Глава II. Организация управленческой деятельности ООО «ПК Борец»
Методологические и методические вопросы организации управленческой деятельности с учетом специфики ООО «ПК Борец»
Управленческий учет и его задачи
Управленческий учет — это внутренняя информационная система предприятия или группы предприятий, предоставляющая информацию для руководителей разных уровней управления внутри предприятия с целью принятия ими правильных управленческих решений.
К задачам этой системы относятся:
а) сбор данных о текущих затратах для оценки стоимости изготовленной продукции, калькуляция себестоимости работ и услуг, планирование (бюджетирование) — процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем
б) аналитические расчеты — информационная подготовка к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив.
Объект управленческого учета — затраты.
Предмет управления — процесс воздействия на объект или процесс управления с целью организации и координирования деятельности людей для достижения максимальной эффективности производства.
Результат функционирования управленческого учета — предоставление управленческой отчетности.
Управленческая отчетность — это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет.
Информация для управленческого учета формируется на одной и той же документальной базе, что и информация для бухгалтерского (финансового) и налогового учета.
Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии ООО «ПК Борец» выбрана универсальная программа «1С: Бухгалтерия». Исходная информация – операция по отражению реальной информации, которая содержит одну или несколько бухгалтерских проводок.
Операции вводятся вручную или формируются введенными документами автоматически.
Метод и способы управленческого учета
В системе управленческого учета его объекты имеют определенное специфическое отражение. Прежде всего, производственные ресурсы отражаются по состоянию, в движении, по целесообразности использования в процессе хозяйственной деятельности предприятия.
Совокупность различных приемов и способов, посредством которых в системе управленческого учета отражаются объекты предприятия, называется методом управленческого учета. Он состоит из следующих элементов: документации, инвентаризации, оценки, группировки и обобщения, контрольных счетов, нормирования, планирования, прогноза, контроля и анализа. Характеристику этих элементов представим в таблице 2.1.2.1.
Таблица 2.1.2.1. Методы управленческого учета
| Метод | Характеристика метода, его функции |
| Документация | Первичные документы и машинные носители информации, гарантирующие управленческому учету достаточно полное отражение производственной деятельности предприятия. Необходима для выполнения учетом его контрольной, информационной и аналитической функций. |
| Инвентаризация | Способ определения фактического состояния объекта, выявления отклонений от учетных данных, неучтенных ценностей, потерь, недостач, хищений. Способствует сохранности материальных ценностей, контролирует их использование, устанавливает полноту и достоверность учетной информации. |
| Группировка и обобщение, использование контрольных счетов | Способ, позволяющий накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признаками. Главными признаками группировки объектов управленческого учета можно считать: технологическую и организационную структуру предприятия, целевые функции системы управления. Сгруппированная информация эффективно используется для оценки результатов деятельности, принятия тактических и стратегических решений. |
| Планирование | Непрерывный циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей предприятия и условий рынка. Связано с решением будущих проблем, использует методы выбора альтернативных решений, направления которых имеют как общий, так и частный характер. Эффективно, когда базируется на статистических исследованиях и анализе результатов хозяйственной деятельности. Анализ проводится по данным информации, сгруппированной и обработанной в соответствии с целями управленческого учета. |
| Нормирование | Процесс научно обоснованного расчета оптимальных норм и нормативов, который направлен на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов и изыскание путей наиболее продуктивного превращения затрат в продукцию. Комплекс норм и нормативов составляет нормативное хозяйство предприятия, которое охватывает все сферы его деятельности. Нормы выражают количественные цели, которые должны быть достигнуты предприятием при определенных условиях внутренней и внешней среды. |
| Анализ | Анализу подвергается производственная деятельность, как всего предприятия, так и его отдельных подразделений, выраженная экономическими показателями. Выбор показателей определяется целями и возможностями системы управления. В процессе анализа для принятия соответствующих управленческих решений выявляются взаимозависимости и взаимосвязи между подразделениями по выполнению установленных плановых заданий, отклонения и причины, вызвавшие изменения в результатах производства. |
| Контроль | Завершающий процесс системы управления, направляющий деятельность предприятия на выполнение ранее установленных заданий, позволяющий вскрывать и устранять возникающие отклонения. Основой системы контроля служит обратная связь. Она дает объемную, надежную, необходимую и целесообразную информацию для осуществления наблюдения и регулирования. |
| Лимитирование | Включает не только расчет лимита (установленная норма расхода) отпуска материалов цехам, но и учетные и контрольные операции. Лимитированию отводят роль оперативной, контрольной информации, позволяющей активно влиять на формирование материальных затрат. |
Все элементы метода действуют не изолированно друг от друга, а в системе организации внутренних хозяйственных связей, направленной на решение задач управления.
Анализ существующей системы бюджетирования ООО «ПК Борец»
Объективная необходимость эффективного использования потенциальных возможностей всех структурных подразделений всерьез заставила задуматься руководителей ООО «ПК Борец» о совершенствовании системы управления возглавляемой ими компании.
К одной из наиболее известных и эффективных технологий управления относится бюджетирование. Становление системы бюджетирования на предприятии ООО «ПК Борец» ведет свое начало с 2007 года с приходом молодых специалистов на руководящие должности.
В результате обстоятельного изучения мною вопроса постановки бюджетирования в ООО «ПК Борец», разберем сложившуюся на сегодняшний момент ситуацию.
Финансово-расчетная служба разрабатывает единый документ, который называется «бюджет».
Данный документ складывается из планов бюджетов по комплексам и неучтенных в комплексах подразделениях, и имеет структуру, приведенную в таблице 2.2.1.
Таблица 2.2.1. Структура бюджета ООО «ПК Борец»
| Номер проекта | Тема проекта | Сроки реализации | Поступление денежных средств 2019 | Фактическое расходование денежных средств 2018 | Остаток с преды- дущего периода | |||||
| Начало проекта | Окончание проекта | январь | февраль | март | … | декабрь | 2019 | |||
| 09-1, | Создание станции управления на 1000А | |||||||||
| 09-2, | Создание станции управления на 1200А | |||||||||
| … | ||||||||||
| 09-n | ||||||||||
| Всего по проектам | ||||||||||
| Резерв | ||||||||||
| Итого | ||||||||||
В бюджете присутствует расходная и доходная части.
Учет ведется по месяцам, на начало года в клетках проставляются плановые цифры, которые постепенно вытесняются фактическими следующим образом: плановые цифры заносятся черным цветом, а после получения финансовых отчетов по оплатам, фактические цифры заносятся вместо плановых красным цветом (в случае недостатка денежных средств на текущий период в плане, сумма разницы берется с будущих периодов). Как результат, на конец года или квартала имеются только фактические данные, что не позволяет проанализировать выполнение плана. Таким образом, видно, что в ООО «ПК Борец» допущена распространенная ошибка, которая заключается в том, что бюджетом считается отчет о движении платежных средств.
Помимо «бюджета» в ООО «ПК Борец» ведется учет фактических затрат в разрезе проектов (т.к. на предприятии преимущественно единичный тип производства, то используется попроектный метод учета затрат, т.е. каждая работа осуществляется в рамках проекта, на который списываются в последствии понесенные по данному заказу прямые и накладные затраты в процентном отношении к основной заработной плате основных производственных рабочих). В результате, ежемесячно по данным бухгалтерского учета составляется таблица с затратами по каждому проекту (Приложение 5. Свод фактических затрат по проектам на август 2019г.).
Данный документ отражает:
- сальдо движения денежных средств
- поступления денежных средств
- расходы денежных средств
Номенклатура статей расходов денежных средств имеет вид, приведенный в таблице 2.2.2.
Таблица 2.2.2. Номенклатура статей расходов
| № статьи расходов | Характеристика и содержание расходов |
| Основные производственные расходы | |
| 1 | Материалы и комплектующие основного производства |
| 1.1 | Материалы основные |
| 1.2 | Материалы вспомогательные |
| 1.3 | Покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты |
| 2. | ФОТ ОПП |
| 2.1 | ФОТ основной персонал |
| 2.2 | НДФЛ основной персонал |
| 3. | Страховые взносы во внебюджетные фонды (26%) |
| 4. | Инструмент, оснастка, производственный инвентарь |
| 4.1 | Инструмент |
| 4.2 | Оснастка |
| 4.3 | Производственный инвентарь, приборы |
| 5. | Транспортно-заготовительные расходы |
| Общепроизводственные расходы | |
| 6. | Текущий ремонт оборудования |
| 7. | Эксплуатация зданий |
| 8. | Эксплуатация сетей и коммуникаций |
| 9. | Коммунальные платежи |
| 10. | Прочие общепроизводственные |
| 10.1 | Прочие общепроизводственные |
| 10.2 | Расходы на испытания |
| 10.3 | Мероприятия ОТ и ТБ |
| 10.4 | Спецодежда |
| 10.5 | Спецпитание и питьевая вода |
| 10.6 | Метрология |
| 10.7 | Аренда зданий и сооружений производственного назначения |
| 10.8 | Аренда оборудования |
| 10.9 | Сертификация продукции |
| 10.10 | Лицензирование деятельности |
| 10.11 | Услуги исследовательских и проектных организаций |
| 10.12 | Экология |
| Общехозяйственные и прочие расходы | |
| 11. | ФОТ АУП |
| 12. | Страховые взносы АУП |
| 13. | Страхование |
| 14. | Компьютерная, сетевая оргтехника |
| 14.1 | Приобретение компьютерной, сетевой оргтехники |
| 14.2 | Ремонт компьютерной, сетевой оргтехники |
| 14.3 | Расходные материалы компьютерной, сетевой оргтехники |
| 14.4 | Программное обеспечение |
| 14.5 | Информационное обслуживание |
| 15. | Связь |
| 15.1 | Прочие по связи |
| 15.2 | Приобретение средств связи |
| 15.3 | Мобильная связь |
| 16. | Офисная мебель и инвентарь |
| 17. | Представительские расходы АУП |
| 18. | Содержание объектов непроизводственного назначения |
| 19. | Прочие общехозяйственные |
| 19.1 | Прочие неосновные общехозяйственные |
| 19.2 | Транспортные расходы АУП |
| 19.3 | Командировочные расходы АУП |
| 19.4 | Канцтовары, бытовые товары, хозтовары, литература |
| 19.5 | Организационно-правовые расходы |
| 19.6 | Подготовка кадров и обучение |
| 19.7 | Арендная плата в непроизводственных целях |
| 19.8 | Банковское обслуживание |
| 20. | Разовые расходы |
| Расходы по реализации | |
| 21. | Основные по реализации |
| 22. | Прочие по реализации |
| Налоги и сборы | |
| 23. | Основные налоги |
| 24. | Прочие налоги |
| Расходы по инвестиционной деятельности | |
| 25. | Капитальный ремонт зданий, сооружений, коммуникаций |
| 26. | СМР и покупка зданий, сооружений, коммуникаций |
| 27. | Оборудование |
| 28. | НИОКР |
| Расходы по коммерческой деятельности |
Однако данный документ не позволяет делать детальный анализ в части касающейся мест возникновения затрат (на данный момент – комплексов).
Все расходы учитываются без НДС. Планирование данного бюджета происходит на основе статистики прошлых лет. Однако статистика прошлых лет не дает возможности рассчитать реальный размер будущих накладных расходов, в результате чего на конец планируемого периода выявляются значительные расхождения между планом и фактом и, что значительно снижает величину прибыли по данным заказам.
Ведутся бюджеты и фактические затраты в электронных таблицах Excel. В виду ограниченных возможностей электронных таблиц, планирование осуществляется с минимальной аналитикой, число составляемых планов также является ограниченным. При планировании возникают следующие проблемы:
- несовместимость плановых и фактических показателей по аналитическим признакам, отсюда — сложность анализа фактических данных;
- сложность получения фактических данных по требуемым аналитическим признакам;
- трудоемкость планирования и высокая вероятность ошибок;
- недостаточная полнота и оперативность имеющейся информации.
Помимо этого, в ООО «ПК Борец» сложилась достаточно распространенная ошибочная ситуация, когда финансово-расчетная служба рассчитывает плановые данные для финансового бюджета на основе фактических данных по производству за аналогичные периоды в прошлом, при этом, как правило, теряется связь с планом продаж, который должен являться основой комплексного финансового плана предприятия.
Также следует подчеркнуть, что основным недостатком работы финансово-расчетной службы в ООО «ПК Борец» является отсутствие документов, предоставляющих руководству возможность оценить будущее состояние предприятия (например, через месяц), знать какими оборотными средствами оно будет располагать, принимать решения по их наиболее эффективному распределению. Необходимыми для этого документами являются: отчет о прибылях и убытках, плановый агрегированный баланс, план движения денежных средств.
Необходимо так же заметить, что в существующей системе бюджетирования на ООО «ПК Борец» установление параметров краткосрочного бюджета ведется директивным способом, т.е. «сверху вниз».
Под бюджетированием «сверху вниз» понимается определение высшим менеджером некоторого стратегического показателя, который и закладывается в систему бюджетов. Исходя из значения этого показателя на более низких уровнях, определяется, какие значимые показатели затрат необходимы для достижения требуемой величины стратегического показателя. Если становится понятным, что при существующих условиях невозможно достичь требуемого значения, то оно может быть пересмотрено. Таким образом, происходит процесс корректировки, необходимый для того, чтобы бюджеты оказывались выполнимыми.
Однако, в краткосрочном бюджете компании планируют поступления на следующий месяц, исходя из годового финансового плана или, не принимая во внимание реально заключенные договоры. Поэтому, высок риск невыполнения данного бюджета.
Кроме того, перед руководством, как и на многих других предприятиях, всегда стоял вопрос планирования и контроля движения денежных средств.
Основой любого бизнес-процесса является написанный регламент, в котором четко оговорены права и обязанности всех участвующих в нем подразделений, формы и сроки предоставляемой информации, получатели промежуточных и результирующих документов.
В ООО «ПК Борец» разработан график подготовки и передачи документов между отделами, но регламент системы бюджетирования полностью отсутствует. Помимо этого, в ситуации, когда четко не прописано кто, кому, что и когда должен — не с кого спрашивать за неправильную или не предоставленную в срок информацию.
Известно, что стратегическое и оперативное управление деятельностью предприятия должно строиться на основе взаимоувязанной иерархической системы ключевых показателей эффективности. Элементы такой системы присутствуют в ООО «ПК Борец» в виде отдельных показателей, оценивающих работу служб и подразделений, однако эти показатели отражают, как правило, количественные характеристики деятельности (например, объем выполненных ремонтных работ), а не ее эффективность. Практически отсутствуют показатели, характеризующие деятельность управленческих подразделений.
В организации отсутствует взаимоувязанная и согласованная система планов деятельности подразделений и предприятия в целом, бюджетов затрат и доходов, планов движения финансовых и иных ресурсов. Это приводит к невозможности ориентировать бизнес-процессы предприятия на достижение долгосрочных, среднесрочных и оперативных целей, не позволяет контролировать затраты по местам их возникновения, не позволяет закреплять ответственность за возникновение и погашение обязательств и организовать управление по отклонениям «план – факт».
Так же необходимым условием для процесса бюджетирования является наличие коллегиального распорядительного органа, который может называться бюджетным комитетом, финансовым комитетом, или как-то по-другому. Если в компании нет подобной структуры, которая имеет полномочия перераспределять средства между статьями бюджета, разрабатывать меры по ликвидации дефицита бюджета, наказывать и поощрять ответственных лиц, как на анализируемом предприятии — система бюджетирования даже не то, что неэффективна, — она становится бессмысленной. При этом важна именно коллегиальность, т.е. членами бюджетного комитета должны быть директора по всем направлениям. Один человек, пусть даже он и Генеральный директор, может что-то и упустить, т.к. не может и не должен знать все. Бюджетный комитет является главным подразделением в системе бюджетирования.
Диагностика показала наличие серьезных проблем в части информационного обмена между различными подразделениями предприятия.
Существующие информационные системы функционируют автономно и при обмене информацией требуют повторного ручного ввода данных. Это приводит к сильному затягиванию времени выполнения учетных операций, накоплению ошибок и неточностей в самих системах и скрытому сопротивлению персонала процессу внедрения автоматизированной системы.
Существующая система учета не дает возможности получать информацию о фактической деятельности предприятия, в разрезах, необходимых для управления; контролировать расходы по отдельным статьям; получать управленческую отчетность и аналитику, соответствующую целям и задачам управления.
Несовершенство системы учета приводит к невозможности контроля за фактической реализацией принятых управленческих решений и может вести к принятию ошибочных выводов на основе неполной или недостоверной фактической информации.