Модернизация и администрирование корпоративной информационной системы предприятия ООО ПК «ВентКомплекс». Часть 3

Страницы: 1 2 3

3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

3.1 Описание программных модулей

Прежде уже была получена и систематизирована необходимая информация о 3-х сервисах, которые предлагают пользователям услуги так называемой «удалённой бухгалтерии»: Эльба, Контур.Бухгалтерия, а также Мое Дело. Рис. 26 иллюстрирует сопоставление главных показателей облачных сервисов.

Рисунок 26 – Сравнительная характеристика облачных бухгалтерий

На базе тех данных, которые были собраны, можно сделать вывод, что каждая система располагает почти что аналогичной совокупностью возможностей в плане функционала:

− управления персоналом: выплата ЗП, начисление отпускных, а также премий, увольнение работников;

− формирование финансовой отчетности, а также её отправка в учреждения, осуществляющие контрольную функцию: Росстат, ПФР,  ИФНС, и прочее;

− оповещение бухгалтера о том, что наступили отчетные периоды, и разработка обновленного календаря с целью сдачи отчетности.

Компания “СКБ Контур” – поставщик у проанализированных двух сервисов. Таким образом, выбирая сервис, важно учитывать поставщика услуги.

Осуществляя сопоставление данных бухгалтерий, важно учитывать стоимость применения продукта. Сервис Эльба стоит дешевле чем другой сервис, который называется Контур.Бухгалтерия. Для ИП рекомендуется использовать Эльбу, которое является ПО и предназначено в целях ведения бухучета. Эльба обладает наименьшей совокупностью функций, а также небольшим ценником [15].

МоеДело, а также Контур.Бухгалтерия рассматривают для тех учреждений, которые имеют штат больше десяти человек. По тем функциональным возможностям, которые предоставляются, такая удаленная бухгалтерия как “Контур.Бухгалтерия” уступает.

По той причине, что интеграция осуществляется с определенным кредитно-финансовым учреждением, важно дать оценку главному потоку клиентов банка. Наибольшее число клиентов анализируемой кредитно-финансовой организации, это:

− ИП с работниками на УСН;

−ИП на УСН;

– учреждения, имеющие штат работников до пятидесяти человек на ЕНВД, а также на УСН.

В целях удовлетворения запросов каждого клиента, важно, чтобы сервисные тарифы удаленной бухгалтерии были предусмотрены непосредственно для каждого клиента, которые указаны выше.

Такой сервис как “Мое дело” на рис.27 включает тарифы.

Рисунок 27 – тарифы сервиса Мое Дело

Тарифы “Контур.Бухгалтерия” представлены на рис.28.

Рисунок 28 – Тарифы сервиса Контур.Бухгалтерия

Сопоставляя показатель стоимости тарифов обоих сервисов, рекомендуется сделать выбор в пользу такого сервиса как “Мое Дело”, потому что стоимость предоставления услуг меньше относительно аналогичного “Контур.Бухгалтерия”. В отношении тарифов они рассчитаны именно на тех пользователей, которые выполняют свою деятельность на соответствующих системах налогообложения, предпочитаемые клиентами кредитно-финансового учреждения [25].

С целью принятия окончательного решения важно сопоставлять интерфейсы главных экранов сервисов удаленной бухгалтерии.

Интерфейс работы с рабочими в “Контур.Бухгалтерия” представлен на рис.29.

Рисунок 29 – Интерфейс работы с сотрудниками. Контур.Бухгалтерия

Рис.30 иллюстрирует интерфейс работы с рабочими в “Эльба”.

Рисунок 31 – Интерфейс работы с сотрудниками. Эльба

Интерфейс работы с рабочими в “Мое Дело” представлен на рис.32.

Рисунок 32 – Интерфейс работы с сотрудниками. Мое Дело

Сервис “Моё дело” имеет более легкий для пользователей интерфейс. Этот вывод можно сделать на основе сравнения всех интерфейсов.

С учетом результатов сопоставления 3-х сервисов бухгалтерии, которая является облачной, выбрана такая система как “Мое Дело”.

 

3.2 Контрольный пример реализации проекта

 

Табл.4 иллюстрирует способы выполнения испытаний.

Таблица 4  Описание проверки

 

 

Функции основные, которые предусматриваются в интеграции сервиса удаленной бухгалтерии «Мое Дело»: синхронизация: поручений (платежных), выписок с ДБО Банка на соответствующем уровне “сервер-сервер”;

Кроме того, в ходе интеграции проработаны следующие процессы:

− подключение, а также оплата сервиса;

– первый вход.

Боковое меню (функциональное) было модернизировано в интерфейсе ДБО системы, где добавлен соответствующий пункт «Онлайн-Бухгалтерия». Форма, предназначенная для подсоединения сервиса доступна во время 1-го перехода. Пример заявки на осуществление подсоединения иллюстрирует рис.33.

Рисунок 33 – Заявка на подключение сервиса бухгалтерии в интерфейсе

Совокупность обязательных полей включена в заявку на сервисное подключение:

– система налогообложения;

– фамилия, имя и отчество руководителя;

– ИНН;

– телефон;

– число работников;

– электронная почта.

После подсоединения осуществляется открытие удаленной бухгалтерии при дальнейших переходах в раздел.

Клиент осуществляет переход в удаленную бухгалтерию при правильном подключении к сервису. Бухгалтерский интерфейс показан во фрейме, открывающийся поверх интернет-банка. Во время объединения заложены работы внутри банковского интерфейса на открытие бухгалтерского сервиса для чего формировалось чувство работы с единственным сервисом.

Рис.34 иллюстрирует фреймовый прототип.

Рисунок 34 – Прототип фрейма онлайн-бухгалтерии

Незаметно от пользователя осуществляются главные сервисные процессы удаленной бухгалтерии (синхронизация поручений платежного типа, а также выписок).

Выписка обновленная на фактическое время отражается непосредственно во время перехода в удаленную Бухгалтерию клиенту.

В авто режиме происходит синхронизация выписки. Данный процесс осуществляется на базе взаимодействия интернет-банка и бухгалтерии, которая работает в режиме онлайн.

Поручения платежного типа во время работы клиент имеет возможность формировать в удаленной бухгалтерии. Во время осуществления перехода обратно в удаленный Банк, к клиента на интерфейсе отображается перечень документации, которая была создана. Данный перечень отображен в истории операций на соответствующей вкладке «На подпись».

В удаленном Банке поручения, которые являются платежными, формируются в авто-режиме на базе работы, осуществляемой интернет-банком и удаленной Бухгалтерией.

3.3 Обоснование экономической эффективности проекта

 

Каждое коммерческое учреждение желает повысить показатель собственной прибыли. Это возможно разными методами, одним из них является модернизация информационной и технической базы компании.

Рост прибыли компании обеспечивается за счет облачной бухгалтерии «Мое Дело», благодаря тому, что документооборот автоматизирован.

При этом происходит активное уменьшение загруженности сотрудников осуществлением обычных операций — это становится причиной того, что временные затраты каждого из работников уменьшаются на реализацию работ, а также происходит значительное сокращение показателя потребления бумаги во время использования системы.

Установление показателей эффективности (в плане экономики) — это главная задача  исследования по дальнейшему внедрению.

Цель расчетов — установить срок, когда произойдет перекрытие расходов на систему, которая будет внедрена.

Будущий успех компании во многом зависит от точности вычисления экономического воздействия инвестиционного проекта. В целях определения финансовых параметров, для оценивания рентабельности проекта (эффективности в плане экономики) определены этапы:

− взять расчеты из MS Project (перечень специалистов, которые включены в проект, стадии проектов, трудовые затраты в часах);

− произвести расчет стоимости часа работы сотрудников с учетом их зарплаты в организации или из данных непосредственно по самому рынку;

− произвести расчет затрат на оплату труда на стадии проектной реализации для Investments;

− произвести расчет затрат, которые являются периодическими, на выплату заработной платы на стадии использования для NCF;

− на стадии проектной реализации для Investments произвести расчет вложений (как нематериальных, так и материальных);

– для NCFi произвести вычисление вложений (как материальных, так и нематриальных) на стадии использования того решения, которое было внедрено;

− произвести на стадии проектной реализации для Investments расчет расходов (накладных);

− для NCFi произвести расчет расходов (накладных) на стадии использования того решения, которое было введено в применение;

− сформировать таблицу (сводную) в целях вычисления финансовых показателей оценки эффективности (NPV), которая является экономической;

− создать график NPV(t) зависимости и вычислить DPP;

− произвести варьирование данных в таблице вычисления NPV в целях вычисления IRR;

− произвести анализ NPV, DPP, IRR показателей, которые были получены, а также сделать выводы о том, является ли проект эффективным.

Произвести расчет показателя стоимости часа функционирования специалистов с учетом уровня их заработной платы в организации. Всего шесть работников работает в проекте. Рис.35 иллюстрирует расчет стоимости часа работы специалистов, которые задействованы на каждой проектной стадии.

Рисунок 35 – Расчет стоимости часа работы специалистов

Вычисление затрат на заработную плату на стадии проектной реализации для Investments. На стадии реализации принимают участие такие работники: аналитик, программисты, а также верстальщик и дизайнер. Рис.36 иллюстрирует вычисление затрат на заработную плату на стадии проектной реализации.

Рисунок 36 – Расчет затрат на оплату труда на этапе реализации проекта

Для N CF вычисление затрат (периодического типа) на выплаты зарплат на стадии использования. На данной стадии только проектный руководитель является задействованным, потому что договор не предполагает сопровождения (в техническом плане). Контроль юридических аспектов договора осуществляется непосредственно проектным руководителем. Данный процесс осуществляется именно на стадии эксплуатации, при этом обеспечивается соблюдение каждого пунктов прежде сформированного технического задания. Рис.37 иллюстрирует на стадии проектной эксплуатации вычисление затрат на оплату труда.

Рисунок 37 – Осуществление расчета  затрат (периодических) на оплату труда на стадии использования

Рис.38 иллюстрирует расчет вложений (как материальных, так и нематериальных) на стадии проектной реализации для Investments. Не применяются материальные вложения в проекте. К нематериальным имеет отношение закупка официальных элементов и оплата услуг исполнителей (именно внешних), в качестве них выступает именно поставщик сервиса удалённой бухгалтерии «Моё Дело».

Рисунок 38 – Материальные и нематериальные вложение на этапе реализации проекта

Вычисление вложений (как нематериальных, так и материальных) на стадии использования решения для NCFi, которое было введено. Системное сопровождение осуществляется на стороне исполнителя (внешнего), на эксплуатационной стадии имеются лишь вложения нематериального характера — к ним имеет отношение оплата услуг исполнителей, являющихся внешними. Рис.39 иллюстрирует данные о вложениях (как нематериальных, а также материальных) на стадии проектной эксплуатации.

Рисунок 39 – Материальные и нематериальные вложения на этапе эксплуатации проекта

Далее, на рис. 40, 41 продемонстрирована информация по расходам (накладным) проекта на стадии реализации и использования.

Рисунок 40 – Состав и оценка накладных расходов на этапе реализации проекта

Рисунок 41 – Состав оценка накладных расходов на этапе эксплуатации проекта

Табл.5 иллюстрирует вычисление показателей оценивания эффективности экономики (в финансовом отношении).

Таблица 5 – Расчет финансовых показателей оценки экономической эффективности

 

Итог вычисления показателей (в финансовом отношении):

− NPV за двадцать месяцев будет на уровне 793 тысяч 560 руб.;

− сроки: окупаемости достигнет (PP) четырнадцать месяцев; окупаемости с учетом дисконтирования (DPP) достигнет шестнадцать месяцев.

Рис.42 иллюстрирует сводную таблицу для вычисления показателей (в финансовом плане).

Рисунок 42 – Сводная таблица для расчета финансовых показателей

В результате развертывания системы в компании «ПК Венткомплекс» снизилась нагрузка на бухгалтерию компании за счет автоматизации процессов, которые ранее выполнялись вручную. Оплата труда бухгалтера составляет 400 рублей в час, а в компании работает 5 бухгалтеров. В первый месяц отдел сокращает рабочее время каждого бухгалтера на 26 часов, что эквивалентно 10 тыс. 400 руб. Таким образом, сокращение времени и усилий 5 бухгалтеров эквивалентно текущей стоимости в 52 тыс. рублей.

Используя эту услугу, вы можете снизить нагрузку на каждого бухгалтера на 6 часов в месяц, что поможет сократить количество сотрудников.

Рис.43 иллюстрирует график NPV (t) зависимости.

Рисунок 43 – График зависимости NPV (t)

 

Затем, путем варьирования параметров в табл. 6 NPV расчёта, определено значение IRR.

Таблица 6 – Расчет финансовых показателей оценки экономической эффективности для расчета IRR

 

Рис.44 иллюстрирует таблицу для изменения параметров внутренней нормы IRR (доходности) и соответственно её вычисления.

Рисунок 44 – Таблица для варьирования параметров и расчета внутренней нормы доходности IRR

Итог проведённого вычисления: за двадцать месяцев NPV показатель прогнозируется в ноль, если ставк IRR дисконтирования будет равна 32,53% год.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, с течением времени появились большие возможности, в плане развития и получения материальной выгоды, посредством автоматизации процесса деятельности бухгалтерского отдела компании, приведшей к уменьшению издержек.

Работники организаций, которые осуществляют свою деятельность с «облачным» ПО, могут не сомневаться в том, что их данные будут сохранены, даже при осуществлении работы с этими данными через интернет. С аналогичными данными, не полагаясь на передачу следующего ввода данных ручным способом, с большим числом работников (даже в крупных компаниях) они могут взаимодействовать.

В дополнение к этому, простой доступ к бухгалтерскому программному обеспечению на базе облачных технологий позволяет улучшить сотрудничество между предприятиями. Это особенно важно для крупных многонациональных структур, когда требуется обеспечить согласованность действий каждой бизнес-единицы с целями всей группы.

Но облачные решения помогут сэкономить деньги и небольшим компаниям, которым просто не нужно устанавливать такое количество различных программ. Кроме того, для небольших компаний, которые еще находятся на стадии разработки и все еще хотят интегрироваться в экосистему бухгалтерского учета, ежемесячная подписка является хорошим вариантом, поскольку в этом случае компания не связана контрактными обязательствами. Это предоставляет большую свободу действий при выборе правильного поставщика услуг, чем при работе с неправильным.

Облачные бухгалтерские решения, по сравнению с традиционными системами, лучше подходят для перехода от бумажной работы к электронной благодаря своим возможностям хранения данных. В том случае, если компания чувствительна к экологическим вопросам (а с развитием более качественной корпоративной отчетности это действительно является предметом озабоченности  организаций, которые ориентированы на инвесторов), это еще одно немаловажное преимущество.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Аладин, Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н.А. Аладин // Банковские технологии: справочник. – М., 2018. – С. 57-59.
2. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. – М., 2017. – С. 40-47.
3. Беленькая, М.Н. Администрирование в информационных системах / М.Н. Беленькая, С.Т. Малиновский, Н.В. Яковенко. – М., 2021. – 400 c.
4. Васильков, А.В. Безопасность и управление доступом в информационных системах / А.В. Васильков, И.А. Васильков. – М., 2019. – 368 c.
5. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. – М., Инфра-М 2021. – 240 c.
6. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV / В.И. Грекул. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2020. – 511 c.
7. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2018. – № 9. – С. 92-95.
8. Ивлев В.А. ABIS. Информационные системы на основе действий / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – М.: 1С-Паблишинг, 2017. – 248 c.
9. Избачков, Ю. Информационные системы / Ю. Избачков, В. Петров. – М.: СИНТЕГ, 2020. – 656 c.
10. Информационные системы – миф и действительность. – М.: Знание, 2016. – 986 c.
11. Информационные системы в экономике. – М., 2018. – 416 c.
12. Информационные системы в экономике. – М: Юнити-Дана, 2018. – л464 c.
13. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2020. – 464 c.
14. Корюкин, Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю.А. Корюкин. – М.: Проф-Пресс, 2019. – 64 с.
15. Краус, М. Измерительные информационные системы / М. Краус, Э. Вошни. – М., 2020. – 310 c.
16. Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. – М.: Наука, 2017. – 382 c.
17. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – М., 2016. – С. 63-69.
18. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. – М.: Наука, 2018. – 232 c.
19. Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам / Ю.А. Маглинец. – М., 2020. – 742 c.
20. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Академия, 2015. – 176 c.
21. Персианов, В.В. Информационные системы (Специальность Доу) / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – М., 2021. – 197 c.
22. Подолина, О.А. Автоматизация подготовки организационно- распорядительного документа: работа с его шаблоном / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 20-21.
23. Подолина, О.А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М.: 2018. – С. 26-27.
24. Подолина, О.А. Жизненный цикл исходящих документов / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 44-46.
25. Путькина Л.В. Интеллектуальные информационные системы / Л.В. Путькина, Т.Г. Пискунова. – М., 2017. – 228 c.
26. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы / Г.Г. Раннев. – М.: Academia, 2018. – 336 c.
27. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. – М.: Знание, 2019. – 717 c.
28. Романов, Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д.А. Романов // Правда об электронном документообороте. – М., 2014. – С. 144-157.
29. Рубичев, Н.А. Измерительные информационные системы / Н.А. Рубичев. – М.: Дрофа, 2018. – 336 c.
30. Сенкевич, Г.Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое / Г.Е. Сенкевич. – М., 2020. – 400 c.
31. Серова, Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации / Г.В. Серова // Секретарское дело. – 2018. – № 1. – С. 30-43.
32. Хубаев Г.Н. Информатика. Информационные системы. Информационные технологии. Тестирование. Подготовка к интернет-экзамену / Г.Н. Хубаев. – М.: Феникс, 2015. – 117 c.
33. Цапенко, М.П. Измерительные информационные системы / М.П. Цапенко. – М., 2017. – 440 c.
34. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – М., 2018. – С. 17-24.
35. PayDox [Электронный ресурс]: виды документооборота // Справочная система. Москва, 2019. – Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

 

Страницы: 1 2 3