Лабораторная работа по теме «№ 6 Технология создания и работы с базами данных: Создание отчетов в СУБД MS ACCESS» для СФУ

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных.

Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Выберите объект базы — Отчеты. Войдите в меню Справка, изучите раздел «Создание отчета».

Задание 1. Создание автоотчета.

Порядок работы

1. Создайте автоотчет в столбец по таблице «Культурная про­грамма».

Краткая справка. После выбора источника записей и ма­кета (в столбец или ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

2. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчега: «Авгоот-чет: ленточный» (рис. 21.1). В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа». Нажмите кнопку ОКч дожди­тесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр. Пе­рейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Культурная программа».

Задание 2. Создание отчета по таблице «Мои расходы» с по­мощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об ис­точниках записей, полях, макеге, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Мои рас­ходы», выберите поля: Тип расходов и Сумма затрат (рис. 21.2), задайте сортировку по полю Сумма затрат, вид макета — в стол­бец.

2. Примерный вид отчета приведен на рис. 21.3. Сохраните отчет под именем «Мои расходы».

Задание 3. Создание отчета в режиме Конструктор

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фир­мы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка. В отчет введите суммарное и среднее значения, а также максимальное и минимальное значения по полю Ставка.

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Конст­руктор». В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/’Заголовок- При­мечание). В область Заголовка введите надпись «Штатное расписа­ние», используя кнопку Надпись (Аа) панели элементов. Заголовок оформите шрифтом Arial, размер — 16, полужирный курсив (рис. 21.4).

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шриф­том по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле(аб). Имена полей задайте «Итого:», «Средняя ставка», «Максимальная ставка» и «Минимальная ставка». Введите формулы для расчета, как показано на рис. 21.4:

для расчета поля Итого введите = 5ит([Ставка]);

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([CraBKa]);

для расчета поля Максимальная ставка введите = Мах([Ставка]), для расчета поля Минимальная ставка введите = Мш([Ставка]). Сохраните отчет под именем «Штатное расписание».

Задание 4. Создание почтовых наклеек по таблице «Сотруд­ники фирмы»

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета — «Почто­вые наклейки». В качестве источника данных выберите таблицу «Со­трудники фирмы».

2. В открывшемся окне Создание наклеек выберите размер на­клейки 90,2 mm х 42,3 mm (рис. 21.5).

3. Задать вид шрифта — Times New Roman, размер — 12 (рис. 21.6).

4. Выбрать поля из списка полей. Если на каждой наклейке нуж­но вывести определенный текст, введите его в прототип справа от названий полей (рис. 21.7). Задайте сортировку по фамилии и вве­дите имя отчета «Отчет-Наклейка».

5. Просмотрите вид отчета-наклейки в режиме Предварительный просмотр (рис. 21.8) и режиме Конструктор (рис. 21.9).

Задание 5. Создать автоотчет в столбец по таблице «Друзья и хобби».

Задание 6. Создать отчет с помощью мастера (табличный отчет) по запросу «Запрос-Бухгалтер» со всеми полями.

Сохраните отчет под именем «Запрос-Бухгалтер». Посмотрите запрос в режимах Предварительный просмотр и Конструктор.

Задание 7. Создать отчет в режиме Конструктор по запросу «Запрос-зарплата». Все параметры задать самостоятельно. Сохранить отчет под именем «Запрос-зарплата».