Введение
Глава 1. Разработка концептуальной модели АИС
1.1. Идентификация предметной области автоматизации
1.2.Обоснование выбора методологии и технологии концептуального моделирования АИС
1.3.Разработка и анализ управления библиотекой
1.4.Выявление недостатков и рекомендации по усовершенствованию с помощью ИТ
1.5.Разработка модели и формулировка требований к внедряемой АИС
1.6. Анализ известных ИТ-решений АИС
1.7. Обоснование и постановка задачи на разработку новой АИС
Глава 2. Разработка логической модели АИС
2.1. Обоснование выбора методологии и технологии логического моделирования АИС
2.2. Разработка объектной модели АИС
2.3. Разработка логической модели данных АИС
Заключение
Список используемой литературы
Введение
В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
В общем смысле термин база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.
Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.
Применение «ИС Библиотека» необходимо при организации деятельности таких учреждений, как библиотека. Постоянно растущий библиотечный фонд требует оперативного использования данных и использование «ИС Библиотека» в данном случае очень актуальный вопрос.
Объект данной работы — «ИС Библиотека»
Предмет — проблема организации и хранения данных в данной ИС.
Цель работы — разработать эффективную и удобную базу данных.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.
2. Установить тип связей в таблице.
3. Создать запросы для вывода необходимых полей.
4. Создать формы, отчеты и макросы.
Глава 1. Разработка концептуальной модели АИС
1.1. Идентификация предметной области автоматизации
Настоящее техническое задание распространяется на разработку программы «Библиотека» предназначенной для сбора и хранения информации о книгах и читателях. Предполагается, что данная программа облегчит работу библиотекаря, позволит получать необходимую информацию о книгах и читателях, обеспечит более быстрый поиск книг.
В данном курсовом проекте необходимо разработать базу данных «Библиотека», предназначенную для автоматизации рабочего места работника библиотеки. Она должна обеспечивать просмотр, обработку, ввод новых данных, поиск данных по определённому критерию.
1.2. Обоснование выбора методологии и технологии концептуального моделирования АИС
Одной из наиболее популярных средств формализованного представления предметной области систем, ориентированных на обработку фактографической информации, является модель «сущность — связь».
Семантическую основу ER-модели составляют следующие предположения: [5] 1) Та часть реального мира (совокупность взаимосвязанных объектов), сведения о которых должны быть помещены в базу данных, может быть представлена как совокупность сущностей;
2) Каждая сущность обладает характеристическими свойствами (атрибутами), отличающими ее от других сущностей и позволяющими ее идентифицировать;
3) Сущности можно классифицировать по типам сущностей: каждый экземпляр сущности (представляющий некоторый объект) может быть отнесен к классу — типу сущностей, каждый экземпляр которого обладает общими для них и отличающими их от сущностей других классов свойствами;
4) Систематизация представления, основанная на классах, в общем случае предполагает иерархическую зависимость типов: сущность типа А является подтипом сущности В, если каждый экземпляр типа А является экземпляром сущности типа В;
5) Взаимосвязи объектов могут быть представлены как связи — сущности, которые служат для фиксирования (представления) взаимозависимости двух или нескольких сущностей.
Любой объект предметной области обладает свойствами, часть из которых выделяется как характеристические — значимые с точки зрения прикладной задачи. При этом, например, в процессе анализа и систематизации предметной области обычно выделяются классы —совокупности объектов, обладающих одинаковым набором свойств, задаваемых в виде наборов атрибутов (значения атрибутов для объектов одного класса, естественно, могут различаться). Соответственно, на уровне представления предметной области (т. е. ее мифологической модели) объекту, рассматриваемому как понятие (объект в сознании человека), соответствует понятие сущность; объекту, как части материального мира (и существующему независимо от сознания человека), соответствует понятие экземпляр сущности; классу объектов соответствует понятие тип сущности.
В дальнейшем, поскольку в инфологической модели рассматриваются не отдельные экземпляры объектов, а классы, мы не будем различать соответствующие понятия этих двух уровней, т. е. будем предполагать тождественность понятий объект и сущность, свойство объекта и свойство сущности.
ER-модель, как описание предметной области, должна определить объекты и взаимосвязи между ними, т. е. установить связи следующих двух типов.
1. Связи между объектами и наборами характеристических свойств, и таким образом определить сами объекты.
2. Связи между объектами, задающие характер и функциональную природу их взаимозависимости. [3] ER-моделирование предметной области базируется на использовании графических диаграмм, как простого (привычного), наглядного и в то же время информативного и многоаспектного способа отображения компонентов проекта.
Сущность. Сущность, с помощью которой моделируется класс однотипных объектов, определяется как «предмет, который может быть четко идентифицирован». Так же как каждый объект уникально характеризуется набором значений свойств, сущность должна определяться таким набором атрибутов, который позволял бы различать отдельные экземпляры сущности. Каждый экземпляр сущности должен быть отличим от любого другого экземпляра той же сущности. Сущность имеет имя, уникальное в пределах модели. При этом имя сущности — это имя типа, а не некоторого конкретного экземпляра.
Сущности подразделяются на сильные и слабые. Сущность является слабой, если ее существование зависит от другой сущности — сильной по отношению к ней.
Свойства. Природа свойства, как характер связи свойства с сущностью (объектом), может быть различной. Рассмотрим основные виды свойств.
Свойство может быть множественным или единичным — т. е. атрибут, задающий свойство, может одновременно иметь несколько значений или, соответственно, только одно. Свойство может быть простым (не подлежащим дальнейшему делению с точки зрения прикладных задач) или составным — если его значение составляется из значений простых свойств. В некоторых случаях полезно различать базовые и производные свойства.
Если наличие некоторого свойства для всех экземпляров сущности не является обязательным, то такое свойство называется условным.
Значения свойств могут быть постоянными — статическими или динамическими, т.е. меняться со временем. Свойство может быть неопределенным, если оно является динамическим, но его текущее значение еще не задано.
Свойство может рассматриваться как ключевое, если его значение уникально и, возможно, в определенном контексте, однозначно идентифицирует сущность.
Связи. Кроме связей между объектом и его свойствами, инфологическая модель отражает связи между объектами разных классов. Связь определяется как «ассоциация, объединяющая несколько сущностей».
Эта ассоциация всегда может существовать между разными сущностями или между сущностью и ею же самой (рекурсивная связь).
Как и сущность, связь является типовым понятием, т. е. все экземпляры связываемых сущностей подчиняются правилам связывания типов. Сущности, объединяемые связью, называются участниками. Степень связи определяется количеством участников связи.
Если каждый экземпляр сущности участвует, по крайней мере, в одном экземпляре связи, то такое участие этой сущности называется полным (или обязательным); в противном случае — неполным (или необязательным).
Количественный характер участия экземпляров сущностей (один или многие) задается типом связи (или мощностью связи). Возможны следующие типы: «один к одному» (1:1), «один ко многим» (1:М), «многие к одному» (М:1), «многие ко многим» (М:М).
Следует отметить, что инструмент связей — это средство представления сложных объектов, каждый из которых может рассматриваться как множество некоторым образом взаимосвязанных простых объектов. Деление на простые и сложные объекты, также как и характер взаимосвязи, является условным и определяется особенностями анализа предметной области, т. е. в конце концов — характером использования данных о предметах в решаемых прикладных задачах.
Как отмечалось ранее, одна из основных целей семантического моделирования состоит в том, чтобы результаты анализа предметной области были отражены в достаточно простом, наглядном, но в то же время формализованном и достаточно информативном виде [7] В этом смысле ER-диаграмма является очень удачным решением. В ней сочетаются функциональный и информационный подходы, что позволяет представлять как совокупность выполняемых функций, так и отношения между элементами системы, задаваемые структурами данных. При этом графическая форма позволяет отобразить в компактном виде (за счет наглядных условных обозначений) типологию и свойства сущностей и связей, а формализмы, положенные в основу ER-диаграмм, позволяют использовать на следующем шаге проектирования логической структуры базы данных строгий аппарат нормализации.
Сущности. Каждый тип сущности в ER-диаграммах представляется в виде прямоугольника, содержащего имя сущности.
Свойства. Свойства служат для уточнения, идентификации, характеристики или выражения состояния сущности или связи. Свойства отображаются в виде эллипсов, содержащих имя свойства. Эллипс соединяется с соответствующей сущностью или связью линией.
Контур эллипса рисуется двойной линией, если свойство многозначное.
Эллипс соединяется пунктирной линией, если свойство условное.
Связи. Связь — это графически изображаемая ассоциация, устанавливаемая между сущностями. Каждый тип связи на ER-диаграмме отображается в виде ромба с именем связи внутри. [4] Стороны ромба рисуют двойными линиями, если это связь сущности слабого типа с сущностью, от которой она зависит.
1.3.Разработка и анализ управления библиотекой
Требования к программе или программному изделию.
а) Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:
— Ввод информации о читателях;
— Ввод информации о книгах;
— Добавление, удаление и редактирование информации;
-Получение необходимой информации о долгах читателя, совершенных операциях с определенной книгой;
б) Исходные данные.
— Данные о читателях;
— Данные о книгах;
в) Результаты работы.
— список долгов читателя;
— список операций, совершенных с определенной книгой;
— список операций, совершенных со всеми книгами;
— список операций, совершенных с участием определенного читателя;
— список выданных книг;
— список свободных книг;
Требования к надежности.
а) Предусмотреть контроль вводимой информации,
б) Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя
в) Обеспечить целостность хранимой информации,
Требования к составу и параметрам технических средств.
а) Система должна работать на IBM совместимых компьютерах.
б) Минимальная конфигурация:
— центральный процессор класса Pentium III 433 МГц;
— объём оперативной памяти не менее 64 Mb;
— минимальная ёмкость жесткого диска 3 Gb;
— стандартный манипулятор «мышь»;
— стандартная клавиатура;
— стандартный SVGA монитор;
— операционная система типа Windows, XP,7, 8;
— стандартный дисковод FDD;
— стандартный привод CD-ROM.
1.4.Выявление недостатков и рекомендации по усовершенствованию с помощью ИТ
Многие организации, занимающиеся созданием программного обеспечения до 50% средств, выделенных на разработку программ, тратят на тестирование, что составляет миллиарды долларов по всему миру в целом. И все же, несмотря на громадные капиталовложения, знаний о сути тестирования явно не хватает и большинство программных продуктов не приемлемо, ненадёжны даже после основательного тестирования.
О состоянии деятельности лучше всего свидетельствует тот факт, что большинство людей, работающих в области обработки данных, даже не могут правильно определить понятие тестирование, и это на самом деле главная причина неудач. Если спросить любого профессионала определить понятие «тестирование» либо открыть (как правило, слишком краткую) главу о тестировании любого учебника программирования, то скорее всего можно встретить такое определение: «Тестирование — процесс, подтверждающий правильность программы и демонстрирующий, что ошибок в программе нет». Основой недостаток подобного определения заключается в том, что оно совершенно неправильно, тактически это почти определение антонима слова «тестирование». Поэтому определение описывает невыполнимую задачу, а так как тестирование зачастую все же выполняется с успехом, по крайней мере, с некоторым успехом, то такое определение логически не корректно. Правильное определение тестирования таково: «тестирование — процесс выполнения программы с намерением найти ошибки». [6] Тестирование оказывается довольно необычным процессом (вот почему оно и считается трудным) так как это процесс разрушительный. Ведь цель проверяющего заставить программу сбиться. Он доволен, если это ему удается, если же программа на его тесте не сбивается, он не удовлетворен. Невозможно гарантировать отсутствие ошибок в программе, в лучшем случае можно попытаться показать наличие ошибок. Если программа правильно ведет себя для значительного набора тестов, нет оснований утверждать, что в ней нет ошибок. Со всей определенностью можно лишь утверждать, что неизвестно когда эта программа не работает, конечно, если есть причина считать данный набор тестов способным с большой вероятностью обнаружить все возможные ошибки, то можно говорить о некотором уровне уверенности в правильности программы, устанавливаемые этими тестами.
Роль тестирования состоит в том, чтобы определить местоположение немногочисленных ошибок, оставшихся в хорошо спроектированной программе.
Отладка — это деятельность, направленная на обнаружение и исправление ошибок с использованием процессов выполнения всех программ.
Тестирование ПС — это процесс выполнения программы на некотором наборе данных, для которого заранее известен результат применения или известно поведение программы. Указанный набор данных называется тестом. Таким образом, отладку можно представить в виде многократного повторения трёх процессов:
· Тестирование в результате, которого обнаруживаются ошибки;
· Поиск места ошибки в программе и документации;
· Редактирование программы и документации с целью устранения ошибок. [2] Процесс тестирования
После завершения работы над программой проводилось её тестирование. Процесс тестирования проводился в процессе работы с программой. Он заключался в следующем: при работе вводилась необходимая информация с клавиатуры, далее прослеживалось, как поведет себя программа на определенном этапе работы. При возникновении ошибок и недочетов, они исправлялись. При нажатии определенных клавиш и кнопок в самой программе либо выполняются определенные действия, либо выводятся соответствующие сообщения о неправильном вводе или ошибке в коде программы.
1.5.Разработка модели и формулировка требований к внедряемой АИС
Стадии и этапы разработки:
а) Подготовительная работа;
б) Анализ требований к системе;
в) Проектирование архитектуры к системе;
г) Анализ требований к программной системе;
д) Проектирование архитектуры программной системы;
е) Проектирование программной системы;
ж) Кодирование и тестирование программных средств;
з) Установка программного средства.
Порядок контроля и приемки
Программа должна быть испытана различными методами тестирования.
Порядок проведения тестирования:
а) Запуск программы.
б) Ввод информации в поля ввода.
в) Использование различных кнопок и меню, находящихся в программе.
г) Оценка правильности выполнения работы.
д) Принятие решения о дальнейшем испытании[1] 1.6. Анализ известных ИТ-решений АИС
Требования к информационной и программной совместимости.
Для работы программы требуется инсталлировать на компьютер систему программ 1С: Предприятие.
Требования к программной документации.
В состав сопровождающей документации входят: руководство программиста, руководство пользователя.
1.7. Обоснование и постановка задачи на разработку новой АИС
АИС должна позволять автоматизировать все библиотечные процессы. Теперь библиотека должна взять на себя функции хранения и распространения не только печатной, но и электронной информации, полученной из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.).
Система должна позволить вести всю документацию «на современном уровне», поддерживать базу данных читателей, каталог художественной и учебной литературы, производить поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводить списание устаревшей и испорченной литературы и ряд других операций.
В данной модели представлены группы работников и их связи.
Модель состоит из четырех уровней:
1 уровень: Директор библиотеки;
2 уровень: Зам. директора по персоналу, зам. директора по обслуживанию и начальник отдела кадров;
3 уровень: Научно-методический отдел, абонемент, сектор регистрации пользователей, отдел автоматизации и читальный зал;
4 уровень: Заведующие отделами и сотрудники.
Сектор регистрации пользователей. Функции отдела
— Предоставление информации о составе библиотечного фонда, о наличии в фонде конкретного документа;
— каталогов;
— Доступ к электронным каталогам «Статьи», «Новые поступления литературы», «Краеведение»;
— Консультационная помощь в поиске информации.
Абонемент. Функции отдела
— Обеспечение свободного доступа к универсальному документному фонду отдела обслуживания;
— Предоставление документов для использования вне библиотеки на определенных условиях;
— Организации комфортного пространства для обслуживания пользователей;
Отдел автоматизации. Функции отдела
— Повышение качества библиотечных услуг на основе автоматизации библиотечно-информационных процессов.
— Организация функционирования автоматизированной информационно-библиотечной системы
— Воспитание компьютерной грамотности сотрудников, умения ориентироваться в информационных системах и базах данных.
— Взаимодействие с библиотеками и другими учреждениями по вопросам внедрения и эксплуатации автоматизированных библиотечных систем.
Читальный зал. Функции отдела
— Предоставление документов для работы в помещении библиотеки в ее рабочее время;
— Организация книжных выставок-просмотров;
— Обслуживание иногородних пользователей;
— Предоставление в пользование справочного фонда (Энциклопедии, словари, справочники…) и последних номеров периодики за текущий год;
— Содействие повышения информационной культуры.
Предметом проектирования являются процессы в библиотеке, которые необходимо описать и в дальнейшем автоматизировать. Работа с посетителем организована следующим образом: у каждого приходящего, пользующегося услугами библиотеки должен быть читательский билет. После этого сотрудники библиотеки выясняют, какая книга нужна и проверяют, есть ли она в наличии.
После этого сотрудник библиотеке оговаривает сроки, в которые книга должна быть сдана обратно в библиотеку. Забронировать книгу или продлить ее нахождение «на руках» можно по телефону, который принадлежит данной библиотеке.
Данная программа быстро окупит затраченные на нее средства, так как она не требует больших ресурсов компьютера, и будет пользоваться спросом на рынке. Программа имеет аналоги, но по сравнению с ними она более доступна, с удобным интерфейсом, понятным даже не квалифицированному пользователю.
Приступим к ее разработке в Access.
Глава 2. Разработка логической модели АИС
2.1. Обоснование выбора методологии и технологии логического моделирования АИС
Разработанная база данных «Библиотека» предназначена для использования в учреждениях библиотек. Основной функцией является хранение данных и простота поиска взятых книг по их типам, авторам, либо за определенную дату.
Основные объекты:
1) книги;
2) читатели.
Для работы базы данных необходимы следующие ресурсы:
• процессор Pentium 133 или выше;
• минимальный объем оперативной памяти — 32 Мбайт;
• жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 100 Мбайт;
• рекомендуется монитор типа VGA или с лучшей пазрешающей способностью;
• CD-ROM, клавиатура, мышь.
Для запуска данной базы данных требуется Visual Fox Fox Pro 6 и операционную систему: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP.
Основные объекты данной информационной системы:
• «Сведения о книге» — хранит информацию о книгах;
• «Сведения о читателе» — содержит личные данные читателя;
• «Учет выдачи» — содержит информацию о выдачах и возвратах книг.
2.2. Разработка объектной модели АИС
Access 2007 позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.
Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.
Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.
Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».
В базе данных «Библиотека» таблицы связаны друг с другом двумя связями «один ко многим» и представляют, тем самым, связь «многие ко многим».
Рис. 1. Связи
2.3. Разработка логической модели данных АИС
Запросы
Запрос представляет собой специальную функцию, позволяющую выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.
Таблица 1 «Функции и выполняемые операции»
Функция Выполняемая операция
Sum Суммирование значений определенного поля
Avg Вычисление среднего значения
Min Вычисление минимального значения
Мах Вычисление максимального значения
Count Вычисление количества записей в определенном поле
First Определяется первое значение в указанном поле
Last Определяется последнее значение в указанном поле
StDev Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var Вычисляется вариация значений данного поля
Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.
Рис. 2. Запрос «История прочитанных книг»
Запрос «История прочитанных книг» отображает все книги, бравшиеся читателем в данной библиотеке.
Рис. 3. Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями»
Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями» показывает номер книги, которая неоднократно бралась читателями.
Рис. 4. Запрос «Книги, выданные зимой»
Запрос «Книги, выданные зимой» показывает, какие книги были выданы в зимние месяцы.
Рис. 5. Запрос «Поиск книги по автору»
Запрос «Поиск книги по автору» позволяет отыскать книгу по ФИО автора.
Рис. 6. Запрос «Книги изданные раньше 2000 года»
Запрос «Книги изданные раньше 2000 года» отображает все книги, год издания которых раньше 2000 года.
Рис. 7. Запрос «Книги, находящиеся на руках»
Запрос «Книги, находящиеся на руках» показывает те книги, которые были выданы читателю но не возвращены им.
Рис. 8. Запрос «Поиск книги по интересующему жанру»
Запрос «Поиск книги по интересующему жанру» позволяет найти книгу по интересующему жанру.
Рис. 9. Запрос «Постоянные читатели»
Запрос «Постоянные читатели» показывает тех читателей, которые брали книги в данной библиотеке 3 и более раз.
Рис. 10. Перекрестный запрос «Учет выдачи»
Перекрестный запрос «Учет выдачи» выводит читателей и номер книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.
Формы
Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.
После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.
Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.
В Access 2007 существует несколько способов создания форм:
Таблица 2 Способы создания форм
Автоформа
Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки готовых форм.
Сводная диаграмма Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP
Существует несколько разновидностей автоформ:
Форма — создание формы для ввода данных по одной записи за раз
Разделенная форма — создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.
Несколько элементов — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку
При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.
Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:
Рис. 11. Форма «Личные данные о читателе»
Форма «Личные данные о читателе» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.
Рис. 12. Форма «Сведения о книге»
Форма «Сведения о книге» выполнена в ленточном виде и позволяет просматривать большое количество полей одновременно.
Рис. 13. Форма «Учет выдачи»
Форма «Учет выдачи» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.
Рис. 14. Форма «Читатель и бравшиеся им книги»
Форма «Читатель и бравшиеся им книги» представляет собой подчиненную форму, включающую в себя таблицу «Учет выдачи» и позволяет просмотреть данные о читателе и книгах, взятых им.
Рис. 15. Главная кнопочная форма
Главная кнопочная форма представляет собой форму, которая позволяет производить операции открытия запросов, форм и отчетов, путем нажатия соответствующей кнопки в области формы.
Отчеты
Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).
Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.
Использование отчетов имеет следующие достоинства:
• данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.
Отчеты можно создавать двумя способами:
1) при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;
2) «вручную».
Рис. 16. Отчет «Полная информация о книге»
Отчет «Полная информация о книге» выводит полную информацию о книге и представлен в виде столбца.
Рис. 17. Отчет «Сведения о читателе»
Отчет «Сведения о читателе» сортирует читателей по номеру читательского билета и представлен в ленточном виде.
Рис. 18. Отчет «Учет выданных книг»
Отчет «Учет выданных книг» позволяет просмотреть данные о выдачах книг, сроках использования.
Макросы
Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.
При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.
Так, была создана функционирующая база данных управления библиотекой. Полное внедрение автоматизированной библиотечной системы позволило говорить об эффективности, так как:
1) появляется система, которая структурирует различные информационные ресурсы и управляет ими для достижения целей качества образования;
2) появляются управленческие связи нового типа между структурными подразделениями университета, и расширяется круг предоставляемых информационных услуг;
3) обеспечивается развитие информационной грамотности;
Поэтому необходимо было усилие информационно-управленческой роли библиотеки.
Заключение
Таким образом, в процессе проектирования базы данных, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования базы данных. Огромную роль в построении базы данных в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.
Формы играют существенную роль в организации баз данных, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных.
Список используемой литературы
1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 2013.
2. Замулин А. В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2012.
3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2011.
4. Романов Б. Л., Кушниренко А. С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 2012.
5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2013.
6. Бородаев В. А., Кустов В. Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2013.
7. Кузнецов С. Д. Введение в СУБД: часть 4.// Системы Управления Базами Данных, №4, 2013. — С. 114-122.