Для хранения данных о дисциплинах, видах занятий и должностях были дополнительно разработаны соответствующие справочники (рис. 2.11).
Константы — это данные, которые всегда остаются неизменными и имеют одно и то же значение, независимо от времени. Одна константа может хранить в себе одно значение.
В разрабатываемой информационной системы были созданы следующие константы (рис. 2.12).
Для отображения всех констант в одном окне, создана общая форма констант «Данные о колледже» (рис. 2.13). Вызвать её можно в разделе «Сервис» на командной панели.
Оперативно-учётную информацию в проектируемой системе формируют данные документов и их движения по регистрам.
Для отражения любых хозяйственных операций в платформе 1с предусмотрены объекты – документы, которые предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии.
Структура разработанных документов, табличных частей и описание их реквизитов представлены в таблице 2.2.
Таблица 2.2 Структура и состав документов
| Наименование объекта | Реквизиты | Тип | Свойства |
| Документ «Формирование учебного плана» | Дата | Дата | Дата и время |
| Номер | Строка | Длина — 9 | |
| Специальность | Справочник. Учебные группы | — | |
| Дисциплина | Справочник. Дисциплины | — | |
| Семестр | Перечисление. Семестры | — | |
| Итого часов | Число | Длина – 6, точность – 1 | |
| Табличная часть «Распределение по видам» | Вид | Справочник. Дисциплины | — |
| Часы | Число | Длина – 6, точность – 1 | |
| Документ «Распределение учебной нагрузки» | Дата | Дата | Дата и время |
| Номер | Строка | Длина — 9 | |
| Преподаватель | Справочник. Преподаватели | — | |
| Всего часов | Число | Длина – 6, точность – 1 | |
| Ставка | Число | Длина – 6, точность – 1 | |
| Табличная часть «Расписание» | Учебная группа | Справочник. Учебные группы | — |
| Семестр | Документ. Формирование учебного плана | — | |
| Документ «Учёт рабочего времени» | Дата | Дата | Дата и время |
| Номер | Строка | Длина — 9 | |
| Преподаватель | Справочник. Преподаватели | — | |
| Табличная часть «Расписание» | Группа | Справочник.Группа | — |
| Семестр | Перечисление.Семестры | — | |
| Дисциплина | Справочник.Дисциплины | — | |
| Вид | Справочник.ВидыЗанятий | — | |
| Часы | Число | Длина – 6, точность – 1 | |
| Документ «Установка ставки преподавателю» | Дата | Дата | Дата и время |
| Номер | Строка | Длина — 9 | |
| Преподаватель | Справочник.Преподаваетли | — | |
| Размер ставки | Число | Длина – 6, точность – 1 |
Документ «Формирование учебного плана» – предназначен для формирования учебного плана по дисциплине на выбранный семестр с указанием вида занятий и количеством необходимых часов проведённых занятий (рис. 2.14).
В форме документа необходимо указать дисциплину и семестр, а также заполнить в табличной части вид занятий и необходимое количество часов. Поле «Итого часов» рассчитается системой автоматически (рис. 2.15).
Для печати учебного плана на бумажном носителе был разработан макет печатной формы (рис. 2.16).
Для печати учебного плана необходимо кликнуть по кнопке печать в форме списка или форме документа (рис. 2.17).
Для распределения нагрузки между преподавателями относительно их ставки и планирования занятий по учебному плану среди групп разработан документ «Распределение нагрузки» (рис. 2.18)
При создании документа необходимо указать преподавателя и заполнить список учебных групп и учебных планов. Поле «Ставка» и «Заполнено часов» заполнятся автоматически (рис. 2.19).
Для учёта фактически отработанного времени преподавателя предназначен документ «Учёт рабочего времени» (рис. 2.20).
Данный документ вводится на основании документа «Распределение нагрузки» (рис. 2.21).
На рисунке 2.22 представлена форма документа «Учёт рабочего времени».
Для печати ведомости учёта рабочего времени в информационной системе был разработан макет для документа «Учёт рабочего времени» (рис. 2.23).
Печатная форма ведомости учёта рабочего времени представлена на рисунке 2.24.
Для установки ставки преподавателю в системе присутствует соответствующий документ «Установка ставки преподавателю» (рис. 2.25).
При создании документа необходимо указать преподавателя и количество часов ставки, установленное соответствующим приказом (рис. 2.26-2.27).
Регистры накопления и регистры сведений — это таблицы для накопления оперативных данных и получения сводной информации.
В системе присутствуют следующие регистры:
Регистр сведений «Ставки преподавателей» — хранит сведений о последней установленной ставки для преподавала (рис. 2.28).
По данному регистру формирует движения документ «Установка ставки преподавателю» (рис. 2.29).
Регистр накопления «Учёт времени» — хранит данные о плановом и фактичекском количестве часов в разрезе дисциплины, вида занятий и преподавателя (рис. 2.30).
По данному регистру формирует движения документы «Распределение нагрузки» (рис. 2.31) и «Учёт рабочего времени» (рис. 2.32).
2.4. Контрольный пример реализации программного средства и его описание
Работа пользователя начинается с ввода имени и пароли в окне авторизации системы 1С:Предприятие, в результате которой для пользователя определяется набор прав. Работа в программе будем рассматривать с правами пользователя «Администратор», так как ему доступны все объекты информационной системы (рис. 2.33).
После успешной авторизации перед пользователем открывается рабочий стол конфигурации. Первоначально, пользователю необходимо заполнить данными справочники и константы
После чего, для формирования учебного плана создаётся соответствующий документ «Формирование учебного плана»
Далее, пользователем формируется документ «Распределение учебной нагрузки» с указанием должности преподавателя и списком учебных групп (поля «Ставка преподавателя» и «Заполнено часов» рассчитаются автоматически по мере заполнения документа).
На основании документа «Распределение учебной нагрузки формируется документ «Учёт рабочего времени», в котором установленные учебные планы распределяются по виду занятий, а преподаватель указывает количество отработанных часов.
Для установки ставки преподавателю пользователем создаётся соответствующий документ «Установка ставки преподавателю».
Для формирования отчётов пользователю необходимо выбрать в панели функций меню «Отчёты», указать необходимый отчёт и на открывшейся форме кликнуть по кнопке сформировать. Система формирует следующие отчёты:
Отчёт по выполнению плана – отчёт отражает плановое значение фактические и выполнение учебном плана преподавателями по дисциплинам, а также процент выполнения и натуральное отклонение (рис. 2.33).
Отчёт «Диаграмма нагрузки преподавателей» — отражает в виде графической диаграммы установленную ставку преподавателей и фактическую нагрузку (рис. 2.37)
Отчёт по нагрузке групп – отражает фактическую нагрузку учебных групп в часах с детализацией по дисциплинам (рис. 2.39).
Отчёт по ставкам преподавателей – отражает размер установленных ставок преподавателям (рис. 2.41).
Отчёт по учебным планам – отражает количество часов по дисциплинам и семестрам согласно установленным учебных планам (рис. 2.43).
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Основные и вспомогательные материалы
Внедрение современных информационных технологий связано с значительными инвестициями и необходимостью обоснования этих инвестиций. В практике зарубежных компаний оптимальным способом решения задачи анализа затрат является концепция оценки совокупной стоимости владения ИТ (Total Cost of Ownership — ТСО). [18]
Под показателем ТСО понимается сумма прямых и косвенных затрат организации на эксплуатацию своих информационных систем. Здесь стоит особенно подчеркнуть наличие фактора косвенных затрат. В отличие от ИТ-бюджетов, которые включают только прямые затраты, в показатель TCO включается и оценка косвенных затрат, связанных с недостатками в работе информационных систем.
ТСО является ключевым количественным показателем эффективности процессов автоматизации организации, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов.
3.2 Расчет времени на создание программного продукта
Рассчитаем трудоемкость разрабатываемого автоматизированного проекта и количество времени на разработку и внедрение информационной системы, которые сведём в таблице 3.1.
Таблица 3.1 Временные затраты
| Наименование | Временные затраты, ч |
| Пред проектное обследование | 48 |
| Разработка | 88 |
| Внедрение | 75 |
| Тестирование | 32 |
| Сопровождение | 25 |
| Затраты на лицензию | 131 |
| Затраты на обучение персонала в год | 8 |
3.3 Расчет себестоимости программного продукта
Приём за стоимость работы разработчика программного обеспечения ставку в размере 1200 рублей/час, после чего рассчитаем стоимость затрат на разработку и внедрения информационной системы (таблица 3.2 и 3.3.)
Таблица 3.2 Прямые затраты
| Наименование | Сумма |
| Пред проектное обследование | 57 600 руб. |
| Разработка | 105 000 руб. |
| Внедрение | 90 000 руб. |
| Тестирование | 38 400 руб. |
| Сопровождение | 30 000 руб. |
| Затраты на лицензию | 157 500 руб. |
| Затраты на обучение персонала в год | 10 000 руб. |
Таблица 3.3 Косвенные затраты
| Наименование | Сумма |
| Самообучение пользователей работе с модулем | 65000 руб. |
| Возможные сбои и простои в работе модуля в первый год работы | 35000 руб. |
По результатам расчетов прямые затраты составили 488500 рублей. Косвенные затраты составили 100000 рублей. Итого суммарная стоимость внедрения модуля 588500 рублей.
Экономическая эффективность проекта (Э) определяется двумя слагаемыми:
Э = Эк + Эпр
где ЭК – косвенный эффект,
ЭПР – прямой эффект.
Косвенный эффект определяется опосредованным влиянием автоматизации на деятельность объекта в целом и определяется, к примеру, возможностью совершения ошибок в процессе планирования учебной нагрузки, неверном распределении учебных планов между преподавателями и т.д. [19]. Прямой эффект от внедрения разработанной информационной системы будет рассчитываться в виде трудовых показателей. Рассматривая трудовые показатели можно сделать вывод, что:
- затраты на обработку информации по базовому варианту (Т0) = 8448,
- трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту (Т1) = 4300
Тем самым абсолютное снижение трудовых затрат за год (Т):
Т = 8448 — 4300 = 4148 часов
Показатели эффективности от внедрения проекта автоматизации представлены в таблице 3.4.
Таблица 3.4 Показатели эффективности
| Затраты | Абсолютное изменение затрат | Коэффициент изменения затрат | Индекс изменения затрат | ||
| Базовый вариант | Проектный вариант | ||||
| Трудоёмкость
| T0 (час) | T1 (час) | T = T0 –T1 час | КТ=DТ/T0*100% | YT=T0/T1 |
| 8448 | 4800 | 3648 | 43,1% | 1,76 | |
| Стоимость
| C0 | C1 | | КC=DC/C0´ 100% | YC=C0/C1 |
| (руб.) | (руб.) | (руб.) | |||
| 2 280 960 | 1 285 090 | 995 870 | 43,6% | 1,77 | |
Следовательно, коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):
КТ = 3648 / 8448 * 100% = 43,13%
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT):
YT= 8448 /3648= 1,76
Рассматривая стоимостные показатели можно сделать вывод, что:
- Стоимостные затраты на обработку по базовому варианту (С0) = 228 096,00 руб.
- Стоимостные затраты на обработку по предлагаемому варианту (С1) = 128 509,00.
Абсолютное снижение стоимостных затрат (C):
C =228096,00 – 128509,00= 99587,00 руб.
Следовательно, коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC):
КC= 99587,00/ 228096,00 * 100% = 43,61%
Индекс снижения стоимостных затрат (YC):
YC = 228096,00/ 128509,00= 1,77
Расчеты наглядным образом показали, что появление автоматизированного варианта решения задачи значительно уменьшит сроки получения информации, понизит затраты на обработку информации и снизит трудоёмкость работ. В результате общая стоимость прямых эффектов(Эпр) составляет 99 587,00 руб.
Теперь перейдем к положительному косвенному эффекту. В совокупной стоимости ошибки сотрудников обходятся организации в 50 000 рублей в год. Вероятность возникновения ошибок составляла 50%. Система позволит снизить вероятность возникновения ошибки на 35%. Можно рассчитать сокращение затрат за год.
Изначально, затраты на ошибки составляли:
50000 * 0,5 = 25000 рублей
В результате косвенных эффектов система позволит сэкономить следующую сумму:
50000 * 0,15 = 7500 рублей
Выше были описаны и просчитаны косвенные и прямые эффекта от внедрения автоматизированной системы планирования и распределения учебной нагрузки. В результате можно определения экономическую эффективность проекта:
Э = 99587 + 7500 = 107087,00 рублей
Теперь необходимо определить срок окупаемости проекта автоматизации. На внедрение разрабатываемой информационной системы запланирована выделена сумма в размере 165 000 рублей. На приобретение ПО предполагается потратить не больше 50 000 рублей. На приобретение и установку оборудования предполагается потратить 70 000 рублей. На оплату деятельности лиц, которые занимаются внедрением предполагается потратить 25 000 рублей. Также 20 000 рублей предполагается потратить на обучение персонала.
Автоматизация процессов позволит сэкономить 107 087 рублей в год. Благодаря этим данным можно рассчитать время окупаемости:
Tок = 160000,00 / 107087,00 = 18 месяцев
Стоимость разработки и внедрения проекта составляет 160 000,00 руб., автоматизация позволит снизить трудовые затраты на 43,13%, а стоимостные затраты – на 43,61 % (107 087,25 руб.). Предположительный срок окупаемости – 18 месяцев, после чего система начнет приносить прибыль, а прямой экономический эффект с учетом капитальных затрат составит 107 087,00 рублей.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате выполнения выпускной квалификационной работы была рассмотрена и проанализирована деятельность учебно-методического отдела колледжа КЭСИ, разработано и внедрено проектное решение по автоматизации процесса учебного планирования и распределения учебной нагрузки.
В ходе выполнения работы была построена соответствующая структура дипломного проекта, которая представляет собой несколько логических частей (разделов) – предпроектное обследование, концепция проекта, системная архитектура проекта и экономическая эффективность инвестиций в ИТ – проект.
В процессе предпроектного обследования было произведено ознакомление с колледжем и его деятельностью, изучена организационная структура., определены миссия и стратегия развития учебного заведения с курсом на развитие ИТ-стратегии, определено, какими программными средствами пользуются сотрудники организации.
На основании полученной и проанализированной информации был определен процесс, который малоэффективен и требует автоматизации – планирование учебного процесса. После того, как этот процесс был подробно изучен и описан с помощью модели потоков данных «AS – IS», были выделены все узкие места данного процесса.
На основании выявленных проблем, после анализа Российского рынка современного программной обеспечения, было принято решение о разработке собственной системы на платформе 1С:Предприятие.
Во второй главе был описан процесс проектирования и разработки информационной системы, построено дерево функций и сценарий диалога, описаны основные разработанные объекты конфигурации и принцип обеспечения безопасности системы.
В заключительной, третьей главе дипломного проекта оценивается экономическая эффективность инвестиций в ИТ-решение с помощью концепции оценки совокупной стоимости владения ИТ. После проведения расчётов было выявлено, что стоимость разработки и внедрения проекта составляет 275000,00руб., автоматизация позволит снизить трудовые затраты на 43,13%, а стоимостные затраты – на 43,61 % (99 587,25 руб.). Предположительный срок окупаемости – 18 месяцев, после чего система начнет приносить прибыль, а прямой экономический эффект с учетом капитальных затрат составит 99 587,00 рублей.
При подведении итога данной работы, хотелось бы отметить, что информационные технологии являются неотъемлемой частью современного предприятия. Современные ИТ-решения при грамотном внедрении и эксплуатации позволяют получить ценные конкурентные преимущества, которые позволяют колледжу занимать передовые позиции в рейтинге учебных заведений.
Внедрение разработанной системы, несомненно, повысит эффективность труда сотрудников учебно-методического отдела, поможет правильно оценить ситуацию и вовремя принять необходимые решения.
Таким образом, цели и задачи, поставленные перед написанием выпускной квалификационной работы, были успешно выполнены.
Список используемой литературы
- Извольская Н.А. Проблемы и пути совершенствования организационной структуры управления предприятия. 2014. Т. 1. С. 52-59.
- Чечевицына, Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности: учебник / К.В. Чечевицын. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013. – 368 с
- Гузик С. Стандарт COBIT управление и аудит информационных технологий. Особенности проведения внешнего аудита ит. [Электронный ресурс]. URL: http://www.kacit.ru/ (дата обращения 23.04.2017).
- «Учебные планы» ТАНДЕМ.Университет. [Электронный ресурс]. URL: http://tandemservice.ru/products/tandem-university/moduli/osnovnye-moduli/uchebnyj-protsess (дата обращения 23.04.2017).
- ИСУ ВУЗ [Электронный ресурс]. URL: http://isu.tisbi.ru/ (дата обращения 23.04.2017).
- Автоматизированная система «Нагрузка ВУЗа» [Электронный ресурс]. URL: http://www.mmis.ru/programs/nagruzka (дата обращения 23.04.2017).
- Автоматизация — с чего начать? [Электронный ресурс]. URL: http://www.businessstudio.ru/procedures/it/podxod/2 (дата обращения 16.04.2017).
- Википедия. 1С Предприятие [Электронный ресурс]. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/1С:Предприятие (дата обращения 21.04.2017).
- Информация для пользователей и партнеров №16652 от 13.05.2013 [Электронный ресурс]. URL: http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=16652 (дата обращения 23.04.2017).
- Виды обеспечения АИС [Электронный ресурс]. URL: http://studopedia.ru/14_93295_vidi-obespecheniya-ais.html (дата обращения 23.04.2017).
- Обзор платформы. Варианты работы системы [Электронный ресурс]. URL: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000034.htm (дата обращения 23.04.2017).
- Вдовин, В.М. Информационные технологии: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова. — М.: Дашков и К, 2016. — 304 c.
- Обзор платформы. Варианты работы системы [Электронный ресурс]. URL: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000034.htm (дата обращения 23.04.2017).
- Самохвалова, Е.В. Администрирование Postgre SQL / Саймон Ригс, Ханну Кросинг — C-Петербург, 2013
- Черемных С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В.Черемных [и др.]. – М.: Финансы и статистика, 2013. – 192 с.
- Википедия – Права доступа [Электронный ресурс]. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Права_доступа (дата обращения 23.04.2017).
- Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы – М.:Питер, 1С-Паблишинг, 2014. – 512 с.
- Цыгалов Ю. Экономическая эффективность инвестиций в ИТ: оптимальный метод оценки. [Электронный ресурс]. URL: http://www.pcweek.ru/idea/article/detail.php?ID=68331 (дата обращения 23.04.2017).
- Минухин С. В. Методика выбора и расчета затрат совокупной стоимости владения вычислительным кластером // Радиоэлектронные и компьютерные системы: сб. ст. / С. В. Минухин, С.В. Знахур. – Вып. №1 (49). — Харьков, 2013. – С. 90-96.