Практическое занятие на тему «Основы электронного документооборота»

>Цель занятия: закрепление знаний об основах электронного документооборота, формирование умений по созданию документов в электронном виде

Оборудование: ноутбук с подключенным к нему многофункциональным устройством и сканером, с выходом в Интернет

Задание 1.

Проанализируйте представленный макет содержания Инструкции по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Выявите положения, не соответствующие нормативным требованиям. Свой ответ обоснуйте

Оглавление

1. Общие положения

2. Виды регистрируемых документов

3. Участники документооборота

4. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Основные операции документооборота

5.1. Документооборот и его основные операции

5.2. Подготовка проекта документа

5.3. Согласование проекта документа

5.4. Отправка документов на подпись

5.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию

5.6. Отправка документа на регистрацию

5.7. Порядок регистрации документов

5.7.1. Общие положения

5.7.2. Места регистрации документов

5.7.3. Формирование номера документа

5.7.3 Формирование заработанной платы в системе 1С Зарплата. Управление персоналом.

5.8. Ознакомление с документом

5.9. Внесение резолюций и выдача поручений

5.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль

5.10.1. Контроль исполнения документа в целом

5.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений

5.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений

5.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом

5.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве

5.14. Учет передачи экземпляров

5.15. Порядок уничтожения документов на бумажном носителе

6. Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций

6.1. Рабочие места в СЭД

6.2. Специализированное рабочее место

6.2.1. Назначение СРМ

6.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции

6.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции

6.2.4. Контролеры и их функции

6.2.5. Распространение персональных данных в сети Интернет

6.3. Выходное пособие.

6.3.1. Общие положения

6.3.2. Подготовка документа

6.3.3. Документооборот и делопроизводство

7. Автоматизация контроля исполнения документов

8. Администрирование СЭД

Задание 2.

Составьте макет раздела Инструкции «Участники документооборота».

Группы участников разместите в таблицу, укажите их основные функции в СЭД.

Задание 3.

Составьте перечень нормативно-правовых актов и стандартов, регламентирующих электронный документооборот (не менее трех). Для выполнения задания вы можете воспользоваться сайтом Федерального архивного агентства, раздел Документы. (URL: https://archives.gov.ru/documents.shtml . В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору).

Задание 4.

Изучите Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» и прилагаемые к нему требования (URL: https://docs.cntd.ru/document/565342925. Документ находится в свободном доступе в сети интернет. В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору).

Выпишите общие требования (не менее трех), предъявляемые к СЭД.

Задание 5.

Оформите инструкцию создания общей сетевой папки в операционной системе Windows (Организация общего доступа к файлам в Windows).

Задание 6.

Шаг 1.

Создайте текстовые файлы с названиями:

1.Об отмене приказа

2.О предоставлении отпуска

3.Об установлении надбавки к денежному окладу

4.О выплате премии

5.Об отмене пункта приказа

6.Об установлении оклада

7.О внесении поправки в приказ

8.О приеме на работу

9.Об увольнении

10.О направлении в командировку

11.О привлечении к дисциплинарной ответственности

12.О перемещении

13.О поощрении

14.О выплате стимулирующей доплаты.

Шаг 2. Создайте сетевые папки:

«Организационные приказы»

«Дисциплинарные приказы»

«Регламентные приказы»

«Зарплатные приказы»

«Стимулирующие приказы»

«Приказы технического характера»

Шаг 3. Выберите из предложенных файлов (см. Шаг 1), приказы, относящиеся к каждой группе, разместите их в соответствующих папках.

Шаг 4. Создайте общую папку «Приказы по личному составу», и разместите в ней вышеуказанные папки.

Шаг 5. Сделайте скриншот выполненной работы. Предоставьте его на проверку.

Задание 7.

Шаг 1.

Зайдите на сайт

Шаг 2.

Скачайте и распечатайте приказы:

Форма Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания

Форма Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья

Форма Т-6. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Форма Т-11. Унифицированная форма приказа о поощрении

Шаг 3.

Впишите туда в соответствующую графу шариковой ручкой свою фамилию, имя, отчество и проведите сканирование представленных приказов.

Шаг 4.

Разместите сканированные приказы в ранее созданных сетевых папках (см. задание 6).

Шаг 5.

Сделайте скриншот выполненной работы. Предоставьте его на проверку.

Примечание:

— если у вас нет возможности отсканировать документы, то вы можете их сфотографировать;

— если у вас нет возможности распечатать документы, то вы можете заполнить их в электронном виде.