виду, можно определить конфиденциальный документооборот как перемещение конфиденциальных документов с момента их регистрации до отправки, подачи или передачи на счет выделенного хранения входящих и исходящих документов и до отправки, уничтожения или передача документов выделенного хранилища для архивного хранения.

Целью открытого и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе перемещения документов необходимо создать условия для сохранения документов, поскольку их потеря исключает возможность исполнения и использования. В то же время важной отличительной особенностью и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним, чтобы предотвратить утечку конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна основываться на следующих принципах:

• разрешительной системой доступа к конфиденциальным документам;
• исключение несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
• целенаправленное регулирование процессов перемещения конфиденциальных документов;
• исключение случаев передачи конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
• фиксированная передача конфиденциальных документов;
• обеспечение своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;
• личную и обязательную ответственность за выдачу незаконных разрешений для ознакомления с конфиденциальными документами и их отправки.

 

2.2. Система доступа к конфиденциальным документам

 

Конфиденциальные документы — это документы с ограниченным доступом. Это означает, что я могу только познакомиться и работать с ними, если я получил соответствующее разрешение. Процедура получения и обработки этих разрешений устанавливается при каждом доступе к корпоративным системам к конфиденциальным документам, которая представляет собой набор правил и положений, определяющих, какие из органов управления и структурных подразделений пользователя и какие категории конфиденциальных документов могут давать разрешение на введение, а также порядок выдачи таких разрешений в зависимости от типа учета  документов[8].

При разработке системы доступа к конфиденциальным документам следует придерживаться следующих подходов.

1. Доступ к конфиденциальным документам может быть предоставлен только тем лицам, которые должным образом выполнили (договор, порядок) допуск к такому таинственному виду и которые дали письменное обязательство (договор или специальную подписку), не раскрытие информации им. Прием в соответствующую форму секретности является основой для доступа к конкретным документам в рамках этого типа тайны.
2. Доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным и законным, т. е. основываться на служебной необходимости знакомиться с конкретным документом этого конкретного лица.
3. Система доступа должна предоставить возможность предоставлять пользователям все конфиденциальные документы, необходимые для них по служебным обязанностям, и только те, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работ. К сожалению, этот подход не всегда строго соблюдается. С одной стороны, пытаясь свести к минимуму число лиц, допущенных к конфиденциальным документам, некоторые предприятия не знакомят пользователей с информацией, необходимой им для эффективности и тем самым снижают качество этой деятельности, с другой стороны — знакомят пользователей с конфиденциальными документами, не связанными непосредственно с их функциональными обязанностями, а, как говорится, необходимыми для них «для общего развития» или «расширения горизонтов», что приводит к раскрытию информации, то есть к незаконной передаче информации лицам, которым не нужно это знать.
4. Доступ к конфиденциальным документам должен быть разрешен; осуществляются только с соответствующего разрешения.
5. Доступ к конфиденциальным документам может предоставляться только уполномоченными должностными лицами, а соответствующий сотрудник может разрешать знакомство с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только в Установленному кругу лиц и только для деловых нужд.
6. Доступ должен быть сделан в письменной форме для каждого конкретного конфиденциального документа. Если необходимо ознакомить пользователя только с частью документа, авторизация для чтения должна указывать разделы, абзацы или страницы, с которыми; вы можете ввести пользователя. Документы составителей (исполнителей) и лицо, которое одобрило, скоординировало, подписывало, утверждало документы, а также лиц, упомянутых в тексте административных документов, допускаются к таким документам без выдачи дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же обязанности.

В первом случае это связано с тем, что эти лица, как это автоматически благодаря его официальному положению, уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором — тот факт, что с просьбой, содержащейся в административном документе, подрядчик должен быть знаком с необходимостью знать, что ему доверено, поэтому оформление дополнительного доступа теряет всякий смысл.

Поскольку система доступа к конфиденциальным документам содержит значительное количество правовых положений и нарушение ее требований, в результате которых, как правило, раскрывается конфиденциальная информация, влечет за собой дисциплинарную, гражданскую и в некоторых случаях уголовную ответственность виновных, должны быть закреплены в специальном нормативном документе, который обычно называется «Положением о доступе к конфиденциальным документам».

Позиция должна основываться на вышеуказанных подходах и может включать следующие разделы.

1. Общие положения.
2. Полномочия должностных лиц разрешать доступ к конфиденциальным документам.
3. Порядок выдачи разрешений на доступ к конфиденциальным документам.

В первом разделе указывается: назначение Правил; нормативные документы, на которых он основан; объем его распространения: основные цели и принципы системы доступа; который несет ответственность за несоблюдение требований Положений. В то же время следует отметить, что все должностные лица, которые имеют право разрешать доступ к конфиденциальным документам, а также все пользователи конфиденциальных документов, несут ответственность за несоблюдение Положений.

Контроль за соблюдением Положений должен возлагаться на руководителей службы безопасности, подразделения конфиденциальных учетных и управляющих и служебных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть указаны все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, указывая, какие категории пользователей и какой состав документов. Основными подходами должны быть следующие:

— руководитель предприятия имеет право разрешать доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем категориям пользователей;

— заместители руководителей предприятия в определенных областях имеют право разрешать доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем пользователям, но в пределах их сферы деятельности;

— руководителям отделов предоставляется право разрешать доступ к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих подразделений по предмету работы подразделений; для доступа к конфиденциальным документам этого подразделения сотрудников других ведомств необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия или руководителя предприятия;

— первые заместители, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальным документам в размере всех прав, предоставляемых лицам, которые они заменяют.

В третьем разделе определяется процедура выдачи разрешений на доступ к конфиденциальным документам, зарегистрированным для различных видов учета. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно быть документировано: по полученным и выпущенным документам в форме решения по документу; на документах, зарегистрированных для записи документов выделенного хранилища, в виде разрешения по документу или списка пользователей, подписанного соответствующим руководителем на внутренней стороне обложки документа, титульной страницы или карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфиденциальным делам оформляется в номенклатуре дел.

В отдельном разделе Положения может быть предусмотрена процедура доступа к конфиденциальным документам лиц, которые не работают на этом предприятии (при осуществлении совместной работы и т. д.). В то же время следует иметь в виду, что сотрудники государственных органов, других государственных органов и органов местного самоуправления имеют право доступа к конфиденциальной информации в пределах компетенции, определенной для этих органов законодательством Российской Федерации, поэтому предприятия обязаны не только знакомить сотрудников таких органов с конфиденциальными документами, но и предоставлять документы в распоряжение органов в случаях, установленных законом. В соответствии с законодательством указанные органы обязаны обеспечить защиту полученных ими документов от раскрытия и неправильного использования должностными лицами и другими сотрудниками этих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением своих должностных обязанностей. Для раскрытия или неправильного использования конфиденциальной информации, содержащейся в документах, эти органы несут ответственность, предусмотренная законом.

Положение может разрабатываться подразделением конфиденциального делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, его посещают все лица, которые имеют право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам и утверждаются приказом главы предприятия. Приказ определяет меры по введению Положения в эксплуатацию (порядок изучения Положения пользователями, технология мониторинга его реализации и т. д.). В соответствии с утвержденным Положением все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальными документами, должны ознакомиться с конфиденциальными документами.

2.3. Организация исполнения конфиденциальных документов

 

В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия.

Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе доступа к конфиденциальным документам в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, руководитель службы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступившим документам[9].

Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.

Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть[10].

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Текст поручения должен быть конкретным и кратким.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «отв.».

На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам ис­полнения, эти данные не проставляются.

Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится резолюция, однако не следует вводить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем.

На документах, требующих контроля исполнения, может проставлять­ся на левом поле, на уровне заголовка реквизит «Отметка о контроле», который обозначается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль». Целью отметки является напоминание исполнителю об обязанности исполнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Обязательность подписи за получение и возврат конфиденциальных документов независимо от занимаемой должности необходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безрасписочном получении документов в случаях их утраты пользователи, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства.

При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с просчетом) записям в учетных формах.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфиденциального делопроизводства.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие определённые графы.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включает следующие данные:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;

— слово «В дело»;

— номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;

— подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

— дату.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить правильность произведенной отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.

Заключение

 

Одним из основных принципов учета, без которого он практически становится бессмысленным, является охват всех без исключения конфиденциальных документов. Причем слово «документ» здесь следует понимать в широком смысле, то есть как информацию, закрепленную на любом носителе. В этом случае здесь будут учтены рабочие записи, черновики, проекты, незаверенные копии и т.д.

Как и в открытом делопроизводстве, в конфиденциальном основными видами учета являются учет документов, составляющих три основных документопотока, то есть входящих, исходящих и внутренних документов. Однако существуют отдельные категории документов организации, подлежащие отдельному учету (например, учет конфиденциальных документов выделенного хранения).

Таким образом, основным признаком, определяющим конфиденциальный документооборот, будет его особый режим, предполагающий защиту любой документированной информации, включенной в него. А что касается исходных и конечных точек данного процесса (поскольку конфиденциальный документооборот, также как и открытый, есть определенный процесс), то здесь следует указать более расширительно. Так же, как и открытые документы, конфиденциальные включаются в документооборот организации с момента регистрации, но их учет происходит еще на начальных этапах создания.

 Список источников и литературы

1. Варлатая С. К. Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебно-методический комплекс / С.К. Варлатая, М.В. Шаханова. — М.: Проспект, 2016. — 180 c.
2. Бурова Е.Н. Справочный аппарат к номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. — №11. – С.36-37.
3. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов.[Электронный ресурс], режим доступа: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?(дата обращения 16.12.2020)
4. Ермолаева А.В. Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел // Делопроизводство. – 2014. – №2. – С.53-58.
5. Иритикова В.С. Как оформить переходящие дела? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №11. – С.76-84.
6. Иритикова В.С Как утвердить формы документов внутри организации? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. — №6. – С.25-30.
7. Колганова М.А. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2017. — №11. — С.47-53.
8. Кожанова Е.Н Общие требования к текстам документов и их унификация // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. — №2. – С.43-47.
9. Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. — №1. – С.14-22.
10. Лепеха О.А. Номенклатура дел организации: от идеи к реализации // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2014. — №11. – С.18-24.
11. Усманова И.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД / И.В. Усманова, Л.В. Коровина, Л.Р. Фионова // Делопроизводство. – 2014. — №1. – С.25-29.
12. Фионова Л.Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. — №3. – С.15-20.