Лабораторная работа на тему «Excel в Windows» для ПИ ВоГУ

Программа Excel 2000 входит в офисный пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной системы Windows.

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. Книга состоит из листов. Каждый лист – это электронная таблица, являющаяся элементом одного файла – книги.

Прежде, чем приступить к изучению Excel обсудим термин «таблица». Когда пользователь вносит данные в рабочий лист по строкам и столбцам, размещает заголовки строк и столбцов, окружает всё введённое границами, то у него получается «таблица» в прямом понимании этого слова. Но в Excel для данных, введённых в табличной форме, существует ещё одно название – «список». Однако не каждая таблица, созданная пользователем, может называться «списком».

К списку предъявляются вполне определённые требования:

все колонки должны иметь заголовки;

данные в колонках должны быть одного типа;

не должно быть элементов, усложняющих структуру списка, например, строк, в которых вычисляются суммы по столбцам.

Цель занятия: Выполняя последовательно предложенные ниже упражнения, вы познакомитесь с основными приёмами работы с электронной таблицей:

вводом данных в ячейку;

изменением ширины столбца (строки);

выравниванием текста;

выделением столбца (строки), блока ячеек;

вводом формул;

вставкой пустой строки (столбца);

копированием содержимого ячеек;

понятием относительной адресации ячеек.

Запуск Excel в Windows Для запуска Excel в Windows нужно выполнить следующие действия.

Щелкнуть на кнопке Пуск.

В появившемся меню выбрать пункт Программы.

В появившемся меню выбрать MS Office.

В следующем меню щелкнуть на Microsoft Excel Другой способ запустить Excel – щёлкнуть на значке Excel на рабочем столе Windows или из меню MS Office.

ü Задание:

Запустите программу Microsoft Excel , используя значок на рабочем столе Windows.

Электронная таблица состоит из строк и столбцов; строки нумеруются 1,2,…16394; столбцы обозначаются буквами A,B,…,AA,AB,…; всего столбцов 256. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет свой адрес, например, А1, В18, AD243 и т.д. Одна из ячеек явно выделена (обрамлена черной рамкой). Как выделить другую ячейку? Достаточно щелкнуть по ней мышью, причем указатель мыши в это время должен иметь вид светлого креста.

ü

Задание:

Попробуйте выделить различные ячейки таблицы. Для перемещения по таблице воспользуйтесь полосами прокрутки.

Выделите ячейку С3 таблицы и напишите в ней свое имя.

После ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т.е. дать понять программе, что ввод информации в эту ячейку закончен. Зафиксировать данные можно одним из способов:

А) нажать клавишу <Enter>.

Б) щелкнуть мышью по другой ячейке.

В) воспользоваться кнопками управления курсором на клавиатуре (перейти к другой ячейке).

ü

Задание

Зафиксируйте введенное вами имя.

Выделите снова ячейку с вашим именем и воспользуйтесь кнопками выравнивания абзацев.

Каким образом происходит выравнивание? Сделайте вывод.

Верните исходное выравнивание – влево.

Для того, чтобы выделить столбец целиком, достаточно щелкнуть мышью по его заголовку, чтобы выделить строку целиком, нужно щелкнуть мышью по ее заголовку.

ü

Задание

Выделите столбец, в котором расположено введенное вами имя.

Выделите строку таблицы, в которой расположено ваше имя. Следите, как меняется информация в поле имени ячейки.

Выделите ячейку, содержащую ваше имя, и введите с клавиатуры свою фамилию. Зафиксируйте данные. Что произошло? Новые данные заменили исходные.

Вывод: Если выделить ячейку таблицы, содержащую некоторые данные и ввести новые данные с клавиатуры, в ячейке таблицы окажется последняя информация.

Как дополнить содержимое ячейки, не набирая заново все данные?

Содержимое выделенной ячейки дублируется в строке формул. Именно в строку формул щелчком мыши устанавливается традиционный текстовый курсор и затем вводятся требуемые изменения.

ü

Задание

Допишите ваше имя в ячейку, содержащую вашу фамилию. Ввод данных зафиксируйте.

Запись вышла за рамки своей ячейки и заняла часть соседней. Это происходит тогда, когда соседняя ячейка пуста.

Выделите ячейку, расположенную правее ячейки с вашими данными и введите в нее слово –студент.

Теперь видна только часть ваших данных, которая помещается в ячейке. Как же посмотреть всю запись?

Снова выделите ячейку с именем и фамилией и посмотрите в строке формул полное содержимое ячейки.

Вывод: строка формул позволяет:

А) вносить изменения в содержимое выделенной ячейки;

Б) просмотреть содержимое, если запись не видна целиком.

Как увеличить ширину столбца для того, чтобы в ячейке была видна полностью вся запись?

Для этого достаточно подвести указатель мыши к правой границе заголовка столбца, и когда указатель мыши примет вид черной двойной стрелки, (удерживая нажатой левую клавишу мыши), переместить границу столбца вправо. Аналогично можно менять высоту строки.

ü

Задание

Измените ширину столбца, содержащего ваше имя и фамилию так, чтобы весь введенный текст был виден в ячейке таблицы.

Как выделить не одну ячейку, а блок ячеек?

(Несколько ячеек, расположенных рядом). Для этого нужно установить указатель мыши в крайней ячейке выделения и, при нажатой левой клавише, переместить мышь к противоположному краю выделения. Выделенный блок примет вид:

ü

Задание

Выделите блок ячеек с В2:D4.

Для выделения всей таблицы используется «пустая» угловая кнопка, расположенная над заголовком первой строки.

Выделите таблицу целиком. Снимите выделение, щелкнув по любой ячейке.

Как удалить содержимое ячейки?

Для этого достаточно выделить ячейку (или блок ячеек) и нажать клавишу Delete или воспользоваться командой горизонтального меню Правка->Очистить->Все.

ü

Задание

Удалите все свои записи.

Содержимое ячеек Excel Ячейки рабочего листа Excel могут содержать числа, текст, дату, время или формулы. Любая последовательность символов воспринимается как текст. В ячейку входит до 255 символов. Иногда возникает необходимость вводить числа как текст. Тогда перед числом ставится апостроф, например, ’13. Формулы являются удобным средством для работы с данными. Благодаря формулам на рабочем листе появляются вычисленные значения. При вводе формул следуют следующим правилам:

Любая формула начинается со знака равенства «=»;

При создании формул можно использовать:

константы;

адреса ячеек;

обращение к функциям;

знаки операций: + , -, * , / , %,^ ü

Задание

Введите в ячейку А1 число 5, а в ячейку А2 – число 3.

Введите в ячейку А4 формулу =А1+А2, позволяющую вычислить сумму содержимого соответствующих ячеек.

Меняя содержимое ячеек А1 и А2, следите за изменением значения А4.

Поместите в ячейки А5, А6, А7 формулы, позволяющие вычислять разность, произведение и частное чисел из ячеек А1 и А2.

Как вставить пустую строку или пустой столбец?

Выделить ячейку, выше которой (или левее) нужно вставить строку (или столбец).

В меню Вставка выбрать Строки (Столбцы).

ü

Задание

Глядя на полученную табличку трудно понять, что обозначают данные числа. Чтобы прояснить ситуацию, введем заголовки строк и столбцов. Место для заголовков можно создать, вставив, пустую строку выше значений и пустой столбец слева от них. Выполните вставку строки и столбца для заголовков.

Введите в ячейку А1 заголовок – Арифметические действия.

Введите в ячейки А5, А6, А7, А8 соответственно надписи «Сумма», «Произведение», «Частное», «Разность».

Число Числа могут состоять из цифр и любого из следующих спецсимволов: + — /, Е. При вводе чисел следует помнить:

— в число можно включать пробелы, например 15 00;

— десятичный разделитель — запятая, а не точка.

Например, 12 115,16 2/3 1,7E+2 (последнее число представлено в экспоненциальной форме и обозначает 1,7´102). Если ячейка недостаточно широка, чтобы вместить число, Excel попытается представить это число в экспоненциальной форме, если же места не хватает и для такого представления числа, ячейка будет заполнена знаками #. При возникновении подобной ситуации просто увеличьте ширину столбца.

ü

Задание

Введите в ячейки В2 и В3 соответственно пары чисел – (0,4:1,5); (1,2E+2;0,4E+3); (20;0); (15;5). Меняя значения в ячейках В2 и В3 следите как меняются значение в ячейках В5:В8

Как скопировать содержимое ячеек?

При копировании ячеек их содержимое дублируется в новом месте. Существует несколько способов копирования. Отметим два из них:

С помощью панели инструментов или команд меню:

— выделить копируемый фрагмент;

— Правка / Копировать (или кнопка Копировать в буфер);

— щелкнуть мышью в ячейке, определяющей место вставки;

— Правка / Вставить(или кнопка Вставить из буфера).

Копирование с помощью мыши:

выделить копируемый объект курсор (стрелка)подвести к границе объекта, нажать <Ctrl> и удерживать, удерживая <Ctrl> , переместить объект копирования в нужное место, отпустить <Ctrl>, убрать выделение.

ü

Задание

Скопируйте содержимое ячеек В2 и В3 в ячейки соответственно D2 и D3 способом 1.

Скопируйте содержимое ячеек В5:В8 в ячейки соответственно D5:D8 способом 2.

Обратите внимание, что при копировании адреса ячеек в формуле автоматически изменяют свои значения. Адрес является относительным для ячейки, содержащим формулу. Относительная адресация облегчает копирование формул.

Очистить таблицу.

Теперь познакомимся с приёмами оформления таблицы:

— автозаполнением ячеек таблицы числами и формулами;

— обрамлением таблицы;

— оформлением данных в ячейках различными шрифтами;

— приёмами выравнивания по выделенной области;

— первое знакомство с мастером функций;

— приёмом автосуммирования.

Перед нами снова на экране имеется открытая чистая рабочая книга, которая имеет название Книга1, состоящая из рабочих листов. В нижней строке экрана имеются ярлычки рабочих листов, при помощи которых можно активизировать мышью любой рабочий лист. Обычно заполнение книги начинают с первого листа, который называется Лист1. Последовательно, выполняя шаг за шагом задания, приведённые ниже, мы получим красиво оформленную таблицу средствами Excel.

ü

Задание

Измените название листа. Для этого нужно щелкнуть два раза мышкой по ярлычку с названием Лист1 в нижней строке экрана и ввести новое название, например «Мебель».

Начнем создавать таблицу с ввода заголовков. В ячейку А1 вводим название таблицы – «Список мебели»

Заполняем вторую строку таблицы: в ячейку А2 заносим «№», в С2 – «Стол», в D2 – «кух. шкаф», в Е2 – «табурет», в F2 – «всего»

Сначала заполним столбец В: в ячейку В3 заносим «Затраты», и далее последовательно с В4 по В10 – «Розничная цена», «Скидка», «Оптовая цена», « Прибыль за ед.», «Количество», «Доход», «Чистая прибыль». Это необходимые данные для простого бухгалтерского учета. По мере необходимости увеличивайте ширину ячеек так, чтобы весь текст полностью был виден в ячейках.

Займемся форматированием текста. Для этого выделите ячейки второй строки, содержащие текст, и выберите из меню команду Формат->Ячейки. У вас появиться диалоговое окно:

Установите шрифт: Arial, полужирный, размер – 14. Аналогично форматируем текст в ячейках столбца В. Установите шрифт: Arial, полужирный курсив, размер – 12.

Форматируем заголовок таблицы. Выделите ячейки А1:F Выберите из меню Формат

->Ячейки->Выравнивание:

Установите выравнивание по центру и опцию – объединение ячеек.

Заполним остальные столбцы таблицы. Сначала нумерацию в первом столбце. Введите в ячейку А3 число 1, в ячейку А4 число 2, выделите обе ячейки и установите указатель мыши на небольшой кружок в правом нижнем углу второй ячейки. Это манипулятор автозаполнения. При этом указатель мыши примет форму « + », и это означает, что содержимое выделенных ячеек можно распространять на соседние ячейки. Нажмите левую кнопку мыши и, оставляя ее нажатой, передвигайте указатель по остальным ячейкам столбца. После отпускания кнопки весь столбец будет заполнен последовательностью чисел.

Далее заполняем таблицу числами. В ячейки С3:Е3 введите числа: 300, 350, 100; в ячейки С4:Е4 введите числа: 450, 500,150; в ячейки С5:Е5 введите числа:50,50,20; в ячейки С8:Е8 введите числа: 30, 20,50. В остальные ячейки вводятся формулы. В формулах можно использовать названия диапазонов ячеек. Для этого выберите из главного меню команду Сервис->Параметры->Вычисления и установите флажок для опции – допускать названия диапазонов. В ячейку С6 введите формулу =Розничная цена-Скидка. Аналогично введите в ячейку С7 формулу =Оптовая цена – Затраты; в ячейку С9 — =Оптовая цена*Количество;

В ячейку С10 нужно ввести формулу — =Прибыль за ед.*Количество. Используем другой способ введения этой же формулы с использованием мастера функций. Для этого нужно воспользоваться кнопкой ¦ x. Появится меню имеющихся категорий функций. Выбираем категорию – математические, функцию ПРОИЗВЕД.

и заносим в скобки ссылки на ячейки С7 и С8, указав их мышью. Должно получиться ПРОИЗВЕД(С7 ;С8). Этот способ ввода формул считается более предпочтительным.

Как скопировать формулу в несколько рядом стоящих ячеек?

Для того, чтобы скопировать одну формулу в несколько рядом стоящих ячеек можно использовать следующую схему копирования:

— сделать активной ячейку, в которой находится формула;

— установить указатель мыши на манипулятор автозаполнения в правом нижнем углу ячейки, чтобы он принял форму +;

нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, протащить через весь интервал копирования.

Скопируйте выше изложенным способом формулы из столбца С в соседние пустые ячейки столбцов D, E.

Заметим, что цены в таблице должны быть выражены в рублях (денежная единица). Изменим форматы значений ячеек, сначала в одной, например, в ячейке С3. Для этого выберите из меню команду Формат->Ячейки. В появившемся окне выберите Число и числовой формат – финансовый , число десятичных знаков – 2, обозначение – р.

Как изменить формат в остальных ячейках таблицы? Можно поступить следующим образом:

Выделите ячейку С3, щелкните дважды по кнопке Формат по образцу, а затем щелкните по ячейке С4 и перетащите ее на ячейку С10. Исключение составляет значение Количество. Это число не является денежной единицей.

Измените формат ячейки С8 обратно на числовой. (Формат->Ячейки->Числовой) . После десятичной запятой будет отображено 2 знака. Но нам не нужно отображать сотые доли числа, поскольку мебель продается целыми экземплярами. Кнопка Уменьшить разрядность уменьшает количество знаков после десятичной запятой, отображаемое в ячейке. Измените разрядность числа в ячейке С8 до целых.

Осталось скопировать формат столбца С на два соседних столбца D, E. Для этого выделите ячейки С3:С10, затем щелкните дважды по кнопке Формат по образцу и распространите формат на два соседних столбца чисел.

Заполните последний столбец итогов: подсчитайте суммы в ячейках – F3, F8, F9, F Например, в ячейке F3. Сделайте активной ячейку F3 и выберите на Стандартной панели инструментов кнопку со знаком суммы (). В ячейке появится формула для вычисления общей суммы. Нажмите <Enter> или ещё раз щёлкните мышкой по кнопке с изображением суммы, и подсчитанная сумма появится на экране. Аналогично заполните ячейки F8,F9, F10. Итак, таблица заполнена.

Сделайте обрамление таблицы по образцу, приведенному ниже задания. Для этого используйте из меню команду Формат->Ячейки->Граница. Таблицу предварительно выделите целиком. На вкладке – Граница выберите с помощью мыши тип линии.

Образец таблицы:

Таблице можно придать более привлекательный вид, изменив фон и начертание шрифта. Для этого следует воспользоваться функцией Автоформат.

Выделите любую ячейку таблицы. В меню Формат выберите команду Автоформат, а в списке форматов выделите строку Классический2. Щелкнув на название формата в левом списке, вы увидите справа образец его применения.

Запишите рабочую книгу в файл на диске под именем Таблица1 при помощи команды Файл->Сохранить или кнопки Сохранить на Стандартной панели инструментов. В появившемся окне установите свой рабочий диск и каталог, и только потом вводите имя файла и выбирайте Сохранить.

Самостоятельная работа.

Откройте Лист2 и оформите в нем таблицу по образцу:

Указание к выполнению:

Текст в столбце А оформлен шрифтом: Arial Cyr, полужирный курсив, размер – 12; заголовок –шрифт: Arial Cyr, полужирный, размер – 14. При оформлении используйте объединение ячеек и обрамление.

Измените название Лист2 на Заявка. Сохраните рабочую книгу под старым именем.