1 2
Введение
В качестве темы настоящего исследования выступает проведение работ, связанных с проектированием, а также непосредственной разработкой автоматизированной информационной систем (далее по тексту – АИС) по ведению торгового учета в ООО «Стройрем». Известно о том, что в настоящее время данное предприятие специализируется на продаже товаров для строительства, отделочных материалов, инструментов.
Актуальность работы заключается в том, что организовать эффективную работу торговой компании невозможно без современной системы автоматизации учета. Система автоматизации должна стать стержнем работы компании, помогая сотрудникам выполнять свою работу на всех этапах: от закупки продуктов до анализа работы компании за период.
Разрабатываемая автоматизированная система должна представлять из себя комплексную систему автоматизации и пронизывать все сферы работы торговой компании. Это позволит сделать прозрачной работу всех подразделений и автоматизировать учет всех операций торгового и складского учета в компании.
Система должна включать в себя подсистему ведения номенклатуры продукции, подсистему работы с клиентами, подсистему складского учета продаваемых продуктов, подсистему работы с поставщиками продуктов, а также подсистему отчетности, включающую в себя анализ продаж и предоставления услуг, отчет по остаткам на складе, отчет по взаиморасчетам с клиентами и поставщиками, а также наличию и движению денежных средств. Сложив все подсистемы в единое целое, мы получим в итоге комплексную систему автоматизации работы торгового предприятия.
Цель исследования – обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизации оперативного учета работы торгового предприятия.
Объект исследования – торговое предприятие ООО «Стройрем».
Предмет исследования – учет торговой и складской деятельности предприятия.
Задачи исследования, которые необходимо решить для достижения цели:
− анализ предметной области, изучение процессов и подпроцессов работы предприятия, которые предстоит автоматизировать;
− построение функциональной структуры разрабатываемой системы, выделение подсистем;
− проектирование системы учета работы торгового предприятия;
− разработка программного проекта решения задачи;
− тестирование полученного проекта, устранение недостатков.
Автоматизированную информационную систему, решающую задачу проекта, предполагается реализовать как прикладное решение для платформы «1С:Предприятие 8.3». Выбор этой платформы обусловлен, тем, что она является, во-первых, наиболее типичной системой решения задач автоматизации учета, а во-вторых, наиболее популярной на рынке систем разработки.
Практическая значимость работы состоит в том, что результатом работы будет являться готовая система, которую можно внедрить в торговой компании для автоматизации всех процессов ее работы.
1 Анализ существующей технологии оперативного учета предприятия и постановка задачи
1.1 Современные тенденции автоматизации торгового и складского учета
Складским учетом называется процесс учета и контроля за движением товаров на складах предприятия. Торговый учет – это более широкое понятие. Кратко торговый учет можно сформулировать так: это такой же складской учет, но касающийся не только остатков товаров на складах, но и операции торговли.
Когда говорят о торговом учете, зачастую понимают составление различных аналитических отчетов и контроль за следующими показателями работы торговой компании. Складской учет является всего лишь частью торгового учета, но выделяется в отдельный вид учета, так как является наиболее важной частью торгового учета.
Основная тенденция последних лет в области торгового и складского учета – это отход от ручного учета на бумаге или в разрозненных файлах и переход к автоматизации учета. Если кратко, то автоматизация нужна для того, чтобы упорядочить работу торговой компании и свести к минимуму участие человека. Все делает специальная компьютерная программа.
Основной принцип любой системы автоматизации торгового и складского учета – возможность в режиме реального времени отследить и проконтролировать текущий остаток и историю движения, любого учитываемого ресурса, будь то товар на складе, денежные средства в кассе или такой нематериальный ресурс как дебиторская задолженность. Анализ можно сделать не только на текущий момент, но и на любой момент времени. Анализ показывает не просто остатки и движения ресурсов, но и расшифровку этих движений: кто, когда и каким документом сделал это перемещение товаров или вывод денежных средств.
Второй важнейший принцип – автоматическое заполнение в документах всех данных, которые только возможны. Если в карточке контрагента записан его адрес, то в документ отгрузки он подставляется автоматически. Это касается абсолютно всех документов по работе с клиентами, поставщиками, государственными органами и т.д.
Любой системе автоматизации присуща развитая система отчетности. Анализ данных в различных разрезах, с наложением любых условий – обязательный атрибут любой системы автоматизации учета.
Облегчение ведения учета — еще один принцип автоматизации. В том числе это проявляется в большом количестве дополнительных опций. Даже базовые версии программ умеют работать со сканерами штрих-кодов, терминалами сбора данных, нередко имеют встроенные подсистемы CRM и многое друге.
Однако в последнее время стремительное развитее торговой сферы породило новую тенденцию к автоматизации торгового и складского учета – комплексная автоматизация учета. Комплексная автоматизация – это не просто наращивание функциональных возможностей существующих систем торгового и складского учета и введение в них новых «фишек» — это уже пройденный этап. Комплексная автоматизация подразумевает принципиально новый подход, основной идей которого является интеграция всех подсистем учета в единое целое и создание единого информационного пространства ведения учета всей организации.
С уверенностью можно сказать о том, что сегодня на рынке есть очень много готовых решений, посредством которых можно было бы решить поставленную задачу. И тут в качестве самого удачного варианта стоит выделить разработку корпорации 1С – «Управление торговлей 8» [4]. Считается, что это один из самых удачных инструментов, который комплексно работает на увеличение степени эффективности бизнеса той или иной компании.
«1С: Управление торговлей 8» дает возможность автоматизировать функции управленческого, а также оперативного учета, анализировать, планировать операции торговли; максимально продуктивно руководить торговой компанией.
На рисунке далее будет представлена схема, в которой выражается предметная область, автоматизируемая с применением продукта «1С: Управление торговлей 8» [1].
Рисунок Анализ существующей технологии оперативного учета предприятия и постановка задачи.1. Структурная схема анализируемого продукта
Итак, в целом анализируемый программный продукт дает возможность:
— полностью перевести в автоматизированный вид процедуру ведения документов в электронном формате по самым распространенным операциям, связанным с товарно-материальными ценностями;
— упростить в значительной мере процедуру введения справочной, нормативной информации;
— сформировать любой отчет по работе предприятия;
— гибко настроить уровень доступа к программному продукту.
Еще одна возможность для решения задачи настоящего проекта – использование программного продукта (ПП) «Торговля и склад». Эта разработка одного из первых интернет-сервиса в России – «Мой Склад». За счет наличия мощных возможностей по управлению складом, за счет аналитики, наличия модуля по работе с клиентами ПП обеспечивает максимальное удобство применения в компании, занимающейся оптовой торговлей. При этом удобная интеграция с интернет-магазином, ряд дополнительных возможностей – все это делает программу незаменимым инструментом для всех компаний.
Перечислим главные преимущества этого ПП:
— может применяться любая ОС для работы ПП;
— устанавливать, адаптировать программу к ОС – не требуется; интегрирована функция быстрого старта;
— распространяется программный продукт на бесплатной основе;
— открыта возможность работы в пробном периоде.
Однако, по итогам анализа популярных, распространенных решений для автоматизации работы компании, принимается решение о том, что нужно создать собственную АИС. Реализация нового продукта приведет к тому, что будут по максимуму задействованы программные, а также технические средства, которые уже есть в ООО «Стройрем». Позже, новые решения будут просто адаптированы к существующим решениям.
1.2 Выявление недостатков предыдущей технологии учета
Разумеется, сегодня во всех торговых компаниях может осуществляться большое количество операций. Для того, чтобы предприятие работало максимально успешно, должна быть в наличии информационная, слаженная система по ведению учета документации, товаров. Прежде всего, такая система позволяет на практике автоматизировать все векторы работы субъекта хозяйствования. Сейчас система автоматизации в компании ООО «Стройрем» базируется на примитивной офисной программе MS Office. К слову сказать, началась работа с этой программой примерно 10 лет тому назад. Считалось в то время, что это значительный шаг вперед в сравнении с тем, что все документы велись на бумажных носителях. Суть автоматизации сейчас состоит в том, что файлы оформляются в «MS Excel» и «MS Word» на сервере торговой компании. В конечном итоге система функционирует для обслуживание торгового и складского учета, проводит процедуры взаимных расчетов с поставщиками, а также клиентами.
Совершенно очевиден тот факт, что автоматизация на базе системы, которая представлена в торговом предприятии, вряд ли может успешно справляться с документооборотом современного предприятия. По большому счету, как система автоматизации – продукт отсутствует. Имеется только малое количество примитивных шаблонов, с помощью которых документы оформляются немного быстрее, чем это выполнялось бы без имеющихся шаблонов.
Отмечая процедуру хранения справочных, нормативных документов в компании, можно подметить, что здесь дела обстоят немного лучше. Представлен прайс-лист, товарный каталог, список поставщиков, а также клиентов. Самое главное, что обозначенные документы имеют структуризацию, а также отсортированы. Вот только информация в них не имеет особой нагрузки, так как в оформляемые документы, в их шаблоны – она не вносится.
Куда хуже обстоят дела с ведением отчетности. В том варианте, который сейчас практикуется в компании – формирование отчетов на основании информации, которая разбросана по файлам «MS Excel», говорить о качественной системе формирования отчетности не приходится. Например, чтобы организовать аналитическую работу по продажам, предстоит найти данные в ручном режиме, внести их в таблицы, а только потом приступать к формированию непосредственной отчетности. И в таком случае пакет «MS Excel» оказывается полностью бесполезным.
Итог закономерный: вести учет так, как это происходит в настоящее время в дальнейшем в компании нереально.
Когда мы говорим о реализации предстоящего проекта, стоит акцентировать внимание на том, что будут задействованы готовые технические, а также программные возможности анализируемой компании. Сейчас, пожалуй, не актуальным будет вопрос о том, какая АИС для учета деятельности предприятия будет куплена. Задача такова: выбрать соответствующую технологию, посредством которой будет создан собственный программный продукт. Разумеется, потребуется для той работы соответствующий язык программирования.
Становится очевидным, что будет разработан собственный ПП, на основании которого в перспективе компании сможет автоматизировать процедуру документооборота. Итак, создаваемый ПП – это конфигурация известной в России платформы – «1С: Предприятие 8.3».
Следует отметить, что разрабатываемую систему учета следует строить как комплексную , автоматизирующую все стороны и направления работы торговой компании: торговый учет по работе с клиентами, складской учет товаров, работу с поставщиками по заказу товаров, ведение взаиморасчетов с клиентами и поставщиками, построение аналитической отчетности.
1.3 Описание систем разработки приложений и выбор системы, при помощи которой будет решаться задача
Как показывает практика, в настоящее время в качестве одного из самых известных языков программирования выступает С++ . В данном случае реализация объектов осуществляется как бы классами. В целом, известно о том, что класс в конечном итоге определяет, как будут себя вести объекты конкретного типа, каким образом они появляются в системе, а также, как с нее удаляются. Процедура написания программного продукта посредством применения классов предусматривает, что текст программы будет структурированным, а также понятным . Интегрированный аппарат объектно-направленного программирования позволяет описать тот или иной объект в рамках предметной сферы; создать программный пакет для пользовательских потребностей – как прикладного, так и системного использования.
По праву считается, что своеобразный последователь С++ — это ЯП С #. «C#» в настоящее время выступает в качестве инструмента, который специально создавался для разработки таких приложений, которые функционируют в среде «.NET Framework». Язык «C#» по своей структуре достаточно простой. За счет большого количества новаций в нем, можно быстро и без проблем разрабатывать нужный программный продукт.
В качестве примера можно привести самую известную разработку, которая написана на указанном ЯП. Речь идет в данном случае о «Microsoft Visual Studio». «Visual C#» — формат реализации языка «C#» корпорацией «Майкрософт».
Среду разработки «Microsoft Visual Studio» на практике достаточно часто применяют, кроме прочего, в качестве платформы для создания приложений на языке С++. Тем не менее, в большинстве случаев разработчики отдают предпочтение специализированным средам разработки. В качестве примера можно назвать «RAD C++ Builder».
Перспективное развитие идеи так называемого кросс-платформенного программирования в конечном итоге приводит к тому, что появляется язык Java. Приложения Java оформляются в особый байт-код, который потом выполняется на той или иной архитектуре посредством специализированной виртуальной Java-машины (JVM). Java является языком с Си-подобным синтаксисом и близок в этом отношении к C/C++ и C#.
Принимая во внимание тот факт, что JVM могут быть доступными практически на всех программных, а также аппаратных платформах, Java по своей природе может выступать в качестве ПО связующего типа, а также как независимая платформа. Применение одинакового байт-кода для большинства известных платформ дает возможность описать Java как «скомпилировано однажды, запускается везде» — мечта кросс-платформенного программирования. Самая популярная платформа под написание программ на ЯП — Java Eclipse.
Еще одной популярной средой разработки приложений является платформа «1С:Предприятие 8.3». Считается, что сегодня популярной методологией проработки ИС является применение метаданных. Платформа «1С:Предприятие 8.3» является типичной представительницей такого подхода. Метаданные — это информация о прочих сведениях, которые непосредственным образом касаются дополнительной информации об объекте. Выделяется большое количество платформ разработки, которые построены на метаданных. Одной из самых популярных разработок можно назвать “1С: Предприятие”.
Здесь метаданные выступают в качестве комплекса проблемно направленных объектов, которые могут быть поддерживаемыми на уровне технологической платформы. Объектный состав – это итог длительного анализа предметных сфер, где задействована платформа. Главная задача, которая ставится перед разработчиком, состоит в том, чтобы собрать с имеющихся объектов требуемую структуру ПП, а потом – привести описание алгоритмов работы, взаимодействия таких объектов.С применением метаданных можно описать объекты из предметной сферы; модули на специальном языке могут реализовать любой функционал объектов. Комплекс представлений объектов, программных модулей формирует прикладные решения или конфигурации.
Далее нужно представить главные достоинства, которые можно получить от использования продукта “1С: Предприятие” 8.3. Прежде всего, выделим предметную направленность. Она гласит о том, что процедура программирования осуществляется в терминах, задействованных в предметной сфере. Разработчику нужно сконцентрироваться на реализации функционала системы, а не на внутренних проблемах языка, а уж тем более – не на платформе.
Также “1С: Предприятие” позволяет быстро разработать требуемое приложение. Эта возможность открывается благодаря тому, что используются прикладные объекты, как компоненты конструктора. В целом, приложение может не иметь даже программного кода, но со своими задачами – справляться будет. Если нужно написать программный код, то для этого программист получает массу шаблонов, конструкторов.
Множество сервисных функций, которые дает платформа. Известно о том, что даже простейшее приложение с наличием таких функций становится мощным, солидным решением.
Соответственно, благодаря всем преимуществам, о которых было сказано ранее, «1С: Предприятие» становится одним из самых популярных инструментов для создания ПП не только в РФ, но и СНГ.
Так, можно использовать инструмент для учетных задач, которые в целом направлены на автоматизацию процессов в бизнесе. К слову сказать, задача, которая предусматривает автоматизацию складского и торгового учета предприятия – это учетная задача, в которой применение «1С: Предприятие» – оправданное, обоснованное решение.
В таблице (Таблица Анализ существующей технологии оперативного учета) приведено сравнение инструментов разработки.
Таблица Анализ существующей технологии оперативного учета предприятия и постановка задачи.1. Сравнительная таблица инструментов разработки
| IDE и язык | Лицензия | Windows | Другие платформы | Отладчик | Разработка GUI | Автодополнение | Анализ кода | Браузер классов |
| «RAD C++ Builder» | проприетарная | + | — | + | + | + | + | + |
| «Microsoft Visual Studio C#» | проприетарная | + | + | + | + | + | + | + |
| «Eclipse Java» | EPL | + | + | + | + | + | + | + |
| “1С:Предприятие 8.3» | проприетарная | + | + | + | + | + | + | + |
Как показывает практика, написание ПП на базе первых трех языков из этой таблицы, а также на платформах для программирования на них – это процедура «классической» работы при разработке приложений. Тем не менее, сегодня активнее применяются новые способы и методологии программирования. И самой перспективной среди них является технология метаданных.
Еще одно неоспоримое преимущество, которым обладают программные решения 1С – это качественная поддержка пользователей, партнеров. На данный момент фирма «1С» имеет 7500 партнерских компаний по всей России, а также в странах СНГ.
Тем не менее, сегодня «1С: Предприятие 8.3» — это не просто продукт, посредством которого программисты могут создавать типовые решения под себя. Прежде всего – это платформа, на основании которой можно также получать уникальные прикладные приложения. Поэтому сейчас «1С: Предприятие 8.3» стоит по качеству, доступности в одном списке с такими разработками, как «Odoo», «Epicor IScala», «SAP» и др.
«1С: Предприятие 8.3» имеет уникальную возможность для разработчиков приложений. Она состоит в том, что сама платформа и получаемое приложение будут строго дифференцированы. Соответственно, новинки всегда будут открытыми, а сама платформа становится мощной средой разработки, посредством которой можно не только дорабатывать типовые решения, но и создавать новые продукты – как бы с нуля.
Далее нужно подчеркнуть, что «1С: Предприятие 8.3» имеет колоссальное количество инструментов, а также возможностей технического характера. Они представлены далее на рисунке (Рисунок Ана). Тот или иной пункт этого рисунка — продуманный, комплексный механизм, который заслуживает особого внимания для анализа. Однако нам достаточно отметить, что в комплексе все инструменты образуют единую платформу, на которой создаются приложения класса «framework».
Добавим, что конечно же «1С: Предприятие 8.3» – это не есть универсальная среда, на основании которой можно прорабатывать любые приложения. Тут функционал строго ограничен – создание приложений, которые позволяют автоматизировать задачи в бизнесе. Несмотря на имеющиеся недостатки, можно точно избрать эту технологию и методику программирования, а значит, исследуемая платформа становится лучшим решением для нашей задачи.
Таким образом в качестве платформы разработки системы выбирается «1С: Предприятие 8.3».
2 Проектирование и реализация системы торгового и складского учета
2.1 Краткая характеристика строительного магазина ООО»Стройрем» и автоматизируемого процесса
На данный момент известно о том, что предприятие, которое анализируется в рамках настоящей работы, уже более 2 лет ведет продажу строительных материалов и инструментов.
С каждым годом магазин старается все больше расширить задачи, которые выносятся на решения. Это могут быть не только комплексные определения потребностей заказчиков в плане требуемой продукции, но и операции по доставке товара. В исследуемой компании клиенты могут воспользоваться разными доставками: крупными и мелкими товарными партиями. Для этого предусматривается колоссальный ассортимент поставляемых товаров. Разумеется, есть возможность оформить скидку на крупную покупку, отсрочки в платежах. Вне зависимости от того, каким вариантом доставки, заказа продукции воспользуется клиент, предприятие гарантирует строгое соответствие стандартам, а также неукоснительное соблюдение норм в рамках продовольственной безопасности, а также обеспечение нужных документов на все поставки.
Центральными векторами в работе компании считаются: закупка продукции у крупных оптовых компаний и непосредственно у производителей; поставка клиентам разных товарных партий; организация складского хранения партий товаров, которые куплены по предоплате клиентами; проведение в разных формах взаимных расчетов компании и клиентов.
С уверенностью можно сказать о том, что процедура автоматизации торгового процесса в рамках исследуемого предприятия – важная и целесообразная процедура. Дело в том, что у предприятия на данный момент имеется мощная программная, техническая инфраструктура. Заново создавать ничего не придется; достаточно только адаптировать некоторые решения под создаваемую систему. Представим архитектуру системы.
В качестве базы ИТ-архитектуры предприятия выступает сервер «Dell R440». Это техническое, современное решение, которое позволяет обеспечивать доступ пользователей к принтерам, общим данным, файлам и иным сервисам. В частности, «Dell R440» имеет такие параметры:
— процессор: 2 × Intel Xeon Silver 4208 (8C 11M Caсhe 2.10 GHz);
— оперативная память: 4х DDR4 RDIMM 2133MHz REF 32 Гб, всего 128 Гб;
— контроллер RAID: Dell H330 (ZM);
— модуль удаленного управления iDRAC 9 Enterprise;
— интегрированная сетевая карта Dell 2port 1Gb;
— жесткий диск: Dell 1.2TB SAS 10k 2.5” G14;
— блок питания: 2х Dell 550w Hot Plug.
В ООО «Стройрем» указанный сервер исполняет функции контролера домена, сервера почты, контроля над доступом в Интернет. В некотором плане, это сервер приложений 1С и сервер БД. Работа его выстраивается на основе Windows Server Standard 2014 OEM. В качестве ИБП выступает «APC Smart-UPS RT 1000VA 230V».
У каждого сотрудника на рабочем месте стоит ПК с архитектурой «x86» или «x86-64».
Кроме того, стоит добавить, что в компании установлены и успешно работают программные системы. Как и прочие компании, данное предприятие ведет бухгалтерский учет, формирует и передает налоговую, финансовую отчетность. Также осуществляется процедура учета работников компании, в том числе – учет зарплаты. Специально для этого используется ПП под названием «1С: Бухгалтерия 8, редакция 3.0», на основе «1С: Предприятие 8.3». На самом деле, у представленной системы есть множество возможностей, которые позволяют вести бухгалтерский учет, а также учет сотрудников.
«1С: Бухгалтерия 8, редакция 3.0» применяется на основе клиент-серверного варианта. Ранее было сказано о том, что в качестве физического сервера применяется «Dell R440», на нем работает сервер приложений 1С. Он осуществляет отсылку на СУБД «Microsoft SQL Server», который используется для хранения данных. «Microsoft SQL Server» развернут на том же физическом сервере «Dell R440». У сотрудников на рабочих местах стоит клиентская часть программы «1С: Бухгалтерия 8». На ПК установлена операционная система «Windows 7» или «Windows 10». Именно она дает возможность подключаться к сети, применять ее всевозможные ресурсы. На рисунке (Рисунок 2.) далее будет представлена программная архитектура компании.
Известно о том, что файл-сервер компании выступает в качестве хранилища информации по учету. Посредством папки под названием «Торговый учет» ведется учет операций. В целом, это файлы в форматах «word» и «excel». Каждый участник процесса на основе шаблонов вносит в шапку «Торговый учет» на файловом сервере собственные данные, связанные с торговыми и складскими операциями. Тот же сервер «Dell R440» применяется в качестве файл-сервера.
Разумеется, сегодня во всех торговых компаниях может осуществляться большое количество операций. Для того, чтобы предприятие работало максимально успешно, должна быть в наличии информационная, слаженная система по ведению учета документации, товаров. Прежде всего, такая система позволяет на практике автоматизировать все векторы работы субъекта хозяйствования. Сейчас система автоматизации в компании ООО «Стройрем» базируется на примитивной офисной программе MS Office. К слову сказать, началась работа с этой программой примерно 10 лет тому назад. Считалось в то время, что это значительный шаг вперед в сравнении с тем, что все документы велись на бумажных носителях. Суть автоматизации сейчас состоит в том, что файлы оформляются в «MS Excel» и «MS Word» на сервере торговой компании. В конечном итоге система функционирует для обслуживание торгового и складского учета, проводит процедуры взаимных расчетов с поставщиками, а также клиентами.
Чтобы понять практически, как устроен процесс решения задачи в рамках проектируемой системы, мной были проработаны специальные «IDEF-диаграммы», на которых отражены процессы в работе компании. Итак, если обратить внимание на первую диаграмму, то она выступает в качестве отражения модели АИС в целом, без подробной детализации – рисунок (Рисунок 2.).
Потом нами проводится декомпозиция той или иной задачи на более мелкие структурные единицы – подзадачи.Что касается здесь декомпозиции блока под названием «Ведение картотек», то она выражается посредством рисунка (Рисунок).
Ниже на рисунке (Рисунок 2.) показана декомпозиция блока, который называется «Оформление документации».
При детальном рассмотрении блока «Аналитическая отчетность», можно сказать о том, что он специально был разработан для того, чтобы вести аналитическую работу компании в целом. Этот раздел можно дифференцировать на следующие блоки: «Отчеты по движению финансов», «Отчеты по остаткам средств на счетах», « Отчеты по проводимым взаимным расчетам». На рисунке (Рисунок 2.) ниже будет представлена декомпозиция блока, который носит название «Подготовка отчетности».
Детальным образом мы проанализировали все диаграммы, которые представлены выше. Эта работа дает возможность понять, что бизнес-процессы компании выстраиваются правильно. Единственный недостаток состоит в том, что неверно осуществлен выбор инструмента, посредством которого проводится автоматизация учета. Речь идет о программном пакете MS Office.
2.2 Расширенная постановка задачи
Назначение разрабатываемой ИС – комплексная автоматизация деятельности компании в части торгового учета и сопутствующих видов учета. Система позволяет решать все задачи учета, которые возникают в торговой деятельности компании, начиная от заказа товаров у поставщиков и заканчивая оплатой товаров, проданных клиентам. Торговая деятельность «тянет» за собой и все остальные направления работы компании: складской учет товаров, взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, аналитическая отчетность по продажам, остаткам и взаиморасчетам.
Структурно ИС можно разбить на такие подсистемы:
Подсистема, на основании которой можно вести справочники;
Подсистема, применяемая для целей торгового учета;
Подсистема на складской учет;
Подсистема, обеспечивающая возможность проведения взаимных расчетов с клиентами предприятия.
Добавим, что схематически каждый справочник допускается делить на группы, среди которых выделяются контрагенты, номенклатура, собственная компания. Например, что касается справочника группы «Номенклатура», то здесь он специально открывается для того, чтобы осуществлять процедуру введения, а также редактирования информации по товарной номенклатуре. Также справочники используются для ведения некоторых вспомогательных, дополнительных сведений. Характерная особенность, что выделяется при учете номенклатуры – учет в разных единицах измерения. Также открыты возможности для учета товаров по партиям, с учетом скидок и цен. Еще один бонус – презентация товаров с иллюстрациями.
Известно о том, что под конкретный вид продукции указывается несколько единиц измерения. Также система имеет учет по партиям. Любая товарная партия имеет свои свойства. В подсистеме назначаются цены, а также скидки для разных категорий клиентов.
Практика показывает, что к любой единице в номенклатуре можно прикреплять несколько файлов того или иного формата (видео и картинки, текст, таблицы в электронном виде и прочее).
Теперь можно перейти к анализу справочников из группы «Контрагенты». Здесь известно о том, что с их помощью должна быть возможность для ведения дополнительных, а также основных сведений по поставщикам предприятия, по группам клиентов. На основании заведенных договоров с контрагентами должна быть возможность для гибкого ценообразования, для использования системы скидок.
Если говорить о справочниках из группы «Организация», то с их помощью должна быть возможность ведения дополнительных и основных сведений о предприятии: рабочие подразделения, конкретно взятые сотрудники, складское дело и прочее.
В целом можно констатировать, что подсистема по торговому учету на предприятиях создается для того, чтобы вести учет множественных торговых операций. Их учет, прежде всего, предусматривает аналитическую работу со следующими фактами хозяйственной активности:
— процедура предварительного приема заявок от покупателей;
— учет проданных по факту товаров клиентам;
— возврат бракованной, некачественной продукции от покупателей.
Выделяя формы пользовательского интерфейса, в котором ведется комплексная работа с документами, нужно отметить, что здесь все функции должны быть предельно понятными, удобными для введения данных и их просмотра.
Когда на предприятии торговли осуществляется расчет цен, важно принимать во внимание их тип, потенциальные скидки. К слову сказать, по отдельно взятым контрагентам могут формироваться дисконтные карты. Конечный результат работы подсистемы по торговому учету – это получение отчета, который называется «Продажи».
По складскому учету есть подсистема, которая создана для учета операций, проводимых на складе:
— оформление заказа для поставщика;
— поступление товарной партии от поставщика;
— возврат определенной продукции поставщикам;
— списание продукции, ее перемещение по складу;
— операция инвентаризации.
Считается, что центральная задача, которая поставлена для решения в рамках обозначенной подсистемы – это ведение изменения остатков по складу в автоматическом режиме. Важно, чтобы системой строго контролировались остатки по складу, вне зависимости от того, какой проводится документ. Закономерный исход работы подсистемы – формирование отчета, который называется «Остатки».
Наконец, подсистема по взаимным расчетам, по учету таких расчетов создана для того, чтобы фактически учитывать поступающие средства от клиентов. В системе обязательно должны быть реквизиты платежных документов, чтобы в любой момент времени можно было контролировать факт оплаты. Добавим, что с помощью представленной выше подсистемы должна открываться возможность – введение документов прихода, расхода финансов по счетам учета активов.
2.3 Функциональная структура разрабатываемой системы
Чтобы перейти к непосредственному показу функциональной структуры приложения, уместно осуществлять такую операцию посредством механизма, который имеется в рамках подсистем платформы «1С: Предприятие 8.3». Говоря о подсистемах, уточним, что они представляют собой механизм визуального, функционального, а также ролевого деления решения на мелкие, а также укрупненные блоки. Посредством таких компонентов в рамках общей платформы разработчик может создать командный интерфейс прикладного решения, а затем – визуально дифференцировать возможный его функционал. Практика показывает, что любая подсистема по своему строению может характеризоваться иерархией. Другими словами, одна подсистема в своем составе может иметь другие подсистемы, и в таком случае формируется так называемый «вложенный интерфейс».
Говоря о подсистеме «1С: Предприятие 8.3», отметим, что в ее составе включено сразу несколько объектов прикладного характера по объектам конфигурации. Добавим, что подсистемы создаваемой в настоящей работе конфигурации под цели автоматизации складского и торгового учета, отражаются на рисунке (Рисунок Про9). Если же подсистемы будут организованы максимально грамотно, то в автоматическом режиме удастся создать такой интерфейс, который как раз потребуется для решения нужных задач, для обеспечения пользователя приложения требуемым функционалом.
Итак, начать анализ нужно с подсистемы, которая называется «Справочники». В ней обычно организуется работа со справочной, а также нормативной документацией, которая только может быть представлена в рамках АИС. Указанная подсистема по структуре в своем составе имеет 3 прочих подсистемы. Все они позволяют организовать работу с другими, сопряженными справочниками системы:
— «Номенклатура» — подсистема, посредством которой практически выстраивается процедура ведения справочников товарной номенклатуры;
— «Контрагенты» — подсистема, за счет которой организуется ведение справочников с информацией о покупателях, а также поставщиках исследуемого предприятия;
— «Организация» — подсистема, в которой организуется процесс учета информации, связанной с компанией: о работниках, складах, функциональных подразделениях и так далее.
Если анализировать подсистему, которая называется «Склад», то можно подчеркнуть, что в ней собраны функциональные возможности, на основании которых ведется складской учет товарных остатков: формируются разные отчеты, создаются новые документальные формы и прочее.
Особого внимания заслуживает подсистема, которая называется «Взаиморасчеты». В ней группируется функционал, посредством которого можно осуществлять практический учет взаимных расчетов компании с контрагентами.
Считается, что базой для торгового учета любой компании считается ведение номенклатурного справочника. В нем собраны центральные данные по товарам. Особенностью прорабатываемой конфигурации выступает тот факт, что в справочнике номенклатуры имеются не только общие сведения, распространяющиеся на продукцию, но и другие данные о предприятии. Детально можно отразить такой функционал схемой, которая будет ниже представлена на рисунке
Рисунок Проектирование и реализация системы торгового и складского учета.10. Ведение номенклатуры
Практика показывает, что ведение списка, в котором зарегистрированы все контрагенты предприятия – это главная функция, которую должна исполнять создаваемая АИС по автоматизации складского, а также торгового учета. По праву центральный справочник, с применением которого осуществляется управление информацией по контрагентам, считается одноименный справочник – «Контрагенты». На самом деле, его реквизиты довольно масштабные.
Возвращаясь к анализу создаваемой конфигурации АИС, отметим, что характерная ее особенность будет состоять в гибкости и полноте справочника, в котором отражены контрагенты предприятия.
Если выделять третью подсистему в «Справочниках», то отметим, что ее назначение состоит в ведении информации, которая непосредственным образом относится к компании. Обычно подобные сведения применяются специалистами для формирования отчетов, выходных документов, а также в некоторых случаях – для операций складского учета. Схематически функциональный состав подсистемы «Организация» показан на рисунке (Рисунок Про12).
Особенно стоит отметить подсистему, которая называется «Продажи». Главное предназначение ее в рамках создаваемой АИС – введение, а также изменение документов, которые распространяются на операции по торговому учету. Представленная работа подразумевает принятие от клиентов заявок, создание разнарядки на отгрузку товаров на складе. Разумеется, могут быть возвраты товаров от покупателей, что также нужно учитывать в рассматриваемой подсистеме. Внесен в нее документ под названием «Задание персоналу». В качестве результирующего документа в рамках исследуемой подсистемы выступает отчет с названием «Продажи». Система показан на рисунке (Рисунок Про13) в виде схемы.
Подсистема, которая называется «Склад», разрабатывается для того, чтобы вести учет операций по складу компании. Напомним, что данный учет тесным образом связан с другим направлением работы, а именно – торговым учетом. Дело в том, что в случае возврата товара в компанию от покупателей, меняются и остатки продукции по складу. Однако заметим, что в составе функций подсистемы «Склад» есть учет взаимодействий с поставщиками. Тут предусматривается непосредственное формирование заказов, учет поступивших и возвращенных на склад предприятия товаров. «Склад» — это еще и одноименный отчет, результирующий файл по отчету «Остатки». Схематически система представлена на рисунке (Рисунок Про14).
Продолжая анализ подсистем, выделим «Взаиморасчеты». Это направление, посредством которого компания может осуществлять визуальное и функциональное группирование документов, которые несут сведения об оплате долгов за отгруженные покупателям товары; за оплату услуг – как наличным, так и безналичным методом расчета. На рисунке (Рисунок Про15) представлена функция такой подсистемы. В ней формируются документы – «Расход денежных средств», а также «Приход денежных средств». Их назначение расшифровывать нецелесообразно. Добавим лишь то, что на основании отчета, который называется «Взаиморасчеты», в целом можно контролировать кредиторский и дебиторский долг, долги предприятия перед поставщиками. Отчет под названием «Деньги» дает возможность контролировать в любое время движение денег по счетам предприятия, как в наличном, так и безналичном их виде.
В рамках создаваемой АИС, посредством которой будет решена задача складского и торгового учета, нужны следующие программные средства:
— операционная система «Windows», которая специально предназначается для серверного типа, что обеспечивает так называемое многопользовательское подключение сразу нескольких пользователей;
— ПП «1С: Предприятие 8.3».
Ранее мы говорили о том, что в компании уже есть ИТ инфраструктура, которая всецело отвечает программным, техническим требованиям новой системы. Почти все компоненты уже есть в компании:
— есть сервер, на котором работает ОС «Windows Server 2014 Standart Edition»;
— на сервере стоит сервер приложений «1С: Предприятие 8.3»;
— на сервере работает СУБД «MS SQL Server 2014»;
— у каждого сотрудника на рабочем месте есть ПК, на которых инсталлирована ОС Windows 7/10.
Принимая во внимание тот факт, что в компании уже работает «1С: Бухгалтерия 8», то покупать ее не требуется. Нужно только установить клиентскую часть платформы «1С: Предприятие 8.3» – на рабочее место каждого сотрудника. Потом их подключают к информационной базе новой АИС. Потребуется покупка только лицензий на работу новых пользователей «1С: Предприятие 8.3».
Таким образом, в нашей работе создается авторская конфигурация на базе «1С: Предприятие 8.3» под автоматизацию складского и торгового учета.
1 2