Организация кадрового документооборота» (на примере ИП Водка Т.А)

Страницы: 1 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие, содержание и принципы организации кадрового документооборота
1.2 Кадровый документооборот и классификация кадровой документации
1.3 Нормативная база кадрового учета в РФ
Выводы по 1 главе
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИП ВОДКА Т.А
2.1. Организационно-экономическая характеристика деятельности ИП Водка Т.А
2.2. Анализ практики организации кадрового документооборота ИП Водка Т.А и выявление недостатков
2.3 Рекомендации по совершенствованию организации работы с кадровой документацией
Выводы по 2 главе
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития экономических отношений на уровне отдельного хозяйствующего субъекта вопросам правильной организации и документирования трудовых отношений уделяется все больше внимания. Постоянно развивается и совершенствуется трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для предприятий всех форм собственности. Хорошие специалисты кадровой службы становятся чрезвычайно востребованы на рынке труда Российской Федерации. Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют с одной стороны– юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а другой стороны – избежать возможных рисков в процессе разрешения трудовых споров.
К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др.
Некоторые из этих документов могут понадобится и в ходе налоговых проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением хозяйственной и предпринимательской деятельности. Однако ситуация с документированием трудовых отношений на предприятии еще далека до совершенства. Многие российские предприятия не придают серьезности значению кадровой документации.
Так, по данным Министерства труда РФ кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов. Те руководители предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать без штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной организации кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает понимание места и роли кадровой документации.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров в организации связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ИП Водка Татьяна Аликовна.
Предмет исследования – кадровый документооборот в ИП Водка Татьяна Аликовна.
Целью написания выпускной квалификационной работы является разработка предложений по совершенствованию существующего кадрового документооборота на примере ИП Водка Татьяна Аликовна.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
— изучить теоретические основы кадрового документооборота;
-охарактеризовать системы управления персоналом ИП Водка Татьяна Аликовна;
— выявить слабые стороны документационного обеспечения кадровой службы в организации;
— рационально организовать кадровый документооборот в ИП Водка Татьяна Аликовна.
Теоретической основой исследования являются работы отечественных авторов по изучаемым вопросам и проблемам; законодательство Российской Федерации и его структур; публикации в периодической печати; учебники и учебные пособия; результаты собственных исследований.
Исследование проводилось с помощью таких общенаучных методов, как обобщение, сравнение изучаемых показателей, анализ и синтез, логический подход к оценке экономических явлений.
Практическая значимость работы состоит в возможности использовать разработанные мероприятия для совершенствования кадрового документооборота ИП Водка Татьяна Аликовна.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Понятие, содержание и принципы организации кадрового документооборота

Деятельность организаций связана с документами, которые получают от поставщиков, государственных учреждений, или создаются самостоятельно. Документы являются первичной формой регистрации фактов хозяйственной деятельности. Деятельность организации, невозможно без участия кадров. За счет деятельности сотрудников, решаются производственные задачи, разрабатываются стратегии. При этом для систематизации данных о деятельности сотрудников, в организациях организуется кадровый документооборот.
Кадровый документооборот является неотъемлемой частью работы любой организации, поскольку он обеспечивает документальное оформление трудовых отношений между работниками и работодателями. Эффективный и правильный кадровый документооборот позволяет не только соблюдать законодательство в области труда, но и оптимизировать работу с персоналом, контролировать трудовую дисциплину, а также защищать интересы обеих сторон в случае возникновения трудовых споров.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение .
Кадровый документооборот – совокупность всех элементов деятельности, документирующая трудовые отношения, включая не только документацию, но и схему движения документооборота, специалистов, а также используемые технологии.
Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью всей системы делопроизводства в организации и представляет собой функционирование, которое обеспечивает оформление, документирование и ведение, а также содержание и учет кадровой документации.
Кадровое делопроизводство является обязательным для всех организаций без исключения. Кадровые документы важны в жизни каждого человека, они помогают доказать факт трудовой деятельности работника, подтверждают стаж работника для пенсионного фонда. В основном кадровое делопроизводство представляет собой создание и ведение документации, связанной с контролем персонала, движения кадров и кадровым учетом, а также учетом времени работы и расчетов с персоналом, в бумажном виде, причем почти все документы заполняются вручную .
Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью всей системы управления и играет важную роль в деятельности любого государственного органа, предоставлении документации, оформлении и организации работы с кадровыми документами, руководству по разработке и ведению документации, связанной с управлением персоналом, работников для движения и учета, а также для учета рабочего времени .
Ведение и эксплуатация кадрового делопроизводства в организациях осуществляется в рамках нормативной базы, — свод законов, нормативных актов и методических документов, регулирующих способы создания, обработки, использования, учета, поиска и хранения документов о текущей деятельности организации.
Важным аспектом деятельности кадровой службы является работа с документами. Знание кадрового делопроизводства, правил обработки и хранения персональных данных становится обязательным условием эффективной работы специалиста в области управления персоналом.
Высококвалифицированное координирование персоналом невозможно без отконфигурированной системы кадрового делопроизводства, которое неразрывно связано с любой организацией (предприятием, учреждением) вне зависимости от масштабов её деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен принимать во внимание, что отсутствие кадровой документации, отображающей трудовую деятельность и свидетельствующий о трудовом стаже работника, необходимого для начисления пенсии, недопустимо. Именно руководители организаций и предприятий несут личную ответственность за созданный в организации документальный фонд.
Должное ведение кадровой документации способствует руководителю с одной стороны юридически грамотно сформировать взаимоотношения со своими работниками, а с другой — миновать потенциальных рисков в процессе разрешения возникающих с ними трудовых конфликтов. Помимо этого, кадровая документация зачастую становится предметом особого внимания со стороны контролирующих органов, к ряду которых относится не только трудовая инспекция, но и Пенсионный фонд, МВД и др. Некоторые из этих документов могут понадобиться в процессе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно свидетельствоваться выполнение хозяйственных работ, связанных с исполнением предпринимательской деятельности.
Кадровый документооборот – это систематическая организация передачи, учета и хранения документов, связанных с кадровой деятельностью организации .
Кадровый документооборот включает в себя все этапы работы с кадровыми документами: от их создания и регистрации до хранения и уничтожения. Кадровый документооборот представляет собой важную часть деятельности организации по управлению персоналом. Он необходим для обеспечения эффективной работы сотрудников, административного учета и контроля за кадровой документацией, а также для соблюдения требований законодательства и нормативных актов в области управления персоналом.
Основная цель кадрового документооборота – обеспечить надежное хранение и оперативный доступ к кадровым документам. Кадровые документы включают в себя такие типы документов, как трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников, документы о повышении квалификации и присвоении звания, кадровые анкеты, табели учета рабочего времени и другие.
Кадровый документооборот предусматривает четкую систему регистрации и учета каждого документа, его передвижений между структурными подразделениями, а также осуществление контроля и обеспечение безопасности информации, содержащейся в документах .
Важным аспектом кадрового документооборота является также обеспечение сохранности документов на всем их жизненном цикле – от момента создания до уничтожения.
Кадровый документооборот выполняет следующие функции в организации:
— Поддержка работы с кадровыми документами в соответствии с требованиями законодательства.
— Обеспечение своевременного создания, регистрации и передачи кадровых документов.
— Упорядочение и систематизация кадровой документации для облегчения ее поиска и использования.
— Регулирование доступа к документам и обеспечение конфиденциальности информации.
— Обеспечение сохранности и контроль за документами на всех этапах их жизненного цикла.
Схематически функции кадрового документооборота отражены на рисунке 1.

Кадровый документооборот включает в себя унифицированную документальную систему, состоящую из следующих элементов :
— плановая документация. Данный элемент системы представляет собой ежедневные документы формирующиеся в отделе кадров или структурных подразделений предприятия. К таким документам относятся – наряды, план по численности персонала, расчет оплаты труда;
— первичная документация. Данный элемент кадрового документооборота является доказательством участия того или иного сотрудника в деятельности компании. К первичной документации относят приказы о приеме на работу, увольнения, отпуск, перевода на другую должность, премирования, расчетные ведомости;
— отчетно-статистическая документация. Документы, которые предоставляют информацию о количестве отработанного времени сотрудниками, справки о средней численности персонала представляемых в отдел статистики;
— документация по социальному обеспечению. Документы о выходе на пенсию сотрудников, предоставлению больничного, начисления страховых выплат.
— организационно-распорядительная документация. Это самая обширная категория, которая охватывает такие типы документов, как: акты, письма, заявления, приказы, положения, распоряжения, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, устав организации и др.
Организация кадрового документооборота является важной составляющей управления персоналом в организации. Правильная организация кадрового документооборота позволяет эффективно управлять кадровыми процессами, обеспечивать оперативность получения и обработки необходимых кадровых документов, а также повышать уровень безопасности и конфиденциальности информации.
Основные принципы организации кадрового документооборота включают следующие аспекты :
1. Системность. Организация кадрового документооборота должна базироваться на четкой и структурированной системе учета и обработки кадровых документов. Это предполагает наличие единой системы классификации и регистрации документов, а также строгое соблюдение процедур и правил работы с документами.
2. Автоматизация. Для обеспечения эффективного кадрового документооборота рекомендуется использование специализированных программных систем, позволяющих автоматизировать процессы учета, хранения и обработки кадровых документов. Автоматизация позволяет сократить время на выполнение рутинных операций, снизить вероятность ошибок и обеспечить удобный и быстрый доступ к необходимой информации.
3. Стандартизация. При организации кадрового документооборота необходимо установить единые стандарты и требования к оформлению и представлению кадровых документов. Это позволяет обеспечить единообразие документации, упростить процесс обработки документов и повысить качество информационного обмена.
4. Централизация. Для повышения эффективности и контроля над кадровым документооборотом рекомендуется централизованное хранение и обработка документов. Централизация позволяет упростить контроль за выполнением кадровых процессов, ускоряет доступ к необходимой информации и снижает риск потери документов или несанкционированного доступа к ним.
5. Конфиденциальность и безопасность. Кадровый документооборот должен обеспечивать высокий уровень конфиденциальности и безопасности информации. Это достигается путем установления механизмов контроля доступа к документам, шифрования данных, а также соблюдения законодательства о защите персональных данных.
6. Своевременность. Организация кадрового документооборота должна предусматривать оперативность получения и обработки кадровых документов. Это требует четкой организации рабочих процессов, установления сроков выполнения задач и контроля их выполнения, а также создания условий для быстрой передачи информации между участниками кадрового процесса.
7. Архивирование и хранение. Кадровый документооборот должен предусматривать правильное архивирование и длительное хранение кадровых документов. Это важно для обеспечения юридической ответственности организации, сохранения истории кадровых процессов и возможности оперативного доступа к архивной информации при необходимости.
Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой. Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится .
Все эти принципы взаимосвязаны и должны быть учтены при организации кадрового документооборота. Их соблюдение позволяет создать эффективную систему управления персоналом, улучшить качество работы с кадровыми документами и предотвратить возможные проблемы и ошибки.

1.2 Кадровый документооборот и классификация кадровой документации

В современных условиях для повышения эффективности управления кампанией необходимо качественное ведение кадровой документации. Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Юридические полномочия кадровых документов полностью зависят от качества и правильности их разработки и оформления . Совершенствование кадрового документооборота позволяет современным предприятием легко взаимодействовать со своими работниками и легко решать конфликты, возникающие в моменте трудового процесса. Любое действие на предприятии должно быть документировано и зафиксировано.
В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. Большинство современных ученых и экономистов в своей литературе под кадровой документацией понимают группу документов, которая создается при оформлении сотрудника на новую должность, его увольнении, предоставления отпуска, формирование премии для сотрудников, создание штатного расписания и прочей документации, которая непосредственно связана с основным составом сотрудников на предприятии.
Каждый специалист в области кадрового делопроизводства имеет свою точку зрения и предлагает свою классификацию документов, образующихся в службе кадров. В.И. Андреева в своих исследованиях выделяет классификацию кадровых документов, которая включает в себя две группы: локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями и документы, связанные с учетом и движением кадров .
В первую группу входят такие документы как: штатное расписание, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность и другие документы по усмотрению работодателя. Ко второй группе можно отнести: трудовые книжки, личные карточки работников, приказ о переводе на другую работу и т.д .
Существует множество критериев, по которым можно классифицировать кадровую документацию. Исходя из рассмотренных двух схем классификаций, можно заметить, что видовой состав документов кадровой службы достаточно широк, что приводит к сложностям при работе с ней. Очень часто количество кадровых документов в организации превышает более 500.
Для упрощения работы специалистов по кадрам существует Альбом унифицированных форм документов кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Он позволяет все документы в кадровом делопроизводстве использовать по шаблону. Все эти шаблоны легко найти и дать в работу кадровой службы, что значительно упрощает взаимодействие сотрудника с кадровым отделом. На каждом современном предприятии есть открытый доступ к этим шаблонам, позволяющие не тратить время на поиск того или иного документа в самый необходимый момент, после чего внести все корректировки.
Тем самым можно сделать вывод о том, что система кадровой документации имеет огромное значение на любом предприятии и ей уделяется особое внимание в управлении организации. Она должна регулярно совершенствоваться и подстраиваться под все внутренние изменения организации. Система документооборота должна работать четко и слаженно с другими структурными отделениями. Любая современная организация в настоящее время стремится правильно и тщательно ввести кадровую политику в своей работе. Для простоты ведения и решения спорных вопросов существует достаточно широкая нормативно-правовая база, которая выражается в большом количестве актов .
Любая работа с кадровой документацией не должна противоречить этим актам . Далее отметим основные виды кадровой документации:
1. Обязательная документация, к которой относятся следующие документы:
1) правила внутреннего трудового порядка. Это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
2) трудовой договор — регламентирует трудовые отношения между работодателем и сотрудниками. В нем прописаны все аспекты трудовой деятельности, обязанности сторон и условия оплаты. При возникновении спора между работодателем и работником, возникшей в ходе трудового процесса можно обратиться к пунктам трудового договора для его решения.
3) положение о защите персональных данных сотрудников. Каждый сотрудник при заключении трудового договора подписывает документ о защите своих персональных данных, т.к. он передает их только для ведения трудовой деятельности. В ходе рабочего процесса эти данные не могут быть распространены без самого согласия работника. Так же это запрещено делать после увольнение сотрудника. После увольнения сотрудника все персональные данные заносятся в архив без права доступа. Доступ к архиву есть только у кадрового сотрудника по запросу.
4) штатное расписание: отражает занятость каждого из сотрудников с указанием количества смен и отработанного времени. Этот документ позволяет проследить статистику того, какой работник и сколько времени отработал. При спорах так же данный документ может помочь решить конфликт, т.к. время нахождение на работе было зафиксировано документально.
5) личная карточка работников: отражает все его аспекты и передвижение сотрудника внутри организации. В карточке обновляется все персональные данные о сотруднике и его трудовой деятельности. Ведется с момента приема сотрудника до момента его увольнения. Все отпуска и отгулы так же отражаются в данном документе. В данной карточке так же многие работодатели указывают все замечания и штрафные санкции применяемые к работнику в ходе трудовой деятельности.
6) табель учета рабочего времени: отражает рабочее время каждого сотрудника в организации, а так же позволяет определить отклонение от планового значения. Так же он позволяет начислять надбавки за переработки, согласно отработанному времени, указанному в табеле.
7) график отпусков можно назвать документом, который создается на год вперед. График отпусков сотрудников создается заранее, т.к. это позволяет координировать дальнейшую работу.
8) приказы и распоряжения. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием . Все сотрудники компании выполняя свои должностные обязанности должны придерживаться приказу.
9) трудовая книжка, в которую вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. В настоящее время такой документ чаще всего имеет электронный формат, т.к. является наиболее надежным и удобным в использовании. Данный документ так же можно назвать конфиденциальным.
10) книга учета движения трудовых книжек. Очень часто отдел кадров находится в другом городе и трудовую книжку необходимо направить туда. Именно поэтому необходимо фиксировать все движения трудовой книги внутри организации.
2. Рекомендуемые документы для организаций:
1) коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Он создается, как правило, в небольших организациях, не имеющих большое количество сотрудников.
2) должностные инструкции: отражают все действия, которые сотрудник должен выполнять на рабочем месте и какие задачи ставит управленец перед ним. Должностная инструкция разрабатывается на каждую специальность, задействованную в трудовом процессе.
3) положение об оплате труда — является одним из локальных нормативных актов компании, в котором устанавливаются применяемые в организации системы оплаты труда.
4) положение о персонале: позволяет дать оценку роли сотрудник в организации и их значимость. Важно понимать, какое место в трудовой деятельности занимает тот или иной сотрудник.
5) положение об аттестации персонала: создается с целью определения сроков прохождения аттестации и подтверждения уровня компетенции сотрудника .
6) положение о повышении квалификации сотрудников. Каждый сотрудник в организации может совершенствоваться и шагать вверх по карьерной лестнице, повышая свою классификацию. Все эти изменения вносятся в данное положение и отражают рост сотрудника внутри организации .
Таким образом, по итогу исследования можно выделить аспекты эффективной организации кадрового делопроизводства кампании:
-простота устройства кадровой службы позволяет организованно оформлять документацию;
-постоянное и продуктивное сотрудничество и взаимодействие руководства и коллектива;
-применение современных методов организации работы с документацией;
-своевременное устранение технических несогласований в документах;
-отсутствие административных барьеров.
Классификация кадровой документации представлена на рис. 2.
Внутренние документы организации делятся на 3 группы:
— обязательные документы;
— документы, имеющие рекомендательный характер;
-документы, зависящие от специфики организации.

Рисунок 2 — Классификация кадровой документации

В обязательном порядке в отделе персонала ведутся следующие кадровые документы: штатное расписание, график отпусков, личные карточки, табель учета рабочего времени, трудовые книжки, приказы по личному составу, трудовые договора . Их подробное описание представлено в таблице 1.

Таблица 1

Перечень обязательных кадровых документов, которые должны вестись специалистом по персоналу

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
-построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
— разрешить трудовые споры.
Необходимо также учесть, что перечень документов может меняться в зависимости от изменений в законодательстве или организационной структуре организации. Поэтому важно регулярно обновлять и проверять актуальность перечня документов, чтобы обеспечивать соответствие организации требованиям законодательства и эффективное ведение кадрового документооборота.

1.3 Нормативная база кадрового учета в РФ

В современных условиях для повышения эффективности управления организацией необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как любое управленческое действие и решение всегда основывается на информации, на служебном документе. Но необходимо помнить, что просто наличие большого документов не является показателем эффективной работы. Необходимо устанавливать ясные правила и процедуры работы с документами, оптимизировать их хранение и обмен, а также внедрять инструменты автоматизации работы с документами. Только так можно добиться повышения эффективности и качества работы организации.
Ведение и функционирование кадрового делопроизводства в государственных учреждениях осуществляется на основе нормативно-правовой базы — совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, использования, учета, поиска и хранения документов в текущей деятельности организации.
Нормативно-правовую базу можно условно разделить на пять групп. В первую группу входят федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права сотрудников организации: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях РФ.
Вторая группа включает в себя нормативно-методические документы по трудовой деятельности, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу.
Третья группа — локальные нормативные акты, издаваемые в организации. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики отпусков; положения о структурных подразделениях и т.д.
Четвертая группа определяет нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам можно отнести — положения о службе кадров и должностные инструкции работников.
В последнюю группу входит литература по трудовому праву, научные журналы по ведению, оформлению, учету и хранению кадровой документации.
Также при оформлении кадровой документации необходимо следовать требованиям общего делопроизводства, которые изложены в таких документах, как:
 Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125«Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон обеспечивает учет и хранение кадровых документов и документации в целом
 Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» . В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: поиск, получение, передача, распространение информации законным способом; достоверность, открытость, своевременность; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни каждого человека.
 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации . Требования к оформлению документов» является одним из важных документов по оформлению деловой документации. В стандарте отражены требования к оформлению организационно-распорядительной и кадровой документации, которое основано на реквизитах.
 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает основные термины и определения в сфере архивного дела и делопроизводства . Данные термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, включая кадрового.
 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 . Данный документ включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных или общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства – секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке по этапам трудового цикла работника:
 документация, связанная с комплектованием персонала организации;
 документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
 документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
 документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:
— по учету кадров;
— по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г N I. Рассмотрим документы по личному составу, главной задачей которых является учет кадров.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая оперативные и результативные работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения. В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку.
Для того, чтобы упростить процессы, сократить количество документов и не нарушить закон можно провести оптимизацию кадровых документов и процессов, это позволит автоматизировать технические функции, сократить расходы на персонал и не только на персонал, нормировать труд кадровых специалистов, увеличить эффективность бизнес-процессов, исключить ошибки из-за человеческого фактора.
До начала оптимизации необходимо определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону. Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства.
К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), приказ о расторжении (прекращении) трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006).
Некоторые компании до сих пор требуют от сотрудников ведения необязательных документов, которые давно устарели. Это нагрузка на работников, причем часто вместо электронной версии документа приходится заниматься бумажной волокитой. Такие формы требуют много времени и сил, которые можно было бы использовать более эффективно. Работодатели должны пересмотреть необходимость каждого документа и избавиться от необязательных. Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать учреждение юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу. Например, при составлении штатного расписания можно использовать унифицированную форму Т-3, а можно собственно разработанную организацией.
Требования, что должно входить в штатное расписание, как его утверждать и вести, законодательно не установлены ни одним нормативным правовым актом. Единственный документ, который дает ссылку на штатное расписание — это Трудовой кодекс РФ.
Согласно статье 57, при указании в трудовом договоре трудовой функции работника название должности должно соответствовать должности, указанной в штатном расписании. То есть все должности, прописанные в трудовых договорах работников, должны быть учтены в штатном расписании. Иных требований к форме нет. Работодатель сам включает в нее необходимые ему графы. Безусловно, есть требования законодательства о недопущении дискриминации по оплате труда и прочие условия, но это не имеет никакого отношения к оптимизации содержания документа несмотря на то, что они также должны соблюдаться работодателем.
Для совершенствования процессов документирования в организации необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Цель — сделать процессы эффективными. Каждый проект перед запуском должен пройти проверку юридической службы на соответствие законодательству, а затем отправляется на согласование. Количество людей, которые принимают участие в процессе и время, требуемое для этого, может варьироваться в зависимости от сложности проекта. В организации может существовать внутренний регламент, который увеличивает или наоборот сокращает время обработки документов. Сокращение этапов позволит экономить ресурсы. Необходимо выявить процедуры, которые выполняются по каждому кадровому событию, сопоставить с требованиями законодательства. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.
Порядок электронного документооборота предусмотрен статьями 22.1– 22.3 ТК РФ с 22 ноября 2021 года. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормами действующего законодательства.
Организация электронного кадрового документооборота включает в себя несколько основных этапов:
1. Разработка и внедрение системы электронного документооборота:
– Выбор и покупка программного обеспечения для кадрового электронного документооборота (СЭДО).
– Настройка системы СЭДО и обучение сотрудников работе с ней.
2. Создание и утверждение нормативных документов, регламентирующих использование СЭДО:
– Разработка положения о порядке использования СЭДО в организации.
– Утверждение порядка хранения и доступа к электронным документам.
3. Перевод кадровых документов в электронный вид:
– Сканирование бумажных документов и создание электронных образов.
– Формирование электронных архивов с кадровыми документами.
4. Создание шаблонов электронных документов:
– Определение перечня кадровых документов, которые будут создаваться и использоваться в электронном виде.
– Создание шаблонов электронных документов на основе образцов бумажных документов.
5. Внедрение системы подписания и согласования электронных документов:
– Установка и настройка средств электронной подписи (ЭП) для документов.
– Обучение сотрудников использованию средств ЭП и согласованию электронных документов.
6. Внедрение процессов работы с электронными документами:
– Регламентация процессов создания, согласования, утверждения и хранения электронных документов.
– Обеспечение контроля за соблюдением установленных процедур работы с документами.
Для введения электронного документооборота организации необходимо:
1. Оформить локально-нормативные акты по переходу на электронный документооборот.
2. Уведомить работников и лиц, принимаемых на работу, о переходе на электронный документооборот.
3. Адаптировать информационные системы под электронный документооборот либо использовать цифровую платформу «Работа в России».
4. Обеспечить сохранность электронных документов.
5. Просчитать объем затрат на содержание и обеспечение работоспособности информационной системы, хранение электронных документов, обеспечение сотрудников электронными подписями.
При организации электронного документооборота необходимо учесть, какие требования установлены по каждому типу документации:
1. Наличие нормативно-методических документов, регулирующих порядок создания, обработки, передачи и хранения кадровых документов. Законодательно запрещено оформлять в виде электронных документов:
– трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
– акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
– приказы (распоряжения) об увольнении работника;
– документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые;
– выбор документов, которые можно перевести в электронный формат;
– проставление обязательных видов электронных цифровых подписей.
При переходе следует различать два понятия:
1. Электронный документ — это документ, который хранится и используется в электронном виде на компьютере, в сети интернет или на других электронных устройствах. Электронные документы могут включать в себя различные типы данных, такие как тексты, изображения, аудиозаписи, видеофайлы и другие виды информации. Электронные документы обычно создаются и используются для хранения и передачи информации, а также для обмена информацией между людьми и организациями.
2. Электронный образ документа — это цифровая копия бумажного документа, созданная с помощью сканирования. Электронный образ документа сохраняет всю информацию, содержащуюся в бумажном документе, и может быть использован в качестве замены бумажного оригинала в некоторых случаях.
3. Электронная подпись — это цифровое средство аутентификации, которое используется для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. ЭП обычно состоит из уникальной комбинации символов, которая создается с помощью криптографических методов и связана с конкретным пользователем или организацией. С помощью ЭП можно подтвердить, что документ не был изменен после его подписания, а также идентифицировать лицо, подписавшее документ. ЭП может быть использована для подписания электронных документов, обмена документами между организациями и физическими лицами, а также в других случаях, где требуется подтверждение подлинности и целостности информации.. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная. Некоторые кадровые документы, согласно ст. 22.3. ТК РФ, должны быть подписаны определенными видами электронных подписей. Это зависит от той информационной системы, которая используется работодателем: своя собственная или цифровая платформа «Работа в России». Требования по видам подписей установлены для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания и др. В отношении остальных документов, для которых нет требований по виду электронной подписи, и документов, не обязательных по закону, работодатель вправе использовать любой вид подписи.
Таким образом, используя оптимизацию кадровых документов и кадровых процедур, в том числе применяя ЭДО, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

Выводы по главе 1

Кадровый документооборот играет значительную роль в жизни любой организации. Это процесс, связанный с обработкой, хранением и передачей кадровых документов и информации, необходимых для регулирования кадровых вопросов внутри предприятия. Значение кадрового документооборота для организации выражается в нескольких основных аспектах. Во-первых, кадровый документооборот позволяет обеспечить комплексное и структурированное управление кадрами. Благодаря этому процессу организация может иметь полное представление о составе персонала, его структуре, профессиональных качествах и возможностях. Это исключительно важно для разработки стратегии развития компании, планирования кадрового потенциала и определения потребностей в персонале. Таким образом, кадровый документооборот помогает управлять кадровыми ресурсами организации и обеспечить их оптимальное использование. Во-вторых, кадровый документооборот способствует соблюдению трудового законодательства и нормативно-правовых актов. В его рамках происходит учет и обработка всех кадровых документов, связанных с заключением и расторжением трудовых договоров, оформлением сопроводительных документов, начислением заработной платы, отпусков и прочего. Это позволяет соблюдать трудовые нормы и правила, установленные государством, и минимизировать возможные риски в сфере трудовых отношений.

Страницы: 1 2