Практическое занятие на тему «Создание схем исходящего, внутреннего и входящего документооборота» для СПбГЭУ

Цель работы и постановка задачи 1. Документооборот предприятия

Цель работы №1: целью практических занятий является приобретение практических навыков управления входящими, исходящим и внутренними документами.

Задание №1: составить первичный документ, нарисовать схему документооборота и оформить регистрационный журнал.

Ситуации для документооборота.

Ситуация № 1. В СПбГЭУ пришло письмо от мебельной компании «Надежда» с коммерческим предложением о приобретении партии мебели для компьютерных классов на выгодных условиях. Составить письмо, нарисовать схему входящего документооборота и оформить регистрационный журнал для входящих документов.

Ситуация № 2. Из СПбГЭУ в СПбГУ отправлено приглашение на «Конференцию молодых ученых». Составить письмо, нарисовать схему исходящего документооборота и оформить регистрационный журнал для исходящих документов.

Ситуация № 3. В отдел аспирантуры СПбГЭУ поступило заявление с просьбой о зачислении от Петровой О.А. Составить заявление, нарисовать схему внутреннего документооборота и оформить регистрационный журнал для внутренних документов.

Ситуация № 4. В СПбГЭУ пришло письмо от ЗАО «Комп» с коммерческим предложением об установке лицензионной операционной системы Windows 10. Составить письмо, нарисовать схему входящего документооборота и оформить регистрационный журнал для входящих документов.

Ситуация № 5. Из СПбГЭУ в СПбГПУ отправлено приглашение на «Научную и учебно-методическую конференцию СПбГЭУ». Составить письмо, нарисовать схему исходящего документооборота и оформить регистрационный журнал для исходящих документов.

Ситуация № 6. Ректору СПбГЭУ поступило заявление о приеме на работу на должность ассистента кафедры «Вычислительных систем и программирования», подписанное заведующим кафедрой, от Громова В.О. Составить заявление, нарисовать схему внутреннего документооборота и оформить регистрационный журнал для внутренних документов.

Ситуация № 7. Минобрнауки издало приказ о переходе вузов Санкт-Петербурга на балльно-рейтинговую систему. Составить приказ, нарисовать схему входящего документооборота и оформить регистрационный журнал для входящих документов.

Ситуация № 8. С кафедры ВСиП СПбГЭУ в ООО «Кей» отправлено письмо-запрос о возможности установки лицензионного пакета программ Microsoft Office 2016 на 20 компьютеров. Составить письмо, нарисовать схему исходящего документооборота и оформить регистрационный журнал для исходящих документов.

Ситуация № 9. В деканат факультета ИПМ СПбГЭУ от Павлова С.Л. поступило заявление с просьбой о продлении сессии в связи с долговременной болезнью, с отметкой о приложении (справки). Составить заявление, нарисовать схему внутреннего документооборота и оформить регистрационный журнал для внутренних документов.

Ситуация № 10. В деканат факультета ИПМ СПбГЭУ от Дятлова А.Г. поступило заявление с просьбой о предоставлении академического отпуска в связи с рождением ребенка. Составить заявление, нарисовать схему внутреннего документооборота и оформить регистрационный журнал для внутренних документов.

Цель работы и постановка задачи 2. Деловая переписка

Цель работы №2: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления внешней ОРД на примере составления писем.

Задание №2: составить деловую переписку по заданной ситуации (3 – 4 письма).

Ситуации для деловой переписки.

Ситуация № 1. OOO «Кей» осуществляет поставку компьютеров предприятиям города Санкт-Петербург, устанавливая на реализуемые машины операционную систему Windows 10. Кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГЭУ приобрела 20 компьютеров у вышеуказанной фирмы и установила, что все они являются неработоспособными, поскольку их конфигурация не соответствует системным требованиям. Необходимо составить рекламное письмо OOO «Кей», письмо-запрос и письмо-претензию кафедры ВСиП СПбГЭУ.

Ситуация № 2. СПбГЭУ заинтересован в установлении сотрудничества с фирмой «Защитаинфотранс» с целью поставки бесплатных программных продуктов, о чем сообщает в информационном письме. «Защитаинфотранс» просит уточнить ряд технических характеристик ЭВМ и одновременно предлагает к продаже коммерческие программные продукты. Необходимо составить цепочку писем, необходимых для организации встречи представителей фирмы «Защитаинфотранс» и СПбГЭУ.

Ситуация № 3. СПбГЭУ по истечении контракта отказался от услуг фирмы «Коммерсант», осуществлявшей маркетинговые исследования для него. Ректор СПбГЭУ направил в фирму соответствующее письмо с обоснованием причин отказа. Необходимо составить письмо директору фирмы «Коммерсант» и возможную цепочку взаимосвязанных писем, а также составить рекламное письмо фирмы «Коммерсант» с целью привлечения других клиентов.

Ситуация № 4. Вы – директор фирмы, занимающейся разработкой программного обеспечения. Вам стало известно, что кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГЭУ нуждается в принципиально новой операционной системе с достаточно высоким уровнем безопасности и рассчитанной на работу в сети. Необходимо составить письмо заведующему кафедрой с предложением о разработке ОС и составьте варианты ответа кафедры фирме.

Ситуация № 5. СПбГЭУ направило в ЗАО «Петроэлектросбыт» письмо с просьбой о разрешении бесплатного электроснабжения вуза. Получив письмо-отказ, СПбГЭУ убедительно мотивирует необходимость установления льгот по оплате электроэнергии и получает разрешение ЗАО «Петроэлектросбыт». Необходимо составить цепочку писем.

Ситуация № 6. Вы – директор малого предприятия «Альфа». Для расширения производства необходимо найти новых потребителей продукции предприятия. С этой целью вы разослали рекламные письма ряду вузов Санкт-Петербурга и получили от СПбГЭУ письмо-запрос о предоставлении более полной информации о характеристиках товара и заказ на 15 компьютеров. После выполнения заказа выяснилось, что три компьютера неисправны. Необходимо написать письмо-рекламацию от СПбГЭУ. В письме указать характер неисправности и просьбу о замене этих компьютеров. Написать ответное письмо.

Ситуация № 7. Отдел кадров СПбГЭУ направляет ряду типографий письмо-просьбу о выполнении заказа по изготовлению бланков учета и отчетности. В ответ от типографий получены два письма с обоснованным отказом и письмо-ответ типографии «Наука» о возможности выполнения заказа. Необходимо составить все варианты писем.

Ситуация № 8. Выставочное объединение Экспофорум приглашает на выставку «Информация: техника и технологии защиты» специалистов, в том числе сотрудников СПбГЭУ. Необходимо составить письмо-приглашение Экспофорум, письмо-заявку СПбГЭУ с количеством посетителей выставки и письмо-запрос на участие в выставке с докладом «Средства и методы защиты электронного документооборота».

Ситуация № 9. СПбГЭУ просит ООО «Секьюрити» принять на практику 50 студентов на два месяца – июль, август. ООО «Секьюрити» сообщает, что в состоянии практиковать только 30 студентов в этот период, но готовы принять на практику остальных 20 студентов на июнь-июль. СПбГЭУ соглашается на предложение ООО «Секьюрити» и благодарит за сотрудничество.

Ситуация № 10. ООО «Суперсайт» предлагает услуги по созданию и поддержке сайтов и порталов различным вузам. СПбГЭУ интересуется условиями и стоимостью поддержки корпоративного портала unecon.ru. ООО «Суперсайт» отвечает, что занимается поддержкой только собственных сайтов и порталов.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение входящего документа.
2. Перечислите этапы работы с входящими документами.
3. Дайте определение исходящего документа.
4. Перечислите этапы работы с исходящими документами.
5. Дайте определение внутреннего документа.
6. Укажите особенности работы с внутренними документами.