Реферат на тему «Коллежское делопроизводство»

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ
2. ПОНЯТИЕ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В XVIII ВЕКЕ
3. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ 1720 Г
4. ТАБЕЛЬ О РАНГАХ 1722 Г
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
6. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность настоящей темы состоит в том, что именно в это время сложились все основные требования к оформлению документов и организация работы секретарей и делопроизводителей, существующих в настоящее время. Только подробно изучив историю делопроизводства или хотя бы один из ее важнейших этапов можно понять целесообразность существования в ней такого многообразия способов и правил оформления документов.

Историков многих поколений интересовали источники формирования современного делопроизводства. По этой проблеме написано достаточно большое количество исследований.

В то же время в научной практике изучение комплекса законодательных и нормативных актов раскрывает систему делопроизводства со всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, а также формирует и закрепляет общие административные начинания деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Отдельные аспекты проблемы затрагивались как в источниковедческих, так и конкретно-исторических работах. Важность изучения делопроизводственной документации и законодательства XVIII в. объясняется тем, что введение коллежского делопроизводства означало переход от стихийно развивающегося делопроизводства к сознательно устроенному, регулируемому законом.

Изучение истории и организации делопроизводства – одно из основных условий обработки документных материалов в целях их научного и практического использования.

Итак, из вышесказанного можно определить цель и задачи для дальнейшего изучения материала.

Цель работы – рассмотреть особенности коллежского делопроизводства.

Задачи работы:

• проанализировать источники и литературу по теме;
• изучить понятие и особенности оформления документов в XVIII веке;
• проанализировать Генеральный регламент 1720 г. и Табель о рангах 1722 г.

Методы исследования:

• анализ;
• сравнение;
• обобщение.

Работа состоит из введения, заключения, трех глав и списка использованных источников.

Первая глава посвящена понятию и особенностям оформления документов в XVIII веке, во второй главе рассматривается Генеральный регламент 1720 г, в третьей главе рассматривается Табель о рангах 1722 г.

ПОНЯТИЕ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В XVIII ВЕКЕ

В результате административных реформ начала XVIII в., связанных с именем императора Петра I и направленных на усиление абсолютизма, изменились и центральные органы исполнительной власти.

На основании Генерального регламента от 28 февраля 1720 г. сложилась система коллегий и определенная технология работы с документами в них. Был установлен и основной принцип принятия решений на основе коллегиальности («…лучшее устроение через советы бывает…»)[1].

Система коллежского делопроизводства формируется для решения недостатков приказного делопроизводства. Система приказов заменяется Петром I системой коллегий в 1717 г.

Меняется сама система государственных учреждений: если в прежней системе использовался принцип единовластия, то система коллегий предполагала, что каждая коллегия занимается определенной сферой или отраслью, а принцип принятия решений становится коллегиальным, т. е. принятие решения требовало процедуры голосования. Коллегии подчинялись Сенату[2].

Система коллежского делопроизводства в учреждениях России XVIII в. сформировалась на основании Генерального регламента 1720 г.

Таким образом, в названии коллежского делопроизводства, прежде всего, отразился принцип коллегиального управления (коллегиальный порядок принятия решений).

В технологии делопроизводства появились новые регламентированные операции, которые реализовались практически с теми же целями идентификации и учета документов и на тех же принципах разделения документопотоков, которые сохраняют свое значение и в современном делопроизводстве. Основные особенности коллежского делопроизводства представлены в табл. 1.

Таблица 1 — Основные особенности коллежского делопроизводства[3]

Итак, коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного, прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой[4].

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии[5].

Итак, по принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.

Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ 1720 Г. 

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» — присутственных мест.

Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.

В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис. 1).

Рисунок 1 — Структура и штатный состав коллегий[6]

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря.

Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-шрейберы.

В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала.

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 2.

Рисунок 2 — Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.[7]

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» — книги А.В.С.Д[8].

Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:

• текущие, создаваемые при канцеляриях;
• ведомственные (архивы коллегий);
• государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.

Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.

Итак, Генеральный регламент, изданный 28 февраля (10 марта) 1720 года, был первым уставом государственной гражданской службы[9].

В основу первоначального проекта документа, составленного Г. Фиком по заданию Петра I, было положено обобщённое и систематизированное описание шведских административных порядков. Затем Регламент многократно перерабатывался и был отредактирован лично Петром I в соответствии с российскими реалиями. Ключевые поправки царя касались ужесточения исполнительской дисциплины.

Чтобы улучшить работу государственных учреждений, Пётр I ввёл в Генеральный регламент главы, содержащие основания для поощрения и наказания чиновников. Регламент действовал до издания в 1833 году Николаем I манифеста о введении в действие с 1 (13) января 1835 года «Свода законов Российской империи».

ТАБЕЛЬ О РАНГАХ 1722 Г.

«Табель о рангах» устанавливала обязательность пожизненной военной или гражданской службы для дворян-мужчин. При этом они должны были начинать ее с самых низших чинов служебной лестницы, состоявшей из 14 рангов или чинов:

• 6 обер-офицерских чинов — от прапорщика до капитана в армии и от коллежского регистратора до титу­лярного советника в гражданской службе;
• 5 штаб-офицерских — от майора до бригади­ра в армии и от коллежского асессора до статского советника в гражданской службе;
• 3 генеральских — от генерал-майора до фельдмаршала в армии и от действительного статского советника до действительного тай­ного советника в гражданской службе. По анало­гии соответствующие чины вводи­лась во флоте и для придворных[10].

Формально «Табель о рангах» открывала возможность добиться обер-офицерского чина представителям и податных со­словий. Однако для дворян были определены льготные условия получения, как первого офицерского чина, так и производства в следую­щие чины.

Представители податных сословий для получения первого офицерского чина должны были «беспорочно» прослужить от 10 до 20 и более лет. Поэтому они могли, в лу­чшем случае, занять лишь нижние ступеньки служебной лестницы.

«Табель о рангах» окончательно покончила с местничеством и заменила принцип родовитости принципом служебной пригодности. Но всё же большинство высших чинов составляли представители старых княжеских, боярских и дворянских фамилий. Люди «из низов» в государственной иерархии являлись исключением.

В процессе образования абсолютной монархии происходила консолидация дворянского сословия. Особое положение феодальной аристократии (боярства) уже в конце XVII века резко ограничивается, а затем и ликвидируется. Важное преобразование заключалось в принятии акта об отмене местничества (1682 г.)[11].

С утверждением при Петре I абсолютной, неограниченной монархии государь и его бюрократический аппарат стали окончательно юридически независимы от общества. В нормативных актах того периода был закреплен авторитарный тип руководства, проявилось стремление регламентировать все стороны жизни общества, жесткая централизация.

 С учреждением в феврале 1711 года Сената окончательно перестала функционировать Боярская Дума, которая в определенной мере ограничивала власть монарха. Царь стал неограниченным правителем страны.

В первой четверти XVIII века были созданы разветвленный бюрократический аппарат, а также постоянная регулярная армия, непосредственно подчиненные царю. Произошло и определенное подчинение церкви государству.

Законодательно существование чиновничества, как особой группы служащих, и его правовое положение было закреплено в изданной 24 января 1722 года «Табели о рангах всех чинов воинских, статских и придворных». Соответственно устанавливалось три вида государственной службы: военная, гражданская и придворная[12].

Была введена единая система чинов, их номенклатура и иерархия в каждом виде службы, проведено распределение по четырнадцати классам. Любой высший чин мог быть присвоен только после прохождения через всю цепочку низших чинов. Устанавливались сроки службы в определенных чинах. С достижением чина восьмого класса чиновнику присваивалось звание потомственного дворянина, и он мог передавать титул по наследству, с четырнадцатого по седьмой класс чиновник получал личное дворянство.

Табель о рангах уравнивал службу военную со службой гражданской: чины и звания присваивались в обеих сферах, принципы продвижения по службе были аналогичными. В общей сложности в четырнадцать классов Табели было включено 262 должности. Они подразделялись на три параллельных ряда чинов, в том числе военных – 126 (48%), гражданских – 94 (36 %), придворных – 42 (16%). Кроме табельных чиновников, существовал институт «канцелярских служителей», не вошедших в сетку четырнадцати классов[13].

Позднее министр народного просвещения С.С. Уваров аргументировал пользу чина, как имеющего «фантастическую силу» инструмента власти, который позволяет казне сэкономить деньги, поскольку усердие государевых слуг поощряется чинами, орденами, почетными званиями.

Провозглашается «идея чести» служения государству, что компенсирует, по его мнению, в сознании чиновников их более скромные, по сравнению со сферой частного предпринимательства, доходы. Наконец, существование лестницы чинов позволяет «не распространять до излишества класс потомственных дворян и в то же время избежать «пролетаризации государственной службы»[14].

Общий порядок чинопроизводства заключался в том, что при успешной службе чиновники приобретали право на очередной чин за выслугу лет.

Например, чиновники первого разряда, то есть с высшим образованием, переводились в чины с XIV по IX классы через три года. Для приобретения чина VII класса служащим – потомственным дворянам требовалось четыре года, а не принадлежащим к этой сословной группе необходимо было прослужить шесть лет.

Для представления к чину выше статского советника или с IV по I классы не устанавливалось какого-либо служебного срока и их пожалование передавалось полностью на усмотрение государя. За отличия в службе сроки выслуги в рамках соответствующего класса могли сокращаться.

Вместе с тем, на практике дети дворян-аристократов уже после рождения записывались в должность и по достижении ими пятнадцатилетнего возраста имели достаточно важный чин. Такая юридическая фикция была обусловлена пережитками старых принципов службы и основывалась на фактическом господстве в аппарате дворянской аристократии[15].

В условиях абсолютной монархии процесс кадрового обеспечения государственной службы имел такие недостатки, как сословность в отборе, распределении и служебном росте чиновников, отсутствии равного доступа подданных к государственной службе, закрытость выдвижения и назначения на должности, протекционизм при приеме на службу и при производстве в чин.

Петр I совсем не стремился обеспечить равный доступ к государственной службе представителям всех сословий, даже если они талантливы, и, тревожась, что гражданская служба может стать слишком легким путем для перехода людей из «подлых» классов в дворянское сословие, Указом от 31 января 1724 года предписал «в секретари не из шляхетства (дворянства) не определять, дабы потом не могли в асессоры, советники и выше происходить».

Петр I хотел построить «правильное» государство, где вся жизнь регламентирована, подчинена правилам, сведена к точно определенным отношениям.

Результатом петровских реформ стало создание бюрократизированной системы управленческих кадров, для которой были характерны однотипное организационное устройство, более четкая функциональная дифференциация, централизм во взаимоотношениях государственных структур, строгий контроль за выполнением актов высших и центральных органов власти, взаимоподчиненность составных частей механизма государства.

Так зарождался российский бюрократический аппарат, который имел свою специфику, свои достоинства и недостатки. Положительными чертами нового бюрократического аппарата стали профессионализм, специализация, нормативность. Недостатки выражались в его сложности, дороговизне, замкнутости на себя и оторванности от интересов общества в целом.

Причем чин не только формировал личность и строго указывал на место человека в социальной иерархии, но и определял стиль его жизни и поведение, вплоть до мелких деталей. Как заметил один из западных путешественников: «Здесь все зависит от чина: Не спрашивают, что знает такой-то, что он сделал или может сделать, а какой у него чин. Положение в обществе, измеряемое классами чинов, получило значение главной жизненной ценности».

Вместе с тем, «Табель о рангах» предоставлял возможность для возвышения при соблюдении определенных условий людей из низших классов. Доля поместных дворян в составе гражданского чиновничества неуклонно сокращалась, после освобождения дворян от обязательной службы. Поэтому правительство периодически принимало различные ограничительные меры, повышая уровень класса, дававшего право на наследственное дворянство. Так, к середине XIX века это право было ограничено уже лишь пятью, а при Александре II – четырьмя высшими классами[16].

Формально монархическое правительство отказалось от сословного принципа формирования корпуса государственных служащих лишь в 1906 году. А до этого времени целый ряд сословий был лишен права приема на государственную службу.

Процедура приема на гражданскую службу требовала от кандидата на должность подачи прошения, представления группы документов и заполнения типовой анкеты. Вступающие на государственную службу давали присягу. В присяге они обязались верно служить государю и отечеству, отстаивать государственные интересы, добросовестно и ответственно относиться к делу.

На основании специального указа Петра I (июнь 1719 г.) «О присяге на верность службы» к присяге были приведены чиновники Сената и коллегий, губернаторы, воеводы и другие «управители и служители». Присягу давали члены возникших позднее Государственного совета, Комитета министров, Государственной Думы, чиновники высших, центральных и местных органов государственного управления[17].

Итак, отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадной число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

В целом делопроизводство коллегий характеризуется значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справляться с обилием дел.

XVII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Коллегии — в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

В начале XVIII века в России, в период царствования Петра , происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства — абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх — осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий — основного звена высших органов государственного управления, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка.

В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр — правила расположения реквизитов на листе бумаги.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Асалиев, А. М. Основы делопроизводства: учебное пособие / А.М. Асалиев, И.И. Миронова. – М.: Инфра-М, 2017. – 148 с.
2. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – М.: Феникс, 2019. – 384 c.
3. Булат, Р. Е. Документационное обеспечение управления / Р.Е. Булат. – Москва: СИНТЕГ, 2019. – 316 c.
4. Государственное делопроизводство: к истории вопроса // Делопроизводство. – 2019. – №1. – С. 3-16.
5. Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для СПО / О. С. Грозова. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 126 с.
6. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. – 178 с.
7. Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 177 с.
8. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. – Рн/Д: Феникс, 2018. – 96 c.
9. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Феникс, 2019. – 400 c.
10. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К, 2017. – 520 c.
11. Мингалев, В.С. Источниковедение и документоведение в парадигме тенденций интеграции и специализации наук  / В.С. Мингалев, М.В. Ларин. – М: Древлехранилище, 2017. – С. 105-122.
12. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: Риор, 2016. – 32 c.
13. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления / А.В. Пшенко. – М.: Academia, 2017. – 176 c.
14. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Академия, 2019. – 224 c.
15. Соколов, В. С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2018. – 176 c.
16. Сологуб, О.П. Делопроизводство / О.П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2017. – 64 c.
17. Трансформация документа / Н.Г. Суровцева // Документальное наследие России: проблемы теории и практики. К 100-летию государственной архивной службы России: Материалы Всероссийской научнопрактической конференции, г. Москва, Архив РАН, 8 июня 2018 г. / Отв. Ред. В.П. Козлов; отв. Сост. И.Н. Ильина. – М.: Архив РАН, 2018. – С. 26-31.