ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ В ПАО «КОСТРОМСКАЯ СБЫТОВАЯ КОМПАНИЯ»

Страницы 1 2

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, не может осуществляться без документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере управления предприятием и даже всего бизнеса. 

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. В современный период термин «документооборот» употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. С ростом компании, ее развитием происходит возрастание объемов документации, что в дальнейшем приводит к большей загруженности персонала, либо увеличению штатных единиц, актуализируется вопрос делопроизводства, как совокупности организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Любая работа сегодня, основана на научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. В одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих, эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие операции выполняются с данными документами. 

Таким образом, в любой организации, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации и персональных данных. Все это возможно при системном подходе, наличии единства требований и упорядоченности на основе нормативных документов.

Все вышесказанное обуславливает актуальность изучения проблемы качества и системности документационного обеспечения.

Объектом данного исследования дипломной работы является документационное обеспечение управления. Предмет исследования –нормативно-правовая и методическая база документирования основной деятельности ПАО «Костромская сбытовая компания».Целью исследования является изучение документирования деятельности и организация работы с документами, а также предложение путей ее совершенствования.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования и рекомендации могут быть использованы для совершенствования документирования деятельности и системной организации работы с документами, как в исследуемой компании, так и в другом Закрытом акционерном обществе.

Исследование базируется на изучении законодательных актов, нормативно методических документов ,регламентирующих процесс работы с документами. 

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и приложения. В первой главе описываются теоретические основы документационного обеспечения управления. Глава включает три раздела: «Понятия и основные принципы организации делопроизводства», «Основные этапы документооборота» и «Возможности совершенствования делопроизводства». Во второй главе «Особенности документирования основной деятельности и предложения по ее совершенствованию» в ПАО «Костромская сбытовая компания»» проанализировано движение документопотоков, изучены все виды документов и выявлен тип документооборота. «Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ПАО «Костромская сбытовая компания»» раскрыты предложения по устранению выявленных недостатков, рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ПАО «Костромская сбытовая компания».  

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятия и основные принципы организации делопроизводства

Информация играет важную роль в жизни общества. Основным информационным ресурсом любой организации являются документы. Причиной появления документа послужила необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ (от лат.documentum— образец, свидетельство, доказательство) любой материальный объект, облеченный в письменную форму, удостоверяет наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка понятия документ – по законодательству РФ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем информацию.

«Делопроизводство» в России возникло во второй половине XVIII в. Термин был образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. 

Официальное закрепление понятия делопроизводства, нашло в Государственном Стандарте РФ и трактуется,как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Важной составляющей делопроизводства является документирование – это запись необходимой информации на различных носителях в соответствии с определенными правилами. Второе не менее важное определение документирования – это процесс составления и оформления деловых бумаг. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. 

Термин «документооборот», натекущий момент, часто употребляется и встречается в описании практически каждой информационной системы. Ему даются несколько видов определений во многом схожих по формулировке, дополняющих и раскрывающих друг друга.

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.Следует отметить, что в этом определении определяющей является фраза «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.Термин «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация подписания.

В 90-е годы возникает термин «информационно-документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности, документирование, хранение и использование ранее созданных документов. 

Для оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Организация делопроизводства делится условно на две части: документирование и организация работы с документами (таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Организация делопроизводства

Организация работы с документами основывается на следующих принципах.

• единый порядок составления документов и работы с ними;
• четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающие дублирование документных операций;
• современное техническое оснащение делопроизводства;
• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью);
• умелое сочетание документационного обеспечения управления с без документным.

В организации работы с документами по правилам должно быть предусмотрено:

• инструкция по делопроизводству предприятия;
• образцы правильного оформления документов;
• номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
• должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку, и сохранность документов;
• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
• методическое руководство для работы с документами;
• информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
• назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Качество организации работы с документами определяется следующими показателями:

а) оперативностью перемещения документов внутри организации; 

б) качеством и своевременностью исполнения документов; 

в) эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным и используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционной, автоматизированной), а также влияет на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав. Таким образом, документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства. Документооборот, как движение документов отражает связи компании с внешними организациями, показывает какова структура и жизненный цикл документов в организации. Объем документооборота зависит от масштаба организации, ее функций и уровня решаемых задач. Организация работы с документами, направлена на обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение называется.

1.2 Основные этапы документооборота организации

Организация документооборота на предприятии предусматривает движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности, так как процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. 

Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. От оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить такие этапы документооборота как: 

1. Прием и обработка входящих документов.
2. Рассмотрение документов руководством (резолюция).
3. Работа с исходящими документами.

В связи с наличием трех документопотоков документооборот или порядок движения документов, можно разделить на следующие этапы:

1. прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов; 
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.Выделяют внутренние этапы прохождения проекта документа в организации:
5. сбор необходимых документов и информации для проекта документа;
6. подготовка проекта документа;
7. резолюция руководителя;
8. подготовка оригинала документа;
9. визирование и согласование документа со всеми заинтересованными лицами и подразделениями;
10. подписание руководителем;
11. передача документа на исполнение;
12. контроль;
13. если документ следует отправить за пределы организации, тос него снимается копия и подшивается дело или журнал исходящих документов, а следующий документ регистрируется и отправляется.

Проанализировав все выше сказанное, были выделены основные этапы документооборота присущие любой организации, не зависимо от структуры и численности персонала:

1. прием и первичная обработка (экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов; 
2. регистрация документов;
3. рациональное движение документов внутри организации, включавший в себя доведение документов до исполнителей, контроль исполнения, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
4. обработка исполненных и отправляемых документов, передача в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

В учреждение, по различным видам связи (факсимильной, почтовой, электронной)поступает множество различных документов. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Производится сортировка на регистрируемою и нерегистрируемою документацию. 

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации, как правило, должен быть список документов, не подлежащих регистрации, обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямо точность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится вдень их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документа представляет собой запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Существует несколько форм (систем) регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Направление документов на исполнение производится руководителем организации либо структурного подразделения путем проставления на документ резолюции, где указывается лицо, на которое возлагается исполнение, что ему надо сделать и в какой срок должно быть исполнено поручение.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. 

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации.

Сроки исполнения считаются:

1. для входящих документов – со времени поступления;
2. для внутренних и исходящих — со времени подписания или утверждения. Прошедший регистрацию документ, правильно исполненный в заданный срок после контроля, подшивается в дело либо специальную папку или журнал. Внутренний документооборот организации состоит из документов, непосредственно созданных внутри компании (учреждения) и входящих документов, предназначенных для данной организации.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия. Можно выделить несколько порядков работы с внутренними документами. Этап подготовки и оформления документа включает: составление проекта документа исполнителем; проверку правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем; регистрацию документа; отправку документа адресату; подшивку документа в дело.

На этапе исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю; контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело. При внешнем взаимодействии, организации обмениваются документами. Так же как и иные этапы документооборота, работа с исходящими документами имеет важное значение. Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия .Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов.

1. составление проекта документа исполнителем;
2. проверка правильности оформления проекта документа;
3. согласование проекта документа;
4. подписание документа руководителем;
5. регистрация документа;
6. отправка документа адресату;
7. подшивка второго экземпляра документа в дело.

Исходящий документ должен содержать:

1. наличие подписи;
2. наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
3. наличие заголовка;
4. наличие отметки об исполнителе;
5. правильный адрес (от кого и кому) отправления;
6. если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
7. наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Таким образом, этапы документооборота определяют структуру и порядок движения документопотоков. Каждый из потоков документов имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Независимо от численности сотрудников в организации, документооборот проходит все этапы. 

1.3 Возможности совершенствования делопроизводства

Современная жизнь, насыщенная информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний. Тем не менее, в настоящее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной системой документооборота: 

1. более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений; 
2. автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров; 
3. быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов; 
4. автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины; 
5. автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и т.д. Развитие систем документооборота направленно на повышение эффективности поиска информации, интеграцию со средствами публикации информации в сетях, автоматическую сортировку и рубрикацию документов.При данном подходе и требованиях электронная система документооборота сможет обеспечивать:
6. эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам; 
7. мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.); 
8. контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями; 
9. удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации;
10. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных электронных отчетов; 
11. долговременное хранение документов организации; 
12. разграничение прав доступа сотрудников к информации;
13. поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами;
14. конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим;
15. гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов. Причин для внедрения электронного документооборота много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. 

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; вместо того, чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание; много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку. Отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.

Таким образом, в настоящее время существуют множество различных компьютерных программ, которые позволяют эффективно вести документационное обеспечение управления. Электронный документооборот является высокотехнологичным и прогрессивным подходом к существенному повышению эффективности работы. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. 

Страницы 1 2