Нотариальное делопроизводство

Вид работы: Проект

Тема: Нотариальное делопроизводство

От правильной постановки нотариального делопроизводства зависит надлежащая организация работы, четкое и быстрое обслуживание граждан и юридических лиц, культура и грамотность оформления документов. От того, насколько правильно и ответственно Вы отнесетесь к порядку совершения нотариальных действий, сохраните в надлежащем виде оформленные документы, зависит порой судьба человека, его правовое и материальное положение. Если Вы ненадлежащим образом оформите документ, человек может не получить паспорт, вовремя не оформить пенсию, не получить ожидаемое им наследство и т.д. Причем ошибки эти могут вскрыться, только через несколько лет, например, в завещаниях только после смерти завещателя, когда уже ничего невозможно будет исправить.

Ведение делопроизводства состоит из правильного ведения записей в реестре для регистрации нотариальных действий, надлежащего составления и правильного удостоверения документов, изложения удостоверительных надписей, обработки документов, а также надлежащего их хранения в архиве.

Организация и деятельность российского нотариата в современный период определяются правовыми документами, к которым в первую очередь относится Конституция РФ, являющаяся основным источником любого российского законодательства. Наиболее значимыми для организации и деятельности нотариата являются: ст. 48 Конституции РФ, гарантирующая право граждан на получение квалифицированной юридической помощи; ст. 72, относящая нотариат к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов; и во взаимосвязи ст. 45, 48, 78 и 132 этого акта, предусматривающие возможность наделения отдельными государственными полномочиями негосударственных органов, участвующих в выполнении функций публичной власти.

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате были приняты 11 февраля 1993 г. Нормы Основ подразделяются на два раздела: «Организационные основы деятельности нотариата» (ст. 1-34) и «Нотариальные действия и правила их совершения» (ст. 35-109). И если нормы раздела II (ст. 35-109) претерпели изменения по сравнению с нормами ранее действовавшего Закона о государственном нотариате РСФСР 1974 г., посвященными непосредственно нотариальным действиям и правилам их совершения, то в нормах раздела I Основ (ст. 1-34) закреплены совершенно новые принципы организации нотариата в России. Главное изменение заключалось в появлении негосударственного, или, как его называют в России, частного (свободного) нотариата: наряду с нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, нотариальные действия в Российской Федерации стали совершать и нотариусы, занимающиеся частной практикой. С этого времени общественный интерес к профессии нотариуса чрезвычайно возрос.

Для унификации нотариального документооборота Министерством юстиции Российской Федерации приказом от 19 ноября 2009 г. №43 утверждены «Правила нотариального делопроизводства», которые устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, как занимающихся частной практикой, так и работающих в государственных нотариальных конторах.

До недавнего времени нотариусы заполняли большое количество реестров, книг и журналов, выдает расписки за каждый принятый документ, вновь и вновь расшивает и сшивает тома нотариальных нарядов. Даже регистрация нотариального действия  занимало вдвое больше времени, чем в сейчас. Соответственно значительно увеличился документооборот и дополнительные временные затраты на оформление нотариальных действий, что повлекло дополнительные финансовые затраты нотариусов. Отсутствие единообразной практики и споры вокруг применения Правил, задержка в оформлении и регистрации документов в нотариальных конторах и увеличение времени ожидания гражданами и представителями юридических лиц результатов совершения нотариальных действий отрицательно сказываются на организации приема в нотариальных конторах и обеспечении защиты интересов граждан и юридических лиц и нередко порождали жалобы.

Несомненно, что автоматизация нотариального делопроизводства позволила бы нотариусу свободно работать с любыми текстовыми документами, чувствовать себя свободно в делопроизводстве и документообороте и одновременно с этим сосредоточиться на юридической стороне работы. Проблема автоматизации делопроизводства нотариальных контор решается при помощи программного продукта «Нотариат», созданного специально для автоматизации нотариального делопроизводства и документооборота. И последнее изменения в нотариальном делопроизводстве,  о которых я расскажу ниже как раз таки касаются  вопросов автоматизации.

Таким образом, правильное ведение делопроизводства — залог успешной работы любой организации, особенно нотариальной конторы. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит его применение в дальнейшем, приобретение им юридической силы. Низкий уровень составления документов, сбора, обработки и хранения рождает противоречия между большим объемом информации нотариальных контор и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников.

На сегодняшний день проблемы нотариального делопроизводства являются мало изученными. В нотариальных журналах, на нотариальных форумах в Интернете случаи обращения к проблемам нотариального делопроизводства являются единичными. В связи с указанными проблемами предлагается обязательное введение в действие инструкции по делопроизводству в каждой нотариальной конторе, которая бы соответствовала рассмотренным выше правилам, а также основным требованиям делопроизводства и архивного дела. Это обеспечит унификацию всех действий, связанных с созданием и учетом документом, а следовательно, повысит работу по документационному обеспечению управления нотариальных контор/

Одним из главных направлений эволюции и развития общественных отношений в Российской Федерации является стремление их субъектов к массовому применению и использованию современных информационных технологий для обмена информацией и перехода на электронный документооборот. В своей практической деятельности нотариус выступает в качестве гаранта обеспечения и защиты прав и законных интересов участников гражданского оборота-физических и юридических лиц, за счет чего он часто является неотъемлемым участником гражданских правоотношений.

Нотариат в своей работе преследует главную цель- обеспечение юридической безопасности частноправовых отношений при помощи самых различных правовых и технических средств, в том числе используя современные информационные технологии. Применение новых информационных технологий в практической деятельности нотариусов дало возможность обеспечить дополнительные правовые гарантии при заключении договоров, оформление которых требует обязательного нотариального удостоверения, увеличить защищенность, точность и достоверность юридически значимой информации, соответственно, при регистрации сделок с недвижимостью, при оформлении наследства, а также при гарантировании прав и законных интересов залогодателей и залогодержателей движимого имущества. В свете последних законодательных изменений, в соответствии с ч. 1 ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате, теперь нотариусы получили право совершать нотариальные действия в том числе путем изготовления электронных нотариальных документов. Так, уже сейчас физические и юридические лица имеют возможность оформить у нотариуса документы не только на бумажном носителе, но и равнозначные им по юридической силе документы на электронном носителе.

Как отмечается в п. 1 ст. 20 Федерального закона от 21 декабря 2013 года № 379-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации полный переход к регистрации действий, подлежащих нотариальному удостоверению, в электронной форме всеми без исключения нотариусами должен произойти не позднее 1 января 2018 года. Стоит отметить, что нотариус может оказывать услуги по переводу уже имеющихся документов с бумажного носителя в электронный вид, а также наоборот. Однако не могут быть переведены в электронный вид, например, документы, удостоверяющие личность гражданина, документы, подтверждащие заключение договора в простой письменной форме, не подлежащих обязательному нотариальному удостоверению.

Первым серьезным шагом на пути к информатизации нотариальной деятельности стало подключение в 2010 году всех нотариусов России к Единой информационной системе нотариата России, содержащей в то время только справочно-аналитическую информацию, и последовавшее за этим постепенное обеспечение всех нотариусов Российской Федерации усиленными квалифицированными электронными подписями». На сегодняшний день Единая информационная система нотариата содержит в себе три реестра, ведение которых осуществляется в электронном виде: реестр уведомлений о залоге имущества, не относящегося к недвижимым вещам (или реестр уведомлений о залоге движимого имущества), реестр нотариальных действий, а также реестр наследственных дел.

Также следует отметить последнее нововведение, которое было опубликована Минюстом РФ 7 декабря 2017 года проект весьма важных изменений, которые предполагается внести в Правила нотариального делопроизводства. Они касаются обязательного «оцифровывания» определенных документов, а также корректировки процедур оформления реестров. Согласно пояснительной записке к документу, необходимость внесения корреспондирующих поправок в Правила связана с вступлением в силу с 1 января 2018 года ряда концептуальных изменений законодательства в данной сфере. Последние предполагают непременный ввод информации о всех действиях нотариусов в единый реестр общей информсистемы нотариата в электронном виде. С этой же даты начнет работать новый регламент совершения нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для того или иного действия, а также способ ее фиксирования.

Обновленные правила предписывают нотариусам, в частности, вести журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции полностью в цифровой форме. В электронный вид придется перевести и журналы передачи полномочий одним нотариусом другому (в ситуации замещения временно отсутствующего нотариуса). Впрочем, здесь предусматривается оговорка: если такой учет «невозможен по объективным причинам», нотариус учитывает передачу полномочий в журнале на обычном, бумажном носителе.

Необходимо будет указать в журнале упомянутые причины, в их числе может быть, к примеру, отсутствие электроснабжения или доступа ‎к интернету, а также к единой информационной системе нотариата «в связи с плановыми профилактическими работами» и т.д.

Кроме того, при работе с цифровыми документами и формировании электронных дел в конце календарного года нотариусы должны записать все файлы на «отчуждаемый машинный носитель» — CD или DVD-диск, флэш-карту, — который нужно поместить в бумажный конверт, составив опись файлов на бумажном носителе.

Что касается процедурных новшеств в оформлении реестров, то, в частности, при приеме-передачи наследственных дел по принадлежности нотариусам предписывается указывать причины этих действий в специальном поле реестра дел единой информсистемы. Направление же копий дел от одного нотариуса другому теперь определяется правилами как «создание отправителем электронного образа наследственного дела, подписание его усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя и направление адресату с использованием единой информационной системы нотариата».

Прикрепленные файлы:

19.01