Организация труда персонала в условиях дистанционки. Часть 3

Страница 1 2 3

---

Глава 3. Совершенствование организации дистанционной занятости  персонала фирмы как условие повышения качества управления

3.1. Определение категории персонала на перевод на дистанционную форму работы

Для того, чтобы сформировать систему организации дистанционной занятости персонала для ООО ЮЦ «Законный Бизнес» необходимо определить категории персонала, для которых будет применяться данная форма организации работы – рассмотреть возможность перехода на удаленный режим работы.

В таблице 3.1. представим список сотрудников по должностям и возможность каждой должности перехода на дистанционную систему работы.

Таблица 3.1

Анализ возможности перейти на дистанционную форму работы

 

В реалиях деятельности ООО ЮЦ «Законный Бизнес» нельзя говорить о возможности 100% перехода на удаленную работу, так как специфика работы требует взаимодействия с коллегами, разъездную работу, посещение

По всем признакам, работа будущего — это гибридная модель: 52% работников предпочли бы совмещать работу из дома и в офисе, так как, по их словам, такой режим благотворно влияет на их творческое мышление, способности к поиску решений и построение отношений. Глобальные исследования показывают, что 72% корпоративных лидеров планируют применять гибридную модель, и только 13% говорят, что собираются сократить офисные площади в следующем году. Это означает, что организации по-прежнему планируют использовать свои рабочие пространства в рамках гибридной модели.

Но правильно организовать такую модель непросто. Чтобы решить, кто будет работать из офиса и насколько часто, требуется комплексный подход, и решения будут отличаться в каждой организации. Если сделать неудачный выбор, можно поставить под угрозу культуру, сотрудничество и инновации. И наоборот, хорошо организованная гибридная модель может стать магнитом, объединяющим людей и помогающим работать лучше, чем прежде.

Рассмотрим каждую категорию отдельно.

Помощники юристов.

Для данной категории сотрудников не обязательно весь рабочий день находится в офисе, их работа вполне может быть организована и из дома при наличии дома техники и выхода в Интернет.

Для того, чтобы рассмотреть возможность перевода данной категории на удаленную работу, был проведен опрос. Результаты представлены в Приложении 2. В опросе приняло участие 3 юриста.

Таким образом, все три помощника юриста согласились бы работать из дома. Главными причинами перехода на удаленную работу они назвали:

• гибкий график,
• возможность планировать свой день,
• экономия на проезде до работы
• возможность больше времени проводить с семьей,
• возможность посещать спортзал

Все сотрудники, положительно ответившие о желании перейти на удаленную работу так же положительно высказались о повышении мотивации при работе из дома или удаленно.

Далее рассмотрим HR-сотрудников.

Для того, чтобы рассмотреть возможность перевода данной категории на удаленную работу, был проведен опрос. Результаты представлены в Приложении 3. В опросе приняло участие 2 сотрудника HR-отдела.

Таким образом, 1 человек или 50% опрошенных не хотели бы работать из дома или иметь возможность удаленной работы. Причиной отказа стало то, что сотрудник не может дома настроится на рабочий лад и нет доступа к оргтехнике.

Сотрудник, положительно ответивший о желании перейти на удаленную работу, так же положительно высказался о повышении мотивации при работе из дома или удаленно.

Далее рассмотрим женщин с маленькими детьми. При чем, необходимо отметить, что в данном случае не называется конкретная должность. Рассматриваются такие позиции как помощник бухгалтера (частичная удаленная занятость), сотрудник отдела кадров (частичная удаленная занятость), помощник юриста (частичная или полная удаленная занятость).

При этом у данных сотрудников есть несколько вариантов оплаты труда – полный объем (при выполнении всех обязанностей по должности), частичная оплата труда (при сокращении обязанностей).

По данным кадрового отдела, в ООО ЮЦ «Законный Бизнес», в компании есть 9 женщин с детьми дошкольного или младшего школьного возраста.

Для того, чтобы выяснить, будет ли данная система повышать мотивацию женщин, проведем опрос. Результаты представим в Приложении 4.

Таким образом, 11% опрошенных не хотели бы работать из дома или иметь возможность удаленной работы. Отказался 1 человек из опрошенных 9ти, что составляет 11% от общего числа опрошенных женщин, имеющих маленьких детей и возможность организовать полностью удаленный или частично удаленный режим работы.

Все сотрудники, положительно ответившие о желании перейти на удаленную работу, так же положительно высказались о повышении мотивации при работе из дома или удаленно.

Для данной категории сотрудников важно больше проводить время с детьми и они готовы пожертвовать частью заработной платы ради частично или полностью удаленной работы.

Если рассматривать актуальность и возможность данной системы работы для ООО ЮЦ «Законный Бизнес», то сегодня одной из важнейших задач для руководителя бизнеса стал перевод сотрудников на удаленную работу.

Необходимо отметить, что перевод на дистанционный метод работы возможен только тех сотрудников, кто уже официально работает в организации. Так же важно отметить, что процедура перевода на дистанционную форму работы происходит более эффективно в случае личного желания сотрудника перейти на данную форму работы.

Сложнее происходит перевод на дистанционную работу сотрудников, которые не имеют желания работать в данном формате.

Важно отметить тот факт, что согласно законодательству в случае эпидемии и иных чрезвычайных обстоятельств имеются варианты упрощенного увольнения сотрудника по инициативе работодателя, однако, перевод на дистанционную работу в форс-мажорных обстоятельствах в законодательстве должным образом не закреплено.

3.2. Нрмативно-правовое оформление дистанционной работы

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору.

Пример дополнительного соглашение представлен в приложении 1.

ООО ЮЦ «Законный Бизнес» желательно получить от работника соответствующее заявление. В дополнительном соглашении к трудовому договору следует  указать следующие пункты:

Сотрудник ООО ЮЦ «Законный Бизнес» выполняет свои должностные обязанности дистанционно, что подразумевает иное место, нежели официальное рабочее. Так же в дополнительном соглашении важно указать населенный пункт, в котором проживает работник, или же место, откуда сотрудник будет работать.

В дополнительном соглашении у трудовому договору важно прописать режим работы в том случае, если график работы будет отличаться от указанного ранее в трудовом договоре. Это необходимо сделать в том случае, если, например, сотрудник планирует работать из другого города или страны с разными часовыми поясами.

Так же в дополнительном соглашении необходимо отметить, что для обеспечения безопасности и соблюдения  охраны труда ООО ЮЦ «Законный Бизнес» должен проводит ознакомление сотрудника с требованиями охраны труда.

Необходимо прописать процедуру обмена информацией и необходимой рабочей  документацией между сотрудниками  и руководством.

Так же желательно прописать виды средств связи для коммуникации с сотрудников (электронная почта, Skype, Zoom и т.д). Если документацию нужно получать так же в бумажном виде, необходимо прописать средства доставки и сроки.

Если ООО ЮЦ «Законный Бизнес» сочтет это необходимым, описать требования к работнику, позволяющие работодателю контролировать его действия, например, обязанность работника находиться на связи в определенное время по указанному телефону, получать письма по указанному в трудовом договоре адресу, отвечать на полученные письма в определенные сроки, присылать отчеты, в том числе фотоотчеты, в указанные даты и время по электронной почте, предоставлять в установленном порядке документы, подтверждающие расходы.

При предоставлении сотруднику технических средств (компьютер, телефон, программное обеспечение и т. п.) необходимо прописать в дополнительном соглашении порядок использования технических средств, сроки его использования, а также ответственность за порчу имущества организации.

При непредоставлении дистанционному сотруднику технических и программных средств необходимо в дополнительном соглашении прописать условия компенсации сотруднику использование личного имущества для обеспечения работы.

В дополнительном соглашении, помимо прочего, необходимо точно прописать сроки на которые сотрудник переводится на дистанционную работу, а также необходимо расписать четкий  порядок действий по истечении этого времени.

Оформление дополнительного соглашения при переводе на дистанционную форму работы позволит ООО ЮЦ «Законный Бизнес» снизить риски возникновения спорных ситуаций, обеспечит регламентацию действий и прозрачность для самих сотрудников.

3.3. Разработка предложений по улучшению механизмов управления персоналом при условии дистанционной занятости

Пандемия создала новые проблемы и возможности почти во всех отраслях, и теперь с восстановлением экономики конкуренция будет расти. Победят в конкурентной борьбе те, кто лучше всех будет понимать потребности своих клиентов, совместными усилиями искать разные решения, создавать прототипы, последовательно разрабатывать и продвигать новые идеи на рынке. Такое поведение станет возможным, только когда люди соберутся в новом, современном рабочем пространстве.

В предыдущих исследованиях было выявлено, что сотрудники ООО ЮЦ «Законный Бизнес» не могут полностью перейти на дистанционную форму работы, поэтому для ООО ЮЦ «Законный Бизнес» рекомендуется применять гибридный формат перехода на дистанционную работу.

Для организации полностью дистанционной работы или работы в гибридном формате рекомендуется внедрение следующих мероприятий.

1. Совмещение цифрового и физического опыта.

При управлении командой, в которой присутствуют как сотрудники, занятые на удаленной работе, так и сотрудники, посещающие офис, объединить сотрудников, присутствующих в офисе, и тех, кто работает удаленно достаточно сложно, а гибридная схема подразумевает, что неизбежно кто-то будет находиться дома, как бы хорошо команда ни координировала дни работы в офисе. Быть на связи в дистанционном режиме может быть очень неудобно, часто сотрудникам может казаться, что у них не получается быть равноправными участниками процесса, и это будет отрицательно сказываться на их вовлеченности. Особенно это касается творческой и инновационной работы, например мозговых штурмов: при их проведении часто используются маркерные доски для записей или другие физические материалы, которыми люди, находящиеся по другую сторону камеры, не могут в полной мере воспользоваться.

Решение состоит в том, чтобы интегрировать физические пространства и технологии, держа в голове три ключевые концепции: равенство, вовлеченность и удобство.

Например, сейчас многие переговорные представляют собой помещение с длинным столом, в конце которого стоит монитор. Лично присутствующие участники встречи сидят вокруг стола, а удаленные появляются в окошках на экране, часто на том же мониторе, где демонстрируются обсуждаемые материалы.

Для организации конференций в дистанционном формате рекомендуется использовать программу «GoToMeeting».

Рис. 3.1. Пример использования программы «GoToMeeting» при проведении конференций

Один из способов приблизиться к равенству — это организовать для каждого участника отдельный экран, разместив мониторы на передвижных тележках, которые можно с легкостью перемещать по комнате. Так можно будет свободно подключать сотрудников на удаленке к отдельным рабочим группам или ставить мониторы на стол. Многие системы программного обеспечения позволяют разделить людей и контент по разным дисплеям.

Для полной вовлеченности важно, чтобы все участники видели друг друга и демонстрируемые материалы. Сегодня для организации эффективного рабочего места используются изогнутые или мобильные столы, дополнительные лампы и колонки, микрофоны и передвижные маркерные доски и дисплеи.

Кроме того, исследование показывает, что помимо оборудования переговорных все чаще будут использоваться индивидуальные устройства. Многочисленные источники питания, доски для записей и разнообразные программные решения будут способствовать более легкому, беспроблемному гибридному сотрудничеству.

2. Поменять местами закрытые и открытые пространства.

Пора переосмыслить помещения с открытой планировкой. До последнего времени, вот уже не одно десятилетие, компании стремились уплотнять рабочие места, убирать перегородки, а совещания устраивать в закрытых переговорных. По мере возвращения в офисы подход начнет меняться. Встречи чаще будут проходить в открытых пространствах с подвижными границами, а индивидуальная сосредоточенная работа — в закрытых помещениях вроде кабинок или небольших кластеров.

3. Организация рабочих мест сотрудников ООО ЮЦ «Законный Бизнес».

Всерьез концепцию удаленного рабочего места начали применять именно после введения режима самоизоляции. Предполагается, что это утверждение касается в первую очередь компаний таких отраслей, в которых есть возможность вести бизнес полностью или в большей части в онлайн-пространстве: ИТ, ритейл, консалтинг. При этом эксперт утверждает, что катализатором автоматизации процессов стала не пандемия, а четвертая промышленная революция, начавшаяся еще в начале XXI [концепция, согласно которой происходит переформирование производства на полностью автоматизированный: получила свое название после введения Германией термина в 2011 г.], а разговоры о приоритетных направлениях формирования рабочих мест ведутся на протяжении последних пяти лет. Спикер выделяет следующие тенденции в организации рабочих мест:

1. Приоритет онлайн-организации рабочих процессов(в идеале – полный переход в онлайн-пространство). Территориальные различия сотрудников и клиентов компанииООО ЮЦ «Законный Бизнес», смещение рабочего дня диктуют новые правила для решения рабочих вопросов и ведению проектов, где общение в онлайн-среде является наиболее выгодным решением. Отдельные секторы бизнеса представить без онлайн-среды уже представляется невозможным: так крупные B2C компании в обязательном порядке имеют интернет-магазин и круглосуточную поддержку клиентов. При этом трансформация процессов происходит не только при взаимодействии с клиентами, но и при реформировании процессов внутри компании: такие понятия, как agile-офисы (организация работы сотрудников, предполагающая переход к нестандартной структуре офиса, «гибкий офис»), ускорение time-to market (срок вывода продукта на рынок) позволяют компаниям выводить продукты на рынок и реализовывать потребности клиентов быстрее.
2. Кросс-географические команды позволяют привлекать таланты по всему миру вне зависимости от местонахождения офиса.
3. Кросс-функциональные команды помогают ускорить бизнес-процессы.
4. Удаленный доступ как обыденный подход к организации рабочих мест компании.

Предпосылки к более активному переходу определяются факторами, оптимизирующими расходы компании:

• сокращение себестоимости товаров и услуг за счет снижения стоимости аренды помещения для офиса;
• привлечение лучших специалистов: сотрудников в команду можно выбирать исходя из их навыков, необходимых для эффективной работы компании, а не в зависимости от местонахождения сотрудника;
• качество работы не ухудшается;
• сокращение бумажного документооборота;
• дистанционная организация совещаний и конференций.

При работе в офисе предоставление рабочего места подразумевает в том числе обеспечение сотрудника техническим устройством для работы (например, настольным компьютером), в то время как при работе вне офиса вопрос технического

Данный вопрос можно решить путем предоставления корпоративных устройств или частичной компенсацией стоимости личных устройств сотрудников. Данную практику рекомендуется внедрить и в систему организации дистанционной работы в компании ООО ЮЦ «Законный Бизнес».

Для того, чтобы создавать и контролировать выполнение задач, рекомендуется использовать сервис «Мегаплан».

На рисунке 3.2. представим пример организации.

Рис. 3.2. Пример использования программы «Мегаплан» при распределении задач

Немаловажным является вопрос и об информационной безопасности: большинство компаний оказалось не готово к отражению возникших проблем хищения и утечки информации, рисков взлома ИТ-инфраструктуры компании и отказа в обслуживании. Особенно это актуально при предоставлении юридических услуг – часто в руках юристов оказываются материалы, которые не должны попасть в широкий доступ. При этом сложность с техническим обеспечением проявилась не только с точки зрения технического оснащения сотрудников, но и с точки зрения оперативного реагирования на возникшие сложности удаленно. Как отмечают эксперты, оценивать риски и предпринимать действия для решения проблем информационной безопасности следует заранее, а не в момент непосредственного возникновения проблемы. Следует выявлять соответствующие риски не только с технической точки зрения, но и учитывать человеческий фактор: отсутствие непосредственного контроля за сотрудником может способствовать передачи данных, в том числе коммерческой тайны третьим лицам.

Сотрудник, получивший доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации привлекается к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в зависимости от обстоятельств. Несмотря на то, что закон предусматривает ответственность за утечку информации, на практике привлечь сотрудника к ответственности бывает затруднительно, а в случае привлечения иногда несоразмерно.

Учитывая, что раскрытие коммерческой тайны  клиентов ООО ЮЦ «Законный Бизнес» может повлечь не только существенные убытки для компании, но и полную потерю бизнеса, соответствующие штрафы не могут компенсировать ее расходы.

Для обмена документами рекомендуется использовать сервис Dropbox.

Данный сервис защищен от взлома и несанкционированного входы и может служить надежным хранилищем для внутренней документации компании.

Рис. 3.2. Пример использования программы «Dropbox» при организации файлового хранилища

Рассмотрим технологические и организационные шаги перехода к новому формату организации рабочих мест:

• организация компенсации за использование личного оборудования сотрудников ООО ЮЦ «Законный Бизнес»;
• пересмотр трудовых договоров, позволяющих работать вне офиса: например, заключение дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменениями его условий;
• разработка инструментов для облегчения организации труда в цифровом пространстве (например, выстраивание системы общения между коллегами);
• разработка и проведение мероприятий по информационной безопасности (обеспечение баланса защиты данных и комфортной работы);
• проведение онлайн-обучения сотрудников ООО ЮЦ «Законный Бизнес» с целью обучения пользованием программным обеспечением для удаленной работы.

Однако стоит обратить внимание на то, что организация рабочих мест в формате «гибкого офиса» не является полноценным переходом на удаленный режим работы, а представляет собой скорее гибрид дистанционной работы и работы в офисе. Поэтому полноценно судить о достоинствах удаленной работе, приводя в пример опыт внедрения agile-офисов, нельзя.

Негативное отношение некоторых сотрудников ООО ЮЦ «Законный Бизнес» к удаленной работе зачастую вызвано опасениями того, что они не смогут руководить сотрудниками на расстоянии. Эта проблема может быть решена, если ориентироваться на управление результатами труда, а не присутствием персонала. Исследования показали, что у сотрудников, которым разрешено трудиться автономно, зачастую производительность труда повышается, так как они могут выполнять задание тогда, когда для этого имеются наилучшие условия.

Но в случае ориентации на конечные результаты очень важно, чтобы все участники трудового процесса точно представляли себе, чего от них ждут. Необходимо совершенно четко определить порядок работы: от кого работник получает задания, как он их выполняет и как контролируется процесс выполнения.

Один из наиболее эффективных способов формулирования требований заключается в подготовке документа с описанием правил удаленной работы в ООО ЮЦ «Законный Бизнес»  и соответствующего соглашения с сотрудниками. Формализованные правила и соглашение с сотрудником позволяют также стандартизировать требования к информационному оборудованию и объем зарплаты. Кроме того, эти документы охватывают вопросы безопасности, ответственности и защиты корпоративной информации ООО ЮЦ «Законный Бизнес».

Для получения желаемых результатов важно проводить обучение дистанционной работы. Если рассмотреть опыт передовых компаний, то они часто создают для этого целые программы, включающие обучение в классах, в которых сотрудники могут потренироваться в удаленной работе, прежде чем приступить к ней на практике. Но обучение должно охватывать не только удаленных сотрудников. Также является важным организовать подготовку менеджеров и офисных работников эффективно взаимодействовать с персоналом, который трудится дистанционно.

Например, сотрудников HR-отдела следует научить управлять результатами такого труда, а офисных сотрудников — поддерживать контакт с удаленными специалистами. Если не уделить этому должного внимания, то вряд ли удастся избежать проблем. Поскольку менеджеры и офисные работники не могут просто подойти удаленному коллеге для обсуждения того или иного вопроса, необходима надежная связь, чтобы дело шло без сбоев.

Рассматривая эффективность удаленной работы для ООО ЮЦ «Законный Бизнес», необходимо обратиться к опыту компаний по организации удаленной работы.

Нефинансовыми преимуществами являются следующие: экономия времени, возможность управлять сотрудниками, находящимися в других городах, экономия материальных затрат, привлечение менее дорогих, но не менее профессиональных специалистов из других регионов и, наиболее важным преимуществом удаленной работы, является возможность трудоустройства людей с ограниченными возможностями.

Если взять опыт других компаний, у которых сотрудники переходили на дистанционный режим работы, то они отмечают повышение продуктивности по сравнению с их коллегами в офисе (дистанционный сотрудник в среднем работает на 5 часов больше, чем их офисный сотрудник).

Ощутима экономия по таким показателям, как аренда, парковка, электричество. Нет проблем, вызываемых прогулами, опозданиями, отпусками по болезни.

По статистике похожих компаний, удаленные работники обычно не прекращают работать во время болезни. 36% работников предпочтут возможность работать удаленно повышению заработной платы, а 10% пойдут даже на сокращение оплаты труда ради варианта работы из дома.

95% работодателей считают, что удаленная работа играет значительную роль в удержании их сотрудников.

Данная мера позволит повысить мотивацию таких сотрудников как:

• помощники юристов;
• HR-сотрудники
• Женщины с маленькими детьми.

Оценка экономической эффективности будет рассчитана с помощью экспертного мнения руководства компании и оценки затрат на штатного сотрудника. Расчетное количество – 11 человек (Таблица 3.2).

Таблица 3.2

Оценка экономической эффективности от перевода работников на удаленную работу (прогнозно)

 

Таким образом, экономия на перевод сотрудников на удаленную работу составит 2 571 200  рублей в год

Подытожив, можно сделать следующие выводы. Рассматривая эффективность удаленной работы для компании, необходимо обратиться к опыту компаний по организации удаленной работы.

Нефинансовыми преимуществами являются следующие: экономия времени, возможность управлять сотрудниками, находящимися в других городах, экономия материальных затрат, привлечение менее дорогих, но не менее профессиональных специалистов из других регионов и, наиболее важным преимуществом удаленной работы, является возможность трудоустройства людей с ограниченными возможностями. В компаниях, уже имеющих похожий опыт перевода сотрудников на удаленную работу, отмечают повышение продуктивности по сравнению с их коллегами в офисе (телеработник в среднем работает на 5 часов больше, чем их офисный сотрудник).

Ощутима экономия по таким показателям, как аренда, парковка, электричество. Нет проблем, вызываемых прогулами, опозданиями, отпусками по болезни.

По статистике похожих компаний удаленные работники обычно не прекращают работать во время болезни. 36% работников предпочтут возможность работать удаленно повышению заработной платы, а 10% специалистов пойдут даже на сокращение оплаты труда ради варианта работы из дома.

95% работодателей считают, что удаленная работа играет значительную роль в удержании их сотрудников.

Данная мера позволит повысить мотивацию таких сотрудников как:

• Помощники юриста;
• HR-сотрудники
• Женщины с маленькими детьми.

Важно отметить тот факт, что согласно законодательству в случае эпидемии и иных чрезвычайных обстоятельств имеются варианты упрощенного увольнения сотрудника по инициативе работодателя, однако, перевод на дистанционную работу в форс-мажорных обстоятельствах в законодательстве должным образом не закреплено.

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодателю желательно получить от работника соответствующее заявление.

Выводы по главе 3

Для того, чтобы сформировать систему организации дистанционной занятости персонала для ООО ЮЦ «Законный Бизнес» были определены категории персонала, для которых будет применяться данная форма организации работы – рассмотреть возможность перехода на удаленный режим работы.

В реалиях деятельности ООО ЮЦ «Законный Бизнес» нельзя говорить о возможности 100% перехода на удаленную работу, так как специфика работы требует взаимодействия с коллегами, разъездную работу, посещение

По всем признакам, работа будущего — это гибридная модель: 52% работников предпочли бы совмещать работу из дома и в офисе, так как, по их словам, такой режим благотворно влияет на их творческое мышление, способности к поиску решений и построение отношений.

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору.

В дополнительном соглашении у трудовому договору важно прописать режим работы в том случае, если график работы будет отличаться от указанного ранее в трудовом договоре. Это необходимо сделать в том случае, если, например, сотрудник планирует работать из другого города или страны с разными часовыми поясами.

Заключение

Использование дистанционной занятости в настоящее время становится одним из факторов, определяющих работоспособность организаций различного масштаба. Рост дистанционной занятости позволит безболезненно пройти путь трансформации стандартных форм занятости и социально-трудовых отношений.

Можно выделить следующие задачи, при внедрении дистанционной занятости:

• изучение организации персонала фирмы;
• изучение эффективных методов дистанционного управления персоналом;
• разработка способов взаимодействия с персоналом при дистанционной работе;
• установление оценок на основе проделанного анализа об эффективности внедрения новых методов совершенствования организации труда в условиях дистанционной занятости.

Использование такого подхода обеспечивает комплексный учет влияния исследуемого процесса на различные аспекты функционирования организации.

Для того, чтобы провести изучение практики совершенствования организации труда персонала в условиях дистанционной занятости была рассмотрена деятельность компании ООО ЮЦ «ЗАКОННЫЙ БИЗНЕС».

Компания была организована командой бизнес-юристов и адвокатов, практикующихся в различных отраслях права. Благодаря высокому уровню компетентности, упорству и целеустремленности управляющих партнеров компания заняла достойное место на рынке юридического консалтинга.

Состав компании подразделяется на три основные группы: основатели и партнёры юридического центра, старшие юристы, юристы, администраторы центра,а так же сотрудники HR-отдела и бухгалтерия.

Весь состав ООО ЮЦ «Законный Бизнес» (14 человек) относится к категории специалистов. Условно персонал можно разбить на два структурных подразделения: юристы и администраторы. Стаж работы в организации у сотрудников варьируется от 5 до 20 лет. За последние пять лет рабочий персонал компании не изменялся, в связи с его небольшим количественным составом. Из представленной информации становится понятным, что большая часть персонала обладает значительным опытом работы, динамики движения кадров не наблюдается.

Почти два года пандемии и удаленной работы привели к тому, что в корпоративной жизни ООО ЮЦ «Законный Бизнес» гибкость и автономность стали нормой. В результате руководство с одной стороны, проявляют больше интереса к цифровым инструментам повышения эффективности работы сотрудников, с другой — более активно внедряют новые формы найма, например расширяя использование самозанятых. Одновременно с этим теперь перед ООО ЮЦ «Законный Бизнес» стоит цель активнее участвовать в работе с отечественными компаниями, в связи с ситуацией в экономике и мире, и при этом оставаться привлекательными работодателями для своих сотрудников.

Если рассматривать актуальность и возможность данной системы работы для организации ООО ЮЦ «Законный Бизнес», то сегодня одной из важнейших задач для компании стал перевод сотрудников на удаленную работу с целью снижения затрат, расширении географии деятельности за счет найма удаленных сотрудников по всему миру.

Для того, чтобы оценить преимущества и недостатки дистанционной формы работы рассмотрим ее плюсы и минусы.

Преимущества для работодателя:

• Сокращение затрат на содержание рабочего места.
• Оплата за фактический результат и отработанные часы.
• Экономия на налоговых выплатах.
• Возможность сохранить ценного сотрудника в кризис.
• Снижение расходов на соцпакет.
• Нет необходимости в приобретении и содержании оргтехники.

Недостатки для работодателя:

• Нет возможности быстро передать возникшую задачу.
• Сложности с контролем работы.
• Меньше командной ответственности и коллективного влияния.
• Повышенный риск снижения авторитета организации среди клиентов из-за виртуально офиса.

Преимущества для работника:

• Повышение мотивации;
• Возможность выполнять несколько работ одновременно.
• Свободный график.
• Снижение расходов на проезд.
• Экономия времени на дорогу до работы.
• Сохранение места в кризис.
• Возможность делать личные дела в параллель с работой (гибкая занятость).

Недостатки для работника:

• Нестабильная загрузка.
• Нет командного духа и принадлежности к социуму.
• Риск попасть на недобросовестного работодателя.
• Распределение содержания рабочего места среди работодателей (расчеты).
• Отвлекающие факторы.
• Уменьшение гарантий со стороны трудового законодательства.

В реалиях деятельности ООО ЮЦ «Законный Бизнес» нельзя говорить о возможности 100% перехода на удаленную работу, так как специфика работы требует взаимодействия с коллегами, разъездную работу, посещение

По всем признакам, работа будущего — это гибридная модель: 52% работников предпочли бы совмещать работу из дома и в офисе, так как, по их словам, такой режим благотворно влияет на их творческое мышление, способности к поиску решений и построение отношений. Глобальные исследования показывают, что 72% корпоративных лидеров планируют применять гибридную модель, и только 13% говорят, что собираются сократить офисные площади в следующем году. Это означает, что организации по-прежнему планируют использовать свои рабочие пространства в рамках гибридной модели.

Для организации полностью дистанционной работы или работы в гибридном формате рекомендуется внедрение следующих мероприятий.

1. Совмещение цифрового и физического опыта.
2. Поменять местами закрытые и открытые пространства.
3. Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Предпосылки к более активному переходу определяются факторами, оптимизирующими расходы компании:

• сокращение себестоимости товаров и услуг за счет снижения стоимости аренды помещения для офиса;
• привлечение лучших специалистов: сотрудников в команду можно выбирать исходя из их навыков, необходимых для эффективной работы компании, а не в зависимости от местонахождения сотрудника;
• качество работы не ухудшается;
• сокращение бумажного документооборота;
• дистанционная организация совещаний и конференций.

При работе в офисе предоставление рабочего места подразумевает в том числе обеспечение сотрудника техническим устройством для работы (например, настольным компьютером).

Данный вопрос можно решить путем предоставления корпоративных устройств или частичной компенсацией стоимости личных устройств сотрудников. Данную практику рекомендуется внедрить и в систему организации дистанционной работы в компании ООО ЮЦ «Законный Бизнес».

Немаловажным является вопрос и об информационной безопасности: большинство компаний оказалось не готово к отражению возникших проблем хищения и утечки информации, рисков взлома ИТ-инфраструктуры компании и отказа в обслуживании. Особенно это актуально при предоставлении юридических услуг – часто в руках юристов оказываются материалы, которые не должны попасть в широкий доступ.

Сотрудник, получивший доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации привлекается к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в зависимости от обстоятельств. Несмотря на то, что закон предусматривает ответственность за утечку информации, на практике привлечь сотрудника к ответственности бывает затруднительно, а в случае привлечения иногда несоразмерно.

Нефинансовыми преимуществами являются следующие: экономия времени, возможность управлять сотрудниками, находящимися в других городах, экономия материальных затрат, привлечение менее дорогих, но не менее профессиональных специалистов из других регионов и, наиболее важным преимуществом удаленной работы, является возможность трудоустройства людей с ограниченными возможностями. В компаниях, уже имеющих похожий опыт перевода сотрудников на удаленную работу, отмечают повышение продуктивности по сравнению с их коллегами в офисе (телеработник в среднем работает на 5 часов больше, чем их офисный сотрудник).

Ощутима экономия по таким показателям, как аренда, парковка, электричество. Нет проблем, вызываемых прогулами, опозданиями, отпусками по болезни.

По статистике похожих компаний удаленные работники обычно не прекращают работать во время болезни. 36% работников предпочтут возможность работать удаленно повышению заработной платы, а 10% специалистов пойдут даже на сокращение оплаты труда ради варианта работы из дома.

95% работодателей считают, что удаленная работа играет значительную роль в удержании их сотрудников.

Данная мера позволит повысить мотивацию таких сотрудников как:

• Помощники юриста;
• HR-сотрудники
• Женщины с маленькими детьми.

Важно отметить тот факт, что согласно законодательству в случае эпидемии и иных чрезвычайных обстоятельств имеются варианты упрощенного увольнения сотрудника по инициативе работодателя, однако, перевод на дистанционную работу в форс-мажорных обстоятельствах в законодательстве должным образом не закреплено.

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодателю желательно получить от работника соответствующее заявление.

Список используемой литературы

1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001
3. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы [Текст]: Учебно-методическое пособие/ М.М. Алексеева. – М.: Финансы и статистика, 2010. С. 45
4. Алавердов А.Р. Управление персоналом: учеб.пособие / А.Р. Алавердов. – М.: Маркет ДС, 2016. – 304 с. (Гл. 1, 4, 6)
5. Базаров Т.Ю. Управление персоналом. — М.: ЮНИТИ, 2014.
6. Барышева А.В. Кнут как основное мотивирующее средство // Управление персоналом. – 2016. — №5.
7. Батьковский А.В. Приемы мотивации к труду и профессиональному росту // Проблемы теории и практики управления. – 2015. — №21.
8. Бахтин М.М. Проблемы лидерства в организации // Социальные науки. — 2015. — №4.
9. Виссема X. Менеджмент в подразделениях фирмы. — М.: Инфра — М, 2014.
10. Голушко А.Н. Замысловатый мотив // Управление персоналом — 2015. — №3.
11. Голубков Е.П. Стратегическое планирование и роль маркетинга в организации. [Текст]/ Е.П. Голубков//Маркетинг в России и за рубежом. – 2015. – №3. –С. 14 – 16
12. Дежин В.А. Эффективность работы в организации //Управленец. – 2014. — №7.
13. Дмитренко Г.А. Стратегический менеджмент: целевое управление персоналом организаций: Учеб. Пособие. – М.: Жизнь, 2013.
14. Задоркин В.И. Скляров В.Ф. Управление персоналом. — М.: Мысль, 2015.
15. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. — М.: ИНФРА-М, 2014.
16. Кочеткова А.И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование: Учеб. Пособие. – М.:Дело, 2018. – 944 с. (С. 22—30)
17. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: Дело, 2016.
18. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник для вузов. – М.: ИНФРА—М, 2017. – 848 с. – 8—e изд., перераб. и доп.
19. Одегов Ю.Г Журавлев П.В. Управление персоналом: Учебник для вузов. — М.: Финстатинформ, 2017.
20. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. Учебно-практическоепособие. – М.:Издательство «Альфа-Пресс», 2015. – 168 с. (С.8—11)
21. Погодина Г.В. Обязательный курс профессионала кадровой работы. Для начинающего HR—специалиста. – Новосибирск: Сиб.унив.изд—во, 2019. – 384 с
22. Рыжкова Т. Управление организацией // Управление компанией. – 2015. — №11.
23. Самоукина Н.В. Настольная книга директора по персоналу / Н.В. Самоукина. – М.: Эксмо, 2018. – 528 с. (С. 324—336)
24. Сербиновский Б.Ю. Самыгин С.И. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие — М.: ЮНИТИ, 2014.
25. Тихонов А. И. Основные задачи Российских компаний, решаемые с помощью HR- аналитики// Естественно-гуманитарные исследования. 2020 №28(2). С. 262-266.
26. Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие / В. А. Спивак: Эксмо, Москва, 2008.
27. Федулов В. И. Некоторые аспекты совершенствования системы управления персоналом// Вестник академии знаний.-2020. №1 (36). С. 262-268.
28. Щекин Г.В. Теория и практика управления персоналом: Учебно-методическое пособие. – М.: Буква, 2013.
29. Юрий Шароватов. Дистанционный менеджмент. Как управлять сотрудниками на удалёнке – М.: Знание, 2020.

Интернет-ресурсы

28. Актуальность удаленной работы для работодателей и профессионалов [Электронный ресурс]. URL: https://hays.ru/res/remote-work/ (дата обращения 16 марта 2022)
29. Послание Президента Федеральному Собранию 1 марта 2018 года. Сайт Президента России. [электронный ресурс]. URL: http://www.kremlin.ru/events/president/news/56957/work (дата обращения 23.04.2022)
30. В мире все больше работников с нетрадиционными формами трудоустройства. Газета «Коммерсант» 17.10.2017 . [электронный ресурс]. URL: https://www.kommersant.ru/doc/3441040. (дата обращения 23.04.2022)
31. Как будут выглядеть наши рабочие места после пандемии? [Электронный ресурс]. URL:https://rg.ru/2020/05/20/kak-budut-vygliadet-rabochie-mesta-posle-pandemii.html ( дата обращения 16 марта 2022)
32. Человеческий капитал // Википедия — свободной энциклопедии URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Человеческий_капитал#cite_ref-3 (дата обращения: 29.04.2022).
33. Universitas 21: Рейтинг национальных систем высшего образования 2016 года // ИАА Центр гуманитарных технологий URL: http://gtmarket.ru/news/2016/08/25/7298 (дата обращения: 11.04.2022).
34. Всемирный экономический форум: Рейтинг глобальной конкурентоспособности // ИАА Центр гуманитарных технологий URL: http://gtmarket.ru/news/2016/09/28/7304 (дата обращения: 11.2022).
35. Роль диагностики организации в прогнозировании эффективности работы топ—менеджера – http://www.ippnou.ru/php?idarticle=004575(дата обращения: 11.05.2022).
36. Управление персоналом. – Издательский Дом «Управление персоналом». – http://www.top—personal.ru/(дата обращения: 11.2022).
37. [Электронный ресурс] URL:https://www.rbc.ru/rbcfreenews/ 5f0eb3 b09 a794772cbd4200c (дата обращения 16 марта 2022)
38. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 23 апреля 2020 г. №14-2/10/П-3710 «Рекомендации по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации» [Электронный ресурс]  URL https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73861439/ (дата обращения 16 марта 2022)
39. Перспективы «вечной» удалёнки после изоляции: результаты опроса [Электронный ресурс] // hh.ru [сайт]. URL:https://sergievposad.hh.ru/article/26656 (дата обращения 02.02.2022)
40. [Электронный ресурс]. URL:https://rg.ru/2020/05/20/kak-budut-vygliadet-rabochie-mesta-posle-pandemii.html ( дата обращения 16 марта 2022)
41. [Электронный ресурс]. URL: https://hays.ru/res/remote-work/ (дата обращения 16 марта 2022)
42. [Интернет-ресурс] — URL: https://kontur.ru/articles/4396 (дата обращения: 11.2022)..
43. Перспективы «вечной» удалёнки после изоляции: результаты опроса [Электронный ресурс] // hh.ru [сайт]. URL:https://sergievposad.hh.ru/article/26656 (дата обращения: 11.2022).

Иностранные источники

3. Paul J. Jackson, Jos M. van der Wielen Teleworking: International Perspectives. – New York: Routledge, 2002. – 369 c. 25.
4. Pinsonneault A. The Impactsof Telecommutingon Organization sand Individuals: A Reviewof the Literature. – Montreal: University McGill, 1999. –27 с.
5. PMP: Project Management Professional Exam Study Guide (Kim Heldman, 2018)
6. Project Management for Humans: Helping People Get Things Done (Brett Harned, 2017)

---

Страница 1 2 3