ВВЕДЕНИЕ
1.СЭД И ECM-СИСТЕМЫ – ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
1.1 Назначение, состав СЭД
1.2 Общая характеристика ЕСМ
2.СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СЭД И ECM-СИСТЕМЫ
2.1 Сравнение с аналогами
2.2 Общее и различие СЭД и ECM-системы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы настоящего исследования. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.
Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [1].
Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.
Независимо от того, чем определяется интерес к документно-ориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.
В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.
Необходимость автоматизации документооборота организации определяет актуальность данной темы.
Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объект исследования – СЭД и ECM-системы.
Предметом исследования выступает система электронного документооборота.
Целью работы является анализ общности и различий СЭД и ECM-системы.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
1. изучить теоретические аспекты электронного документооборота;
2. проанализировать возможности СЭД
3. проанализировать возможности ECM-системы:
4. выявить анализ общности и различий СЭД и ECM-системы
Теоретическое исследование проводилось методом анализа литературы и нормативных справочников, положений организации, функциональных обязанностей.
В работе использовались следующие методы исследования – изучение, анализ, обобщение.
В структурном отношении настоящая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы
1. СЭД и ECM-системы – теоретические аспекты
1.1 Назначение, состав СЭД
По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
ЮС следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).
В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения) так и путем свободной маршрутизации документов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организаций, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
1.2 Общая характеристика ЕСМ
Начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management — ЕСМ)», а не управление электронным документооборотом (в соответствии с «Forrester TechRankings»). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.
С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ЕСМ-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций.
Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними.
Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого.
В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД.
Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров.
Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:
Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа).
ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.
Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.
Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД.
Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.
Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами.
Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.
2 Сравнительный анализ СЭД и ECM-системы
2.1 Сравнение с аналогами
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.
Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого.
Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы.
Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.
Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.).
На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.
Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).
Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.
Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др.
Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса).
Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями.
Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев).
После такой интеграции стало возможно делать «снимки» Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).
Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).
Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем.
По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на «второстепенных» вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.
Можно также отметить специальные модули управления электронными документами, встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.
2.3 Общее и различие СЭД и ECM-системы
История развития отечественного рынка систем автоматизации документооборота насчитывает более 20 лет. Процесс начался задолго до того, как на нашем рынке появились системы класса ECM (Enterprise Content Management), и даже задолго до появления самого термина. Рынок СЭД/ECM-систем развивался в России самобытным путем, в результате сегодня на нем царят разнообразие и успешная конкуренция с западными ECM-системами ведущих мировых производителей. Причем это наблюдается не только в России, но и на всем пространстве бывшего СССР.
Сегодняшняя устойчивая двойная аббревиатура СЭД/ECM появилась относительно недавно (раньше было принято разделять эти два класса систем), и она отражает тот факт, что предложение производителей программного обеспечения существенно отличается от классического рынка ECM-систем. Дело в том, что изначально российские СЭД западные ECM-системы решали разные задачи и были мало похожи по функциональности [2].
Первые российские СЭД автоматизировали традиционное для нас делопроизводство. Их задачи сводились к ведению регистрационных журналов корреспонденции и организационно-распорядительной документации (ОРД), отслеживанию перемещения бумажных документов, фиксации выданных руководителями резолюций в учетных карточках документов. Стали возможными контроль хода исполнения этих резолюций, формирование отчетов.
Автоматизация при этом пребывала условной, поскольку документы оставались бумажными, а руководители долгое время продолжали работать в традиционной манере, не используя компьютер.
Таким образом, российские СЭД изначально представляли собой специфический класс учетных систем, работающих со сложными структурированными данными (это учетные карточки документов резолюций), с довольно сложной системой представления информации и формирования отчетности.
По оценке TAdviser, в 2016 году положительная динамика российского рынка СЭД/ECM-систем сохранилась. Как и годом ранее она составила 10%, при этом объем рынка в рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей, рис.1.
Рисунок 1- Динамика российского рынка СЭД/ECM, млрд.руб.
Западные системы – предтеча современных ECM-систем – системы класса DMS (Document Management System) обеспечивали централизованное хранение электронных документов.
В их задачи входили надежное хранение разнородной файловой информации, поиск, разграничение прав доступа. DMS-системы работали именно с неструктурированным контентом – файлами электронных документов, и основной их задачей было – заменить многочисленные «файловые помойки», упорядочить централизовать хранение документов организации.
На протяжении 10–15 лет происходила постепенная конвергенция этих двух классов систем. Российские СЭД научились работать с электронными документами, приобрели функции «захвата» (capturing) документов, полнотекстового поиска и достаточные средства масштабирования.
Западные ECM тоже значительно прогрессировали: за это время в них появились развитые средства управления метаданными, дизайнеры форм, развитые системы классификации и пр.
И российские СЭД, и западные ECM-системы конвергировали с Workflow-системами, которые, в свою очередь, преобразовались в BPM (Business Process Management).
На рисунке 2 представлена доля проектов СЭД/ECM по отраслям.
В СЭД- и ECM-системах появились конструкторы бизнес-процессов, развитые средства маршрутизации документов и работы с заданиями.
Со временем на базе западных ECM-платформ российскими интеграторами были созданы надстройки – приложения, автоматизирующие традиционные задачи российского делопроизводства, которые в российских СЭД уже являются неотъемлемой частью функциональности самой платформы.
Все эти процессы и позволяют нам говорить о едином рынке СЭД/ECM, на котором успешно сосуществуют российские и западные системы, предлагая заказчикам в целом схожую функциональность [3].
Рисунок 2 – Доли проектов СЭД/ECM по отраслям.
Российский рынок СЭД/ECM – достаточно зрелый, стабилизировавшийся и неплохо сегментированный. Сегодня на нем наиболее активно представлены западные ECM-системы IBM File Net, OpenText (поглотившая недавно систему Documentum, хорошо представленную на нашем рынке), Microsoft SharePoint и система Alfresco. Количество российских систем, имеющих значительное число внедрений и хорошо зарекомендовавших себя на рынке, превышает десяток. Большая часть из них представлена в едином Реестре отечественного программного обеспечения, ориентированы они на различные масштабы и типы потребностей – от быстрого внедрения стандартных процессов для небольших компаний до полноценных масштабируемых платформ с развитыми инструментами кастомизации.
Несмотря на то что сближение СЭД и ECM происходило непрерывно, разница и специфика все-таки есть. Западные ECM-системы в базе решают инфраструктурную задачу – обеспечивают централизацию работы с файлами и предоставляют соответствующие средства для других систем (ярким примером такой интеграции является возможность использования ECM-системы OpenText для хранения файловой информации, порождаемой ERP системы SAP). На базе ECM-платформ также реализованы готовые инструменты автоматизации частных задач, специфичных для западного потребителя.
Примером является Digital Asset Management –управление цифровыми активами организации, которые реализуют процессы контроля лицензий на использование сертификатов, патентов и мультимедийного контента, процессы защиты прав и пр.;
Record Management – управление записями (юридически значимыми документами), системы данного класса реализуют специфические тре бования по организации архивного хранения документов, подпадающих под требования госорганов (DoD 5015.2, MoReq 2010) по организации долгосрочного хранения электронных документов.
Названные два класса задач не особенно востребованы в России в силу пока слабого внимания цифровым активам и отсутствия формализованных требований организации хранения электронных документов. При этом ECM-системы, как уже было отмечено, не содержат готовых инструментов автоматизации делопроизводства – их предлагают отечественные интеграторы в качестве дополнительных программных расширений ECM-платформы.
Традиционно к задачам ECM-платформ относилась и задача Web Content Management – управление содержимым корпоративного веб-сайта, однако в последнее время ее решение выделилось в отдельный класс систем CMS (Content Management System). Несмотря на близкие аббревиатуры, CMS и ECM – это сегодня два различных класса систем, реализующих разные инструменты для разных задач [4].
Еще одно различие СЭД и ECM связано с распространенным мнением, что западные ECM-платформы архитектурно более готовы к реализации высоконагруженных и масштабных проектов. Если говорить о практике, то, конечно, ECM-платформы обладают существенно большим количеством предъявляемых масштабных внедрений, однако если рассматривать внедрения именно в России за последние пять лет, то самые масштабные проекты реализованы именно на отечественных продуктах. Российские разработчики прикладывают много усилий для обеспечения масштабируемости своих решений. Компания Docsvision, например, за последний год радикально модифицировала архитектуру платформы Docsvision в настоящее время проводит амбициозные нагрузочные тесты, которые должны продемонстрировать нагрузку в 100 тыс. одновременных пользователей на одном централизованном сервере.
Что касается средств разработки и кастомизации, то принципиальной разницы между этими классами систем уже нет. Естественно, каждая конкретная система реализует несколько отличные модели приложений на базе платформ и различные средства конструирования.
В любом случае в ней должны присутствовать средства моделирования и быстрой разработки приложений. Например, конструкторы форм жизненного цикла документов, конструкторы процессов и отчетов, а также другие специфичные для той или иной системы наборы средств быстрой разработки позволяют адаптировать к реальным процессам компании приложения на базе платформы и создавать новые решения. Российские системы сегодня лучше адаптированы к решению задач с российской спецификой [5].
Подводя итог, можно сказать: выбор между российскими и западными СЭД/ЕСМ-системами сводится сегодня к тому, какую задачу необходимо решать в первую очередь. Если это задачи традиционной автоматизации документооборота с российской спецификой, согласование договоров и разработка специфических бизнес-процессов, то здесь оптимальный вариант – российские системы. Если речь идет об инфраструктурной задаче создания централизованного масштабируемого архива, работать с которым будут различные подсистемы ИТ организации, то, возможно, стоит обратить внимание на ECM. Немаловажную роль играет и ценовой фактор, и сегодня, по понятным причинам, ПО отечественного производства выглядит более предпочтительно.
Функциональность СЭД/ECM-платформы как основа создания системы управления знаниями. Сегодня при выборе платформы для автоматизации документооборота заказчики обращают внимание в первую очередь на возможность автоматизации конкретного бизнес-процесса.
Скажем, необходимо автоматизировать управление договорным процессом, обеспечить контроль исполнительской дисциплины в рамках контура общего делопроизводства и пр. Однако, внедряя платформу СЭД/ ECM, мы создаем предпосылки для ее использования в самых разнообразных контекстах, для внедрения в организации единого централизованного репозитория всех документов организации и таким образом создания системы управления знаниями.
На рисунке 3 представлены основные функции СЭД.
Рисунок 3 – Основные функции СЭД.
Помимо средств масштабирования платформы следует обратить внимание на средства структурирования информации. В системе должны быть реализованы развитые механизмы управления метаданными (это структурированные данные, связанные с документом), которые используются для атрибутивного поиска, автоматический структуризации хранилища, управления процессами обработки документов в хранилище, а также разграничения прав доступа к документам.
Система должна позволять: создавать описания метаданных для различных типов документов без программирования и предоставлять инструменты конструирования форм для ввода и модификации этих метаданных; создавать различные справочники и связывать метаданные со справочниками; строить различные статические динамические (классификаторы могут строиться на базе метаданных документов) классификаторы для документов. В последнее время все чаще возникает задача автоматизированного (с использованием средств искусственного интеллекта) заполнения метаданных классификации на основе содержания документов [6].
Вторая группа функций, которые должна реализовывать платформа, – управление безопасностью. Сегодня для большей гибкости используются три способа управления правами доступа: традиционная дискреционная безопасность на основе статических списков доступа с заданными правами; мандатная безопасность на основе грифов безопасности документов и уровней допуска пользователей; наиболее гибкая модель контекстно ролевой безопасности, когда возможность выполнять те или иные операции с документам зависит не только от принадлежности пользователя к группе, но и от содержимого документа и стадии его жизненного цикла.
Третья группа функций связана с возможностью автоматизированного ввода (Capturing) бумажных документов в систему. Сегодня востребованы не только простые механизмы потокового сканирования, но и средства автоматического распознавания текстов и форм (включая интеллектуальное распознавание атрибутов в немашиночитаемых формах), и даже средства распознавания рукописных документов и форм.
Как уже было отмечено, фактически стандартным требованием к системам автоматизации документооборота стало наличие полноценной BPM-системы, которая позволяет моделировать различные процессы с помощью визуальных инструментов, обеспечивать их отладку и визуальный мониторинг их реализации. В последние годы конвергенция ECM- и BPM-систем стала одним из главных трендов развития отрасли. BPM-подсистемы позволяют не только быстро и гибко автоматизировать процессы обработки документов в компании, но и собирать различные метрики о качестве этих процессов, реализовывать различные сервисные функции по обслуживанию системы и средства мониторинга отклонений от нормального режима функционирования системы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Электронный документ – это набор информации, который может включать в себя звуковые файлы, изображения, текст и сохраненный на компьютере. Примером электронного документа является договор в pdf или word формате. Такой документ сопровождается описанными атрибутами – датой создания, названием, автором. По поиску очень легко найти нужный документ.
Система электронного документооборота (СЭД) – программный продукт, позволяющий организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск), а также обеспечить их взаимодействие с персоналом компании (передачу, доработку, выдачу изменений и т.д.).
ЕСМ – система, позволяющая управлять информацией внутри компании. Данное определение на много шире, чем СЭД. ЕСМ-система подразумевает под собой целый набор методологий и технологий, принимающихся для сбора, актуализации, управления, доставки и согласования информации всем сотрудникам внутри компании. Для преобразования СЭД в ЕСМ необходимо наличие у первой возможности хранения, сканирования, гарантии сохранности документов, правильное их хранение и ряд других особенностей.
Тенденцией последнего времени стала тесная интеграция средств коллективной работы в базовые инструменты платформы. Это дает возможность формировать рабочие группы, создавать для них временные хранилища документов, средства группового редактирования контента, организовывать чаты обсуждения. Появляются также различные инструменты управления микропроектами, динамического формирования так называемых кейсов – наборов документов другой информации, задач процессов по их обработке.
С учетом того, что в системах накапливается большое количество значимой для работы организации информации, актуальной стала интеграция ECM-функций системы и средств корпоративной аналитики. Это обеспечивает возможность формировать различные агрегированные отчеты, размещать отчеты и ключевые показатели процессов на корпоративных порталах и управленческих индикаторах (dashboard). Как правило, такие средства реализуются не внутри ECM-систем, а в интеграции с системами корпоративной аналитики.
Все эти базовые инструменты СЭД/ECM-системы должны быть доступны из любого приложения, создаваемого на ее базе в корпоративной системе автоматизации документооборота, что позволяет воспринимать все приложения как единый комплекс, обеспечивающий возможность переходить с уровня управления информацией в рамках отдельных приложений к уровню управления знаниями на уровне всей организации.
Еще одним из важных трендов в развитии функциональности СЭД/ ECM-платформ в России является группа функций по поддержке работы с юридически значимыми безбумажными документами с учетом специфики требований российского законодательства.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Основы электронного документооборота. [Электронный ресурс]. Дата обновления: 05.05.2020. — URL: https://ecm-journal.ru/category/Osnovy-ehlektronnogo-dokumentooborota.aspx (дата обращения: 05.05.2020).
2. Межкорпоративный документооборот. — 2020 [Электронный ресурс]. Дата обновления: 05.05.2020. — URL: https://ecm-journal.ru/mkdo (дата обращения: 30.05.2020).
3. Технологии ECM. — 2018 [Электронный ресурс]. Дата обновления: 30.05.2020. — URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения: 30.05.2020).
4. Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. — М.: 2014. №2. С. 3-9.
5. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П. Афанасьева. // Секретарское дело. 2017. №1. С. 26-34.
6. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. Пособие для вузов М.: Эксмо, 2014. 624 с.
7. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2013. 272 с.
8. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М.: Термика, 2017.
9. Быкова Т.А. Делопроизводство: учеб. Для вузов М.: МЦФЭР, 2015. — 558 с.
10. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2015. 272 с.
11. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2015. №10. С. 17-22.
12. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2016. 220 с.
13. Бухалков, М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник/ М.И. Бухалков — ИНФРА-М, 2007.
14. Ильиченко, А.Н. Организация и планирование производства: учебное пособие / А.Н. Ильченко и др.- М.: издательский центр «Академия» 2015 – 208 с.
15. Косовец, А.А. Правовое регулирование электронного документооборота/ А.А. Косовец – Издательство «Альфа» — 2013 г. – 105 с.