СОДЕРЖАНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ
- ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- 1.1. Нормативное регулирование расчётов с подотчётными лицами
- 1.2. Сущность расчётов с подотчётными лицами
- 1.3. Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами
- ГЛАВА 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- 2.1. Аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами
- 2.2. Особенности налогообложения при учёте расчётов с подотчётными лицами
- ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «СмегКроун»
- 3.1. Краткая экономическая характеристика ООО «СмегКроун»
- 3.2. Порядок учёта подотчётных сумм, выданных на хозяйственные и представительские расходы
- 3.3. Организация учёта подотчётных сумм, выданных на командировочные расходы
- 3.4. Совершенствование учета и контроля расчётов с подотчётными лицами в ООО «СмегКроун»
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ
- СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Согласно существующим стандартам бухгалтерского учёта формируемая финансовая отчётность не даёт представления об операциях с подотчётными лицами. Действительно, данные об остатках и движении расчётов с подотчётными лицами за отчётный период не находят отражения ни в одной из форм бухгалтерской отчётности и заинтересованные лица (акционеры, руководители и аудиторские и налоговые органы) не могут получить информацию о состоянии этих расчётов из данных бухгалтерской отчётности.
В то же время практика показывает, что учёт расчётов с подотчётными лицами является одним из трудоёмких участков учета. Здесь бухгалтер сталкивается не только с документами по гражданскому праву, бухгалтерскому и налоговому учёту, но и непосредственно с каждым работником данной организации.
Операции с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте имеют большое значение, поскольку они связаны со многими другими разделами учёта – операциями по кассе (получение подотчётных сумм и сдача неизрасходованных сумм), расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей, операциями по возмещению материального ущерба, недостач, предоставлению займов и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость работы.
Исходя из вышеизложенного, актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что участок бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами и персоналом по прочим операциям включает в себя разнообразные хозяйственные операции: приобретение за наличный расчёт хозяйственных, канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов, оплату мелкого ремонта оргтехники, ремонта транспортных средств; расходы на командировки внутри страны (РФ) и за рубежом, представительские расходы, предоставление работникам займов, возмещение материального ущерба, недостач и т.д.
Из-за большого разнообразия хозяйственных операций на этом участке работы возникает много проблем, связанных с оформлением первичных и отчётных документов, с расчётом нормативов и т.д.
Часто пересматриваемые правительством нормы суточных, которые организации должны применять при уплате налога на прибыль, применительно к НДФЛ усиливают актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.
По закону бизнеса с партнерами нужно поддерживать не только деловые отношения (переговоры, презентации), но и дружеские – встречи в неформальной обстановке. Основная часть представительских расходов осуществляется наличными денежными средствами через подотчётные лица. Причём отнюдь не все из этих расходов можно отнести к представительским. В связи с этим одной из наиболее сложных участков учёта расчёта с подотчётными лицами являются представительские расходы, так как на этом участке работы существует много проблем, связанных с оформлением первичных и отчётных документов, с расчётом нормативов.
Предмет ВКР – учет расчетов с подотчетными лицами.
Объект ВКР – расчёты с подотчётными лицами на предприятии оптовой торговли ООО «СмегКроун».
Цель ВКР – совершенствование бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
— сделать обзор нормативно-правовой базы бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами;
— рассмотреть документальное оформление расчётов с подотчётными лицами;
— выявить сущность расчётов с подотчётными лицами;
— раскрыть понятие аналитического и синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами;
— изучить особенности налогообложения при учёте расчётов с подотчётными лицами;
— рассмотреть порядок учёта подотчётных сумм на хозяйственные, представительские и командировочные расходы в ООО «СмегКроун»;
— проанализировать правильность ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «СмегКроун» и внести предложения по совершенствованию.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЁТА РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Нормативное регулирование расчётов с подотчётными лицами
На всей территории России действуют единая нормативно-правовая база бухгалтерского учёта для всех организаций – крупных, средних, малых. В качестве нормативно-правовой базы бухгалтерского учёта применяется действующее трудовое, бухгалтерское и налоговое законодательство с учётом последних изменений.
Система нормативного регулирования всех объектов бухгалтерского учёта, в том числе расчётов с подотчётными лицами, состоит из четырёх уровней документов.
Первый уровень (законодательный) представлен Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
В статье 37 Конституции РФ закреплено право граждан на труд. В соответствии с ней каждый гражданин РФ имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.
Гражданский кодекс РФ определяет правовой статус предприятия как юридического лица, его права и ответственность, организационно-правовые формы юридических лиц, порядок заключения договоров, исполнения обязательств и др.
Трудовые отношения всех наёмных работников регулируются Трудовым кодексом РФ. В статье 129 ТК РФ определены основные понятия и определения оплаты и нормирования труда: что такое оплата труда, заработная плата, минимальная заработная плата (минимальный размер оплаты труда); тарифная ставка (оклад); тарификация работы; тарифный разряд; квалификационный разряд; тарифная сетка; тарифная система. В статье 130 представлены основные государственные гарантии по оплате труда работников.
Налоговый кодекс РФ является основным нормативным документом налогового учёта всех предприятий. Он устанавливает систему налогов и сборов, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации.
Налоговые аспекты расчётов с подотчётными лицами находят свое отражение в главах Налогового Кодекса РФ (ред. от 01.01.2014). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость» регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счёт подотчётных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчёт. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учёта расходов, произведенных за счёт средств, выданных под отчёт.
В Федеральном законе от 06.12.201 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 01.01.2016) содержатся общие требования, предъявляемые к первичному учету объектов. Каждая операция должна оформляться первичными документами с обязательными реквизитами: наименование документа, дата его составления; наименование предприятия, содержание операции, наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события; личные подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов. Пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации теперь не обязательно. Руководитель предприятия должен самостоятельно сформировать эти документы, учитывая все реквизиты.
К первому уровню относятся и другие федеральные законы, регламентирующие порядок учёта и налогообложения соответствующих видов имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также указы Президента РФ и постановления Правительства РФ.
Второй уровень (нормативный) представлен Положениями по бухучёту (ПБУ) устанавливающими принципы, правила и способы ведения учёта хозяйственных операций, составления и предоставления бухгалтерской отчётности. ПБУ занимают центральное место в системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта, а также Трудовой кодекс РФ.
Общее положение расчётов с подотчётными лицами находят своё отражение и в Положении по бухгалтерскому учёту № 10/99 «Расходы организации» (ред.от 27.04.12) при списании расходов на определённые счета.
К документам третьего (методического) уровня относятся: Методические рекомендации, План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, Книга учёта доходов и расходов и др. правила, требования и т.д.
К документам четвёртого уровня (организационным) относят рабочие документы организаций, устанавливающие правила ведения бухгалтерского учёта и отчётности на основе выбора одного из способов, предложенных Министерством финансов РФ. Основным документом этого уровня является учётная политика, разработанная и утверждённая в соответствии с требованиями ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» (ред. от 18.12.12).
При ведении бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами, кроме общих норм и требований, содержащихся в вышеназванных документах, предприятия до 2012г. руководствовались правилами, установленными Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (третий уровень).
С 1 января 2012 года введен в действие новый порядок ведения организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых операций с наличностью – Положение Центробанка РФ.
Изменился порядок получения подотчётных сумм и отчёта по ним. В пункте 11 Порядка № 40 было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги получить можно по заявлению подотчётного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Срок предоставления авансовых отчётов по всем расходам – три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу.
Если ранее в пункте 11 Порядка было установлено, что окончательный расчёт по подотчётным суммам производится в тот же срок, то теперь – в срок, установленный руководителем.
1.2. Сущность и значение расчётов с подотчётными лицами
Некоторые виды хозяйственных и других расходов предприятия не могут оплатить с расчётного счета или из кассы. В таких случаях используют так называемых «подотчётных лиц», которыми могут быть только работники данного предприятия. Им выдают для этого денежные авансы в необходимых размерах.
Подотчётными лицами являются работники, которым согласно приказу директора разрешено приобретать товарно-материальные ценности или услуги в других организациях на деньги, полученные в кассе предприятия, а также работники, отправляемые в командировки по приказу директора для выполнения служебных заданий.
Подотчётные лица получают денежные средства под отчёт на хозяйственные расходы – приобретение канцелярских товаров, бензина, бухгалтерских и других бланков, оплата мелкого ремонта оргтехники и транспортных средств, приобретение хозяйственного инвентаря, хозяйственных принадлежностей. Эти расходы списываются на счета издержек обращения.
Подотчётными лицами также приобретаются сувениры, цветы, подарки для празднования дней рождения, праздничных и юбилейных дат, расходы по которым осуществляются за счёт финансового результата.
Подотчетные лица получают денежные средства под отчёт также для поездки в командировку. В бухгалтерском учёте суммы, относящиеся к командировочным расходам, отражаются в фактически произведенных размерах в пределах, установленных внутренними актами организации.
Помимо расходов по проезду и по найму жилого помещения фирма обязана возмещать командированному сотруднику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть выплачивать так называемые суточные.
Размер суточных каждая фирма устанавливает по своему усмотрению и закрепляет выбранную величину в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
В отличие от всех остальных командировочных расходов, по суточным работник отчитываться не должен. То есть он не обязан представлять документы подтверждающие, на какие цели были израсходованы эти средства. Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает.
Предпринимательская деятельность не обходится без проведения деловых встреч с клиентами и покупателями. Подотчётные лица получают денежные средства под отчёт на представительские расходы.
Представительские расходы – это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приёма (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих на встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
1.3. Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.
Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами осуществляется с помощью:
— приказа о лицах, которым разрешается выдавать денежные средства под отчёт;
— приказа о направлении в командировку;
— расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчёт;
— доверенности;
— авансового отчёта о произведённых расходах подотчётных сумм;
— приходного кассового ордера при возврате неизрасходованных денежных средств .
Список работников, имеющих право получать денежные средства из кассы предприятия в подотчёт, а так же сроки предоставления авансовых отчётов, утверждаются приказом руководителем в начале каждого года.
В приказе руководителя должен быть указан срок, на который выдаются подотчётные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчётного лица определённое время, так как согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах (авансовый отчёт) и произвести окончательный расчёт по ним.
Наличные денежные средства под отчёт выдаются из кассы предприятия на основании командировочного удостоверения по расходно-кассовым ордерам.
Подотчётному лицу может выдаваться доверенность, на основании которой он действует от своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя фирмы, которую он представляет. Он получит накладную, и счёт-фактуру (которая позволит взять НДС в зачёт). Если подотчётное лицо доверенности не имеет, то для других фирм он – частное лицо. Всё, на что может рассчитывать этот сотрудник – это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются (в части учёта НДС).
Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдаётся на руки работнику, а у бухгалтера остаётся корешок от доверенности, в котором указываются все её реквизиты. Поскольку работник представляет свою фирму в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернётся в свою фирму, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.
В доверенности указывается дата её выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата её выдачи, то такая доверенность не действительна.
Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).
Необходимо обратить внимание на то, что этот документ выполняет две функции.
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчёте.
Краткий отчёт о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в соответствующей графе задания.
Командировочное удостоверение — это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Он является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из него них). Он служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчёту для начисления суточных и учёта командировочных расходов.
Основным документом при расчётах с подотчётными лицами является авансовый отчёт – документ, соединяющий в себе обобщающие данные по первичным документам, подтверждающим расходы, произведенные подотчётными лицами и бухгалтерские записи, отражающие данные расходы в учёте организации.
Отчёт должен быть заполнен самим подотчётным лицом, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому фирма ограничивает круг подотчётных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчёт, и тогда бухгалтеру приходится объяснять новичку, как это делается. Если же подотчётные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, то они уже хорошо знают порядок заполнения.
К авансовому отчёту прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, квитанции, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использования денежных средств. В авансовом отчёте указывается организация, ФИО и должность подотчётного лица, номер, дата авансового отчёта, назначение аванса, сумма, на оборотной стороне указывается дата, порядковый номер, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма.
Авансовый отчёт подписывает подотчётное лицо, утверждает руководитель, подписывает бухгалтер. Без утверждения отчёта бухгалтер не имеет права принимать отчёт. Отчёт проверяется главным бухгалтером, то есть устанавливается соответствие приложенных документов записанным суммам.
На основании данных, отраженных в авансовом отчёте, утвержденном руководителем предприятия, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчётные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными средствами и суммой аванса (перерасход).
Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия по приходным кассовым ордерам.
Подотчётные лица отчитываются перед бухгалтерией об израсходованных суммах в течение трёх рабочих дней.
Рекомендуется, чтобы выдача наличных денег под отчёт производилась при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.
Выдача наличных денег под отчёт или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчёту из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Следует отметить, что при приобретении за наличный расчёт товаров на предприятии необходимо соблюдать установленный предельный размер счётов наличными денежными средствами между юридическими лицами. 100 тыс.руб.
Необходимо также отметить, что в новом Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», который вступил в силу с 1 января 2013г., отсутствует упоминание об унифицированных формах первичных документов. Все формы первичных документов, в том числе и по учёту расчётов с подотчётными лицами, будут утверждаться не учётной политикой организации, а руководителем по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта.
Выводы по первой главе
Подотчётными лицами являются работники, которым разрешено приобретать ТМЦ и услуги в других организациях или расходовать подотчетные деньги на представительские или командировочные расходы.
При ведении бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами следует руководствоваться Трудовым и Налоговым кодексами РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте», Положением Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» № 373-П, ПБУ № 10/99 «Расходы организации».
Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами осуществляется с помощью: приказа о лицах, которым разрешается выдавать денежные средства под отчёт; приказа о направлении в командировку; расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчёт; доверенности; служебного задания в командировку; командировочного удостоверения; авансового отчёта о произведённых расходах подотчётных сумм; приходного кассового ордера при возврате неизрасходованных денежных средств.
В следующей главе будут рассмотрены методические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами.