Практическое задание на тему «Современная оргтехника и организация делопроизводства»

Задание 1. Из приведенного ниже перечня документов, выделите документы,
не требующие регистрации:
1) инструкции, правила (должностные; по делопроизводству; технике
безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.);
2) акты (проверок и ревизий; приема выполненных работ; экспертизы;
передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий);
3) рекламно-информационные документы (плакаты, проспекты и др.);
4) уставы организаций;
5) бухгалтерские документы (счета, присланные без сопроводительных
писем);
6) благодарственные, поздравительные письма, телеграммы, пригласительные
билеты;
7) положения (об организации; структурном подразделении; премировании и
т.д.);
8) сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений,
сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и
освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
9) формы статистической отчетности;
10) графики, наряды, заявки, разнарядки.
Задание 2. Составьте и оформите приказы по основной деятельности, а
также другие распорядительные документы, необходимые в данных
управленческих ситуациях.
Ситуация 1. Заместитель директора ООО «Вояж» (зарегистрировано в г.
Москва) П.И. Абрамов 1 декабря текущего года издал указание о графике
отпусков на следующий календарный год, согласно которому руководители
структурных подразделений должны представить в отдел кадров списки
сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в
следующем календарном году. Срок представления списков – 10 декабря
текущего года. Отделу кадров указанием предписывается составить сводный
график отпусков работников ООО на следующий календарный год и передать
его в дирекцию на утверждение. Ответственным за составление графика
назначен начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления
графика – 20 декабря текущего года. Указание было завизировано
начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юрисконсультом.
Ситуация 2. С целью привлечения средств для обеспечения
производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника»
(г.Москва) Соколов О.Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании
коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора
– 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1.
Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г.А. было поручено представить
на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал
текущего года к 1 октября.
Задание 3. Заполните кроссворд.

По горизонтали: 1. Совокупность работ по документированию деятельности
управления и по организации документов в учреждении. 2. Документ,
составляемый группой лиц для подтверждения фактов или событий. 3.
Обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для
связи и передачи информации между адресатами.
По вертикали: 1. Документ, составляемый для подтверждения фактов или
событий. 2. Документ, объясняющий причины нарушения трудовой
дисциплины. 3. Материальный объект с информацией, зафиксированной
созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве.
4. Обязательный признак, установленный законом.
Задание 4. Составьте и оформите служебные письма.
Ситуация 1. Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника
отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г. Москва, Лесная ул., д.18,
117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098,
ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А. Комарова было составлено письмо в
адрес ООО «Дело», техническому директору А.М. Мягкову об отправке
документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам
документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической
Документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать
техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного
оборудования. При принятии положительного решения о закупке
оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю
Отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась
спецификация на 28 л. в 1 экз.
Ситуация 2. Московский городской открытый колледж (реквизиты взять на
официальном сайте колледжа) разослал информационные письма директорам
школ города с сообщением об открытии в новом учебном году новых
направлений «Звукорежиссура» и «Реклама». В письме сообщалось также о
том, что правила приема на указанные направления общие. Письмо было
3
составлено исполнителем Крыловой Яной Сергеевной и подписано
директором Семеновой Ольгой Александровной 15 марта текущего года.
Ситуация 3. Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3,
105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123,
расч.счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», Корр.счет
987654321098765444321, БИК 123456789). А.Р. Смирнов обратился к
главному редактору журнала «Дело» В.И. Полевому с просьбой разместить
рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем
рекламного материала – ½ полосы. Оплата публикации гарантировалась.
Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Л.И.
Писаревой, подписано директором А.Р. Смирновым и главным бухгалтером
В.А. Антоновой.