Разработка и внедрение системы документооборота в Администрации района

Страницы: 1 2 3

---

Оглавление

• Введение.
• 1 Аналитическая часть.
• 1.1   Технико-экономическая характеристика предметной области и администрации Воротынского района. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ».
• 1.1.1   Характеристика администрации Воротынского района и его деятельности
• 1.1.2   Организационная структура управления предприятием.
• 1.1.3   Программная и техническая архитектура ИС администрации Воротынского района
• 1.2   Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации.
• 1.2.1   Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.
• 1.2.2   Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
• 1.2.3   Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач.
• 1.2.4   Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации.
• 1.3   Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
• 1.3.1   Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.
• 1.3.2   Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.
• 1.3.3   Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
• 1.4   Обоснование проектных решений.
• 1.4.1   Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
• 1.4.2   Обоснование проектных решений по программному обеспечению
• 1.4.3   Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
• 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.
• 2.1   Разработка проекта автоматизации.
• 2.1.1   Этапы жизненного цикла проекта автоматизации.
• 2.1.2   Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание.
• 2.1.3   Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации.
• 2.2   Информационное обеспечение задачи.
• 2.2.1   Информационная модель задачи и ее описание.
• 2.2.2   Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации.
• 2.2.3   Характеристика результатной информации.
• 2.3   Программное обеспечение задачи.
• 2.3.1   Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.3.2   Характеристика базы данных.
• 2.3.3   Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
• 2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание.
• 3. Обоснование экономической эффективности проекта.
• 3.1   Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
• 3.2   Расчёт показателей экономической эффективности проекта.
• Заключение.
• Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Целью выпускной квалификационной работы (ВКР) является автоматизация документооборота в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области.

Успешная и эффективная работа любой организации невозможна без эффективного управления. При этом организация эффективного управления невозможна без автоматизации деятельности администрации. Особенно это касается такой области как информационная система документооборота.

Современная деятельность организации происходит за счет автоматизации определенных процессов. Местные органы власти, в свою очередь, нуждаются в прочном фундаменте для организации процессов управления, сотрудничества и выполнения исполнительных распоряжений.

Современные реалии документооборота далеки от совершенства, документы часто теряются, не исполняются во время, их оформление и путь от создания, исполнения до завершения и архивации занимает много времени. Автоматизация этих процессов может значительно ускорить работу и повысить качество оказываемых услуг организации. В последние годы системы электронного документооборота стали практически обязательным условием существования а не чем то инновационным. Внедрение СЭД — сложная работа, требующая комплексного подхода.

Разработка и внедрение системы документооборота в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области позволит решить все эти проблемы и обеспечит слаженную работу сопутствующих подразделений.

Сделав анализ сегодняшней системы ведения документов в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы:

— накапливается множество бумажных документов, назначение и источник которых неясны;

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы документооборота позволит решить все эти проблемы, а также обеспечит слаженную работу всех подразделений, упростит работу с документами, повысит ее эффективность, повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, повысит оперативность доступа к информации.

Актуальность работы состоит в применении современных компьютерных технологий в процессе посещений  посетителей. Одним из приложений таких технологий является разработка автоматизированных информационных систем (АИС), включающих в себя как средства оперативного посещений  посетителей, так и средства аналитики и печати пропусков. Их активное использование помогает поддерживать нужный уровень оказания услуг, предоставляет сотрудникам и администрации  административного учреждения организовать свою работу на более высоком уровне. Актуальность и практическая значимость предлагаемой работы заключаются в решении проблем, связанных с неэффективным документооборотом.

Цель работы – автоматизация документооборота в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области..

Объектом исследования в работе является документооборот в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области.

Предмет анализа в работе – АИС документооборота.

Задачи исследования, которые необходимо выполнить для достижения цели:

• обоснование необходимости разработки АИС документооборота;
• формализация задачи, постановка задачи на разработку программного продукта (ПП);
• выбор платформы разработки;
• разработка структуры системы;
• разработка программного обеспечения (ПО) задачи;
• тестирование разработанного ПП, устранение ошибок и недостатков.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и администрации Воротынского муниципального района. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика администрации Воротынского муниципального района и его деятельности

Администрация – исполнительно-распорядительный орган наделенный настоящим уставом полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Нижегородской области.

Организационная работа  администрации Воротынского муниципального района

1. Численный состав определяется  штатным расписанием.
2. Администрация обладает правами юридического лица.
3. Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством, уставом сельского Совета и решениями Воротынского муниципального района.

4 Администрацией руководит глава администрации Воротынского муниципального района

В структуру Администрации Воротынского района входят:

• глава Администрации Воротынского района;
• Первый заместитель главы администрации;
• Заместитель главы администрации Воротынского муниципального района по вопросам жилищно-коммунального хозяйства и строительства;
• Начальник управления сельского хозяйства;
• Управляющий делами администрации Воротынского муниципального района;
• Органы Администрации района – комитеты, отделы и иные органы местного самоуправления в соответствии со структурой Администрации, утвержденной Земским собранием Воротынского муниципального
• Специалисты администрации подконтрольны  главе администрации Воротынского муниципального района

Специалисты назначаются и освобождаются от должности главой администрации Воротынского муниципального района

Специалисты администрации в своей работе руководствуется:

— Законами РФ;

— Указами Президента РФ;

— Законами Нижегородской области;

— Уставом Воротынского муниципального района

— Решениями сельского Совета  Воротынского муниципального района

— постановлениями и распоряжениями  главы администрации Воротынского муниципального района

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Основные функции по реализации документооборота в администрации осуществляются отделом документационного обеспечения, информатизации и кадровой работы (далее Отдел по общим вопросам). В связи с этим, считаю целесообразным описать обязанности этого структурного подразделения.

Обязанности отдела по общим вопросам:

• Организация учета корреспонденции, поступающей в адрес администрации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Обеспечение своевременного рассмотрения служебной корреспонденции, жалоб и обращений, направление их в соответствующие отраслевые органы администрации, для решения поставленных в них задач и организация в необходимых случаях контроля за их исполнением.
• Осуществление систематического контроля за входящей корреспонденцией администрации.
• Осуществление своевременного, качественного и правильного оформления документов администрации, формирование их  в дела для хранения.
• Осуществление контроля за работой специалистов в вопросах организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов администрации муниципального образования и вышестоящих органов; соблюдением установленного порядка исполнения постановлений и распоряжений главы Воротынского муниципального района
• Обобщение и анализ состояния делопроизводства, а также обращений граждан в администрацию Воротынского муниципального района.
• Изучение передового опыта работы со служебной корреспонденцией, внедрение новых форм и методов по ее обработке, учету и организации контроля исполнения.
• Осуществление организационных  мер по подготовке и проведению  встреч, совещаний при главе администрации Воротынского муниципального района
• Обеспечивает контроль за соблюдением установленного порядка, организация приема граждан, рассмотрение предложений, заявлений, обращений, жалоб.
• Проведение консультаций, разъяснительной работы по вопросам, поднимаемым заявителями.
• Анализ об обобщении поступающих обращений.
• Разработка предложений по совершенствованию работы с обращениями  граждан.
• Специалист принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, направляет документы для исполнения, в установленном порядке согласно резолюции руководства администрации отправляет корреспонденцию исполнителям, осуществляет контроль за ее исполнением.
• В соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству возвращает на доработку, редактирует, печатает проекты постановлений и распоряжений главы Воротынского муниципального района и другую служебную информацию.
• Вносит предложения по совершенствованию делопроизводства:

— проверяет основания для издания  официальных документов администрации  муниципального образования;

— организовывает контроль за  исполнением правовых актов администрации  муниципального образования;

— представляет сведения о ходе  выполнения документов руководству администрации муниципального образования;

— готовит проекты постановлений о снятии с контроля правовых  актов администрации муниципального  образования;

— проверяет организацию и состояние  дел по контролю за исполнением  правовых актов в отраслевых  органах администрации Воротынского муниципального района;

— оказывает методическую помощь отраслевым органам администрации муниципального образования, администрациями сельских поселений в работе с официальными документами, контролирует сроки их исполнения.

• Совместно с главой администрации утверждает номенклатуру дел администрации Воротынского муниципального района, обеспечивает формирование документов в деле.
• Оформляет соответствующим образом, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации Воротынского муниципального района и решения муниципального района Воротынского муниципального района, подготавливает и сдает их в архив.
• По поручению главы администрации Воротынского муниципального района запрашивает от отраслевых органов администрации Воротынского муниципального района, предприятий, учреждений и организаций информационные и справочные материалы для подготовки необходимых документов администрации, других вопросов, входящих в компетенцию специалиста.
• Специалист готовит проекты распоряжений о проведении аттестации муниципальных служащих, о назначении на должность, освобождении от должности или переводе работника на другую работу в администрации Воротынского муниципального района, о командировках, отпусках работников.
• Организует работу по вопросам обязательного административного страхования в части оформления документов для выдачи, обмена и продления полисов работникам администрации муниципального образования.
• Осуществляет печатание, размножение и рассылку документов, подготовленных работниками администрации Воротынского муниципального района, при необходимости участвует в подготовке ответов в вышестоящие органы.
• Принимает меры к оснащению рабочих мест сотрудников администрации канцелярскими принадлежностями, современной оргтехникой, устройствами и приспособлениями, повышающими культуру управленческого труда, контролирует расходование средств, выделенных на эти цели.
• Организует работу по рассмотрению письменных предложений, заявлений и жалоб граждан.
• Организует работу по рассмотрению письменных обращений, поступивших через «почтовый ящик» главы Воротынского муниципального района.
• Организует личные приемы главы администрации Воротынского муниципального района .

Права Специалиста 1 категории(по общим вопросам)

Выполняя функциональные обязанности и поручения главы администрации, специалист имеет право:

1) обращаться непосредственно и  получать в установленном порядке от отраслевых органов администрации, а так же объединений, предприятий и учреждений, независимо от их подчиненности сведения, информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на специалиста обязанностей;

2) привлекать специалистов-экспертов для изучения вопросов, проведения проверок входящих в компетенцию специалиста;

3) делать замечания и возвращать  неправильно оформленные документы  на имя главы администрации Воротынского муниципального района.

4) давать разъяснения справочного  характера;

5) подписывать служебные документы в пределах компетенции специалиста;

6) выдавать справки по запросам  организаций и граждан в пределах  своей компетенции;

7) приглашать в случае необходимости для участия в приеме граждан с главой администрации Воротынского муниципального района специалистов и должностных лиц в соответствии с вопросами, поднимаемыми заявителями;

8) организовывать «круглые столы» и «горячие линии», телефоны доверия и иные разнообразные формы работы с населением.

Специалисты имеют право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с деятельностью специалиста администрации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист несет ответственность за четкое ведение контроля исполнения служебных писем, постановлений, распоряжений как собственных, так и поступивших из вышестоящих инстанций:

— за своевременное получение, регистрацию  и передачу документов исполнителю;

— за правильное оформление служебной  корреспонденции, сохранность документов;

— за соблюдение сроков исполнения  документов находящихся на контроле;

— за разглашение сведений, содержащихся  в документах.

Специалист несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством:

— за невыполнение возложенных  на отдел задач и функций;

— неудовлетворительное состояние  трудовой дисциплины подчиненных,

— невыполнение обязанностей и  не использование прав, предусмотренных  настоящим Положением и должностной  инструкцией.

Специалист администрации Воротынского муниципального района несет ответственность за халатное отношение к выполнению своих должностных обязанностей, утрату служебной и иной корреспонденции, поступившей в администрацию Воротынского муниципального района, нарушение правил этикета в отношении с гражданами.

Организационная структура администрации Воротынского муниципального района представлена на рисунке (Рисунок 1.1).

Рисунок 1. Организационная структура администрации Воротынского муниципального района

1.1.1 Программная и техническая архитектура ИС администрации Воротынского муниципального района

Успешная работа  административного учреждения возможна лишь при условии эффективной организации работы всех его служб и подразделений. Важную роль в этом играет информационная система учета, используемая в учреждении.

Новая система электронного документооборота строится не на пустом месте. В настоящее время в администрации Воротынского муниципального района имеются и эффективно используются технические средства и ПО, позволяющие выполнять некоторые задачи.

А именно в администрации внедрена система «1С:Бухгалтерия 3.0», функционирующая на платформе «1С:Предприятие 8.3».

Техническая и программная архитектура существующей ИС полностью ориентирована на использование данного программного комплекса.

Цель данной системы – ведение бухгалтерского учета в администрации Воротынского муниципального района. Как и любое другое предприятие администрация обязана вести бухгалтерский учет, предоставлять бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Именно для этой цели в центре и установлена указанная система.

Система «1С:Бухгалтерия 3.0»  установлена на рабочих местах далеко не всех пользователей, а только у сотрудников бухгалтерии, на которых ложится львиная доля работы по вводу в систему документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Некоторые первичные документы вводят в систему сотрудники отдела материально-технического обеспечения, для чего их рабочие места оборудованы соответствующими техническими и программными средствами.

Для просмотра итоговых бухгалтерских отчетов техническая и программная возможность подключения к системе имеется у руководства.

Кроме системы «1С:Бухгалтерия 3.0» некоторые сотрудники бухгалтерии и управления используют в своей работе ресурсы сети Интернет и электронную почту.

Отметим, что работа сотрудников в рамках системы «1С:Бухгалтерия 3.0» касается только той стороны деятельности администрации Воротынского района, которая имеет отношение к бухгалтерскому учету.

Таким образом большая часть работы сотрудников остается за рамками данной системы. Большинство сотрудников не имеют на сегодняшний день на рабочих местах никакого технического и программного обеспечения для автоматизации своей деятельности.

В нашей работе мы будем ориентироваться на максимальное использование технического и программного обеспечения, имеющегося в администрации, для разработки и внедрения новой системы электронного документооборота, поэтому опишем подробнее техническую и программную архитектуру имеющейся информационной системы.

Техническая архитектура ИС изображена на рисунке (Рисунке 2).

Рисунок 2. Техническая архитектура ИС

Таблица 2

Характеристика технической архитектуры

 

Технические средства без установленного на них ПО мертвы. Ведь именно с ПП непосредственно работают пользователи.

Программная архитектура ИС изображена на рисунке (Рисунок 1.3).

Рисунок 3. Программная архитектура ИС

1.2  Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В данной ВКР решается задача автоматизация и обеспечение информационной безопасности документооборота, что затрагивает следующие направления деятельности:

• Сбор информации;
• Хранение информации;
• Занесение информации в базу;
• Осуществление резервного копирования;
• Разграничение прав доступа (путем ввода паролей);
• Формирование отчетов;
• Быстрый и удобный поиск необходимых документов;

Систему автоматизации  административного учреждения следует разрабатывать, конечно, как комплексную систему, связывающую воедино все отделы. Эта связь вытекает из естественной связи работы на перечисленных направлениях.

Первая из связей всех подсистем в едином механизме – это использование общих справочников.

Все справочники хранят условно-постоянную информацию и используются каждой подсистемой.

Список физических лиц (ФЛ) является общим справочником, используемым всеми сотрудниками. Ведение справочников следует выделить в отдельную подсистему.

Подсистема получения отчетов также является связью, объединяющей деятельность всех подразделений в единое целое.

Функционалом этой подсистемы пользуются сотрудники всех отделов. Подсистему получения отчетности, следует выделить в отдельную подсистему разрабатываемой системы.

Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса

Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В рамках моей выпускной квалификационной работы рассматривается автоматизация процесса документооборота администрации.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения, отправки адресату или сдачи на хранение. Поэтому анализ системы документооборота в Администрации Воротынского муниципального района проведем в аспекте рассмотрения основных составляющих документооборота: от создания (получения) документа до его завершения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Модель жизненного цикла документов в компании является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание, утверждение, исполнение, контроль исполнения, архивация (жизненный цикл документа иногда может не включать в себя все перечисленные этапы в явном виде):

Создание. Под созданием понимается либо непосредственное создание документа и хранение его в БД документов, либо регистрация входящего/исходящего документа.

Утверждение. Документ после своего создания может быть отправлен другим сотрудникам для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др.

Исполнение. Активные документы могут порождать задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания, содержащегося в документе и т.д.

Контроль исполнения. Под данным этапом понимается набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д.

Архивация. «Отработанный» документ может быть сдан в архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.

Графическая схема модели жизненного цикла документов в компании изображена на рисунке 9.

Рисунок 9 — Схема модели жизненного цикла документа

В работе особое внимание уделяется процессу внутреннего обмена документами между сотрудниками и отделами, который выполняется на этапах создания и исполнения документов. В настоящее время, такой процесс выполняется либо посредством электронной почты, либо с помощью общих папок на сервере администрации, либо обычной передачей бумажных копий документов.

Первый способ весьма неудобен, т.к. в электронной почте очень тяжело искать нужную копию и версию документа, особенно при ведении интенсивной переписки с несколькими сотрудниками (как например у сотрудников юридического отдела), второй способ также неудобен тем, что в общедоступных папках постепенно скапливается огромное количество непонятных большинству пользователей файлов, третий же способ влечет за собой перерасход бумаги, а также необходимость каждый раз печатать заново весь документ при внесении в него даже незначительных правок.

Рисунок 6. Модель процесса приема и обработки обращений граждан

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Таким образом, многие процессы администрации автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в печатном и электронном виде, которые не интегрированы с другими процессами и материальными потоками в единую информационную среду.

Отсутствие связи между процессами, материальными потоками и документами влечет за собой целый комплекс проблем

Несоответствие   действительного состояния   материальных потоков документам;

Документально  незафиксированные  изменения  в материальных потоках (в том числе изменения в процессах);

Поиск  связанных  между  собой  документов по различным подразделениям администрации;

Неточности  и  дублирования,  высокая  вероятность  ошибок  и несоответствий;

Отсутствие    целостной    картины    состояния    дел    и проблематичность прогнозирования и принятия управленческих решений;

Непрозрачность  процессов  разработки,  согласования, утверждения и контроля выполнения документов; Важным аспектом является и то, что удобство работы с АИС гораздо выше, чем при работе с бумажными носителями. Обеспечение многопользовательского режима работы также является важнейшим преимуществом АИС.

Анализ задачи документооборота приводит к осознанию, что ее решение устаревшими средствами c использованием «бумажных» документов, а также с использованием разрозненных файлов затруднительно. Данный вывод следует из анализа количества операций, который приходится выполнять сотрудникам.

Одним из преимуществ использования АИС является безопасность хранения данных.

Т.о., можно выделить преимущества использования АИС на основе ВТ:

• удобство поиска электронных данных;
• повышение скорости внесения информации;
• обеспечение безопасности хранения;
• повышение скорости получения и точности формируемой отчетности;
• возможность «многопользовательской» работы.

В процессе участвуют несколько документов: заявка от сотрудника и отчет по проделанной работе. Все документы формируются специалистами общего отдела. В конце каждого месяца специалисты составляют отчет о проделанной работе, в котором указано количество заявок, которые успешно были решены специалистом. Рассмотрим схему документооборота процесса (рисунок 7).

Рисунок 7. Схема документооборота

---

Страницы: 1 2 3