Страницы 1 2 3

ВВЕДЕНИЕ

 

Развитие информационных технологий в настоящее время создает множество возможностей, позволяющих оптимизировать технологию работы специалистов различных организаций и сфер деятельности. Современные коммуникационные технологии позволяют создавать информационные ресурсы, позволяющие эффективно взаимодействовать с клиентами, проводить обработку информацию, построение прогнозов, использовать системы искусственного интеллекта, минимизирующие необходимость участия человека в бизнес-процессах различного направления.

В данной работе проведено создание информационной системы распределения бюджетов для использования в деятельности СФР. Фонда в настоящее время представляет собой высокотехнологичную организацию, использующую современные программные и аппаратные средства для решения задач, связанных с учетом данных по пенсионному и социальному обеспечению, управлению пенсионными накоплениями, ведению аналитической работы. При этом в рамках деятельности Фонда выделяются средства на разработку проектов, позволяющих повысить качество обслуживания клиентов, использовать системы обработки информации для повышения эффективности работы подразделений, получения возможностей сокращения управленческих издержек, повышения качества процессов взаимодействия с клиентами, получателями пенсий и социальных выплат.

Актуальность ВКР обусловлена необходимостью обеспечения эффективности использования бюджетных средств в рамках деятельности государственных организаций в рамках реализации проектов и выполнения функций в соответствии с профилем деятельности Фонда.

В рамках данной работы разработано приложение для автоматизации процессов управления разработкой проектов по развитию инфраструктуры Фонда в части планирования расходов, связанных с реализацией программных решений, инфраструктуры, связанной с обслуживанием клиентов, системы информирования и др. Специфика планирования затрат на реализацию проектов развития инфраструктуры СФР связана с необходимостью учёта как трудовых, так и материальных ресурсов, учета используемого машинного времени.

От правильности расчета расходов зависит эффективность реализации проектов развития инфраструктуры Фонда, оплата труда сотрудников, обеспечение качества работы сотрудников, обслуживания клиентов, возможности обновления оборудования и материальной базы Фонда.

Тематика разработки систем автоматизации бизнес-процессов рассмотрена в работе Нетесовой О. Ю.  Информационные системы и технологии в экономике [3], в которой проведен обзор основных направлений использования информационных систем в деятельности экономических служб предприятий, в работе Рыжко А. Л.  Информационные системы управления производственной компанией [5], в которой описан порядок обмена данными в рамках функционирования подразделений предприятий, описаны факторы экономической эффективности использования информационных систем в работе предприятий. В работе Зараменских Е. П.  «Информационные системы: управление жизненным циклом» [7] описан порядок разработки и внедрения программных решений, особенности использования стандартов организации ИТ-проектов и стратегий внедрения информационных систем.

Цель ВКР: Разработка системы информационной поддержки принятия решений по распределению бюджетов между подразделениями организации Отделения социального Фонда России.

Объект исследования – деятельность Отделения социального Фонда России.

Предмет исследования – автоматизация технологии распределения расходов в рамках работы над разработкой проектов развития инфраструктуры в условиях Отделения социального Фонда России.

Задачи работы:

• рассмотреть теоретические аспекты управления разработкой информационных систем, определить задачи автоматизации данной задачи в условиях Отделения социального Фонда России;
• провести анализ бизнес-процессов Отделения социального Фонда России, определить задачи автоматизации технологии работы специалистов;
• разработать структуру данных информационной системы распределения бюджетов между подразделениями, выбрать инструментарий реализации базы данных и пользовательского приложения;
• провести разработку приложения в соответствии с поставленными задачами;
• рассчитать показатели экономического эффекта, которые получает компания за счет внедрения разработанной системы в работу специалистов, разработать календарный план внедрения разработанного ПО.

Методы исследования: анализ, синтез, включенное наблюдение.

Структура работы включает введение, в котором проанализированы вопросы, связанные с необходимостью внедрения системы автоматизации распределения бюджетов между подразделениями, определены цели и задачи ВКР. В первой главе проанализирована организационная структура компании, построена функциональная модель распределения бюджетов по подразделениям, обоснованы задачи автоматизации, описан функционал существующих решений в контексте возможности их использования в условиях Отделения Социального Фонда России. Далее проведено обоснование выбора способа приобретения программного решения для автоматизации изучаемого бизнес-процесса. В практической части работы разработана реляционная модель базы данных, описаны пользовательские прецеденты работы с системой, обоснован выбор инструментария разработки. В главе 3 описаны результаты проектирования в части функционала созданной системы учета данных по распределению бюджетов между подразделениями, рассчитаны показатели экономического эффекта, которые получает компания за счет внедрения разработанной системы в работу специалистов, разработать календарный план внедрения разработанного ПО.

Результаты работы могут быть использованы при создании систем автоматизации технологии распределения бюджетов между подразделениями.

 

 

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ПО

1.1. Общая характеристика Отделения социального Фонда России

 

Объектом исследования в рамках данной работы является Отделение СФР. Основной сферой деятельности ОСФР является выполнение государственных функций в области пенсионного обеспечения и социального страхования граждан.

Основные направления деятельности ОСФР:

• администрирование страховых взносов, уплачиваемых страхователями;
• назначение пенсий, пособий гражданам согласно Федеральному законодательству РФ;
• формирование списков для выплаты пенсии и передача их в банки и почтовые учреждения;
• обработка отчетности;
• выплаты, связанные с функционированием системы социального страхования;
• формирование статистической отчетности для органов Федерального казначейства;
• персонифицированный учет граждан для формирования пенсионных прав;
• взаимодействие с управляющими компаниями и негосударственными пенсионными фондами в рамках формирования накопительной части пенсии работающих граждан и ее выплаты пенсионерам.

Бюджет ОСФР формируется из ассигнований СФР на финансирование основной деятельности.

Схема организационной структуры ОСФР показана на рисунке 1.

Рисунок 1 — Схема организационной структуры ОСФР

 

В таблице 2 приведен перечень функциональных обязанностей подразделений ОСФР.

Таблица 2 – Перечень функциональных обязанностей подразделений ОСФР

 

Как следует из табл.2, организационную структуру ОСФР по Алтайскому краю составляют как профильные подразделения, задействованные в процессе расчета пенсий, так и обеспечивающие службы, функционал которых связан с поддержкой функционирования ИТ-инфраструктуры, финансирования основной деятельности, обеспечения информационной безопасности.

Выделение бюджетов на нужды Отделения СФР включает:

• финансирование деятельности организации, связанное с организацией пенсионного процесса;
• капитальные вложения, финансирование проектов, связанных с развитием органов Фонда;
• финансирование социальных выплат, пенсий в соответствии с основной деятельностью Фонда.

В рамках данной работы проведено изучение технологии реализации проектов по развитию инфраструктуры Фонда, что предполагает: внедрение современных ИТ-решений, разработку и внедрение технологий искусственного интеллекта в системы назначения пенсий и социальных выплат, создания проектов, связанных с системой «доступная среда» и др. Реализация указанных проектов предполагает получение возможностей совершенствования обслуживания клиентов, минимизации вероятности возникновения ошибок при расчетах размеров пенсий и социальных выплат, сокращения управленческих издержек на содержание аппарата Фонда, получения аналитических инструментов, позволяющих планировать бюджеты, необходимые на прогнозирование объемов выплат в перспективные периоды.

 

1.2. Функциональная модель деятельности компании

 

В качестве методологии моделирования бизнес-процессов выбрана IDEF0, посредством которой обеспечиваются возможности учета данных по входным, результатным информационным потокам, проведение декомпозиции изучаемого бизнес-процесса на составляющие до момента, позволяющего полностью разбить изучаемую технологию на элементарные компоненты, что позволяет выявить резервы повышения эффективности.

Также определяются исполнители по каждому из этапов, управляющие воздействия. Существуют возможности построения моделей с различных точек зрения, представлять модель в формате дерева процессов.

В методологии IDEF0 реализованы возможности декомпозировать бизнес-процессы в рамках проведения анализа прикладных задач, что позволяет выявлять резервы совершенствования, что связано со снижением трудозатрат, стоимости, а также исключением дублирования функций. Существуют возможности построения моделей с различных точек зрения, построения моделей реинжиниринга, проведения функционально-стоимостного анализа.

В рамках данной работы изучение бизнес-процессов складского учета проведено с использованием указанной нотации. В качестве источника данных выступают должностные инструкции специалистов, технологические карты и паспорта рабочих мест.

В рамках анализа предметной области проведено построение модели бизнес-процесса технологии распределения бюджетов между подразделениями. На рис.3 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма

Как показано на рис.3, входящие информационные потоки в систему включают:

• Данные о видах расходов;
• Данные о потребности в ресурсах;
• Проекты развития инфраструктуры, для которых проводится расчет расходов.

Результирующие информационные потоки включают:

• Рассчитанные объемы расходов;
• Сводную отчётность по планированию бюджетов.

На рис.4 приведена диаграмма декомпозиции основного процесса.

Рисунок 4 – Диаграмма процесса технологии распределения бюджетов между подразделениями

 

Как показано на рис.4, процесс технологии распределения бюджетов между подразделениями в рамках реализации проектов развития органов СФР, включает:

• учет затрат на оплату труда сотрудников, привлечённых к реализации проектов;
• учет затрат на материалы и лицензии;
• учет машинного времени;
• формирование отчетности.

На рис.5 приведена диаграмма процесса учета затрат на оплату труда, что включает учет данных о задействованных сотрудниках, объемах отработанного времени, расчет затрат на оплату труда, на рис.6 – учета затрат на материалы и лицензии. На рис.7 приведена диаграмма процесса «учет машинного времени», на рис.8 – формирования отчётности.

Рисунок 5 – Диаграмма учёта затрат на оплату труда

Рисунок 6 – Диаграмма учёта затрат на материалы и лицензии

Как показано на рис.6, ведение учета расходов, связанных с приобретением материалов и лицензий в рамках реализации инфраструктурных проектов СФР, предполагает расчет объемов накладных расходов, затрат на покупку необходимых материалов, приобретение лицензий на программные и аппаратные системы, а также выделение бюджетов на дополнительные расходы.

Рисунок 7 – Диаграмма процесса «Учёт машинного времени»

 

Как показано на рис.7, при расчете бюджетов, выделяемых на финансирование затрат, связанных с использованием оборудования в рамках разработки проектов, по которым проводится расчет распределения бюджетов, необходимо предусматривать время использования аппаратуры, расходы на оплату энергопотребления, приобретение необходимых запасных частей, расчет затрат, связанных с износом оборудования.

Рисунок 8 – Диаграмма процесса «Формирование отчетности»

 

В рамках анализа изучаемого бизнес-процесса было показано, что распределение бюджета при реализации проектов по развитию инфраструктуры СФР предполагает необходимость расчета сметы на покупку материалов, расходов на коммунальные ресурсы, оплату труда сотрудников, а также расходы, связанные с амортизацией техники, задействованной в проектах.

По итогам проведённого анализа бизнес-процессов было показано, что в отсутствие автоматизированного режима обработки информации при планировании и распределении финансирования на реализацию проектов возникают проблемы, связанные с влиянием следующих факторов:

• отсутствие возможности оперативного получения данных по сотрудникам, которые привлекаются к реализации проектов, их занятости;
• отсутствие возможности расчета стоимости затрат на приобретение материалов, запасных частей и оборудования;
• отсутствие возможности расчета стоимости оплаты труда сотрудников, участвующих в проектах, в разрезе отделов;
• невозможность получения отчетной информации в автоматическом режиме.

Влияние указанных недостатков приводит к ошибкам при планировании бюджетов, что негативно сказывается на их реализации, приводя к отвлечению денежных средств, к необходимости выделения дополнительных штатных единиц специалистов по планированию проектов, что приводит к росту управленческих издержек и снижению уровня конкурентоспособности компании.

Были определены задачи автоматизированного режима обработки информации, включающие: ведение картотеки проектов, в рамках которых предполагается участие множества подразделений компании, учет сотрудников, которые привлекаются к выполнению работ по проектам,  расчет параметров сметы на реализацию проекта, что включает расходы на приобретение материалов, оплату труда, амортизацию техники, формирование отчётности по реализации проекта.

Также в проекте автоматизации необходимо учитывать требования, связанные с задачами защиты информации, что включает разграничение доступа, ролевую модель доступа. На пользовательских компьютерах предполагается использование средств защиты от вредоносного ПО, в корпоративной сети – использование единых административных политик.

 

1.3 Обзор систем-аналогов

 

В соответствии с поставленными задачами автоматизации технологии распределения бюджетов между подразделениями определен перечень критериев сравнения существующих программных решений, включающий:

• наличие сервисов учета классификаторов, ведение которых осуществляется в рамках решения задач, связанных с распределением бюджетов между подразделениями;
• наличие возможностей учета затрат, связанных с использованием оборудования;
• учет статей затрат, по которым осуществляется распределение бюджетов;
• настройка макетов отчетности, формируемых в информационной системе,
• отсутствие ошибок совместимости с информационной системой компании,
• параметры быстродействия системы, обеспечивающие эффективность использования ПО,
• соответствие автоматизированной технологии специфике работы компании.

Таким образом, в рамках разработки информационной системы складского учета необходимо выбрать способ приобретения программного решения из возможностей самостоятельной разработки системы, приобретения готового решения с последующей доработкой функционала под специфику компании, самостоятельной разработки программного обеспечения.

В качестве существующих решений по распределению бюджетов между подразделениями проведён анализ функционал платформ: Monday, Trello, Clickup, Jira.

Возможности указанных систем являются сходными и позволяют осуществлять поддержку реализации расчета объемов финансирования работ в части планирования сроков, настройки системы оповещения сотрудников, назначения сотрудников на выполнение определённых работ.

Также настраивается система контроля сроков исполнения каждого из этапов, интеграция с мобильными сервисами, возможности организации совещаний со специалистами. Также возможно планирование приобретения материалов, лицензий на программное обеспечение, составление календарных планов, расчета общей величины финансирования с учетом потребностей каждого из отделов.

Функционал систем указанного класса включает возможности планирования нагрузки на специалистов, распределения финансовых и материальных ресурсов, используемых в рамках реализации проектов, формирования отчётности по управлению финансовыми и материальными ресурсами, выявлять резервы финансирования, определять необходимость выделения дополнительных средств или изменения сроков какого-либо из этапов.

Анализ возможностей существующих программных средств управления бюджетами проектов Отделения социального Фонда России проведен в таблице 2.

Таблица 2 – Анализ возможностей существующих программных средств управления бюджетами проектов Отделения социального Фонда России

 

По итогам анализа возможностей рассмотренных систем было показано, что в существующих системах в целом реализованы возможности учета затрат на реализацию проектов и распределения бюджетов в рамках выполнения работ подразделениями организации. При этом в них представлен функционал, который не предполагается использовать в компании, что приводит к удорожанию стоимости приобретения продукта и снижению эффективности его использования. Также требуется настройка систем под специфику компании.

Также в рассмотренных системах необходимо проведение дополнительных настроек для получения информации по объемам финансирования расходов на реализацию проектов.

Выводы по разделу

В аналитической части работы проведено изучение специфики работы Отделения социального Фонда. Проведено изучение технологии реализации проектов по развитию инфраструктуры Фонда, что предполагает: внедрение современных ИТ-решений, разработку и внедрение технологий искусственного интеллекта в системы назначения пенсий и социальных выплат, создания проектов, связанных с системой «доступная среда» и др. Реализация указанных проектов предполагает получение возможностей совершенствования обслуживания клиентов, минимизации вероятности возникновения ошибок при расчетах размеров пенсий и социальных выплат, сокращения управленческих издержек на содержание аппарата Фонда, получения аналитических инструментов, позволяющих планировать бюджеты, необходимые на прогнозирование объемов выплат в перспективные периоды.. Выполнение проектов предполагает необходимость привлечения сотрудников различных отделов, что создает потребность в разработке информационной системы распределения сумм оплаты труда специалистов. Построена модель бизнес-процессов распределения бюджетов между подразделениями, определены задачи автоматизации. Далее показано, что решения, представленные на рынке программных средств, содержат значительный объём функционала, который не предполагается использовать в условиях Отделения социального Фонда России, принято решение о собственной разработке ПО, соответствующего специфике технологии работы Отделения социального Фонда России.

Страницы 1 2 3