2.2. Должностной и численный состав государственных и муниципальных архивов
Должностной и численный состав, распределение должностных обязанностей сотрудников государственных и муниципальных архивов устанавливается с учетом нормирования труда, а также квалификационных требований, закрепленных разделом «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Данные квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов или служить основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников, с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников. При необходимости должностные обязанности, включенные в квалификационную характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями, а также возможно расширение круга должностных обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. Вместе с тем, установлено, что работники, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии архива, лаборатории назначаются на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы. Таким образом, архив наделяется достаточной мерой самостоятельности при определении квалификационных требований и распределении обязанностей между работниками. Во многом это обусловлено особенностями деятельности архивов (распределением видов работ в соответствии с объемом и составом документов, находящихся на хранении, возможностями по приему документов на хранение и другими), ограничениями в штатной численности, в том числе связанными с проводимыми и возможными сокращениями, а также сложностями в обеспечении полного соответствия квалификационным требованиям.
В частности, к высшему руководящему составу государственных архивов предъявляются требования, приведенные в таблице 5:
Таблица 5. Требования к квалификации и должностным обязанностям руководящего состава государственных архивов
| Наименование должности | Должностные обязанности | Требования к квалификации | |
| образование | стаж | ||
| Директор архива | Руководит деятельностью архива. Организует и координирует работу структурных подразделений и производственных групп архива с целью создания наиболее благоприятных условий хранения, учета и использования документов. Руководит разработкой программ развития и планов работы архива, организует и контролирует их выполнение, организует подготовку и представление планово-отчетной документации. Распоряжается финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование. Представляет интересы архива во взаимоотношениях с российскими и иностранными юридическими и физическими лицами, заключает договоры и государственные контракты. Организует внедрение в работу архива автоматизированных архивных технологий. Осуществляет мероприятия по эффективному использованию установленных систем оплаты труда, рациональному расходованию фонда заработной платы и своевременным расчетам с работниками архива. Принимает меры по обеспечению архива квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, систематическому повышению квалификации работников, созданию благоприятных условий труда, соблюдению требований трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины. Организует в установленном порядке аттестацию работников, производит назначение, расстановку кадров. Руководит работой по совершенствованию структуры архива и организации труда работников. Принимает меры по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию зданий и помещений архива, соблюдение режима охраны архива, правил по охране труда и пожарной безопасности. Организует мобилизационную подготовку архива, разработку и осуществление мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Участвует в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, возглавляет научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива. | Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» | стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 5 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 6 лет, при наличии ученой степени — не менее 3 лет |
| высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» | стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 6 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 7 лет | ||
| Главный хранитель фондов архива | Руководит деятельностью структурных подразделений архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, анализирует состояние их работы. Готовит предложения к проектам программ развития и планов работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов. Организует своевременное составление и представление отчетов о проделанной работе. Готовит предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава структурных подразделений архива по направлению обеспечения сохранности и государственного учета документов. Контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета. Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и специальной обработке, соблюдению правил пожарной безопасности и режима охраны в архивохранилищах. Организует работу по передаче документов на ответственное хранение. Руководит разработкой научно-исследовательских тем и методических документов по обеспечению сохранности и государственному учету документов. Обеспечивает внедрение наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов. Участвует в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий, использованию в работе научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта по обеспечению сохранности и государственному учету документов. Консультирует по вопросам, входящим в его компетенцию. Участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Участвует в работе экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, дирекции, научного (научно-технического) совета и других коллегиальных органов архива. | Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» | стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 4 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 5 лет, при наличии ученой степени — не менее 2 лет
|
| высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» | стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 5 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 6 лет
|
||
В квалификационный справочник не вошли квалификационные характеристики должностей заместителей директора архива, начальников отделов (заведующих отделами) архива. Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются директором архива, директором (начальником, заведующим) лаборатории на основе квалификационных характеристик соответствующих должностей руководителей. Требования к стажу работы устанавливаются на 1 год ниже, чем по соответствующим должностям руководителей.
Должности заместителей руководителей архивов включены в штатное расписание двух государственных архивов области: областных государственных учреждений «Государственный архив Саратовской области» и «Государственный архив новейшей истории Саратовской области». В областном государственном учреждении «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе» функции заместителя руководителя архива выполняет главный хранитель фондов. При этом в других государственных архивах области главные хранители фондов также выполняют функции второго заместителя руководителя. Таким образом, квалификационные требования к данной категории сотрудников должны обеспечивать возможность руководства учреждением.
В отношении муниципальных архивов в Квалификационных характеристиках должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов вошло указание только одной должности – заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации. Таким образом, руководитель муниципального архива приравнен к лицу, ответственному за архив на уровне организации, несмотря на существенно отличающийся состав документов (как с точки зрения объема, так и с точки зрения значимости) и видов выполняемых работ. При этом предъявляются требования к квалификации: высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 2 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» — не менее 3 лет, при квалификации (степени) «бакалавр» — не менее 4 лет. При этом к составу должностных обязанностей отнесено выполнение всех основных работ, предусмотренных нормативными и методическими документами, регулирующими деятельность муниципального архива.
Возрастающая ответственность руководителей учреждений требует от руководителя архива наличия специальных знаний: по управлению персоналом, охране труда, мобилизационной подготовке, знаний в области экономики и маркетинга, защите государственной тайны, осуществлению государственных закупок и т.д. Таким образом, соответствие квалификационным требованиям в части образования и стажа работы для руководителя государственного архива не может являться ключевым для обеспечения работы учреждения.
Всего в государственных архивах области по состоянию на 01 января 2015 года в штате числилось 143 единицы, в том числе в основной деятельности было занято 120 работников (из них 44 руководителей, 90 — специалистов), 18 работников – заняты по неосновной деятельности (в том числе 4 руководителя, 14 специалистов). В 2013 году в штате числилось 141 единица, в том числе в основной деятельности было занято 117 работников (46 руководителей, 71 специалист), 23 работника были заняты по неосновной деятельности (3 руководителя, 20 специалистов). Таким образом, наблюдается тенденция к сокращению штатных единиц, занятых в неосновных видах деятельности. Это обусловлено перераспределением должностных обязанностей с целью максимального задействования специалистов в реализации профильных функций. Основным способом осуществления этого является совмещение должностных обязанностей.
По состоянию на 01 января 2015 года половозрастной состав сотрудников государственных архивов области распределялся следующим образом:
до 29 лет включительно – 29 (в том числе руководителей – 4, специалистов – 25),
от 30 до 49 лет включительно – 50 (в том числе руководителей – 16, специалистов – 34),
от 50 лет и старше – 41 (в том числе руководителей – 24, специалистов – 17), из них пенсионного возраста – 26 (в том числе руководителей – 14, специалистов – 12).
112 из 143 штатных единиц замещают женщины (около 78 %).
В 2013 году распределение половозрастного состава составляло:
до 29 лет включительно – 22 (в том числе руководителей – 4, специалистов – 18),
от 30 до 49 лет включительно – 60 (в том числе руководителей – 18, специалистов – 42),
от 50 лет и старше – 49 (в том числе руководителей – 26, специалистов – 23), из них пенсионного возраста – 28 (в том числе руководителей – 15, специалистов – 13).
116 из 141 штатных единиц замещали женщины (около 82 %).
Таким образом, в государственных архивах области наблюдается тенденция к омоложению кадрового состава, а также к увеличению количества мужчин, работающих по основным направлениям деятельности.
За 2014 год выбыло 23 сотрудника, 25 сотрудников принято на работу. За 2012 год выбыло 15 сотрудников, 15 сотрудников принято на работу. Это свидетельствует об увеличении текучести кадров.
По состоянию на 1 января 2015 года стаж работы в архивных учреждениях имели:
до 1 года – 17 (руководителей – 3, специалистов – 14);
от 1 до 5 лет включительно – 28 (руководителей – 3, специалистов – 14);
от 6 до 10 лет включительно – 18 (руководителей – 6, специалистов – 12);
от 11 до 15 лет включительно – 26 (руководителей – 10, специалистов – 16);
свыше 15 лет – 31 (руководителей – 18, специалистов – 13).
По состоянию на 1 января 2013 года стаж работы в архивных учреждениях имели:
до 1 года – 12 (руководителей – 1, специалистов – 11);
от 1 до 5 лет включительно – 40 (руководителей – 10, специалистов – 30);
от 6 до 10 лет включительно – 11 (руководителей – 5, специалистов – 6);
от 11 до 15 лет включительно – 20 (руководителей – 9, специалистов – 11);
свыше 15 лет – 42 (руководителей – 24, специалистов – 18).
Таким образом, за последний период увеличилась категория сотрудников государственных архивов, имеющих стаж работы в архивных учреждениях от 6 до 15 лет.
В отношении образовательного уровня руководителей и специалистов государственных архивов области необходимо отметить тенденцию к незначительному снижению количества сотрудников, имеющих профильное образование:
на 1 января 2015 года высшее образование имело 109 человек (из них по специальности документоведение и архивоведение – 1, историческое – 62, иное гуманитарное – 27, другое — 19); среднее профессиональное образование 8 сотрудников; общее среднее образование – 3 человека; учатся в вузах – 3 человека; аспирантура – 2 человека; имеют ученую степень кандидата наук – 2 сотрудника;
на 1 января 2013 года высшее образование имело 113 человек (из них по специальности документоведение и архивоведение – 5, историческое – 66, иное гуманитарное – 22, другое — 20); среднее профессиональное образование 12 сотрудников; общее среднее образование – 5 человека; учатся в вузах – 3 человека; аспирантура – 1 человека; имеют ученую степень кандидата наук – 3 сотрудника.
Таким образом, в условиях возрастающих задач при перспективах сокращения штатов, необходимым условием обеспечения качественного уровня работы государственных архивов, возможности развития их материальной базы за счет выполнения платных видов работ и услуг является комплектование штата специалистами, имеющими качественную профессиональную подготовку, способными оперативно реагировать на изменения условий работы.
Для повышения мотивации и эффективности работы сотрудников государственных архивов, относящихся ко всем группам должностей, с 2015 года была введена система «эффективных контрактов», устанавливающая прямую зависимость размеров стимулирующих надбавок от выполнения показателей работы.
В отношении муниципальных архивов области по состоянию на 01 января 2015 года в штате числилось 144 единицы, в том числе в основной деятельности было занято 133 работника (из них 39 руководителей, 94 — специалиста), 8 работников – заняты по неосновной деятельности (все специалисты).
По состоянию на 01 января 2015 года половозрастной состав сотрудников муниципальных архивов области распределялся следующим образом:
до 29 лет включительно – 15 (в том числе руководителей – 1, специалистов – 14),
от 30 до 49 лет включительно – 65 (в том числе руководителей – 17, специалистов – 48),
от 50 лет и старше – 53 (в том числе руководителей – 21, специалистов – 32), из них пенсионного возраста – 28 (в том числе руководителей – 6, специалистов – 22).
128 из 144 штатных единиц замещают женщины (около 89 %), что превышает показатель по государственным архивам области.
За 2014 год выбыло 19 сотрудников, что на 4 человека меньше, чем в государственных архивах за аналогичный период, 18 сотрудников принято на работу.
По состоянию на 1 января 2015 года стаж работы в архивных учреждениях имели:
до 1 года – 19 (руководителей – 2, специалистов – 17);
от 1 до 5 лет включительно – 52 (руководителей – 14, специалистов – 38);
от 6 до 10 лет включительно – 34 (руководителей – 11, специалистов – 23);
от 11 до 15 лет включительно – 9 (руководителей – 4, специалистов – 5);
свыше 15 лет – 19 (руководителей – 8, специалистов – 11).
Таким образом, преимущественную часть в общем составе работников муниципальных архивов области занимают сотрудники, имеющие опыт работы в архивных учреждениях от 1 до 5 лет, что свидетельствует о недостаточности их профессионального опыта и специальных знаний.
Проведенный анализ должностных инструкций сотрудников ОГУ «Государственный архив Саратовской области» позволил установить, что реально выполняемый состав должностных обязанностей значительно превышает установленный нормативно. Это связано, в первую очередь, с необходимостью выполнения всего комплекса задач, возложенных на архив.
В частности, главный хранитель фондов ОГУ «Государственный архив Саратовской области», помимо должностных обязанностей, предусмотренных квалификационным справочником, выполняет еще ряд обязанностей, отраженных в таблице 6:
Таблица 6. Сравнительные данные по составу должностных обязанностей главного хранителя фондов
| В соответствии с Квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов | В соответствии с должностной инструкцией главного хранителя фондов областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» |
| Руководит деятельностью структурных подразделений архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, анализирует состояние их работы. | Организует работу архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, определяет ее стратегию, приоритеты и этапы работ, координирует, контролирует и проверяет исполнение. |
| Участвует в распределении и перераспределении между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов. | |
| Готовит предложения к проектам программ развития и планов работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов. | Обеспечивает разработку предложений к проектам программ развития архивного дела и их реализацию, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов по профильным направлениям на основе анализа состояния деятельности. |
| Организует своевременное составление и представление отчетов о проделанной работе. | Ведет в соответствии с правилами и инструкциями учёт своей работы |
| Готовит предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава структурных подразделений архива по направлению обеспечения сохранности и государственного учета документов. | Осуществляет контроль за качеством работы отделов обеспечения сохранности и государственного учета документов, научного использования документов и справочно-поисковых средств (по направлению создания и совершенствования системы справочно-поисковых средств к документам архива), разрабатывает предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава этих отделов на основе анализа эффективности трудозатрат, совершенствования норм труда. |
| Контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета. | Руководит работой по государственному учету документов архива, контролирует правильность его проведения, осуществляет работу по централизованному учету документов, в том числе находящихся на секретном хранении; своевременно предоставляет в управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области сведения об изменениях в составе и объеме фондов и карточки фондов. |
| Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и специальной обработке, соблюдению правил пожарной безопасности и режима охраны в архивохранилищах. | Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
проверке наличия и физического состояния документов, розыску необнаруженных дел; проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами; определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, подшивке и переплету, страховому копированию |
| Осуществляет соблюдение нормативных требований по обеспечению сохранности документов архива на всех стадиях работы с ними | |
| Принимает меры, направленные на устранение нарушений и правил режима хранения документов | |
| В установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ | |
| Организует работу по передаче документов на ответственное хранение. | Организует работу по передаче документов на ответственное хранение |
| Руководит разработкой научно-исследовательских тем и методических документов по обеспечению сохранности и государственному учету документов. | Руководит научно-методической работой в области обеспечения сохранности и учета документов архива, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании нормативно-методических документов по данным направлениям, внедрении их в практику работы архива. |
| Обеспечивает внедрение наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов. | Принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов. |
| Принимает участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования. | |
| Участвует в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов. | Принимает участие в работе с документами спецхранилища, в т.ч. в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов. |
| Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий, использованию в работе научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта по обеспечению сохранности и государственному учету документов. | Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий, использованию в работе научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта по обеспечению сохранности и государственному учету документов. |
| Участвует в работе по созданию и развитию автоматизированных систем учета документов и поиска информации по ним | |
| Изучает передовой опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений для организации его внедрения в практику работы архива. | |
| Консультирует по вопросам, входящим в его компетенцию. | Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам филиалов архива по вопросам обеспечения сохранности и учета документов. |
| Участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. | Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. |
| Участвует в работе экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, дирекции, научного (научно-технического) совета и других коллегиальных органов архива. | Участвует в работе научного совета, дирекции архива, экспертно-методической комиссии, в работе экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов. |
| Совместно с отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов; комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и научного использования документов и справочно-поисковых средств рассматривает вопросы фондирования документов архива | |
| Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета документов, хранящихся в архиве и архивах организаций-источников комплектования архива | |
| Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступления специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам, входящим в его компетенцию | |
| Осуществляет контроль за выполнением приказов, указаний вышестоящих архивных органов, решений дирекции, приказов директора архива по профильным направлениям | |
| Участвует в проверках работы филиалов архива по своему профилю | |
| Осуществляет рецензирование нормативных и научно-методических разработок по профильным вопросам и готовит по ним соответствующие заключения | |
| Обеспечивает соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка | |
| Заботится о создании в архиве здорового микроклимата, обстановки товарищества и взаимной поддержки, способствует творческому подходу к выполнению работы, раскрытию творческого потенциала каждого сотрудника и его высокой самоотдаче в труде |
Должностные инструкции других сотрудников архива также значительно шире состава должностных обязанностей, закрепленных нормативно. Например, должностная инструкция начальника отдела организационно-методической работы и автоматизированных архивных технологий ОГУ «Государственный архив Саратовской области» содержит обязанности:
— по контролю деятельности филиалов (разработка перспективных и годовых планов работы филиалов, отчетов об их выполнении; подготовка сводных сведений к документам централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в филиалах; контроль предоставления филиалами сведений об изменении в составе и объеме фондов; координация работы филиалов по ведению списков организаций-источников комплектования; участие в комплексных и тематических проверках деятельности филиалов; оказание методической и практической помощи филиалам);
— по ведению работы по нормированию труда (по совершенствованию нормирования труда, анализ расчета производственных показателей структурных подразделений и его филиалов; анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые работниками отдела, осуществление мероприятий по совершенствованию организации труда, анализ выполнения норм выработки в отделе, подготовка предложений по результатам анализа);
— по внедрению автоматизированных архивных технологий (организация и координация работы по внедрению автоматизированных архивных технологий (ААТ); организация экспертизы программного обеспечения, используемого в архиве, разработка внутриархивных баз данных (БД); создание баз и банков данных; организация и координация работы по установке БД в структурных подразделениях; методическое руководство и практическая помощь по внедрению и использованию ААТ; учет и анализ эффективности использования информационно-поисковых систем, ведение работы по их совершенствованию; участие в подготовке к изданию архивных справочников с использованием ПЭВМ; разработка и поддержка сайта; обслуживание программного комплекса «Нормативно-методическая база архивной отрасли»);
— по справочно-информационной работе (организация работы службы научно-технической информации, комплектование справочно-информационного фонда, разработка справочно-поискового аппарата к нему; организация работы научно-справочной библиотеки архива);
— по научно-исследовательской, методической работе сотрудников, повышении их квалификации (организация участия сотрудников архива в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии; организация составления планов и отчетов о повышении квалификации работников; координация работы структурных подразделений и оказание им методической помощи при разработке научно-исследовательских тем и подготовке нормативно-методических документов, при составлении планов и отчетов; организация подготовки и проведения совещаний, семинаров по профильным направлениям, участие в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров; организация работы по повышению квалификации работников отдела; осуществление рецензирования научно-исследовательских и методических разработок, консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела; разработка предложений по тематике научно-исследовательской и методической работы, участие в научных исследованиях, подготовка методических пособий по профильным отделу направлениям, организация их внедрения);
— по общим вопросам руководства подразделением (осуществление контроля за выполнением приказов, указаний вышестоящих органов, решений дирекции, приказов директора; участие в работе научного совета, дирекции, методической и экспертно-проверочной комиссий; подготовка предложений по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий; обеспечение соблюдения сотрудниками отдела правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Таким образом, современная ситуация требует изменения подхода к формированию кадрового состава: в отношении сотрудников необходимо наличие комплексных отраслевых знаний, позволяющих расширить профиль осуществляемой деятельности в условиях ограничения и оптимизации штатной численности; в отношении руководителя архива и лиц, его замещающих – наличие не только отраслевых знаний, опыта и навыков, но и знаний в области менеджмента, экономики и т.д.