2.2 Особенности организации управленческого учета в ООО «Грезы»
Организация управленческого учета — это система построения учетного процесса для получения своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности организации с целью принятия своевременных управленческих решений.
Ответственность и полномочия работников ООО «Грезы» и служб по ведению управленческого учета определены в следующих организационных документах организации:
− положение об организационной структуре;
− должностные инструкции;
− организационно-распорядительные документы (это приказы, распоряжения, а так же поручения руководства).
Организация учета по центрам ответственности позволяет ООО «Грезы» преобразовать систему учета так, что затраты аккумулируются и отражаются в отчетах на определенных уровнях управления.
Одним из правил организации учета по центрам ответственности является то, что каждую структурную единицу торговой организации обременяют те и только те расходы или доходы, за которые она может отвечать и которые контролирует.
Формирование финансовой структуры предприятия, а именно выделение центров финансовой ответственности (ЦФО), — первый шаг на пути к созданию системы бюджетирования.
Каждое подразделение ООО «Грезы» вносит свой вклад в конечный финансовый результат организации (в виде привлечения дохода или осуществления расходов) и несет ответственность за свои действия: осуществляет планирование, отчитывается по результатам.
Ниже на рисунке представлена структура центров ответственности в ООО «Грезы» (рисунок 17).
- Центры затрат ООО «Грезы».
В данном структурном подразделении сотрудники контролируют затраты, но не контролируют прибыль и другие экономические показатели.
- Центр продаж ООО «Грезы».
Подразделение, руководитель которого отвечает только за выручку от продаж и расходы по сбыту
- Центр прибыли ООО «Грезы».
Это часть управленческой системы ООО «Грезы», руководитель которой отвечает как за затраты, так и за прибыль. В таких центрах доход есть денежное выражение реализованных товаров, расход — денежное выражение затраченных средств и ресурсов, а прибыль — разница между доходом и расходом.
Рисунок 17 — Структура центров ответственности ООО «Грезы»
- Центр инвестиций ООО «Грезы».
Это часть управленческой системы организации, руководитель которой отвечает не только за выручку и затраты, но и за капиталовложения. Целю такого центра является не только получение прибыли, но и достижение рентабельности вложенного капитала, доходности инвестиций и увеличение начального капитала.
В ООО «Грезы» применяют следующие классификаторы:
− виды производимой продукции, оказываемых работ и услуг;
− виды доходов;
− центры финансовой ответственности;
− места возникновения затрат;
− виды (экономические элементы) затрат;
− статьи калькуляции;
− виды активов;
− виды обязательств;
− виды собственного капитала;
− проекты;
− направления инвестиций;
− основные и вспомогательные бизнес-процессы;
− типы клиентов;
− категории персонала.
При учете затрат ООО «Грезы» организовывает синтетический и аналитический учет.
Синтетический учет затрат (издержек обращения) ООО «Грезы» ведет на балансовом счете 44 «Расходы на продажу». В частности, на указанном счете ООО «Грезы» отражает:
- расходы на перевозку товаров;
- расходы на оплату труда;
- на аренду;
- на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря;
- расходы по хранению и подработке товаров;
- рекламные и представительские расходы;
- другие аналогичные по назначению расходы.
По дебету указанного счета ООО «Грезы» отражает суммы произведенных расходов, связанных с продажей товаров, а по кредиту производит их списание.
Списываются расходы на продажу в дебет счета 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж», причем списание издержек обращения производится организацией ежемесячно в полном объеме. Исключение составляют только расходы на транспортировку товара, которые подлежат распределению между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца.
Аналитический учет по счету 44 «Расходы на продажу» ведется по видам и статьям расходов.
Перечень статей затрат ООО «Грезы» представлен ниже на рисунке 18.
Рисунок 18– Статьи затрат ООО «Грезы»
Рассмотрим, что отражает ООО «Грезы» по каждой статье затрат:
1.Сырье и материалы – это основные и вспомогательные материалы, в частности тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции (товаров);
- Отчисления на социальные нужды – это расходы, связанные с уплатой страховых взносов в фонды (Пенсионный Фонд, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования);
- Общепроизводственные расходы – это расходы на отопление, освещение, канцелярские расходы, командировочные расходы;
- Прочие производственные расходы – затраты на гарантийный ремонт и обслуживание продукции;
- Общехозяйственные расходы – это расходы по аренде помещений, представительские расходы, расходы на подготовку и переподготовку кадров;
- Расходы на рекламу – расходы на оплату труда основного торгово-производственного и управленческого персонала с учетом премий, стимулирующих и компенсационных выплат. По статье «Расходы на рекламу» ООО «Грезы» отражает расходы:
- на оформление витрин, выставок, выставок-продаж, комнат образцов товаров;
- на разработку и печатание рекламных изданий (иллюстрированных прейскурантов, каталогов, брошюр, альбомов, проспектов, плакатов, афиш, рекламных писем, открыток и т.п.);
- на разработку и изготовление эскизов этикеток, образцов оригинальных и фирменных пакетов, упаковки и т.д.;
- на рекламные мероприятия через средства массовой информации (объявления в печати, передачи по радио, телевидению);
- на световую и иную наружную рекламу;
- на изготовление стендов, муляжей, рекламных щитов, указателей;
- на уценку товаров, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество во время экспонирования в витринах, торговых залах магазинов и на выставках;
- стоимость образцов товаров, переданных в соответствии с контрактами, соглашениями и иными документами непосредственно покупателям или посредническим организациям бесплатно и не подлежащих возврату;
- на проведение других рекламных мероприятий, связанных с торговой деятельностью.
Рекламные расходы организаций делятся на два вида — учитываемые при определении налоговой базы в полном объеме и нормируемые.
- Коммерческие расходы – расходы связанные с реализацией, расходы на транспортировку.
В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства ООО «Грезы» учитывает расходы по доставке товара (они не включены в цену) в стоимость приобретения покупных товаров (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н). Данный способ учета расходов закреплен в учетной политике ООО «Грезы».
На ООО «Грезы» не используют систему бюджетирования, вероятно это связано с тем,что организация просто не понимает что это такое и для чего необходимо ее создание, возможно не знает как это можно реализовать, какими средствами и с помошью каких информационных систем, а может быть просто не желает тратить свое время и средства на внедрения такой системы.
ООО «Грезы» занимается розничной торговлей играми и игрушками в специализированных магазинах. Характер осуществляемых операций и технология обработки учетной информации не требует включения в первичные документы дополнительных реквизитов.
Поэтому в приложении к приказу об учетной политике ООО «Грезы» указано, что применяемые им формы первичных документов по учету кассовых операций включают в себя приходный кассовый ордер (форма № КО-1) и расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Применяя указанные формы ООО «Грезы» не будет иметь проблем с налоговыми органами, связанных с использованием нестандартных форм первичных учетных документов для оформления хозяйственных операций. Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях на ООО «Грезы» осуществляется в общеустановленном порядке.
Ведение упрощенного бухгалтерского учета на ООО «Грезы» ведется с использованием регистров такого учета. ООО «Грезы» используется метод начисления, то есть доходы и расходы в ходе хозяйственной деятельности организации признаются в момент совершения действий (передача прав собственности, образование задолженности), подтверждается документально актами, накладными, бухгалтерскими справками. Используемые способы бухгалтерского и налогового учетов отражаются в учетной политике ООО «Грезы».
Затраты ООО «Грезы» учитываются по фактической себестоимости, величина фактических затрат отчетного периода определяется по формуле:
Зф = КфхЦф, (1)
где 3 — фактические затраты;
К — фактическое количество использованных ресурсов;
Ц — фактическая цена использованных ресурсов.
Достоинство этого метода состоит в простоте расчетов.
Рассмотрим некоторые моменты ведения бухгалтерского учета ООО «Грезы» касающиеся порядка учета косвенных затрат в соответствии с учетной политикой, принятой в данной организации:
- калькулирование себестоимости проводится с полным распределением затрат;
- для учета общепроизводственных затрат используется одноименный счет 25, для учета общехозяйственных затрат используется одноименный счет 26;
- общепроизводственные и общехозяйственные расходы распределяются исходя из соотношения удельного веса прямых затрат в общей совокупности этих расходов.
Для того, чтобы выявит причину существенного повышения уровня затрат предприятия в 2019-2020 гг., необходимо проанализировать структуру и динамику организации.
Из данных таблицы видно , что за исследуемый период с 2018 г. по 2020 г., основные затраты предприятия включают транспортные расходы (12,16% в 2020 г.), расходы на оплату труда (29,34% в 2020 г.), прочие затраты (29,19 % в 2020 г.). Для того, что проследить изменения в структуре затрат ООО «Грезы» построим диаграмму (рисунок 19).
В настоящий момент ООО «Грезы» использует в качестве метода учета затрат, метод стандарт-костинг. Метод стандарт-кост (Standard-Costing) традиционный и в то же время наиболее популярный на практике метод учета нормативных затрат.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы управленческого учета на ООО «Грезы»
3.1 Проблемы и недостатки действующей практики управленческого учета ООО «Грезы»
Возможность эффективности разработки и осуществления стратегических решений определяется в первую очередь тем, насколько действенной является система контроля. Существенное значение имеет вопрос формирования системы внутреннего контроля — СВК — соответствующей критерию эффективности. Исследуемое предприятие характеризуется отсутствием подобной системы. Следует отметить необходимость отслеживания функционирования СВК, оценивать результативность данной системы. На основе результатов подобных мониторинга и оценки обеспечивается возможность определения действенности, достаточности контроля финансовой отчетности, своевременное получение сведений о недостатках указанной системы[39].
В качестве основного достоинства метода стандарт костинг, который применяется на исследуемом предприятии, является строгий контроль в отношении расходования ресурсов. Данный метод обеспечивает возможность эффективно управлять производственными процессами. В случае, если появляются отклонения, это является свидетельством нарушения процесса производства. Возникает необходимость принимать соответствующие управленческие решения в качестве реакции на возникшие нарушения.
При этом указанный метод характеризуется и наличием определенных недостатков.
- Следует отметить, что применение указанного метода характеризуется определением цены продукции на основе себестоимости. В то время как формирование цены в рыночных условиях приохсодит в результате взаимодействия между спросом и предложением.
- Определение отклонений, их тщательный анализ может сформировать неверное представление о том, что в отношении всех существенных факторов осуществляется тщательный контроль. При этом анализ качественных характеристик продукции не осуществляется.
- При использовании указанного метода информация в отношении себестоимости не является верной — косвенные затраты распределяются условно, и себестоимость части продуктов завышается, тогда как себестоимость других продуктов является заниженной.
- Применение указанного метода может быть связано с существенными затратами.
- Производится регулярный пересмотр нормативов. При этом лица, несущие ответственность за их установление, стремятся к завышению нормативов. В итоге формируется неверное представление в отношении высокой эффективности функционирования предприятия.
- Сведения об отклонениях могут интерпретироваться неверно в связи с тем, что факторы являются взаимозависимыми. Так, более низкая стоимость приобретаемых предприятием материалов представляет собой отклонение, являющееся благоприятным. Однако если более низкая стоимость обусловлена более низким качеством, то возможны неблагоприятные отклонения при расходовании данных материалов для производства.
- Ряд отклонений не могут быть связаны с действиями менеджеров или их бездействием. Примером могут быть отклонения, обусловленные динамикой конъюнктуры рынка.
Таким образом, предприятию требуется изменить метод управления затратами. Применяемый метод характеризуется значительным числом ранее указанных недостатков, и не соответствует присущей деятельности компании торгового профиля особенностей.
Постановка управленческого учета связана с тщательной проработкой технических аспектов, выявлением присущих управленческому учету параметров и настройкой либо разработкой программного обеспечения. В то же время в качестве задачи, являющейся наиболее сложной, выступает задача, связанная с получением информации, соответствующей критерию достоверности.
В этой связи в условиях конкретной организации возможны ограничения в отношении использования тех или иных методик, поскольку получение необходимо информации не может являться оперативным [23,с.130].
Связанные с организацией управленческого учета в анализируемой компании проблемы в первом приближении могут представляться незначительными.
В то же время более детальный анализ позволил установить, что они весьма негативно влияют на достижение целей предприятия.
Необходимо отметить, что руководство в силу дефицита времени несвоевременно изучает формируемые сотрудниками отчеты.
Еще одна проблема состоит в том, что решения принимаются с задержкой. В результате решение существующих задач не осуществляется своевременно, и в итоге возникают убытки.
Следует отметить наличие в анализируемой компании проблемы, связанной с постановкой задач сотрудникам, их неверным пониманием сотрудниками, отсутствием решения задач, являющихся дополнительными.
Также имеется проблема, связанная с мониторингом поведения конкурентов, изменений конъюнктуры рынков сбыта.
В учетной политике компании не предусмотрены положения, использование которых возможно в целях управленческого учета. Данные положения относятся к:
организации управленческого учета. Компания осуществляет самостоятельное определение структуры подразделения, осуществляющего управленческий учет;
рабочему плану счетов управленческого учета. Данный план счетов в представляет собой основу классификации по объектам учета информации управленческого характера. Принципы определения структуры указанного плана счетов идентичны принципам построения плана счетов бухгалтерского учета. Расходы по обычным видам деятельности в плане счетов бухучета организаций коммерческого профиля могут формироваться на счетах 20-29, 30-39. Использование счетов 30-39 является целесообразным для того, чтобы учитывать расходы по элементам затрат. В целях управленческого учета целесообразным является использование свободных кодов счетов и введение новых счетов, являющихся синтетическими. С использованием управленческого плана счетов возможна фиксация информации, в отношении которой впоследствии следует осуществлять в целях управления анализ и контроль. В этой связи данный план счетов в сопоставлении с планом счетов бухучета должен являться более удобным для того, чтобы аккумулировать сведения в аналитических срезах, требующихся в целях управления, с преобразованием соответствующей информации в управленческую отчетность, удобную с точки зрения восприятия содержащихся в ней данных. В сопоставлении с бухучетом в управленческом учете информация является более структурированной и более детализированной. В этой связи достаточно часто необходимым является выделение дополнительных субсчетов, введение проводом или счетов, являющихся нестандартными, новыми. В то же время в рамках управленческого учета использование ряда бухгалтерских счетов не осуществляется, т.к. соответствующая информация не относится к особо значимой для осуществляющих управленческие функции сотрудников компании;
форм отчетности центров ответственности и затрат. Центры ответственности функционируют на основе сопоставления фактических и сметных расходов. Смету необходимо рассматривать в виде финансового плана для каждого из центров ответственности. В процессе составления смет принимаются во внимание лишь те затраты, в отношении которых соответствующий центр осуществляет контроль. Соответственно, учетная политика должна содержать применительно к каждому из центров ответственности формы отчетов, смет. Отчетность данных центров обеспечит возможность контроля расходов, выявления наличия отклонений по расходам;
вариантам оценки, учета объектов учета. В рамках управленческого учета в общем случае осуществляется использование предусматриваемых учетной политикой для целей бухучета вариантов оценки, учета указанных объектов. При этом возможно использование способов учета, оценки, которые определены в МСФО или в НК РФ.
Необходимо предусмотреть в учетной политике способы, посредством применения которых начисляется амортизация по НМА и основным средствам. Следует определить подход к определению срока полезного использования объектов указанных категорий.
Необходимо в обязательном порядке осуществлять начисление амортизации в рамках управленческого учета. В отсутствие подобного начисления отсутствует и возможность выявления потери стоимости основными средствами с течением времени.
Изложенное позволяет отметить наличие в организации управленческого учета в анализируемой компании ряда проблем:
- отсутствия автоматизации;
- отсутствия своевременного предоставления сведений в отношении осуществляемой подразделениями лицами, возглавляющими центры финансовой ответственности;
- отсутствия СВК;
- отсутствия четкого распределения ответственности, обязанностей, эффективной системы документооборота и единой информационной сети;
- отсутствия в учетной политике ряда необходимых положений;
- отсутствия специалистов, обладающих высокой квалификаций в таких видах учета, как налоговый, бухгалтерский, управленческий;
- нежелания сотрудников осуществлять формирование дополнительных отчетов.