Разработка подсистемы финансово-экономического планирования и контроля закупок

---

Страницы:   1   2   3   4   5

---

Содержание

• Введение
• Глава 1. Специальная часть
• 1.1 Анализ деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА»
• 1.2 Постановка цели и задач
• 1.3 Формирование требований к подсистеме «ФЭПиКЗ»
• 1.4 Анализ типовой конфигурации 1С «Управление торговлей 11.1» — подсистем «Управление закупками» и «Управление ценовой политикой»
• 1.5 Проектирование бизнес-процессов подсистемы «ФЭПиКЗ»
• 1.6 Проектирование структуры базы данных 1С Предприятие 8.3
• 1.7 Разработка программных подсистемы и интерфейсов «ФЭПиКЗ»
• 1.8 Разработка отчетов подсистемы «ФЭПиКЗ»
• Глава 2. Информационная безопасность
• 2.1 Анализ потенциальных угроз безопасности информации в подсистеме «ФЭПиКЗ»
• 2.2 Выбор методов защиты информации от угроз безопасности для подсистемы «ФЭПиКЗ»
• Глава 3. Экономическая часть
• 3.1 Расчет стоимости разработки подсистемы «ФЭПиКЗ»
• 3.2 Расчет показателей экономической эффективности подсистемы «ФЭПиКЗ»
• Список используемой литературы

 

Введение

ООО «АГМ УЛЬТРА» зарегистрирована 14 июля 2009 года. К основным видом деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА»  относятся:

• торговля автотранспортными средствами и мотоциклами, их техническое обслуживание и ремонт;
• торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;
• оптовая торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями.

Целью дипломного проекта является: разработка подсистемы, обеспечивающей своевременное планирование и финансово-экономический контроль проведения закупок стоимости закупок по основной деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА».

Разрабатываемая подсистема «Финансово-экономическое планирование контроль закупок» должна решать следующие задачи:

• Исключение «двойного учета» договорных документов;
• Своевременное планирование проведения закупок;
• Хранение информации о поставщиках ООО «АГМ УЛЬТРА»;
• Контроль складских остатков;
• Контроль цен поставщиков;
• Контроль кредитных лимитов по клиентам при согласовании проведения закупок;
• Контроль сроков поставки и оплаты;
• Интеграция с применяемой в ООО «АГМ УЛЬТРА» бухгалтерской программой (подсистемой) на базе 1С Предприятие 8.3.

 

Глава 1. Специальная часть

1.1. Анализ деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА»

Компания ООО «АГМ УЛЬТРА» была основана в 2009 году. Она занималась оптовыми поставками различных запчастей в магазины и автосервисы по Москве и Московской области, так же ООО «АГМ «УЛЬТРА» являлась дистрибьютором торговой марки BRISK, которая более 14 лет занимается выпуском аккумуляторы для авто и мотто техники.

Основными направления деятельности ООО «АГМ «УЛЬТРА» торговля следующими видами товаров:

• Авто аккумуляторы;
• Мото аккумуляторы;
• Зарядные устройства;
• Моторные масла Q8.

В 2011 году АГМ УЛЬТРА становится официальным дистрибьютором таких торговых марок как AGM, BOSCH, VARTA, Барс, Energizer.

В 2007 году компания АГМ УЛЬТРА переименовывается в ООО «АГМ УЛЬТРА».

С 2009 по 2010 год в период мирового финансового кризиса компания АГМ УЛЬТРА принимает решение о расширении. Так же становится дистрибьютором бренда «VARTA».

С января 2010 года компания ООО «АГМ УЛЬТРА» переезжает и арендует склад под продукцию и офис на новом месте, начиная выполнять функцию торгового дома.

На данный момент в каталоге  ООО «АГМ «УЛЬТРА» можно всегда найти автомобильные аккумуляторы продукцию ведущих производителей таких как VARTA, BOSCH, OPTIMA, БАРС, BLACK HORSE, BRISK, ENERGIZER мощностью от 45 Ач  до 225 Ач.

Сейчас ООО «АГМ «УЛЬТРА»  наладила отгрузки товаров в десятки крупных городов России.

Основные принципы деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА»:

1. поставка только качественной и сертифицированной продукции на рынок автомобильных запчастей;
2. поддержание коммерчески и экономически обоснованного ассортимента продукции в наличии;
3. жесткий контроль логистики доставки продукции;
4. мгновенное реагирование на требования покупателей;
5. продуманные цены для всего рынка сбыта (дилерские, оптовые и розничные);
6. создание и продвижение продуктов.

ООО «АГМ УЛЬТРА» постоянно заботится о расширении собственного ассортимента работая как с производителями так и с поставщиками. Идя навстречу своим покупателям, ООО «АГМ УЛЬТРА» предлагает к продаже новые востребованные на автомобильном рынке позиции.

Главной задачей ООО «АГМ УЛЬТРА», является увеличения продаж деталей в дилерские и оптовые сети, обеспечивая постоянный и гарантированный объем продукции, а также развитие интернет-торговлю. Компания ООО «АГМ УЛЬТРА» должна обеспечить заводам изготовителям продажи фиксированного объема единиц продукции указанного в дистрибьюторском договоре. Так же заниматься продвижением и рекламной компанией производимой заводами изготовителями продукцией.

Миссия компании заключается в захвате крупнейших дилерских и оптовых сетей по РФ, обеспечивая гарантированный объем товара оборота для заводов изготовителей.

Основное направление АГМ УЛЬТРА это запасные части деталей подвески (амортизаторы, пружины, опоры стоек, защитные комплекты амортизаторов) и элементы тормозной системы (колодки дискового тормоза) для импортных и отечественных автомобилей. Так же детали тюнинга и спорта для автомобилей.

Основные проблемы в компании ООО «АГМ УЛЬТРА» заключаются:

1. В недостатке ассортимента производимой продукции заводами изготовителями, на конкретные модели автомобильных марок.
2. Возврат денежных средств с оптовых и дилерских сетей, то есть многие компании берут продукцию под реализацию из-за чего встает проблема в нехватке средств, для закупки новой продукции у заводов изготовителей.

У продукции продаваемой компанией ООО «АГМ УЛЬТРА» конкуренция делится на три сегмента продукции:

• Запчасти для автомобилей отечественного производства – «высокая конкуренция» в первую очередь это огромное количество заводов, предприятий и небольших фирм которые выпускают дешевую, зачастую не сертифицированную продукцию, которая ниже по стоимости.
• Запчасти для автомобилей импортного производства (иномарок) – «средняя конкуренция» в России мало заводов которые выпускают продукцию для иномарок, но есть дешевые запчасти из-за граница к примеру таких стран как: Китай, Корея и т.д.. Которые по стоимости в таком же ценовом сегменте, как и детали российского производства.
• Запчасти для грузовых автомобилей – «низкая конкуренция» здесь конкуренция низкая из-за значительно меньшей стоимости запчастей по сравнению с аналогами.

Организационная структура ООО «АГМ Ультра» представлена ниже.

Администрация ООО «АГМ Ультра» включает руководство компанией, а также подразделения, обслуживающие деятельность трех основных управлений:

• Генеральный директор является единственным учредителем ООО «АГМ Ультра» и осуществляет общее руководство компанией.
• Коммерческий директор осуществляет руководство основной деятельностью ООО «АГМ «УЛЬТРА», он курирует отделы закупок и продаж, а также отдел складского учета.
• Финансовый директор отвечает за выполнение финансово-экономических функций, обеспечение контроля цен закупок и продаж, контроль кредитных лимитов клиентов. В его подчинении находится экономический отдел и бухгалтерия.
• Административный директор отвечает за управление вспомогательными подразделениями: отдел кадров, отдел административно-хозяйственного обслуживания, служба безопасности, юридический отдел и ИТ-отдел.

1.2. Постановка цели и задач

Компания развивается быстрыми темпами. В первый год работы компании численность сотрудников составляла 20 человек, а годовой объем продаж составлял около 50 млн. рублей. Ассортимент продукции компании насчитывал около 500 единиц продукции 20 производителей. Все цены закупки и продажи организации контролировались непосредственно собственником и генеральным директором компании. На начало января 2015 года численность компании выросла до 80 человек, а годовой объем продаж в 2014 году составил около 500 млн. руб. Ассортиментный ряд продукции более чем 3 000 единиц продукции от 50 производителей автомобильных деталей, узлов и принадлежностей.

В ближайшие годы собственник компании надеется сохранить набранные объемы деятельности компании. Однако в условиях развивающегося кризиса в РФ существенно повышается ценовая конкуренция на рынке автомобильных деталей. Особую значимость будет иметь возможность постоянного контроля цен продаж и закупок ООО «АГМ УЛЬТРА», а также мониторинг цен конкурентов.

На данный момент сотрудники отделов продаж и закупок ООО «АГМ УЛЬТРА» ведут ежемесячный мониторинг цен конкурентов на своих рабочий местах в файлах Excel, а также запрашивают прайс листы у поставщиков и конкурентов. Данная информация используется генеральным директором (он же собственник) при принятии решения об изменении цен продаж ООО «АГМ УЛЬТРА». Данный подход не подходит в условиях дефицита заказов и борьбы за клиентов, быстро меняющихся цен при изменении курсов валюты.

Для решения описанной выше проблемы собственником было принято решение расширить применяемую в бухгалтерии систему 1С  «Бухгалтерия» на базе платформы 8.3 и интегрировать ее с новой подсистемой планирования и финансово-экономического контроля проведения и цен закупок по основной деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА».

Целью дипломного проекта является: разработка подсистемы, обеспечивающей своевременное планирование и финансово-экономический контроль проведения и цен закупок по основной деятельности ООО «АГМ УЛЬТРА».

Разрабатываемая подсистема «Финансово-экономическое планирование контроль закупок» (ФЭПиКЗ) должна решать следующие задачи:

• Исключение «двойного учета» договорных документов;
• Своевременное планирование проведения закупок;
• Хранение информации о поставщиках ООО «АГМ УЛЬТРА»;
• Контроль складских остатков;
• Мониторинг цен поставщиков;
• Мониторинг цен конкурентов;
• Контроль кредитных лимитов по клиентам при согласовании проведения закупок и продаж;
• Контроль сроков поставки и оплаты;
• Интеграция с применяемой в ООО «АГМ УЛЬТРА» бухгалтерской программой (подсистемой) на базе 1С Предприятие 8.3.

Для решения данных задач должны быть:

• проработаны новые бизнес-процессы;
• определена структура и объекты конфигурации 1С Предприятие;
• разработаны необходимые отчеты;
• определены требования к системе безопасности и разработаны средства и методы защиты данных.

Кроме того в условиях кризиса особую значимость будет иметь стоимость разработки, внедрения и поддержки подсистемы «ФЭПиКЗ» ООО «АГМ УЛЬТРА».

1.3. Формирование требований к подсистеме «ФЭПиКЗ»

В данном разделе опишем предварительные требования к подсистеме «ФЭПиКЗ» которые были выявлены при прохождении практики. Данные требования должны быть уточнены и согласованы с руководителями ООО «АГМ «УЛЬТРА» в случае принятия решения о внедрении подсистемы «ФЭПиКЗ».

Требования к организации ввода данных

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать, описанными в Приложении 1 Схемы основных бизнес-процессов подсистемы «ФЭПиКЗ». Данный перечень может быть уточнен на этапе технического проектирования подсистемы. Рекомендуемые форматы отчетов представлены в Приложении 2 Формы отчетов подсистемы «ФЭПиКЗ». Отклонение от рекомендуемого формата ввиду технических ограничений возможно по согласованию с функциональным заказчиком на этапе технического проектирования подсистемы «ФЭПиКЗ».
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность ограничения доступа к формам ввода или к отдельным показателям форм в соответствии с ролью пользователя. Ввод данных должен в основном выполняется силами отделов закупки и продаж.
• Подсистемы «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать ввод данных в удобной для пользователя форме.
• Подсистемы «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать расчет необходимых вспомогательных показателей для обеспечения удобства работы пользователей в интерфейсах ввода данных.
• Иные требования к подсистеме «ФЭПиКЗ» определяются на этапе технического проектирования Системы.

Требования по формированию отчетности

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать вывод информации на формы отчетности в соответствии с Приложением 2 Формы отчетов подсистемы «ФЭПиКЗ» согласно заданным алгоритмам и требованиям к извлечению данных из базы данных. Данные формы являются предварительными могут быть уточнены в дальнейшем.
• Отклонение от рекомендуемого формата ввиду технических ограничений возможно по согласованию с функциональным заказчиком на этапе технического проектирования системы.
• Отчетность подсистемы «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность отражения на отчетных формах масштабированных значений суммовых и натуральных показателей.
• Подсистемы «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать сохранение отчетных форм в отдельные Excel-книги.
• В подсистеме «ФЭПиКЗ» должна быть реализована функциональность формирования аналитических отчетов по требованию (гибких отчетов), помимо преднастроенных отчетов, включая возможность выполнения следующих функций без привлечения технического эксперта:

1. Формирование отчетов методом указания состава справочников, «разворачиваемых» по строкам и колонкам гибкого отчета — как в простой группировке, так и в сложной, в рамках полномочий доступа пользователя к данным;
2. Возможность формирования отчетов, содержащих диаграммы и графики;
3. Использования встроенных аналитических функций (сравнение показателей за различные периоды (тренд), анализ динамики, сравнение и анализ различных вариантов данных) в формате таблиц, графиков, светофоров и т.д.;
4. Возможность сохранения гибких отчетов в отдельные Excel-книги.

• Иные требования к подсистеме форм отчетности определяются на этапе технического проектирования подсистемы «ФЭПиКЗ».

Требования к подсистеме расчетов

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать расчет заданных показателей в соответствии с алгоритмами, установленными в Приложение 3 с последующей записью (проведением) рассчитанных показателей в регистры базы данных 1С;
• Предварительные алгоритмы проведения документов в регистры базы данных 1С представлены в Приложении 3 Алгоритмы проведения документов. Данные алгоритмы могут быть уточнены разработчиком на этапе проектирования системы;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать расчет всех необходимых показателей для формирования отчетности представленной в Приложении 2 Формы отчетов подсистемы «ФЭПиКЗ»;
• Прочие расчеты, состав которых будет уточнен на этапе технического проектирования;
• Возможность копирования данных других версий/периодов в полном объеме или по выбранным показателям:

1. простое копирование информации (например, из одного документа (справочника) данных в другой);
2. сложное копирование информации (часть данных из одного документа (справочника) и часть — из другого).

• После копирования данных должна иметься возможность их коррекции в ручном режиме.
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать расчеты показателей в следующих режимах:

1. по расписанию;
2. по событиям сохранения данных;
3. в привязке к шагам бизнес-процесса;
4. по инициативе пользователя (при нажатии кнопки).

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность повторного запуска алгоритмов расчета по инициативе пользователя в отношении всех расчетных показателей подсистемы «ФЭПиКЗ».
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность формирования плана поставок товаров поставщиком. Алгоритм планирования поставок должен быть определен по согласованию функциональным заказчиком на этапе проектирования подсистемы системы.
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность определения оптимальных поставщиков для выполнения заказа клиента с учетом сроков доставки, цены закупки и условий оплаты. Алгоритм выбора поставщиков должен быть определен по согласованию с функциональным заказчиком на этапе проектирования подсистемы.

Требования к обеспечению контролей расчетов в подсистеме «ФЭПиКЗ»

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать реализацию методологических процедур контроля корректности заполнения базы данных 1С и проверки фактических данных до их проведения.

Требования к доступу к данным

• Подсистема «ФЭПиКЗ» к данным должна обеспечивать идентификацию и аутентификацию пользователей при доступе к подсистеме «ФЭПиКЗ»;
• Создание ролевых моделей доступа с возможностью гибкого разграничения прав доступа к данным и операциям подсистемы «ФЭПиКЗ» между индивидуальными пользователями или группам пользователей;
• Возможность разграничения прав доступа к данным посредством управления защищенностью аналитических справочников подсистемы «ФЭПиКЗ»:

1. Незащищенные справочники аналитик: все пользователи имеют право на чтение и запись в разрезе данных справочников;
2. Защищенные справочники аналитик: доступ на чтение и запись в разрезе данных справочников ограничен и определяется индивидуально настройками профиля доступа к данным каждого пользователя/группы пользователей.

• При наличии системных ограничений должна иметься возможность разграничения доступа на основе атрибутов элементов справочников или иными средствами.
• Информация по разграничению доступа пользователей определяется на этапе технического проектирования подсистемы «ФЭПиКЗ».
• Возможность осуществлять регистрацию действий по изменению данных конкретными пользователями;
• Разграничение прав пользователей на доступ к процедурам пакетной обработки данных при загрузке/выгрузке из смежных систем, к запуску или повторному запуску всех расчетных алгоритмов подсистемы «ФЭПиКЗ».
• Иные требования в части доступа к данным определяются на этапе технического проектирования подсистемы «ФЭПиКЗ».

Требования в части организации рабочего процесса

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность автоматизации следующих бизнес-процессов:

1. Мониторинг актуальности номенклатуры;
2. Мониторинг цен конкурентов;
3. Мониторинг цен поставщиков;
4. Планирование на месяц;
5. Ввод информации о договоре (соглашении) с поставщиком;
6. Обработка заказа клиента;
7. Выбор поставщиков для выполнения заказа;
8. Оформление заказов у поставщиков;
9. Получение заказа от поставщика;
10. Подготовка заказа клиента для отправки;
11. Оформление предоплаты;
12. Окончательный расчет по оплате.

• Укрупненное описание процессов, подлежащих автоматизации.
• Перечень и структура процессов не являются финальными и могут быть уточнены на этапе технического проектирования подсистемы «ФЭПиКЗ».
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность автоматизации указанных процессов, начиная от заполнения форм ввода и заканчивая утверждением итоговых отчетных форм, с возможностью отслеживания статуса выполнения заказов и предоставления статусов по формам в виде отчетных форм.
• Для целей управления в подсистеме «ФЭПиКЗ» выделяются следующие функциональные роли пользователей:

1. Сотрудник отдела прадаж;
2. Сотрудник отдела закупок;
3. Сотрудник отдела складского учета;
4. Сотрудник экономического отдела;
5. Финансовый директор;
6. Коммерческий директор;
7. Генеральный директор;
8. Администратор.

• Для целей настроек рабочего процесса в подсистеме «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность назначения пользователям следующих групп системных ролей:

1. «Ответственный» — пользователь подсистемы «ФЭПиКЗ», ответственный за ввод первичных данных и заполнение форм ввода;
2. «Руководитель» — пользователь подсистемы «ФЭПиКЗ», ответственный за проверку введенных Ответственными данных и согласование документов в соответствии со своим уровнем ответственности. Руководитель должен занимать более высокий уровень иерархии соответствующей организационной структуры, чем Ответственный. При этом Руководитель сам может являться Ответственным по отношению к более высоким узлам иерархии организационной структуры;
3. «Проверяющий» — пользователь подсистемы «ФЭПиКЗ», ответственный за согласование показателей на определенных шагах рабочего процесса. Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность назначения данной роли любому пользователю или группе пользователей применительно к заданному набору показателей без учета отнесенности к уровню иерархии организационной структуры.

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность совмещения у одного пользователя или группы пользователей ролей Ответственного, Руководителя и Проверяющего.
• Функциональные и системные роли должны быть закреплены за конкретными пользователями или группами пользователей каждым сотрудником ООО «АГМ «УЛЬТРА» на этапе технического проектирования подсистемы.

Требования к функциональности статусов рабочего процесса

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность задавать последовательность выполнения шагов рабочего процесса, а также возможность возвращения к предыдущим шагам процесса по решению пользователей с системной ролью «Руководитель».
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность определения в отношении каждого шага бизнес-процесса: перечень пользователей, вовлеченных в выполнение шага, набор статусов и сроков его выполнения;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать отправку уведомления по электронной почте соответствующим вовлеченным пользователям для сообщения об изменении рабочего статуса по шагу процесса и сроках выполнения следующего действия в рамках рабочего процесса;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность блокирования версии данных в зависимости от статуса рабочего процесса для обеспечения невозможности их изменения без уведомления сотрудникам более высокого уровня. При этом в случае необходимости дальнейшей работы с данными должна обеспечиваться возможность их копирования из согласованной версии в другую для последующих корректировок;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность блокирования экспортируемых данных перед выгрузкой во внешние системы (необходимость определяется на этапе технического проектирования);
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность привязывания к шагам рабочего процесса первичного или повторного запуска алгоритмов расчета;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность просмотра статусов согласования заказов и заявок подразделений ООО «АГМ «УЛЬТРА» и выгрузки журнала/листа согласования, содержащего следующую информацию по каждому шагу рабочего процесса:

1. Общий статус согласования;
2. Список всех согласующих;
3. Статус согласования в разрезе каждого согласующего;
4. Дату согласования в разрезе каждого согласующего.
5. Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность формирования отчета по выводу комментариев к заданному срезу данных.
6. Иные требования к подсистеме организации рабочего процесса определяются на этапе технического проектирования подсистемы.

Требования к подсистеме интеграции (экспорта, импорта)

• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность импорт данных из внешних систем в формате html;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать возможность экспорта данных во внешние системы в формате html;
• Подсистема «ФЭПиКЗ» должна обеспечивать бесшовную интеграцию с подсистемой «Бухгалтерия» ООО «АГМ «УЛЬТРА»;
• При импорте данных из прочих учетных систем с использованием типового файла фиксированного формата, заполняемого вручную или автоматически средствами внешних систем:
• Осуществление загрузки данных по расписанию или в ручном режиме па отдельную версию данных с дальнейшим переносом данных и корректировкой (при необходимости) уполномоченным пользователем;
• Поддержку ведения журнала загрузок и создания отчетов об ошибках при импорте данных из внешних систем;
• Реализацию следующих технических процедур контроля и проверки данных по не агрегированным и не расчетным элементам аналитических справочников:
• Проверка формата загружаемых данных на соответствие формату структуры данных подсистемы «ФЭПиКЗ»;
• Проверка дублирования данных при загрузке (повторной загрузке);
• Формирование отчетов о результатах выполнения контролей в части успешности загрузки данных и формирования отчетных форм;
• Контроль заполнения всех необходимых полей ввода па формах ввода.

---

Страницы:   1   2   3   4   5

---