ВВЕДЕНИЕ
1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
1.1 Организация архивного хранения документов
1.2 Требования по организации архивного хранения документов
2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Мероприятия по обеспечению сохранности документов в архиве
2.2 Обеспечение физико-химической сохранности документов
2.3 Оцифровка как способ архивного хранения документов
2.4 Особенности уничтожения архивных документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.
В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.
При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.
Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Цель настоящей работы – рассмотреть систему мер по обеспечению сохранности архивных документов.
Цель работы определяет следующие задачи :
1. Рассмотреть организацию архивного хранения документов
2. Проанализировать требования по организации архивного хранения документов
3. Рассмотреть Мероприятия по обеспечению сохранности документов в архиве
4. Выявить особенности оцифровки как способа архивного хранения документов
5. Проанализировать особенности уничтожения архивных документов
Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.
Предмет исследования – система обеспечения сохранности документов архива.
В работе использовались следующие методы исследования: изучение, анализ, обобщение
Теоретической базой исследования послужили труды отечественных авторов, а также нормы нормативно-правовых актов.
В структурном отношении настоящая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.
1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
1.1 Организация архивного хранения документов
Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ( в ред.от 08.12.2020 № 429-ФЗ), который был принят 01 октября 2004 г.
В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.
Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.
В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:
Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании .
Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.
Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении .
Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.
1.2 Требования по организации архивного хранения документов
Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.
Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.
Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.
Существуют специальные требования, предъявляемые к хранилищу бумаг.
Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:
безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа .
Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.
На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.
Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.
Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.
Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром .
Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.
2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Мероприятия по обеспечению сохранности документов в архиве
Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению .
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
2. Средства хранения
3. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
4. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон — с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла .
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
5. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
6. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).
В соответствии с «Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий» (М., 1990).
7. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:
наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.
Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).
По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.
8. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
9. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
Топографирование:
1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения .
4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
Дела выдаются из хранилищ:
для использования работниками организации;
для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов .
Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации;
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов;
заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.
Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов:
выдачи дел работникам организации;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел во временное пользование другим организациям.
Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие — до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела .
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.
Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.
При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
2.2 Обеспечение физико-химической сохранности документов
Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
2.3 Оцифровка как способ архивного хранения документов
В настоящее время большую актуальность приобрел вопрос об адекватном переносе текстовых материалов на электронные носители. Кроме освобождения площадей фондов и удобства архивного хранения документов данная технология позволяет обеспечить легких доступ к информации из любой точки мира при условии получения специального разрешения.
В зависимости от установленных законодательством сроков архивного хранения документов (ФЗ- № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 г.) рациональнее использовать разные носители информации. Кроме этого, необходимо обеспечить 100 % сохранность оцифрованных материалов.
Инновационные компьютерные интеграции и создание новых приводов чтения с заменой устаревших создают проблемы с воспроизведением данных, для которых предусмотрены длительные сроки архивного хранения документов. Для этих целей, предлагается проводить периодическую инвентаризацию информационных баз с их переносом на более современные носители.
Как вариант, рассматриваются конвертации в наиболее распространенные файловые типы:
текстовые – txt, rtf, pdf;
графические – tiff, jpg;
таблиц и базы данных – db, dbf, xls, txt;
или, в качестве долгосрочной альтернативы, создание межплатформенных форматов XML.
Подлинность электронных документов
При передаче документов на архивное хранение проводится экспертиза их ценности, согласно установленным законодательством РФ нормам. После определения их значимости и в соответствии с утвержденными сроками архивного хранения документов специалистами производится процедура оцифровки. Для данных целей используется стандартный или промышленный сканер с функцией полноцветного сканирования. Документу присваивается персональное имя и регистрируются учетные электронные данные. Для обеспечения защиты при организации архивного хранения документов в электронном виде используется цифровая подпись (ЭЦП) .
Согласно требованиям положений закона «Об архивном деле в Российской Федерации» передача документов на архивное хранение сопровождается программой, воспроизводящей данную электронную информацию.
Архивное хранение оцифрованных документов на носителях производится в специально оборудованных помещениях фондов.
2.4 Особенности уничтожения архивных документов
Специфика работы особых государственных структур (силовых ведомств, министерств, стратегически значимых объектов), а также коммерческих организаций с высокими требованиями к обеспечению безопасности предусматривает наличие строгих критериев к уничтожению секретных документов.
Хранение и уничтожение архивных документов государственной важности регламентируется положениями нормативно-правовой базы, на основании Закона РФ № 5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993 года (в ред. от 29.07.2018 № 256-ФЗ).
Уничтожение документов проводится в помещениях зоны обеспечения безопасности, исключающей доступ посторонних лиц.
Согласно установленным срокам архивного хранения, на основании экспертизы ценности и по решению специально созданной комиссии в составе не менее 3-х человек происходит уничтожение документов и бумаг.
Членами комиссии утверждается подробный каталожный перечень, при этом каждый документарный носитель рассматривается отдельно на предмет значимости и необходимости его ликвидации.
С момента принятия решения о ликвидации документов происходит их формирование в отдельный блок, который опечатывается.
Непосредственно перед процедурой уничтожения документов контейнеры вскрываются и вторично проверяется точное соответствие наименований, серийных номеров, количества страниц и приложений, наличие дополнительных схем, рисунков, вклеек.
По окончанию процедуры ликвидации составляется Акт уничтожения секретных документов либо на отдельном листе в одном экземпляре для подшивки в специальные папки строгой отчетности либо делается запись в книге учета.
Для уничтожения архивных документов государственной значимости или представляющие коммерческую тайну используются шредеры с функцией повышенного уровня секретности S6 (DI№ 32757) с мелко фрагментарной резкой. По окончанию измельчения остатки обрабатываются химическим реагентом, обеспечивая абсолютную невозможность восстановления.
Хранение и уничтожение документов в организациях, зарегистрированных на территории России, осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона ФЗ- № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004г (опубликован и веден в действие 27 октября 2004 года).
Ответственность за организацию и оформление архивного хранения перед государственными структурами Российской Федерации возложена непосредственно на руководителя компании.
Обязанности по внутреннему управлению архивным хранением закрепляются за выделенным работником предприятия, действующим на основании должностной инструкции и прошедшим необходимое архиварусное обучение.
В случае передачи дел сторонней компании для внеофисного хранения документов, ответственность за соблюдением норм и правил хранения несут уполномоченные представители данного фонда. Негосударственные архивы в обязательном порядке должны иметь лицензию на право занятий данным видом деятельности.
Нарушение правил комплектования, фондирования, размещения и использования документов, находящихся на архивном хранении в организации провоцирует привлечение к ответственности (гражданско-правовой, административной, уголовной) согласно законодательству РФ, что определено в ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
За несоблюдение норм архивного хранения или в случае неправомерного уничтожения документов, ранее установленной даты ликвидации на саму фирму и лично руководство компании может быть наложен административный штраф. Размер определяется в соответствии с утвержденным коэффициентом МРОТ и может составлять сумму до 5 000 рублей (п.15.11 КоАП РФ). Представителями проверяющих органов составляется акт о нарушении норм архивного хранения, который оспаривается только в судебном порядке.
При отсутствии бухгалтерского документа, для которого не истек срок архивного хранения, и при условии, что его игнорирование повлекло за собой изменение налоговой базы в сторону понижения, предприятие уплачивает штраф в размере 15 % от суммы пересчитанного налога.
При грубых нарушениях хранения и уничтожения документов возможно привлечение руководителя фирмы, главного бухгалтера и уполномоченного сотрудника к уголовной ответственности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.
Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.
Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.
Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.
Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.
Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.
При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативные правовые акты:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс 2020.
Основная литература:
5. Горохов, С.Н., Лобанов, Е.М. Современные технологии хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2014. — № 1. – С. 193-200.
6. Гришина, М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. – 2019. — № 2. – С. 48-51.
7. Егоров, С. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. – 2018. — № 6. – С. 19-28.
8. Кузнецов, С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2017. — № 7. — С. 6-12.
9. Приютов, А.В. Техническая укрепленность архивов, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры: нормативная база и практика РГВИА // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2016. – С. 28-33.
10. Савина, Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов: Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми НЦ УрО РАН. – Сыктывкар, 2013. – С.319-336.
11. Тихонов, В.И. Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения (статьи разных лет) / В.И. Тихонов. — М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2019. – 384 с.
12. Управление документацией: прошлое настоящее и будущее: программа Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. памяти Т.В. Кузнецовой, 21-22 марта 2013 г., г. Москва / РГГУ, ИАИ.– М., 2016.– 26 с.
13. Шабанова Т.Е. О некоторых актуальных проблемах сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2017. – С. 3-10.
14. Шарапова, И.С. Основные аспекты превентивной консервации архивных документов // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2016. – С. 10. – 25. Электронные ресурсы:
15. Альбрехт, Б.В. Условия хранения документов в архиве [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://№aar.ru/articles/usloviya-hraeiya-dokumentov-v-arhive. (дата обращения 16.12.2020).
16. Бухгалтерские документы и их архивное хранение [Электронный ресурс]: Электрон.журн. «Клерк.ру». – 2014. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/362051. (дата обращения 16.12.2020).
17. Губина, Е.Р. Современные способы реставрации и консервации архивных документов [Электронный ресурс]: Колледж «Императорский Александровский Лицей». – 2013. Режим доступа: http://apl.com.ru/2019/04/современные-способы-реставрации-и-ко. (дата обращения 16.12.2020).
18. Как восстановить и консервировать поврежденные документы [Электронный ресурс]: «Делис Архив». – 2012. Режим доступа: http://www.archiv.ru/useful_i№formatio№/topical_issues/20356. (дата обращения 16.12.2020)
19. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс]: Система электронного архива. – 2012. Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp?pk=№ode_100078. (дата обращения 16.12.2020)
20. Памятка по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования «Архива города» [Электронный ресурс]: Автоматизированные архивные технологии. Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhiv№oe-delo-pamyatka-po-obespeche№iyu-sohra№№osti-dokume№tov.htm. (дата обращения 16.12.2020).
21. Просюкова, А. Тонкости архивного хранения документов организаций и индивидуальных предпринимателей [Электронный ресурс]: Небо. Онлайн-бухгалтерия. – 2014.