2. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач.
2.1. Моделирование бизнес-процессов предметной области.
Моделирование бизнес-процессов страховой компании ЗАО «Макс» осуществлено с помощью программы ALLFUSION PROCESS MODELER V 4.1.
В результате комплексного анализа информационной структуры и бизнес-процессов страховой компании ЗАО «Макс» построена функциональная модель, изображенная на рисунке 2.1. Контекстная диаграмма представляет собой общую деятельность страховой компании.
Рис. 2.1. Контекстная диаграмма страховой компании ЗАО «Макс».
На данной диаграмме бизнес-процессов страховой деятельности входной информацией является: «Страхователь» и «Сопроводительная документация».
Механизмами (ресурсами) являются: «Страховые агенты, Сотрудники компании, Аренда помещения и Оборудование».
Управлением являются: «Состояние страхового рынка, Условия страхования и Законодательство РФ».
Выходами являются: «Статистические данные, Оказанные услуги, Выплаты по договорам страхования при страховых случаях, сформированный Накопительный фонд за счет сбора страховых премий и Отчетность».
В дипломном проекте будет рассматриваться оформление, расчет и движение страхового полиса по обязательному страхованию автогражданской ответственности (ОСАГО).
При декомпозиции контекстной диаграммы (Рис. 2.2) видна деятельность компании, которая состоит из: «Заключения страхового договора, Формирования страхового фонда, финансово-экономического анализа страховой деятельности и Урегулировании убытка — возмещение ущерба при страховом случае».
Рис. 2.2. Декомпозиция бизнес процессов страховой деятельности ЗАО «Макс».
В страховой компании основной функцией является заключение страхового договора, за счет которого формируется страховой фонд из полученных страховых премий.
Бизнес процесс заключения страхового договора состоит из: «Поступления заказа от клиента, Оформлении страхового полиса и Выдачи полиса страхователю» (Рис. 2.3).
Рис. 2.3. Диаграмма бизнес процесса заключения страхового договора.
Основными составляющими страховой компании ЗАО «Макс» по договорам ОСАГО являются: оформление страхового полиса и расчет страховой премии (Рис. 2.4).
Рис. 2.4. Декомпозиция бизнес процесса заключения договора ОСАГО «Как-Есть».
На данной диаграмме бизнес-процессов входной информацией является: «Получение информации от клиента: данные об автомобиле, собственнике, лицах допущенных к управлению, сроке страхования, периоде использования транспортного средства».
При выдаче страхового полиса страхователю делается его копия, которая движется внутри страховой компании (Рис. 2.5).
Рис. 2.5. Декомпозиция бизнес процесса движения страхового полиса внутри страховой компании «Как-Есть».
Заключенные страховые договора группируются в ведомости и регистрируются в журнале договоров, а затем хранятся в архиве компании.
Страхователь может внести изменения в заключенный ранее страховой договор, например, переоформить его, добавив еще одного водителя в список лиц, допущенных к управлению транспортным средством или наоборот сделать без ограничения лиц, допущенных к управлению. А также полис можно восстановить (в случае утери), переоформить, расторгнуть (если например транспортное средство собираются продать) или пролонгировать, то есть продлить период использования транспортного средства. Диаграмма бизнес процесса возможных действий со страховым полисом изображена на рисунке 2.6.
Рис. 2.6. Декомпозиция бизнес процесса возможных действий со страховым полисом «Как-Есть».
Декомпозиция бизнес процесса заключения договоров страхования состоит как из элементов содержащихся в функциональной модели существующих бизнес процессов AS-IS (Рис. 2.4), так и нового элемента модели TO-BE (Рис.2.7).
Рис. 2.71 Модель TO-BE декомпозиция бизнес процесса оформления страхового полиса ОСАГО «Как-Будет».
Модель ТО – ВЕ декомпозиции бизнес процесса оформления полиса состоит из следующих бизнес процессов:
1. Прием документов
2. Автоматизированное оформление полиса и расчет страховой премии
3. Печать и выдача страхового полиса
Декомпозиция бизнес процесса движения страхового полиса внутри страховой компании также состоит из элементов существующего бизнес процесса AS-IS (Рис. 2.5), так и нового элемента модели TO-BE (Рис. 2.8).
Рис. 2.8. Модель TO-BE декомпозиция бизнес процесса движения страхового полиса внутри страховой компании «Как-Будет».
Модель ТО – ВЕ состоит из главного бизнес процесса: создания информационной Клиентской базы данных.
И декомпозиция бизнес процесса возможных действий со страховым полисом состоит из элементов содержащихся в функциональной модели существующих бизнес процессов AS-IS (Рис. 2.6) и нового элемента модели TO-BE (Рис. 2.9).
Рис. 2.9. Модель TO-BE бизнес процесса возможных действий со страховым полисом «Как-Будет».
В Модели ТО – ВЕ главным является «Информационная база данных» и «Автоматизированное переоформление, и перерасчет страховой премии», а также печать документа.
Основным достоинством модели ТО-ВЕ является расширенные возможности по получению статистических и аналитических данных [28].
2.2. Обоснование выбора задач, входящих в комплекс
Процесс страховой деятельности компании ЗАО «Макс» является совокупностью взаимосвязанных операций, которые направлены на заключение страхового договора с клиентом, для защиты прав на возмещение вреда, причиненного его жизни, здоровью или имуществу при использовании транспортных средств иными лицами.
В процессе сотрудничества с компанией клиент может быть уверен, что в случае ДТП все финансовые вопросы возьмет на себя страховая компания. Это определяет комплекс задач, которые должна выполнять разрабатываемая информационная система:
• Создание клиентской базы данных для осуществления быстрого поиска нужного клиента, для просмотра необходимой информации о нем, в случае его повторного обращения в страховую компанию, а также для составления отчетной документации;
• Оформление страхового договора и расчет страхового взноса, чтобы уменьшить количество ошибок при расчете и оформлении документа;
• Хранение информации о страхователе для повторного использования его данных, если он решит продлить договор страхования или заключить новый договор;
• Хранение информации о транспортном средстве для переоформления договора, в случае продажи транспортного средства другому лицу, тоже застрахованного в страховой компании ЗАО «Макс»;
• Хранение информации о страховых агентах для составления отчета по агентам. Из общей суммы всех заключенных договоров одним агентом берется процент и зачисляется в его заработную плату;
• Контроль системы оплаты страхового договора для составления расчетно-платежной ведомости и передачи ее в бухгалтерию;
• Изменение статуса страхового договора (расторгнутый, переоформленный, пролонгированный) для внесения изменений по желанию клиента;
• Печать и выдача страхового документа страхователю, для подтверждения его права на страховую защиту;
• Формирование статистической отчетности для бухгалтерии.
Выбранные задачи имеют общую информационную базу и нормативно-справочную информацию. Для решения данного комплекса задач необходимо внедрение информационных технологий, автоматизированных информационных систем. При разработке информационной системы будет использована СУБД. Страховые документы будут храниться в единой базе, перемещаться, и обрабатываться с помощью компьютерной сети организации. Ведь компьютерная сеть, связывает компьютеры на рабочих местах организации. При этом любые действия с документами, осуществляемые на конкретном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере (центральном компьютере) сети.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации [25].
Разработка АИС страховой компании по движению договоров ОСАГО, направлена на улучшение качества работы с клиентами за счет автоматизации продаж страховых полисов, контроля за качеством обслуживания и устранения ошибок, связанных с оформлением страхового договора. Сотрудникам компании программное обеспечение позволит получить сведения о досрочно прекращенных и заключенных ранее договорах по ОСАГО, произведенных выплатах, выданных бланках строгой отчетности, моментально проверять данные, вести и формировать реестры для РСА.
За счет внедрения ИС повысится производительность работы пользовательских приложений, которые позволят оперативно взаимодействовать с клиентами и выйти на качественно новый уровень их обслуживания.
Таким образом, внедрение системы автоматизации обработки страховых документов предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем. Главной составной частью информационной системы является создание единой информационной клиентской базы, сведения о каждом клиенте и заключенном с ним договоре будут надежно храниться в центральной базе данных компании.
Следовательно, автоматизация позволит:
1. Контролировать процесс страхования;
2. Осуществлять быстрый поиск страховых документов в базе данных;
3. Значительно сократит время на оформление страховых документов;
4. Расширенные возможности по получению статистических и аналитических данных, позволят планировать стратегию страхования, снизить затраты и увеличить объем страхования;
5. Повысит рост производительности труда, за счет высокого быстродействия системы;
6. Уменьшит ошибки, связанные с оформлением полиса и подготовкой отчетной документации;
7. Обеспечит удобство в работе по заполнению страхового полиса;
8. Вводить, хранить и управлять данными о клиентах и объектах страхования;
9. Предоставлять статистические отчеты для анализа страхования;
10. Составлять отчеты о количестве застрахованных клиентах.
В конечном счете, при внедрении информационной системы повысится оперативность управления ресурсами организации, выявятся ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке страхования.
Разрабатываемая информационная система страховой компании должна устранить все недостатки в работе путем снижения затрат и увеличения объема страхования.
2.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач.
Проектные решения по ИО обосновываются с точки зрения внемашинного и внутримашинного обеспечения. Внемашинное обеспечение включает ту часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом пользователем без каких-либо технических средств. Внутримашинное обеспечение содержится на машинных носителях в виде независимых файлов или БД.
Внемашинное информационное обеспечение включает:
• Внемашинную информационную базу;
• Средства организации и ведения информационной базы.
Внемашинная информационная база подразделяется на нормативно-справочную информацию, мало изменяющуюся во времени, и оперативно-учетную информацию, фиксирующую протекание тех или иных процессов. Документами нормативно-справочной информации являются организационно-распорядительные документы. Документы оперативно-учетной информации являются приходно-расходные документы.
К средствам организации и ведения информационной базы относятся системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документации, системы организации и ведения документации.
Внутримашинное информационное обеспечение включает:
• Внутримашинную информационную базу;
• Средства организации и ведения внутримашинной базы.
Внутримашинная информационная база включает БД, поддерживаемая средствами СУБД, а также независимые и первичные файлы данных. К средствам организации и ведения базы относятся программные средства. СУБД, сервисные средства, прикладные программы пользователя, технологические инструкции.
Данные об объектах предметной области находятся в некоторых документах, которые являются основными носителями информации при автоматизированной обработке. В данном случае имеется ввиду информация о страхователе, транспортном средстве, которая отражена в страховом договоре, который является основным документом в страховой компании.
Все документы объединяются и подшиваются в папки, которые в последствии хранятся в архиве компании. Перечислим номенклатуру документов, которые используются в страховой компании:
• Заявление от страхователя. (Приложение 2.1 и 2.2). Заполняется им вручную для оформления на его основе страхового договора;
• Страховой полис (Приложение 2.3) – главный документ, выдаваемый страхователю для подтверждения права на страховую защиту, если произойдет страховой случай;
• Нормативный акт расчета стоимости страхового полиса. В нем отражен расчет страховой премии за оказание страховых услуг;
• Квитанция, подтверждающая оплату договора (Приложение 2.4);
• Ведомости в которые формируются копии выданных страховых полисов, для удобного учета количества заключенных договоров за день и подсчета общей суммы (Приложение 2.5 и 2.6);
• Отчетная документация по учету текущей финансовой деятельности.
2.4. Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации.
За счет рекламы компании осуществляется работа по привлечению клиентов. В данный момент, чтобы заключить договор страхования, страхователь приходит в пункт продаж страховых полисов страховой компании «Макс» и заполняет заявление, а страховой агент на основании данного заявления оформляет страховой полис и вручную производит расчет страховой премии исходя из сведений, сообщенных страхователем в письменном заявлении.
Оформленный полис, квитанция об оплате взноса и специальный знак на машину – стикер, выдаются клиенту, а их копии остаются у агента. Все заведенные договора (копии) группируются агентом в ведомости, затем подсчитывается итоговая сумма по каждой ведомости и количество включенных в нее полисов. После этого в конце недели агент или курьер привозит сформированные ведомости с договорами и деньгами в центральный офис, где деньги сдает в кассу, а ведомости в отдел регистрации, где их записывают в журнал ведомостей. Потом договора передаются в бухгалтерию. Там их проверяют, пересчитывают и за каждым полисом закрепляют оплату. После чего их сдают в отдел делопроизводства, где их записывают в журнал договоров, в котором отражены все договора по ОСАГО, заключенные со страховой компанией. Затем страховые полиса передаются в архив, где хранятся, пока не закончится срок страхования.
Предлагается разработать такую БД, в которой страховые документы будут оформляться, обрабатываться, перемещаться и храниться с помощью компьютерной сети организации. На основе заявления данные о страхователе и транспортном средстве будут вноситься в базу данных, а страховой полис будет распечатываться на принтере. Информация о страхователе будет храниться в БД всегда, независимо от того, закончился ли срок действия договора или нет. Ведь страхователь может обращаться в страховую компанию многократно, а чтобы заново не вносить информацию о нем, его данные можно будет найти в БД и использовать их снова. Расчет страховой премии будет производиться автоматически разработанной программой, что позволит уменьшить количество ошибок при расчете страхового взноса агентом.
2.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач.
Программное обеспечение (ПО) включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО, а также персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла информационной технологии.
Каждый персональный компьютер обязательно комплектуется операционной системой и оболочкой или средой, без которой не могут работать прикладные программы, и для каждой операционной системы создается свой набор прикладных программ. При этом успех той или иной операционной системы определяется успехом созданного набора прикладных программ.
С точки зрения общей информационной поддержки важное значение имеет выбор системного программного обеспечения, и, прежде всего операционной системы, определяющей эффективность реализации информационных технологий и качество взаимодействия пользователей с компьютерными комплексами.
Основной операционной системой, на которую ориентированы современные программы, является семейство Windows. Данное положение определяется достаточно высокой информационной емкостью задач и наличием большого спектра оптимизационных процессов. Использование этой операционной среды требует соответствующего уровня технического обеспечения [38].
Для страховой компании ЗАО «Макс» предполагается использовать операционную систему MS Windows ХР Professional. В ее основе лежат те же принципы, на которых базировались все NT:
1. Совместимость. Система имеет привычный интерфейс ОС семейства Windows с некоторыми добавлениями и расширениями, поддержку файловых систем NTFS5, NTFS4, FAT16 и FAT32;
2. Переносимость. Система работает на различных процессорах семейства х86 производства Intel AMD;
3. Масштабируемость. В Windows ХР реализована поддержка технологии SMP.
4. Система безопасности. Реализована привычная для NT система безопасности на уровне пользователей;
5. Распределенная обработка. Windows ХР имеет встроенные в систему сетевые возможности, что обеспечивает возможность связи с различными типами компьютеров-хостов благодаря наличию разнообразных транспортных протоколов и технологии «клиент – сервер»;
6. Надежность и отказоустойчивость. Архитектура ОС защищает приложения от повреждения друг другом и самой операционной системой. При этом используется отказоустойчивая структурированная обработка особых ситуаций на всех архитектурных уровнях, которая включает восстанавливаемую файловую систему NTFS и обеспечивает защиту с помощью встроенной системы безопасности и усовершенствованных методов управления памятью;
7. Локализация. Система предоставляет возможности для работы во многих странах мира на национальных языках, что достигается применением стандарта ISO Unicode;
8. Расширяемость. Благодаря модульному построению системы становится возможно добавление новых модулей на различные архитектурные уровни ОС.
Windows ХР имеет механизм идентификации пользователей, и каждого пользователя можно ограничить в правах. На этих пользователях и их правах строится вся модель безопасности ХР, как на локальной машине, так и в сети. Нельзя защитить что-либо паролем, можно определить, какие пользователи имеют право использовать тот или иной ресурс. Пользователей на одной машине может быть множество, и чтобы было проще ими управлять, пользователи разбиты на группы. Для входа в компьютер следует всего-навсего кликнуть по иконке из списка, который появляется при каждой загрузке компьютера, и ввести пароль. Кроме того, если какой-либо пользователь отлучился на долгое время или просто поставил на выполнение программы достаточно длительные по времени работы, но не требующие вмешательства человека, то другой пользователь сможет работать за этим же компьютером, не прерывая сеанс работы предыдущего пользователя.
Для ЗАО «Макс» предполагается использовать прикладное ПО Microsoft Office 2003, так как в нашей стране практически весь рынок офисных программных пакетов занят фирмой Microsoft. MS Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав MS Office, «умеют» обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто.
В состав Office 2003 входят следующие приложения:
• Текстовый процессор Microsoft Office Word 2003;
• Электронная таблица Microsoft Office Excel 2003;
• Пакет презентационной графики Microsoft Office PowerPoint 2003;
• СУБД Microsoft Office Access 2003;
• Программа-планировщик Microsoft Office Outlook 2003 и программы электронной почты Outlook Express;
• Пакет разработки Web-узлов Microsoft Office FrontPage 2003;
• Приложение для подготовки публикаций Microsoft Office Publisher 2003.
При разработке БД для ЗАО «Макс» необходимо учитывать следующие требования:
• Многократное использование данных;
• Быстрый поиск и получение информации по запросам пользователей;
• Простоту обновления данных;
• Отсутствие дублирования данных в различных компонентах БД, обеспечивающее однократный ввод данных;
• Защиту данных от несанкционированного доступа. От искажения и уничтожения.
От того, как связаны рабочие места в организации, зависит, как будет осуществляться доступ к данным и их синхронизация. В настоящее время существует два различных подхода к организации обработки данных.
Первый подход реализуют персональные СУБД. К ним относятся FoxPro, Clipper, Paradox, Dbase и наиболее широко используемый Microsoft Access. Суть этого подхода в том, что вся обработка данных происходит на рабочей станции пользователя, а файлы базы данных находятся в совместном использовании как файловые сетевые ресурсы.
Второй подход заключается в разделении функций взаимодействия СУБД с оператором и функций обработки данных между так называемым клиентским приложением и сервером базы данных. Это СУБД Oracle [30]. Преимуществами такого подхода являются:
• Возможность переложить на сервер заботы о поддержании целостности и непротиворечивости данных;
• Реальное разграничение прав доступа к данным;
• Концентрация вычислительной мощности;
• Понижение сетевого трафика.
В ЗАО «Макс» планируется создать БД в Microsoft Access 2003, так как MS Access является составной частью пакета MS Office, и доступен в специализированной и расширенной версиях. Популярность его обусловлена удобством и наглядностью интерфейса, возможностью использования программы, как новичками, так и профессионалами, наличием хорошо организованной справочной системы, большим количеством различных мастеров и подсказок, взаимосвязанностью с другими компонентами, входящими в MS Office.
Для внедрения разрабатываемой системы не потребуется устанавливать какой-нибудь особенный компьютер, или дорогое программное обеспечение, ведь система Microsoft Access стоит на любом компьютере укомплектованном Windows.
2.5.1. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач.
Клиентская база данных страховой компании ЗАО «Макс» растет каждый год, для этого решено спроектировать БД, так как в процессе страховой деятельности обрабатывается большой объем документов страхования.
Предполагается приобретение технических средств автоматизации (компьютеров и других периферийных устройств) и монтаж локальных вычислительных сетей, техническое сопровождение системы, а также обеспечение связи для взаимодействия между собой главного офиса и пунктов продаж страховых полисов.
Для работы с документами понадобиться дополнительное оборудование: сканер, принтер и копировальная техника. Для копирования и размножения страховых документов, а также для возможности при необходимости отправлять их по факсу в другие филиалы и представительства компании.
Необходимость автоматизации рабочего места страхового агента обусловлена тем, что на обслуживание клиентов уходит много времени, долго происходит поиск нужного документа, часто расчеты бывают неверными, а страховой полис оформляется с грамматическими ошибками. Таким образом, внедрение ЭИС осуществляется для ускорения работы и улучшения качества обслуживания клиентов, сокращение времени на оформление страховых документов, осуществление безошибочного расчета страховой премии, быстрого составления отчетов и ведомостей, создания информационной базы, быстрого поиска документов и чтобы облегчить труд сотрудников компании. А также сократить расходы, связанные с содержанием большого количества рабочего персонала.
Благодаря использованию ПК в страховой деятельности, организация работы со страховыми документами станет более эффективной и оперативной.
Существенно изменится процедура приема-передачи документов, так как они могут быть отправлены в любой отдел страховой компании, так как страховой документ будет передаваться в электронном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руководителю предприятия обращаться к страховым документам и выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия.