Глава 2. Проектирование информационной системы и технологий
2.1 Общесистемные решения
В данном дипломном проекте была разработана автоматизированная логистическая информационная подсистема управления запасами в ООО «Тиги-Тверь». Разработанный проект предназначен для автоматизированного формирования заказов для закупок товаров поставщикам с информацией о том, какие товары, когда и в каком количестве необходимо заказать, что обеспечит оптимальные решения в области нормирования и оперативного управления запасами.
Целью разработки проекта является повышение эффективности работы сотрудников отдела управления запасами на складе компании, а также одновременное сокращение запасов товаров, за счет сокращения затрат труда работников, которые занимаются координацией запасов на предприятии и обеспечения оптимальных решений в области управления запасами. Вместо ежедневного просмотра остатков по ассортиментным позициям, работникам остается отслеживать качество используемых методик прогнозирования по показателям отклонений и корректировать готовые заказы на продукцию.
Информационная логистическая подсистема обеспечивает выполнение следующих функций:
- сбор информации о состоянии запасов на складе, запасах в пути, прогнозе спроса;
- подготовка и ввод данных, необходимых настроек в БД;
- анализ структуры запасов;
- реализация стратегии управления запасами компании;
- расчет нормативного уровня запасов (оптимального запаса) и/или точки заказа;
- вывод рекомендаций по частоте и объемам закупок;
- формирование заказа поставщикам в виде электронного документа и вывод результатов на отображение;
- печать заказа поставщику;
- контроль выполнения заказа;
- обеспечение доступа к просмотру данным о заказах поставщикам должностным лицам, в соответствии с их должностными полномочиями.
Логистическая информационная подсистема должна выполнять следующие нефункциональные требования:
- полноты и пригодности информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной и достаточной информацией для принятия решений (из службы маркетинга и сбыта, службы транспортировки, со склада), причем в необходимом ему виде;
- гибкости. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для сотрудников отдела управления запасами на складе, иметь наиболее удобный для них вид (графики, срезы данных). Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.
- подходящий формат данных. Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации;
- масштабируемость. Желательно, чтобы логистическая информационная подсистема могла поддерживать работу как нескольких пользователей, так и несколько сотен пользователей;
- открытость. Подсистема управления запасами не может существовать в отрыве от других подсистем, например подсистемы управления сбытом, управления перевозками. Для этого подсистема должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими подсистемами;
- резервное копирование данных. Должно быть организовано резервное копирование данных на протяжении всего периода работы;
- быстродействие. Подсистема должна обеспечивать максимально возможную степень быстродействия с учетом нагрузки операций.
2.2 Информационное обеспечение
Информационное обеспечение (ИО) предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
- одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
- имеются показатели, которые создаются, но не используются.
Устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.
Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации. Такой анализ позволит произвести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения, поиска и обработки во внутримашинной сфере.
2.3 Информационная модель и ее описание
Для проведения анализа данных необходимо выделить информационные объекты (ИО) предметной области (таблица 2.1).
Таблица 2.1
Информационные объекты предметной области
| Имя ИО | Реквизиты ИО | Ключевые реквизиты | Признак ключа | Семантика (описание) |
| Bank | Bank_Code Bank_Name Bank_Town Bank_Address Bank_House Bank_Postal_Code Bank_BIK Bank_k_schet | Bank_Code | Простой | Данные о банках, счета в которых открыты поставщиками и клиентами компании |
| Supplier | Supplier_Code Supplier_Name Supplier_INN Supplier_KPP Supplier_OGRN Supplier_Settlement_Account Bank_Code Supplier_Index Supplier_Town Supplier_Address Supplier_House Supplier_Phone_Number Supplier_Fax Supplier_E_mail Supplier_Website Supplier_Contact_Name | Supplier_Code | Простой | Данные о поставщиках |
| Order | Order_ID Worker_ID Supplier_ID Good_ID Order_Amount Order_Price Order_Status | Order_ID | Простой | Данные о заказах поставщику |
| Contract | Contract_Number Contract_Status Contract_Date Contract_Sum Expiration_Date Planned_Execution_Date Order_Code | Contract_Number | Простой | Данные о договорах с поставщиками |
| Invoice | Invoice_Code Invoice_Number Адрес банка Invoice_Sum Invoice_Real_Execution_Date Contract_Number | Invoice_Code | Простой | Данные о товарно-транспортных накладных |
| Receipt | Goods_Code Invoice_Code Receipt_Quantity Receipt_Price Receipt_Sum | Goods_Code Invoice_Code | Составной | Информация о подрядчиках |
| Client | Client_Code Client_Name Client_KPP Client_OGRN Client_Settlement_Account Bank_Code Client_Index Client_Town Client_Postal_Address Client_House Client_Phone_Number Client_Fax Client_E_Mail Client_Contact_Name | Client_Code | Простой | Данные о клиентах компании |
| Client_Request | Client_Request_Code Request_Date Request_Sum Client_Code Worker_Code | Client_Request_Code | Простой | Данные о заказ клиентов |
| Client_Contract | Client_Contract_Number Client_Contract_Status Client_Contract_Date Client_Expiration_Date Client_Execution_Date Client_Order_Code | Client_Contract_Number | Простой | Данные о договорах с клиентами |
| Client_Invoice | Client_Invoice_Code Client_Invoice_Number Client_Invoice_Date Clent_Contract_Number Clent_Execution_Date | Client_Invoice_Code | Простой | Данные о расходных накладных |
| Sale | Client_Invoice_Code Goods_Code Sale_Quantity Sale_Price Auto | Client_Invoice_Code Goods_Code | Составной | Данные о продажах товаров клиентам |
| Auto | Gos_Number Auto_Type Worker_ID Auto_Name Auto_Picture upsize_ts | Gos_Number | Простой | Данные об автомобилях, осуществляющих доставку товара |
| Auto_Type | ID_Auto_type Auto_Type | ID_Auto_type | Простой | Данные о типах авто |
| Worker | Worker_Code Last_Name First_Name Patronymic Position_Code Passport_Series Passport_Number | Worker_Code | Простой | Данные о сотрудниках компании |
| Capacity | Position_Code Position | Position_Code | Простой | Справочник должностей |
| Goods | Goods_Code Goods_Name Goods_Quantity Unit_Code Group_Code | Goods_Code | Простой | Данные о товарах |
| Unit | Unit_Code Unit | Unit_Code | Простой | Справочник единиц измерения |
| Goods_Group | Group_Code Group_Name | Group_Code | Простой | Справочник групп товаров |
| Good_Param | Param_Code Good_ID Good_Delivery_Cost Good_Delievery_Time Good_Max_Stock Good_Threshold_StocK Good_ABC_Group | Param_Code | Простой | Данные о характеристиках товаров |
| Supplier_PriceList | Supplier_ID Good_ID Good_Price | Supplier_ID Good_ID | Составной | Данные прайс листов поставщиков |
| Inventory | Inventory_ID Good_ID Inventory_Quantity Inventory_Date | Inventory_ID | Простой | Данные об инвентаризации товаров |
В таблицу были вынесены все информационные объекты, отображающие используемые в системе данные.
2.4 Связи информационных объектов
Для обеспечения целостности всей системы, информационные объекты в ней должны быть взаимосвязаны. Связи устанавливаются между каждой парой объектов, если они отображают связанные друг с другом в реальной жизни объекты, процессы и явления.
На основе сведений о предметной области, а также учитывая семантику информационных объектов из таблицы 2.1, сформируем список информационных связей и вынесем его в таблицу 2.2.
Таблица 2.2
Информационные связи
| Главная таблица | Подчиненная таблица | Ключи связи | Тип отношения |
| Bank | Supplier | Bank_Code | 1:М |
| Bank | Client | Bank_Code | 1:М |
| Supplier | Order | Supplier_Code | 1:М |
| Supplier | Supplier_PriceList | Supplier_Code | 1:М |
| Order | Contract | Order_ID | 1:М |
| Contract | Invoice | Contract_Number | 1:М |
| Invoice | Receipt | Invoice_Code | 1:М |
| Client | Client_Request | Client_Code | 1:М |
| Client_Request | Client_Contract | Client_Request_Code | 1:М |
| Client_Contract | Client_Invoice | Client_Contract_Number | 1:М |
| Client_Invoice | Sale | Client_Invoice_Code | 1:М |
| Auto_type | Auto | ID_Auto_type | 1:М |
| Auto | Sale | Auto_Type | 1:М |
| Worker | Client_Request | Worker_Code | 1:М |
| Worker | Order | Worker_ID | 1:М |
| Capacity | Worker | Position_Code | 1:М |
| Unit | Goods | Unit_Code | 1:М |
| Goods_Group | Goods | Group_Code | 1:М |
| Goods | Inventory | Goods_Code | 1:М |
| Goods | Sale | Goods_Code | 1:М |
| Goods | Good_Param | Goods_Code | 1:М |
| Goods | Supplier_PriceList | Goods_Code | 1:М |
| Goods | Receipt | Goods_Code | 1:М |
| Goods | Order | Goods_Code | 1:М |
2.5 Логическая структура реляционной базы данных
Определив информационные объекты предметной области и информационные связи между ними, можно построить структуру базы данных (БД) для разрабатываемой системы. Сначала создается концептуальная схема БД, которая затем может быть преобразована в любую систему баз данных.
Одной из особенностей логической структуры является то, что отображение информации соответствует реальному миру. Обычно выделяют два основных уровня модели данных:
- Entity Relationship Diagram (ERD) – диаграмма зависимостей сущностей – определяет основные бизнес-объекты и взаимосвязи между ними;
- Key Based model (KB) – модель, основанная на ключах – определяет рамки требований бизнес информации и начинает раскрывать подробности предметной области.
Для построения логической модели предметной области использовалось программное средство ErWin Data Modeler 7.3, в котором основными компонентами диаграмм являются сущности, атрибуты и связи. Каждая сущность представляет собой множество подобных экземпляров информационных объектов, при этом каждый экземпляр индивидуален и отличается от остальных экземпляров. С помощью атрибута представляется определенное свойство информационного объекта.
Модель ERD является презентационной и удобной для обсуждения (приложение 2, рис. 1).
Основная цель KB-модели состоит в описании основной структуры данных, охватывающих обширные области бизнеса. Основной целью модели, основанной на ключах, является широкий обзор структур данных и ключей, нужных для поддержки определенной области. Модель показывает ту же область что и область ERD, но, вместе с тем, отображает больше деталей (приложение 2, рис. 2).
Созданная модель БД была реализована в MS SQL Server (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Схема БД в MS SQL Server
2.6 Нормативно-справочная и входная информация
В связи с тем, что постоянная информация составляет до 80% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы. Правильная организация хранения постоянной информации, приведет к устранению нежелательных моментов, таких как: дублирование информации, сложный поиск необходимых данных, уменьшение объема хранимых данных.
К нормативно-справочной информации, используемой в проекте, относится информация о:
- банках (таблица 2.3);
- клиентах (таблица 2.4);
- поставщиках (таблица 2.5);
- товарах (таблица 2.6);
- группах товаров (таблица 2.7);
- единицах измерений товаров (таблица 2.8).
Таблица 2.3
Нормативно-справочная информация «Банки» (Bank)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Bank_Code | Код банка | Integer |
| Bank_Name | Наименование банка | Char |
| Bank_Town | Город банка | Char |
| Bank_Address | Адрес банка | Char |
| Bank_House | Дом банка | Char |
| Bank_Postal_Code | Почтовый индекс банка | Integer |
| Bank_BIK | БИК банка | Char |
| Bank_k_schet | Корреспондентский счет | Char |
Таблица 2.4
Нормативно-справочная информация «Клиенты» (Client)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Client_Code | Код клиента | Integer |
| Client_Name | Наименование клиента | Char |
| Client_KPP | КПП клиента | Char |
| Client_OGRN | ОГРН клиента | Integer |
| Client_Settlement_Account | Расчетный счет клиента | Char |
| Bank_Code | Код банка | Integer |
| Client_Index | Индекс клиента | Integer |
| Client_Town | Город клиента | Char |
| Client_Postal_Address | Адрес клиента | Char |
| Client_House | Дом клиента | Char |
| Client_Phone_Number | Телефон клиента | Integer |
| Client_Fax | Факс клиента | Integer |
| Client_E_Mail | Адрес электронной почты | Char |
| Client_Contact_Name | Контактное лицо | Char |
Таблица 2.5 Нормативно-справочная информация «Поставщики» (Supplier)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Supplier_Code | Код поставщика | Integer |
| Supplier_Name | Наименование поставщика | Char |
| Supplier_INN | ИНН поставщика | Char |
| Supplier_KPP | КПП поставщика | Integer |
| Supplier_OGRN | ОГРН поставщика | Char |
| Supplier_Settlement_Account | Расчетный счет поставщика | Integer |
| Bank_Code | Код банка | Integer |
| Supplier_Index | Индекс поставщика | Char |
| Supplier_Town | Город поставщика | Char |
| Supplier_Address | Адрес поставщика | Char |
| Supplier_House | Дом поставщика | Integer |
| Supplier_Phone_Number | Телефон поставщика | Integer |
| Supplier_Fax | Факс поставщика | Char |
| Supplier_E_mail | Адрес электронной почты | Char |
| Supplier_Website | Web-сайт поставщика | Integer |
| Supplier_Contact_Name | Контактное лицо | Char |
Таблица 2.6
Нормативно-справочная информация «Товары» (Goods)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Goods_Code | Код товара | Integer |
| Goods_Name | Название товара | Char |
| Goods_Quantity | Количество товара | Integer |
| Unit_Code | Код единицы измерения | Integer |
| Group_Code | Код группы товара | Integer |
Таблица 2.7
Нормативно-справочная информация «Группы товара» (Goods_Group)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Group_Code | Код группы товара | Integer |
| Group_Name | Название группы | Char |
Таблица 2.8
Нормативно-справочная информация «Единицы измерения» (Unit)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Unit_Code | Код единицы измерения | Integer |
| Unit | Название единицы измерения | Char |
Представленная информация выступает в качестве справочных данных. Общепринятые функции любого справочника это:
- хранение постоянной информации;
- оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач;
- предоставление необходимых данных по запросу пользователя.
В качестве входной информации в данном проекте выступают данные о договорах, заказах клиентов, прайс-листах поставщиков, представленные в таблицах 2.9, 2.10, 2.11.
Таблица 2.9
Входная информация «Договоры клиентов» (Client_Contract)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Client_Contract_Number | Номер договора клиента | Integer |
| Client_Contract_Status | Статус договора клиента | Text |
| Client_Contract_Date | Дата подписания договора | Date |
| Client_Expiration_Date | Дата окончания договора | Date |
| Client_Execution_Date | Дата выполнения договора | Date |
| Client_Order_Code | Код заказа клиента | Date |
Таблица 2.10
Входная информация «Заказы клиентов» (Client_Request)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Client_Request_Code | Номер заказа клиента | Integer |
| Request_Date | Дата заказа | Date |
| Request_Sum | Сумма заказа | Float |
| Client_Code | Код клиента | Integer |
| Worker_Code | Код работника | Integer |
Таблица 2.11
Входная информация «Прайс-листы поставщиков» (Supplier_PriceList)
| Обозначение реквизита | Наименование реквизита | Формат |
| Supplier_ID | Код поставщика | Integer |
| Good_ID | Код товара | Integer |
| Good_Price | Цена товара | Float |
2.7 Характеристика выходной информации
Выходная информация по задаче формируется на основе входных данных.
Выходная информация в системе представлена в виде форме печатных документов, примеры которых приведены в приложении к дипломному проекту:
- выходной документ «Заказ на поставку» (приложение 3);
- выходной документ «Договор» (приложение 4);
- выходной документ «Товарно-транспортная накладная» (приложение 5);
- внутренние отчеты компании (приложение 6).
Формирование заказа на поставку товара обеспечивается выполнением следующей последовательности операций:
- сбор информации о заказах, заключенных договорах с клиентами, а также о прогнозе спроса на строительные и отделочные материалы из подсистемы управления продажами логистической системы;
- проведение ABC-анализа, в результате которого товарам будет присвоена группа;
- формирование электронной формы заказа на поставку товара;
- запись документа в базу данных;
- отправка сформированного документа поставщику.
При первом запуске программы пользователю необходимо ввести логин и пароль пользователя. После проверки введенного пароля начинается загрузка главного окна программы, если пароль соответствует паролю сотрудника отдела, либо пользователю предлагается ввести пароль еще раз, если пароль не «распознан» программой. В этом случае пользователь может ввести логин и пароль пользователя еще раз или отказаться от дальнейшей работы с программой, нажав кнопку «Отмена».
Окно для ввода логина и пароля представлено на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Окно ввода логина и пароля
В случае удачной авторизации пользователь получит доступ к подсистеме, главная форма которой представлена на рисунке 2.2.
Рис.2.5.Главная форма программы
Основные формы подсистемы приведены в приложении 7.
На главной форме представлено навигационное меню, основные пункты которого дублируются кнопками на панели инструментов.
Схема навигации по главному меню подсистемы для пользователей отдела управления запасами представлена на рисунке 2.6.
Рис. 2.6. Схема навигации пользователей отдела управления запасами
Пункт меню «Справочники» предназначен для просмотра нормативно-справочной информации. Раскрыв данное меню, можно выбрать нужный справочник из списка (приложение 7, рис. 1).
Для каждого справочника выделена отдельная форма просмотра и редактирования.
Пункт меню «Правка» предназначен для добавления, редактирования или удаления какого-либо документа. При выборе подпункта меню «Добавить» или «Редактировать» откроется форма-редактор (приложение 7, рис. 2).
Пункт меню «Поиск» предназначен для поиска информации по различным критериям. Для каждой вкладки пункты меню свои.
Пункт меню «Отчеты» позволяет сформировать отчеты по товарам, продажам, закупкам, а также отчет по инвентаризации.
Под основным меню расположены вкладки:
- «Поставки товара»;
- «Продажи товара»;
- «Товары»;
- «Заказы поставщикам»;
- «ABC-анализ»;
На вкладе «Поставки товара» отображается информация обо всех договорах с поставщиками и связанных с ними накладными (приложение 7, рис. 3).
Слева представлены все договоры, которые когда-либо заключались с поставщиками. Из списка можно выбрать просмотр всех договоров или договор нужного номера. Серым цветом выделяются закрытые договоры.
На вкладе «Продажи товара» отображается информация обо всех договорах с клиентами и связанных с ними расходными накладными (приложение 7, рис. 4).
Вкладка «Товары» предназначена для отображения информации об имеющихся товарах. Для большей наглядности данные представлены также в графической форме в виде диаграммы (приложение 7, рис. 5).
На вкладке «ABC-анализ» можно провести анализ ассортимента товара 2 способами – эмпирическим методом и методом суммы. С помощью настроек возможно задать различные параметры выделения групп, также выбрать период времени, когда нужно провести анализ. В результате анализа, данные будет отнесены к какой-либо группе и выделены определенным цветом (приложение 7, рис. 6).
На вкладке «Заказы поставщикам» формируется таблица с различными характеристиками товаров: группе, к которой был отнесен товар после проведения ABC-анализа, максимальный запас товара, текущее количество товаров на складе и оптимальные размеры запасов, которые необходимо заказать поставщику, а также интервал времени между поставками (приложение 7, рис. 7). Цветом выделены товары, которые в ближайшее время закончатся и которые соответственно необходимо заказать. При нажатии кнопки «Сформировать заказ», данные записываются в бланк заказа и базу данных.
В программе также имеется справочная подсистема, выполненная в формате HTML-страниц. Справка вызывается нажатием на клавишу F1, Либо выбором пункта меню «Справка».