Организация закупочной работы и направления её совершенствования

Страницы: 1 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1 ЗНАЧЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ РАБОТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ
1.1 Сущность и функции закупочной деятельности, планирование закупок в торговле
1.2 Изучение, поиск и выбор поставщика при закупке товара
1.3 Организация и технология закупок товаров у поставщиков
1.4 Методика оценки эффективности закупочной деятельности предприятия в торговой организации
2 АНАЛИЗ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ»
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика предприятия
2.2 Анализ и оценка системы закупочной деятельности ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ»
2.3 Разработка направлений совершенствования закупочной деятельности ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ВВЕДЕНИЕ

Торговая деятельность любого предприятия начинается с закупки товара у поставщика. От выбора контрагента зависит качество продукции, своевременность поставок и другие важные факторы.
Закупочная деятельность – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления. Для предприятий торговли закупки играют значимую роль, так как необходимо грамотно выстроить пути доставки товаров с целью сокращения издержек и наличия запасов на складах, а также позволяют сформировать необходимый торговый ассортимент и осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями потребительского спроса
Актуальность выбранной темы заключается в том, что эффективное построение закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы торгового предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия ее организации. Инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к снабжению, искать новых, более надежных поставщиков, более дешевое, но одновременно и качественное сырьё и материалы, изучать проблему эффективности их использования. Поэтому для предприятия все возможные способы построения рациональной закупочной деятельности, включающей в себя закупки, поставку материалов и сырья, складирование, запуск этих средств в производство, приобретают все большую значимость.
Изучение проблемы эффект¬ивного построения закупочной деятельности торговой компании значительно расширяет возможности совершенствования снабжения с позиций рационального использования информационного обеспечения, складских помещений, поставщиков и других составляющих. Таким образом, от того, насколько правильно компания организует свою систему управления закупками, зависит успешное развитие организации и вся ее дальнейшая деятельность
Цель работы –проанализировать деятельность ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ» и разработать направления по совершенствованию его закупочной работы.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические основы закупочной деятельности
2. Провести анализ организационно-экономической характеристики предприятия ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ» и дать оценку существующей системе управления закупочной деятельностью предприятия
3. Разработать мероприятия, направленные на совершенствование закупочной деятельности предприятия ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ»
Объектом исследования является предприятие оптовой торговли ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ».
Предметом исследования – закупочная деятельность торгового предприятия.
Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что разработанные рекомендации позволят усовершенствовать систему управления закупками, повысят эффективность процессов снабжения организации.
Структура работы состоит из введения, двух глав и заключения. Во введении определена актуальность работы, цели, задачи исследования, предмет и объект. В первой главе определены место и значение закупочной деятельности организации. Во второй главе дается анализ организационно-экономической и финансовой деятельности исследуемой организации, изучается система управления закупками в ООО «ПОС-КОМПЛЕКТ».

1 ЗНАЧЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ РАБОТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ

1.1 Сущность и функции закупочной деятельности, планирование закупок в торговле

Закупочная работа является основной коммерческой деятельностью в торговле. С неё и начинается коммерческая работа. Необходимо иметь товар, чтобы продать его покупателю и получить прибыль. Исходя из основной функции товарного обращения, когда происходит смена форм стоимости (Д-Т и Т´-Д´), можно сделать вывод, что коммерческая работа начинается в торговле с закупки товаров с целью последующей их продажи.
Основная задача закупочной деятельности – выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса. Закупочная деятельность является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки способствуют удовлетворению потребительского спроса. Они позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.
Закупочная деяте¬льность дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.
В условиях рыночной экономики закупочная деятельность коренным образом изменилась. При административно-командной экономике существовала система централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, фондовое распределение товаров, неравенство хозяйствующих субъектов, полное отсутствие самостоятельности и предприимчивости торговых работников. Современная эпоха свободных рыночных отношений характеризуется рядом факторов:
— множественность источников закупки (поставщиков);
— свобода выбора партнера по закупке товаров;
— свобода ценообразования;
— равноправие партнеров;
— конкуренция поставщиков и покупателей;
— инициатива, самостоятельность и предприимчивость коммерсанта при закупке товаров.
Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Комм-ерческие работники с помощью стратегий марке¬тинга получают информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители. Они узнают цены, которые потребители готовы заплатить за товары. Работники получают сведения: в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где закупка продукции и сбыт может принести наибольшую прибыль. Коммерческие фирмы руководствуются результатами маркетинговых исследований и строят свою политику закупок.
Работа по оптовым закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций:
— изучение и прогнозирование покупательского спроса;
— определение потребности в товарах;
— выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;
— организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;
— организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков;
— организация учета и контроля за оптовыми закупками.
Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по оптовым закупкам товаров.
Целью экономического развития является удовлетворение потребностей. Потребность есть осознанная необходимость человека и всего общества в материалах и социаль¬ных благах, услугах и духовных ценностях. Потребность в товарах народного потребления проявляется в форме спроса. Под спросом понимается определенная часть общественной потребности, обеспеченной денежными средствами. Спрос характеризуется платежеспособной потребностью населения и определяется максимальной возможностью покупателей заплатить за товар.
Объём спроса определяется наибольшим количеством товара, который покупатель готов купить по предложенной цене за некоторый период времени.
С повышением материа¬льного благосостояния народа происходит не только количественный рост потребления, но и систематически изменяется его структура. Возрастает спрос на модные, высококачественные товары, а под влиянием технического прогресса – на технически сложные товары высокого качества. Повышаются требования населения к качеству товаров, его оформлению, видам отделки, фасонам, моделям, упаковке.
Спрос – это форма рыночного проявления потребности. Объём и структура спроса населения на товары формируется под влиянием экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов. Эти факторы постоянно изменяются в процессе развития общественного производства. Изучение спроса населения имеет большое значение для повышения эффекти¬вности общественного производства. Если выпускаемые товары по количеству, качеству и ассортименту соответствуют спросу населения, их можно продать быстрее и с меньшими затратами.
При анализе спроса покупателей учитывают особенности спроса на продовольственные и непродово¬льственные товары. Потребление продовольственных товаров определяется физиологическими нормами: продовольственные товары являются товарами первой необходимости, и при отсутствии нужного товара покупатель может заменить его другим, близким по потребительским свойствам и пищевой ценности. В последнее время возросло потребление наиболее ценных в пищевом отношении продуктов: мяса и мясных продуктов, молока, яиц, фруктов и овощей и одновременно сократилось потребление хлеба и хлебобулочных изделий, макаронных изделий, круп. Потребности в непродовольственных товарах практически неограниченны, но зависят от ожиданий потребителей, от интенсивности рекламной деятель¬ности, направлений современной моды, от появления на рынке новых товаров более высокого качества.
Анализ данных изучения покупательского спроса позволяет обеспечить правильное соотношение между объёмом производства и потребления, даёт возможность активно воздейс¬твовать на промышленность с целью расширения и обновления ассортимента товаров и повышения их качества. Однако торговля не ограничивается пассивной регистрацией изменения покупательского спроса, а активно формирует его. Торговля активно воздействует на потребление и привычки покупателей, делает их разумными и рациональными. Торговые предприятия способствуют внедрению в быт новых товаров с помощью целой системы мер, среди которых особую роль играет торговая реклама. На формирование спроса оказывают влияние:
— уровень развития производства товаров;
— численность, состав, культурный уровень и покупательная способность населения;
— национальные, профессиональные, исторические, географические и климатические особенности;
— уровень цен на рассматриваемые товары, взаимозаменяемые товары, дополняющие данный товар в потребление;
— величина свободного дохода населения;
— мода;
— сезонность;
— ожидания потребителей;
— активность рекламирования и др.
В условиях рыночной экономики знание спроса и особенностей его формирования позволяет рационально распределять по стране торговые ресурсы, активно воздействовать на промышленность, улучшать качество и ассортимент выпускаемой продукции, формировать ассортимент розничной и оптовой торговли.
Закупочная деятельность в рыночных условиях должна базироваться на принципах современного маркетинга, что позволяет получить необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, где спрос на данный товар наиболее высокий, где закупки и сбыт могут обеспечить наибольшую прибыль.
Рациональная организация закупочной деятельности в торговле должна базироваться на следующих принципах:
— планомерность (завоз товаров на основе плановых графиков завоза);
— ритмичность (завоз товара через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы магазинов, складов, транспорта);
— оперативность (осуществление процесса закупки в зависимости от изменения спроса);
— экономичность (минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных средств на доставку товаров);
— централизация (товароснабжение розничной сети силами и средствами предприятий-поставщиков);
— технологичность (применение индустриальной системы товароснабжения с использованием контейнеров).
Мероприятия закупочной деятельности торговых предприятий включают: поиск и выбор поставщиков, выбор цены, определение условий поставок и товарного ассортимента. Процесс принятия решения о закупках является более сложным и требует привлечения значительного числа специалистов для обоснования и принятия рациональных управленческих решений. Указанные обстоятельства и предопределяют наличие дополнительных этапов в процессе принятия решений о закупках.
Оптовые закупки следует начинать с изучения спроса, потребностей на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос.
Изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходи¬мых потребителям товарах и ценах, которые они гото¬вы за товары заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявить тенденции его изменения и развития. Изучение и про¬гнозирование спроса является необходимым условием для успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по оптовым закупкам товаров.
Изучение спроса населения, возможно, проводить в двух направлениях:
— изучение общего объема спроса и группового ас¬сортимента;
— изучение внутригруппового ассор¬тимента, потре¬бительских оценок качества и оформления товаров.
Материалы изучения покупательского спроса используются в коммерческой деятельности для решения двух взаимосвязанных задач:
— правильного формирования товарного ассо¬ртимента торговых предприятий;
— своев¬ременного пополнения ассортимента товаров на торговом предприятии путем их регулярного завоза в соответствии со спросом населения.
Существуют различные способы и методы изучения покупательского спроса. Функции и методы по изуче¬нию спроса в оптовой и розничной торговле разг¬раничивают, чтобы данные одного звена дополнялись и уточ¬нялись данными другого звена торговли, образуя единую систему учета и анализа спроса.
Оптовые торговые предприятия, обслуживая опре¬деленный территориально-экономический район и конкретных покупа¬телей, изучают, как объем покупа¬тельского спроса влияет на те или иные виды товаров, так и ассортиментную структуру спроса.
В оптовой торговле существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса. Оптовые торговые предприятия использует следующие методы изучения спроса:
— оперативный учет продажи товаров и движение товарных запасов за истекший период;
— изучение и обобщение заявок и заказов оптовых покупателей на приобретение и поставку товаров;
— изучение и обобщение заявок розничных торго¬вых предприятий на централизо¬ванную доставку и завоз товара;
— учет и анализ неудовлетворенного спроса опто¬вых покупателей;
— проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с покупателями;
— для изучения и прогнозирования спроса на крупных и средних опто¬вых предприятиях создаются маркети¬нговые отделы, которые изучают общий объем спроса и внутригрупповую струк¬туру спроса на закупаемые товары.
Отдел закупок является главным подразделением в оптовой органи-зации, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбо¬ра поставщика, устанавливаются требования к качеству прод¬укции и т.д.
Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить, точно так же как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всей торговой организации.
Отдел закупок осуществляет изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в экономическом процессе оптового распределения следует сочетать методы изучения спроса оптовых производителей и насел¬ения — в силу посреднического статуса фирмы-оптовика.
Торговые отделы закупок изучают потребности товаропо¬лучателей, определяют состояние спроса на отдельные това¬ры, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.
Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для прави¬льного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют торговым агентам оптовой фирмы более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своев¬ременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.
В некоторых оптовых фирмах учет товаров осуществляется в отделе закупок, в других — эту функцию выполняет специально созданный отдел. Правильный учет товаров и его документальное оформление имеют большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент товаров; источники поступления; условия поставок; цена за единицу товара; усл¬овия поставок; время поставки; статистика закупок; допустимый размер товарного запаса на складе; минимальные и ма¬ксимальные объемы поставок; общий объем закупок за определенный период времени и т.д.
Для каждого товара устанавливается минимальный и максимальный объем закупок. При закупке минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями эк¬ономической целесообразности. Закупки товара ниже минимально уст¬ановленной партии означают повышение цены единицы изделия. На решение о максимальном объеме закупок влияют те же факторы, а также перебои в поставке товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.
Принятые агентом решения об объемах закупок отражаются в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соотв-етствующего поставщика. Напротив каждого товарного наи¬менования агент указывает количество товара, вклю¬чаемого в заказ на будущую поставку.
В системе оптовой торговли как посредника по сбыту заку¬почная деятельность определенным образом связана со стиму¬лированием сбыта товаров. Услуги государственных и частных рекламных агентств позволяют довести нужную информацию до большого числа людей, проживающих в районе, обслуживаемом оп¬товой фирмой. Эффективная реклама способна увеличить потр¬ебительский спрос на отдельные товары.
В рекламе нуждаются, как правило, новые товары либо специфи-ческие товары, требующие специального продвижения. Реклама товаров может инициироваться производителем, дистрибьютором или предприятием розничной сети.
Повышенный спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный разовый заказ может включать закупку товара, не включенного в обязательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определенным потребителем.
Закупка товаров сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Потребительский спрос на товары сезонного назначения постоянно меняет¬ся, и это следует учитывать при планировании закупок. Неполная реализация такого товара в сезон может стать причиной значи¬тельных убытков в будущем, поскольку в следующем сезоне тот же товар может морально устареть, потерять свою потребительскую ценность и, следовательно, не пользоваться потребительским спросом. Закупка товаров сезонного назначения не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы-производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, пре¬доставляя дистри¬бьютору льготные условия расчета, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи.
Планирование для деяте¬льности фирмы является деятельностью высшего порядка. Оно нередко (но вовсе не автоматически) приводит к улучшению показателей сбыта и прибылей, уменьшая расходную часть бюджета при прочих равных условиях. При планировании зак¬упок главная задача оп¬товой фирмы состоит в установлении необ¬ходимого уровня товарных запасов, который должен быть сбалансирован так, чтобы избежать как переизбытка товаров на складе, так и дефицита на нем. Товарооборот находится в пр¬ямой зависимости от суммы вложенного в товар капитала. Средняя частота товарооборота вычисляется как частное от деления общей суммы годовых продаж на среднюю стоимость закупаемой партии товара. Уменьшением товарных запасов и увеличением частоты закупок достигается повышение уровня товарооборота. Уве-личение же товарооборота является одним из методов быстрого оборота капитала и сокращения используемых площадей хранения.
На товарооборот оказывают влияние многие факторы, и среди них: количество товарных запасов на складе; время, затрачиваемое на закупку товара; организация процесса закупочной деятельности; условия поставки продукции и др. бардак плохо
При планировании закупок следует тщательно изучать пре¬дложения поставщиков и рассматривать различные альтернативные решения с целью изыскания наиболее выгодных источников прио¬бретения товара. Изучение поставщиков поэтому имеет большое значение при планировании закупок. Для наиболее полного удовлетворен¬ия требований потребителей необходимо хорошо знать возможности поставщиков, располагать информацией о их произв¬одственной мощности, объеме и ассортименте продукции, ус¬ловиях и размерах поставки товаров. При этом считается нео¬бходимым напомнить, что самый лучший товар не принесет сколько-нибудь значительной прибыли, если его поступление не будет обеспечено вовремя и в нужном количестве. В такой ситуации сле¬дует искать другой источник товара, отказавшись от услуг преж¬него поставщика. эквилибрист
Продажная цена товара, назначенная поставщиком, не является окончательной. В стоимость товара входят самые разные затраты, связанные с доставкой товара, разгрузкой, размещением на складе для хранения. Цена единицы товара за¬висит от закупочной партии товаров или совокупного количества това¬ров, приобретенных за определенный период времени. При этом, чем больше партии закупаемого товара, тем ниже стоимость еди¬ницы продукции. Комплектность продукции также влияет на цену единицы продукции.
На решение о закупке товара влияют такие факторы, как: расстояние и тип перевозки; транспортные тарифы; условия поставки; общий уровень обслуживания.
Планирование и осуществление закупок представляют собой непрекращающийся, непрерывный, а потому — потоковый процесс, требующий больших затрат денежных средств. Поэтому решения о закупке должны приниматься при тщательном рассмотрении всех показателей плана будущих закупок. Правильная организация закупочной деятельности способствует увеличению прибылей и повышению благосостояния всех работающих. И наоборот, ошибки в планировании закупок приводят к большим убыткам, а иногда и к банкротству фирмы.
Важнейшим условием выполнения плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров на торговое предприятие. Основной целью планирования поступления товаров в соответствии с этим планом является обеспечение ритмичной поставки товаров на торговое предприятие в необходимых объемах и ассортименте.
Процесс планирования поступления товаров включает на торговом предприятии следующие основные этапы:
1) анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периоде;
2) определение планового объема и структуры поступления товаров на предприятие;
3) определение планового объема и источников закупки необходимых товаров;
4) обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступле¬ния товаров на предприятие.
Анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периодепроводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов. Для увязки этих показателей анализ по-ступления товаров осуществляется в розничных ценах. В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:
а) динамика общего объема и товарной структуры поступления.
Динамический анализ поступления товаров проводится в сопоста-вимых ценах. В процессе анализа устанавливаются темпы измене¬ния объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп;
б) обеспеченность предусмотренных объемов реализации и размеров прироста товарных запасов необходимым объемом поступления товаров на предприятие. Снижение объемов реализации товаров, предусмотренных в предплановом периоде, при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров на предприятие;
в) состав источников поступления товаров на предприятие. В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес поступления товаров от непосредственных производителей, оптовых торговых предприятий, торговых посредников и т.п. Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков. При необходимости отдельные аспекты этого анализа могут быть углублены;
г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным заключенным контрактами;
д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам. Такой анализ производится в сопоставимых ценах в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп. Для анализа равномерности поступления товаров используются показатели среднеквадратического отклонения и коэффициента вариации. В процессе анализа показатели равномерно¬сти поступления товаров сопоставляются с показателями равно¬мерности их реализации по отдельным периодам;
е) частота поставки товаров на предприятие. Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассорти¬мента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат торговых предприятий по транспортированию и хранению товаров. Такой анализ следует проводить в разрезе групп товаров.
Результаты проведенного анализа используются в процессе осуществления всех последующих этапов планирования поступления и закупки товаров.
Определение планового объема и структуры поступления то¬варов на предприятие. Основу проведения таких плановых расче¬тов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирования товарных запасов. Объемы необходимого поступления товаров рассчитываются в разрезе отдельных товарных групп и по предприятию в целом. Плановые расчеты производятся после¬дующим формулам:
П = Р + Зк- 3и+ В или П = Р± Δ3 + В, (1)
где:
П — плановый объем поступления товаров на предприятие (в розничных ценах);
Р — плановый объем реализации товаров;
Зи — фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;
Зк — расчетная сумма товарных запасов на конец периода;
Д 3 — предусматриваемое изменение (прирост, снижение) суммы товарных запасов в плановом периоде;
В — ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и прочим причинам (уценка, сезонная распродажа и т.п.)
Плановый объем закупки товаров определяется на основе планового объема поступления товаров на предприятие. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчи¬тывается в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров — в ценах их закупки (разница между этими показателями составля¬ет сумму торговых надбавок или коммерческий доход от реализа¬ции товаров). Кроме того, следует учесть, что прирост товарных запасов, предусмотренных в плановом периоде, также обеспечива¬ется закупкой товаров в закупочных ценах. С учетом этих положе¬ний плановый объем закупки товаров торговым предприятием оп-ределяется по следующей формуле:
О3 = П — КДР – Н тз, (2)
где:
О3 — объем закупки товаров торговыми предприятиями с их поставкой в плановом периоде (в ценах их закупки);
П — плановый объем поступления товаров на предприятие (в розничных ценах);
КДР- планируемая сумма коммерческого дохода от реализации товаров (сумма торговых надбавок);
Н тз — сумма торговых надбавок на предусматриваемый объем прироста товарных запасов.
Методы определения плановой суммы коммерческого дохода от реализации товаров рассматриваются в соответствующем разделе. Сумма торговых надбавок на предусматриваемый объем прироста товарных запасов определяется исходя из среднего уровня этих надбавок и планируемой суммы прироста товарных запасов.
Расчеты планового объема закупки товаров осуществляются в разрезе отдельных товарных групп и по предприятию в целом.
В силу изменчивости конъюнктуры потребительского рынка, нестабильности хозяйственных связей с поставщиками и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плано¬вый период в большинстве случаев невозможно. Поэтому на дан¬ной стадии планирования закупок определяются лишь источники закупки товаров с учетом обеспечения эффективности коммерче¬ской работы.
В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и другие аналогичные предприятия или физические лица), а также местных и иногородних (включая зару¬бежных) поставщиков.

1.2 Изучение, поиск и выбор поставщика при закупке товара

Одним из важных этапов коммерческой работы по оптовым закупкам служит выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков и каналов. Очень важно изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообра¬зие поставщиков зависит от разнообразия ассортимен¬та вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления това¬ров с точки зрения ассортимента и объема производи¬мых товаров, условий поставки и других факторов. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы коммерческих работников. В ры¬ночных условиях формы и методы этой работы сильно изменились. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределе¬ния товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Коммерческая инициатива торговых ра¬ботников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов имеет цель — получение максималь¬ной прибыли. Кроме того, она должна сочетаться с за¬ботой о конечных покупателях, учитывать их плате¬жеспособность, не допускать неоправданного роста цен, предоставлять населению возможность приобретать то¬вары по доступным ценам.
Коммерческие работники должны хорошо знать эко¬номику своего района деятельности, его производствен¬ные возможности и природные богатства, промышлен¬ность, сельское хозяйство. Они должны владеть специ¬фикой ассортимента производимых товаров на промыш¬ленных предприятиях своего региона. Коммерческий аппарат торговых предприятий должен выявлять воз¬можности развития новых видов производства и вос¬становления старых забытых промыслов. Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из мес¬тного сырья, фермерских хозяйств, продукции индиви¬дуальных предпринимателей.
Коммерческие работники должны посещать произ¬водственные предприятия, т.е. поставщиков-изготови¬телей, для знакомства с объемом, ассортиментом и ка¬чеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Необходимо участвовать в работе опто¬вых ярмарок, выставок-просмотров новых товаров, в совещаниях с работниками промышленности и пред-принимателями. Следует постоянно следить и анализи¬ровать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги, специализирован¬ные издания, биржевые сведения и другую информа¬цию о производстве и оптовой продаже товаров. Тща¬тельный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое пред¬ставление об источниках поступления товаров. Кроме учета работы с постоянными поставщиками, следует вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с оптовым предприятием. Нужно готовить предложе¬ния поставщикам по вопросам увеличения производ¬ства нужных товаров, расширения ассортимента и улуч¬шения качества. Данные изучения источников закупки товаров отражают в книгах или карточках, в которых указывают основных покупателей по выпуску опреде¬ленных товаров и потенциальные возможности пред¬приятий-поставщиков.
Главными источниками поступления товаров в тор¬говлю являются различные отрасли народного хозяй¬ства страны, вырабатывающие различные товары на¬родного потребления.
К источникам поступления товаров относятся пред¬приятия производственной сферы, и, в первую очередь — предприятия промышленности. Основное место в про¬изводстве непроизводственных товаров занимает лег¬кая промышленность, охватывающая текстильную, швейную, меховую, кожевенно-обувную и галантерей¬ную, трикотажную и парфюмерно-косметическую отрас¬ли. Главным источником поступления продовольствен¬ных товаров в торговлю являются отрасли пищевой промышленности, сельское хозяйство, лесное хозяйство и рыболовство. Пищевая промышленность тесно связа¬на с сельским хозяйством и встречается повсюду, где постоянно проживают люди. Этому способствует широ¬кое распространение используемого сырья и повсемест¬ное потребление пищевых продуктов.
К поставщикам товаров относят конкретные пред¬приятия различных источников поступления, то есть тех или иных отраслей народного хозяйства, различной производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. В связи с большим многообразием поставщиков товаров применяется их классификации по различным признакам.
1) По территориальному признаку:
— внутриобластные поставщики;
— внеобластные поставщики.
2) По форме собственности:
— государственные поставщики;
— муниципальные поставщики;
— частные поставщики;
— кооперативные поставщики;
— поставщики иных форм собственности.
3) По ведомственной принадлежности:
— внутрисистемные поставщики — относятся к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели (например, потребительская кооперация);
— внесистемные поставщики — все остальные.
4) По функциональным признакам:
— поставщики-изготовители — производственные предприятия, фирмы, частные предприятия и т.д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.
— поставщики-посредники (оптовые предприятия) — они закупают товары у поставщиков-изготовителей, у оптовых посредников и реализуют их оптовым поку¬пателям. К оптовым покупателям относятся: рознич¬ные торговые предприятия, агенты, брокеры, рознич¬ные торговцы и т.д. Поставщиками — оптовыми пред¬приятиями — могут быть:
а) оптовые предприятия общенационального и регионального уровней различного товар¬ного ассортимента. Они составляют основу оптовой структуры на потребительском рынке страны, специализируются на оптовой торговой дея¬тельности и используют переход к ним права собствен¬ности на товар (оптовые торговцы);
б) посреднические оптовые структуры, не использу¬ющие в своей деятельности перехода к ним права соб¬ственности на товар (предприятия-брокеры, дистрибь¬юторы, агенты, дилеры).
в) организаторы оптового оборота (товарные опто¬вые ярмарки, аукционы, оптовые и мелкооптовые рын¬ки, магазины-склады).
Такое подразделение поставщиков на изготовителей и посредников зависит от канала сбыта. Канал сбыта — это путь, по которому товары движутся от произво¬дителей к потребителям. Канал сбыта характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней. На каж-дом уровне выполняются различные операции конеч¬ному по приближению товара к конечному потребите¬лю. Выбор оптимального варианта распределения зависит от многих факторов (например, от характера то¬варов, от назначения). В последние годы все чаще при-меняется канал нулевого уровня (прямой канал товародвижения), когда производители стремятся продавать вырабатываемые ими товары непосредственно конеч¬ным потребителям. Здесь используется три способа пря¬мой продажи товаров:
— торговля через фирменные, принадлежащие про¬изводителю, магазины;
— развозная (разносная) торговля;
— посылочная торговля.
При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров является оптовый и рознич¬ный торговец. При многоуровневом канале между про¬мышленным предприятием и предприятием розничной торговли стоят два и более оптовых торговца. Чем большее число посредников использует производственное предприятие, тем меньше непосредственных контактов с потребителями оно имеет, тем медленнее подвигается товар. Также многоуровневые каналы товародвижения используются при продаже товаров сложного ассортимента, где требуются большие затраты на хранение за¬пасов товаров, их обработку и т.д.
Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки. Целесообразно эти карточки группировать по территориальному признаку: по межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточ¬ках указывают:
— данные о производственной мощности предприятия;
— количество выпускаемых товаров;
— ассортимент изготовляемой продукции;
— возможности производства других товаров;
— условия поставки товаров и другие сведения. Изучение источников оптовых закупок важный элемент коммерческой работы с поставщиками по вы¬явлению товарных ресурсов производимых товаров и возможностей производителей в освоении новых видов продукции, а также по внедрению в производство но¬вых сортов и видов товаров. Изучение товарных источ-ников сливается в коммерческой деятельности с рабо¬той по воздействию на производство и рациональное потребление товаров. При проведении закупочной ра¬боты исходят из возможности максимально использо¬вать товарные ресурсы региона, в котором находится торговое предприятие. Для этого используют информа¬цию о местных промышленных и сельскохозяйствен¬ных предприятиях и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах). При выборе коммерческих партнеров учитывают не только то, ка¬кие товары они производят и продают в настоящее вре¬мя, но и их возможности по их усовершенствованию и пуску новых товаров.
Выбор поставщика – на этом этапе изучают поступившие предложения и выбирают одного или несколько поставщиков. При выборе поставщика составляет список требований к поставщику, отмечая их относительно значимость. В одном исследовании отмечалось, что руководители отделов закупок в качестве наиболее важных факторов, влияющих на взаимоотношение поставщика и потребителя, выделили следующие: качественные товары и услуги, своевременная поставка, этичность поведения сотрудников компании, искренность в общении и конкурентные цены. Не менее важными являются такие моменты, как способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий, проводить консультации по техническим вопросам, местонахождение поставщика, опыт работы с ним и его репутация, устанавливают рейтинг поставщиков по этим характеристикам и определяют лучших из них. Для оценки поставщиков часто используются специальные формы. Образец такой формы представлен в Таблице 1.

Таблица 1 – Рейтинг поставщика

 

В приведенном примере поставщик имеет отличные оценки качества товара, уровня обслуживания, соответствия требованиям покупателя и репутации. По ценам и своевременности поставок поставщик получил средние оценки. Теперь покупатель должен решить, насколько важны для него те показатели, которые не получили отличных оценок, и сравнить их с оценками других поставщиков. Составление рейтинга может быть проведено повторно с учетом степени значимости каждой из семи характеристик.

До принятия окончательного решения покупатели могут вести с предпочтительными поставщиками переговоры о более выгодных ценах и условиях поставки. В результате покупатель останавливает свой выбор на одном или нескольких поставщиках. Многие компании-покупатели предпочитают иметь нескольких поставщиков, чтобы избежать абсолютной зависимости от одного из них. Такой подход позволяет покупателю постоянно сравнивать цены и качество работы различных поставщиков.

Теперь покупатель приступает к оформлению заказа. Заказ включает в себя техни­ческие характеристики товара, необходимое его количество, предполагаемые сроки поставки, условия возврата и гарантии..Чаще всего заказ оформляют с помощью генерального контракта. Такой контракт обычно предусматривает, что поставщик обязуется по мере необходимости осуществлять повторные поставки товара по согласованным ценам в течение всего срока действия контракта. Продавец поддерживает у себя определенный запас товара. Когда у покупателя возникает не­обходимость в этом товаре, его компьютер автоматически передает заказ поставщи­ку. Генеральный контракт освобождает от трудоемкого, процесса ведения перегово­ров каждый раз, когда необходимо произвести закупку, определенного товара. Он также позволяет покупателю делать менее крупные, но частые заказы, что сокраща­ет объем хранения запасов и расходы на доставку.

На следующем этапе покупатель дает оценку эффективности работы поставщика. Он может связаться с конечными пользователями товара и получить их оценку удовлетворенно­сти данным товаром. Оценка эффективности работы поставщика может заставить по­купателя принять, а продавца состоит в том, чтобы контролировать соответствие своей работы требованиям покупателя.

1.3 Организация и технология закупок товаров у поставщиков

На поведение предприятия-покупателя оказывают влияние как маркетинговые факторы (товар, распределение, цена, продвижение) так и целый ряд других факторов, прежде всего экономических, политических, культурных, технологических, правовых, конкурентных.

Благодаря воздействию этих факторов, а также внутренних факторов, предприятие-покупатель вырабатывает свою политику закупок (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Модель покупательского поведения предприятия

Эта политика включает выбор товара, установление поставщика, определение объема заказа, условия поставки, обслуживания и оплаты.

Закупками могут заниматься один-единственный снабженец, несколько агентов по закупкам или отдел материально-технического снабжения.

Среди внешних факторов особо существенное влияние на поведение предприятий-покупателей оказывают экономические факторы. Это, прежде всего, существующий спрос на отдельные товары, возможности получения льготного кредита, наличие оборотных средств, возможности экономического роста. Кроме того, сюда можно отнести и такие факторы, как уровень развития научно-технического прогресса, политическая стабильность в обществе, наличие правовой базы, способность государства осуществлять контроль за выполнением законов, наличие конкурентов.

Организационные факторы — принимать решение о закупках могут как отдельные работники, так и закупочные центры.

Следует выяснить:

— сколько работников и кто конкретно принимает участие в разработке и обосновании решений о закупках?

— кто принимает окончательное решение о закупках?

— какую политику распределения реализует предприятие?

Характерными особенностями политики распределения являются следующие:

— повышение роли и статуса отделов по закупкам;

— более широкое использование централизованных закупок;

— возрастание роли и значения децентрализованных закупок второстепенных товаров;

— увеличение числа долгосрочных контрактов.

На Рисунке2 отражен процесс принятия решения о закупках.

Рисунок 2 – Процесс принятия решений о закупках

Оптовые закупки товаров являются важной состав­ной частью коммерческой деятельности оптовых торго­вых предприятий. Они дают возможность сформиро­вать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения розничной торговой сети, осуществлять воз­действие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно орга­низованные оптовые закупки товаров являются необ­ходимым условием создания оптимальных товарных за­пасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь про­цесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерче­ских операций.

К предварительным операциям по закупке отно­сятся:

—        изучение покупательского спроса;

—        изучение источников поступления и поставщиков товаров;

—        составление заявок и заказов на поставку това­ров;

—        разработка преддоговорных требований к постав­щикам и условиям поставки.

Собственно-закупочные операции включают:

—        заключение договоров и разовых сделок на по­ставку товаров;

—        уточнение развернутого ассортимента поставляе­мых товаров;

—        приемку товаров и их оплату поставщикам.
Заключительные операции по закупкам подразде­ляются на:

—        оперативный учет выполнения договоров постав­ки;

—        оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

—        контроль за ходом выполнения закупочной работы.

Главные задачи организации оптовых закупок:

—        определение потребности в товарах в соответствии со спросом населения;

—        определение сроков и частоты поставок партий товаров;

—        обеспечение ритмичности и бесперебойности по­ступления товаров от поставщиков;

—        контроль хода поставок по частным срокам, ас­сортименту и качеству товаров;

—        требование от поставщиков иного обновле­ния ассортимента товаров, включения в поставки но­вых видов товаров.

Правильная организация закупочной работы заклю­чается в осуществлении планомерной реальной деятель­ности в соответствии с действующими нормативными актами, Положением о поставках товаров народного потребления, договорами поставки отдельных товаров и другими нормативными документами.

1.4 Методика оценки эффективности закупочной деятельности предприятия в торговой организации

Эффективность в традиционном понимании определяется отношением полезного результата деятельности к затратам на его получение. Чтобы оценить эффективность, следует идентифицировать, какие виды затрат и какие элементы порожденного ими эффекта сопоставляются. В данном случае имеют место определенные сложности, которые обусловлены неоднозначностью результата деятельности по закупкам с точки зрения проявления эффекта и его оценки. В связи с этим в настоящее время используются разные подходы и система оценки эффективности закупочной деятельности при совершении коммерческих операций.

Оценку закупочной деятельности можно осуществлять с позиции традиционного и системного подходов.

Традиционный подход полагается на проведение оценки оперативной деятельности по закупкам и комплексной оценки работы подразделения, занимающегося закупочной деятельностью. В связи с этим основными критериями эффективности оперативной деятельности по закупкам могут выступать:

1) Качество закупленного сырья и материалов;

2) Стоимость сырья и материалов;

3) Сроки поставки сырья и материалов;

4) Надежность поставщиков.

В практике ведения закупочной деятельности отмечается возможность оценки эффективности оперативной деятельности закупок по трем основным параметрам: это время, цена и надежность поставщика.

Параметр времени включает в себя контроль поставок, а также последствия в результате задержаний и опозданий поставок. При этом анализируются следующие показатели: доля задержанных заказов; доля ситуаций, когда просрочка доставки вызвала ощутимое отсутствие товара на складе.

Параметр «цена» предполагает анализ сумм, которые были уплачены при закупке продукции в сравнении их с ранее намеченными ценами. Анализ данного параметра ведется по следующим показателям: по цене, уплаченной поставщикам; по стандартным или расчетным ценам; по индексам средних цен, которые были уплачены по каждой товарной группе; по изменениям цен, произошедшим в результате переговоров, лучшей упаковки и перевозки товаров; по среднему темпу роста цен в отчетном периоде по отношению к базисному; и т.д.

Параметр «надежности» поставщика рассматривает соответствие объема и качества поставки заказа условиям, фиксируемым в договоре. При учете данного фактора необходимо определить следующие параметры: частоту и характер неисполнения (ненадлежащего исполнения) поставщиком договорных обязательств; количество и удельный вес поставок некачественного товара или товара низкого качества; долю просроченных доставок и отказ от поставки; долю заказов, вопреки договоренности доставленных не единой партией; невыполнение поставок в срок по вине поставщика; количество и удельный вес поставок товаров в ненадлежащем количестве и ассортименте; гибкость условий договора — наличие внесения изменений в договор по наиболее значимым пунктам (цена, ассортимент, сроки и количество); выгодность сделки с данным поставщиком.

Для определения эффективности работы службы закупок важно учитывать выполнение следующих составляющих: плана закупочной деятельности, бюджета фирмы, объема вырученных средств, применения дополнительных мер по контролю над качеством входящей продукции, а также над объемом и стоимостью упущенных продаж, общим объемом операций, производительностью труда, транспортными издержками.

Системный метод оценки — предусматривает оценку эффективности закупок проводить по уровню достижения стратегических целей и задач в данной области. Для этого необходимо установить стратегические цели, сформировать задачи и под каждую задачу определить совокупность показателей, формирующих систему, именуемую ключевыми показателями эффективности закупок (КПЭ).

Ключевой показатель эффективности — это оценочный критерий достижения цели, используемый для определения эффективности закупочной деятельности, поддающийся количественному измерению и являющийся значимым с точки зрения долгосрочных и среднесрочных задач предприятия.

КПЭ закупок включают в себя шесть крупных блоков:

1) КПЭ для процесса снабжения в целом (уровень исполнения заявок, оборачиваемость запасов, качество материально-технических ресурсов, оптимизация стоимости закупок, оптимизация затрат на организацию снабжения и т.д.);

2) КПЭ для планирования закупок (показатели выполнения плана закупок по объемным и качественным критериям);

3) КПЭ для выбора поставщика (определяются перечнем критериев, которым должен соответствовать поставщик);

4) КПЭ для ведения договоров с поставщиками (планируемая цена закупки, фактическая цена закупки, время ведения переговоров, скорость принятия управленческих решений в процессе переговоров и т.д.);

5) КПЭ для выполнения складских операций и доставки заказчикам (складские затраты, транспортные затраты);

6) КПЭ для контроля, анализа и совершенствования бизнес процессов (общий объем операций, объем и стоимость упущенных продаж, производительность труда, стоимость той или иной закупочной операции, например, средняя стоимость разработки и оформления заказа или доля стоимости материальных ресурсов в объеме продаж.

Таким образом, применение системы КПЭ закупок позволяет устанавливать их цели и показатели в соответствии с этими целями; определять направления развития предприятия и закупок; формировать достоверную отчетность о положении дел в области закупок и контролировать направления использования материальных ресурсов; корректировать стратегические цели закупок и составлять перечень мероприятий для достижения установленных значений КПЭ.

 

Страницы: 1 2