Введение
1. Аналитический раздел
1.1 Основные особенности автоматизации учета договорной работы
1.2 Технико-экономические характеристики ООО «ВОСТОКАЛКО»
1.3. Построение существующей информационной модели объекта (модель as is)
1.4 Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
2 Проектный раздел
2.1 Построение желаемой информационной модели объекта (модель «to be»)
2.2 Разработка проекта внедрения информационной модели «to be»
3 Расчет экономической эффективности
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
Введение
В современных условиях хозяйствования в связи с потребностями оперативного управления процессами, происходящими на предприятии, происходит значительный рост объемов информации, которая требует дополнительных технических возможностей ее обработки для предоставления пользователям. Процесс усовершенствования управления предприятием предусматривает повышение качественного уровня бухгалтерского учета, планирования, анализа и контроля. Необходимость совершенствования и оперативности учетной информации вытекает из потребностей управления (внутренних пользователей бухгалтерской информации) и специфики использования технического обеспечения. Применение компьютерной техники позволяет координировать деятельность подразделений, оптимизировать удовлетворение информационных потребностей управленческого персонала предприятия.
Экономическая информация характеризуется значительным объемом данных и сложностью их обработки. Это вызывает объективную необходимость внедрения средств автоматизации.
Договорный процесс — один из важнейших процессов, который обеспечивает предоставление информации относительно обеспеченности активами, возможности их реализации, стоимости активов в разрезе статей затрат, понесенных на их приобретение и реализацию для своевременного влияния на ход хозяйственных процессов предприятия.
Объектом исследования является учет платежей по договорам.
Предметом исследования является подсистема автоматизации учета платежей по договорам.
Целью является проектирование подсистемы автоматизации учета платежей по договорам.
В соответствии с поставленной целью в работе определены следующие задачи:
1. Провести обследование предметной области.
2. Проанализировать бизнес–процессы на ООО «ВОСТОКАЛКО».
3. Разработать проект в соответствии со сформулированными требованиями.
4. Провести расчет экономической эффективности.
Данный проект для склада ООО «ВОСТОКАЛКО» должен соответствовать следующим требованиям, таким как простота в эксплуатации; малый срок окупаемости; наличие малогабаритного оборудования; наличие в городе сервисных центров по обслуживанию элементов комплекса.
С помощью этого проекта мы позволим автоматически осуществлять контроль и учет платежей по договорам. Введенный в работу проект позволит повысить производительность труда и экономическую эффективность проводимых работ.
1. Аналитический раздел
1.1 Основные особенности автоматизации учета договорной работы
Управление предприятием может осуществляться на основе следующих способов автоматизации управления договорным процессом (таблица 1).
Таблица 1
Способы автоматизации управления договорным процессом [12]
| № п/п | Способы автоматизации | Характеристика |
| 1 | Частичная | Является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в управление договорным процессом из-за отсутствия стратегического плана автоматизации. Внедрение информационных технологий определяется локальными задачами, а не бизнеса в целом. Результатом внедрения являются разрозненные прикладные системы, необходимость осуществления дополнительных затрат на дублирование функций, которые должна выполнять вся информационная система |
| 2 | Автоматизация по направлениям | Автоматизация договорных процессов отдельных управленческих подразделений предприятия (снабжение, сбыт, услуги). Применяется в следующих случаях: инвестиционных ресурсов предприятия недостаточно для решения задач автоматизации в полном объеме; существуют направления, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект. Чаще всего такой подход применяется для автоматизации различных отделов и служб |
| 3 | Полная автоматизация | Состоит из большого количества элементов разных уровней и разного назначения. Интеграция предусматривает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе управления договорным процессом обеспечивалась его оптимизация. Предусматривает ведение баз данных с использованием системы управления базами данных. Автоматизированная система управления договорным процессом строится с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных направлений. |
Рассмотренные способы автоматизации является основой формирования сложных функциональных систем, которые состоят из большого количества связанных между собой систем информации (экономической, технической, социальной и т.п.). Отсутствие или низкий уровень интеграционных связей между системами снижает эффективность управления договорным процессом, приводит к решению проблемных вопросов на основе неточной или неполной информации, снижает качество управленческих решений. Поэтому во время проектирования и эксплуатации компьютерной программы вопросом интеграции систем информации должна отводиться первоочередное внимание. Наиболее рациональным является полная автоматизация управления договорным процессом. Однако выбор способов автоматизации зависит от конкретных условий деятельности предприятия, в частности, от степени внутренней подготовки предприятия к внедрению новых методов работы и его финансовых возможностей [1].
При создании компьютерной информационной системы договорного процесса необходимо придерживаться следующих принципов (табл. 2).
Таблица 2
Основные принципы создания компьютерной информационной системы управления договорным процессом [4]
| № п/п | Принципы | Сущность |
| 1 | Универсальность | Система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и конкретную задачу как частный случай более общего |
| 2 | Системный подход | Одноразовое введение информации в систему и многоразовое ее использование, наличие единой информационной базы, комплексное программное обеспечение |
| 3 | Экономическая целесообразность | Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на ее проектирование, внедрение, обучение, сопровождение |
| 4 | Моделирование | Возможность выделения компонентов общей модели построения программного средства, которые описывают основные особенности информационно-логической структуры системы обработки данных, функционирование и адаптация к потребностям пользователя |
Продолжение таблицы 2
| № п/п | Принципы | Сущность |
| 5 | Гибкость | Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на смену внешних факторов |
| 6 | Совместимость | Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей договорного процесса, уже имеющихся на предприятии компьютеров и программ |
| 7 | Контроль | Создание параллельных информационных потоков, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных |
| 8 | Защита и безопасность данных | Система должна оказывать содействие защите активов от нерационального их использования и обеспечивать надежность и безопасность информации в системе |
Соблюдение указанных принципов позволит выбрать оптимальную компьютерную программу [12].
Таким образом, применение автоматизированной системы управления договорным процессом позволяет повысить уровень оперативности получения учетно-аналитической информации деятельности предприятия и эффективности принятия управленческих решений.
1.2 Технико-экономические характеристики ООО «ВОСТОКАЛКО»
Ликеро-водочный завод ООО «ВОСТОКАЛКО» действует на рынке Свердловской области. Находится по адресу Карла Маркса улица, 45 в Ирбите.
В соответствии с Уставом ООО «ВОСТОКАЛКО» руководство текущей деятельностью компании осуществляется единоличным исполнительным органом – Генеральным директором компании и коллегиальным исполнительным органом – Учредителем. Генеральный директор назначается и освобождается от занимаемой должности Учредителем. Директора дирекций подчиняются Генеральному директору.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Организационная структура ООО «ВОСТОКАЛКО»
Хотя структура управления ООО «ВОСТОКАЛКО» в целом линейно-функциональная, в которой каждый исполнитель подчинен своему непосредственному руководителю – начальнику отдела, руководители служб подчиняются Директорам департаментов, а те, в свою очередь, Директорам дирекций, однако в случае производственной необходимости она может достаточно просто трансформироваться в структуру матричного типа. Матричное подчинение получило большое распространение в рамках компании ООО «ВОСТОКАЛКО», что делает процесс управления компанией более гибким, соответствующим потребностям современного бизнеса.
Среднесписочная численность персонала в ООО «ВОСТОКАЛКО» на 01.10.2018 года составляет 229 чел.
В данной работе нами рассмотрена служба снабжения и подготовки продукции к реализации (ОППР).
Цель ОППР: обеспечение подготовки продукции к реализации по заключенным договорам продаж.
Задачи ОППР:
1. Разработка проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения сбыта.
2. Создание запасов готовой продукции, необходимых для реализации.
3. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.
4. Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады готовой к реализации продукции.
Штатное расписание ОППР организации представлено в таблице 3.
Таблица 3
Штатное расписание ОППР.
| Наименование должности | Кол-во штатных единиц | Должностные оклады | Месячный ФЗП | Примечание | ||
| персональные | прочие | |||||
| Начальник службы | 1 | 50000 | — | — | 50000 | |
| Первый заместитель начальника службы | 1 | 42000 | — | — | 42000 | |
| Заместитель начальника службы | 1 | 35000 | — | — | 35000 | |
| Главный инженер службы | 1 | 35000 | — | — | 35000 | |
| Юрисконсульт службы | 1 | 30000 | — | — | 30000 | |
| Специалист по логистике | 7 | 30000 | 30000 | |||
| Менеджер по продажам | 4 | 25000 | 25000 | |||
| Кладовщик | 29 | 18000 | 18000 | |||
Таблица 4
Состав функций объекта по операциям и исполнителям
| Виды функций по положениям и другим нормативным готовой к реализации продукциим | Состав процедур (операций) по функциям | Основные документы | Исполнители |
| 1 Сбор и анализ необходимой информации | 1.1 Изучение рынка 1.2 Сборы информации о внешней и внутренней среде, покупателях 1.3 Формирование информационного готовой к реализации продукции для анализа 1.4 Анализ собранной информации | Должностные инструкции Планы Приказы | Специалист по логистике |
| 2 Планирование материального обеспечения сбыта | Планирование материального обеспечения сбыта | Должностные инструкции Планы Приказы | Специалист по логистике Менеджер по продажам |
| 3 Контроль за исполнением бизнес-процесса подготовки продукции к реализации | Контроль за исполнением бизнес-процесса подготовки продукции к реализации | Должностные инструкции Планы | Начальник службы Первый заместитель начальника |
Продолжение таблицы 4
| Виды функций по положениям и другим нормативным готовой к реализации продукциим | Состав процедур (операций) по функциям | Основные документы | Исполнители |
| 4 Определение потребности в готовой продукции | 4.1 Выявление потребности в готовой продукции 4.2 Подготовка заявки на производство 4.3 Оформление заявки на производство 4.4 Согласование заявки на производство | Планы Приказы Годовые отчеты | Специалист по логистике Менеджер по продажам |
| Виды функций по положениям и другим нормативным готовой к реализации продукциим | Состав процедур (операций) по функциям | Основные документы | Исполнители |
| 5 Подготовка оплаченной продукции к отправлению покупателям | 5.1 Подготовка списка оплаченных договоров 5.2 Формирование плана отгрузки 5.3 Упаковка готовой к отправке продукции | Должностные инструкции Планы Приказы | Заместитель начальника службы Специалист по логистике Менеджер по продажам |
| 6 Обработка заказов | 6.1 Оформление и отправка заказа 6.2 Выполнение обязательств по оплате заказа | Договора поставки Приказы | Специалист по логистике Менеджер по продажам |
| 7 Контроль счетов и условий договора | 7.1 Отслеживание местонахождения готовой продукции в процессе доставки 7.2 Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору | Договора поставки Приказы | Юрисконсульт службы Менеджер по продажам |
| 8 Поступление и оприходывание готовой к реализации продукции | 8.1 Прием готовой к реализации продукции с производства 8.2 Проверка количества и качества 8.3 Размещение готовой к реализации продукции на хранение | Договора поставки Приказы | Специалист по логистике Менеджер по продажам Техник |
Процессы компании сгруппированы в пять блоков:
— основные процессы;
— процессы управления со стороны руководства;
— вспомогательные процессы;
— процессы мониторинга, не встроенные в другие процессы, анализа и улучшения.
1.3. Построение существующей информационной модели объекта (модель as is)
Графико-вербальная модель отражает состав и движение информации в объекте, представленные схематично и имеющие словесное описание.
Обязательной рабочей документацией, отражающей состав информации в объекте является логико-информационная схема объекта, которая имеет следующий вид (табл.5):
Таблица 5
Логико-информационная схема ОППР и ОППР
| Перечень процедур | Исполнители | Входная информация | Выходная информация |
| Выявление потребности в готовой продукции Подготовка заявки на производство Оформление заявки на производство Согласование заявки на производство | Специалист по логистике Менеджер по продажам | Заключение договоров на доставку продукции | Заявка в производственный отдел |
| Подготовка списка оплаченных договоров Формирование плана отгрузки Упаковка готовой к отправке продукции | Заместитель начальника службы Специалист по логистике Менеджер по продажам | Заявка на готовую продукцию по заключенным, но еще не оплаченным договорам
| Согласованная заявка
|
| Оформление и отправка заказа Выполнение обязательств по оплате заказа | Специалист по логистике Менеджер по продажам | Заявка на готовую продукцию по заключенным, но еще не оплаченным договорам
| Отправка заказа оплатившему товар покупателю
|
Продолжение таблицы 5
| Перечень процедур | Исполнители | Входная информация | Выходная информация |
| Отслеживание местонахождения готовой продукции в процессе доставки Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору | Юрисконсульт службы Менеджер по продажам | Счет, уведомление о сроках готовности к отгрузке
| Отчеты о результатах работы
|
Движение информации в объекте рекомендуется отображать с помощью следующих графико-вербальных форм:
– маршрутная схема движения документа;
– документограмма бизнес-процесса;
– схема документооборота;
– схема информационных потоков.
Примеры вышеперечисленных документов приведены в таблицах 6-7.
Таблица 6
Схема документооборота ОППР и ОППР
| Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение | Источник поступления | Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения | Адресат | Периодичность | |
| Входных | Выходных | ||||
| Служебные записки | Все подразделения по запросу | Материалы анализа | Начальник ОППР | 1 раз в квартал | 1раз в квартал |
| Отчеты руководителей служб | Все подразделения по запросу | Материалы анализа | Начальник ОППР | 1 раз в квартал | 1раз в квартал |
Таблица 7
Маршрутная схема входящего документа
| Техник | Менеджер по продажам | Логистик | Начальник ОППР | ||||||||||||
|
|
|
|
У- изучение документа;
С- визирование документа;
Р- наложение резолюции.
1.4 Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
Цель разработки проекта: совершенствование информационных потоков в области организации учета платежей по договорам для отдела подготовки продукции к реализации ООО «ВОСТОКАЛКО».
В настоящее время в ООО «ВОСТОКАЛКО» действует автоматизированная система управления «1С: Управление торговлей 8.0».
Требования к обеспечению согласно РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.
Требования к математическому обеспечению: используются стандартные методы подсчетов итогов и расчетов необходимых величин (итоги, суммы, производные величины).
Перечень выходных данных:
– печатная форма приходной накладной, сохраненной в базе данных;
– печатная форма расходной накладной, сохраненной в базе данных;
– печатная форма счет-фактуры;
– печатная форма счета на оплату готовой к реализации продукции;
– печатная и рабочая форма прайс-листа;
– печатная форма кредитного уведомления;
– печатная форма гарантийного талона;
– печатная и рабочая форма заказ – листа покупателя;
– печатная форма договора на поставку готовой к реализации продукции;
– печатная форма складских остатков;
– рабочая форма складского резерва;
– рабочая форма складского уведомления об отпуске готовой к реализации продукции со склада;
– рабочая форма складского уведомления о постановке готовой к реализации продукции в резерв.
Любому сохраненному объекту базе данных автоматически присваивается уникальный номер в своем классе (накладные, складские уведомления, покупатель, товар).
Состав информационного обеспечения.
Для работы системы используется база данных, созданная и функционирующая средствами MySQL. Функционирование программы без базы данных невозможно. База данных состоит из следующих наборов данных:
– приходная накладная;
– заказ-лист;
– складские остатки;
– складской резерв;
– складское уведомление;
– прайс-лист;
– покупатель;
– клиент;
– накладная;
– счет-фактура;
– счет на оплату;
– гарантийный талон;
Далее более подробно опишем все наборы данных, с указанием типа данных (рисунок 2 и Приложение А).
Рисунок 2 – Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8»
Для построения модели бизнес-процесса ОППР используется специализированное программное средство BPWin.7 на основе методологии IDEF0.
Таблица 8
Стрелки контекстной диаграммы для диаграммы А0 «Бизнес-процесс учета поступления платежей по договорам»
| Название стрелки | Определение стрелки | Тип стрелки |
| Заказы на организацию выставок | Запросы информации, заказы компаний-клиентов | INPUT |
| Рыночная информация | Ценовая политика на рынке | INPUT |
| Информация от контр-агентов | Информация от компаний-клиентов | INPUT |
| Материалы для закупки | Оргтехника, оборудование, печатные материалы | INPUT |
| Требования учредителей | Получение положительных финансовых результатов | CONTROL |
| Регламентные документы | План продаж, договор поставки | CONTROL |
| КПД верхнего уровня | Инструменты, способствующие непрерывному улучшению деятельности ОППР. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения несоответствия плановым показателям, предупреждающее действие – для предотвращения возникновения несоответствий | CONTROL |
| Директор ОППР | Контролирующее и направляющее воздействие на процессы | MECHANISM |
| Персонал | Менеджеры по продажам, PR-менеджеры, дизайнеры | MECHANISM |
| Организация подготовки продукции к реализации | Конечный результат работы предприятия | OUTPUT |
| Отчетность предприятия | Бухгалтерская и производственная отчетность | OUTPUT |
| Запрос ресурсов для КПД | Запрос дополнительных ресурсов при коррекции планов | OUTPUT |
| Отходы | Печатные материалы | OUTPUT |
Данные программы представлены в приложении В.
Установленная на предприятии автоматизированная информационная система «1С: Управление торговлей 8.0» в целом отвечает всем требованиям компании за исключением двух компонентов:
1. Затруднение доступа к данным по учета материалов иным отделам, кроме ОППР и бухгалтерии.
Для решения данной проблемы предлагается система виртуализации в ООО «ВОСТОКАЛКО» будет обеспечивать их потребность, если отвечает следующим требованиям:
— уменьшение количества физических серверов и организация всех распределенных ролей на одном физическом сервере за счет виртуализации;
— увеличение скорости обработки информации на 20-30 %;
— уменьшение энергопотребления за счет уменьшения количества используемого оборудования на 40 %;
— увеличение производительности информационно-технической инфраструктуры за счет использования высокоскоростных технологий обмена данными;
— увеличение надежности всей информационно-технической системы в целом за счет сокращения серверов с четырех до одного;
— уменьшение времени взаимодействия между серверной частью программного комплекса 1C и сервером баз данных MS SQL. За счет увеличения быстродействия работы в режиме удаленного рабочего стола увеличена производительность работы персонала на складах.
2. Отсутствие в «1С предприятие 8.0» возможности сортировки материалов по требуемым отделу снабжения основаниям, которые меняются ежемесячно в зависимости от финансовых планов компании, требований руководства к отчетности подразделений.
В данной главе было описано проведенное предпроектное обследование в организации: изучены документы, использующиеся в ходе работы фирмы, рассмотрена организационная структура фирмы, определены автоматизированные рабочие места, для наглядности построены модели документооборота фирмы, взаимодействия объектов, бизнес-процессов организации.
В результате было выявлено, что имеющаяся АИС поддерживает все функции, необходимые для работоспособности организации, но, в то же время, для выполнения этих функций сотрудник фирмы вынужден использовать пять приложений, в которых происходит дублирование данных, что сильно замедляет работу персонала организации. Из-за этого снижается качество выполняемой работы, а, следовательно, фирма теряет денежные средства от ошибок при ведении учета материальных средств, а также снижается имидж фирмы. Таким образом, потребность в смене программного обеспечения очевидна. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот фирмы не подверглись сильным изменениям и остались в состоянии, которое соответствует описанному в приложениях А и Б, так как общая совокупность используемых программных средств полностью охватывает се бизнес-процессы организации.
Из выше сказанного следует необходимость перехода фирмы на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности фирмы, с малой модернизацией бизнес-процессов фирмы, что возможно только благодаря смене (модернизации) автоматизированной информационной системы (АИС), но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.
2 Проектный раздел
2.1 Построение желаемой информационной модели объекта (модель «to be»)
Предметной областью автоматизации являются должностные функции менеджера по продажам ОППР, которые заключаются в планировании поступления готовой продукции покупателям в соответствии с договорами; в учете заключенных и оплаченных договоров; в анализе выполнения плана поступления платежей по договорам.
Из комплекса задач решаемых ОППР рассмотрим задачу:
— анализ выполнения плана поступления платежей по договорам до конца заданного квартала в стоимостном выражении.
В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения комплекса задач.
Представим на рисунке 3 информационные потоки процесса учета платежей по договорам для отдела подготовки продукции к реализации.
Рисунок 3 – Информационные потоки процесса учета платежей по договорам для отдела подготовки продукции к реализации
Построение модели «to be» осуществляется на основе выбранного и обоснованного в аналитической части метода проектирования.
Рабочей документацией данного раздела является:
А) Контекстная диаграмма моделируемого процесса с описанием входов, выходов, управления и механизмов
Б) Схема декомпозиции моделируемого процесса (3 уровня)
Далее прецедент декомпозируется на блоки, соответствующие основным шагам прецедента.
Таблица 9
Стрелки контекстной диаграммы для диаграммы А0 «Бизнес-процесс учета поступления платежей по договорам»
| Название стрелки | Определение стрелки | Тип стрелки |
| Материалы | Запросы информации | INPUT |
| Заявка | Ценовая политика на рынке | INPUT |
| Потребность в готовой к реализации продукции | Информация от подразделений ООО «ВОСТОКАЛКО» | INPUT |
| План продаж | Получение положительных финансовых результатов | CONTROL |
| Регламенты | План-график снабжения подразделений | CONTROL |
| Стратегия предприятия | Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения несоответствия плановым показателям, предупреждающее действие – для предотвращения возникновения несоответствий | CONTROL |
| Нормативные акты | Контролирующее воздействие на процессы | CONTROL |
| Персонал | Контролирующее и направляющее воздействие на процессы | MECHANISM |
| 1С Управление торговлей | Контролирующее и направляющее воздействие на процессы | MECHANISM |
| Договор на поставку готовой к реализации продукции | Бухгалтерская и производственная отчетность | OUTPUT |
| Согласованная заявка | Запрос дополнительных ресурсов при коррекции планов | OUTPUT |
| Отправка заказа оплатившему товар покупателю | Счета, уведомления, договоры | OUTPUT |
Продолжение таблицы 9
| Название стрелки | Определение стрелки | Тип стрелки |
| Бухгалтерская и производственная отчетность | OUTPUT | |
| Отчеты о результатах работы | Бухгалтерская и производственная отчетность | OUTPUT |
Диаграммы бизнес-процессов представлены в приложении В.
На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы управления информационными процессами в ООО «ВОСТОКАЛКО».
1 Отсутствие специализированной информационной системы для ОППР, которая учитывала бы многочисленность структурных подразделений компании, сложность функциональных связей между ними, а также значительное число (свыше 4200) ежемесячно заключаемых и оплачиваемых договоров поставки.
Как показал проведенный нами анализ, внутрифирменный документооборот осуществляется в форме обмена документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от покупательов: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между ОППР и бухгалтером. Также складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.
При этом между всеми подразделениями нет единой связи.
2. Использование бумажных информационных технологий в производственном процессе.
Большинство документов в организации имеют печатный вид, что затрудняет их обработку и значительно увеличивает время обращения информации внутри организации.
3. Запаздывание информации по горизонтали: покупатель- производитель.
Данная проблема является одной из наиболее значительных для предприятия, так как несвоевременные поставки и ответы на обращения ведут к пеням и штрафам по отношению к ООО «ВОСТОКАЛКО» от клиентов.
На основе выше указанных выводов сформулируем цель развития АИС и задачи новой АИС.
Согласно данным ООО «ВОСТОКАЛКО» цель развития АИС:
1. Увеличить оборачиваемость запасов и снизить число претензий от покупателей по задержкам отгрузки оплаченных заказов, за счёт сокращения обмена информацией с подразделениями, на 10% от имеющегося уровня.
2. Ускорить и упростить на 20% работу с покупателями благодаря специализированной АИС.
Задачи новой АИС:
должна поддерживать все операции, проводимые ОППР с покупателями, работниками, подразделениями компании;
должна позволять модернизировать имеющиеся модули при изменении бизнес-процессов фирмы;
должна позволять добавлять дополнительные модули, то есть должна быть возможность модернизация информационной системы без серьезных изменений для представлений пользователей.
2.2 Разработка проекта внедрения информационной модели «to be»
После того, как все связи установлены, схема данных имеет следующий вид (рисунок 4):
Рисунок 4 – Логическая модель базы данных
Схема главного меню приложения и внешний вид интерфейса представлены на рисунка 5 и 6.
Рисунок 5 – Главное меню приложения
Функциональные особенности проектируемой АИС «Автоматизация учета платежей по договорам»:
Материально ответственные лица не привязаны к складу. Можно регистрировать номенклатуру на складе на разных МОЛов
Учет в 2-х единицах измерения (м2 — штука, пачка — штука и т.п.)
Ввод корректировок (сторно). Регистрация выполненной ранее операции с минусовыми значениями.
Ввод документов задним числом
Можно работать с отрицательными остатками
Технические особенности проектируемой АИС «Автоматизация учета платежей по договорам»:
Низкие требования к оборудованию и объему памяти
Встроенная БД. Отсутствуют затраты на приобретение дополнительных лицензий
Работает в сетевом режиме. Для этого не требуется специальное серверное оборудование
Работает через Интернет
Поддержка работы на OС линейки Windows включая Windows 10
Формы ввода представлены на рисунках 6-7.
Рисунок 6 – Заключение договоров
Рисунок 7 – Оплата договоров
Рисунок 8 – Перемещение материальных ценностей по оплаченным договорам
Представим формы вывода на рисунках 9-11.
Рисунок 9 – Расчет остатков материальных ценностей на дату по итогам оплаты договоров
Рисунок 10 – Оборотная ведомость движения материальных ценностей по оплаченным договорам
Все документы в рамках данной АИС могут находится в трех состояниях:
1. «В Порядке». Документ создан, сохранен и проведен. Сумма по бухгалтерским записям совпадает с суммой по документу. Документ отражается в списке в цветах по умолчанию.
2. «Черновик». Документ создан, но не проведен. Бухгалтерские записи по документу подразумеваются, но не созданы. Строка документа окрашена в розовый цвет.
3. «Сомнительный». Документ создан, проведен, но в последствии изменен, или сумма по бухгалтерским записям разнесена неверно: Сумма по документу не совпадает с суммой по бухгалтерским записям. Строка документа окрашена в серый цвет.
Каждая организация формулирует собственные требования к конфигурации сети, определяемые характером решаемых задач. В первую очередь необходимо определить, сколько человек будут работать в сети. От этого решения, по существу, будут зависеть все последующие этапы создания сети.
«Автоматизация учета платежей по договорам» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8».
3 Расчет экономической эффективности
Разработка и внедрение новой информационной системы «Автоматизация учета платежей по договорам» будет производится в течение 4 месяцев, при расчете затрат времени 6,5 часов в день, примем месяц равным 30 дням. Рабочее время программиста занижено с 8 часов до 6,5 с учетом выходных дней, для удобства расчетов.
Для расчета затрат на создание новой АИС будем использовать методику расчета стоимости создания заказного программного продукта, используемого в фирме «1С». При расчете общей трудоемкости работ по созданию, используем систему коэффициентов для отдельных этапов разработки.
Расчет общей трудоемкости работ по созданию новой информационной системы выполним по формуле:
Т=Т0+Тu+Ta+Tn+Tотл+Tσ, где: (1)
Т– общие затраты труда;
Т0 – затраты труда на описание задачи;
Тu– затраты на исследование предметной области;
Та– затраты на разработку блок-схем;
Тn– затраты на программирование;
Тотл – затраты на отладку;
Тσ– затраты на подготовку документации.
Произведем подсчет общей суммы трудозатрат на создание новой информационной системы.
Т=12+698,61+124,42+124,42+622,08+155,52=1107,05 чел/час.
Таким образом, трудозатраты на создание новой информационной системы составляют 1107,05 человеко-часов.
С учетом уровня языка программирования трудоемкость разработки программы может быть скорректирована при помощи коэффициента изменения трудоемкости kкор, по формуле:
T=T*kкор, где: (2)
значение коэффициента kкор принимается, согласно таблице 28.
Таблица 10
Изменение трудоемкости в зависимости уровня языка программирования
Уровень языка Характеристика языка программирования Коэффициент изменения трудоемкости
1 Покомандный автокод-ассемблер 1
2 Макроассемблер 0,95
3 Алгоритмические языки высокого уровня 0,8 – 0,9
4 Алгоритмические языки сверхвысокого уровня 0,7 – 0,8
Выбранный для разработки язык программирования Delphi, в приложении DelphiTurbo, и SQL, при помощи приложения MySQL, относится к алгоритмическим языкам сверхвысокого уровня, с учетом этого примем коэффициент изменения трудоемкостиkкор=0,7.
С учетом корректировки при помощи коэффициента изменения трудоемкостиkкор, получим итоговую трудоемкость разработки T:
Т=Т*kкор (3)
Т=1107,05*0,7=774,94 чел/час.
Расчет стоимости затрат на создание новой информационной системы
Расчет затрат на зарплату разработчика
Заработная плата программиста по договору найма рассчитывается по формуле:
ЗП=О*1,15, где: (4)
О – оклад, руб;
1,15 – районный (уральский) коэффициент.
Оклад программиста равен: 8000 рублей.
ЗП=8000*1,15=9200 рублей.
Заработная плата за весь период времени разработки новой информационной системы рассчитывается по формуле:
, где: (5)
ЗПП – заработная плата за весь период времени разработки новой информационной системы;
Кмр – количество месяцев работы;
ЗПП=9200*4=36800 рублей.
Суммарные отчисления во внебюджетные фонды составят за весь период разработки информационной системы 9568 рублей.
Стоимость программного продукта рассчитывается, как сумма затрат на зарплату разработчика и накладных расходов.
Накладные расходы – это дополнительные издержки и расходы, которые за время создания программного продукта составят 13232,00 рубля, в том числе:
на обеспечение технической поддержки новой информационной системы в течение года 9600 рублей, в том числе указана стоимость провидения краткого курса обучения сотрудников ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» ;
на закупку лицензионного программного обеспечения (TurboDelphi) 2500 рублей, MySQL является бесплатно распространяемым приложением;
прочие расходы, которые составляют 1132 рубля (распечатка документов, покупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов и прочее).
Стоимость новой информационной системы:
Си=Зп+Отч+Рн, где: (6)
Си – стоимость новой информационной системы;
Рн – накладные расходы;
СИ=36800+9568+13232=59600 рублей.
Для принятия управленческого решения необходимо просчитать экономическую эффективность от внедрения новой информационной системы.
Количество дней в месяце принято равным 30.
Средняя продолжительность рабочего дня = 8 часов.
Далее необходимо произвести расчеты текущей прибыльности организации:
Рd=∑(С*К0*Р0), где: (7)
Рd – прибыль организации за один рабочий день;
i – вид сделки;
n – количество видов сделок;
– стоимость покупки;
Ко – среднее количество покупок за один рабочий день;
Р0 – прибыльность вида сделки;
Рd = 250000 * 1,5 * 0,12 + 5000 * 12 * 0,15 = 54000 рублей.
Рm= Рd*Kd, где: (8)
Рm – прибыль организации за один месяц;
Рd – прибыль организации за один рабочий день;
Kd –количество дней в расчетном месяце;
Рm = 54000 * 30 = 1 620 000 рублей.
Pg= Рm*Km, где: (9)
Рg – прибыль организации за один год;
Рm – прибыль организации за один месяц;
Km – количество месяцев в расчетном году;
Pg = 1 620 000 * 12 = 19 440 000 рублей.
Общие затраты на приобретение новой информационной системы для ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» составят 50000 рублей на создание и 800 рублей в месяц на техническую поддержку. Данные взяты из расчета использования новой информационной системы в течение года.
Си=Сп+Сс*12, где: (10)
Си – стоимость новой информационной системы;
Сп – стоимость разработки новой информационной системы;
Сс – стоимость услуг по оказанию технической поддержки;
Си = 50000 + 800 *12 = 59600 рублей.
В итоге отдел продаж ООО «ВОСТОКАЛКО» за внедрение новой информационной системы за год использования уплатит 59600 рублей.
Внедрение новой информационной системы позволит дополнительно зарабатывать фирме 275 400 рублей в месяц.
Pgdop=Pmdop*Km-Cи где: (11)
Pgdop – дополнительная прибыль организации за один год, образуемая за счет внедрения новой информационной системы;
Pmdop – дополнительная прибыль организации за один месяц, образуемая за счет внедрения новой информационной системы;
Km – количество месяцев в расчетном году;
СИ – стоимость новой информационной системы;
Pgdop = 275400 * 12 – 59600 = 3 245 200 рублей.
T – срок окупаемости внедрения новой информационной системы;
Pmdop – дополнительная прибыль организации за один месяц, образуемая за счет внедрения новой информационной системы;
T = 59600/275400 = 0,2 месяца.
Таким образом, затраты на приобретение информационной системы окупятся менее, чем через месяц, а дополнительная прибыль фирме за один год составит 3 245 200 рублей, в случае внедрения новой информационной системы, кроме того будет повышен имидж работы ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» за счет более качественной работы с клиентами организации.
По итогам предпроектного изучения предметной области были выявлено следующее.
Расширение деятельности ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» сделало проблему автоматизации её бизнес-процессов более острой. Существующие программные средства не могут обеспечить полноценную поддержку бизнес-процессов ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» без дополнительных приложений (электронных таблиц, различных баз данных), в которых фактически информация дублируется. Работа в нескольких программах, с повторным вводом одной и той же информации, приводит к снижению производительности работников (по результатам проведенного обследования в среднем на торговой точке на одного клиента затрачивается 60 минут, после устранения дублирования информации этот показатель становится равен 45 минутам). Из-за одновременной работы в нескольких приложениях обслуживается меньше на 10-20 клиентов в день, снижается субъективное мнение о работе предприятия, то есть ухудшается имидж организации. Таким образом, потребность в смене программного обеспечения очевидна. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» не подверглись сильным изменениям и остались в имеющемся состоянии.
Из всего выше перечисленного следует необходимость перехода ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» , с малой модернизацией бизнес-процессов ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» , что возможно только благодаря смене (модернизации) АИС, но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.
В ходе изучения имеющейся проблемы в отделе продаж ООО «ВОСТОКАЛКО» были найдены три альтернативных вВДКа ее разрешения:
– модернизировать имеющуюся АИС;
– купить АИС;
– разработать новую АИС.
В ходе изучения имеющихся альтернативных решений был выбран наиболее соответствующий предъявляемым к будущей АИС требованиям: разработать АИС «Автоматизация учета платежей по договорам».
После принятия данного решения были созданы следующие документы, позволяющие разработать новую АИС:
– тактико-техническое задание;
– технико-экономическое обоснование;
– техническое задание;
– описание прототипа будущей АИС (детальный проект прототипа).
Внедрение новой АИС «Автоматизация учета платежей по договорам» не только не является статьей затрат для ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» но и позволит принести фирме дополнительный доход в размере 3 245 200 рублей за один год дополнительной прибыли, а так же увеличит имидж ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» благодаря увеличению качества работы сотрудников организации, причем затраты на создание АИС «Автоматизация учета платежей по договорам» окупятся уже через месяц после внедрения последнего модуля в деятельность ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» .
Общее количество затраченных часов разработчика на проектирование и создание новой АИС для ООО «ВОСТОКАЛКО» должно составить 774,94 часа, общее время обучения персонала не должно превышать 5 часов, а, следовательно, при условии, что рабочий день программиста будет длиться 6,5 часов, необходимо нанять работника на 4 месяца работы. Заработная плата разработчика за 4 месяца, с учетом районного коэффициента и отчислений во внебюджетные фонды, составит 46348 рублей.
Общая стоимость разработки новой АИС для ООО «ВОСТОКАЛКО» «Автоматизация учета платежей по договорам», в том числе сопровождение в течение года, составит 59600 рублей.
Затраты на разработку и годовое сопровождение новой АИС ООО «ВОСТОКАЛКО» окупятся менее чем за 1 месяц, а итоговая доходность от принятия такого решения для ОППР ООО «ВОСТОКАЛКО» составит 3245200 рублей.
Заключение
ООО «ВОСТОКАЛКО» специализируется в области коммерческой деятельности: оптово-розничная продажа промышленного оборудования.
ООО «ВОСТОКАЛКО» развивается одновременно с окружающем ее миром, поэтому было назначено обследование деятельности фирмы по направлению автоматизации труда сотрудников организации.
По итогам предпроектного изучения предметной области были выявлено следующее.
Расширение деятельности фирмы сделало проблему автоматизации её бизнес-процессов более острой. Существующие программные средства не могут обеспечить полноценную поддержку бизнес-процессов фирмы без дополнительных приложений (электронных таблиц, различных баз данных), в которых фактически информация дублируется. Работа в нескольких программах, с повторным вводом одной и той же информации, приводит к снижению производительности работников (по результатам проведенного обследования в среднем на торговой точке на одного клиента затрачивается 60 минут, после устранения дублирования информации этот показатель становится равен 45 минутам). Из-за одновременной работы в нескольких приложениях обслуживается меньше на 10-20 клиентов в день, снижается субъективное мнение о работе предприятия, то есть ухудшается имидж организации. Таким образом, потребность в смене программного обеспечения очевидна. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот фирмы не подверглись сильным изменениям и остались в имеющемся состоянии.
Из всего выше перечисленного следует необходимость перехода фирмы на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности фирмы, с малой модернизацией бизнес-процессов фирмы, что возможно только благодаря смене (модернизации) АИС, но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.
В ходе изучения имеющейся проблемы на фирме были найдены три альтернативных варианта ее разрешения:
– модернизировать имеющуюся АИС;
– купить АИС;
– разработать новую АИС.
В ходе изучения имеющихся альтернативных решений был выбран наиболее соответствующий предъявляемым к будущей АИС требованиям: купить АИС «Автоматизация учета платежей по договорам».
После принятия данного решения были созданы следующие документы, позволяющие купить новую АИС:
– тактико-техническое задание;
– технико-экономическое обоснование;
– техническое задание;
– описание прототипа будущей АИС (детальный проект прототипа).
Внедрение новой АИС «Автоматизация учета платежей по договорам» не только не является статьей затрат для фирмы но и позволит принести фирме дополнительный доход в размере 3 245 200 рублей за один год дополнительной прибыли, а так же увеличит имидж фирмы благодаря увеличению качества работы сотрудников организации, причем затраты на создание АИС окупятся уже через месяц после внедрения в деятельность фирмы.
Список использованной литературы
1. Борисов, М.Л. Автоматизация договорной деятельности в многофилиальной компании [Текст] / М.Л. Борисов, Б.Э. Дадашев, В.С. Плаунов, Ф.Х. Тиморшина // Современные наукоемкие технологии. – 2015. – № 12-2. – С. 213-218.
2. Гагарина, Л. Г. Технология разработки программного обеспечения [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению 230100 «Информатика и вычислительная техника», специальности 230105 «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем» / Л. Г. Гагарина, Б. Д. Виснадул, Е. В. Кокорева ; под ред. Л. Г. Гагариной. — Москва : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2013. — 400 с. http: //znanium.com/go .php?id=389963
3. Голицына, О. Л. Программное обеспечение [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по группе специальностей «Информатика и вычислительная техника» / О. Л. Голицына, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Форум, 2013. — 447 с. 11экз.
4. Дюднев, А.Ю. Автоматизация договорной деятельности ООО «ПАНДА» [Текст] / А.Ю. Дюднев, Н.А. Чеботарев // В сборнике: Прикладная информатика (в экономике) : аннотированный сборник дипломных работ студентов специальности 080801 Остринская Л.И. [Электронный ресурс]. Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия (СибАДИ)»; сост. Л.И. Остринская. – Омск, 2014. – С. 35-38.
5. Емельянова, Н. З. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по группе специальностей «Информатика и вычислительная техника» / Н. З. Емельянова, И. И. Попов, Т. Л. Партыка. — Москва : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2014. — 432 с. http://znanium.com/go.php?id=419815
6. Заботина, Н. Н. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 09.03.03 «Прикладная информатика (по областям)» и другим экономическим специальностям / Н. Н. Заботина. — Москва : ИНФРА- М, 2016. — 331 с. http://znanium.com/go.php?id=542810
7. Заботина, Н. Н. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям)» и другим экономическим специальностям / Н. Н. Заботина. — Москва : ИНФРА-М, 2014. — 331 с. http://znanium.com/go.php?id=454282
8. Коваленко, В. В. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс]: учебное пособие для студентов (бакалавров и специалистов) вузов, обучающихся по направлению 230700 Прикладная информатика (профили: экономика, социально-культурная сфера) и специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям применения)» / В. В. Коваленко. — Москва : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2014. — 320 с. http://znanium.com/go.php?id=473097
9. Паттерны проектирования [Текст]: производственно-практическое издание / Эрик Фримен, Элизабет Фримен при участии Кэтти Сьерра и Берта Бейтса; [пер. с англ. Е. Матвеева]. — Санкт-Петербург [и др.]: Питер, 2015. — 645 с. 5экз.
10. Федорова Г. Н. Разработка, внедрение и адаптация программного обеспечения отраслевой направленности [Электронный ресурс]: учебное пособие (09.02.05 Приклад. информатика (по отр.), ПМ «Разработка, адаптация и внедрение програм. обеспечения отр. направленности) для профессиональных образовательных организаций / Г. Н. Федорова. — Москва : КУРС: ИНФРА-М, 2016. — 336 с. http://znanium.com/go.php?id=544732
11. Филиппов, А.М. Автоматизация и ее применение в учете и управлении договорным процессом [Текст] / А.М. Филиппов // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. – 2013. – № 2 (50). – С. 1.
12. Штерензон, В.А. Автоматизация учета договорной деятельности предприятия [Текст] / В.А. Штерензон, А.В. Климова // Аллея науки. – 2018. – Т. 1. – № 6 (22). – С. 628-637.