Лабораторная работа по теме «№ 2, Технология создания и работы с базами данных: Редактирование и модификация таблиц базы данных в СУБД MS ACCESS» для СФУ

Цель занятия. Изучение информационной технологии редак­тирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и открой­те свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Произведите редактирование данных:

удалите восьмую запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи и воспользуйтесь командой Правка/ Удалить или командой Удалить контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа попросит под­тверждение на удаление (рис. 17.1). Дайте подтверждение удаления кнопкой ОК. Если все сделано правильно, то восьмой записи пос­ле этой операции не будет.

в третьей записи измените фамилию на Арбенин;

введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Роко­тов;

введите новую запись в режиме Ввод данных (команда Записи/ Ввод данных) с фамилией Григорьев; обратите внимание, как из­менился вид экрана с использованием фильтрации в режиме Ввод данных;

снимите фильтр и выведите на экран все записи командой Записи/Удалить фильтр;

переместите первую запись в конец таблицы (выделите пер­вую запись и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать, далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Правка/Вставить; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);

скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представ­лен на рис. 17.2.

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите команду Записи/Сортировка) (рис. 17.3).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

4. Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для это­го установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и выберите команду Правка/Найти (рис. 17.4).

5. Измените имя поля «Номер паспорта» на «Паспортные дан­ные» в режиме «Таблицы», для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду Прав­ка/Удалить столбец. Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Войдите в меню Справка, ознакомьтесь с темой «Добавление поля в таблицу».

8. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем При­мечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого сде­лайте текущим или выделите поле Примечание и выберите ко­манду Вставка/Столбец. Присвойте созданным полям соответству­ющие имена.

9. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и про­верьте, а при необходимости измените типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы).

10. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для коррект­ной дальнейшей работы наберите несколько ставок со значения­ми в интервале 2000… 3000 р.

Примечание. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат/Скрыть столбцы, для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой Формат/Отобразить столбцы.

11. Сохраните изменения в таблице.

Задание 2. Произвести расчеты значений Премии и Зар­платы в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Используя меню Справка, изучите материал по теме «Изме­нение группы записей» для обновления данных с использованием бланка запроса (рис. 17.5).

3. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект — Запросы, вызовите бланк запроса командой Создать/Конструктор.

Краткая справка. Бланк запроса — это бланк, предна­значенный для определения запроса или фильтра в режиме Кон-

структор запроса или в окне Расширенный фильтр. В предыдущих версиях использовался термин «Ьланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и за­кройте это окно (рис. 17.6), при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы «Сотрудники фирмы» (рис. 17.7). По умол­чанию откроется бланк запроса на выборку.

Краткая справка. Список полей (вформе и отчете) — окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом

источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возмож­ность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отче­тов и запросов, а также в окне Схема данных.

4. В меню Запрос выберите команду Обновление (рис. 17.8). Обра­тите внимание на изменения в бланке запроса («Сортировка» из­менилась на «Обновление»).

5. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить — Премия и Зарплата; в строке «Обновление» вве­дите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем — поля Зарплата (Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарп­лата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите — [Пре­мия] * 0,27;

Для расчета Зарплаты наберите — [Премия] + [Ставка] (рис. 17.9). Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата» (рис. 17.10).

6. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата». При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открываю­щемся диалоговом окне (рис. 17.11).

7. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правиль­ность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зар­плата будут заполнены рассчитанными результатами.

8. Измените последовательность полей: поле Примечание помес­тите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во

всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

9. Сохраните изменения в таблице. В случае необходимости со­здайте резервную копию БД на дискете.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Но­вой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изме­нения в составе полей таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Выберите объект базы — Таблицы.

2. Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите команду Правка/Копи­ровать (или команду Копировать контекстного меню (рис. 17.12), далее Правка/Вставить.

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таб­лицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные» (рис. 17.13).

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Фи­лиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Домашний теле­фон, Табельный номер. Дата рождения. Дата найма. В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата. Если все выполнено верно, то окно Базы данных будет иметь вид, как на рис. 17.14.

4. Просмотрите таблицы «Сотрудники фирмы» и «Филиал фир­мы» в режиме Предварительный просмотр.

5. Сохраните изменения в таблицах. В случае необходимости со­здайте резервную копию БД на дискете.

Задание 4. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого и произвести расчеты (созданием запроса на обновление) по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке «Обновление» поля Доплата наберите — [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата+Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите — [Зарплата] + [Доплата]).

Задание 17. 5. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произве­сти поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, и выпол­ните команду Правка/Поиск. В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку «Образец» введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку «Заменить на» введите Столяров и на­жмите кнопку Заменить все.