Организация кадрового документооборота» (на примере ИП Водка Т.А). Часть 2

Страницы: 1 2

Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота ИП Водка Т.А

2.1. Организационно-экономическая характеристика деятельности ИП Водка Т.А

 

Индивидуальный предприниматель Водка Таисия  Аликовна (ИП Водка Т.А.) – это физическое лицо, которое ведет самостоятельную предпринимательскую деятельность с целью получения систематической прибыли без образования юридического лица, и прошедший установленную законом процедуру государственной регистрации.

Государственная регистрация и дальнейшая деятельность индивидуальных предпринимателей регламентируется Федеральным Законом РФ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» N 129-ФЗ, Гражданским кодексом РФ, другими федеральными законами РФ, а также отдельными постановлениями Правительства РФ. Деятельность ИП Водка Т.А. основана на следующих правоустанавливающих документах:

— свидетельство о государственной регистрации ИП;

— идентификационный номер налогоплательщика;

— свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика взносов в ПФР;

— свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика взносов в ФСС; договор банковского счета.

Основное направление деятельности ИП Водка Т.А. – реализация алкогольной продукции в неспециализированных магазинах. ИП Водка Т.А. работает по франшизе «Красное & Белое» в г. Севастополе.

«Красное & Белое» – это сеть магазинов самообслуживания в Российской Федерации. Сеть позиционируется как «магазины шаговой доступности».

ИП Водка Т.А. имеет в собственности нежилые помещения по адресу: г.Севастополь, ул. Кулакова, д 37.

Для осуществления деятельности ИП Водка Т.А. привлекает на работу наемных работников по трудовым договорам. Бухгалтерский учет доходов и расходов ведется в Книге учета доходов и расходов индивидуального предпринимателя. Единоличным исполнительным органом является индивидуальный предприниматель Водка Таисия Аликовна. Руководитель предприятия данного типа должен в своей деятельности придерживаться условий действующего законодательства РФ, решать вопросы, касающиеся деятельности предприятия, заключения договоров (в том числе по найму работников), утверждения приказов и распоряжений

В таблице 2 представлен анализ финансовых показателей деятельности ИП Водка Т.А.

Таблица 2

Анализ финансовых показателей ИП Водка Т.А.

 

Согласно таблице 2 в 2021 году в ИП Водка Т.А. наблюдается рост торговой деятельности по сравнению с 2020 г., это характеризуется увеличением полученной выручки на 15885тыс. руб. Рост выручки и оптимизация  расходов повлияли на рост прибыли от продаж, данный показатель увеличился на 1445 тыс. руб., темп изменений составил 121,88%.

Положительным моментом является рост прочих доходов на 76 тыс. руб., при этом прочие расходы также показатели уменьшились на 1007  тыс. руб. как следствие, рост выручки, превышение прочих доходов над прочими расходами, чистая прибыль ИП Водка Т.А. увеличилась в 2021 г. по отношению к 2020 г. на 4596 тыс. руб.

За счет роста выручки в 2021 г. по сравнению с 2020 г. производительность труда увеличивается на 418,02 тыс. руб.

В 2022 г. наблюдается рост основных показателей при сравнении с показателями 2020 г. Так увеличивается выручка от реализации товаров на 31393 тыс. руб. или в 116,94%. За счет роста объёмов реализации увеличиваются расходы по основной деятельности на 21203 тыс. руб., или на 113,89%. За счет превышение темпа изменений выручки над темпом изменений расходов, увеличивается прибыль от продаж на 425 тыс. руб. или на 105,28%.

В следствие того, что, в 2019 г. был взят кредит для расширения торговой деятельности, и в данный момент он погашен, проценты к уплате снизились на 576 тыс. руб., темп изменений составил 60,65%.

Уменьшаются прочие доходы в 2022 г. по сравнению с 2021 г. на 4484 тыс. руб., темп изменений составил 1,47%. Прочие расходы снизились на 1007 тыс. руб. в 2022 г. по сравнению с 2021 г. темп изменений составил 80,83%.

Прочие доходы не превышают прочие расходы как следствие ИП Водка Т.А. получает убыток от ведения прочей деятельности, как следствие чистая прибыль уменьшается на 2520 тыс. руб.

Изменение наблюдается в эффективности продаж, так в 2020 г. с 1 рубля выручки ИП Водка Т.А. получало 3,90 копейку прибыли от продаж, в 2020 г. с 1 рубля выручки получено 4,34 копейки прибыли, а в 2022 г. на 3,91 копейки меньше показателя 2021 г. и составило 3,91 копеек с 1 рубля выручки.

В 2021 г. наблюдается рост производительности труда, на 418,03 тыс. руб. по сравнению с годом ранее. Причина увеличения данного показателя является увеличение объема торговой выручки в анализируемом периоде. Так на одного сотрудника приходится в отчетном периоде 4876,34 тыс. рублей выручки от реализации товаров. В целом анализ финансовой деятельности ИП Водка Т.А. характеризуется положительной динамикой, организация увеличивает прибыль от предпринимательской деятельности.

Организационная структура ИП Водка Т.А. представлена на рисунке 3

Рисунок 3 – Организационная структура ИП Водка Т.А.

 

В руководстве ИП Водка Т.А. находятся: юрист, главный бухгалтер, менеджер по развитию, специалист по кадровому делопроизводству и документообороту, водитель, разнорабочие, маркетолог.

В обязанности юриста ИП Водка Т.А.. входят:

• разработка или принятие участия в разработке документов правового характера;
• участие в разработке и осуществлении процедур в деле становления договорной, финансовой и трудовой дисциплины;
• создание условий в целях сохранности имущества;
• заключение соглашений со сторонними организациями;
• внесение предложений, касающихся оптимизации трудового процесса;
• контроль деятельности структурных подразделений с точки зрения незыблемости правового поля;
• подготовка справочных материалов;
• подготовка ответов на претензии и проч.

Менеджер по развитию – это специалист, который отвечает за направления маркетинга организации. В его обязанности входит разработка и внедрение в практику организации эффективных форм взаимодействия ИП со сторонними организациями, государственными учреждениями, посредническими структурами, контролирующими органами. Должностные обязанности менеджера по развитию представлены функционалом

• проведение переговорных процессов;
• консультирование;
• заключение соглашений;
• мониторинг торгово-экономических процессов;
• создание планово-отчетной документации.

Обязанности главного бухгалтера в ИП Водка Т.А. широко представлены за счет отчетной деятельности, поскольку специалист должен своевременно подавать в различные государственные учреждения данные, касающиеся доходно-расходной части деятельности организации, порядка и своевременности начисления заработной платы сотрудникам.

В этом отношении деятельность главного бухгалтера представлена функционалом:

– ведение учета движения денежных средств;

– оформление, прием и выдача финансов;

– контроль создания первичной бухгалтерской документации;

– работа с банковскими структурами;

– работа с кассами;

– расчет страховых начислений (ПФР, ФСС, ФОМС);

– расчет выплат сотрудникам ИП (заработная плата, премиальные начисления, материальная помощь, выплаты по больничным листам, отпускные выплаты, командировочные расходы и проч.);

– составление бухгалтерской и налоговой отчетности; – ведение книги учета доходов и расходов.

Все документы, которые сопровождают деятельность ИП Водка Т.А., создает, обрабатывает, передает по каналам связи специалист по кадровому делопроизводству и документообороту. Сотрудником проводятся мероприятия, направленные на подготовку, анализ, хранение, отправку, архивирование и уничтожение внешней и внутренней информации организации. Рабочее место специалиста по кадровому делопроизводству и документообороту находится в приемной офиса рядом с кабинетом юриста.

Специалистом по кадровому делопроизводству и документообороту выполняется:

– ведение кадрового делопроизводства (оформление приема, увольнения, переводов сотрудников;

– ведение личных дел работников;

– ведение трудовых книжек работников; оформление трудовых договоров и изменения к ним;

– ведение табеля учета рабочего времени;

– участие в подготовке приказов;

­ ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.);

­ обработка корреспонденции;

­ анализ документации и личных заявлений;

­ работа с оргтехникой;

­ работа со служебными сведениями;

­ организация деловых контактов;

­ подготовка внеплановых и плановых мероприятий;

­ обеспечение организации необходимыми средствами (организационной техникой, канцелярскими принадлежностями);

­ организация контакта руководства и сотрудников со сторонними компаниями, гражданами, представителями государственных учреждений;

­ содействие оперативности документопотока.

Специалист пользуется рядом нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность ИП Водка Т.А. Одними из основных документов являются кадровые документы (о приеме на работу; об увольнении, о поощрении, о предоставлении отпуска и так далее). Они должны строго соответствовать закону и не могут содержать пунктов, противоречащих законодательно-нормативным актам. Специалист по кадровому делопроизводству и документообороту имеет право представлять на рассмотрение своего непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства на предприятии, требовать оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей. Для того, чтобы проанализировать работу специалиста по кадровому делопроизводству и документообороту, необходимо знать нормативную законодательную базу, регламентирующую деятельность ИП Водка Т.А.

ИП Водка Т.А. – зарегистрированное юридическое лицо, осуществляющее деятельность в рамках нормативных законодательных основ. Организация работы сотрудников базируется на грамотно спланированной системе кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Сотрудниками планомерно осуществляется деятельность в рамках должностных инструкций.

 

2.2. Анализ практики организации кадрового документооборота ИП Водка Т.А и выявление недостатков

 

Роли и обязанности сотрудников, связанных с организацией кадрового документооборота, играют важную роль в эффективной работе организации и обеспечении правильного потока информации. Кадровый документооборот требует участия различных специалистов и ответственность за выполнение определенных задач.

При осуществлении организации кадрового документооборота, специалист формирует локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты — это документы, которые содержат нормы трудового права, принимаемые работодателем в установленном порядке и в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

Локальные нормативные документы, которые регламентируют кадровое делопроизводство в ИП Водка Т.А.:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Штатное расписание.
3. График отпусков.
4. Номенклатура дел документов.
5. Положение о персональных данных.
6. Инструкция по делопроизводству.
7. Положение об отделе персонала.
8. Должностная инструкция руководителя отдела персонала.
9. Должностная инструкция заместителя руководителя отдела персонала.
10. Должностная инструкция специалиста по кадрам.
11. Должностная инструкция менеджера по подбору персонала.

Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка есть следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения работников организации.
3. Основные права и обязанности работников организации.
4. Основные обязанности и права администрации.
5. Условия труда.
6. Меры поощрения.
7. Дисциплинарные взыскания.
8. Техника безопасности и производственная санитария.

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

График отпусков составляется в соответствии с законодательством РФ, учитывается специфика организации и пожелания работников. Работники за две недели до начала ежегодного отпуска оповещаются об этом под роспись. Сроки отпуска по желанию работника могут корректироваться по согласованию с непосредственным руководителем и руководителем отдела персонала. График отпусков составляется по установленной форме № Т-7. (Приложение 1)

В соответствии с номенклатурой дел, которая ежегодно утверждается с 1 января следующего календарного года, сотрудники формируют документы.

Важным и актуальным элементом кадровой деятельности в настоящее время является защита и обработка персональных данных. Положение о персональных данных сотрудников ИП Водка Т.А. устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным. Целью положения является защита персональных данных работников от несанкционированного доступа и разглашения. «Положение о персональных данных» включает в себя:

1. Общие положения.
2. Понятие персональных данных.
3. Носители персональных данных.
4. Личное дело работника.
5. Доступ к персональным данным работника.
6. Сбор и обработка персональных данных работников.
7. Передача персональных данных работника.
8. Ответственность за разглашение информации, связанной с персональными данными работника.

К бумажным носителям персональных данных, согласно положению, относятся:

1. Трудовая книжка.
2. Журнал учета трудовых книжек.
3. Листки нетрудоспособности.
4. Книга учета листков временной нетрудоспособности.
5. Личная карточка работника (Т-2).
6. Приказы по личному составу.
7. Учетные формы.
8. Материалы по учету рабочего времени.
9. Входящая и исходящая корреспонденция военкомата, службы работников приставов, пенсионного фонда и других организаций.

К электронным носителям персональных данных относится база данных по учету работников учреждения, воинскому учету, сведения о трудовом стаже (с 16.12.2019 в связи с принятием закона об электронном ведении трудовых книжек).

В положении также приводятся перечни документов, содержащихся в личном деле работника:

Перечень документов, содержащихся в личном деле работника при приеме на работу:

Резюме, характеристика, рекомендации.

• Копия паспорта.
• Копия страхового свидетельства.
• Копия военного билета (у военнообязанных).
• Копия документов об образовании.
• Копия водительского удостоверения, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника.
• Медицинская справа о прохождении медицинского осмотра.
• Трудовой договор.
• Документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей.
• Копия приказа о приеме на работу или выписка из него.
• Иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.

В инструкции по делопроизводству ИП Водка Т.А. установлены общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Требования инструкции распространяется на всех сотрудников, а состоит она из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Организация документооборота и исполнения документов.
4. Поисковая система по документам.
5. Контроль исполнения документов.
6. Организация работы с документами в делопроизводстве¹.

Примеры оформления основных организационно-распорядительных и информационных документов прилагаются к инструкции по делопроизводству.

«Положение об отделе персонала» ИП Водка Т.А. является организационно-правовым документом, в котором устанавливается статус данного подразделения компании, место в иерархии управления, цель, функции, задачи, права и ответственность.

Положение соответствует требованиям унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет следующие разделы:

1. «Общие положения». В этом разделе закреплены подчиненность отдела персонала директору организации.
2. «Задачи». Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела персонала, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
3. «Структура». В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения.
4. «Функции». В разделе рассмотрены функциональные обязанности отдела в области кадровой работы, в частности:
5. разработка планов комплектования кадров, в соответствии с стратегией развития компании;
6. формирование кадрового состава для замещения вакантных должностей;
7. организация работы по комплектованию кадрами требуемых специальностей и квалификации;
8. непосредственное участие в работе по подбору и расстановке персонала на основании анализа квалификации, деловых и личностных качеств специалистов компании с целью их рационального использования;
9. своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами Общества;
10. учет личного состава предприятия;
11. выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
12. ведение документации по кадрам;
13. хранение и заполнение трудовых книжек;
14. изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
15. создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
16. работа по созданию резерва на выдвижение (при наличии вакантных должностей);
17. подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию персонала;

п) подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

о) подготовка материалов для предоставления сотрудников к поощрению и награждению;

р) осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

q) организация контроля над состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

г) ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

«Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия». Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел персонала, и документов, которые направляются из отдела персонала в бухгалтерию. Деятельность отдела персонала тесно связана с бухгалтерией. От нее отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию отдел персонала представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

5. «Права». В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел персонала, в частности:
6. право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;
7. право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.
8. «Ответственность». В этом разделе установлена ответственность менеджера по персоналу за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Должностные инструкции являются типовыми и содержат следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

Таким образом, были рассмотрены локальные нормативные акты, регулирующие кадровое делопроизводство в ИП Водка Т.А. Они не противоречат действующему законодательству и являются достаточными для оптимального ведения кадрового делопроизводства.

Специалист отдела кадров ИП Водка Т.А. в соответствии с должностной инструкцией выполняет следующие обязанности:

Оформляет прием, перевод, увольнения, отпуска и больничные сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора ИП Водка Т.А., а также другой установленной документацией по кадрам (отпуска и больничные во многих компаниях оформляются бухгалтерией, в ИП Водка Т.А. данная функция закрепилась за специалистами по кадрам. Данные процедуры регламентируются соответствующими локальными нормативными актами. И как было сказано ранее, специалисты по кадрам взаимодействуют с бухгалтерией).

1. Формирует штатное расписание организации.
2. Подготавливает необходимые материалы и документы для представления работников учреждения к поощрениям и награждениям.
3. Подготавливает необходимые материалы и документы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий.
4. Осуществляет подготовку необходимых документов для профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников учреждения.
5. Принимает участие в проведении служебных расследований.
6. Осуществляет табельный учет работников аппарата управления учреждения, ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графиков предоставления отпусков.
7. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
8. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию и документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения, а также представление их в орган социального обеспечения.
9. Составляет установленную отчетность.
10. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале учреждения, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
11. Обеспечивает сохранность персональных данных работников и защищает их от несанкционированного доступа.
12. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
13. Содержит в чистоте свое рабочее место, бережно относится к имуществу компании.

В таблице 3 представлены данные о количестве и типов документов созданных в ИП Водка Т.А. за 3 года

Таблица 3

Анализ динамики документов по кадрам в ИП Водка Т.А.

 

За три года, увеличивается количество документов на 46,30% или на 50 ед. при этом основной прирост документов это связано с движением кадров, а также предоставление отпусков.

Как ранее было указано специалист отделов кадров также предоставляет ответы на запросы от проверяющий инстанций. В таблице 4 предоставлены данные по каналам поступления документов в динамике.

Таблица 4

Динамика документооборота ИП Водка Т.А.

 

Как можно заметить, больший удельный вес имеет внутренняя документация, по сравнению с входящей и исходящей документацией. В 2020 г. она имела наибольший удельный вес, однако в 2021г. ее вес снизился на 3,88%, но вместе с тем, удельный вес входящей документации увеличился более чем на 2%. Исходящая документация в заданный период меняла свой удельный вес незначительно, достигнув наибольшего показателя в 24,18% в 2022 г. В целом, больших различий между удельным весом каждого вида документации нет, прирост удельного веса или же его снижение проходили плавно, кардинально не меняя показатели.

Регистрация каждого документа происходит однократно, в специальных бумажных журналах учета. Входящие документы подлежат регистрации в день ее поступления в организацию, а внутренним и исходящим документам номера присваиваются в день их подписания. Каждому документу присваивается уникальный номер, по которому его легко можно идентифицировать.

Каждый номер несет в себе информацию о структурном подразделении (2 первые буквы из названия подразделения), дату документа, номер дела, который соответствует утвержденной номенклатуре, а также порядковый номер, который указывается при регистрации на определенную дату. Регистрация и учет документов осуществляется в бумажном виде.

В ИП Водка Т.А. ведется несколько журналов учета документов. В журнале по учету документов по личному составу (приемы, переводы, увольнения) заполняются следующие графы:

• порядковый номер;
• дата оформления документа;
• регистрационный номер;
• фамилия сотрудника (на кого оформляется прием, перевод или увольнение);
• примечание (прием, перевод или увольнение).

Если рассматривать процесс кадрового документооборота в целом по предприятию, то он соответствует стандартам. Все документы оформляются в должном виде и в установленный срок. Ознакомление сотрудников с документами происходит оперативно. Качественную оценку кадрового документооборота дадим в таблице 5.

Таблица 5

Качественная оценка кадрового документооборота ИП Водка Т.А.

 

В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает достаточным количеством времени на обработку такого большого количества информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений. В 2022 г. руководством ИП Водка Т.А. было принято решение о разграничении журналов по учету документов по личному составу и учету отпусков, мотивировано это было удобством в использовании. Журнал по учету отпусков включает следующие графы:

• порядковый номер;
• дата оформления документа;
• регистрационный номер;
• фамилия сотрудника (на кого оформляется прием, перевод или увольнение);
• период отпуска (с n-го числа по n-ое число);
• количество дней отпуска;
• примечание (прием, перевод или увольнение).

В журналах по учету документов по личному составу и учету отпусков данные разделяются с началом нового года.

В журнале по учету больничных листов заполняются следующие графы:

• порядковый номер;
• дата поступления больничного в отдел персонала;
• фамилия сотрудника;
• номер больничного листа;
• период болезни (отсутствия);
• название медицинского учреждения, где был выдан больничный лист;
• стаж работника.

С 2021 г. ИП Водка Т.А. принимает от сотрудников больничные листы в электронном виде. Это простило регистрацию данных документов в кадровой системе, так как нет надобности заполнять обязательные данные, а именно: наименование организации, регистрационные номер организации, код подчиненности организации, ИНН и СНИЛС сотрудника, и стаж.

Данные о больничных автоматически передаются в Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС), три дня оплачивает организация, остальные дни оплачивает ФСС.

С 16 декабря 2019 года в связи с изменением законодательства все организации обязали перейти на электронные трудовые книжки. ИП Водка Т.А. не стала исключением. Для перехода на электронное хранение сведений о трудовой деятельности сотрудников директором совместно с отделом персонала был разработан определенный порядок действий.

Был осуществлен перенос данных из бумажной трудовой книжки в электронный формат в программу «1С:Зарплата и управление предприятием». Это делалось в специальной вкладке «Трудовая деятельность». Вносились следующие данные: даты приема, перевода и увольнения, полное наименование организации, должность, которую занимал сотрудник. Эти данные автоматически передаются в Пенсионный Фонд России для учета стажа работника. Также стаж автоматически считается при оформлении больничных листов и т.п., что очень удобно, и экономит время, так как ранее стаж работника рассчитывался ручным способом при помощи отдельной специальной программы.

Во-вторых, с действующими сотрудниками было подписано соответствующее заявление, в котором они дают работодателю согласие о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Также с каждым сотрудником подписывалось уведомление, в котором работодатель уведомлял о том, что в связи с изменением законодательства, необходимо перейти на электронную форму хранения сведений о трудовой деятельности. Также сотрудник мог принять решение о том, что он хочет, чтобы сведения о его трудовой деятельности продолжали вестись в традиционной бумажной форме.

Необходимо отметить, что если сотрудник был принят в компанию после 01.01.2020, то он предоставлял свою трудовую книжку при приеме, сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, вносил данные в программу и отдавал работнику обратно.

В-третьих, после того, как работник решил, что его трудовая книжка будет вестись в электронном виде (подписав соответствующее заявление и уведомление), специалист по кадрам должен внести соответствующие сведения в трудовую книжку.

Далее трудовая книжка отдавалась сотруднику. Подписанное заявление и уведомление вкладывалось в личное дело работника. При получении трудовой книжки на руки работник ставил подпись в соответствующем журнале.

В журнале по учету трудовых книжек заполняются следующие данные:

• порядковый номер;
• дата приема и заполнения трудовой книжки;
• фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки;
• серия и номер трудовой книжки;
• должность сотрудника, который сдал трудовую книжку;
• наименование места работы (с указанием структурного подразделения) куда принят работник;
• дата и номер приказа, на основании которого произведен прием сотрудника;
• подпись ответственного лица, принявшего трудовую книжку;
• дата выдачи трудовой книжки при увольнении;
• подпись сотрудника о получении трудовой книжки.

Личные карточки работников (форма Т-2) составляются автоматически в программе «1С:Зарплата и управление предприятием» и распечатывается в бумажную форму. При увольнении сотрудник подписывает: приказ об увольнении, забирает трудовую книжку, расписывается о получении трудовой книжки в соответствующем журнале учета трудовых книжек и личную карточку.

Посредством опроса было выявлено, как выстроены процессы документационного сопровождения основных кадровых процедур. Самыми часто создаваемыми документами являются приказы по личному составу. На рисунке 6 представлено схематическое движение документа о приеме на работу в ИП Водка Т.А.

Сначала специалист по кадрам создает проект приказ о приеме сотрудника. Далее его согласовывают в юридическом отделе и бухгалтерии. Возможен возврат проекта приказа на доработку обратно в отдел персонала. Подобные возвраты происходят очень редко. Далее приказ подписывается генеральным директором. После этого приказа возвращается обратно в отдел персонала. С оригинала снимаются копии. Далее сотрудник знакомится с приказом.

Таким образом, был рассмотрен состав и порядок движения документов по личному составу в ИП Водка Т.А.

При осуществлении учета документов относительно кадров, ИП Водка Т.А. должна формировать архив. Архив по кадровым документам ведется специалистом отдела кадров.  Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, которая утверждается руководителем и принимается с 1 января каждого календарного года.

Графы в номенклатуре дел являются типовыми.

Физически документы хранятся в шкафах в кабинете специалиста по кадрам, а именно:

1. Журналы учета.
2. Личные дела сотрудников.
3. Дела с приказами по личному составу.
4. Дела с личными карточками сотрудников.

При приеме на работу на каждого сотрудника создается личное дело. Есть два варианта состава документов в личном деле, в зависимости от того, куда принимается сотрудник: в офис (офисные позиции) или в розничную торговлю (непосредственная продажа на торговых точках).

Состав личного дела сотрудника офиса:

Договор о полной материальной ответственности.

Данный договор в обязательном порядке заключают с работником, который в процессе своей работы получает ценности (цифровая техника) для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Трудовой договор.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Согласие на обработку персональных данных.

В данном документе сотрудник, принимаемый на работу, дает свое согласие на обработку своих персональных данных, которые он предоставляет организации (например, серия и номер паспорта, СНИЛС, контактный номер и др.).

Уведомление в отдел персонала.

Этот документ уведомляет о том, что в случае противоправного поведения сотрудника (в том числе: нанесения ущерба организации, сокрытия информации, относящейся к деятельности организации, подлога документов и иные), сотрудник будет привлечен к уголовной ответственности с взысканием полной суммы ущерба, нанесенной организации.

Соглашение о неразглашении персональных данных.

В данном документе говорится о том, что сотрудник не может передавать третьим лицам и использовать в собственных целях персональные данные полученные им во время работы (например, при оформлении SIM-карт необходим паспорт, и персональные данные полученные сотрудником не могут быть разглашены, в противном случае, это повлечет за собой определенную ответственность).

Договор о конфиденциальности и неразглашении информации.

Данный договор заключается между работником и работодателем, где стороны не могут разглашать конфиденциальную информацию друг о друге.

7. Личный листок по учету кадров.
8. Лист ознакомления с нормативно-правовыми актами.
9. Заявление о разрешении работника на ведение сведений о его трудовой деятельности в электронной форме.

Состав личного дела сотрудника розницы:

1. Договор о полной материальной ответственности.
2. Трудовой договор.
3. Заявление на обработку персональных данных.
4. Уведомление в отдел персонала.
5. Соглашение о неразглашении персональных данных.
6. Договор и конфиденциальности информации.
7. Личный листок по учету кадров.
8. Лист ознакомления с нормативно-правовыми актами.
9. Заявление на разрешении работника на ведение сведений о его трудовой деятельности в электронной форме.
10. Ученический договор.
11. Программа обучения.

Принципиальное отличие состава личного дела сотрудника офисных позиций от сотрудника из розницы заключается в том, что с сотрудником розницы подписывается дополнительно два документа: ученический договор и программа обучения. Это связано со спецификой работы в розничной торговле. Так как менеджеры по продажам (сотрудники розничной торговли) постоянно проходят обучения продажам. Оформляются ученические договоры и программы обучения при трудоустройстве сотрудника на должность менеджера по продажам на 9 месяцев. После этого по усмотрению территориального менеджера они могут быть продлены, если в этом есть необходимость, и сотруднику еще нужно пройти различные виды обучений.

Журналы учета хранятся в лотках, которые стоят в шкафах. Необходимости в замке нет, так как в течении рабочего дня, специалисты по кадрам часто их используют.

Личные дела, дела с приказами по личному составу и дела с приказами об отпусках хранятся в шкафах, на которых висят замки. В сейфе хранятся трудовые книжки. Доступ к ним есть у руководителя отдела персонала и у специалистов по кадрам.

Дела с личными карточками сотрудников хранятся также в шкафах, которые закрываются на замок. Дела классифицированы по годам увольнения сотрудников. Внутри располагают по алфавитному порядку фамилий. Это соответствует Приказу Минкультуры Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Архивное хранение осуществляется непосредственно в организации, в отдельном кабинете, в котором не соблюдаются температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов, в соответствии с правилами хранения документов. Организация архивного хранения осуществляется непосредственно специалистами по кадрам.

ИП Водка Т.А. не является источником комплектования государственных архивов. Данная информация была доведена до сведения руководителя отдела персонала и до директора. Было принято решение о том, что в перспективе архивное хранение документов (ориентировочно со второго полугодия 2023 года) будет осуществляться на основании договора со специализированной организацией по хранению документов.

Таким образом, кадровый документооборот ИП Водка Т.А. ведется в соответствии с установленным законодательством,   в зависимости от вида операции (прием, перевод, увольнение и др.) создаются соответствующие документы, которые в дальнейшим подшиваются в личные дела сотрудников. Данные формы, соответствуют Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 №11. Указанная программа очень удобна для ведения кадрового делопроизводства.

Также было выявлено, что учет документов ведется преимущественно в бумажном виде. Данная практика сложилась в ИП Водка Т.А. в силу опасения об утере данных.

 

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации работы с кадровой документацией

 

При анализе организации кадрового документооборота в ИП Водка Т.А., выявлены проблемы:

— объем кадровых документов ежегодно увеличивается, как следствие увеличивается времени на обработку и формирования их;

— вследствие роста количества документов, увеличивается количество ошибок, замечаний со стороны руководства и кадровой службы, что также увеличивает количество времени на формирование;

— увеличения количества потерь документов.

На основании выявленных недостатков в организации кадрового документооборота ИП Водка Т.А. предложены мероприятия совершенствования (рисунок 7), которые направлены на внедрение системы электронного документооборота, а также оптимизацию движения кадровых документов .

 

Рисунок 7 — Направления совершенствования кадрового документооборота в ИП Водка Т.А.

Сегодняшний уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это система управления документами, которая позволяет организациям автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с управлением человеческими ресурсами, включая наем, обучение, оплату труда и т.д.

ЭКДО может включать в себя различные инструменты, такие как электронные трудовые договоры, электронные заявления на отпуск, электронные уведомления о зарплате и другие документы.

Основные преимущества ЭКДО включают:

1. Экономия времени и снижение затрат: ЭКДО позволяет сократить время на обработку документов, уменьшить количество ошибок и снизить затраты на печать и хранение бумажных документов.
2. Улучшение коммуникации: ЭКДО упрощает процесс обмена информацией между сотрудниками и позволяет быстро получать доступ к необходимым документам.
3. Повышение безопасности: Электронные документы хранятся в защищенных базах данных, что снижает риск потери или кражи информации.
4. Соответствие законодательству: В некоторых странах, таких как Россия, использование ЭКДО является обязательным для определенных типов документов.
5. Гибкость и масштабируемость: ЭКДО легко интегрируется с другими системами и может быть адаптирован под нужды конкретной организации.

Данное мероприятие представляет собой установку электронной системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и управление персоналом» — модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой документацией между сотрудниками и отделом персонала. «1С: Зарплата и управление персоналом8» позволяет специалисту по  кадрам:

1. вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
2. учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников):

— прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору);

— управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;

— кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот;

— перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между организациями в пределах одной информационной базы;

— прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;

— изменение графика работы без кадрового перевода;

— перемещение между территориями с различными условиями труда;

— назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа;

— увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении;

— возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов.

Это существенно облегчает работу предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения);

— регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны обслуживания»;

вести учет персональных данных работников:

— ведение личных дел в информационной базе;

— возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;

— формирование личных карточек работников по форме Т-2;

вести учет персональных данных работников:

— ведение личных дел в информационной базе;

— возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;

— формирование личных карточек работников по форме Т-2;

— проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);

осуществлять воинский учет: Возможности «1С: Зарплата и управление персоналом8» Для руководства:

— снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;

— своевременно получать достоверную информацию;

— анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений.

Для отдела кадров — вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;

— учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников);

— вести учет персональных данных работников;

— проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления;

— осуществлять воинский учет;

— осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ;

— формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спецоценки;

— вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска;

— вести учет рабочего времени;

— вести штатное расписание.

Для бухгалтерии — производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;

— осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;

— производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам.

— учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;

— учет сотрудников, пребывающих в запасе;

— учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время;

— учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к плавсоставу;

— подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для военных комиссариатов;

осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ:

— учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);

— ведение списков, занятых на вредных профессиях;

— учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;

7. формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спец оценки;
8. вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:

— учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий сотрудников;

— дополнительные отпуска;

— учебные отпуска;

— расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков;

— оценочные обязательства (резервы) по отпускам;

вести учет рабочего времени:

— возможность ведения нескольких производственных календарей: основного и региональных;

— настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени;

— использование нескольких видов планового времени;

— регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);

— анализ эффективности использования и потерь рабочего времени; 10.вести штатное расписание:

— хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания;

— учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ;

— контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями;

— формирование штатной расстановки;

— наличие регламентированной формы отчета Т-3;

— возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);

— возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;

— возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;

— указание для подразделений даты формирования и расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;

— фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником;

— использование совокупной тарифной ставки.

Внедрение модуля «1С: Документооборот» позволит сотрудникам ИП Водка Т.А.  предоставлять сведения по запросам на отпуск, делать запросы по предоставлению справок, а также другие документы, связанные с трудовой деятельностью. Особенностью данной программы, является, то, что, при направлении запроса на предоставлении документов от сотрудников, отражаются имя запрашиваемого, а также кому адресован запрос. Как следствие решается проблемы связанные с переадресованием запроса исполнителю, сокращение временных затрат.

Преимуществом является также, то, что, запрос не может быть потерян в программе, так как его неисполнение видно в программе.

Например, заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть оплачен за 3 дня до его начала. Так как все документы в организации проходят довольно длинную цепочку одобрений и согласований, то применение электронной системы документооборота позволит организовать этот процесс более рационально. Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее время сотрудников отдела персонала, но и средства компании.

Одним из направлений улучшения кадрового документооборота является совершенствование схемы кадрового документооборота в ИП Водка Т.А., которая представлена в таблице 8. Внедрение схемы кадрового документооборота в ИП Водка Т.А. позволит оптимизировать кадровый документооборот.

 

Таблица 8

Организация кадрового документооборота в ИП Водка Т.А.

 

Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из способов повышения конкурентоспособности любой организации. Внедрение системы электронного кадрового документооборота поможет сотрудникам ИП Водка Т.А. более эффективно распределять свое время на работу с документами, избегая возникающих с ними проблем. Эффектом от внедрения предложенных рекомендаций в деятельность ИП Водка Т.А. является:

— прямой экономический эффект за счет экономии материальных и трудовых затрат на работу с документацией;

— эффект за счет упрощения деятельности, связанной с работой с документами;

— эффект за счет сокращения времени, которое тратится на оформление документов;

— эффект от организации всеобъемлющего контроля за ходом движения, оформления и исполнения документов.

Внедрение в деятельность системы электронного кадрового документооборота позволит ИП Водка Т.А. добиться социально-экономической эффективности.

Экономическая эффективность подразумевают под собой сокращение затрат, т.е. они могут быть выражены в денежном эквиваленте. К ним относятся фактическое освобождение места, снижение затрат на бумагу и средства для печати документов (картриджи), а также снижение затрат на ресурсы для оформления документов: технику и людей.

Для расчета предполагаемой экономической эффективности для начала необходимо рассчитать все расходы на внедрение системы. Статьи расходов, необходимые для внедрения системы электронного кадрового документооборота, представлены в таблице 9.

Таблица 9

Расходы, необходимые для внедрения системы электронного кадрового документооборота

 

Стоимость работ по внедрению системы включает в себя настройку ПО на каждом компьютере, создание отдельной учетной записи для каждого сотрудника организации, а также проведение обучения сотрудников работе в данной программе.

Социальная эффективность от внедрения данного мероприятия включает в себя несколько пунктов:

— у сотрудников появляется возможность коллективно обрабатывать документы, что исключено при бумажном делопроизводстве;

— процесс поиска необходимых документов заметно ускоряется; безопасность обрабатываемой информации существенно возрастает по сравнению с бумажными носителями, т.к. работать в программе может только зарегистрированный пользователь с определенным уровнем доступа;

— способ хранения документов становится более удобным и безопасным, что обеспечивается за счет хранения документов в электронном виде на защищенном сервере.

Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики. Успешное внедрение системы электронного документооборота в ИП Водка Т.А. позволит менеджеру по персоналу, в связи с уменьшением бумажной работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого меньше уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых обязанностей помимо организации кадрового документооборота.

Помимо всего вышеперечисленного одним из важнейших преимуществ применения в своей деятельности системы электронного документооборота является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается общая культура использования современных информационных технологий.

 

Выводы по 2 главе

ИП Водка Т.А. – зарегистрированное юридическое лицо, осуществляющее деятельность в рамках нормативных законодательных основ. Организация работы сотрудников базируется на грамотно спланированной системе кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Сотрудниками планомерно осуществляется деятельность в рамках должностных инструкций.

Все документы, которые сопровождают деятельность ИП Водка Т.А., создает, обрабатывает, передает по каналам связи специалист по кадровому делопроизводству и документообороту. Сотрудником проводятся мероприятия, направленные на подготовку, анализ, хранение, отправку, архивирование и уничтожение внешней и внутренней информации организации.

Кадровый документооборот ИП Водка Т.А. ведется в соответствии с установленным законодательством,   в зависимости от вида операции (прием, перевод, увольнение и др.) создаются соответствующие документы, которые в дальнейшим подшиваются в личные дела сотрудников. Данные формы, соответствуют Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 №11. Указанная программа очень удобна для ведения кадрового делопроизводства.

Также было выявлено, что учет документов ведется преимущественно в бумажном виде.

В целях совершенствования кадрового документооборота для решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий:

1) внедрить систему электронного документооборота.

2) оптимизировать схему движения кадрового документооборота.

Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из способов повышения конкурентоспособности любой организации. Внедрение системы электронного кадрового документооборота поможет сотрудникам ИП Водка Т.А. более эффективно распределять свое время на работу с документами, избегая возникающих с ними проблем.

Заключение

 

Организация кадрового документооборота играет важную роль в эффективной работе организации. Надлежаще организованный документооборот обеспечивает сохранность и доступность кадровой информации, координацию работы сотрудников и упорядоченность процесса управления персоналом. В первую очередь, для успешной организации кадрового документооборота необходимо уделить внимание правилам и принципам его организации. Все документы должны быть систематизированы, установлены правила работы персонала с документами, а также разработаны процедуры и инструкции по обработке и хранению документов.

Однако, при организации кадрового документооборота могут возникать некоторые риски и проблемы. Например, возможны ошибки в заполнении документов, недостаточная обученность сотрудников в работе с документами или несоблюдение правил безопасности информации. Для минимизации этих рисков необходимо провести систематическую проверку документов и обеспечить обучение сотрудников. Одним из способов повышения эффективности кадрового документооборота является автоматизация этого процесса.

Преимущества автоматизации кадрового документооборота включают автоматическую сортировку и хранение документов, упрощение процесса поиска необходимой информации, а также повышение точности и скорости обработки документов. Однако, необходимо учесть и недостатки автоматизации, такие как высокие затраты на внедрение и поддержку системы, а также возможные проблемы с безопасностью данных.

Важным аспектом организации кадрового документооборота является обучение сотрудников работе с системами документооборота. Необходимо провести подготовку персонала, ознакомить их с правилами организации документооборота, а также обучить пользоваться автоматизированной системой, если такая используется в организации. Обеспечение безопасности документов в кадровом документообороте является неотъемлемой частью его организации. Необходимо применять методы контроля и обеспечения безопасности, такие как системы авторизации доступа к документам, резервное копирование и шифрование информации.

Также важно учесть правовое регулирование кадрового документооборота, следовать требованиям законодательства и устанавливать соответствующие политики и процедуры. Таким образом, для эффективной организации кадрового документооборота необходимо уделить внимание правилам и принципам организации, провести обучение сотрудников и учесть возможные риски и проблемы. При использовании автоматизированной системы следует учесть преимущества и недостатки этого подхода. Соблюдение правового регулирования и обеспечение безопасности данных являются важными аспектами организации кадрового документооборота.

ИП Водка Т.А. – зарегистрированное юридическое лицо, осуществляющее деятельность в рамках нормативных законодательных основ. Организация работы сотрудников базируется на грамотно спланированной системе кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Сотрудниками планомерно осуществляется деятельность в рамках должностных инструкций.

Все документы, которые сопровождают деятельность ИП Водка Т.А., создает, обрабатывает, передает по каналам связи специалист по кадровому делопроизводству и документообороту. Сотрудником проводятся мероприятия, направленные на подготовку, анализ, хранение, отправку, архивирование и уничтожение внешней и внутренней информации организации.

Кадровый документооборот ИП Водка Т.А. ведется в соответствии с установленным законодательством, в зависимости от вида операции (прием, перевод, увольнение и др.) создаются соответствующие документы, которые в дальнейшим подшиваются в личные дела сотрудников. Данные формы, соответствуют Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 №11. Указанная программа очень удобна для ведения кадрового делопроизводства.

Также было выявлено, что учет документов ведется преимущественно в бумажном виде.

В целях совершенствования кадрового документооборота для решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий:

1) внедрить систему электронного документооборота.

2) оптимизировать схему движения кадрового документооборота.

Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из способов повышения конкурентоспособности любой организации. Внедрение системы электронного кадрового документооборота поможет сотрудникам ИП Водка Т.А. более эффективно распределять свое время на работу с документами, избегая возникающих с ними проблем.

 

Список использованных источников

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ/ Российская газета. 31.12.2001
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // ИПП ГАРАНТ. URL: http://www.base.garant.ru/12137300/#ixzz3cZUbxuzj
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // ИПП ГАРАНТ. URL: http://base.garant.ru/12148555/ (
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // Энциклопедия делопроизводства. URL: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=27653
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // Энциклопедия делопроизводства. URL: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=27653
6. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/
7. Абдукадырова Д. Основные принципы и методы формирования документов в дела // Вопросы документооборота. 2021. № 10. С. 57-65.
8. Алтухова Н. Ф. Системы электронного документооборота. Практикум: учебное пособие / Н. Ф. Алтухова, О. И. Долганова, В. В. Лосева [и др.] — Москва: КНОРУС, 2022.
9. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М.:Эскимо, 2012.- 288 с.
10. Баласанян, В.Э., Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело.- 2010. №3.
11. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. М., 2020. № 8, с. 175-179
12. Бобылева М.П., Вопросы использования электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство. 2000. №2. С.14-17.
13. Борисенко И.Н., Автоматизированный документооборот// учеб.практическое пособие. 2021. С. 77.
14. Глотова С. А. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. М., 2018.290 с.
15. Горбунова, М. Ю. Кадровый менеджмент и психология управления / М.Ю. Горбунова. — М.: Владос-Пресс, 2022. — 224 c.
16. Елкина, В. Н. Документооборот и документационное обеспечение службы персонала / В. Н. Елкина // Актуальные тренды в экономике и финансах : материалы всероссийской научно-практической конференция, Омск, 21 декабря 2021 года. – Омск: Омский филиал федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», 2022. – С. 29-32
17. Захаров, Н. Л. Управление социальным развитием орг.: Уч. /Н.Л.Захаров-2изд.-М:НИЦ ИНФРА-М, 2020-208с.
18. Кибанов, А. Я. Оценка и отбор персонала при найме и аттестации, высвобождение персонала. Учебно-практическое пособие / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, И.А. Федорова. — М.: Проспект, 2023. -113 c.
19. Коваленко, Т. В. Кадровая диагностика организации / Т. В. Коваленко, К. М. Савина // Управление персоналом: реалии настоящего и возможности будущего: материалы І Международной научно-практической конференции, Донецк, 20 апреля 2022 года. – Донецк: Донецкий национальный технический университет, 2022. – С. 277-280.
20. Коржук В. М., Попов И. Ю., Воробьева А. А., Защищенный документооборот. Часть 1: Учебно-методическое пособие – СПб: Университет ИТМО, 2021. – 67 с.
21. Кожанова, Е.Н Общие требования к текстам документов и их унификация // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2021. — №2. – С.43-47.
22. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина . — М.: ИНФРА-М, Контракт, 2023. — 239 c
23. Кулак, Л. В. Аспекты эффективной организации кадрового делопроизводства кампании / Л. В. Кулак // Современные стратегии и цифровые трансформации устойчивого развития общества, образования и науки : сборник материалов V Международной научно-практической конференции, Москва, 24 января 2023 года. – Махачкала: Общество с ограниченной ответственностью «Издательство АЛЕФ», 2023. – С. 319-324.
24. Москвитина, Н.В. Кадровая политика и кадровый аудит [Электронный ресурс] : [учебное пособие] / Н. В. Москвитина ; Н.В. Москвитина ; ФГБОУ ВО «Иркут. гос. ун-т», Ин-т соц. наук.– 8 Мб. – Иркутск : ИГУ, 2018. – 1 файл. – Систем. требования: Acrobat Reader. // Электронно-библиотечная система ДОННТУ : [сайт]. – URL: http://ed.donntu.org/books/20/cd10070.pdf.
25. Одегов, Ю. Г. Кадровая политика и кадровое планирование : учебник для вузов / Ю. Г. Одегов, М. Г. Лабаджян. – М. : Издательство Юрайт, 2021. – 444 с.
26. Омельченко, Н. А. Кадровая политика и кадровый аудит организации. Учебник / Н.А. Омельченко, Д.Ю. Знаменский. — Москва:ИЛ, 2022. — 366 c.
27. Пичугин, Н. А. Нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства в государственных учреждениях / Н. А. Пичугин // Инновации в науке и практике : Сборник статей по материалам VIII международной научно-практической конференции. В 5 частях, Барнаул, 27 мая 2018 года / Ответственный редактор Халиков А.Р.. Том Часть 1. – Барнаул: Общество с ограниченной ответственностью Дендра, 2018. – С. 106-110.
28. Тихонов В.И., Принципы архивного хранения электронных документов. — М:РАГЗ, 2020.- 567с.
29. Документооборот на предприятии// https://www.sekretariat.ru/article/210898 (дата обращения 08.11.2023)
30. Роль организации документооборота в управлении предприятием // https://studfile.net/preview/4296931/page:4/ (дата обращения 05.11.2023)
31. Современные подходы в управлении персоналом – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://scienceforum. ru/2019/article/2018010964?ysclid=lf2mniobv2700020396 (дата обращения 08.11.2023)
32. Управление персоналом организации: современные стратегии, технологии и методы – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://blog.iteam.ru/upravlenie-personalom-organizatsiisovremennye-strategii-tehnologii-i-metody/?ysclid=lf2mdslsm91135 18413 (дата обращения 08.11.2023)
33. Как наладить и вести кадровый учет в организации – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://krasnodar.abt.ru/ blog/kak-naladit-i-vesti-kadrovyy-uchet-v-organizatsii/?ysclid=lf2ng 5n9rv331079401 (дата обращения 08.11.2023)
34. Единые требования к кадровым электронным документам в 2023 году – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.klerk.ru/blogs/businesslegko/565994/ (дата обращения 08.11.2023)
35. Понятие автоматизированной системы управления персоналом – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/avtomatizirovannye-sistemy-upravlenijapersonalom.html (дата обращения 05.11.2023)

Страницы: 1 2