Повышение эффективности кадровой работы в организации путем внедрения IT- технологий (на примере НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный университет «Синергия».). Часть 3

Страницы: 1 2 3

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию кадровой работы путем внедрения IT-технологий

 

3.1 Обоснование выбора системы электронного документооборота

 

Перед обоснованием выбора системы электронного документооборота следует отметить, что компьютеризация – это благо нашего времени, достигшее всех сторон жизни человека, и в первую очередь она коснулась работы. Компьютер давно заменяют собой людей при выполнение самых рутинных работ, и постепенно проникает во все более интеллектуальные и творческие разделы человеческой деятельность. Неудивительно, что у многих появляется желание переложить все больше своей не профильной работы на машину и посвятить все свое внимание непосредственно работе, без необходимости отвлекаться на оформление документов, являющей одной из самых злободневных задач.

Проблема работы с документами знакома практически каждому, вне зависимости от сферы деятельности и должности. Постоянные исправления и дополнения документа, который приходиться печатать много раз, а потом собирать подписи всех ответственных лиц и передавать в обработку. Кроме того, в конце жизненного цикла документ необходимо хранить, и зачастую скор хранения составляет достаточно серьезный срок, на протяжение которого он занимает место, которое можно было бы использовать с большей пользой.

Именно по этой причине в конце прошлого столетия появились системы электронного документооборота, или как они назывались у нас системы автоматизации делопроизводства. По своей сути они являлись электронными журналами регистрации бумажных документов и предназначались для облегчения работы канцелярии. И только после появилась идея перевести в информационное пространство сами документы и процесс их согласования и утверждения.[1]

Сейчас системы электронного документооборота представляют собой полноценную среду для передвижения и обработки документов самых разных форматов и предназначенных для различных нужд. Более того, подобные системы сейчас весьма популярны. Зачастую компании надеяться решить чуть ли не все свои проблемы за счет приобретения системы автоматизации делопроизводства, и эти их надежды поддерживаться рекламными слоганами производителей и дистрибьютеров подобного программного обеспечения. От внедрения СЭД ожидают уменьшение времени на работу с документами, уменьшение затрат на обслуживание документооборота, за счет экономии на бумаге, краске и оборудование для печати и копирование, ускорение обработки документа, особенно в случае офисов, разделенных значительным расстоянием, и даже уменьшение рабочего штата, за счет сокращения трудозатрат. В доказательство адекватности притязаний приводят опыт крупных корпораций.

И действительно, в некоторых случаях системы электронного документооборота являются весьма эффективными, и способны дать все то, что от них ждут. Но чаще после внедрения, заказчики не чувствуют особенного экономического эффекта, или вообще оказываться несколько разочарованы. Вызвано это неправильными ожиданиями и не полным понимание чем является СЭД по своей сути.

Системы автоматизации делопроизводства являются инструментом и средой для передвижения и обработки документов, во всеми вытекающими. Они не решают все проблемы привычной нам среды реального мира, а лишь предлагают в каком-то смысле более удобны аналог, но со своими особенностями и трудностями. Конечно СЭД способна освободить некоторое количество единиц штата, которые раньше занимались копированием и доставкой документов, но в то же время, потребует найма новых сотрудников IТ отделов, которые будут обеспечивать работу программы.

Следующим пунктом обычно говорят об экономии на бумаге. Но стоит понять, на современном этапе развития электронного документооборота полный отказ от бумажных носителей невозможен, просто в виду несовершенства систем, а также некоторых внешних факторов, например, использование бумажных документов с партнерами. Поэтому затраты на распечатку документов возможно уменьшаться, но не пропадут.

Экономия на курьерских услугах бесспорна, но актуальна только для крупных офисов, находящихся на действительно большом расстоянии друг от друга, и при необходимости постоянного обмена документами между ними.

Поэтому внедрение СЭД оправданно и бесспорно эффективно для крупных офисов и корпораций, на опыте которых их и рекламируют. В других же случаях, когда заказчик всего лишь поддаться модному тренду, и надеется, что, работа с виртуальным документом будет более эффективной, он обречен на разочарование.

Но внедрение систем автоматизации делопроизводства в учебных заведениях я считаю полностью оправданным, при грамотном подходе.

Поскольку основные направления деятельности вуза это педагогическая и научная, основной штат это научный сотрудники и преподаватели. В современном мире, в эпоху небывалой скорости развития, к ним предъявляться весьма высокие требования, и что бы всегда поддерживать свои знания в актуальном состояние, а также расширять их, и изучать новые отросли, что особенно актуально для ВУЗов с ИКТ специальностями, требуется много времени на изучение и самосовершенствование. Кроме того, преподаватели должны проводить аудиторные занятия, готовиться к ним, составлять учебно-методические комплексы, изучать новые предметы и писать статьи. Не удивительно что у них совершенно не хватает времени на оформление документации. Кроме того, в штате университета не предусмотрено дополнительных единиц, в чьи обязанности будет входить обеспечение документооборота. Из-за этого отчетные периоды в ВУЗах превращаются в настоящую неразбериху, справки теряются, ведомостей ждут по несколько дней, отчеты по выполненную работ студентов скапливаться на столах, и чаще всего так и не доходят до архивов. И в данном случае просто введение строгого режима работы с документами недостаточно, ведь проблема в банальной нехватке времени и перегруженности работников. Именно эти проблемы должны быть решены с помощью СЭД.

Для начала, чтобы не усложнить и так нелегкую работу персонала вуза, необходимо определить, что именно должно быть в системе электронного документооборота вуза.

В первую очередь это определение четких правил движения документов. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.[2] Без них СЭД будет только дублировать беспорядок в информационном пространстве.

Во-вторых, необходимо создать единое информационного пространства между всеми филиалами и подразделениями, что бы не возникало ситуаций, когда внутренний документооборот вынужден вновь переходить на бумагу, ради какого-то из отделов.

В-третьих, стоит четко понимать, какие документы могут быть переведены в электронную форму, а какие останутся в бумажном формате. Например, дипломы студентов должны храниться в архиве, но вполне могут иметь электронную копию, или регистрироваться в электронном журнале. Или внешний документооборот ВУЗа, так же не может полностью перейти в электронную среду, поскольку часто он зависит от корреспондентов.

Но внутренние документы и отчеты вполне могут быть переведены в СЭД. Особенно это касается документов, непосредственно касающихся учебного процесса, таких как журналы с оценками и посещаемости, ведомости, приказы о начисление стипендии, приказы о назначение темы диссертации и т.д. Эти документы никогда не покидают пределы университета и служат только его нуждам, но, тем не менее, занимают много рабочего времени преподавателей. Именно они должны быть в первую очередь переведены в электронный формат.

Отдельно стоит упоминать проблему работ студентов. По возможности они так же должны быть переведены в электронный формат, и приниматься через СЭД, но иногда это затруднительно, из-за формы работы. Но тем не менее именно принятие и хранение студенческих отчетов на компьютере позволит существенно сэкономить бумагу и пространство.

В настоящий момент существует широкий выбор автоматизированных технологий документооборота. Это может быть, как приобретение отдельных технологии, так и покупка готовых комплексных систем.

Переходя к обоснованию выбора программы следует отметить, что среди наиболее востребованных автоматизированных систем электронного делопроизводства выделяют:

2. Электронный документооборот «ДЕЛО», компании «Электронные офисные системы».
3. «БОСС-Референт», компании АйТи.
4. «Документооборот» — программный модуль корпоративной системы «Флагман», компании «ИНФОСОФТ»[3].

Так, новые технологии направлены на преемственность традиционной культуре управления, существующей нормативно-правовой базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

Говоря об определенных функциях, которые составляют содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота в частности, необходимо выделить прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, контроль движения исполнения документов, уничтожение или передачу в архив.

Автоматизация электронного делопроизводства дает возможность решить ряд важных проблем контроля документационной деятельности учреждения и его основных подразделений. Однако в настоящий момент для формирования общей системы автоматизации работы с документами недостаточно просто перенести все отработанные стереотипы в систему электронного документооборота. На первый план должны быть выдвинуты уже не технический учет и контрольные функции, а целый ряд проблем работы с электронными документами[4].

Так для автоматизации процесса работы с электронными документами нужно позаботиться о решении следующих задач:

Приём электронных документов. Большинство систем автоматизации делопроизводства ориентированы исключительно на работу с бумажными документами, что соответственно ограничивает работу с информацией о документах и его реквизитов. Система электронного документооборота должна быть направлена на обеспечение полноценной работы с документами в электронном формате.

Также система электронного документооборота должна предоставить доступный сервис для включения в неё документов из разных источников и устройств, в том числе, которые поступили по электронной почте или прибыли на бумажных носителях. В том случае, когда документы формируются исключительно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечивать автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях с последующей автоматической регистрацией этих документов.

Хранение электронных документов. Именно данная функция является одной из базовых для большинства автоматизированных систем управления документами.

В целях традиционного делопроизводства достаточно только хранить описание документа в форме набора определенных и необходимых для целей делопроизводства реквизитов. Система электронного документооборота должна быть направлена на более широкий круг пользователей, даже включая тех, что осуществляет предметную работу с документами. Именно поэтому, кроме уже традиционно учётно-контрольных реквизитов: исходящих и входящих номеров, наименования, подписей и так далее, данные системы должны предоставлять и дополнительную возможность хранения и обработки реквизитов, которые характерны для каждого конкретного вида документа.

Например, в число реквизитов для кадрового приказа могут быть включены данные о работнике или занимаемой им должности. Так, без выделения данных реквизитов применение системы электронного документооборота для полноценной работы с документами будет неэффективно или невозможно вообще.

3. Управление движением документов. Систему, которая будет управлять полностью бумажным документооборотом, используют преимущественно персонал, который участвует в контроле перемещения зарегистрированных документов. В свою очередь, система электронного документооборота направленна на организацию работы всего управленческого персонала на всех этапах жизненного цикла документа, куда можно включить и работу над проектами, согласование, визирование и другие действия с документами. Это необходимо для совершенно нового уровня поддержки механизмов многоэтапной передачи документов и распределения основных функций участников документооборота для каждого отдельного процесса.
4. Аутентификация пользователей и распределение прав доступа. Стоит отметить, что для бумажного документооборота разделение прав доступа может быть обеспечено с помощью передачи бумажных документов лицам, указанным в соответствующих резолюциях или доверенным представителям. Аутентификация в бумажном документообороте может быть осуществлено с помощью подписи и печати.

В системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота такое разделение должно быть поддержано на уровне регистрационных карточек и электронных документов. В процессе перехода к электронному документообороту посредником между двумя сторонами, передающими электронный документ, является автоматизированная система, которая должна уметь идентифицировать пользователя, а также давать ему возможность проставления аналога подписи или печати[5].

Таким образом, необходимо подчеркнуть, что в рамках активного перехода к использованию электронного документооборота бумажный документооборот всё ещё будет оставаться преимущественно важным видом деятельности в администрации муниципального образования Октябрьский сельсовет. Соответственно в данных условиях будут возникать проблемы одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

Например, один и тот же документ за весь цикл своей жизни может существовать как в электронном, так и в бумажном формате, а в ряде случаев одновременно в обоих. Так, разделение контроля бумажных и электронных документов может внести в путаницу и привести к потере контроля одной или другой системы. Поэтому главной задачей является обеспечение контроля всеми изменениями документов в обеих системах, что может позволить автоматизированная система документооборота.

В университете «Синергия» уже используется программа Oracle. Однако данная программа не в полной мере отвечает потребностям образовательного учреждения, поскольку предназначена в большей мере для коммерческих организаций. Поэтом рекомендуется внедрить новую систему электронного кадрового документооборота. Подробнее написано в параграфе 3.2.

 

3.2 Направления повышения эффективности реализации кадровой политики посредством использования IT-технологий в НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

 

Проведенный анализ кадрового делопроизводство, было отмечено, что программа Oracle не в полной мере соответствует требованиям учреждения, поскольку предназначена в большей мере для коммерческих организаций.

Для внедрения в деятельность учреждения была выбрана Firebird (FirebirdSQL) — компактная, кроссплатформенная, бесплатная система управления базами данных, которая работает на Linux, Microsoft Windows и различных Unix-платформах. Она представляет собой программное обеспечение, полностью свободное от лицензионных отчислений, даже для коммерческого использования.

Программа кадрового делопроизводства, основанная на Firebird, предоставляет комплексный набор функций для автоматизации процессов связанных с учетом персонала в организации. Она позволяет хранить и обрабатывать информацию о сотрудниках, их карьере, личных данных, обучении, а также регистрировать и отслеживать вакансии и найм новых сотрудников.

С помощью программы кадрового делопроизводства Firebird можно управлять процессами найма, увольнения, перемещения сотрудников, отпусков, а также составления и анализа отчетности по кадровым вопросам. Она обеспечивает автоматическое создание и обновление документов, связанных с кадровым делопроизводством, таких как трудовые договоры, приказы, справки, счетчики трудового стажа и другие.

FirebirdSQL обладает высокой производительностью, надежностью и масштабируемостью, что делает его идеальным выбором для программ кадрового делопроизводства, где требуется обработка больших объемов данных и обеспечение безопасности конфиденциальной информации сотрудников. База данных Firebird также предлагает множество возможностей для создания пользовательских запросов и отчетов для анализа данных о персонале и принятия информированных управленческих решений.рамма позволяет подготовить штатное расписание, выбрав должность, указав ставку и оплату (рисунок 5).

Рисунок 5 – Внутренняя инфраструктура программы

Для каждого сотрудника, зарегистрированного в программе Firebird (FirebirdSQL), создается индивидуальная карточка, предназначенная для хранения и организации различных аспектов информации, связанной с данным сотрудником. Карточка состоит из нескольких разделов, которые предоставляют возможность подробно заполнить и сохранить данные, аналогичные личному делу.

Первый раздел, «Общие данные», содержит основную информацию о сотруднике, такую как ФИО, дата рождения, место проживания, контактные данные и другую идентификационную информацию. Этот раздел также может включать информацию о должности, дате приема на работу, трудовом стаже и других связанных параметрах.

Второй раздел, «Образование/Профессия», предназначен для регистрации образования, квалификации и профессиональных навыков сотрудника. В этом разделе можно указать уровень образования, специализацию, учебные заведения, в которых сотрудник обучался, и полученные академические степени или сертификаты. Также может быть предусмотрена возможность указания профессионального обучения, курсов или тренингов, которые сотрудник прошел или планирует пройти.

Третий раздел, «Семейное положение/Воинский учет», предоставляет место для сохранения данных о семейном положении и воинском учете сотрудника. Здесь можно указать информацию о супруге/супруге, детях, а также воинском регистрационном номере, воинском звании и иных связанных данных, если это применимо к данному сотруднику.

Карточка сотрудника в программе Firebird предлагает удобный и структурированный способ хранения и доступа к информации. Благодаря такому подходу можно быстро получить доступ к необходимым данным о каждом сотруднике, позволяя эффективно управлять информацией и осуществлять рутинные операции, связанные с кадровым делопроизводством. (рисунок 5).

Рисунок 6 – Вид личной карточки

Одной из ключевых функций Firebird является возможность создания различных документов на основе информации, содержащейся в личной карточке сотрудника. Например, система может предоставить функционал для создания трудового договора на основе заполненных данных о сотруднике, включая ФИО, должность, условия трудового договора и другую необходимую информацию. При создании документа, система использует данные из карточки сотрудника и автоматически заполняет соответствующие поля. Это значительно упрощает и ускоряет процесс создания документа, снижает вероятность ошибок и облегчает последующую работу с ним.

Кроме того, Firebird предоставляет возможность создания и управления другими связанными документами, такими как приказы о приеме на работу, увольнении, командировке и отпуске. При создании этих документов система может автоматически заполнять основные данные, такие как ФИО сотрудника, даты, должность и другую информацию, на основе информации из карточки сотрудника. Это позволяет эффективно создавать и обрабатывать документацию, связанную с трудовыми отношениями, минимизируя ручной ввод и повышая точность данных.

Кроме функционала создания документов, Firebird обладает мощными средствами управления базами данных, позволяющими организовать хранение и структурирование информации о сотрудниках. Система предлагает широкий спектр возможностей для создания таблиц, связей между таблицами, запросов, отчетов и других элементов базы данных, что обеспечивает гибкость и удобство в работе с данными о сотрудниках. (рисунок 7).

Рисунок 7 – Внутренняя инфраструктура программы

Данная система имеет важную возможность для кадровых служб образовательных учреждений — ведение учета свободных вакансий. Это значительно облегчает работу кадровых сотрудников, позволяя им всегда быть в курсе потребностей организации в специалистах. Кроме того, в процессе создания программы была разработана функция расчета заработной платы сотрудников, что является дополнительной характеристикой этой системы. Это позволяет более эффективно управлять финансовой стороной работы образовательного учреждения.

При использовании созданной системы возможно значительное сокращение времени, затрачиваемого работником кадрового учета на рутинные задачи, связанные с обработкой информации и оформлением кадровых документов. Автоматизация документооборота позволяет значительно повысить эффективность работы, освобождая время для выполнения более важных задач и улучшения качества кадрового учета в организации.

Для определения целесообразности внедрения данных предложений необходимо провести расчет основных затрат и срок окупаемости вложений по наиболее затратным предложениям.

Смета затрат представлена в таблице 5.

Таблица 5

Итоговая смета затрат на внедрение предложенных мероприятий по улучшению системы кадрового делопроизводства

Чтобы рассчитать эффект, который будет получен после оптимизации системы кадрового делопроизводства в компании необходимо сначала рассчитать размер планируемой выручки и стоимость проведения запланированных мероприятий.

Определение выручки от реализации после внедрения предложенных мероприятий осуществляется по следующей формуле:

,                                    (1)

где, Вр — выручка от реализации после проведения мероприятий, руб.;

Врп — выручка от реализации за последний период, руб.;

Прв — планируемый прирост выручки от реализации вследствие внедрения мероприятий, %;

Срв — среднегодовой прирост выручки от реализации до внедрения предлагаемых мероприятий, %.

Среднегодовой прирост выручки от реализации до внедрения предлагаемых мероприятий рассчитывается по следующей формуле:

,                                                          (2)

где, Срв — среднегодовой рост выручки от реализации до реализации предлагаемых мероприятий, %;

Ви — выручка последнего периода сравнения, руб.;

Вб — выручка базового периода сравнения, руб.

Произведем основные расчеты по формулам 1 и 2. За выручку последнего периода будет взят показатель 2022 года, а за выручку базового периода – показатель 2020 года. Данные взяты из отчета о финансовых результатах (приложение А).

Срв = ((4 607 252/8085217) *100) -100 = -43,01%

Вр = (4 607 252+ (4 607 252 * (30-43,01)/100 = 4 007 848,5 тыс. руб.

Далее необходимо произвести расчет экономической эффективности предложенных мероприятий:

,                                                                          (3)

где, Э — экономический эффект от внедрения мероприятий, руб.;

Пв — планируемый показатель выручки от реализации после внедрения предложений и только под их влиянием, руб.;

Зр — затраты на реализацию мероприятий, руб.;

Врп — выручка от реализации за последний период, руб.

Для расчета, планируемого показатель выручки от реализации после внедрения предложений используется следующая формула:

,                                                   (4)

где Пв — планируемый показатель выручки от реализации после реализации мероприятий и только под их влиянием, руб.;

Врп — выручка от реализации за последний период, руб.;

Прв — планируемый прирост выручки от реализации вследствие реализации мероприятий, %.

Проведем расчет по формулам 3 и 4.

Пв = (4 607 252 + (4 607 252* (30/100))) = 5 989 427 тыс. руб.

Э = (5 989 427 – 3 522) – 4 607 252 = 1 387 653 тыс. руб.

Исходя из проведенных расчетов можно сделать вывод, что экономический эффект от реализуемых мероприятий будет положительным, поскольку затраты (3 522 тыс. рублей) позволили увеличить товарооборот на 1 378 653 тыс. руб.

На заключительном этапе проводится расчет рентабельности предлагаемых мероприятий по следующей формуле:

,                                                                   (5)

где, Э — экономический эффект от оптимизации кадрового делопроизводства, руб.;

Пв — планируемый показатель выручки от реализации после внедрения мероприятий и только под их влиянием, руб.;

Зр — затраты на оптимизацию кадрового делопроизводства, руб.

Р = (3 522*100) / 1 378 653 = 0,2%

Таким образом, предложенные изменения позволят НОЧУ ВО «МФПУ «Синергия» более эффективно осуществлять процесс кадрового делопроизводства: увеличат скорость работы, упростят работу с основными кадровыми документами, систематизируют ключевые рабочие процесса.

Выводы по главе III

 

На основании выявленных в главе 2 проблем было предложено рассмотреть возможность внедрения в систему Oracle опцию подписания документов цифровой усиленной подписью, что позволило бы выдавать все документы сразу, без необходимости обращения к директору.

Для решения проблем правильности ведения кадрового делопроизводства образовательного учреждения необходимо внедрить программу Firebird (FirebirdSQL), которая позволит эффективно управлять всей информацией о сотрудниках и других аспектах деятельности организации. Firebird является открытой системой управления базами данных (СУБД), что означает, что она доступна для использования бесплатно и имеет открытый исходный код.

Преимущества использования Firebird в кадровом делопроизводстве образовательного учреждения заключаются в его функциональности, надежности и простоте в использовании. Firebird предоставляет множество возможностей для хранения, организации и обработки данных о сотрудниках, что обеспечивает эффективное и надежное управление кадровым делопроизводством.

Одним из ключевых преимуществ Firebird является его способность создавать различные документы на основе информации, содержащейся в базе данных. Например, система может автоматически заполнять данные в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, увольнении или командировке на основе информации из базы данных о сотрудниках. Это позволяет значительно упростить и ускорить процесс создания документов, снизить вероятность ошибок и облегчить дальнейшую работу с ними.

Firebird также обладает мощными средствами для организации хранения и структурирования информации о сотрудниках. Система позволяет создавать таблицы с нужными полями, определять связи между таблицами и выполнять различные операции с данными, такие как добавление, изменение и удаление записей. Это обеспечивает гибкость и масштабируемость в управлении информацией о сотрудниках, а также обеспечивает возможность проводить различные аналитические и статистические операции для получения полезной информации.

Другим важным преимуществом Firebird является его многоуровневая система безопасности. Firebird предоставляет возможность определения различных уровней доступа к данным и управления правами пользователей. Это позволяет контролировать доступ к чувствительным данным о сотрудниках и обеспечивать их конфиденциальность.

Экономический эффект будет достигнут за счет получение дополнительной прибыли в размере 1 378 653 тыс. рублей.

Таким образом, применение данных рекомендаций позволит университету наладить и скорректировать правильность процесса кадрового делопроизводства и избежать проблем с проверками.

Заключение

 

Кадровая служба является сердцем любой компании, поскольку именно данное подразделение обеспечивает всю организацию трудовыми ресурсами, а также осуществляет документооборот в области кадрового делопроизводства.

В настоящий момент деятельность кадровой службы регулируется множеством разных законов, постановлений, указов, ГОСТов и других нормативно-правовых документов. Среди наиболее значимых правовых документов необходимо выделить Конституцию Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных». Именно данные документы в большей мере регулируют всю деятельности кадровой службы.

Так, прием работника на работу регулируется нормами Трудового кодекса Российской Федерации и осуществляется в несколько этапов, которые включают прием документов, ознакомление работника с локальными нормативными актами организации, подготовку документов на прием и т.д.

В процессе выполнения кадровой работы специалисты кадровой службы должны руководствоваться положениями действующего законодательства, поскольку от правильности ведения документооборота зависят результаты работы предприятия. Так, следует говорить о возможных проверках, которые наиболее часто приходят в крупные организации. При обнаружении недочетов или грубых нарушения компания может получить административное наказание в форме наложения штрафа. Соответственно корректная работа кадровой службы играет важную роль.

НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный университет «Синергия» – это образовательное учреждение, оказывающее образовательные услуги в сфере финансов и промышленности. Университет имеет собственную организационно-правовую структуру, которая включает в себя руководство, учебные подразделения, научные центры и административные службы.

Финансово-экономическая деятельность университета основывается на смешанной модели финансирования, включающей как государственное, так и частное финансирование. Университет привлекает средства через платные образовательные программы, гранты, спонсорскую поддержку и другие источники.

Важным аспектом финансово-экономической деятельности университета является эффективное использование ресурсов для обеспечения качественного образования и научных исследований. Университет также стремится к финансовой устойчивости и росту доходов для развития своей инфраструктуры и повышения квалификации персонала.

В ходе анализа были выявлены, как мелкие недочеты, так и грубые нарушения, которые могут повлечь серьезные последствия в форме штрафов. Обобщая, можно выделить такие недостатки, как отсутствие книги регистрации трудовых договоров и журнала регистрации приказов о приеме на работу, предоставление неправильной формы договора о полной материальной ответственности, недочеты в сфере составления должностных инструкций. Кроме того, серьезным нарушением стало ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Так в организации, вместо утвержденной формы, использовались заполненные в электронном виде формы и распечатанные на принтере, вложенные в обычную папку. Такое грубое нарушение может повлечь за собой административное наказание в форме наложения штрафа на организацию.

Также было отмечено, что университет для кадрового делопроизводства использует программу Oracle, которая полностью автоматизирует все процессы. Но все создаваемые документы автоматически формируются в формате pdf без возможности дальнейшего редактирования. Так, для подписания трудового договора или справки, специалисту по кадрам необходимо обратиться к директору подразделения, который из-за гибкого графика не всегда бывает на рабочем месте. Следовательно, процесс выдачи документов усложняется, а скорость работы сокращается.

На основании выявленных в главе 2 проблем было предложено внедрить программу Firebird (FirebirdSQL), которая позволит эффективно управлять всей информацией о сотрудниках и других аспектах деятельности организации. Firebird является открытой системой управления базами данных (СУБД), что означает, что она доступна для использования бесплатно и имеет открытый исходный код.

Преимущества использования Firebird в кадровом делопроизводстве образовательного учреждения заключаются в его функциональности, надежности и простоте в использовании. Firebird предоставляет множество возможностей для хранения, организации и обработки данных о сотрудниках, что обеспечивает эффективное и надежное управление кадровым делопроизводством.

Одним из ключевых преимуществ Firebird является его способность создавать различные документы на основе информации, содержащейся в базе данных. Например, система может автоматически заполнять данные в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, увольнении или командировке на основе информации из базы данных о сотрудниках. Это позволяет значительно упростить и ускорить процесс создания документов, снизить вероятность ошибок и облегчить дальнейшую работу с ними.

Firebird также обладает мощными средствами для организации хранения и структурирования информации о сотрудниках. Система позволяет создавать таблицы с нужными полями, определять связи между таблицами и выполнять различные операции с данными, такие как добавление, изменение и удаление записей. Это обеспечивает гибкость и масштабируемость в управлении информацией о сотрудниках, а также обеспечивает возможность проводить различные аналитические и статистические операции для получения полезной информации.

Другим важным преимуществом Firebird является его многоуровневая система безопасности. Firebird предоставляет возможность определения различных уровней доступа к данным и управления правами пользователей. Это позволяет контролировать доступ к чувствительным данным о сотрудниках и обеспечивать их конфиденциальность.

Экономический эффект будет достигнут за счет получение дополнительной прибыли в размере 1 378 653 тыс. рублей.

Таким образом, применение данных рекомендаций позволит университету наладить и скорректировать правильность процесса кадрового делопроизводства и избежать проблем с проверками.

Список использованной литературы

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 04.08.2023, с изм. от 24.10.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) // Собрание законодательства РФ. – 07.01.2002. – № 1 (ч. 1). – Ст. 356
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 06.02.2023) «О персональных данных» /Российская газета — №0 (1221) – 29.07.2006
3. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) // Российская газета – №0 (2422) – 07.04.2011
4. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации/А.Р. Алавердов. – М: Университет «Синергия», 2017. – 680с.
5. Аладин Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2018. – №7. – 575 с.
6. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2016. – 234 c.
7. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация/ И.Ю. Андропова. – М.: Academia, 2018. – 320 c.
8. Баласанян В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2019.– №2. – с. 66–69
9. Барихин А. Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барихин. – М.: Книжный мир, 2018. – 192 c.
10. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Учебник / М.И. Басаков. – Рн/Д: Феникс, 2017. – 350 c.
11. Бердычевский В.С., Акопов, Д.Р. Трудовое право/В.С. Бердычевский, Д.Р. Акопов: – Ростов н/Д: Фенкис, 2014. – 254 с.
12. Бобылева М.П. Вопросы использования электронного документооборота внутри организации/М.П. Бобылева. – М: ВНИИДАД, 2018 .– 154 с.
13. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2019. – №2. – С.27.
14. Быкова Т.А. Делопроизводство/ Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. –М.: Инфа–М, 2018. – 83 с.
15. Дементьева А.Г. Управление персоналом/ А.Г. Дементьева, М.И. Соколова. — М.: Магистр, 2018. — 352 c.
16. Долженков С.В. Управление организацией с помощью saas-технологий// С.В. Долженков/Известия Регионального финансово-экономического института. 2016. № 2 (11). С. 1-5
17. Доронина А.А., Шестакова А.Д. Электронный документооборот трудовых правоотношений: преимущества введения и проблемы реализации// А.А. Доронина, А.Д. Шестаков/В сборнике: Современные тенденции в государственном управлении, экономике, политике, праве. Сборник докладов международной научно–практической конференции молодых ученых, аспирантов и студентов. 2018. С. 231–234.
18. Доронина И.В. Мотивация и стимулирование персонала/ И.В. Доронина. — Новосибирск: СибАГС, 2019. — 79 с.
19. Зайцева АЛ. Нормативно–правовые договоры в системе источников информационного права // Юрист, 2015. – № 10. – с. 12–14
20. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. – М.: Омега–Л, 2016. – 264 c.
21. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом/А.Я. Кибанов — М.: Инфра- М, 2017. — 447 с.
22. Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство / С.Л. Кузнецов. – М.: Питер, 2017. – 843 c.
23. Лившиц С.Б. Кадровая служба / С.Б. Лившиц, Н.С. Назаров, В.Ф. Суров. – М.: Огни, 2019. – 124 c.
24. Ловчева М. В. Делопроизводство в кадровой службе / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. – М.: Проспект, 2018. – 653 c.
25. Матвиенко А. Основы организации электронного документооборота/ А. Матвиенко, М. Цывин. К.: Центр учебной литературы, 2018. – 318 с.
26. Миненкова З.В. Материальное стимулирование в организациях на современном этапе / З.В. Миненкова // Политика, экономика и инновации. 2019. — № 7 (17). — С. 7-25
27. Михайлов Ю.М. Журналы, используемые в кадровом делопроизводстве. Формы и правила ведения/ Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа–пресс, 2019. – 595 c.
28. Офман Е.М. Электронный документооборот в трудовых отношениях: проблемы и перспективы / Е.М. Офман//Вестник Южно – Уральского государственного университета. Серия: Право. – 2018. – Т. 18. – № 4. – С. 53–57.
29. Пожникова Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденции и делопроизводство»/ Н.М. Пожникова. – М.: Академия, 2017. – 224 с.
30. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно– практическое пособие / М. Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2019. – 784 с.
31. Тихомиров М. Ю. Документы в кадровом делопроизводстве / М.Ю. Тихомиров, Л.В. Тихомирова. – М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. – 192 c.
32. Харин М. А. Обзор средств автоматизированного извлечения знаний и их применение в электронных архивах документов // Молодой ученый. 2018. №5. Т.1. С. 106–108.
33. Хромовских Н.Н, Мотивация труда и межличностных отношений/ Н. Т. Хромовских. — Владивосток: Изд-во ДВГАЭУ, 2017. – 110 с.
34. Чичиль В.О., Королева И.Ю. Разработка автоматизированной системы для организации документооборота невыпускающей кафедры вуза // Молодой ученый, 2019. № 23. С. 74-78.
35. Шахвердов В.А. Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота / В.А. Шахвердов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2019. – № 8. – С. 30 – 38.
36. Швырева А.В., Лопина М.В. Система электронного документооборота в российской федерации // Техника и безопасность объектов уголовно-исполнительной системы, 2019. C. 219-221.
37. Российский рынок HRM–систем // Портал TAdviser/ Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php (Дата обращения: 21.11.2023)
38. Тарифы на внедрение электронной подписи//Сайт компании «Электронная Москва»/Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.uc-em.ru/price.html (Дата обращения: 21.11.2023)

 

Страницы: 1 2 3