Практическая работа на тему: «Аудит бизнес-процесса: организация, планирование и осуществление, риски»

Содержание

1. Аудит бизнес-процесса
2. Список использованных источников
3. Список использованных источников

Аудит бизнес-процесса

Чтобы выжить в жесточайшей конкурентной борьбе, современной компании жизненно необходимо быстро реагировать на изменения рынка и рационально использовать имеющиеся ресурсы. Однако со временем эффективность снижается — часть действий и процедур устаревает, отделы начинают дублировать задачи друг друга. Именно поэтому своевременный аудит бизнес-процессов так важен. Зная слабые места предприятия, руководство может предпринять соответствующие меры и оптимизировать работу. [2]

Проведение аудита бизнес-процесса рекомендуется:

1. После внедрения новой документации и инструкций. Например, при установке другого ПО. В этом случае проводить аудит лучше не сразу же, а спустя некоторое время, необходимое для «обкатки» и тестирования. Глубина проверки зависит от масштабности изменений и важности данного процесса для компании.
2. Плановый аудит. Проводится согласно установленному графику, не реже 1 раза в год.
3. Внеплановый аудит. Организовывается по требованию высшего руководства или менеджера, отвечающего за конкретный бизнес-процесс. Такая потребность может возникнуть в случае, если:

• произошёл крупный сбой;
• периодически поступают жалобы от клиентов процесса (внешних и внутренних);
• есть предложения и идеи по улучшению процесса.  [4]

Обобщив, можно сказать, что аудит бизнес-процессов необходим во всех случаях, когда в компании происходят какие-либо перемены.

Документация.

Проведение аудита состоит из следующих ключевых позиций:

1. Распоряжение о проведении. Данный документ утверждается высшим руководством и содержит информацию о причинах аудита (плановый/внеплановый), целях, объектах, участниках комиссии. Тут же назначается Руководитель аудита, а также сроки разработки и утверждения программы.
2. Рабочие документы аудиторов. Сюда включаются все записи, которые аудиторы делают в ходе проверки, а также заполненные анкеты, результаты опросов, бланков интервью, тестов и т. д. Кроме того, на предприятии хранятся нормативные документы, в которых прописаны требования к рабочим документам. Они должны содержать:

• дату и место составления, ФИО проверяющего;
• источники и способы получения информации (интервью, наблюдение, анкетирование);
• подробное описание исследуемых бизнес-процессов;
• результаты всех проведённых ранее аудитов.

Заполняются рабочие документы как в произвольной, так и в заранее установленной форме — например, в виде таблиц, графиков, текста и т. д.

3. План аудита. Включает в себя несколько основных разделов: сбор и обобщение информации, проведение глубокого анализа, выводы, разработку предложений и рекомендаций, составление отчёта и презентацию результатов. В начале аудита указывается его цель, описание исследуемых бизнес-процессов, а также этапы и основные мероприятия проверки. Для каждого этапа необходимо определить ключевые задачи, методы сбора и анализа данных, сроки выполнения, ресурсы и ответственных за результат.
4. Отчёт. В данном документе подводятся итоги проведённой работы, определяются сильные и слабые стороны предприятия. В первом разделе приводятся общие выводы, а во втором — подробная информация о затраченных ресурсах и результатах.
5. Аудиторское заключение. Отображает важнейшие выводы и рекомендации по оптимизации бизнес-процессов. [3]

Порядок проведения аудита бизнес-процесса:

Аудит бизнес-процессов проводится в соответствии с чётко прописанными требованиями. Исследуются основные циклы деловой активности компании — снабжение, производство, продажи, инвестирование (вложение средств в модернизацию и расширение), а также управление.

Этап 1: Изучение общих закономерностей

Внутренняя проверка начинается со сбора основной информации о деятельности предприятия, его структуре и направления деятельности подразделений. В основном её получают из документов предприятия — стратегический план, правила управления, должностные инструкции, кодексы и т. п. Все данные заносятся в отчёт, где указываются:

• структура организации;
• перечень основных бизнес-процессов;
• описание работы подразделений:
• названия, функции, входящие и исходящие документы, результаты деятельности.

Часто после составления отчёта проводятся интервью с персоналом. Это позволяет на ранних этапах обнаружить неточности, увидеть разницу между реальным положением вещей и тем, как представляют организацию сами сотрудники. [1]

Этап 2: Детальный анализ бизнес-процессов

На этом этапе необходимо описать последовательность и особенности выполнения разных операций на предприятии. Для удобства составляются таблицы, описывающие каждый бизнес-процесс в отдельности.

Кроме того, составляются подробные схемы и диаграммы деятельности, которые отображают организационную структуру компании, последовательность рабочих инструкций, взаимодействия между сотрудниками одного отдела и разных подразделений. Вся процедура должна быть задокументирована. При возможности рекомендуется организовать аудио- и видеозапись. [5]

Этап 3: Моделирование

Цель данного этапа — систематизировать информацию о компании и её процессах в наглядной графической форме. Модель должна показывать структуру бизнес-процессов, особенности их выполнения, а также последовательность документооборота.

Вначале подготавливается структурная модель, которая отображает взаимодействие подразделений, документацию, структуру бизнес-процессов (от общих групп к частным задачам). Кроме того, показывается, как именно перемещаются данные, ресурсы и документы между основными участниками.

Готовая модель согласуется с архитекторами, ведущими программистами и специалистами организации.

На этом этапе разрабатывается подробная схема документооборота. Для этого каждому документу присваивают свой уникальный регистрационный номер/код. В упрощённом виде она выглядит так:

Если в ходе проверки обнаружены какие-либо отклонения, необходимо чётко установить их причину. Она может быть как внешней, так и внутренней, объективной или субъективной (например, низкая мотивация сотрудника).

Этап 4: Подготовка отчёта и презентация результатов

На основе полученных сведений комиссия должна разработать рекомендации и предложения по совершенствованию процессов. При этом необходимо ответить на ключевые вопросы:

1. С какими отрицательными побочными эффектами можно столкнуться?
2. Нужно ли обновлять всю документацию?
3. Как долго придётся ждать, чтобы увидеть эффект от изменений?

Далее руководитель готовит отчёт и заключение, а также презентацию результатов. Таким образом, аудит бизнес-процессов позволяет владельцам компании узнать о «слабых местах» и проблемах в организации. При этом учитывается точка зрения сразу 2-х сторон — проверяющей и проверяемой.

Усовершенствование и разработка бизнес-процессов может включать в себя мероприятия по дополнительному обучению сотрудников, доработке ПО, предложения по поощрению персонала и кадровым перестановкам. [4]

Методы проведения аудита и источники информации

Начало бизнеса и любые значительные изменения на предприятии требуют использования максимально точной и достоверной информации. В основном это математические прогнозы, сравнение и пересчёт данных. В качестве источников данных выступают документы:

• сметы, журналы выполнения работ;
• документы для оформления заказов;
• договоры поставок;
• счета-фактуры;
• карточки расчёта себестоимости продукции;
• инвентарные карточки;
• регистры бухгалтерского учёта;
• отчёты по приходу и отпуску материальных ресурсов, карточки складского учёта;
• банковские выписки, приходные/расходные кассовые документы и т.д.

Также необходимо собрать информацию о показателях процесса — не только точные значения, но и то, как происходит расчёт плановых значений, какие меры предпринимаются в случае отклонений. Эти данные можно получить в процессе мониторинга за ходом работы, а также на интервью с сотрудниками, клиентами и поставщиками. [2]

Список использованных источников

1. Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Пер. с англ. С.В. Ариничева / Науч. ред. Ю.П. Адлер. — М. : РИА «Стандарты и качество», 2015. — 272 с.
2. Ильин В.В. Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика. — М. : Вильямс, 2016. — 245 с.
3. Кораблев А.В. «Оптимизация бизнес-процессов: дань моде или жизненная необходимость?». — «Р-Про Консалтинг», 2014. — 24-26 с.
4. Репин В.В. «Стандарт описания, регламентации и аудита бизнес-процесса» // В.Г. Елиферов, В.В. Репин. — «Стандарт и качество», 2015. — 13-14 с.
5. Шеер Авгест-Вильгельм. Бизнес-процессы. Основные понятия, теория, методы / Под ред. А.А. Белых. — М. : Весть-МетаТехнология, 2015. — 182 с.