2.2. Анализ деятельности кадровой службы администрации Коломенского городского округа Московской области
Кадровую службу в администрации формируют сотрудники отдела муниципальной службы и кадров. Структура кадровой службы представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 – Структура кадровой службы администрации КГО МО
В составе кадровой службы администрации итого числится 3 чел.
Кадровая служба администрации городского округа выполняет следующие функции:
- Подбор и расстановка кадров в администрации городского округа, содействие структурным подразделениям администрации, отраслевым (функциональным) органам администрации, обладающим правами юридических лиц в обеспечении укомплектования кадрами, формировании резерва кадров на должности муниципальной службы.
- Организационная работа по подготовке и проведению конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы администрации КГО МО.
- Организация учебы и повышения квалификации муниципальных служащих администрации КГО МО.
- Реализация взаимодействия администрации КГО МО в сфере переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих с высшими учебными заведениями, институтами и центрами повышения квалификации и переподготовки кадров.
- Кадровое обеспечение деятельности администрации города и организационно-штатная работа.
- Другие.
В состав документооборота отдела муниципальной службы и кадров входят:
- Распоряжения администрации по личному составу (прием, назначение перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки);
- Распоряжения администрации по личному составу (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках);
- Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене должностных лиц;
- Описи дел по личному составу администрации;
- Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учеты выдачи личных дел (изъятия личных дел), описей во временное пользование;
- Годовые, полугодовые статистические отчеты и таблицы по кадровой работе и прохождении муниципальной службы; документы (информации, докладные записки) к ним;
- Журнал регистрации выдачи справок, копий, выписок из документов;
- Реестр муниципальных служащих (электронная версия);
- Личные дела сотрудников органов местного самоуправления (администрация, КСП, Совет депутатов);
- Личные дела руководителей учреждений и предприятий, подведомственных администрации;
- Личные карточки сотрудников органов местного самоуправления (администрация, КСП, Совет депутатов);
- Личные карточки руководителей учреждений и предприятий, подведомственных администрации;
- Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу;
- Акты приема-передачи личных дел муниципальных служащих при переходе на другую работу;
- Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
- Протоколы заседаний комиссий по формированию кадрового резерва;
- Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов;
- Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, урегулированию конфликта интересов;
- Уведомления об осуществлении иной оплачиваемой деятельности муниципальными служащими;
- Журналы регистрации:
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;
б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности муниципальными служащими;
в) служебных проверок муниципальных служащих;
г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов;
- Трудовые книжки сотрудников органов местного самоуправления, руководителей учреждений и предприятий, подведомственных администрации;
- Переписка по воинскому учету;
- Журнал учета личных дел сотрудников;
- Журнал учета трудовых договоров;
- Журнал выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Документы (доклады, справки, информация, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке, повышении квалификации сотрудников администрации;
- Протоколы заседаний комиссии по установлению стажа муниципальной службы и т.д.
Отдел муниципальной службы и кадров контролирует уведомления о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений, которые также включены в документооборот отдела – существует порядок представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, регулируется такими нормативными актами как: Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (статья 15); Федеральный закон от 25.12.2007 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (статьи 8-8.1); Федеральный закон от 03.12.2012 № 230-ФЗ «О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам»; «Закон Московской области от 24.07.2007 № 137/2007-ОЗ «О муниципальной службе в Московской области» (статья 9)»; «Распоряжение администрации Коломенского городского округа Московской области от 20.12.2017 № 4-р/1-7 «Об утверждении Перечня должностей муниципальной службы в администрации Коломенского городского округа Московской области, при назначении на которые и при замещении которых граждане обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей» Распоряжение администрации Коломенского городского округа от 20.12.2017 № 6-р/1-7 «Об утверждении Положения о порядке представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы в администрации КГО МО и муниципальными служащими администрации КГО МО»». Предоставляют сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера только лица, включенные в соответствующий перечень (Распоряжение администрации КГО МО от 20.12.2017 № 4-р/1-7 «Об утверждении Перечня должностей муниципальной службы в администрации КГО МО, при назначении на которые и при замещении которых граждане обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей») при поступлении на муниципальную службу; ежегодно в срок не позднее 30 апреля (за истекший календарный год).
В администрации КГО МО сформирована открытая реактивная кадровая политика, которая заключается в контроле факторов, свидетельствующих о возникновении негативных ситуаций в отношениях с кадрами, и причин их возникновения.
Направлениями кадровой деятельности в администрации КГО МО являются следующие (рисунок 7)
Рисунок 7 – Направления кадровой политики администрации КГО МО
Обязанность по реализации кадровой политики и системы управления персоналом возложена на начальника отдела муниципальной службы и кадров – Воробьеву Екатерину Ивановну, а также сотрудников в подчинении. в администрации КГО МО сформирована должность «менеджер по персоналу», в должностных обязанностях которого находится формирование и реализация кадрового менеджмента. Кадровый менеджмент и сформированная система управления персоналом базируются на использовании и административных (кадровое делопроизводство отлажено, не противоречит законодательству Российской Федерации), и экономических методов.
Проанализируем кадровые технологии, применяемые в администрации КГО МО:
- Анализ и планирование персонала, формирование кадрового резерва (анализ кадрового потенциала и формирование резервов, анализ рынка труда, планирования и прогнозирования потребности в персонале).
В администрации КГО МО функция кадрового планирования выполняется на регулярной основе. При этом планирование годовое, квартальное, месячное, еженедельное – на основании текучести, ротации персонала, изменений товарооборота.
В администрации КГО МО сформирован кадровый резерв.
Требования к кадровому резерву:
- достижение высоких результатов работы и реализация крупных проектов;
- высшее образование;
- опыт работы после получения диплома о высшем образовании не менее 8 лет;
- опыт управления на руководящей должности среднего или высшего звена администрации КГО МО;
- готовность переехать для работы в другую местность.
В состав кадрового резерва администрации КГО МО входят специалисты с высшим образованием, проработавшие в администрации КГО МО более 5 лет и показавшие максимальные результаты работы и качество выполнения возложенных на них функциональных обязанностей.
Включение муниципальных служащих и граждан в кадровый резерв осуществляется в соответствии со следующими квалификационными требованиями:
- профессиональная компетентность: соответствие квалификационным требованиям, предъявляемым к уровню образования, стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности (направлению подготовки), необходимым для исполнения должностных обязанностей, способность анализировать и принимать решения; систематическое повышение профессионального уровня;
- организаторские способности: умение определять актуальные задачи, координировать и контролировать процесс их выполнения, инициативность, оперативность;
- коммуникативные навыки: ведение деловых бесед, совещаний;
- личностные качества: ответственность, добросовестность, работоспособность, объективность, коммуникабельность, корректность, высокий уровень деловой культуры.
Начальник отдела муниципальной службы и кадров, менеджер по персоналу администрации КГО МО:
- организуют формирование кадрового резерва и координирует работу с ним;
- ведут работу по учету и актуализации информации о муниципальных служащих и гражданах, состоящих в кадровом резерве;
- ежегодно анализируют работу с кадровым резервом и определяют потребность в формировании кадрового резерва.
Начальник отдела муниципальной службы и кадров, менеджер по персоналу в срок до 25 декабря текущего года готовят список кандидатов для включения в кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы, который утверждается распоряжением администрации КГО МО.
Величина сформированного кадрового резерва администрации КГО МО:
- 2018 год – 6 чел.;
- 2019 год – 14 чел.;
- 2020 год – 12 чел.
Кадровый резерв в 2020 году сократился ввиду расширения штата администрации на две руководящие должности:
- начальник отдела жилищных субсидий (на должность назначен сотрудник из кадрового резерва);
- начальник отдела по делам несовершеннолетних и защите их прав (на должность назначен сотрудник из кадрового резерва).
- Подбор и найм персонала (проведение собеседований, тестов, анкетирования, оформления приема персонала).
Подбор и найм персонала в работе кадровой службы администрации предусматривает проведение следующих мероприятий:
- проведение тестирования кандидатов на занятие вакантной должности (используются различные виды тестов: профессиональные тесты для выявления профумений и психологические тесты для оценки личных качеств кандидата и его коммуникативности и умении работать в команде);
- проведение и анкетирования для того, чтобы выявить и оценить интеллектуальный уровень и профессионализм кандидатов и возможность выполнения ими служебных обязанностей.
- Аттестация и оценка персонала (аттестация и оценка проводится в отношении сотрудников администрации и кандидатов на должность).
Деловая оценка действующего персонала предполагает персональную оценку на профессиональное мастерство, контроль уровня знаний и определение степени личной ответственности.
Деловая оценка персонала в администрации КГО МО проводится в форме бумажного тестирования. Указанная форма проведения деловой оценки не очень удобна и затратна (сопровождается бумажной волокитой, требует значительных затрат времени на обработку тестовых заданий и обобщения результатов).
Деловая оценка сотрудников проходит в два этапа: оценка сотрудника руководителем КГО МО и оценка непосредственным руководителем.
В зависимости от качества выполнения плана, сотрудников по вопросам соблюдения корпоративной этики руководством администрации КГО МО решается вопрос о дальнейшем карьерном продвижении (по регламенту в течение 5 лет менеджер при условии добросовестной работы может занять должность начальника отдела).
- Мотивация персонала.
Подсистема заключает в себе совокупность применяемых мероприятий материального и нематериального характера для обеспечения заинтересованности сотрудников в труде. Мотивация и стимулирование персонала: данная кадровая технология для администрации КГО МО – одна из стратегически важных.
Рисунок 8 – Общая система мотивации и стимулирования труда персонала в администрации КГО МО
К методам материального стимулирования муниципальных служащих также относятся: компенсация стоимости медицинской страховки для муниципальных служащих; компенсация стоимости обучения сотрудников за счет средств КГО МО.
К методам нематериальной мотивации персонала организации относятся: организация корпоративных и праздничных мероприятий; организация культурного досуга муниципальных служащих; организация профессиональных конкурсов и соревнований; награждение почетными грамотами; размещение фото на доске почета.
- Обучение, развитие персонала и карьерный рост. Данная кадровая технология – одна из стратегически важных. Развитие персонала в Администрации КГО МО заключает в себе мероприятия по повышению квалификационных качеств сотрудников, приобретению ими новых навыков и совершенствованию имеющихся для целей повышения качества рабочего процесса и возможности продвижения по карьерной лестнице. Методы обучения, используемые в администрации КГО МО, систематизированы в таблице 3.
- Учет сотрудников (учет всех движений, связанных с трудовыми кадрами, в том числе, учет приема на работу сотрудников, их выбытия, анализ штатных передвижений внутри Администрации КГО МО и так далее). Для учета муниципальных служащих администрации КГО МО используется программа Учет сотрудников 2.1.8s, кадровое делопроизводство работает эффективно.
- Оценка морально-психологического климата в коллективе (мероприятия, нацеленные на оценку морально-психологического климата в коллективе, проведение анкетирования по отношению коллектива к руководству и применяемому стилю руководства, анализ и оценка взаимоотношений между сотрудниками).
- Оценка морально-психологического климата в коллективе предполагает проведение мероприятий, нацеленных на оценку морально-психологического климата в коллективе, проведение исследования отношения коллектива к руководству и применяемому стилю руководства, анализ и оценку взаимоотношений между сотрудниками.
- Создание условий труда (формирования оптимальных условий труда для организации трудового процесса, при этом, формирование условий труда ориентировано на законодательные нормы; условия труда в администрации КГО МО соблюдены).
- Кадровая безопасность (решение правовых вопросов трудовых соглашений в администрации).
В администрации КГО МО немаловажная роль отведена формированию и развитию корпоративной культуры. в администрации КГО МО сформирована «культура власти».
В администрации КГО МО сформирован авторитарный стиль управления. Сформированная линейно-функциональная структура, основанная на жесткой позиции, начала проявлять свои минусы; на нижних уровнях не хватает свободы для быстрой реакции на изменения рынка.
Таким образом, в администрации КГО МО уделяется значительное внимание основным кадровым технологиям, которые активно используются для организации эффективной работы. За управление персоналом в администрации отвечает кадровая служба, сформированная из штата сотрудников отдела муниципальной службы и кадров.