ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЮЖНО-КУРИЛЬСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ
2.1. Общая характеристика МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива
Постановлением Администрации муниципального образования (далее по тексту – МО) «Южно – Курильский городской округ» от 30.04.2021 № 518 утвержден Список организаций — источников комплектования муниципального архива муниципального образования «Южно-Курильский городской округ» на 2021 год .
Список организаций — источников комплектования муниципального архива муниципального образования «Южно-Курильский городской округ» на 2021 год представлен в Приложении 1.
Структура МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива представлена на рисунке 1.
В целом организационная структура МКУ «Производственно-техническое объединение» является достаточно оптимальной и соответствует его направлениям и масштабу деятельности.
Кадровый состав МКУ «Производственно-техническое объединение» — это квалифицированные работники, имеющие профессиональные знания, умения и навыки в сфере муниципальной службы. Для того, чтобы оценить эффективность и результативность деятельности муниципальных служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» проанализируем качественные и количественные характеристики, отражающие состояние и структуру персонала.
Для оценки обеспеченности МКУ «Производственно-техническое объединение» сотрудниками, проведем сравнительный анализ фактического количества служащих по категориям должностей со штатной численностью в 2020-2021гг (таблица 1).
Таблица 1
Укомплектованность штата МКУ «Производственно-техническое объединение» за 2020-2021гг.
| Категории персонала | 2020 г. | 2021 г. | Рост показателя, % | ||||
| Факт | Штат | Укомплектованность, % | Факт | Штат | Укомплектованность, % | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Муниципальные служащие, в т.ч: | 172 | 177 | 97,1 | 174 | 179 | 97,2 | 100 |
| Высшие | 7 | 8 | 87,5 | 8 | 8 | 100 | 114,2 |
| Главные | 13 | 13 | 100 | 13 | 13 | 100 | 100 |
| Ведущие | 29 | 30 | 96,6 | 31 | 31 | 100 | 103,5 |
| Старшие | 115 | 118 | 97,4 | 114 | 119 | 95,8 | 98,3 |
| Младшие | 8 | 8 | 100 | 8 | 8 | 100 | 100 |
| Не отнесенные к муниципальным | 4 | 4 | 100 | 4 | 4 | 100 | 100 |
| Итого | 176 | 181 | 97,8 | 183 | 178 | 102,8 | 105,1 |
Данные, представленные в таблице 1 показывают, что в 2020г наблюдается недостаток служащих категории «ведущие» на 3,4%, «высшие» на 12,5%, а так же категории «старшие» должности на 2,6%. В 2021 г. неудовлетворенная потребность в кадрах была полностью устранена, что говорит об эффективной работе кадровой службы МКУ «Производственно-техническое объединение» при подборе специалистов на вакантные места. Однако, потребность в категории «старшие» должности муниципальной службы осталась актуальной.
Назначено на должности муниципальной службы в 2021 г. — 81 человек, из них по конкурсу — 5 человек, по иным основаниям-53 человека, переведены на иные должности — 23 человека.
Далее, проанализируем функциональную структуру персонала МКУ «Производственно-техническое объединение», которая представлена в таблице 2.
Таблица 2
Функциональная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» 2020-2021гг.
| Категории персонала | Среднегодовая численность работников, чел. | |||
| 2020 год | 2021 год | |||
| Чел. | % | Чел. | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Высшие | 7 | 4,06 | 8 | 4,6 |
| Главные | 13 | 7,57 | 13 | 7,47 |
| Ведущие | 29 | 16,86 | 31 | 17,81 |
| Старшие | 115 | 66,86 | 114 | 65,52 |
| Младшие | 8 | 4,65 | 8 | 4,6 |
| Итого | 172 | 100 | 174 | 100 |
Согласно полученным данным, наибольший удельный вес в структуре должностей МКУ «Производственно-техническое объединение» занимают старшие должности (66,8% в 2020 г. и 65,52% в 2021 г.) и ведущие должности (16,86% в 2020 г. и 17,81% в 2021 г.). Результаты анализа численности персонала, показывают, что состав работников МКУ «Производственно-техническое объединение» в течение отчетного периода увеличился на 2 человека (1,1%).
В таблице 3 отражается распределение служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» по гендерному признаку.
Таблица 3
Гендерная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» в 2020-2021 гг.
| Категории персонала | Среднегодовая численность работников, чел. | |||
| 2020 год | 2021 год | |||
| Чел. | % | Чел. | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| мужчины | 74 | 43 | 76 | 43,6 |
| женщины | 98 | 57 | 98 | 56,4 |
| Итого | 172 | 100,00 | 174 | 100,00 |
Проанализировав структуру персонала по гендерному признаку мы видим, что более 50% персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» составляют женщины, для которых характерен исполнительский тип труда, склонность работать по четким правилам и инструкциям, что соответствует работе в Муниципальном архиве. Однако, руководящие должности занимают мужчины 41-59 лет, их доля в 2021 г. увеличилась на 2 человека.
На следующем этапе анализа персонала рассмотрим возрастную структуру служащих МКУ «Производственно-техническое объединение», которая приведена в таблице 4.
Таблица 4
Возрастная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» за 2020-2021 гг.
| Категории персонала | Среднегодовая численность работников, чел. | |||
| 2020 год | 2021 год | |||
| Чел. | % | Чел. | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| до 30 лет | 46 | 26,7 | 46 | 26,5 |
| 30 — 39 лет | 48 | 27,9 | 48 | 27,5 |
| 40 — 49 лет | 47 | 27,3 | 49 | 28,1 |
| 50 — 59 лет | 20 | 11,6 | 20 | 11,5 |
| старше 60 | 11 | 6,4 | 11 | 6,4 |
| Итого | 172 | 100,00 | 174 | 100,00 |
Из данных таблицы 4 мы видим, что в 2020 г. наибольшую долю занимают служащие, входящие в возрастную группу 30-39 лет(27,9%), также значительную часть составляют работники 40-49 лет(27,3%) и до 30 лет(26,7%). Средний возраст служащих на 01.01.2021 г. составил 39 лет.
Следует сделать вывод, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» работают сотрудники среднего возраста, что объясняется квалификационными требованиями к муниципальным служащим по уровню образования, стажу и опыту работы на муниципальной службе.
Поскольку специфика деятельности муниципальных служащих требует наличия профессиональных знаний, навыков и компетенций проанализируем структуру персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по уровню образования за 2020-2021 гг. в таблице 5.
Таблица 5
Структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по уровню образования
| Уровень образования | Среднегодовая численность работников, чел. | |||
| 2020 год | 2021 год | |||
| Чел. | % | Чел. | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 высшее профессиональное | 123 | 71,5 | 119 | 68,4 |
| 2 и более высших профессиональных | 44 | 25,6 | 51 | 29,3 |
| Среднее профессиональное | 5 | 2,9 | 4 | 2,3 |
| Итого | 172 | 100,00 | 174 | 100,00 |
Анализ данных таблицы 5 показал, что значительная часть служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» имеет высшее образование (71,5% в 2020 г. и 68,4% в 2021 г.), 2 и более высших профессиональных образования в 2020 г. имеют — 25,6% служащих, в 2021 г.- 29,3%. За анализируемый период увеличилась доля служащих, имеющих 2 и более высших образования на 7 человек (3,7%). Данный факт свидетельствует о соответствии уровня образования сотрудников МКУ «Производственно-техническое объединение» принципу профессионализма муниципальных служащих.
Стаж работы существенно влияет на квалификацию и профессиональные качества служащих МКУ «Производственно-техническое объединение». Анализ персонала по стажу работы представлен в таблице 6.
Таблица 6
Структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по стажу за 2020-2021 гг.
| Стаж работы персонала | 2020 г. | 2021 г. | Рост показателя | ||
| Чел. | % | Чел. | % | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| до 1 года | 15 | 8,8 | 13 | 7,5 | 85,2 |
| От 1 до 5 лет | 39 | 22,7 | 44 | 25,3 | 111,4 |
| От 5 до 10 лет | 26 | 15,1 | 38 | 21,8 | 144,3 |
| От 10 до 15 лет | 31 | 18 | 24 | 13,8 | 76,7 |
| От 15 до 25 лет | 42 | 24,4 | 35 | 20,1 | 82,3 |
| Свыше 25 лет | 19 | 11 | 20 | 11,5 | 104,5 |
| Итого | 172 | 100,00 | 174 | 100,00 | 101,1 |
Анализируя распределение кадров МКУ «Производственно-техническое объединение» по стажу работы мы видим, что в отчетном периоде увеличивается доля сотрудников, имеющих стаж работы от 5 до 10 лет на 44,3%, а так же от 1 года до 5 лет на 11,4%. Незначительно увеличилась группа муниципальных служащих со стажем свыше 25 лет на 4,5%. Снизилось количество служащих, которые имеют стаж работы до 1 года(85,2%), от 15 до 25 лет (82,3%) и от 10 до 15 лет (76,6%). Таким образом, данные таблицы 6 свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.
МКУ «Производственно-техническое объединение» оказывает следующие виды услуг (рисунок 2).
Рисунок 2 – Услуги, оказываемые МКУ «Производственно-техническое объединение
По состоянию на 31 декабря 2021 года в архиве на хранении находятся 522 фонда, 59 146 единиц хранения. На 31 декабря 2016 года на учет было поставлено 349 фондов, 36109 единиц хранения. В 2017 году 399 фондов, 40507 ед. хранения, в 2018 году — 428 фондов, 46 918 единиц хранения, 2019 году – 461 фонд, 49 512 единиц хранения, в 2020 году — 499 фондов, 54588 ед.хранения (рисунок 3).
Рисунок 3 – Количество фондов, находящихся на хранении
Таким образом, за период деятельности архива количество фондов увеличилось на 173, объем хранящихся документов на 63%.
В отчетный период на хранение приняты документы 41 организации (4598 ед. хр.). Оказана методическая помощь в формировании описей и дел 35 организациям.
Продолжалась работа по ведению централизованного автоматизированного государственного учета документов Архивного Фонда РФ, заполнение и представление в Росархив в установленном порядке данных БД «Архивный фонд» (версии 4.1, 5.0). В 2021 году внесено 23 фонда (32 описи документов на 4090 ед. хр). На 31 декабря 2021 года в базу внесены все фонды, имеющиеся в Архиве: 522 фонда документов на бумажных носителях 709 описей на 59 146 ед.хр. из них 51 опись управленческой документации 927 ед.хр., 658 описей по личному составу 58 219 ед. хр.
В 2021 г. произведено копирование (оцифровка) научно-справочного аппарата 63 фондов 812 листов.
Одним из ведущих направлений работы Архива является исполнение социально-правовых запросов. Отделом информации и использования документов в 2021 году исполнено 6 902 запросов (в установленные сроки – 6902). В 2016 году — 3627, в 2017 году — 4403, у 2018 году – 4664, в 2019 – 5512 запросов (рисунок 4).
Рисунок 4 – Количество исполненных социально – правовых запросов
Таким образом, в 2021 году по сравнению с 2016 годом, количество запросов увеличилось на 90%. По материалам архива с положительным результатом 4 065 запроса, 59 % из поступивших (за 2016 год – 2085, за 2017 год – 3262, за 2018 год – 3361, за 2019 — 3944 запроса, за 2020 – 3 743). В 2021 году исполнено по материалам архива 346 запросов о льготном стаже. 1965 запросов (28% от общего количества) исполнено с отрицательным результатом. В 2016 году их количество составляло – 566 ответов, в 2017 – 760, в 2018 году – 869, в 2019 году — 1049. Объем подобных запросов с отрицательным результатом растет. Это связано с тем, что увеличилось количество ликвидированных предприятий и учреждений различных форм собственности, местонахождение документов которых определить невозможно. По этой же причине, уменьшилось количество запросов, касающихся документов по личному составу не находящихся на хранении, с последующей переадресацией. В 2021 году переадресовано по месту нахождения документов — 872 запроса, был осуществлен прием 1419 граждан.
В отчетный период из архивохранилищ выдана документация в количестве 19479 ед. хранения.
Таким образом, подводя итог, следует отметить положительную тенденцию в деятельности МКУ «Производственно-техническое объединение». Количество положительно обработанных запросов увеличивается ежегодно, невзирая на увеличившийся объем работы.
Тем не менее, данные свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.
2.2. Организация работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования
Архивный отдел является структурным подразделением администрации Южно-Курильского городского округа, созданным для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти города, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.
Услуги архивного отдела:
- исполнение социально-правовых, тематических запросов населения и юридических лиц;
- выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок;
- организация доступа к документам архивного фонда;
- прием документов на хранение от юридических и физических лиц.
Основным способом по обеспечению доступа населения и организаций к информации является официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа», размещенного по адресу: http://yuzhnokurilsk.ru.
Рисунок 5 – Официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа»[1]
Следует отметить, что на официальном сайте имеется также фотоархив о деятельности Администрации (рисунок 6).
Рисунок 6 – Фотоархив о деятельности Администрации МО «Южно – Курильского городского округа»
Для получения архивной справки (выписки, копии) по документам архивного отдела администрации Южно-Курильского городского округа необходимо заполнить анкету – заявление, образец которой представлен в Приложении 2.
С целью выявления проблем в работе Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования нами был проведен опрос граждан об их удовлетворенности ответом, полученным по результатам рассмотрения обращения (Анкета в приложении 3). Опрос проводился посредством размещения анкеты на официальном сайте Администрации МО «Южно – Курильского городского округа».
Опрос был проведен среди жителей МО «Южно – Курильского городского округа» в феврале 2022 года. В опросе приняли 100 жителей городского округа.
На вопрос «Приходилось ли Вам сталкиваться с некорректными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела Администрации в процессе подачи обращения?» ответы распределились следующим образом:
Рисунок 7 — Ответы на вопрос «Приходилось ли Вам сталкиваться с некорректными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела Администрации в процессе подачи обращения?»
Как показывают данные диаграммы, 28% граждан сталкивались с неправомочными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела.
На просьбу оценить доступность информации по способам обращения в Архивный отдел ответы распределились следующим образом:
Рисунок 8 — Оценка доступности информации по способам обращения в Архивный отдел
Как мы видим, большинство граждан (56%) удовлетворены доступностью информации и сроками рассмотрения поданного обращения и форме получения на него ответа.
На просьбу оценить срок ожидания ответа на обращение ответы были такими:
Рисунок 9 — Оценка срока ожидания ответа на обращение
Как мы видим, 69% граждан удовлетворены сроками ожидания ответов на обращение.
На просьбу оценить полноту и понятность представленной информации в ответе на обращение, ответы граждан распределились следующим образом:
Рисунок 10 – Оценка полноты и понятности представленной информации в ответе на обращение
Как показывают данные диаграммы, 74% удовлетворены полнотой и понятностью представленной информации, 12% высказали неудовлетворенность, 14% затруднились с ответом.
В качестве совершенствования работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования большинство граждан озвучили следующие предложения:
- повысить уровень информационной открытости работы с обращениями,
- минимизировать бюрократические подходы.
Вывод по второй главе исследования.
Во второй главе была рассмотрена деятельность МКУ «Производственно-техническое объединение».
В результате чего, была отмечена положительная тенденция в деятельности Учреждения. Количество положительно обработанных запросов увеличивается ежегодно, невзирая на увеличившийся объем работы.
Однако, данные свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.
Основным способом по обеспечению доступа населения и организаций к информации является официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа», размещенного по адресу: http://yuzhnokurilsk.ru.
С целью выявления проблем в работе Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования нами был проведен опрос граждан об их удовлетворенности ответом, полученным по результатам рассмотрения обращения. Опрос проводился посредством размещения анкеты на официальном сайте Администрации МО «Южно – Курильского городского округа».
Опрос был проведен среди жителей МО «Южно – Курильского городского округа» в феврале 2022 года. В опросе приняли 100 жителей городского округа.
В качестве совершенствования работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования большинство граждан озвучили следующие предложения:
- повысить уровень информационной открытости работы с обращениями,
- минимизировать бюрократические подходы.